Bu makalemde neler bulacağınıza dair kısa bir video oluşturdum. Videoyu izledikten sonra okumayı tercih edebilirsiniz.
Zaman yönetimi iş dünyasının
temel eğitimlerinden biridir. Her kademeden çalışanın zamanını iyi yönetmesi
hem kariyeri hem de verimliliği açısından önemlidir. Zamanını iyi planlayan,
işlerini zamanında yetiştiren, kendisine verilen görevleri kaliteden ödün
vermeden hızlı tamamlayan çalışanlar daima daha değerlidir. Çünkü şirkete
katkıları daha çoktur.
Bana göre zaman yönetimi sadece
iş hayatımızda dikkat etmemiz gereken bir beceri değildir. Özel hayatımızda da
zamanımızı iyi yönetmemiz gerekir. Öğrenciler için de zaman yönetimi en az
çalışanlar kadar önemlidir. Bu yüzden zaman yönetimini bazen hayatımızı nasıl
yaşamalıyız sorusunun güçlü bir cevabı olarak görürüm.
Aslında zamanı yönetemeyiz.
Zaman zaten akar. Yönetebildiğimiz şey; önceliklerimiz, dikkatimiz, enerjimiz
ve hangi işe ne kadar zaman ayıracağımızdır.
Zaman yönetimi, daha fazla iş
yapmak değil; doğru şeylere (İhtiyacımız olanlara görevimiz olanlara ve arzuladıklarımıza)
yeterince zaman ayırabilmektir.
İtiraf edelim; hepimizin iş,
özel veya okul hayatımızda "zamanı iyi değerlendiremediğimize",
"zamanı verimli kullanamadığımıza" dair şikayetlerimiz vardır. Bizden
beklenenleri geciktirmek, yapmamız gerekenleri ertelemek, yapılacaklar listemizin
sürekli kabarması, dünden kalan işlerimizin olması, işlere son anda koyulmak,
zaman kalmadığı için acele etmek, acele ettiğimiz için hata yapmak,
yetiştiremediğimiz işler yüzünden yöneticilerimizden eksi puan almak, işe ve
randevulara geç kalmak, eve iş getirmek, işteyken özel işlerimizi halletmek,
hayata yetişememekten dolayı strese girmek... Bu problemlerle hemen hemen
hepimiz farklı düzeylerde karşılaşmışızdır.
Özel hayatımızda da durum farklı
değildir. Yapmak istediklerimizi sürekli ertelemek, yapılabilecek çok şey
varken tembellik yapmak, harekete geçmek için odaklanamamak,
sorumluluklarımızdan kaçmak müthiş bir duygusal yük ve pişmanlık oluşturur.
Endişelerimiz artar, stresimiz coşar.
Bu yazıyı okuduğunuza göre sizin
de zamanı iyi değerlendirememek, işleri ve söz verdiklerinizi yetiştirememek
gibi problemlerle boğuştuğunuzu farz edebilirim. (Belki de zamanınızı zaten iyi
değerlendiriyorsunuz ama daha iyisini arıyorsunuz. Bu da çok değerli.)
İşleri nasıl yetiştireceğiz?
İşteki zamanımızı nasıl geçireceğiz, iş dışındaki vaktimizi nasıl harcayacağız?
Eşimiz ve çocuklarımızla kaliteli zaman geçirmek için nasıl vakit yaratacağız?
Arkadaşlarımızdan, hobilerimizden, eğlenceden geri kalmadan sorumluluklarımızı
nasıl zamanında yerine getireceğiz? Haftamızı, ayımızı, yılımızı ve en
nihayetinde kalan ömrümüzü nasıl yaşayacağız?
Bu yazıda iş odaklı klasik zaman
yönetimi öğretisinin ötesine geçerek bu sorulara cevaplar arayacağım. Geniş
kapsamlı ve uzun bir yazı olacak. (Umarım vaktiniz vardır 😊) Bu
makalede sırasıyla şunları bulacaksınız:
•
Zamanın değeri ve zamanımızı nasıl harcadığımız
•
İş hayatımızda zaman yönetimi (hedefler,
önceliklendirme, zaman hırsızları, yapay zeka ve patronlara öneriler)
•
Özel hayatımızda zaman yönetimi
•
Öğrenciler için birkaç söz
•
Zamana dair özlü sözler
•
Notlar: MoSCoW Yöntemi ve Triyaj Sistemi
Not: Öğrencilere yönelik
ayrıntılı önerilerim için Öğrenciler
İçin Zaman Yönetimi makalemi okuyabilirsiniz. İş hayatındaki zaman
hırsızlarını ve onlarla nasıl başa çıkabileceğinizi ise Zaman
Hırsızları makalemde tek tek ele aldım.
Zamanın Değeri
Vakit nakittir. Ama nakitten
farklı olarak zamanın yerine yenisi konulamaz, biriktirilemez, geri sarılamaz.
Paramızı kaybedersek yeniden kazanabiliriz; kaybettiğimiz bir saati ise asla
geri alamayız.
Sıradan vatandaş için zaman
geçip giden saatler, günler ve yıllardır. Bazı çalışanlar için zaman mesaidir.
Bazı profesyoneller için zaman ücrettir (avukatlar, danışmanlar saatle
çalışır). Bazı kişiler için zaman (bitse de gitsek cinsinden) tüketilmesi gereken
bir kaynaktır. Bazıları için ise zaman hep yetersizdir.
Pek çok şeyin üst sınırı yokken
zamanın sınırı vardır. Bir gün 24 saattir. Bir hafta 7 gündür. Bir yıl 365
gündür. Bir ömür de ortalama 75-85 yıldır. Üstelik bu ömrün yaklaşık %30'u,
yani 80 yıllık bir ömürde 24 yılı uykuda geçer. Uyanık olarak yaşadığımız süre
aşağı yukarı 56 yıldır.
Bu kısıtlı zamanın günümüz
insanı için nasıl geçtiğini aşağıdaki tabloda kendi tahminlerimle hesapladım.
Tablodaki süreler çocukluktan emekliliğe tüm ömrün ve hafta sonları dahil tüm
günlerin ortalamasıdır. Bu yüzden örneğin "çalışmak" günde 3,7 saat
görünüyor. Oysa çalışan bir yetişkin hafta içi günde 8-9 saat çalışır; ama
çocukluk, öğrencilik, emeklilik yılları ve hafta sonları ortalamayı aşağı
çeker.
Tablo: 80 yıllık bir ömürde
zamanımızı nasıl harcıyoruz?
|
Günlük Faaliyetler |
Günde Dakika |
Günde Saat |
80 Yılda Saat |
Gün |
Hafta |
Ay |
Yıl |
Ömrün Yüzdesi |
|
Uyumak |
430 |
7,2 |
209.410 |
8.725 |
1.246 |
287 |
23,9 |
%29,9 |
|
Çalışmak |
220 |
3,7 |
107.140 |
4.464 |
638 |
147 |
12,2 |
%15,3 |
|
TV / Video
İzlemek |
145 |
2,4 |
70.615 |
2.942 |
420 |
97 |
8,1 |
%10,1 |
|
İnternet ve Sosyal Medya |
90 |
1,5 |
43.830 |
1.826 |
261 |
60 |
5,0 |
%6,3 |
|
Yolculuk /
Ulaşım |
90 |
1,5 |
43.830 |
1.826 |
261 |
60 |
5,0 |
%6,3 |
|
Eğitim / Öğrenim |
70 |
1,2 |
34.090 |
1.420 |
203 |
47 |
3,9 |
%4,9 |
|
Yemek Yemek |
70 |
1,2 |
34.090 |
1.420 |
203 |
47 |
3,9 |
%4,9 |
|
Kişisel Bakım |
60 |
1,0 |
29.220 |
1.218 |
174 |
40 |
3,3 |
%4,2 |
|
Ev İşleri |
60 |
1,0 |
29.220 |
1.218 |
174 |
40 |
3,3 |
%4,2 |
|
Aileyle Sosyalleşmek |
50 |
0,8 |
24.350 |
1.015 |
145 |
33 |
2,8 |
%3,5 |
|
Arkadaş ve
Akrabalarla Buluşmak |
25 |
0,4 |
12.175 |
507 |
72 |
17 |
1,4 |
%1,7 |
|
Alışveriş Yapmak |
20 |
0,3 |
9.740 |
406 |
58 |
13 |
1,1 |
%1,4 |
|
Telefon
Görüşmeleri |
20 |
0,3 |
9.740 |
406 |
58 |
13 |
1,1 |
%1,4 |
|
Yürüyüş ve Spor |
15 |
0,3 |
7.305 |
304 |
43 |
10 |
0,8 |
%1,0 |
|
Oyun
Oynamak |
12 |
0,2 |
5.844 |
244 |
35 |
8 |
0,7 |
%0,8 |
|
Toplantılar |
10 |
0,2 |
4.870 |
203 |
29 |
7 |
0,6 |
%0,7 |
|
Kültürel
Aktivite (hobi, kitap, sanat) |
6 |
0,1 |
2.922 |
122 |
17 |
4 |
0,3 |
%0,4 |
|
Beklemek |
4 |
0,1 |
1.948 |
81 |
12 |
3 |
0,2 |
%0,3 |
|
Kayıp
Eşyaları Aramak |
2 |
0,0 |
974 |
41 |
6 |
1 |
0,1 |
%0,1 |
|
Dans Etmek |
1 |
0,0 |
487 |
20 |
3 |
1 |
0,1 |
%0,1 |
|
Diğer |
40 |
0,7 |
19.480 |
812 |
116 |
27 |
2,2 |
%2,8 |
|
Toplam |
1.440 |
24 |
701.280 |
29.220 |
4.174 |
960 |
80 |
%100 |
Not: Tablodaki günlük
faaliyetler 80 yıla yayılarak (hafta sonu, çocukluk, emeklilik dahil) günlük
ortalama dakika ve saat bulunmuştur.
Elbette günlük faaliyetlere
ayrılan zaman insandan insana değişir. Çalışmayan biri televizyona ve sosyal
medyaya daha çok vakit ayırabilir. Bazıları kültürel aktivitelere, spora veya
uykuya daha fazla süre ayırıyor olabilir. Ama tablo bize önemli bir şey
söylüyor: Ömrümüzün yaklaşık 13 yılını televizyon, video, internet ve sosyal
medya ile geçiriyoruz. Bu süre; eğitime (3,9 yıl), aileyle sosyalleşmeye (2,8
yıl), arkadaş ve akrabalarla buluşmaya (1,4 yıl), spora (0,8 yıl) ve kültürel
aktivitelere (0,3 yıl) ayırdığımız sürelerin toplamından (9,2 yıl) bile fazla.
Bu tabloyu özel hayatımızı ele alırken tekrar hatırlayacağız.
Çoğu insan zamanının bol
olduğunu düşünür ve onu çarçur eder. Ne de olsa zamana para ödemez; zaman
kendiliğinden verilir. Oysa bol gibi görünen zaman hızla akıp gider. Bir
bakmışsınız işler bitmemiş, dersler öğrenilmemiş, yapılması gerekenler
yapılamamış, yaşanması gerekenler yaşanamamış. Yaş 50'yi geçince zamanınızın ne
kadarını har vurup harman savurduğunuzu daha net görürsünüz.
Pişman olmamak için zamanın
değerini gençken kavramanızda, onu iyi değerlendirip dolu dolu yaşamanızda
fayda var. (Zararın neresinden dönülse kârdır. 50'nizde bile zaman yönetimini
öğrenmek, geri kalan hayatınızı çok daha verimli ve kaliteli geçirmenizi sağlar.)
Zamanımızı Nasıl Harcıyoruz?
Bazı insanlar zamanlarını
kendiliğinden, neredeyse içgüdüsel olarak iyi kullanırlar. Rastgele vakit
geçirmezler, yapacaklarını akıllarında öncelik sırasına koymuşlardır, işe ve
özel hayatlarına dair her şeyi geciktirmeden yaparlar. (Tembellik yapacakları
zamanı bile planlamışlardır.) Bu planlı, dakik insanlar yoğun ve dolu geçen
günlerinden keyif alırlar.
Bazılarımız ise zamanın değerini
pek bilmez. Adeta zaman denizinin dalgaları onları nereye götürürse oraya
giderler. Sıkça boş sahillere vururlar, azca hedefledikleri limanlara
ulaşırlar. Sonra da etraflarına bakıp "Bu insan bu kadar işi nasıl
bitirebiliyor? Öteki hayatına nasıl bu kadar çok şey sığdırabiliyor?"
diye hayret eder, gıpta ederler. Zamanlarını nasıl çarçur ettiklerinin farkında
bile değildirler. Sık sık zaman darlığı çekerler, sık sık acele ederler, sık
sık geç kalırlar, sık sık "yapamadım" derler. Bu
"zamansızlık" onları endişeye ve strese sürükler.
Hangi gruptan olduğunuzu
anlamanın en kolay yolu, zamanınızı nasıl geçirdiğinizi bir süreliğine takip
etmektir. Bunun için telefon uygulamaları var. Telefonunuzdaki ekran süresi
raporu bile çok şey anlatır. Olmadı bir hafta boyunca küçük bir günlük tutun ve
yarım saatlik dilimlerle ne yaptığınızı yazın. Gördükleriniz sizi şaşırtabilir.
Zaman yönetimi iş, özel ve
eğitim hayatımız için bu kadar önemliyken nedense liselerde veya
üniversitelerde ders olarak okutulmaz. Sadece iş dünyasında bir yönetim
becerisi olarak görülür ve çoğunlukla beyaz yakalılara verilen bir eğitimdir.
Bu eğitimler adeta "İşteki zamanını çarçur etme de, iş dışındaki
zamanını nasıl kullanırsan kullan" der gibidir.
Ebeveynlerimiz de bize zaman
yönetimini öğretemedi. Çünkü onların yaşadığı dünya bizimkinden farklıydı. Hele
ebeveynlerimizin ebeveynleri... Onların hayatı kolay değildi; tarlada,
atölyede, fabrikada ağır şartlarda ve uzun saatler çalıştılar. Ama hayatları
daha sadeydi. Seçenekleri, uğraşları ve dikkatlerini dağıtan şeyler azdı. Ne
cep telefonu vardı ne sosyal medya ne de her dakika gelen e-postalar. Akşam
işten dönen biri kahvehaneye veya komşuya gider, saatlerce sohbet edebilirdi.
Bizim hayatımız ise fiziksel
olarak daha kolay ama zorunlu faaliyetler ve seçenekler açısından çok daha
yoğun ve karmaşık. İhtiyaçlarımız, görevlerimiz, sorumluluklarımız,
beklentilerimiz ve arzularımız atalarımızınkinden çok daha fazla. Hayat bizden
daha bilgili, daha becerikli, daha verimli olmamızı bekliyor. Üstelik
dikkatimizi çekmek için yarışan sayısız ekran var. Televizyonun yerini büyük
ölçüde telefon ekranı aldı; ama ekran başında geçen toplam süremiz azalmadı,
arttı. Modern zamanlar bize hem daha çok iş ve sorumluluk hem de daha çok
oyalanma imkanı yükledi. Bugünün insanı zamanının kıymetini bu yüzden daha çok
bilmek zorunda.
Madem öyle, önce iş
hayatımızdaki zaman yönetimini ele alalım.
İş Hayatımızdaki Zaman Yönetimi
Çalışmak, para kazanmak
hayatımızın belki de en önemli odağı. Bazılarımız maaşlı çalışan, bazılarımız
işveren, bazılarımız da tek tabanca, yani kendi hesabına çalışan (yazar,
danışman, pilates hocası...vb). İşimizde başarılı olduğumuz ölçüde düzenli gelire
ve gelir artışlarına sahip olabiliyoruz. Böylece kendimizi ve ailemizi
geçindirebiliyor, dünyanın nimetlerinden faydalanabiliyor, keyifli zaman
geçirebiliyoruz. İşte başarılı olmanın temel yetilerinden biri de zamanımızı
iyi yönetmektir.
Sizden Beklenenleri Bilin
İş hayatında zaman yönetiminin
birinci maddesi, size verilen sorumlulukları ve sizden beklenenleri iyi
bilmektir. Verilen görevleri makul süre içinde tamamlamak zaman yönetiminin
temelidir. Görevlerinizi, sorumluluklarınızı ve yetkilerinizi iyi anlar ve zamanında
yerine getirirseniz temel seviyede zamanınızı iyi yönetiyorsunuz demektir.
İşyerinde yöneticilerinizin
sizden ne beklediğini tam manasıyla öğrenin. Hangi görevleri üstlenmenizi
istiyorlar, sizi nelerden sorumlu tutacaklar, yetkileriniz ne? İş tanımınızdan
ve oryantasyonda size anlatılan rolden yola çıkarak nelerle ilgilenmeniz gerektiğini
tüm boyutlarıyla anlayın. Anlamadığınız bir şey varsa sorun, tahmin yürütmeyin.
Leb deyince leblebiyi anlamak her zaman mümkün değildir.
Ana görevlerinizi asla
atlamayın, düzenli şekilde yapın. Elbette size ara görevler de verilecek.
Onları da layıkıyla yapmanız beklenir. Ana ve ara görevlerinizi aksatmadan ve
yeterli seviyede yaparsanız işinizde kalıcı, hatta vazgeçilmez olursunuz.
Danışmanlık verdiğim firmalarda
sıkça gördüğüm bir durum var: Bazı çalışanlar, özellikle beyaz yakalılar, neyle
ilgilenmeleri gerektiği konusunda kafa karışıklığı yaşar. Kendi işlerini
yetiştiremezken başka işlere dalarlar. Kendilerini çalışkan sanırlar ama
yöneticilerinin gözünde "işini yapmayan ama her şeye karışan" kişi
olurlar. Bu durum sürerse işlerini kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırlar.
Bu, inisiyatif almayın demek
değildir. Aksine, gelişmek ve yükselmek için zaman zaman sorumluluk alanınızın
dışındaki işlere de talip olmanız gerekir. Yalnız sırası önemlidir: Önce kendi
işlerinizi eksiksiz yapın. Sonra yöneticinizle konuşup onun onayıyla yeni
sorumluluklar üstlenin. Kendi işlerini yetiştiren birinin yöneticisinden izin
alarak yeni bir işe el atması gelişimdir. Kendi işlerini yetiştiremeyen birinin
izinsizce başka işlere dalması ise işgüzarlıktır.
Hedef Belirleyin
Hedef belirlemek zaman
yönetiminin önemli bir parçasıdır. Kısa, orta ve uzun vadeli hedefleriniz varsa
zamanınızı nereye harcayacağınızı daha kolay planlarsınız. Koyabileceğiniz
hedeflere birkaç örnek vereyim:
•
Performans değerlendirme karnemde belirtilen zayıf
yönlerimi bu yıl güçlendireceğim. Böylece terfi almaya yaklaşacağım.
•
Excel kullanımımı bu yıl ileriye götüreceğim. Yıl
sonunda en az 20 yeni formülü öğrenmiş ve kullanıyor olacağım. Pivot tablo
hazırlamayı da temel seviyede öğreneceğim.
•
Yöneticimin benden talep ettiği raporu bu hafta bitirip
erkenden teslim edeceğim.
•
Mevcut işlerimi aksatmadan ve yöneticimin onayını
alarak, onun hazırladığı aylık satış raporunu hazırlamaya talip olacağım.
Böylece hem rapor hazırlama becerim hem de terfi alma şansım artacak.
•
Yeni yılda her ay bir şubemizi ziyaret edip hep
telefonda konuştuğum depo sorumlularıyla yüz yüze tanışacağım ve onlara depo
yönetimi eğitimi vereceğim. Yıl sonunda depolardaki fiili stoklarla kaydi
stoklar arasındaki farkı yarıya indireceğim.
•
Mevcut müşterilerden gelen aylık geliri, yeni bir
çapraz satış stratejisi uygulayarak önümüzdeki mali çeyreğin sonuna kadar %15
artıracağım.
•
Önümüzdeki 6 ay içinde bir online eğitim platformundan
"Bulut Bilişim" (Cloud Computing) kursu alacağım.
•
Şirketimizin sosyal medya etkileşim oranını (beğeni,
yorum ve paylaşım toplamı / takipçi sayısı) önümüzdeki 6 ayda %3'ten %5'e
çıkarmak için yeni bir içerik takvimi hazırlayıp uygulayacağım.
Hedeflerinizin SMART
olması gerekir: Belirli (Specific), Ölçülebilir (Measurable), Ulaşılabilir
(Achievable), İlgili (Relevant) ve Zaman Kısıtlı (Time-bound). "Daha iyi
çalışacağım" bir hedef değil, bir temennidir. "Bu çeyrek sonunda
satışları %15 artıracağım" ise bir hedeftir.
Hedefleriniz sadece performansla
sınırlı kalmamalı; gelişim, iş birliği ve inisiyatif gibi alanları da
kapsamalıdır. Yalnız hepsi iş yerindeki rolünüzle, ekibinizin hedefleriyle ve
şirketin genel stratejisiyle uyumlu olmalıdır. İyi belirlenmiş hedefler motivasyonunuzu
artırır, performansınızı yükseltir ve kariyerinizde ilerlemenize yardımcı
olurken şirketin de hedeflerine ulaşmasına katkı sağlar. Hedefleriniz belliyse
nelerle ilgilenmeniz gerektiğini de kolayca çözersiniz.
Yapılacaklar Listesi Hazırlayın
İşletmelerde her gün binlerce
faaliyet olur. Bu faaliyetlerin bir kısmı sizin sorumluluğunuzda ilerler.
Bunları hatasız ve zamanında yapabilmek için bir yapılacaklar listesi
hazırlamalısınız. Yapmanız gerekenleri yazmazsanız bazılarını mutlaka
unutursunuz. Söz uçar, yazı kalır.
Listenizi hep güncel tutun.
Biten işleri yeşile boyayın veya üstünü çizin, yeni işleri ekleyin.
Başladığınız ve devam eden işleri farklı bir renkle işaretleyin. Böylece hangi
işin hangi aşamada olduğunu bir bakışta görürsünüz. (Bu, Kanban sistemine benzer
bir yöntemdir.) Listenizi anlık olarak da güncelleyebilirsiniz ama en geç
günlük olarak güncellemenizi öneririm.
Not: Kanban, kökeni
Toyota üretim sistemine dayanan, daha sonra yazılım geliştirme ve diğer bilgi
işi alanlarına uyarlanan bir iş akışı yönetim sistemidir. Japonca
"gösterge kartı" anlamına gelir. Kanban panosu genellikle
"Yapılacaklar", "Yapılıyor" ve "Tamamlandı"
sütunlarından oluşur ve her iş bir kartla temsil edilir. Böylece devam eden tüm
işler ve hangi aşamada oldukları net şekilde görülür. Trello gibi uygulamalar
bu mantıkla çalışır.
Listenize her şeyi doldurmanıza
gerek yok. 5 dakikadan kısa sürecek işleri listeye yazmayın; derhal yapın veya
yapılmasını sağlayın. Kısa e-postalar, basit talepler, küçük görevler için
"hemen yap" kuralı koyun. (Verimlilik yazarı David Allen da benzer
bir "iki dakika kuralı" önerir.) Bu işler elinize yapışmaz;
üşenmeyin, yapın gitsin. Listenize orta ve üst derecede önemli işlerinizi
yazmanız yeterlidir.
Not: Zamanını iyi
kullanan pek çok insan ajanda kullanır. Yapacakları işleri, notlarını ve
hatırlatmalarını ajandalarına yazarlar. Bugün bu işi telefonlarımızdaki not
uygulamaları, bilgisayarlarımızdaki takvim ve görev yönetimi programları çok
daha kolay yapıyor. Hangisini kullandığınız önemli değil; önemli olan düzenli
kullanmanız.
Verimli Çalışın
Listenize aldığınız işleri verimli
şekilde yapmanız gerekir. İşte verimli olmak daha fazla iş yapmak demek
değildir. Belirlenen hedeflere mümkün olan en az zaman, enerji ve kaynak
harcayarak ulaşmak demektir. Yani sadece çok çalışmak değil, akıllıca çalışmak,
doğru işlere odaklanmak ve zamanı etkin kullanmaktır. "Meşgul olmak"
ile "üretken olmak" arasındaki fark buradan geçer. Verimli bir
çalışan meşgul görünen değil, somut sonuç üreten ve hem kendi işini hem de
ekibinin başarısını ilerleten kişidir.
Verimlilik bir varış noktası
değil, sürekli bir süreçtir. Hangi yöntemlerin size en iyi geldiğini deneme
yanılma yoluyla bulmanız ve bunları alışkanlık haline getirmeniz zaman
alabilir. Bu makalede anlattığım yöntemlerin hepsi size uymayabilir. Deneyin, size
uyanları tutun, uymayanları bırakın.
Önceliklendirme Yapın
Verimli olmak için önceliklendirme
şarttır. Sadece sizden beklenenleri yapmak yetmez; onları önem ve aciliyet
sırasına göre doğru sıralayarak yapmanız gerekir. Önceliklendirme, en kritik
işlere hak ettikleri önceliği vermek ve daha az önemli işlere ayrılan zamanı
buna göre ayarlamaktır.
Önceliklendirme için pek çok
yöntem var. Burada iki yöntemi anlatacağım: kendi geliştirdiğim Öncelik
Puanlaması ve çok bilinen Eisenhower Matrisi. MoSCoW Yöntemi ve Triyaj Sistemi
gibi diğer yöntemleri makalenin sonuna not olarak ekledim.
Öncelik Puanlaması
Öncelik Puanlaması adını
verdiğim bu yöntem için Excel'de bir yapılacak işler listesi hazırlamanız ve
listedeki her işi 3 farklı açıdan 100 üzerinden puanlamanız gerekiyor:
•
Önem Puanı: Önemli işlere, yani tamamladığınızda
şirketinize katkı sağlayacak veya yapmazsanız şirkete para kaybettirecek işlere
yüksek puan verin. Önemi az olan (harcıalem) işlere düşük puan verin. Bir işin
önemi, kişisel ve profesyonel hedeflerinize ve uzun vadeli sonuçlara ne kadar
katkı sağladığıyla ilgilidir.
•
Aciliyet Puanı: Sizden erken istenen, son teslim
tarihi yakın olan işlere yüksek puan verin. Bitirmeniz için daha fazla zaman
verilen işlere daha düşük puan verin.
•
Hız Puanı: Hızlı şekilde yapabileceğiniz işlere
yüksek puan verin, yapımı zaman alacak işlere düşük puan verin. (Her işin ne
kadar süreceğini tahmin etmek başlangıçta zor olabilir ama pratikle gelişir.)
Önem puanını 2 ile çarpın, sonra
üç puanı toplayın. Önemi iki kat saymamın sebebi şu: Aksi takdirde kısa ve acil
ama önemsiz işler, uzun ama önemli işlerin önüne geçer. Oysa bizi ileri taşıyan
işler genellikle önemli olanlardır. Aşağıdaki örneğe bakın:
|
Yapılacak İş |
Önem |
Önem x2 |
Aciliyet |
Hız |
Toplam |
Sıra |
|
Yarınki
yönetim kurulu sunumunu bitirmek |
90 |
180 |
95 |
40 |
315 |
1 |
|
Yeni bayi sözleşmesinin taslağını hazırlamak (2
hafta süre var) |
85 |
170 |
30 |
30 |
230 |
2 |
|
Departman
toplantısının notlarını ekibe göndermek |
30 |
60 |
60 |
90 |
210 |
3 |
|
Ofisin kırtasiye siparişini vermek |
10 |
20 |
40 |
90 |
150 |
4 |
Önemi iki kat saymasaydık bayi
sözleşmesi 145 puanla üçüncü sıraya düşecek, toplantı notları ise 180 puanla
onun önüne geçecekti. Sözleşme, kırtasiye siparişiyle (140 puan) neredeyse aynı
puanı alacaktı. Oysa sözleşme şirket için çok daha değerli bir iş.
Puanlamayı yaptıktan sonra
işleri en yüksek puandan başlayarak sıralayın. Her iş için tahmini bitirme
süresi belirleyin. Ardından molalarınızı da dikkate alarak her işe ne zaman
başlayacağınızı gün ve saat olarak yazın. Çok zaman alacak işleri alt parçalara
(zaman bloklarına) bölün ve farklı günlere dağıtın. Böylece zor ve uzun işleri
adım adım ilerleterek tamamlarsınız.
İşlere gün ve saat atarken
bilgisayarınızdaki ve telefonunuzdaki senkronize takvimden mutlaka yararlanın.
Takvim uygulamaları sizi yaklaşan işlere ve bitmekte olan sürelere karşı
otomatik olarak uyarır.
Sıralamayı yaptınız, süreleri ve
zamanları belirlediniz. Artık işlere koyulun. Listenizi her gün güncelleyin;
yeni işleri ekleyin, biten işleri işaretleyin, gerekiyorsa yeniden puanlayın.
Günde 10 dakikanızı alacak bu çalışma sayesinde işleri doğru sırada ve
zamanında bitirirsiniz.
Eisenhower Matrisi
Yapılacaklar listenizi
önceliklendirmek için Eisenhower Matrisi'ni de kullanabilirsiniz. Matris
adını ABD'nin eski başkanı Dwight Eisenhower'dan alır. Eisenhower 1954'teki bir
konuşmasında, eski bir üniversite rektöründen duyduğu şu sözü aktarmıştır:
"İki tür problemim var: acil olanlar ve önemli olanlar. Acil olanlar
önemli değildir, önemli olanlar da asla acil değildir." Bu fikri bir
matrise dönüştürüp yaygınlaştıran ise Stephen Covey'dir ("Etkili
İnsanların 7 Alışkanlığı" kitabında). Matrise göre işler dört gruba
ayrılır:
•
Önemli ve acil işler hemen yapılmalıdır. Örnek:
Yarınki sunumun son düzeltmeleri, acil bir müşteri şikayetini ele almak.
•
Önemli ama acil olmayan işler planlanmalıdır.
Örnek: Yeni bir beceri öğrenmek, gelecek ayki projeyi planlamak, sağlık
kontrolüne gitmek. En çok ihmal edilen ama uzun vadede en çok fark yaratan
işler bu gruptadır.
•
Acil ama önemli olmayan işler devredilmelidir
(astlarınıza veya o işin asıl sorumlusuna). Örnek: Size yönlendirilmiş ama
başkasının cevaplaması gereken bir e-posta, katılmanız şart olmayan bir
bilgilendirme toplantısı.
•
Ne acil ne önemli olan işler yapılmamalıdır.
Örnek: Saatlerce anlamsız internet sitelerinde gezinmek, önemsiz e-postaları
defalarca okumak.
Eisenhower Matrisi basit ama
güçlü bir araçtır. Aciliyetin baskısına kapılmak yerine gerçekten önemli olana
odaklanmanızı sağlar. Öncelik Puanlaması ile birlikte de kullanabilirsiniz:
Önce matrisle ne acil ne önemli olanları eleyin, acil ama önemsiz olanları
devredin, kalanları puanlayıp sıralayın.
En Önemli İşten Başlayın
Çok satan iş kitaplarının yazarı
ve kişisel gelişim uzmanı Brian Tracy, yapılacaklar listenize bakıp
"Bu işlerden hangisi tamamlandığında en büyük etkiyi yaratır?"
diye sormanızı önerir. İşleri en büyük etkiyi yaratacak olandan en az etkiyi
yaratacak olana doğru sıralayın ve en tepedekinden (ki genellikle en zor
olanıdır) başlayın. Tracy bu fikri Pareto Kuralına dayandırır:
Sonuçların yaklaşık %80'i, nedenlerin yaklaşık %20'sinden kaynaklanır. Yani
listenizin tepesindeki birkaç önemli işi bitirdiğinizde iş başarınızın büyük
kısmını elde etmiş olursunuz.
İşlere Doğru Süre Verin
Bir işe doğru süreyi vermek
önemlidir. Kısa sürecek bir işe uzun süre verirseniz o işi gerçekten uzun
sürede yaparsınız. Buna Parkinson Yasası denir: "İş, kendisine
ayrılan sürenin tamamını dolduracak şekilde genişler."
Tersi de geçerlidir. İnsanlar
bir işin ne kadar süreceğini genellikle olduğundan kısa tahmin eder. Yazar ve
bilim insanı Douglas Hofstadter bunu esprili bir yasayla anlatır: "Bir
iş her zaman tahmin ettiğinizden uzun sürer, Hofstadter Yasası'nı hesaba
katsanız bile." Bu iyimserliğe kapılıp uzun sürecek bir işe kısa süre
verirseniz panikler, acele eder, hata yapar ve yine de işi süresinde
bitiremezsiniz. İsveçliler bu tip insanlara tidsoptimist, yani
"zaman iyimseri" derler. "Yarım saatte bitiririm"
dedikleri iş bir buçuk saat sürer; "5 dakikada çıkarım"
dedikleri halde 20 dakika sonra çıkarlar.
O halde yapılacaklar
listenizdeki her işe ne az ne çok, hak ettiği süreyi verin. Tahminlerinizi not
edin ve işi bitirdiğinizde gerçekte ne kadar sürdüğüne bakın. Bunu yaptıkça
tahminleriniz iyileşecektir.
Hiçbir iş tıkırında gitmez.
İşlere eklemeler gelir, öncelikler değişir, zaman hırsızları devreye girer,
küçük krizler çıkar. Bu yüzden planınızı dakikası dakikasına doldurmayın. Günün
yaklaşık %10-20'sini (8 saatlik bir iş gününde yaklaşık bir saati) yedek zaman
olarak boş bırakın. Beklenmedik işler bu boşluğa sığar, planınızın geri kalanı
bozulmaz. Aksi takdirde sürekli fazla mesai yapmak zorunda kalırsınız.
Dakik Olun
Dakik olun. İşe geç gelmeyin,
toplantılara geç girmeyin. Zaman ve süre belirlediğiniz işlere zamanında
başlayın ve belirlediğiniz süreyi aşmayın. Dakik olmak için telefonunuzdaki
alarm ve hatırlatıcılardan faydalanın. Her gün aynı saatte alarmla uyanın. Evden
çıkış saatiniz için de alarm kurun. Hatta gece yatma saatiniz için bile alarm
kurun. Bu alarmlar hafta içi günler için sabit olsun. Düzenli uyku, düzenli bir
günün temelidir.
Zor İşleri Enerjinizin En Yüksek Olduğu Saatlere Koyun
Önemli ve zor işleri mümkünse
sabah saatlerinde yapın. Araştırmalar, çoğu insan için uyandıktan sonraki ilk
birkaç saatin (genellikle sabah 9 ile 12 arası) analitik düşünme ve odaklanma
gerektiren işler için en verimli zaman olduğunu gösteriyor. Uykusunu almış bir
beyin günün başında dinç ve bilgiyi işlemeye hazırdır. Üstelik sabah
saatlerinde e-posta trafiği, toplantılar ve iş arkadaşlarının kesintileri daha
azdır. Bu da derin odaklanma gerektiren işler için uygun bir ortam yaratır.
En verimli saatlerinizi rutin
e-postalara, dosyalamaya, önemsiz yazışmalara harcamayın. Bu işleri enerjinizin
doğal olarak düştüğü öğleden sonra saatlerine bırakın.
Not: Herkesin biyolojik
saati aynı değildir. Bazılarımız sabahçı, bazılarımız akşamcıdır. Örneğin
yaratıcılık gerektiren işlerle uğraşan pek çok kişi en verimli saatlerinin
akşam ve gece olduğunu söyler. Kendi en verimli saatlerinizi bulmak için birkaç
hafta boyunca gün içindeki enerji, odak ve zihinsel keskinlik seviyenizi
gözlemleyin. Sonra en zor işlerinizi o saatlere yerleştirin.
Başlayın
Planladığınız işlere başlama
disiplininiz çok önemlidir. Atalarımız boşuna "Başlamak bitirmenin
yarısıdır" dememiş. En zor olan çoğu zaman ilk adımdır. Başlamakta
zorlandığınız bir iş varsa kendinize sadece 5 dakika çalışma sözü verin.
Genellikle başladıktan sonra devam etmek kolaylaşır. Büyük işlerde de
"raporu yazmak" yerine "raporun başlıklarını belirlemek"
gibi küçük bir ilk adımla başlayın.
İşlere dair olası sorunları ve
kötü sonuçları önceden görmek, bunları engelleyecek önlemleri almak da zaman
yönetimi açısından önemlidir. Çünkü "geliyorum" diyen sorunlar
geldiğinde zamanınızı epey çalar. Bir işe başlarken kendinize "Bu işte
ne ters gidebilir?" diye sorun ve en olası iki üç soruna karşı önceden
hazırlıklı olun.
Zaman Hırsızlarını Tanıyın
İş hayatında pek çok zaman
hırsızı vardır. Bu hırsızlar işlerinize başlamanın, işlerinizi yapmanın ve
tamamlamanın önünde büyük engeldir. Onları tanırsanız önlemlerinizi
alabilirsiniz. Zaman hırsızlarını beş grupta toplayabiliriz:
•
Kendi alışkanlıklarımız: Ertelemek, işleri
yarıda bırakmak, kararsızlık, mükemmeliyetçilik ve detaylarda boğulmak,
acelecilik, unutkanlık, düzensizlik, tembellik ve teknolojik araçları iyi
kullanamamak bu gruptadır. Bunlar en çok zaman çalan ama en kolay
düzeltebileceğimiz hırsızlardır, çünkü kontrol tamamen bizim elimizdedir.
•
Plan ve öncelik hataları: Plansızlık, belirsiz
veya gerçekçi olmayan hedefler, önceliklerin çatışması, her şeye
"evet" demek, delege etmemek, kapasitemizin üzerinde iş üstlenmek ve
üstümüze vazife olmayan işlere dalmak. Bu hırsızlar bizi sürekli "yangın
söndürme" modunda çalışmaya iter.
•
Dikkat dağıtıcılar: Aynı anda birden fazla iş
yapmaya çalışmak (multitasking), sosyal medya ve dijital bağımlılık, sürekli
gelen bildirimler, iş arkadaşlarının kesintileri, gürültülü ortam ve dedikodu.
Her kesintiden sonra işe yeniden odaklanmak ayrıca zaman alır. Araştırmalar,
işler arasında sürekli geçiş yapmanın verimli zamanımızın %40'a varan kısmını
yiyebildiğini gösteriyor.
•
Başkalarından ve kurumdan kaynaklananlar:
İletişimsizlik, belirsiz beklentiler, yetersiz oryantasyon, gereksiz
toplantılar, bürokrasi ve karmaşık onay süreçleri, teknik arızalar, krizler ve
başkalarının plansızlığı yüzünden gelen son dakika talepleri. Bunları tamamen
engelleyemeyiz ama etkilerini azaltabiliriz.
•
Beden ve enerji: Molasız çalışmak, sürekli fazla
mesai ve işkoliklik, uykusuzluk, kötü beslenme ve hareketsizlik yüzünden
formsuz olmak. Yorgun bir zihin yavaş çalışır, çok hata yapar ve kolay erteler.
Dinlenmeye ayırdığınız zaman kayıp değil, yatırımdır.
Bu zaman hırsızlarının her
birini, nasıl başa çıkabileceğinize dair örneklerle birlikte Zaman
Hırsızları makalemde ayrıntılı olarak anlattım. Onu da okumanızı tavsiye
ederim.
Zihnimizdeki İki Güç
Zaman hırsızlarına neden bu
kadar kolay yeniliyoruz? Bence sebep sadece irade eksikliği değil, zihnimizin
çalışma biçimidir.
Zihnimizi, birbiriyle sürekli
rekabet eden iki güç gibi düşünebiliriz. Birinci güç enerjiyi korumaktan
yanadır. Kolay olanı, anlık hazzı, rahatlığı sever. Hızlı, otomatik ve duygusal
kararlar verir. Sosyal medyada gezinmek, abur cubur yemek, zor işi ertelemek
onun tercihleridir. Bilim insanları bu tür dürtüsel tepkileri kabaca beynin limbik
sistem denen bölgeleriyle ilişkilendirir.
İkinci güç ise planlamaktan,
sonuçları tartmaktan, uzun vadeli hedeflere odaklanmaktan yanadır.
Dürtülerimizi frenler ve "Şimdi değil, önce işini bitir" der.
Bu da daha fazla zihinsel çaba gerektirir. Bu işlevler de kabaca beynin ön
kısmındaki prefrontal korteks ile ilişkilendirilir.
(Elbette beyin bu kadar basit
çalışmaz; bölgeleri birbiriyle sürekli etkileşim halindedir. Bu ayrım, olup
biteni anlamak için kullanışlı bir benzetmedir.)
Gün boyunca çok sayıda karar
verdikçe ve dürtülerimizle mücadele ettikçe zihnimiz yorulur. Gün sonunda
yorgunken daha kolay abur cubur yememizin, daha fevri kararlar vermemizin ve
önemli işleri ertelememizin bir sebebi de budur. Buna karar yorgunluğu
denir. (Bu konudaki bilimsel araştırmaların sonuçları tartışmalı olsa da
çoğumuz bunu gündelik hayatta yaşarız.)
Peki ne yapmalı? İkinci gücü
desteklemenin en iyi yolu, onu her an savaşmak zorunda bırakmamaktır. Rutinler
oluşturun, önemli işleri enerjinizin yüksek olduğu saatlere koyun, dikkat
dağıtıcıları ortamdan kaldırın (telefonu başka odaya koymak, iradenizi zorlamaktan
çok daha etkilidir), küçük kararları otomatiğe bağlayın. Üşengeçliğimizin ve
tembelliğimizin ne kadar üstesinden gelirsek irademizi o kadar elimize almış
oluruz.
Akışa Geçin
İşlere kendimizi veremediğimizde
yavaşlarız, iş daha uzun sürer. Ama işe odaklandığımızda, kendimizi
kaptırdığımızda zaman da iş de akar gider. Psikolog Mihaly Csikszentmihalyi bu
duruma akış (flow) adını verir. Akış, kişinin bir işe tamamen daldığı,
yüksek odak, enerji ve keyif hissettiği zihinsel haldir. Akıştayken:
•
Çevredeki dikkat dağıtıcıları (telefon, e-posta,
gürültü) fark etmezsiniz.
•
Zamanın nasıl geçtiğini anlamazsınız. Saate
baktığınızda düşündüğünüzden çok daha fazla zamanın geçtiğini görürsünüz.
•
İşi yapmanın kendisi keyif verir. Dışarıdan bir ödüle
ihtiyaç duymazsınız.
•
Yaptığınız iş üzerinde kontrol sahibi olduğunuzu
hissedersiniz.
Akışa geçmek için birkaç şart
gerekir: Hedef net olmalı, ilerlediğinizi görebilmelisiniz ve iş ne çok kolay
(sıkıcı) ne de çok zor (bunaltıcı) olmalıdır. Becerilerinize uygun, sizi biraz
zorlayan ama başarılabilir işler akış için idealdir. Bir de kesintisiz zaman
gerekir: Bildirimleri kapatın, kapınızı kapatın, en az bir-bir buçuk saatlik
bir blok ayırın.
Akıştayken erteleme olmaz,
kararsızlık azalır, işler çok daha hızlı ve kaliteli ilerler. Birim zamanda
üretkenliği artırmanın en etkili yollarından biri budur. Üstelik yaptığınız
işten aldığınız keyif ve tatmin de artar.
Teknolojiyi ve Yapay Zekayı Kullanın
Şirketinizdeki ERP programını,
bilgisayarınızdaki MS Office programlarını, telefonunuzdaki iş uygulamalarını
ve dijital iletişim araçlarını (e-posta, WhatsApp, Zoom, Teams...vb) etkin
kullanmayı öğrenin. Özellikle Excel'i orta ve ileri seviyede bilmek, saatler
sürecek raporları dakikalara indirir. Klavye kısayolları, şablonlar, otomatik
raporlar gibi küçük beceriler her gün dakikalar, her yıl günler kazandırır.
Hemen herkes "Bir
yardımcım olsa işleri yetiştiririm" diye düşünür. Aslında bugün her
çalışanın bir yardımcısı var. Adı da yapay zeka. Yapay zekayı sizin
yerinize geçecek bir teknoloji olarak değil, iş yükünüzü hafifleten akıllı bir
asistan olarak düşünün. Onu nasıl kullanacağınızı çözerseniz çok güçlü bir
destek alırsınız:
•
Uzun raporları, yazışmaları ve toplantı notlarını
dakikalar içinde özetleyebilirsiniz.
•
E-posta, teklif, sunum ve rapor taslaklarını hızla
hazırlayabilirsiniz. Sıfırdan başlamanın getirdiği zaman kaybı ortadan kalkar.
•
Excel formülleri, veri analizi ve tablolar konusunda
anında yardım alabilirsiniz.
•
Yabancı dildeki metinleri çevirebilir, kendi
metinlerinizin dilini düzeltebilirsiniz.
•
Bir konuyu araştırırken size yol gösterecek,
anlamadığınız noktaları sade bir dille anlatacak bir danışmanınız olur.
Yalnız yapay zekanın
ürettiklerini körü körüne kullanmayın. Özellikle rakamları, kaynakları ve
alıntıları mutlaka kontrol edin. Yapay zeka bazen çok emin bir dille yanlış
bilgi verebilir. Son söz ve sorumluluk her zaman sizindir.
Ben ChatGPT, Gemini ve Copilot'u
aktif olarak kullanıyorum ve çok zaman kazanıyorum. Siz de yapay zekadan
yararlanmayı hemen, gecikmeksizin öğrenin.
Patronlar İçin Zaman Yönetimi
Zaman yönetimi sadece çalışanlar
için değil, patronlar için de çok önemlidir. Pek çok patron zamanını doğal
olarak verimli kullanır. Hatta zamanlarını doğru kullandıkları için patron
olabildiklerini söylesek yeridir. Ama yine de bazı patronlar zaman hırsızlarına
yenik düşer.
Patronluk hayatının 20. yılını
aşmış patronlara hep şunu söylerim: "Çok çalışan patron ahmaktır."
İşinizi kurmanızın üzerinden 20 yıl geçtiyse artık işlerin çoğunu
yöneticileriniz ve çalışanlarınız halletmelidir. Siz stratejik kararlarla,
önemli toplantılarla, raporlarla ve KPI takipleriyle meşgul olmalısınız. 20
yılda şirketinizi kurumsallaştıramadıysanız, güvenebileceğiniz bir kadro
kuramadıysanız maalesef ilk günkü gibi çok çalışmaya mahkum olursunuz.
Bir patron için zaman yönetimi
sadece kendi işlerini planlamak değildir; ekibin zamanını ve şirketin iş
akışını da yönetmektir. Patronlara önerilerim şunlar:
•
Stratejik olana odaklanın. Sadece acil olanlara
değil, şirketin büyümesini ve uzun vadeli başarısını etkileyecek işlere zaman
ayırın. Yapılacaklar listenizdeki her şeyi sizin yapmanız gerekmez. En yüksek
getiriyi sağlayacak işlere odaklanın.
•
Etkili delegasyon yapın. Yöneticilerinize ve
çalışanlarınıza güvenin, onlara işi tamamlamaları için gereken yetkiyi ve
kaynağı verin. Mikro yönetimi bırakın.
•
Net talimat verin. Ne istediğinizi, neden
istediğinizi ve ne zamana kadar bitmesi gerektiğini açıkça söyleyin.
•
Takip edin ama tepelerinde durmayın. İlerleme
hakkında düzenli bilgi alın ama sürekli kontrol etmeyin. Çalışanlarınızın
öğrenmesine ve bağımsızlaşmasına izin verin.
•
Toplantılarınızı yönetin. Yönetim kurulu, icra
kurulu, satış, üretim, mali durum gibi rutin toplantılarınız olsun ve bunların
ötelenmesine izin vermeyin. Ekstra toplantı taleplerini sorgulayın; bir
e-posta, kısa bir görüşme veya bir rapor yeterli olabilir. Toplantılardan önce
gündemi ve beklenen sonucu paylaşın. Sadece katkı sağlayacak kişileri davet
edin. 30 dakikalık veya daha kısa toplantıları tercih edin, başlangıç ve bitiş
saatlerine riayet edin. Toplantı sonunda kimin neyi ne zamana kadar yapacağı
yazılı olarak netleşsin.
•
Doğru iletişim aracını seçin. Hızlı sorular için
mesajlaşma, detaylı bilgi için e-posta, tartışma ve karar için toplantı.
Ekibinizin size nasıl ve ne zaman bilgi vereceğini belirleyin (örneğin haftalık
durum raporları).
•
Odaklanma zamanlarınızı koruyun. Günün belirli
saatlerinde kapınızı kapatın, bildirimleri kapatın. Çalışanlarınızın size soru
sorabileceği belirli saatler ayırın ki gün boyu bölünmeyin.
•
Çalışanlarınızı kendi çözümlerini bulmaya teşvik
edin. Her soruyla doğrudan size gelmek yerine önce kendi araştırmalarını
yapmalarını, meslektaşlarına danışmalarını ve size gelirken bir çözüm
önerisiyle gelmelerini isteyin.
•
Haftanızı planlayın. Hangi gün, hangi saatte
neler yapacağınızı belirleyin. Takviminizde sadece toplantılara değil;
stratejik düşünmeye, odaklanma gerektiren işlere ve molalara da bloklar ayırın.
Aralara beklenmedik durumlar için boşluklar bırakın.
•
"Hayır" demeyi öğrenin.
Önceliklerinize uymayan taleplere kibarca ama kararlı bir şekilde hayır deyin
veya alternatif önerin.
•
Ziyaretçilerinizi sınırlayın. Patronların
ziyaretçisi çok olur ve bu ziyaretlerin önemli bir kısmını dostlar yapar.
Maalesef dostlar "ziyaretin kısası makbuldür" sözünü pek bilmez.
Dostlarla sosyalleşmek güzeldir ama işe ayıracağınız zamanı çalar. Deponuzdan
stok çalınınca önlem alıyorsanız, zamanınız çalınınca da önlem alın.
Ziyaretleri belirli gün ve saatlere toplayın.
•
Sistemleri kullanın ve kullandırın. ERP ve CRM
programlarından rapor almayı öğrenin. Bilgiye hızlı erişim sağlayan bu
sistemlerin şirketinizde doğru kullanıldığından emin olun. Yapay zekadan
faydalanın.
•
Enerjinizi yönetin. İyi uyku, iyi beslenme ve
düzenli egzersiz enerjinizi yüksek tutar. Bazı patronlar kendilerine zaman
yaratmak için az uyuyor. Bu hiç sağlıklı değildir. Önemli olan 7-8 saat uykuya
zaman ayırdıktan sonra kalan zamanda işlere yetişebilmektir.
•
Ekibinizin gelişimine yatırım yapın.
Çalışanlarınızın becerileri ve özgüveni arttıkça size gelen soru ve düzeltme
ihtiyacı azalır. Bu, uzun vadede size en çok zaman kazandıran yatırımdır.
•
Zamanınızı nereye harcadığınızı ölçün. Birkaç
hafta boyunca takviminizi ve günlerinizi kaydedin. Zamanınızın ne kadarının
stratejik işlere, ne kadarının operasyonel ayrıntılara gittiğini görünce
şaşırabilirsiniz.
Zaman yönetimini bir adım ileri
taşımak isteyen patronlar ve yöneticiler için iki teknikten söz etmek
istiyorum: Zaman Bloklama (Time Blocking) ve Zaman Kutulama (Time
Boxing). İsimleri benzediği için sıkça karıştırılırlar ama farklıdırlar. (Elon
Musk'ın gününü 5 dakikalık bloklara bölerek planladığı anlatılır. Bu kadar
ileri gitmenize gerek yok ama mantık aynı.)
Zaman Bloklama, gününüzü
veya haftanızı zaman dilimlerine ayırıp her dilimi belirli bir iş türüne tahsis
etmektir. Örneğin bir pazartesi gününüz şöyle olabilir:
•
09:00 - 10:30 Derin çalışma (strateji, önemli projeler)
•
10:30 - 11:00 E-posta ve mesajlar
•
11:00 - 12:00 Proje X üzerinde çalışma
•
13:00 - 14:00 Haftalık yönetim toplantısı
•
14:00 - 15:30 Çalışanlarla görüşmeler
•
15:30 - 16:00 Yedek zaman (beklenmedik işler için)
•
16:00 - 17:30 Raporları okuma ve değerlendirme
Böylece gününüz öngörülebilir
hale gelir, önemli işlere yeterli zaman ayırdığınızdan emin olursunuz, dikkat
dağınıklığı ve işler arası geçişler azalır.
Zaman Kutulama ise
belirli bir işe önceden sabit bir süre ayırmak ve süre dolduğunda (iş bitmiş
olsun olmasın) durmaktır. "Bu rapora 45 dakika ayıracağım",
"E-postalar için 30 dakikam var" gibi. Süre dolunca ya bir
sonraki işe geçersiniz ya da bilinçli olarak bir zaman kutusu daha ayırırsınız.
Zaman kutulama, Parkinson Yasası'na karşı etkili bir silahtır ve
mükemmeliyetçiliği sınırlar. Ders çalışan öğrencilerin çok iyi bildiği Pomodoro
Tekniği (25 dakika çalışma, 5 dakika mola) de bir zaman kutulama şeklidir.
İki teknik birlikte
kullanılabilir. Önce zaman bloklama ile gününüzün iskeletini kurarsınız
("09:00-10:30 derin çalışma"). Sonra bu bloğun içinde zaman kutulama
yaparsınız ("ilk 30 dakika bütçe revizyonu, sonraki 60 dakika yatırım
sunumunun taslağı").
Zamanını verimli kullanan
patronlar şirketlerini daha kolay ve hızlı büyütür. Unutmayın, balık baştan
kokar. Siz zamanınıza ne kadar özen gösterirseniz çalışanlarınız da o kadar
özen gösterir.
Not: Zaman kaybettiğimiz
dilimlerden biri de işe gidiş gelişlerimizdir. Tablodaki hesaba göre ömrümüzün
5 yılı yollarda geçiyor. Trafikte geçen bu süreyi müzik, haber veya işinize ya
da keyfinize yarayacak podcast'ler dinleyerek değerlendirebilirsiniz. Aracı siz
kullanmıyorsanız (serviste, toplu taşımada veya şoförlü araçta iseniz) kitap
okuyabilir, piyasaları takip edebilir, eğitim videoları izleyebilirsiniz. Pek
çok insanın yolda sadece etrafına bakındığını görüyorum. (Evet, bu da bir
dinlenme biçimidir ve bazen iyi gelir.) Ama trafikte İngilizcesini geliştiren,
sesli kitaplarla onlarca kitap bitiren insanlar tanıyorum. Neden siz de
onlardan biri olmayasınız?
Özel Hayatımızdaki Zaman Yönetimi
Bana göre zaman yönetimi iki
açıdan ele alınmalıdır: iş hayatımızdaki zaman yönetimi ve özel hayatımızdaki
zaman yönetimi. Zamanı iyi yönetmek, hem iş hem de özel hayatımızdaki
zamanımızı değerli geçirmek demektir.
Eve iş getirenler gördüğüm gibi,
özel hayatını işyerine taşıyanlar da gördüm. Onlara ne iş hayatındaki zamanları
yetiyor ne de özel hayatlarındaki. Bu insanlar genellikle zaman hırsızlarına
yenilen, zamanını etkin yönetemeyen kişiler oluyor. Özel hayatına yeterince
kaliteli zaman ayıramayanlar da uzun vadede hem kişisel mutluluklarında hem de
iş hayatlarında sorun yaşıyor.
Kendimizle, işimizle, çevremizle
ve hayatla barışık olabilmek için önce zamanın kıymetini bilmemiz gerekir.
Görevlerimizin, sorumluluklarımızın, ihtiyaçlarımızın, beklentilerimizin ve
arzularımızın da farkında olmalıyız.
Yalnız özel hayatta zamanı iyi
değerlendirmek, iş hayatındaki gibi sürekli üretkenlik peşinde koşmak demek
değildir. Daha çok bizi yenileyen, ilişkilerimizi besleyen, öğrenmemizi ve
büyümemizi sağlayan, bize keyif ve anlam veren şeylere zaman ayırmak demektir.
Dinlenmek de, hiçbir şey yapmadan balkonda oturmak da buna dahildir.
Özel Hayatımıza Ne Kadar Zaman Kalıyor?
Zaman kaynağımızı yeniden
hesaplayalım. Gün 24 saat. Bunun ortalama 7 saatini uyuyarak geçiriyoruz.
Geriye 17 saat kalıyor. Hafta içi günlerde bunun 9 saatini işe ayırıyoruz.
Molalar ve işe gidiş gelişlerle birlikte bu süre 12 saati buluyor. Geriye özel hayatımız
için 5 saat kalıyor. Neyse ki hafta sonları özel hayatımıza iki tane 17 saat
ekleyebiliyoruz.
Böylece haftada 59 saatimizi
(hafta içi 5 x 5 = 25 saat, hafta sonu 2 x 17 = 34 saat) özel hayatımıza
ayırabiliyoruz. Bunu 7 güne bölersek günde ortalama 8,5 saat eder. Yani "8
saat uyku, 8 saat iş, 8 saat özel hayat" sözü, haftalık ortalama
olarak aşağı yukarı doğrudur. Aradaki fark şu: Özel hayat saatlerimizin çoğu
hafta sonuna yığılıyor, hafta içi ise elimizde sadece 5 saat var. Bazı
ülkelerde denenen 4 günlük çalışma haftası yaygınlaşırsa özel hayatımıza daha
fazla zaman kalacak. Ama o güne kadar elimizdekini iyi yönetmemiz gerekiyor.
Not: Uyku süresini özel
hayattan saymıyorum. Ama iyi ve yeterli uyku, beden ve zihnin onarımı için en
temel ihtiyaçtır. Uykunuzdan çalarak zaman kazanmaya çalışmayın. Uykunuza
öncelik vermenizi şiddetle öneririm.
Özel Hayatımızda Nelerle İlgilenmeliyiz?
Bu 59 saatte nelerle
ilgilenmemiz gerekiyor?
•
Kişisel bakımımızla (yıkanmak, giyinmek, bakım...vb)
•
Eşimizle, sevgilimizle ve çocuklarımızla (yemek,
sohbet, oyun, ödev, birlikte aktivite...vb)
•
Ev işleriyle ve evin ihtiyaçlarıyla (temizlik,
alışveriş, tamirat...vb)
•
Anne-babamız, kardeşlerimiz ve akrabalarımızla
(telefon, ziyaret...vb)
•
Arkadaşlarımız ve komşularımızla (buluşmalar, ortak
aktiviteler...vb)
•
Sağlığımız ve formumuzla (spor, yürüyüş, doktor
kontrolleri...vb)
•
Hobilerimizle (kitap okumak, müzik, resim, fotoğraf,
doğa yürüyüşü, yüzme...vb)
•
Finansal işlerimizle (ödemeler, birikimler,
yatırımlar...vb)
•
Kişisel gelişimimizle (yabancı dil, yeni beceriler,
araştırma...vb)
•
Eğlence ve keyifle (film, dizi, konser, tiyatro,
sinema, gezi, tatil...vb)
Bunlardan vazgeçebileceğiniz var
mı? Bence yok. Hepsinin hakkını vermemiz gerekir. Hakkını vermediklerimiz bir
sorun yumağı olarak üzerimize gelir, huzurumuzu kaçırır. Hakkını vermek için de
zaman ayırmak gerekir. Peki hafta içi 5 saatte, hafta sonu 34 saatte bunların
hepsine yetişebilir miyiz?
Bazı insanlar uyku ve işten arta
kalan zamana o kadar çok şey sığdırır ki şaşırırız. Aslında bunda büyük bir sır
yok. Özel hayattaki zamanlarını iyi yönetiyorlar, o kadar.
İşe önce değerlerinizi
netleştirerek başlayın. Özel hayatınızda sizin için gerçekten önemli olan ne?
Aile mi, arkadaşlar mı, sağlık mı, hobiler mi, kişisel gelişim mi, seyahat mi?
Bunu netleştirmek, zamanınızı nereye harcayacağınıza bilinçli karar vermenizi
sağlar.
Özel hayatta yapılacakların
sınırı neredeyse yoktur. Ama her şeye yetişmemiz mümkün değildir. Maymun
iştahlı olmamalı, özel hayatımıza çok fazla şey tıkıştırmamalıyız. Bu yüzden
önce yalınlaşmamız, yani bazı şeyleri azaltmamız gerekir.
Önce Yalınlaşın
Özel hayatımızda nerelerde zaman
kaybettiğimizi görmek için başa, tabloya dönelim. Ömrümüzün 8 yılı televizyon
ve video izleyerek, 5 yılı internet ve sosyal medyada geçiyor. Arkadaş ve
akrabalarımızla buluşmaya ise sadece 1,4 yıl, spora 0,8 yıl, kitaba ve sanata
0,3 yıl ayırıyoruz. Demek ki yalınlaşmaya arkadaşlarımızdan veya ailemizden
değil, ekranlardan başlamalıyız.
•
Televizyon ve dizi izlemeyi azaltın. Anlamlı bir
amacı veya gerçek bir keyfi olmadan saatlerce televizyon izlemek, dizilerin
esiri olmak, platformlardaki dizilerin tüm bölümlerini bir gecede izleme
maratonları yapmak tam bir zaman kaybıdır. Her şeyin azı karar, çoğu zarardır.
İzleyeceğiniz şeyi seçerek izleyin, televizyonu "fon" olarak açık
tutmayın.
•
Sosyal medyayı disipline edin. Günümüzün en
büyük zaman hırsızı sosyal medyadır. Telefonunuzdaki ekran süresi raporuna
bakın. Muhtemelen günde 3-4 saati sosyal medyada geçirdiğinizi göreceksiniz. Bu
süreyi 1 saate indirmenizi öneririm. Bunun için önce kullandığınız uygulama
sayısını azaltın; örneğin Facebook, Instagram, TikTok, X ve benzerlerinden
sadece ikisini tutun. Sonra sosyal medyaya belirli zaman dilimleri ayırın;
örneğin öğle yemeğinden sonra 20 dakika, akşam yemeğinden sonra 40 dakika. Bu
dilimler dışında hiç kullanmayın. Göreceksiniz bu size yetecek ve hiçbir şey
kaçırmayacaksınız. Kaçırdığınızı düşündüklerinizin o kadar da değerli
olmadığını fark edeceksiniz. Sosyal medyayı tamamen bırakan ve bu kararından
gayet memnun olan insanlar tanıyorum. (Ben WhatsApp ve YouTube'u sosyal
medyadan saymıyorum; biri haberleşme, diğeri bilgilenme platformu. Ama onları
da iradeli ve planlı kullanmak gerekir. YouTube da kolayca bir zaman kuyusuna
dönüşebilir. Youtubekolik olmayın.)
•
İnternette amaçsızca dolaşmayın. Alakasız ve
değersiz içeriklerde kaybolmayın, "tavşan deliğine" düşmeyin. Magazin
haberlerinin peşine takılmayın. Faydası olmayacak araştırmalara dalmayın, bir
konuyu bitirmeden diğerine atlamayın.
•
Ekransız zamanlar yaratın. Akşam yemeklerinde
telefonları bir kenara bırakmak, yatmadan bir saat önce ekranlardan uzaklaşmak,
hafta sonu belirli saatlerde "dijital sessizlik" ilan etmek gibi
basit adımlar büyük fark yaratır. Yatmadan önceki ekransız saat, uykunuzun kalitesini
de artırır.
•
Oyunlara dikkat edin. Video oyunları, iskambil,
okey, kumar...vb bağımlılık yapabilecek oyunlara karşı uyanık olun. Siz onları
oynayın, onlar sizi oynamasın. Bu tip oyunlar gerçek sorumlulukları ve daha
zenginleştirici aktiviteleri ertelememize neden olur.
•
Avunmak için alışveriş yapmayın. Bakıyorum,
aileler hafta sonlarını alışveriş merkezlerinde geçiriyor. İnsanlar ihtiyaçları
için değil, psikolojik olarak rahatlamak için alışveriş yapıyor. Bir
ihtiyacınız olmadan sadece zaman geçirmek için fiziksel veya online mağazalarda
dolaşmak hem zaman hem para kaybıdır. Rutin alışverişlerinizi mümkün olduğunca
online yapın, bu size ciddi zaman kazandırır. Faturalarınızı ve düzenli
ödemelerinizi otomatik ödemeye bağlayın, tek tek uğraşmayın.
•
Maçı izleyin, gerisini kısın. Maç izlemek
keyiftir. Ama haftada bir iki maça 90-180 dakika ayıranların, bu sürenin 3-4
katını maç yorumlarına, futbol haberlerine ve futbol tartışmalarına ayırdığını
görüyorum. Bu da haftalık 59 saatlik özel hayatın 6-10 saati demek. Takımınızı
sevin, maçınızı izleyin; ama maçın öncesine ve sonrasına ayırdığınız süreyi
kendinize dürüstçe sorun.
•
Kısa vadeli al-sat yatırımlarından uzak durun.
Tanıdığım bazı insanlar işteyken de evdeyken de sürekli borsa, kripto para,
altın ve döviz ekranlarına bakıyor. Paralarını kısa vadeli alım satımlarla
kazanmaya odaklanmışlar. İniş çıkışları sürekli takip etmek zorundalar ve
sürekli tedirginler. Hem iş hem de özel hayatlarından ne kadar zaman
çaldıklarının farkında değiller. Üstelik çoğu gani gani para da kazanamıyor; el
elde, baş başta kalıyorlar. Yatırımlarınızı uzun vadeli yapmanızı ve
piyasalarla günde bir kez, belirlediğiniz bir saatte (örneğin akşam yemeğinden
sonra 15-20 dakika) ilgilenmenizi öneririm. (Bu bir yatırım tavsiyesi değil,
bir zaman yönetimi tavsiyesidir.)
•
Dedikoduyu azaltın. Dedikodu tatlıdır ama
oyalayıcıdır. Üstelik başa dert açar. Tamamen bırakmak neredeyse imkansızdır
ama azaltılabilir. Dedikodunun peşinden koşmayı bırakın, zaman size kalsın.
•
Faydasız tartışmalara girmeyin. İnternet
forumlarında, sosyal medyada veya gerçek hayatta size hiçbir faydası olmayan,
sadece enerji tüketen tartışmalar özel hayatınızdan çalar. Eşinizle,
kardeşlerinizle, ebeveynlerinizle, kayınlarınızla sürekli didişmek de zihninizi
yorar, moralinizi bozar. Bu tip tatsızlıklar özel hayatınızı zehir eder ve
zamanınızı yönetmenizi engeller. Sorunlarınızı sakin bir zamanda ve çözüm
odaklı konuşun.
•
Gizli ilişkilere girmeyin. Eşiniz veya
sevgiliniz varken gizli bir ilişki yaşamak, iki ayrı hayatı idare etmek
demektir. Bu da inanılmaz zaman, enerji ve dikkat ister. Başınıza çok iş açar,
sizi önemli işlerinizden ve kariyerinizden alıkoyar. Mutlu olmadığınız bir
ilişkiyi sürdürmek zorunda değilsiniz. Ayrılmak, boşanmak dünyanın sonu
değildir. Sizi mutlu edecek birini bulmak en doğal hakkınızdır. Ama önce mevcut
ilişkinizi dürüstçe sonlandırın.
•
Kontrolünüz dışındakilere takılmayın. Elinizde
olmayan şeyler hakkında sürekli endişelenmek veya geçmişte olanları tekrar
tekrar düşünmek zihinsel enerjinizi tüketir, çözüm üretmez, stresi artırır ve
sizi şu an yapmanız gereken şeylerden alıkoyar.
•
Her daveti kabul etmeyin. Enerjinizi ve
zamanınızı gerçekten değer verdiğiniz kişilere ve aktivitelere ayırmak için
"hayır" demeyi öğrenin. Ama bu, dostlarınızdan uzaklaşın demek
değildir. Arkadaşlarınızla ve komşularınızla zaman geçirmek size daima iyi
gelecektir. Buluşmalarınızın sayısını değil kalitesini düşünün; düzenli ve
keyifli olsun.
Sanırım şu ana kadar özel
hayatımızda epey yalınlaştık ve zaman kazandık. Şimdi kazandığımız zamanla
faydalı ve keyifli şeyler yapma zamanı.
Kazandığınız Zamanı Değerli Şeylere Ayırın
Öncelik aileniz olmalıdır.
Eşiniz ve çocuklarınızla yeterli sürede ve kaliteli bir şekilde vakit
geçirmezseniz özel hayatınız tıkırında gitmez. Tüm özel zamanınızı onlara
ayırın demiyorum; ama onların beklentilerini karşılayacak şekilde onlarla
ilgilenmelisiniz. Zaman ayırmak istediğiniz diğer şeyler hakkında onları
bilgilendirmeniz de doğru olur. Siz de insansınız; hobilerinize,
arkadaşlarınıza ve kendinize de zaman ayırmalısınız.
Not: Eve iş getirmeyin.
Acil durumlar dışında, iş saatleri dışında işle ilgili e-posta, mesaj ve
aramaları kontrol etmeyin. (İşteki zaman yönetiminizi iyi yaparsanız buna zaten
gerek kalmayacaktır.)
Kalıcı bir hobi edinin.
Sizi besleyen, motive eden ve akışa sokan hobiler edinin. Bu aktiviteler
zihninizi dinlendirir, yaratıcılığınızı artırır. Resim, müzik aleti çalmak,
olta balıkçılığı, bahçıvanlık, fotoğrafçılık, el işleri, maket...vb. Birden
fazla hobi veya kısa sürede vazgeçilen hobiler yerine kalıcı tek bir güçlü hobi
size çok iyi gelebilir. Bazı aileler düzenli olarak kamp yapıyor, bazı çiftler
folklorla ilgileniyor, bazı insanlar düzenli olarak dağ yürüyüşlerine çıkıyor,
bazıları da maket araba ve uçak yapıyor. Bu hobilerin kulüpleri bile var.
Gözlemlerime göre bu tür hobileri olan insanların televizyon izleme ve sosyal
medya kullanma alışkanlıkları azalıyor. Özel hayatlarını verimli geçirdiklerini
düşündükleri için de mutlu ve formda oluyorlar.
Yaratıcı projelere ve
gruplara katılın. Küçük veya büyük yaratıcı projeler üzerinde (yazı yazmak,
resim yapmak, beste yapmak...vb) çalışabilir, aktivite gruplarına (trekking,
gezi, folklor, dans...vb) katılıp düzenli etkinlikler yapabilirsiniz. Bu
gruplar aynı zamanda yeni dostluklar demektir.
Öğrenmeye devam edin.
İlgi alanlarınıza yönelik kitaplar ve makaleler okumak hem bilgi birikiminizi
artırır hem de zihninizi farklı yönlerde çalıştırır. İşle ilgisi olmayan yeni
bir şey öğrenmek (bir dil, bir enstrüman, yemek pişirmek, kodlama...vb) zihni
canlı tutar ve özgüveni artırır.
Hareket edin. Düzenli
fiziksel aktivite (yürüyüş, koşu, yoga, spor salonu...vb) hem sağlığınızı korur
hem stresi azaltır hem de enerjinizi artırır. Parkta yürüyüş yapmak, ormana
gitmek, denize karşı oturmak zihinsel dinginlik sağlar.
Dinlenin. Dinlenmeye de
zaman ayırın. Dinlenmek ve uyumak zaman kaybı değil, yatırımdır. Bazen sadece
"hiçbir şey yapmamak", düşünmek, uzanmak için zaman ayırın. Zihnin
serbest kalması yaratıcılığı artırır. Örneğin akşam yemeğinden sonra telefonu
bir kenara bırakıp balkonda sessizce oturmak bile çok iyi gelir.
Özel Hayatınızı da Planlayın
Özel hayatınızda ilgilenmeniz
gereken şeyleri yalınlaştırdıktan sonra bunları bir listeye yazın. Excel, Word
veya telefonunuzdaki bir not uygulaması olabilir. Sonra yazdıklarınızı önem
sırasına koyun, her birine süre ve tarih atayın. Bu listede bugüne, yarına, bu
haftaya, bu aya, bu yıla ve hatta önümüzdeki yıllara dair
"yapılacaklar" olsun. Bu hafta sonu çocuklarla pikniğe gitmek, ay
sonuna kadar anneanneyi ziyaret etmek, bu yıl yüzme öğrenmek, iki yıl içinde
hayalinizdeki ülkeyi gezmek gibi.
Gerçekçi süreler koyduktan sonra
listenize uyun. Yapacaklarını planla, planladıklarını yap. Listenize her gün
yeni şeyler girecek, yapılanlar çıkacak. Her sabah veya akşam birkaç dakikada
güncellediğiniz böyle bir listeniz olursa, özel hayatınızda yapmak istediğiniz
pek çok şeye zaman ayırabildiğinizi, hem sizin hem de sevdiklerinizin daha
mutlu olduğunu göreceksiniz.
Yalnız özel hayatınızı iş
hayatınız kadar sıkı planlamayın. Planınızda plansızlığa da yer olsun.
Kendiliğinden gelişen bir sohbete, ani bir davete, "hadi çıkalım"
diyen bir arkadaşa da yer bırakın. Özel hayat bir proje değil, yaşanacak bir
hayattır.
Özel hayatınızdaki zaman
yönetiminde başarılı olursanız muhtemelen iş hayatınızdaki zaman yönetiminde de
başarılı olacaksınız. Bu ikisi birbirini besler.
Öğrenciler İçin Birkaç Söz
Öğrencilerin zamanı yetişkinlere
göre daha boldur ama dikkat dağıtıcıları da daha çoktur. Onlara ayrı bir makale
ayırdım. Burada sadece en önemli birkaç önerimi tekrarlayayım:
•
Her gün aynı saatte, düzenli olarak ders çalışın.
Verimli çalışırsanız günde 1,5 saat yeterlidir.
•
Ders çalışırken telefonu odanın dışına çıkarın.
Beyniniz aynı anda hem derse hem telefona odaklanamaz.
•
Başlamakta zorlanıyorsanız kendinize "sadece 5
dakika" deyin. Başladıktan sonra devamı gelir.
•
Sınava hazırlığı asla son geceye bırakmayın.
Öğrendiklerinizi düzenli aralıklarla tekrar edin.
•
Anlamadığınız konuları ertelemeyin; öğretmeninize,
YouTube'daki ders videolarına veya yapay zekaya sorun.
•
Uykunuzu, sporunuzu ve arkadaşlarınızı ihmal etmeyin.
Verimli çalışan öğrenciye oyuna ve sosyalleşmeye daha çok vakit kalır.
Ayrıntılı önerilerim için Öğrenciler
İçin Zaman Yönetimi makalemi okuyabilirsiniz.
Son Söz
Hiç kimse zaman yönetiminde
mükemmel olamaz ve her daim zamanını iyi yönetemez. Buna gerek de yoktur. Ama
hayatımızın belli dönemlerinde zaman yönetiminde en iyi performansımızı
göstermemiz gerekir. Nasıl zaman zaman saatlerimizi ayarlıyorsak, zaman yönetimimizi
de zaman zaman gözden geçirmeliyiz. Kötüleştiğini fark ettiğinizde bu tip
makaleleri okuyarak, eğitim alarak veya videolar izleyerek yeniden
iyileştirmeye başlayabilirsiniz.
Zaman yönetimini saplantı haline
getirmeyin. Bu makalede yazanların hepsine her zaman uymaya çalışmayın. Zaman
yönetimini arabanın motorunu çalıştıran marş motoru gibi düşünün. Bir dönem
disiplinli bir şekilde üzerine giderseniz, zamanınızı etkili yönetmeyi
içselleştirirsiniz. Sonra kendiliğinden, çok fazla plan yapmadan ve çaba
göstermeden zamanınızı etkin yönetirsiniz. Doğrusu da budur.
Sonuçta zaman yönetimi takvim
doldurmak değildir. Hayatta neyin önemli olduğuna karar vermek ve ona gerçekten
zaman ayırmaktır.
Bu makaledeki önerileri
uygularsanız işlerinizi daha kısa sürede ve daha az stresle bitirdiğinizi, hem
işinize hem sevdiklerinize hem de kendinize daha çok zaman kaldığını
göreceksiniz. Uzun ve öğretici bir makale oldu. Yılda bir kez okumanız zaman
yönetiminize çeki düzen vermenize yardımcı olacaktır.
Zamana Dair Özlü Sözler
Makalemi, zaman üzerine düşünmüş
insanların sözleriyle bitirmek istiyorum:
Seneca: "Bize
kısa bir ömür verilmedi; biz onu kısa kılıyoruz."
Theophrastos: "Zaman,
insanın harcayabileceği en değerli şeydir."
Hipokrat: "Zaman,
içinde fırsatın bulunduğu şeydir; fırsat ise içinde çok fazla zamanın
bulunmadığı şeydir."
William Penn: "Zaman
en çok istediğimiz ama en kötü kullandığımız şeydir."
Jean de La Bruyère:
"Zamanın kısalığından en çok şikayet edenler, onu en kötü
kullananlardır."
Benjamin Franklin: "Vakit
nakittir."
Benjamin Franklin: "Hayatı
seviyor musunuz? Öyleyse zamanı çarçur etmeyin; çünkü hayat ondan yapılmıştır."
Horatio Nelson: "Hayattaki
bütün başarımı, her zaman çeyrek saat erken davranmama borçluyum."
Arthur Schopenhauer:
"Sıradan insanlar yalnızca zamanı geçirmeyi düşünür; yetenekli insanlar
ise onu kullanmayı."
Charles Darwin: "Hayatından
bir saati bile boşa harcamaya cesaret eden adam, hayatın değerini
keşfetmemiştir."
Mark Twain: "Öbür
gün de pekâlâ yapılabilecek bir işi asla yarına bırakma." (Bu espriyi
"Bugünün işini yarına bırakma" atasözüyle karıştırmayın 😊)
Peter Drucker: "Zaman
en kıt kaynaktır; o yönetilmedikçe başka hiçbir şey yönetilemez."
Alan Lakein: "Zaman
hayattır. Zamanını ziyan eden hayatını ziyan eder; zamanına hakim olan hayatına
hakim olur."
Stephen Covey: "Mesele
takviminizdekileri önceliklendirmek değil, önceliklerinizi takviminize
koymaktır."
Warren Buffett: "Zamanınızın
kontrolünü elinizde tutmalısınız ve bunu hayır demeden yapamazsınız. İnsanların
hayattaki gündeminizi belirlemesine izin veremezsiniz."
Steve Jobs: "Zamanınız
sınırlı, bu yüzden onu başkasının hayatını yaşayarak boşa harcamayın."
Daniel Kahneman: "Mutluluğu
artırmanın en kolay yolu, zamanınızı nasıl kullandığınızı kontrol etmektir."
Morgan Housel: "Zamanınızın
kontrolünü elinizde tutabilmek, paranın size ödediği en yüksek temettüdür."
J. R. R. Tolkien
(Yüzüklerin Efendisi'nde Gandalf'ın ağzından): "Tek karar vermemiz
gereken şey, bize verilen zamanla ne yapacağımızdır."
Michael Altshuler: "Kötü
haber şu ki zaman uçup gidiyor. İyi haber şu ki pilot sizsiniz."
Not 1: MoSCoW Yöntemi
MoSCoW Yöntemi, özellikle
yazılım geliştirme, ürün yönetimi ve proje yönetiminde kullanılan bir
önceliklendirme tekniğidir. Günlük iş listesinden çok, bir projenin kapsamına
neyin girip neyin girmeyeceğine karar vermek için kullanılır. Adı İngilizce
"must", "should", "could" ve "won't"
kelimelerinin baş harflerinden gelir (aradaki "o" harfleri okunuşu
kolaylaştırmak için eklenmiştir). İşler dört gruba ayrılır:
•
Must Have (Olmazsa Olmaz): Mutlaka yapılması
gereken işlerdir. Yapılmazlarsa proje başarısız olur, süreçler tıkanır, müşteri
şikayet eder, şirket para kaybeder. Örnek: Son teslim tarihi gelen rapor.
E-ticaret sitesinde ödeme sisteminin çalışması.
•
Should Have (Yapılsa Çok İyi Olur): Önemli ama
kritik olmayan işlerdir. İşin kalitesini artırır ama eksikliği sistemi tıkamaz.
Zaman kalırsa yapılır veya ertelenir. Örnek: Raporun görsel düzenlemesi.
Siparişin müşteriye SMS ile bildirilmesi.
•
Could Have (Yapılsa Fena Olmaz): Ekstra değer
katan ama işin başarısını etkilemeyen işlerdir. Örnek: Raporun yanına bir
infografik hazırlamak. Sitede farklı tema seçenekleri sunmak.
•
Won't Have (Bu Sefer Yok): Bu dönemde
yapılmayacak, sonraki döneme bırakılan işlerdir. Tamamen unutulmaz, ileride ele
alınmak üzere kaydedilir. Örnek: Raporun İngilizce versiyonu. Yapay zeka
destekli ürün öneri sistemi.
MoSCoW'un en büyük faydası,
kapsamı sürekli genişletme hevesini frenlemesidir. "Won't Have"
listesine bir şey yazmak, "bunu şimdi yapmıyoruz" demeyi
kolaylaştırır.
Not 2: Triyaj Sistemi
"Triyaj" (triage),
Fransızca "ayırmak, sınıflandırmak" anlamına gelen bir kelimedir.
Savaş, doğal afet, büyük kaza gibi durumlarda veya yoğun acil servislerde,
sınırlı kaynakları (doktor, malzeme, zaman) en çok hayatı kurtaracak şekilde
kullanmak için hastaları önceliklerine göre sınıflandırma yöntemidir. Temel
kategoriler şunlardır:
•
Kırmızı (Hemen): Hemen müdahale edilmezse kısa
sürede hayatını kaybedebilecek hastalar. Örnek: Ağır kanama, solunum güçlüğü.
•
Sarı (Bekleyebilir): Durumu ciddi olan, müdahale
gerektiren ama hemen hayati tehlikesi olmadığı için bir süre bekleyebilecek
hastalar. Örnek: Kırıklar, orta dereceli yanıklar.
•
Yeşil (Hafif): Küçük yaralanmaları olan, kendi
başının çaresine bakabilen veya çok daha sonra müdahale edilebilecek hastalar.
Örnek: Küçük kesikler, morluklar.
•
Siyah: Mevcut kaynaklarla kurtarılması mümkün
olmayan durumlar. Bu en zor kategoridir; amaç kaynakları kurtarılabilecek
kişilere yönlendirmektir.
Zaman yönetiminde triyaj aynı
mantıkla, bir benzetme olarak uygulanır. İşlerimizi hasta gibi düşünür ve
sınırlı zamanımızı en çok etkiyi yaratacak şekilde dağıtırız:
•
Kırmızı Bölge: Hemen ilgilenilmezse ciddi zarar
doğuracak işler (krizler, son dakika işleri, acil müşteri sorunları). Bunları hemen
yapın.
•
Sarı Bölge: Önemli ama birkaç gün bekleyebilecek
işler (planlama, strateji, beceri geliştirme, önemli ilişkileri besleme).
Bunları takviminize yerleştirin. Yalnız sarı bölgedeki işleri çok
bekletirseniz kırmızıya dönerler.
•
Yeşil Bölge: Başkasının yapabileceği veya çok az
emekle halledilebilecek işler (bazı e-postalar, rutin talepler, katılmanız şart
olmayan toplantılar). Bunları devredin veya en aza indirin.
•
Siyah Bölge: Zamanınıza değmeyecek, hiçbir değer
üretmeyen işler (amaçsız sosyal medya gezintisi, dedikodu, gereksiz
tartışmalar). Bunları listenizden silin.
Triyajın Eisenhower Matrisi'nden
farkı, sürekli yenilenmesidir. Acil serviste triyaj her yeni hasta geldiğinde
yeniden yapılır. Siz de gün içinde yeni bir iş geldiğinde "Bu hangi
renk?" diye sorarak hızlıca karar verebilirsiniz.
Not 3: Bu makale yapay
zekadan (AI) yardım alınarak revize edilmiştir.
