Günümüzde şirket büyütmek ya da ayakta tutmak, sadece iyi
ürün üretmekle ya da iyi hizmet vermekle olmuyor. Mali tabloları okuyamayan,
nakit akışını planlayamayan, kârlılık analizini yapamayan patronlar,
işletmelerinin geleceğine yön veremez.
Finansal verileri anlamadan şirket yönetmek, gözleri bağlı
araba kullanmaya benzer. Patron olarak mali verileri talep etmeniz, incelemeniz
ve anlamanız, şirketinizi kontrol altında tutmanızı sağlar.
Patronlar genellikle satışlara (alınan siparişlere veya
kesilen faturalara), gelen paraya (tahsilatlara), alacaklara ve yapılacak
ödemelere odaklanırlar. Zaten pek çoğu gününü ödeme denkleştirmeyle geçirir.
Pek azı işine, işini/kurumunu geliştirmeye, yenilik (inovasyon) yapmaya,
sektörünü ve rakiplerini incelemeye, müşteri beklentilerini anlamaya odaklanır.
Mikro işletme sahibi patronlar (yani esnaflar) mali veri
takibini genellikle nakit bazlı yapar. Sadece alacaklarına ve borçlarına
odaklanır. Defter üzerinden alacak vereceğini takip eder. Daha derinine inmez.
Günü kurtardıysa daha fazla mali veriye bakmaya gerek duymaz. Alacağı varsa
telefon açar, borcu varsa telefona çıkmaz. Biraz iyi olanı Excel’de carilerinin
(müşteri ve tedarikçi hesaplarının) cirolarına da bakar. Kime çok satmış, kime
az satmış, kimden çok almış, kimden az almış bir göz gezdirir. Mali müşaviri
vardır, ona kestiği faturaları ve aldığı faturaları gönderir. Sonra ne kadar
KDV ve stopaj çıktığını öğrenir. Çıkan rakamları da kuzu kuzu öder. Gelen ve
giden faturaların eksiksiz gönderildiğinden ve eksiksiz işlendiğinden emin
olmak gibi kaygısı veya çabası yoktur. Geçici vergisini ve kurumlar vergisini
de kuzu kuzu öder. Bu vergilerin belirlenmesine neden olan beyannameleri mali
müşavirinden talep etmek aklının ucundan geçmez.
Esnaftan hallice olan orta ölçekli firmalarda (KOBİ’lerde)
da mali verilere dair bilinç çok fazla değildir. %50’si esnaflar gibidir. Diğer
KOBİ patronların büyük kısmı finansal verilere önem verir ama bu metodik ve
derinlikli bir odaklanma şeklinde değildir. Daha çok nakit durumu, ciro,
kar-zarar gibi yüzeysel göstergelerle ilgilenirler. Detaylı finansal analiz,
oran analizi, bütçeleme gibi konulara genellikle yeterince vakit ayırmazlar. Bazı
araştırmalara göre KOBİ patronlarının %60’ının finansal rapor okumada yetersiz
olduğu, %70’inin bütçe ve finansal planlama yapmadığı görülmüştür.
KOBİ’lerin muhasebecileri veya muhasebe departmanları vardır
ama muhasebeyi daha çok “vergi takipçisi ve beyannameci” olarak görme eğilimindedirler.
Raporlama, denetim ve karar süreçlerine muhasebeyi sokmazlar. Çoğu KOBİ,
muhasebecisini yalnızca; KDV, Muhtasar, SGK gibi beyanname hazırlamak, vergi
cezası çıkmasın diye evrak düzeni kurmak, bordro ve işe giriş/çıkış işlemleri
için kullanır. Muhasebeci, sadece "kanuni yükümlülükleri yerine getiren
biri" olarak algılanır, "vergi memurunun temsilcisi" gibi görülür.
Hoş, muhasebeci de pek farklı düşünmez. O da kendisini;
irsaliye düzenleyen, fatura kesen, tedarikçilerden, alış-verişten, elektrik-su
gibi aboneliklerden gelen faturaları kayda alan, bu belgeleri biriktirip mali
müşavire gönderen, bankacılık işlemleri yapan, kasa tutan kişi olarak görür. Oysa
muhasebenin işi çok daha stratejiktir.
Patronlar biraz bilgili muhasebecilerine genellikle "Şu
fatura ne zaman kesilmeli?", "Bu harcamayı gider yazar mıyız?",
"Kâr dağıtırsak ne olur?" gibi sorular sorar. Yine de veriye
dayalı karar süreçlerinde aktif olarak kullanmazlar muhasebecilerini. Böyle
olunca da muhasebeci sadece "sorulursa cevap veren" kişidir;
stratejik katkı veremez.
Oysaki muhasebecilerine ve mali müşavirlerine doğru soruları
sorabilseler, doğru raporları talep edebilseler, ölçerek yönetmeyi bilseler,
mali verileri okumayı öğrenseler işe bakışları çok değişecek, işlerini daha iyi
yönetebilecekler. İş hayatında 40.yılını kutlamış ama bilanço nedir bilmeyen
patronlar gördüm ben. Mali verilerin neler olduğunu bilmeden, mali verileri
yorumlamayı bilmeden şirketinizi kurumsallaştırmanız maalesef mümkün değildir.
Bir zamanlar size çok kazandıran sezgilerinizle şirketinizin performansını
anlamanız artık mümkün değildir. Rakipleriniz kılı kırk yararken, her türlü
veriyi araştırıp, anlamlı bilgilere ulaşmaya çalışırken siz sadece bakiyelerle
ilgilenerek bir yere varamazsınız, şirketinizi BOBİ yapamazsınız.
Büyük (kurumsal) firmaların patronlarının bazıları (özellikle
yönetim kurulu başkanları veya CEO pozisyonundaki patronlar) genelde mali
verilerle düzenli olarak ilgilenir. Bu ilgilenme, yönetim raporları, finansal
tablolar, nakit akış analizleri ve KPI’lar (performans göstergeleri) üzerinden
olur. Genellikle muhasebe/finans müdürlerinden raporlar alırlar ve karar alma
süreçlerinde bu verileri kullanırlar. Yine de pek çok büyük işletme patronları
KOBİ hatta esnaf düzeyinde mali verilerle ilgilenir. Mali veriler yalnızca “bir
şeyler kötü gittiğinde” gündeme gelir. Veriye değil, sezgiye dayalı, tepkisel
ve kısa vadeli kararlar alınır. Vergi odaklı düşünce yapısı, gerçek mali
performans analizlerinin önüne geçer. (Vergiden kaçınma veya vergi kaçırma
niyetleriyle mali verilere bakarlar.) Bilinçli olanları ise şirketini yönetmek
ve büyütmek için hangi mali verilere bakacağını, muhasebesinden ve diğer
yöneticilerden hangi mali verileri talep edeceğini bilir. Düzenli olarak mali
raporları inceler. Hatta bizzat kendisi ERP’ye girerek bu raporların
doğruluğunu teyit eder. Mali verilerin düzgün alınabilmesi için ERP’nin
değerini ve ERP’ye doğru giriş yapılmasının önemini bilir. Hatta “dashboard”
sistemleriyle özet verilere erişmek ister. Bu özet göstergelerde bir anomali
varsa detaya girip incelemeyi bilir. Muhasebe departmanıyla birlikte maliyet
kontrol sistemleri kurar, nakit akış projeksiyonu yapar, vergi optimizasyonuna
zaman ayırır. Muhasebecisi “finansal koç” gibi çalışır, işletme performansına
doğrudan katkı verir.
Firmaların büyük bölümü muhasebecilerini potansiyelinin çok
altında kullanıyor. Oysa iyi kullanılan bir muhasebeci, sadece ceza önleyen
değil, büyüme ve kârlılık sağlayan bir yol arkadaşıdır. Bu değişim için hem
patronun bilinçlenmesi hem de muhasebecinin danışmanlık rolünü üstlenmeye hazır
olması gerekir.
Bir şirkette muhasebenin temel görevleri, işletmenin
finansal işlemlerini doğru ve sistematik bir şekilde kaydederek, bu bilgileri
analiz etmek ve ilgili taraflara (işletme içi yönetim, dış kullanıcılar -
yatırımcılar, vergi dairesi, bankalar vb.) anlamlı raporlar sunmaktır.
Bu görevler, şirketin büyüklüğüne ve yapısına göre farklı
muhasebe bölümleri veya kişileri tarafından yerine getirilebilir (Genel
Muhasebe, Maliyet Muhasebesi, Yönetim Muhasebesi gibi). Ancak temel amaç her
zaman şirketin finansal sağlığını doğru bir şekilde yansıtmak ve yasal
yükümlülüklerini yerine getirmektir.
Pek çok şirketin muhasebesi “ön muhasebe” yapabilme
kapasitesindeyken, pek azı “genel muhasebe” yapabilme kapasitesine sahiptir.
·
Ön Muhasebe, genellikle şirketin ana muhasebe
departmanından (genel muhasebe) önce, işlemlerin ilk kez kaydedildiği ve
belgelendirildiği süreçleri ifade eder. Daha çok günlük ve rutin finansal
işlemlerin takibi ve organize edilmesi ile ilgilidir.
·
Ön muhasebe, genellikle daha az teknik muhasebe
bilgisi gerektirir ve daha çok işlemlerin ilk kaydı, takibi ve belgelerin
düzenlenmesi/organize edilmesi üzerine odaklanır. Bu ön muhasebe kayıtları ve
belgeler, daha sonra genel muhasebe departmanı tarafından devralınır.
·
Genel muhasebe, ön muhasebeden gelen verileri
kullanarak yevmiye, kebir gibi defterlere kayıt yapar, mizan düzenler, vergi
beyannamelerini hazırlar, mali tabloları oluşturur ve yasal raporlama
yükümlülüklerini yerine getirir. Yani, ön muhasebe genel muhasebenin veri
kaynağıdır.
Orta ve büyük ölçekli pek çok firmada finans bölümü de
vardır. Bunlar birbirine yakın (bağlı) çalışsa da, farklı temel görevlere ve
odak alanlarına sahiptirler. Muhasebe daha çok geçmişteki finansal işlemlerin
kaydedilmesi ve raporlanması ile ilgilenirken, Finans departmanı daha çok
gelecekteki finansal kaynakların yönetimi, planlaması ve değer yaratma üzerine
odaklanır. Muhasebe, bir şirketin finansal tarihini doğru bir şekilde kaydeder.
Finans ise bu tarihi temel alarak şirketin finansal geleceğini planlar ve
yönetir. Muhasebe, finans için gerekli olan temel ve güvenilir veriyi sağlar.
Finans ise bu veriyi yorumlayarak ve analiz ederek işin "nasıl daha iyi
para kazanabileceği", "nereye yatırım yapması gerektiği" veya
"nasıl daha az riskle çalışabileceği" gibi stratejik sorulara cevap
arar. Her iki departman da bir şirketin sağlığı ve başarısı için hayati öneme
sahiptir ve genellikle yakın işbirliği içinde çalışırlar. Büyük şirketlerde bu
iki departman ayrı olabilirken, küçük şirketlerde tek bir kişi veya ekip hem
muhasebe hem de finans görevlerini üstlenebilir.
Finans şirketin ihtiyacı olan nakdin düzenli akmasından, nakit
sıkışıklığı yaşamamasından da sorumludur. Geliyorum diyen nakit darlığını
öngörerek fon yaratmaya çalışır. Bu fonlar; alacakları tahsil etmek, müşterilerden
avans almak, nakit artırıcı kampanyalar düzenlemek, borç bulmak, kredi çekmek
veya şirketin duran varlıklarından bazılarını nakde çevirmek şeklinde olabilir.
Şirketin bütçesini hazırlamak da, ürünlerin fiyatlarını
belirlemek de finans departmanının sorumluluğundadır. Ürünlerin perakende satış
fiyatlarını, bu fiyatlardan müşteri gruplarına yapılacak indirim ve iskontoları
belirlemek de finansın sorumluluğundadır. Onun yapacağı detaylı fiyatlandırma
çalışması neticesinde şirket kar üretebilmelidir. Elbette bu, bütçe yapılırsa
mümkün olur. Yani finans bölümü geleceğe dair gelir-gider hedeflerini koymalı,
buradan da hissedarları tatmin edecek kar hedefi çıkarmalıdır. Sonra da bu
bütçeye uyulup uyulmadığını takip etmelidir.
Bir de firmaların mali konularda destek aldığı mali
müşavirler vardır. İki tür mali müşavir vardır. Mali Müşavir (SMMM) ve Yeminli
Mali Müşavir (YMM), Türkiye'de işletmelerin mali, vergisel ve finansal
işlemlerini mevzuata uygun şekilde yürüten, denetleyen ve raporlayan meslek
mensuplarıdır. Her ikisi de serbest muhasebecilik ve mali müşavirlik mesleği
kapsamındadır ancak yetki ve sorumlulukları farklıdır. Türkiye’de yürürlükte
olan Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlar gereği
birçok şirket için Serbest Muhasebeci Mali Müşavir (SMMM) ile çalışmak yasal
bir zorunluluktur. YMM ile çalışmak, her firma için zorunlu değildir, ancak
bazı özel işlemler için zorunlu hale gelir.
·
SMMM: Şirketin günlük finansal,
muhasebesel ve vergisel işlemlerini yürütür. Şirketin “iç muhasebe sorumlusu”
gibidir.
·
YMM: Şirketin bu işlemlerinin doğru
yapılıp yapılmadığını kontrol eder, tasdik eder ve devlet kurumlarına karşı
resmi güvence sunar. “Dış denetçi” gibi çalışır. SMMM’lerden farklı olarak bazı
resmi raporları imzalama yetkisine sahip, daha yetkin bir meslek mensubudur.
YMM olmak için en az 10 yıl SMMM olarak çalışmak ve özel sınavı geçmek gerekir.
İşletmelerin en temel mali verileri Bilanço ve Gelir
Tablosudur. Bu ikisini şirketler her üç ayda bir vergi dairesine (geçici vergi
beyannamesi ile) bildirir. Daha doğrusu mali müşavirleri bildirir. Bu iki mali
veriye ek olarak verilen birkaç bilgi ile birlikte mali kar ortaya çıkar ve
şirketin ödemesi gereken geçici vergi hesaplanmış olur. Bu 2 tablonun yıl
sonunda verileninden ise (Kurumlar Vergisi Beyannamesi) kurumlar vergisi
belirlenmiş olur. Bu yıllık vergiden çeyrek dönemlerde ödenen geçici vergiler düşülür
ve kalanı ödenir. Bu beyannameleri genellikle mali müşavirler hazırlar ve
firmalara sadece ödeme emri dekontunu gönderirler. Firmalar da sadece ödemeyi
yapar. Muhasebeleri dahi beyannameleri mali müşavirlerinden talep etmez.
Halbuki bu beyannamelerde bulunan bilanço ve gelir tablosu
firmaların en temel KPI’larıdır, yani en kritik performans takip
göstergeleridir. Patronlar bu tabloları her zaman talep etmeli, incelemeli ve
anlamaya çalışmalıdır.
Biliyorum pek çok şirketin gayri resmi işlemleri var,
dolayısıyla vergi dairesine beyan edilen bilançolar ve gelir tabloları gerçeği
yansıtmamaktadır. Eğer öyleyse muhasebenizden veya mali müşavirinden gayri
resmi mali verileri de içeren bilanço ve gelir tablosu da istemelisiniz.
Böylece şirketinizin performansını ve bu performansın zaman içinde nasıl
değiştiğini görebilirsiniz. Elbette en doğrusu gayri resmi işlemler
yapmamanızdır. Çünkü daha az vergi vermek için maliyeyi kandırayım derken, siz
kandırılıyor ve dolandırılıyor olabilirsiniz. Vergi kaçırayım derken paranızı
ve malınızı çaldırıyor olabilirsiniz.
Vergi kaçırmak amacıyla yapılan gayri resmi işlemler (örneğin
faturasız mal satmak, faturasız mal almak, kayıt dışı işçi çalıştırmak gibi
uygulamalar) kısa vadede “nakit rahatlığı” sağlıyor gibi görünse de, uzun
vadede işletme üzerinde yıkıcı etkilere yol açabilir.
Kayıt dışı işlemler kısa vadeli “kâr” sağlasa da, işletmenin
itibarını, sürdürülebilirliğini ve gelecekteki büyüme potansiyelini yok eder. Gayri
resmi işlemleriniz varsa gerçek kâr-zarar tablosu hazırlamakta zorlanırsınız,
muhasebeci size sağlıklı rapor veremez. Yasal olmayan veya kayıtdışı işlemler,
gelir ve giderlerin doğru yansıtılmasını engelleyerek, işletmenin gerçek mali
durumu gizler. Bu da mali tabloların yanıltıcı olmasına yol açar. Faturasız
satışlardan dolayı alacaklarınızı doğru takip edemezsiniz. Bütçeli çalışma
yapmakta zorlanırsınız. Bankalar bilanço bazlı kredi verir. Kârınızı küçük
gösterdiğinizde kredi limitiniz düşer. Şirketinizin değeri doğru hesaplanamaz, çünkü
belgelenmiş ciro, kâr ve varlık eksiktir. Şirketinize ortak bulmakta, ortak
adayını ikna etmekte zorlanırsınız. Yatırımcılar ve bankalar, gayri resmi
işlemler nedeniyle işletmenin güvenilirliğine inanmaz. Bu da finansman almakta
zorluklar yaratır. Kurumsallaşma veya halka arz gibi hayalleriniz imkânsız hale
gelir. Dolandırılmanız da muhtemeldir. Faturasız satışlarınızın tahsilatını kötü
niyetli bir çalışanınız veya ortağınız yapıp cebe atabilir. Stoklarınızın kayıt
dışı olduğunu bilen kötü niyetli çalışanlar ufak ufak stoklarınızı aşırıyor
olabilir. Faturasız mal alan müşteriniz ödeme yapmaktan itina edebilir veya mal
aldığını ispat etmenizi isteyebilir. Gayri resmi işlemlerinizden dolayı
alacağınız cezaların büyüklüğünde bahsetmiyorum bile. (Gayri resmi faaliyetler,
vergi kaçırma veya kayıt dışı işlem nedeniyle sürekli risk taşır. Bu durum,
ileride yüksek ceza ve yaptırımlar ve finansal kayıplar doğurabilir.)
Özetle, gayri resmi işlemler kısa vadede avantaj sağlasa da,
uzun vadede finansal performansı zedeler, güvenilirliği sarsar ve
sürdürülebilir büyümeyi engeller. Gayri resmi işlemlerinizi bir an önce azaltın
ve sonra da tamamen kesin. Her şeyiniz resmi olsun. Böylece içiniz de rahat
eder. Üstelik gayri resmi işlemleriniz olduğu sürece (vergi kaçırdığınız
sürece) asla kendinizi başarılı bir iş adamı olarak göremezsiniz. Sizin için
asıl meydan okuma %100 resmi çalışarak başarılı olmak olmalıdır. (Vergi kaçırmanın
haram yemek olduğundan, yetim hakkı yemeyle eşdeğer olduğundan bahsetmiyorum
bile. Namuslu kurumlar ve bireyler vergi kaçırmaz.)
Neyse Bilanço ve Gelir Tablosuna geri dönelim.
Bu mali verileri nakde sıkıştığınız zaman kredi talep edeceğiniz bankanız da
ister. Bankalar bu 2 tabloya kaynaklık yapan Mizan ile Nakit Akış
Tablosunu da ister. Bir banka kredi verirken şirketin ne kadar kâr
ettiğinden ziyade, borcunu ne kadar güvenilir bir şekilde ve zamanında
ödeyebileceğine odaklanır. Bu nedenle nakit akışı, borçluluk seviyesi, faiz ve
anapara ödeme kapasitesi ve likidite oranları en çok dikkat ettikleri mali
verilerdir. Bu verilere bakarken de tek bir dönemin rakamlarından çok,
trendleri, oranları ve sektör içi karşılaştırmaları önemserler.
Eğer bir holdingin parçasıysanız (iştiraki veya bağlı
şirketiyseniz), holdingin göndereceği denetçi de Bilanço, Gelir Tablosu, Mizan
ve Nakit Akış Tablolarınızı isteyecektir. Bu tabloların gerçekle örtüşüp
örtüşmediğine denetleyecek ve holdinge raporlayacaktır.
Şirketinize bir yatırımcı ortak olacaksa onun mali müşaviri
de aynı tabloları talep edecektir.
Borsaya açık firma olsanız, SPK’ya ve KAP’a da aynı
tabloları her 3 ayda bir bildirmek zorundasınız. SPK’da bu bilgilerinizi halka
açar. Böylece borsa analistleri ve borsada hisse alıp-satanlar bu
tablolarınızdan şirketinizin hisselerinin değerlenip değerlenmeyeceğini
anlamaya çalışır.
O zaman bu mali tabloların ne işe yaradığını biraz açalım.
1)
MİZAN
Mizan, belli bir tarihte (veya dönem sonunda), Defteri
Kebir'de (yani Büyük Defterde) bulunan tüm hesapların borç ve alacak
toplamlarını veya bakiyelerini gösteren bir tablodur. Mizan sayesinde firmanın
durumu daha detaylı görülmüş olur. (Mizan kümülatiftir, yani alındığı tarih ile
yılın ilk günü arasındaki mali işlemleri içerir.)
Not: Mizan kelimesi dilimize Arapçadan girmiştir ve
denge, terazi manasına gelir.
Mizan hazırlamaya giden yol mali işlemlerin belgelerinin
oluştuğu/ulaştığı anda yevmiye kaydının Yevmiye Defterine (yani Günlük Deftere)
girilmesiyle başlar. Yevmiye Defteri’ndeki veriler daha sonra Defteri Kebir’e
işlenmelidir. Defteri Kebir’deki veriler de Mizan’a işlenmelidir. Günümüzde
defter yerine muhasebe programı kullanıldığı için yevmiye kaydı girilir
girilmez Yevmiye Defteri’ne, Dafteri Kebir’e ve Mizan’a otomatik olarak veriler
kaydedilmiş olur.
Mizan hazırlamanın amacı, muhasebenin çift kayıt sistemine
göre borç toplamlarının alacak toplamlarına eşit olup olmadığını kontrol
etmektir. Basitçe söylemek gerekirse, Mizan, Defteri Kebir'deki tüm hesapların
anlık bir özetidir ve borç toplamı ile alacak toplamının eşitliğini sağlamayı
hedefler. Defteri Kebir'deki her hesabın bakiyesi Mizan'a bir satır olarak
yazılır. Defteri Kebir’deki veriler de Yevmiye Defteri’nden (Günlük Defter) gelir.
Mizan'ın borç bakiyeleri sütun toplamı ile alacak bakiyeleri
sütun toplamının eşit olması gerekir. Bu eşitlik, Yevmiye'den Defteri Kebir'e
aktarma işlemlerinde herhangi bir borç/alacak denge hatası yapılmadığını
gösterir.
Muhasebeciler her bir faturanın veya ödemenin hangi
hesapları (alacaklar, borçlar, gelirler, giderler, kasalar, bankalar vb.)
etkilediğini bilerek, doğru şekilde, tek düzen hesap planına uygun olarak, borç
ve alacak kaydını yapmalıdır. Teorik olarak; bir işletmede bir mali işlem
gerçekleşirse (fatura kesilir, fatura gelir, para tahsil edilir, para ödenirse),
bu mali işlemin ispatı olan belge (fatura, dekont, makbuz, banka ekstresi vb.) oluşur.
İşletmenin muhasebecisi, bu kaynak belgeye dayanarak işlemin hangi hesapları
borçlandırdığını ve hangi hesapları alacaklandırdığını belirler. Bu borçlu ve
alacaklı hesapların ve tutarlarının yazıldığı ilk kayda "yevmiye
kaydı" denir. Yevmiye kayıtları, işlemlerin gerçekleştiği tarih sırasına
göre Yevmiye Defteri’ne kaydedilir. Bu defter, tüm muhasebe işlemlerinin
kronolojik bir listesidir. (Elbette muhasebeci bu kaydı yapmadan önce belgenin
doğruluğunu kontrol etmelidir. Önüne gelen her belgeyi kaydetmemelidir.)
Not: Bir işletmede değer ifade eden her hareket bir
hesaba kaydedilmelidir. Şirketin her mali hareketi ilgili hesaba
yatırılmalıdır. Muhasebedeki hesaplar, işletmenin varlıklarını, borçlarını, öz
sermayesini, gelirlerini ve giderlerini izlemek için kullanılır. Mali otorite
tarafından her birine numara verilmiş olan bu hesaplar, işletmelerin finansal
işlemlerini kaydetmek ve raporlamak için kullanılan temel araçlardır.
Modern muhasebe programları, siz faturayı girerken veya
banka hareketini işlerken aslında arka planda otomatik olarak ilgili yevmiye
kaydını oluşturur ve bu kaydı dijital Yevmiye Defteri'ne kaydeder. Yani
programda gördüğünüz giriş ekranları aslında o yevmiye kaydının oluşmasını
sağlayan ara yüzlerdir.
Pek çok firmada kayıtlar (girişler) muhasebeci tarafından
değil, mali müşavir tarafından yapılır. Yani firmanın “ön muhasebecisi”
belgeleri toplar, açıklamalarını yazar ve mali müşavire gönderir. Dolayısıyla
muhasebeciler Yevmiye Defteri’ne giriş yapma metodunu bilmez. Haliyle Defteri
Kebir’e aktarım yapmayı da bilmezler. Doğal olarak Mizan hazırlamayı da
bilmezler. Tüm bunları şirketin mali müşaviri yapar. Dolayısıyla muhasebeciniz
bu kayıtları inceleyip yorum yapma becerisini edinemez.
Sadece uzman muhasebecilere sahip, dolayısıyla genel
muhasebe yapabilen departmanlar ERP programındaki Yevmiye Defteri modülüne
kayıt yapmayı becerir. Zaten bunu yapabiliyorsa Defteri Kebir ve Mizan
otomatikman oluşur. (Şirkete dışarıdan hizmet veren Mali Müşavir sadece
Mizan’daki bakiyelere bakarak doğru giriş yapılıp yapılmadığını anlayabilir ve
yanlış varsa düzeltebilir. Dolayısıyla bu mali müşavir firmaya başka yönlerden
yararlı olmaya çalışır. Örneğin vergi düşürme stratejisi, teşvik alma
fırsatları, şirketin mali ceza yemesini engelleyecek önlemler önerme, şirketin
mali sağlığını koruma önerileri getirme…vb)
Defter-i Kebir, her bir hesabın tüm borç hareketlerini, tüm
alacak hareketlerini ve anlık veya dönem sonu bakiyesini gösterir. Örneğin,
Kasa hesabının Defter-i Kebir sayfasında o dönemdeki tüm nakit girişlerinin
(borç) ve çıkışlarının (alacak) toplamı ve eldeki net nakit (bakiye) görülür.
Aynı şekilde, Satıcılar hesabının sayfasında tüm alınan faturalar (alacak),
yapılan ödemeler (borç) ve kalan borç (bakiye) takip edilir. Kısacası Defteri
Kebir’de her hesabın kendi toplamları ve bakiyesi takip edilir.
Yani, Defter-i Kebir, her bir hesabın detaylı hareketlerini
ve toplamlarını (borç/alacak toplamları) tutar. Mizan ise bu detaylı Defter-i
Kebir kayıtlarının bir özetidir; her hesabın Kebir'deki borç ve alacak
toplamlarını ve bakiyesini alarak tek bir tabloda toplar.
Mizan, Defter-i Kebir'den aldığı bu borç ve alacak
toplamlarının genel toplamlarının birbirine eşit olup olmadığını kontrol etmek
(Borç Genel Toplamı = Alacak Genel Toplamı) ve her hesabın bakiyesini görmek
için kullanılır. Bu eşitlik, yevmiye kayıtlarının Defter-i Kebir'e doğru bir
şekilde aktarıldığının matematiksel bir göstergesidir. Yine de yıl sonundaki
“Kesin Mizan” için detaylı inceleme yapması şarttır. Dönem sonu düzeltme ve
kapanış kayıtları da yapıldıktan sonra Kesin Mizan hazırlanır. Kesin Mizan, tüm
hesapların nihai bakiyelerini listeler.
Kesin Mizan'da yer alan hesap bakiyeleri kullanılarak
Bilanço, Gelir Tablosu ve diğer mali tablolar hazırlanır. 100 ile 299
arasındaki hesaplar Aktif Hesaplardır, 300 ile 599 arasındaki hesaplar pasif
Hesaplardır. İkisi Bilançonun aktif ve pasiflerini verir. 600 ile 799 arasındaki hesaplar Gelir Tablosunun
verilerini oluşturan hesaplardır. 800’lü hesaplar Serbest Hesaplardır,
900’lü hesaplar Nazım Hesaplardır.
2)
BİLANÇO
Bilanço, bir işletmenin belirli bir tarihteki finansal
durumunu gösteren bir tablodur. İşletmenin o tarihteki sahip olduğu varlıkları
ile bu varlıkların hangi kaynaklardan finanse edildiğini (yabancı kaynaklar ve
öz kaynaklar) gösterir.
Not: Bilanço kelimesi dilimize İtalyancadan girmiştir
ve aynı Mizan gibi denge, terazi manasına gelir. Ama muhasebede Mizan muhasebe
hesaplarının bakiye kayıtlarının bulunduğu tablo iken Bilanço şirketin
mizandaki aktif ve pasif hesaplarını ihtiva eden tablodur. Yani bilanço mizanın
bir kısmını ihtiva eder.
Temel Bilanço Denklemi şudur: VARLIKLAR = YABANCI KAYNAKLAR
+ ÖZ KAYNAKLAR
Not: Varlıklara “aktifler” de denir. Yabancı ve öz
kaynakların toplamına “pasifler” de denir. Yabancı Kaynaklara “borçlar” veya
“yükümlülükler” de denir. Öz kaynaklara “öz sermaye” de denir.
Bu denklem, işletmenin sahip olduğu her şeyin (varlıklar) ya
başkalarından (borçlar) ya da sahiplerinden (öz kaynaklar) sağlanan kaynaklarla
elde edildiğini ifade eder. Bilanço bu denklemin her zaman dengede olması
gereken bir anlık görüntüsüdür.
Kesin Mizan'daki varlık hesapları, borç hesapları
(yükümlülükler) ve öz kaynaklar hesaplarının nihai bakiyeleri doğrudan
Bilançonun ilgili bölümlerine aktarılır. Bir başka deyişle 100 ile 599 nolu
hesaplar arasındaki hesaplar bilançoya kaydedilir. (Gelir ve gider hesapları
kapanış kayıtları ile sıfırlandığı için Bilançoda yer almazlar.) Gelir
Tablosunun dibinde oluşan net kar veya zarar, Öz Kaynaklar içinde yer alır.
Bilanço, temel olarak iki ana kısma veya "tarafa"
ayrılır:
1)
Aktif (Varlıklar) Kısmı: İşletmenin sahip
olduğu ekonomik değerleri, yani varlıklarını gösterir. Bu kısım kendi içinde
likidite (nakde dönüşme kolaylığı) sırasına göre ikiye ayrılır:
a)
Dönen Varlıklar (Kısa Vadeli Aktifler):
Bir hesap dönemi (genellikle 1 yıl) içinde nakde dönüşmesi veya kullanılması
beklenen varlıklardır.
i)
Örnekler: Kasa, Bankalar, Alıcılar
(Müşterilerden alacaklar), Stoklar, Peşin Ödenen Giderler, Menkul Kıymetler
(kısa vadeli yatırımlar).
b)
Duran Varlıklar (Uzun Vadeli Aktifler):
Bir hesap döneminden daha uzun süre işletme faaliyetlerinde kullanılmak üzere
elde tutulan veya uzun vadede nakde dönüşecek varlıklardır.
i)
Örnekler: Binalar, Arsalar, Makine ve Tesisler,
Taşıtlar, Demirbaşlar, Şerefiye, Uzun Vadeli Ticari Alacaklar, İştirakler (Uzun
Vadeli Yatırımlar).
2)
Pasif (Kaynaklar) Kısmı: İşletmenin
varlıklarını hangi kaynaklardan sağladığını gösterir. Bu kısım da kendi içinde
vadelerine ve kaynağına göre ikiye ayrılır:
a)
Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar (Kısa Vadeli
Borçlar): Bir hesap dönemi (genellikle 1 yıl) içinde ödenmesi gereken
borçlardır.
i)
Örnekler: Satıcılar (Tedarikçilere borçlar),
Banka Kredileri (kısa vadeli kısmı), Gider Tahakkukları, Ödenecek Vergi ve
Fonlar, Ödenecek SGK Primleri.
b)
Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar (Uzun Vadeli
Borçlar): Bir hesap döneminden daha uzun sürede ödenmesi gereken
borçlardır.
i)
Örnekler: Banka Kredileri (uzun vadeli kısmı),
Çıkarılmış Tahviller, Ertelenmiş Vergi Yükümlülükleri.
c)
Öz Kaynaklar (Öz Sermaye): İşletme
sahiplerinin işletmeye koyduğu sermaye ile işletmenin faaliyetleri sonucunda
elde ettiği ve dağıtılmamış karların (veya zararların) toplamıdır. İşletmenin
borçları ödendikten sonra kalan varlıklar üzerindeki hakkı gösterir.
i)
Örnekler: Ödenmiş Sermaye, Kar Yedekleri, Geçmiş
Yıllar Karları/Zararları, Net Dönem Karı/Zararı.
Bilançonun aktif tarafı "Neye Sahibiz?"
sorusunu, pasif taraf ise "Bu sahip olduklarımızı Kimden/Nereden
Finanse Ettik?" sorusunu yanıtlar.
Bilanço, işletmenin sağlıklı olup olmadığını gösteren bir
tür "mali röntgen"dir. Doğru hazırlanmış bir bilanço,
yatırımcıdan muhasebeciye kadar herkes için güvenilir bir rehberdir. Bütçe
planlaması, kredi başvurusu, ortaklık anlaşmaları gibi birçok alanda
kullanılır.
Bilançonuzu siz talep etmeseniz de, bilançonuza siz
bakmasanız da, birileri, hem de önemli birileri talep edecek ve bakacaktır. Yazının
başında da bahsettiğim gibi bankalar, vergi dairesi, girişimciler (ortak olmak
isteyenler), denetçiler, SAP/KAP, franchise aldığınız firma (yani franchisor),
hatta tedarikçileriniz bile bilançonuzu isteyecektir.
·
Bilançonuzu ihmal etmeniz (talep etmemeniz,
okumamanız, anlamamanız) sizin için (patronlar için) çok ciddi sakıncalar
doğurur.
·
Firmanızın borç ödeme gücü hakkında hiçbir
fikriniz olmaz. Kasada ne kadar nakit var, kime ne kadar borçlusunuz,
alacaklarınızı tahsil edebiliyor musunuz gibi kritik bilgilerden mahrum
kalırsınız.
·
Yatırım (hangi varlığı alalım?), finansman (borç
mu alalım, sermaye mi artıralım?) ve operasyonel (stok seviyeleri nasıl
olmalı?) kararlarını, mevcut finansal durumu bilinmeden körü körüne alırsınız, bu
da büyük hatalara ve nakit sıkışıklıklarına yol açabilir.
·
Firmanızın ne kadar borç kaldıracağını
hesaplayamazsınız. Aşırı borçlanıp tıkanabilir, borçlarınızı ödeyemez duruma
gelebilirsiniz. Bu durum iflasa kadar gidebilir.
·
Sahip olduğunuz varlıkların (binalar, makineler,
stoklar vb.) ne kadar verimli kullanıldığını, atıl varlık olup olmadığı anlayamazsınız.
·
İşletmenin fonlarını (hem borç hem öz kaynak)
nerede kullandığı, kaynak dağılımının doğru yapılıp yapılmadığı analiz edemezsiniz.
·
Bilançonuzun güçlü mü zayıf mı olduğunu bilmeden
bankaya başvurur, sonra da bize neden az kredi çıktı veya hiç çıkmadı diye
şaşırırsınız.
·
Bilanço yasal bir defter/tablodur.
Hazırlanmaması veya yanlış hazırlanması vergi ve ticaret hukuku açısından ciddi
cezalara yol açar. Muhasebeciniz veya mali müşaviriniz hazırladıkları bilanço
üzerinden ceza yer, siz de farkında olmadan bunu ödersiniz.
Kısacası, Bilanço bir işletmenin finansal
"check-up" raporudur. Bu rapora bakmamak, sağlığınızı kontrol etmeden
yaşamaya devam etmek gibidir; kritik sorunlar ortaya çıkana kadar farkında
olmazsınız ve o zaman da iş işten geçmiş olabilir. Bu nedenle Bilanço, işletme
yönetimi, sahipleri ve ilgili diğer paydaşlar için vazgeçilmez bir bilgi
kaynağıdır.
3)
GELİR TABLOSU
Gelir Tablosu, bir işletmenin belirli bir hesap dönemi
içindeki (örneğin 1 Ocak - 31 Aralık) tüm gelirlerini ve giderlerini
göstererek, dönem sonunda işletmenin net kar mı yoksa net zarar mı ettiğini
ortaya koyan bir tablodur.
Amacı: İşletmenin dönem içindeki faaliyet performansını
ölçmektir. İşletmenin ne kadar satış geliri elde ettiğini, bu gelirleri elde
etmek için ne kadar maliyete katlandığını ve dönem sonunda "elde ne
kaldığını" (net kar veya zarar) gösterir.
Not: Bilanço belirli
bir tarihteki anlık durumu gösterirken, Gelir Tablosu belirli bir dönemdeki
akışı (performansı) gösterir.
Mizan’daki 600 ile 799 arasındaki hesaplar Gelir Tablosunun
verilerini oluşturan hesaplardır. Mizan’daki bu gelir ve gider hesapları, dönem
sonunda Kar/Zarar hesabına kapatılarak sıfırlandığı için Kesin Mizan'da
bakiyeleri genellikle "0" görünür; ancak Gelir Tablosu bu kapanış
öncesindeki veya kapanış işleminin sonucunu (Net Kar/Zarar) gösteren bir rapordur.
Dolayısıyla, kaynağı doğrudan gelir ve gider hesaplarının dönem sonu
bakiyeleridir (bu bakiyeler Mizan'dan alınır).
Standart bir Gelir Tablosu yapısı şöyledir:
1)
Brüt Satışlar: İşletmenin ana
faaliyetinden elde ettiği toplam satış geliridir. (İndirimler düşülmeden önceki
tutar).
2)
Satış İndirimleri ve İadeler: Müşterilere
yapılan indirimler, iadeler veya bozuk mal teslimi gibi nedenlerle düşülen
tutarlar.
3)
Net Satışlar: Brüt satışlardan satış
indirimleri ve iadelerinin düşülmesiyle elde edilir. İşletmenin fiilen elde
ettiği satış gelirini gösterir.
4)
Satışların Maliyeti: Satılan malın veya
hizmetin maliyetidir. Ticaret işletmelerinde "Satılan Ticari Mallar
Maliyeti", üretim işletmelerinde "Satılan Mamuller Maliyeti"
gibi kalemleri içerir.
5)
Brüt Satış Karı veya Zararı: Net
satışlardan satışların maliyetinin düşülmesiyle elde edilir. Bu, işletmenin
sadece ana alım-satım/üretim faaliyetinden elde ettiği karı gösterir.
6)
Faaliyet Giderleri: İşletmenin esas
faaliyetlerini sürdürmek için katlandığı giderlerdir.
a)
Pazarlama, Satış ve Dağıtım Giderleri: Ürünlerin
satışı ve dağıtımıyla ilgili giderler (reklam, satış komisyonu, nakliye vb.).
b)
Genel Yönetim Giderleri: İşletmenin genel
işleyişiyle ilgili giderler (yönetici maaşları, ofis kirası, temizlik,
kırtasiye vb.).
c)
Araştırma ve Geliştirme Giderleri: Yeni
ürün/hizmet geliştirme için yapılan giderler.
7)
Faaliyet Karı veya Zararı: Brüt Satış
Karı/Zararı'ndan Faaliyet Giderleri'nin düşülmesiyle: elde edilir. Bu,
işletmenin ana operasyonel faaliyetlerinin sonucunu gösterir.
8)
Diğer Faaliyetlerden Olağan Gelir ve Karlar /
Gider ve Zararlar: İşletmenin esas faaliyeti dışındaki, ancak olağan
sayılan gelir ve giderlerdir.
a)
Örnekler: Faiz gelirleri, iştiraklerden temettü
gelirleri, kambiyo karları/zararları, menkul kıymet satış karı/zararı.
9)
Olağan Kar veya Zarar: Faaliyet Karı/Zararı'na
Diğer Faaliyetlerden Olağan Gelir ve Karlar / Gider ve Zararlar’ın
eklenmesi/çıkarılmasıyla elde edilir.
10)
Finansman Giderleri: İşletmenin kredi
veya borçlanma yoluyla sağladığı fonlar için katlandığı maliyetlerdir (faiz
giderleri gibi).
11)
Dönem Karı veya Zararı: Olağan
Kar/Zarar'dan Finansman Giderleri'nin düşülmesiyle elde edilir. Bu, vergi
öncesi nihai karı gösterir.
12)
Vergi (Dönem Karı Vergi ve Diğer Yasal
Yükümlülük Karşılıkları): Dönem karı üzerinden hesaplanan kurumlar vergisi veya
gelir vergisi gibi yasal yükümlülükler için ayrılan karşılıktır.
13)
Net Dönem Karı veya Zararı: Dönem Kar/Zararı'ndan
vergi karşılığının düşülmesiyle elde edilir. Bu, işletmenin belirli bir dönem
sonunda elde ettiği nihai kardır veya zarar ise zarardır.
Yukarıdan da anlaşılacağı gibi Gelir Tablosu, satışlardan
başlayarak ilgili maliyet ve giderleri adım adım düşerek nihai kar veya zarara
ulaşan bir "akış" raporudur.
Aşağıdaki şekil gelir tablosunun nasıl düzenlendiğiniz
anlamanıza yardımcı olacaktır.
|
Vergi |
Net Kar |
|||||||||||||||||||||||||||
|
Finansman |
Dönem Karı |
|||||||||||||||||||||||||||
|
Faaliyet Giderleri |
Faaliyet Karı |
Faaliyet Dışı |
||||||||||||||||||||||||||
|
Satışların Maliyeti |
Brüt Kar |
|||||||||||||||||||||||||||
|
İadeler |
İndirimler |
Net Satışlar |
||||||||||||||||||||||||||
|
Brüt Satışlar |
||||||||||||||||||||||||||||
|
Yurtiçi Satışlar
Yurtdışı Satışlar
Diğer Satışlar |
||||||||||||||||||||||||||||
Gelir Tablosuna bakmazsanız neler mi olur?
·
İşletmenin gerçekten kar edip etmediği, ediyorsa
ne kadar ettiği anlaşılamaz. Zarar eden bir iş kolunun veya ürünün farkında
olunmaz ve bu faaliyetler kar eden kısımları da aşağı çekebilir. Gelir tablosuna
bakmayan pek çok patron zararına satış yaptığının farkında değildir. Sürekli
zarar eden bir işletmenin sürdürülebilirliği yoktur.
·
Hangi giderlerin aşırı arttığı, hangi alanlarda
tasarruf potansiyeli olduğu görülemez. Bu da gereksiz maliyetlere ve düşen
karlılığa yol açar.
·
Hangi ürün/hizmetlerin daha çok gelir getirdiği,
hangi müşterilerin daha karlı olduğu anlaşılamaz. Odaklanılması gereken alanlar
tespit edilemez.
·
Karlı olmayan veya karlılığı takip edilmeyen bir
işletmenin piyasa değeri düşük olur.
·
İşletme büyüme, küçülme, yeni pazarlara girme
gibi stratejik kararları alırken yeterli bilgiye sahip olamaz.
·
Gelir tablosu takip etme ve okuma kültürü
olmayan firmanın bütçe hazırlaması, bütçeli çalışması hayaldir.
·
Gelir Tablosu, kurumlar/gelir vergisi
beyannamesinin temelini oluşturur. Hazırlanmaması veya yanlış hazırlanması
vergi incelemelerinde ciddi cezalara neden olabilir.
Özetle, Gelir Tablosu işletmenin "kalp atışıdır".
Bu atışları takip etmemek, işletmenin ne kadar sağlıklı çalıştığını bilmemek
demektir. Kararların bilinçli ve stratejik olarak alınabilmesi, risklerin
yönetilebilmesi ve işletmenin sürdürülebilirliğinin sağlanması için Gelir
Tablosu'nun düzenli olarak incelenmesi ve analiz edilmesi hayati önem taşır.
4)
NAKİT AKIŞ TABLOSU
Nakit Akış Tablosu, bir işletmenin belirli bir hesap dönemi
içinde (örneğin 1 Ocak - 31 Aralık) nakit giriş ve çıkışlarını gösteren bir
finansal tablodur. İşletmenin bu dönemde nakdi nereden elde ettiğini ve nakdi
nereye harcadığını üç ana faaliyet türüne göre sınıflandırarak sunar.
Amacı: İşletmenin likidite durumunu ve nakit yaratma
yeteneğini göstermektir. Bilanço anlık bir durum, Gelir Tablosu ise kar/zarar
performansını gösterir (tahakkuk esasına göre). Nakit Akış Tablosu ise, bu
tablolardaki verilere dayanarak gerçekte kasaya giren veya çıkan nakit
hareketlerini ortaya koyar. Kâr eden bir şirket bile nakit sıkıntısı
yaşayabilir (örneğin, satışları tahsil edemediği için); bu tablo bu tür
durumları görmeye yardımcı olur.
Muhasebe tahakkuk esasına göre çalışır; yani gelirler
kazanıldığında, giderler ise yapıldığında (ödenip ödenmediğine bakılmaksızın)
kaydedilir. Nakit Akış Tablosu ise sadece nakdin el değiştirdiği işlemleri
dikkate alır.
Nakit Akış Tablosu, işletmenin nakit akışını üç ana faaliyet
türüne ayırır:
1)
Operasyonel Faaliyetlerden Nakit Akışlar:
İşletmenin ana, gelir getirici faaliyetlerinden kaynaklanan nakit giriş ve
çıkışlarını gösterir. Bu kısım, işletmenin esas operasyonlarından ne kadar
nakit ürettiğini veya tükettiğini görmek açısından en kritik kısımdır.
a)
Örnekler: Müşterilerden tahsil edilen nakit,
tedarikçilere ve çalışanlara yapılan nakit ödemeleri, vergi ödemeleri
(faaliyetle ilgili olanlar).
b)
Bu kısım genellikle Gelir Tablosu'ndaki Net
Kar'dan başlanarak (Dolaylı Yöntem) nakit akışı yaratmayan gelir ve giderlerin
(amortisman gibi) ve çalışma sermayesindeki değişimlerin (stok artışı/azalışı,
alacak artışı/azalışı gibi) düzeltilmesiyle hesaplanır.
2)
Yatırım Faaliyetlerinden Nakit Akışları:
İşletmenin uzun vadeli varlık edinimi ve satışı ile ilgili nakit hareketlerini
içerir. İşletmenin büyüme veya varlık satışı stratejileri hakkında bilgi verir.
a)
Örnekler: Duran varlık (bina, makine, araç vb.)
alımı için yapılan ödemeler (çıkış), duran varlık satışı karşılığı tahsil
edilen nakit (giriş), diğer işletmelerin hisse senedi veya tahvillerinin
alımı/satımı (uzun vadeli yatırımlar), diğer işletmelere verilen borçlar ve
tahsilatları.
3)
Finansman Faaliyetlerinden Nakit Akışları:
İşletmenin öz kaynak ve borç kaynaklarından fon sağlama ve geri ödeme
faaliyetleriyle ilgili nakit hareketlerini gösterir. İşletmenin finansman
yapısı ve borç ödeme gücü hakkında bilgi verir.
a)
Örnekler: Banka kredisi kullanımı (giriş), banka
kredisi geri ödemesi (çıkış), hisse senedi ihracı karşılığı tahsil edilen nakit
(giriş), temettü ödemeleri (çıkış), borçlanma senetleri (tahvil gibi) ihracı
veya geri ödemesi.
Bu üç faaliyet türünden elde edilen net nakit akışları
toplanarak, dönem sonundaki net nakit değişimine ulaşılır. Bu değişim, dönem
başı nakit bakiyesine eklendiğinde dönem sonu nakit bakiyesini vermelidir. Bu,
tablonun doğruluğunu teyit eden bir kontroldür.
Fark ettiyseniz çeşitli kurumların sizden istediği bu nakit
akış tablosu geçmişi göstermektedir. Yani sizin (firmanızın) geçmişte nakit
sıkışıklığı yaşayıp yaşamadığınızı öğrenmek içindir. Elbette siz de
geçmişinizdeki nakit darboğazlarınızı görün ve bunlardan ders çıkarın. Ama
sizin asıl geleceği gösteren nakit akış tablosuna ihtiyacınız vardır.
Geleceği gösteren nakit akış tablosunda gelecekte alacağınız
ödemeler ile gelecekte yapacağınız tahsilatlar haftalık olarak işlenir. Böylece
önünüzdeki haftalarda yapacağınız tahsilatlar ile yapmanız gereken ödemeleri
karşılayıp karşılamayacağınızı görebilirsiniz. Temkinli ve tedbirli olmak için
herhangi bir hafta için beklediğiniz tahsilatları, sonraki haftanın ödemelerine
tahsis etmelisiniz. Örneğin 25.haftanın tahsilatları 26.haftanın ödemelerini
karşılamalıdır. Tahsilatlar ve ödemeler denkleşiyorsa ne ala, denkleşmiyorsa ya
olumludur, ya da olumsuz. Şöyle ki;
·
Tahsilatlarınız ödemelerinizin üzerindeyse
olumlu (ki bu fark sonraki haftanın tahsilatına eklenmelidir)
·
Ödemeleriniz tahsilatlarınızın üzerindeyse
olumsuz (ki bu fark için borç bulmanız veya kredi çekmeniz veya ödemeyi
erteletmeniz gerekebilir)
Eğer yapmanız gereken ödemelere hakim değilseniz, yaptığınız
tahsilatlardan bu ödemelere fon ayırmazsınız. Bu durumda ödeme zamanı
geldiğinde de tutuşursunuz. Bu yüzden basiretli bir patron veya becerikli bir
finansçı yapılacak ödemeleri tarihleri ve miktarlarıyla kayda alıp, bu
ödemeleri zamanında eksiksiz olarak yapmak için en geç bir gün öncesinden
tahsilat yaparak parayı hazır bulundurmaya çalışmalıdır. Tahsilatların
yetişmesi mümkün gözükmüyorsa, bankalardan kredi temin etme veya başka
kaynaklardan borç bulma faaliyetlerine girişmelidir. Borçlarını ödeyemeyen
firmalar tüm sosyal paydaşların gözünde itibar kaybeder.
·
Nakit akışı ödemelerle tahsilatları
denkleştirmektir. Pek çok firma alacaklarını iyi takip etmez ve tahsilat için
pres yapmaz. Bu yüzden ödemelerini geciktirir ve tedarikçilerin ödeme talebi
yüzünden bunalır.
·
Banka kredisi kullanan pek çok firmanın
kullandığı krediden daha fazla müşterilerden alacağı vardır. Ne kadar alacağı
olduğunu bilemeyen firmalar boşu boşuna banka kredisi kullanır. Halbuki
müşterilerine tahsilat için tatlı sert baskı kursa banka kredisine gerek
duymadan borçlarını ödeyebilir.
·
İflas eden pek çok şirket zarar ettiği veya
borçlarından dolayı değil, nakit akışları bozulduğu için batmıştır.
·
Bir araştırmaya göre KOBİ’lerin patronları gün
içinde zamanlarının (ve dolayısıyla emeklerinin) %70’ini para bulmaya,
tahsilatla ilgilenmeye, alacaklılarla konuşmaya, bankalarla görüşmeye, paranın
nerden gelip nereye gittiğini incelemeye ayırmaktadır. Bu da onların işlerini
geliştirmelerine önemli engel teşkil etmektedir.
Gerek geçmişi gösteren gerekse geleceği öngören Nakit Akış
Tablolarının göz ardı edilmesi, bir işletmenin finansal sağlığı açısından en
tehlikeli ihmallerden biridir ve çok ciddi sonuçlar doğurabilir:
·
İşletme karlı görünse bile, eğer satışlarını
tahsil edemiyor veya stoklara/alacaklara çok fazla nakit bağlıyorsa, maaşları,
tedarikçileri veya banka borçlarını ödeyemeyebilir. Bu durum ödeme güçlüğüne ve
hatta iflasa yol açabilir ("Nakitsizlik kardan daha tehlikelidir"
sözü bu yüzdendir).
·
Borç ödeme kapasitesi bilinmeden alınan krediler
veya yanlış sermaye planlaması ciddi finansal sıkıntılara neden olabilir.
·
Nakit pozisyonu bilinmeden yapılan yatırımlar
(yatırım faaliyetleri), ya finansman bulmada zorluk yaratır ya da işletmeyi
aşırı borçlandırır. Yeterli nakit olmadığı için karlı yatırım fırsatları
kaçırılabilir.
·
Eğer nakit akışları takip edilmiyorsa, işletme
gereğinden fazla nakit tutarak bu fonların getiri sağlamasını engelleyebilir.
·
Müşterilerden alacakların zamanında tahsil
edilip edilmediği veya tedarikçilere ödemelerin ne zaman yapıldığı gibi
operasyonel nakit yönetimindeki aksaklıklar fark edilemez.
·
Beklenmedik nakit sıkıntıları veya ihtiyaçları
karşısında hazırlıksız yakalanma riski artar.
·
Nakit yaratma yeteneği zayıf olan veya nakit
akışlarını şeffaf bir şekilde raporlamayan işletmeler yatırımcılar gözünde
güven kaybeder.
Nakit akışınızı düzen sokmak için tahsilatlarınıza ayrı bir
önem vermeniz gerekir. Maalesef Türkiye’de iş dünyası açık hesap
(bakiyeli/veresiye ticaret) ve vadeli ödemeyle dönmektedir. «Para bu tarafa,
mal bu tarafa» yerine önce mal/hizmet verilir, sonra (epey sonra) ödeme alınır.
Yani vadeli satış yapmaktadırlar. Genelde firmalar müşterilerini finanse
etmektedir.
Genellikle ödeme de mal/hizmet teslimini takip eden ayın son
günü olur. O gün geldiğinde ise havale transferi yerine müşteri çek önerir. Pek
çok iş adamı da bunu (ehveni şer olarak) kabul eder. Elbette müşterilerinden
gördüğü bu muameleyi kendisi de tedarikçilerine yansıtır. Yani o da önce
malı/hizmeti alır, hesabı ise çok sonra kapatır.
Bakiyeli (açık hesap) çalışmak Türkiye’de adet olmuştur.
Yalnız firmalar alacaklarını maalesef sıkı takip etmemektedirler. Zamanında
tahsilat yapmamakta, bakiye yaşlandırmalarına bakmamakta, anlaşmanın dışında
vadeli ödeme almakta, tahsilat gecikmelerinden dolayı «vade farkı» veya «kur
farkı» gibi faturalar müşterilerine kesememektedirler. (Alacaklarınız son 12 aydaki satışlarınızın %8
ve daha fazlası ise bu hiçte iyi değildir. %5 düzeyine çekmenizde fayda vardır.)
Alacaklarınıza dair aşağıdaki önlemleri almalısınız;
·
Muhasebe/finans sorumlunuz alacaklara dair her
müşterinin bakiyesini; gecikmiş bakiye ve normal bakiye olarak ayrı ayrı
çıkarmalıdır. Gecikmiş bakiyenin ve normal bakiyenin yaşlandırmasını ayrı ayrı
belirtmelidir. Gecikmiş bakiyelerden dolayı finansal kaybı da raporlamalıdır.
·
Mutlaka her hafta muhasebe/finans sorumlunuz
satıcılarınızla Alacaklar Toplantısı yapmalıdır. Müşterilerin gecikmiş ve
normal bakiyelerini bildirmeli, beklediği tahsilatları belirtmelidir.
·
Muhasebe/finans sorumlusu gecikmiş bakiyesi olan
firmalara mail atmalı, ne kadarlık bir ödeme talep ettiğini vadesini de
belirterek bildirmelidir. Bu mailin CC’sinde ilgili satıcı (müşteri temsilcisi)
da olmalıdır.
·
Müşterilerinizle yapacağınız anlaşmalarda
geciken ödemeler için vade farkı veya kur farkı faturası keseceğinizi eklemeniz
yararınızadır. Pek çok firma bunları anlaşmasına koyduğu için ödemelerini tıkır
tıkır alır. Alamadığında da vad/kur farkı faturasını yansıtarak finansal
kaybını amorti eder.
Özetle, Gelir Tablosu işletmenin "ne kadar
başarılı" olduğunu gösterirken, Nakit Akış Tablosu bu başarının nakit
olarak ne kadarını gerçekte cebine koyabildiğini gösterir. Bir işletmenin uzun
vadeli varlığı için karlı olmak şarttır, ancak kısa vadedeki varlığı için nakit
sahibi olmak hayatidir. Nakit Akış Tablosuna bakmamak, sadece "kâr
ediyorum" deyip faturayı ödeyemediğiniz bir durumla karşılaşma riskini
taşır. Bu nedenle, patronlar, işletme yönetimi, finans yöneticileri,
yatırımcılar ve kredi verenler için Nakit Akış Tablosu vazgeçilmez bir analiz
aracıdır.
Firmaların en önemli KPI’ları diyebileceğimiz Mizan,
Bilanço, Gelir Tablosu ve Nakit Akış
Tablosu’ndan kısaca bahsettik. Bunlarla ilgili internette pek çok bilgi
bulacağınız gibi, Youtube’da videolar da bulabilirsiniz. Özellikle videoları
izleyerek anlattıklarımı daha iyi kavrayabilirsiniz.
Mali tabloları doğru analiz etmek için aşağıdaki temel
yetenekler geliştirilmelidir:
·
Finansal Okuryazarlık: Mali terimleri,
kavramları ve temel göstergeleri anlamak (örneğin, aktif, pasif, gelir, gider,
kâr, zarar).
·
Temel Muhasebe Bilgisi: Muhasebe
prensiplerini ve finansal tabloların nasıl hazırlandığını bilmek.
·
Finansal Analiz Teknikleri: Oran analizi
(karlılık, likidite, verimlilik oranları), trend analizi ve karşılaştırmalı
analiz yapabilmek.
·
Rasyonel Düşünme ve Yorumlama: Finansal verileri
subjektif olmadan, objektif ve eleştirel bir bakış açısıyla değerlendirebilmek.
·
Sabit ve Değişken Kalemleri Tanıma: Gelir
ve gider kalemlerinin işletmenin performansını nasıl etkilediğini anlamak.
·
İstatistik ve Veri Analizi: Finansal
verileri sayısal olarak analiz edip, anlamlandırabilmek.
·
Stratejik Düşünme: Finansal bilgiyi,
işletmenin genel stratejisi ve hedefleriyle ilişkilendirebilmek.
·
Teknolojik Beceri: Finansal analiz
yazılımları ve araçlarını kullanabilmek (Excel, finansal analiz programları).
Bu yetenekler, finansal tabloları yalnızca okumak değil,
aynı zamanda işletmenin finansal sağlığı, riskleri ve büyüme potansiyeli
hakkında doğru ve güvenilir kararlar almak için temel sağlar.
Elbette patronların odaklanması gereken başka mali konular
da var. Örneğin; firma değeri, örneğin; marka değeri, örneğin; rasyolar,
örneğin; faaliyet raporu, örneğin; kritik performans göstergeleri
(KPI), örneğin; maliyetleri kısma yöntemleri, örneğin; stoklara
sahip çıkma önlemleri, örneğin; mali riskleri anlama ve yönetme, örneğin;
alacak yönetimi, örneğin; maaş yönetimi, örneğin; vergi
planlaması, örneğin; finansal iç kontrol, örneğin; bütçeli
çalışma, örneğin; ortaklar arasında hisse alış-verişini fiyatlamak, örneğin;
bir firmayı satın almak, örneğin; yeni bir işe girişme fizibilitesi
hazırlamak, örneğin; finansal okur yazarlık, …vb.
Tüm bunlar ve daha fazlası “PATRONLARIN ODAKLANMASI
GEREKEN MALİ KONULAR” başlıklı eğitimimde mevcuttur. Dileyen patronlara ve
firmalara bu bir günlük eğitimi verebilirim veya eğitimin sunumunu (PDF
formatında) gönderebilirim. Başvuru: bilgi@referansnoktasi.com
