Satış Açısından Depo Yönetimi

 

Meşhur pazarlama karması 4P’nin P’lerinden biri Place’dir. Bunu bizim akademisyenlerimiz “Dağıtım” veya “Bulunurluk” olarak çevirirler. Bir markanın tüketicilerle nerelerde, nasıl buluşacağını kurgulamak, ürünün farklı satış kanallarında nasıl ilerleyeceğin planlamak, sevkiyat sürecini yönetmek, stok yönetimi yapmak “Place”in temel görevleridir.

 

“Place”de her şey üreticinin “depo”sundan başlar ve tüketicinin eline geçesiye kadar devam eder. Arada sevkiyat, bayi depoları ve mağaza rafları vardır. Bu yazımda tüm süreci değil, üreticinin deposundaki süreci irdeleyecek ve bazı öneriler vereceğim.

 

Ticaret firmaları (al-sat yapanlar) için “place” tedarikçiden başlar. Yani satılacak ürünleri depoda yeter miktarda (ne fazla, ne az) bulundurmak için iyi bir “tedarik zinciri yönetimi” yapılmalıdır.

 

Çünkü satıcıların ve satış departmanlarının önemli şikâyetlerinden biri de stok yetersizliği ve siparişlerin zamanında gönderilmemesidir. Bu problem öyle boyutlara ulaşır ki sadece bayiler değil, firmanın satıcıları da huzursuzluk yaşamaya ve firmalarına olan inançlarını yitirmeye başlarlar. Bu da satış kaybına yol açar.

 

Bazı işlerde stok yoktur veya stoklu çalışılmak istenmez. Örneğin hazır mutfak, demir dökümlü ürünler üreten firmalar buna örnektir. Ama birçok işte stoklu çalışmak gerekmektedir. Yani firma önce üretir ve depolar. Giyim ürünleri ve gıda ürünleri üretenler, perakendeci firmalar buna örnektir. Satış ekibi de öncelikle depoya istiflenen ürünleri satmaya çalışır. Piyasanın hangi ürüne ne zaman sipariş vereceği belli olmadığı için firma her modelden (ürün grubundan) belli miktarda ürünü hep deposunda hazır tutar. Böylece sipariş gelir gelmez kolileleme ve sevkiyat yapılabilir. Aksi halde gelen siparişi karşılamak için 1-2 haftalık üretim süresi gerekebilir ki, bu durumda bayiler siparişlerini iptal edip başka bir tedarikçiden (rakip firmadan) alım yapabilirler.

 

Satış işinin doğası gereği firmalar öncelikle stoklarındaki ürünleri satmak ve paraya çevirmek isterler. Satıcılar bir sipariş aldıklarında bu sipariş depoya bildirilir. Depocular da siparişin karşılığı olan malları depo raflarından alıp koliler ve sevk eder. İşte bu işlemlerin kalitesi önemlidir. Bu işlemlerde yaratılacak farklılık bile satışların artmasına neden olacaktır.

 

Depo yönetiminde yaşanan sorunlardan bazılarını dile getirerek satışı nasıl baltaladıklarını anlatmak istiyorum.

·         Firma deposunu doğru saymadığı, depoya giren ve çıkan ürünleri doğru kayıt altına almadığı için stok raporu ile depodaki malların varlığı birbiriyle eşleşmez. Dolayısıyla satıcıların depoda var zannettiği ürünlerin bir kısmı yoktur veya kayıtlardakinden daha azdır. Ya da tam tersi olarak satıcıların depoda yok zannettiği ürünler aslında vardır. Bilgisayardaki stok listesiyle depodaki malların örtüşmemesi yüzünden ya satış kaçar ya da müşteri.

·         Kayıtlarda az olarak veya yok olarak gözüken ama yeter miktarda olan ürünlerin üretilmesi veya satın alınması şirkete zarar verir, sermayesini gereksiz yere fazla stoğa bağlamış olur. Bu da firmanın nakit akışını bozar.

·         Depocular depolarına yeni giren bir ürünün stok kartını oluşturmayı unutup, bir köşeye koyabilirler. Böylece bu ürünün varlığı asla kayıtlarda olmaz ve köşede çürürler. Ayrıca depocular açtıkları stok kartlarına ürünün alış fiyatlarını girmeyi unutabilir. Bu durumda stokları değeri yanlış hesaplanır. Veya depocular açtıkları stok kartlarına ürünün liste satış fiyatını girmez. Bu durumda da satıcılar ve muhasebe fatura kesmekte zorlanırlar. Not: Stok kartı açmak satınalmanın veya muhasebenin görevi olabilir, ama depocuların da stok kartlarını denetleme görevi de mutlaka vardır.

·         Patronlar, lojistik yöneticileri, tedarik zinciri yöneticileri, satınalma yöneticileri, satış yöneticileri ve muhasebe yöneticileri depolarda bulunan bitmiş mamullerin (ürünlerin) stoklarını hem adet hem de değerler cinsinden bilmelidir. Stokların alış fiyatlarından toplam değeri bilançonun aktif tarafında gösterilebilmesi için bu rapor her an ve her ay doğru olarak ERP programından alınabilmelidir.

·         Düzenli olarak, örneğin her hafta stok kontrolleri yapılmalıdır. Rastgele seçilen 10-15 farklı ürünün kaydi stoğu ile fiili stoğu örtüşüyor mu kontrol edilmelidir. Bu kontrolü muhasebe yapmalı ve patrona raporlamalıdır. Böylece depocular işlerine daha dikkatli eğilirler.

·         Düzenli aralıklarla (örneğin her Pazartesi) stok bilgisini bayilerle paylaşmak yararlıdır. Böylece bayiler hemen teslim alabilecekleri siparişler oluştururlar. Ama stok raporunuz ile depodaki malların varlığı örtüşmüyorsa bu tam bir rezalettir. Bayi siparişini geçer ama siparişindeki ürünlerin tamamı veya bir kısmı depoda olmadığı için siparişinin tamamlanması beklenir veya sadece depoda olanlar gönderilir. Bu durumda bayi rafına yeterince ürün koyamadığı için yok satar. Yani bir müşterisi olmayan ürünü sorduğunda “maalesef elimizde kalmadı ama yakında gelecek” demek zorunda kalır. Kaçan satıştan dolayı da size kızmaya başlar ve alternatiflerinizle (rakiplerinizle) flörte geçer.

·         Depocular mutlaka ürünlerin satış hızını raporlarında göstermelidirler. Eğer bir üründen ayda 100 adet satılıyorsa ve temin edilmesi (siparişten sonra 2 ay sürüyorsa) bu üründen depoda en az 200 en fazla 400 adet ürün olmalıdır. Bu ürünün stok seviyesi 200’ün altına indiğinde depocu satın almaya bunu bildirmelidir. Böylece 2 ay sonra stoklarda bu ürün biterken, yenileri girmiş olacaktır. Eğer 400 adetten fazla sipariş verilirse de şirketin sermayesi gereksiz yere bu ürünün stoklarına yatırılmış olacaktır. Minimun stok seviyesinin farkına varılması için Japonlar Kanban (gösterge kartı) sistemini geliştirmişlerdir. Örneğimizden yola çıkacak olursak bu Kanban kartı 200.stoğun üstüne iliştirilir. Depocu depodan mal alırken bu karta rastladığında minimum stok seviyesine gelindiğini anlar ve satın almaya bu kartı götürür. Bu kartın üzerinde ürünün bilgileri ve sipariş edilecek en az ve en fazla miktarları belirtir.

·         Pek çok firmanın deposunda az satılan (ayda 3-5 hareket gören) ürünlerden yüzlerce binlerce stok varken, çok satılan (ayda 100-200 hareket gören) ürünlerde ya bir haftalık stok vardır, ya da hiç yoktur. Bunun sebebi depocuların, satınalmacıların ürün devir hızına hakim olmamalarıdır. Unutmayın ki, üretici de olsanız, al satçı da olsanız, sattığınız ürünleri stoklarınıza şıp diye getirtemezsiniz. Bunun bir üretim veya tedarik süresi vardır. Bunu göz önüne alarak stoklarınızı her zaman yeter sayıda (ne az, ne fazla) tutmalısınız. Gerekirse bu konuya özel bir çalışan istihdam etmelisiniz. Bu çalışandan periyodik olarak (düzenli aralıklarla) ABC analizi, XYZ analizi ve FSN analizi içeren stok listesi talep etmelisiniz.

·         Deponuzdaki ürünleri Pareto prensibine dayanan ABC analizi ile ürünlerinizi değerine göre sınıflandırırsanız, hangi ürünlere daha fazla odaklanmanız gerektiğini daha kolay görebilirsiniz. A Sınıfı Ürünler: Yüksek değerli ve genellikle düşük sayıda olan ürünlerdir. Toplam stokun %10-20'sini oluştururken, yıllık tüketim değerinin %70-80'ini temsil eder. Bu ürünler sıkı kontrol altında tutulur. B Sınıfı Ürünler: Orta değerli ürünlerdir. Toplam stokun %30'unu oluşturur ve yıllık tüketim değerinin %15-20'sini temsil eder. Kontrol düzeyi orta seviyededir. C Sınıfı Ürünler: Düşük değerli ve genellikle yüksek sayıda olan ürünlerdir. Toplam stokun %50-55'ini oluştururken, yıllık tüketim değerinin sadece %5'ini temsil eder. Bu ürünler temel kontrol ile yönetilir.

·         Deponuzdaki ürünler için XYZ analizi de yapmanız gerekir. XYZ analizi, stok yönetiminde ürünlerin talep dalgalanmalarını ve tutarlılıklarını değerlendiren bir yöntemdir. X Ürünleri: Talep düzeyi sabit ve öngörülebilir olan ürünlerdir. Bu ürünler genellikle düşük değişkenlik gösterir. Y Ürünleri: Talepte orta seviyede dalgalanma gösteren ürünlerdir. Talep, belirli bir düzeyde değişiklikler gösterir. Z Ürünleri: Talep düzeyi yüksek değişkenlik gösteren ürünlerdir. Bu ürünlerin talepleri öngörülmesi zor olan dalgalanmalar içerir.

·         Deponuzdaki ürünler için FSN analizi de yapmanız gerekir. FSN analizi, stok yönetiminde kullanılan ve ürünleri tüketim/hareket hızlarına göre sınıflandıran önemli bir tekniktir. F (Fast): Hızlı hareket eden ürünler. S (Slow): Yavaş hareket eden ürünler. N (Non-moving): Hareketsiz ürünler.

·         Pek çok firmanın stokları gereksiz yere şişkindir ve sermayesini gereksiz yere stoklarına bağlamıştır. Bu yüzden nakit akışında sıkışıklık yaşar. Bu nakit sıkışıklığını gidermek için satıcılar stoklarda hareket görmeyen stokları satmaya ekstra özen göstermelidirler. Firmalara önerim “stok günleri kampanyası” yaparak bu gereksiz stokları bir an önce eritmeleri, yani nakite çevirmeleridir. Her firma yılda bir kez bu kampanyayı yaparak stoklarında daha dinamik ürünlere yer açmalıdırlar.

·         Satış departmanı önceki aylara, verdikleri tekliflere, gelen siparişlere ve sektörün durumuna bakarak her ay talep tahmin raporunu lojistik departmanına, satınalma departmanına ve depoculara bildirmelidir. Bu rapora göre gelecek 3 ayda depoda yeter miktarda ürün olması için taraflar hazırlıklarını yapmalıdır.

·         Eğer al-sat firması iseniz tedarikçilerle iletişiminiz çok iyi olmalıdır. Eğer bu iletişim iyi olmazsa tedarikçiniz size geç ürün göndereceği için stoklarınız istediğiniz seviyede olmaz ve satış kaçırabilirsiniz. Tedarikçinize talep tahmin raporu göndermeniz onların kedi stoklarını yeterli bulundurmaları açısında faydalı olacaktır. Onlardan her hafta stok envanter listesi istemenizde de fayda vardır. Böylece sizde az kalan ürünün tedarikçinizin stoklarında ne kadar olduğunu görebilir ve rezervasyon yaptırabilirsiniz. Ayrıca nakliye alternatifleriniz de olmalıdır. Bazen uzun süren gemi nakliyesi yerine tren veya tırı seçebilirsiniz. Hatta aciliyet durumuna göre uçakla bile ürünleri tedarikçinizden deponuza getirtmeniz gerekebilir. Tedarikçiniz bu sevkiyat çeşitlerine alışık olmalıdır. Ayrıca her ürün için yedek tedarikçiniz de olmasında fayda vardır. 

·         Firma büyüyeceğini ve satışların artabileceğini kestiremediği için depo amacıyla önce ufak bir yer ayırır. Bir süre sonra o depoya sığmakta zorluk çekilir. Ürünler üst üste, yan yana tıka basa istiflenir. Zamanla depoya gelen ürünler özensizce istiflenmeye başlanır. Dolaşma alanları dardır. Elleçleme ve kolileme alanı daracıktır. Depo içinde malları kolayca taşıma ve istifleme için taşıyıcılar ve merdivenler eksiktir. Depocular binbir güçlükle üretimden gelen malları istifler ve yine binbir güçlükle bayilere gönderilecek malları hazırlarlar. Dolayısıyla sevkiyatlar gecikir.

·         Firmaların genellikle bir ana depoları, bir de yan depoları vardır. Bekleme deposu, ek depolar, araçlarda bulunan ürünler, birisine ödünç verilen ürünler, hatta yolda olan ürünler için bile ERP’de depo tanımı yapılmalıdır. Böylece hangi ürünün nerede olduğu kolayca bulunabilir. Aksi taktirde kayıtlarda olmasına rağmen ürünün nerde olduğu bir türlü bulunmaz, satış kaçabilir (yok satmak) veya gereksiz yere bu üründen sipariş verilerek stoklar şişirilebilir. 

·         Her departmana kalifiye eleman almaya çalışan firma sahipleri depoya dünyanın en vasıfsız insanlarını layık görürler. İki elleriyle gömlek düğmelerini ilikleyemeyen, düzen ve disiplinden bihaber, işinin öneminin (satışa katkısının) farkında olmayan, ürünlere gözü gibi bakmayan, defter hesabı kayıt tutmaktan bile aciz depo ekibi ile elbette jilet gibi bir depo sahibi olunamadığı gibi sevkiyatlar da zamanında yapılamamaktadır. Ayrıca yapılan sevkiyatlarda da sık sık hata görülür. Ya müşteriye eksik veya fazla mal gönderilir, ya da müşterinin istemediği mallar. Bayilerden sevkiyatlar konusunda şikayetler akmaya ve satış departmanını bunaltmaya başlar.

·         Depocular satışın ve firmanın satış hedefinden o kadar bihaberdir ki; kendilerine gelen siparişleri bir günde kolileyip sevk edebilecekken 2-3 güne yayarlar. Bir ürün için 40 kolilik siparişi haftalarca bekletebilirler. Bu durumda da siparişler biriktikçe birikir. Siparişlerinin geç gelmesinden bıkan bayiler de firmayla ticaretini azaltır ve nihayetinde bitirir.

·         Firmanın deposu ve ehil olmayan depocularının kafası o kadar karışıktır ki, sipariş verilen ürünler depoda olmasına rağmen depocular “depoda yok, hemen üretilmeli” diye rapor verebilirler veya depoda olmamasına rağmen “depomuzda var, üretmenize gerek yok” diyebilirler. Dolayısıyla şirketin kaynakları depoda var olan malların tekrar üretimine ayrılır ve gerçekten üretilmesi gereken ürünlerin üretimi ötelenir.

·         Bazı depocular “ilk giren ilk çıkar” (first in first out, FiFo) kuralından habersizdir. İstifleme sırasında en sona koydukları mallar yıllarca deponun içinde kalabilir. Özellikle son kullanım tarihi olan ürünler için Fifo’nun bilincinde olan depocuların istihdam edilmesi şarttır. Birçok bayi kendisine gönderilen bayat ürünlerden şikâyetçidir ve tekrarlanması halinde tedarikçi firmayı terk ederler.

·         Depolarda adresleme de çok önemlidir. Koridorlarda ve raf önlerinde depolanan ürünlere dair bilgi olmalıdır. Depoda ilk defa çalışacak birisi deponun girişindeki adresleme şemasına bakarak neyin nerede olduğunu kolayca görebilmeli ve eliyle koymuş gibi bulabilmelidir. Tabi bu adresleme şemasına uygun istifleme de önemlidir. Çok sık eleman sirkülasyonunun olduğu depolarda hızlı sevkiyat için adresleme ve şeması şarttır. Etkili bir adresleme sayesinde siparişlerin hazırlanması hızlanabileceği gibi, stok sayımı da kolayca yapılabilecektir.

·         Ürünlerin temizliği için deponun da temiz olması şarttır. Maalesef günümüzde birçok depo toz ve nem içindedir. Birçok gıda deposunda böcekler ve fareler cirit atmaktadır. Depodan sorumlu olanlar maalesef depolarının temizliğinden de sorumlu olduklarını görmezden gelirler. Bu yüzden satıcılar bayilerine depolarını göstermekten korkarlar. (Neyse ki o fareler depoculardan daha düzenli iş çıkardıkları için ortalıklarda pek görülmezlerJ)

·         Üretimden (veya dışarıdan) gelen malları teslim alan depocularla, depoya istifleyen ve bayilere mal sevkiyatı yapan depocular aynı kişiler olunca deponun namusu (stok tutarlılığı) da tehlikeye girer. Çünkü temel olarak bir depoda 3 işlem (mal kabul, mal istifleme, mal sevkiyat) vardır ve bu 3 işlem de birbirinden zorludur. Bu 3 işlemi de aynı kişiler yaparsa hatalar kaçınılmazdır. (Stoklardaki şaşmanın bir sebebi yanlış kayıt tutulması ise diğeri de hırsızlıktır. Patronlar genelde depoya akrabalarından birini koyarak, kuşkularından arınmaya çalışır ama genelde deponun ırzına geçenler de bu akrabalar olur.) 

·         Depocular mal sevkiyatı yaptıktan, yani kolileri sevkiyat aracına yükledikten sonra satıcıları bilgilendirmeyi akıllarına getirmezler. Dolayısıyla satıcılar da bayilerini bilgilendiremezler. Bu bilgi eksikliği bayiyi sabırsızlandırır ve bayi ile satıcı arasında gerilim yaşanmasına neden olur. Ne zaman geleceğini bilemediği ürünler için bayi raflarında düzenleme yapamaz. Ansızın gün ortasında gelen ürünü mağaza içinde koyacak yer bulamaz.

·         Birçok firma depo varlığını bir ERP (kurumsal kaynak planlama) veya stok yönetim programıyla takip etmez. Depodaki ürünlerin varlığı defterlerde veya en iyi ihtimalle Excel’de tutulur. Depoya mal kabulü de, depodan mal çıkışı da, depo varlığı da tek adam tarafından kayda alındığı için, genelde o kişi stok tutarlılığı sapmalarını kafasına göre düzeltir. Sonuç olarak depo sayımlarında eldeki mal ile kayıtlardaki malın örtüşmediği görülür.

·         Depo sayımı da ayrı bir uzmanlık alanıdır. Depo depoculara saydırılmaz. Depoyu mutlaka muhasebe elemanları saymalı, depocular onlara eşlik etmelidir. Depo sayımında el terminali kullanılmalıdır. Sayım bölüm bölüm yapılmalıdır. Her bölümün kayıt tutarlılığı sıcağı sıcağına denetlenmelidir. Depo sayımı iyi yapılmaz ve mal giriş/çıkışları iyi kontrol edilmezse hırsızlığa da geçit verilmiş olur.

·         Mal kabulü ve sevkiyata hazırlığı sağlıklı yapmak ve hızlandırmak için el terminali kullanılmalıdır. Ürünlerin üzerindeki barkodları okumaya ve saymaya yarayan el terminali sayesinde depoya hatalı giriş çıkış azalacaktır.  Bu el terminalleri ERP (veya stok yönetim) programına bağlı olduğu için de satıcılar stok durumunu istedikleri zaman doğru olarak ekrandan görebileceklerdir. Ama el terminali kullanma inisiyatifi depoculara kalırsa el terminali kullanmayacaklardır. Onlar malları parmak hesabıyla saymayı tercih ederler. Kullanımı biraz teferruatlı olan el terminalini kullanmayı zorunlu hale getirmelisiniz. El terminali bayilere hatalı, eksik veya fazla mal göndermeyi minimuma indirmektedir.

·         Bayiler kendilerine gelen 20-30 kadar koliyi boşaltır ve şansı varsa irsaliyeyi bulur. Bu kadar koli için tek bir irsaliye düzenlendiği için teslim alma kontrolünde çok zorlanırlar. Kontrolü sağlıklı yapamadığı için de satıcılara haksız itirazlarda bulunur. Bayilere gönderilen ürünlerin irsaliyeleri (veya faturaları) mutlaka koli başına düzenlenmeli ve her evrak mutlaka ilgili kolinin içine konmalıdır. Bu yapılamıyorsa bile koli üstlerine içindeki ürünlerin listesi yapıştırılmalıdır. Ayrıca faturanın üzerine malın kaç koli ile sevk edildiği de not edilmelidir. Böylece kolileri teslim alan bayi her koliyi tek tek daha iyi kontrol eder.

·         Depoya giren çıkan tüm ürünler, iadeler, ödünç verilenler de dahil mutlaka kayıt altına alınmalıdır. Eğer bu yapılmazsa stok kayıtları bozulur. Depoya depocuları haricinde kimse girip mal almamalı ve mal koymamalıdır. Bu tür hareketler de stok hareketinin kaydını tutmayı zorlaştırır ve fiili stok ile kaydi stoğun birbiriyle örtüşmesini engeller.

 

Yukarıdaki örneklerden de anlaşılacağı gibi depo yönetiminin sağlıklı olması satış başarısında olmazsa olmazdır. Firmalar öncelikle depolarının başına mühendislik fakültesinden mezun bir yönetici atamalıdırlar. (Yüksek zekaya ve yönetim becerisine sahip olmayan bir depo yöneticisi satış departmanının baş düşmanıdır.) Depoya mal kabulü, mal istiflenmesi ve mal sevkiyatı ayrı ekiplere verilmelidir. Ayrıca mal kabulünün ve mal sevkiyatının ayrı kapılardan olması daha doğru olur. Böylece depoya giriş çıkış kayıtları daha sağlıklı yapılabilir ve stoklar şaşmaz. Depoda mutlaka otomasyon sistemi (ERP, el terminalleri, barkod, PFID etiket ve okuma gibi teknolojiler) kullanılmalıdır. Deponun giriş ve çıkışlarına mutlaka kamera konmalıdır ki depocular takip edildiklerini bilerek işlerine daha fazla odaklansınlar. Özellikle elleçleme alanında kamera olmalıdır. Bir müşteri kolisinden istediği mallar çıkmadığını iddia ettiğinde elleçleme alanındaki kamera kayıtlarından kolinin içine hangi ürünlerin konduğu denetlenebilir. Proforma fatura, irsaliye ve/veya irsaliyeli fatura gibi evraksal işlemler de depodaki sevkiyatçılara bırakılmalıdır. En güzeli malı hazırlayan depocuların irsaliyeli faturayı da düzenleyip sevkiyat yapmalarıdır. Üzerinde faturası olan koliler sevkiyat için araca yüklenirken bir denetim görevlisinin (bu fabrika çıkışındaki güvenlik elemanı da olabilir) faturayı, koli sayısını ve koli üzerindeki çeki listesini kontrol etmesinde fayda vardır. Bu denetim sayesinde hatalar ve suiistimaller en aza iner. Bitmiş mamul deposundaki çalışanlar satışın hizmetinde olduklarını idrak etmeli ve siparişlerin gecikmeksizin ve hatasız sevkiyatı için daima seferber olmalıdırlar.

 

Gözlem ve tahminlerime göre birçok firma deposunu iyi yönetemiyor, sürekli hatalar ve kaçaklar veriyor. Satıcılarınızın binbir güçlükle kazandığı bayilerinizi ve müşterilerinizi kötü depo yönetiminiz yüzünden kaybetme riskiniz var. Satışlarınızı ve müşteri memnuniyetinizi artırmak istiyorsanız deponuza da el atmanızı şiddetle öneririm.

 

 

Not: Firmalar nakliye için genelde ambarlarla çalışmayı yeğlerler. Ambarla ürün göndermek en erken 3 gün sürdüğü gibi bazı bölgelerde 2 haftayı alabilmektedir. Üstelik ambarla taşınan ürünler, ambalajları ve kolileri zarar görebilmektir. Ambarla taşımanın sebebi ekonomik olmasıdır. Ayrıca nakliye bedeli bayiye yüklendiği için de bayi ambarla taşımayı “ekonomikman” tercih etmektedir. Firmalar, ambar yerine, daha hızlı ve kaliteli taşıma yapan “kargo şirketleriyle” anlaşmalı ve nakliye bedelini üstlenmelidir. Bugünkü rekabet ortamında yaratılabilecek farklılıklardan biri de; ürün fiyatını kapıya teslim olarak belirlemekten geçmektedir. Hızlı ve hasarsız sevkiyat için de kargo şirketleri tercih edilmelidir.

 

 

ÖZETLE: DOĞRU DEPO YÖNETİMİ NASIL YAPILIR?

 

·         Eğer bilgisayardan (ERP’dan) alınan stok listesi ile depodaki stoklar birebir örtüşüyorsa depo yönetimi doğru yapılıyor demektir. Yani bir üründen ERP kayıtlarında kaç adet gösteriyorsa, depoda da o üründen o kadar adet varsa depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.

o    Ama ERP’deki kaydi stok ile depodaki fiili stok örtüşmüyorsa depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü yapıyor demektir.

 

·         Eğer depodaki ürünler adresleme metodu ile doğru istiflenmişse, yani aynı barkodlu ürünler aynı rafta yan yana ise depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.

o    Ama depodaki ürünler rastgele yerlere konuyorsa, sevk edilecek herhangi bir ürünü depoda bulmakta zorluk çekiyorsak, birazını bir köşede, birazını da diğer köşede buluyorsak depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü yapıyor demektir.

 

·         Depocular depolarına kimseyi sokmuyorsa, gelen malı depoya kendileri istifleyip, gidecek malı depodan kendileri alıyorsa depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.

o    Ama depoya kimin girip çıktığı belli olmuyorsa, herkes mal koyup mal alabiliyorsa depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü yapıyor demektir.

 

·         Depocular depoya gelen malları (siparişe ve irsaliyeye uygun mal gelmiş mi diye) doğru kontrol edip, ERP’ye  girişlerini kendisi yapıyorsa, sonra da gelen malı deposuna kendisi istifliyorsa depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.

o    Ama depoya gelen malı “sonra kontrol ederim” deyip, “işim başından aşkın ERP’ye girişleri başkası yapsın” diyerek sadece malı depoya taşımakla yetiniyorsa depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü yapıyor demektir.

 

·         Müşterilere sevk edilecek siparişleri depocular kendileri depoya girip hazırlıyor ve irsaliyesini ERP’den kendileri kesiyorsa, ardından satıcılarımıza veya kargoya teslim ediyorsa depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.

o    Ama müşterilere sevk edilecek siparişleri satıcılar depoya girip kendileri veya depocularla birlikte hazırlıyorsa, “irsaliyeyi daha sonra keseriz veya muhasebe kessin” diyorsa, depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü yapıyor demektir.

 

·         Depoya gelmekte (yolda) olan malların içeriğini ve hacmini biliyorsa ve depoda yer ayırıyorsa depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.

o    Ama gelmekte olanlardan bihaberse ve hazırlık yapmıyorsa depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü yapıyor demektir.

 

·         Teknik servise veya bir çalışana yöneticisinin talebi ile ürün verdiğinde bu ürünler için depo açan ve akıbetini takip eden depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.

o    Ama teknik servise veya bir çalışana yöneticisinin bilgisi ve talebi olmadan ürün verip akıbetini takip etmeyen depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü yapıyor demektir.

 

Depoculara Nasihatler

 

1.       Depona depoculardan başka kimseyi sokma.

 

2.       Deponun önünden ayrılacaksan deponu kilitle. Kimseler giremesin ve çıkamasın.

 

3.       Gelecek malları önceden öğren ve deponda yer aç.

 

4.       Gelen malı irsaliyesine bakarak kontrol et.

 

5.       Gelen malı ERP’deki stoklarına aktardıktan sonra depona al.

 

6.       Sevk edilecek malları bizzat kendin hazırla ve irsaliyesini bizzat kendin kes.

 

7.       Kimseye irsaliyesiz mal verme. Kimseden irsaliyesiz mal alma.

 

8.       Depona mal kabul ederken de, depondan mal çıkarırken de el terminali ile iş yap ki, hata yapma olasılığın azalsın ve işlerin kolaylaşsın.

 

9.       Deponun içini sınıflandır ve her sınıfa bir tür ürün koy. Buna adresleme denir. Böylece ürünlerin yerini çabuk bulursun. Ayrıca azalan ürünleri daha kolay fark edersin.

 

10.    Ara sıra rast gele bir ürün seç. Bak bakalım kaydi miktar ile fiili miktar aynı mı?

 

11.    Unutma depodaki mallar sana zimmetlidir. Emanete sahip çıkmak için çok dikkatli ve disiplinli çalış.

 

12.    Stokları sana emanet eden patron kontrole/denetime geldiğinde veya stok sayım günü gelip çattığında kaydi stoğun ile fiili stoğun aynı çıkarsa kendinle gurur duy.

 

 

 

Not: Bu makale 2022 ve 2024 yıllarında güncellenmiş ve genişletilmiştir.