1 Eylül 2013 Pazar

Satış Açısından Depo Yönetimi

Meşhur pazarlama karması 4P’nin P’lerinden biri Place’dir. Bunu bizim akademisyenlerimiz “Dağıtım” veya “Bulunurluk” olarak çevirirler. Bir markanın tüketicilerle nerelerde, nasıl buluşacağını kurgulamak, ürünün farklı satış kanallarında nasıl ilerleyeceğin planlamak, sevkiyat sürecini yönetmek, stok yönetimi yapmak “Place”in temel görevleridir.

“Place”de her şey üreticinin “depo”sundan başlar ve tüketicinin eline geçesiye kadar devam eder. Arada sevkiyat, bayi depoları ve mağaza rafları vardır. Bu yazımda tüm süreci değil, üreticinin deposundaki süreci irdeleyecek ve bazı öneriler vereceğim.

Çünkü satıcıların ve satış departmanlarının önemli şikâyetlerinden biri de stok yetersizliği ve siparişlerin zamanında gönderilmemesidir. Bu problem öyle boyutlara ulaşır ki sadece bayiler değil, firmanın satıcıları da huzursuzluk yaşamaya ve firmalarına olan inançlarını yitirmeye başlarlar. Bu da satış kaybına yol açar.

Bazı işlerde stok yoktur veya stoklu çalışılmak istenmez. Örneğin hazır mutfak, demir dökümlü ürünler üreten firmalar buna örnektir. Ama birçok işte stoklu çalışmak gerekmektedir. Yani firma önce üretir ve depolar. Giyim ürünleri ve gıda ürünleri üretenler, perakendeci firmalar buna örnektir. Satış ekibi de öncelikle depoya istiflenen ürünleri satmaya çalışır. Piyasanın hangi ürüne ne zaman sipariş vereceği belli olmadığı için firma her modelden (ürün grubundan) belli miktarda ürünü hep deposunda hazır tutar. Böylece sipariş gelir gelmez kolileleme ve sevkiyat yapılabilir. Aksi halde gelen siparişi karşılamak için 1-2 haftalık üretim süresi gerekebilir ki, bu durumda bayiler siparişlerini iptal edip başka bir tedarikçiden (rakip firmadan) alım yapabilirler.

Satış işinin doğası gereği firmalar öncelikle stoklarındaki ürünleri satmak ve paraya çevirmek isterler. Satıcılar bir sipariş aldıklarında bu sipariş depoya bildirilir. Depocular da siparişin karşılığı olan malları depo raflarından alıp koliler ve sevk eder. İşte bu işlemlerin kalitesi önemlidir. Bu işlemlerde yaratılacak farklılık bile satışların artmasına neden olacaktır.

Depo yönetiminde yaşanan sorunlardan bazılarını dile getirerek satışı nasıl baltaladıklarını anlatmak istiyorum.
·         Firma deposunu doğru saymadığı, depoya giren ve çıkan ürünleri doğru kayıt altına almadığı için stok raporu ile depodaki malların varlığı birbiriyle eşleşmez. Dolayısıyla satıcıların depoda var zannettiği ürünlerin bir kısmı yoktur veya kayıtlardakinden daha azdır. Ya da tam tersi olarak satıcıların depoda yok zannettiği ürünler aslında vardır. Bilgisayardaki stok listesiyle depodaki malların örtüşmemesi yüzünden ya satış kaçar, ya da müşteri.
·         Düzenli aralıklarla (örneğin her Pazartesi) stok bilgisini bayilerle paylaşmak yararlıdır. Böylece bayiler hemen teslim alabilecekleri siparişler oluştururlar. Ama stok raporunuz ile depodaki malların varlığı örtüşmüyorsa bu tam bir rezalettir. Bayi siparişini geçer ama siparişindeki ürünlerin tamamı veya bir kısmı depoda olmadığı için siparişinin tamamlanması beklenir veya sadece depoda olanlar gönderilir. Bu durumda bayi rafına yeterince ürün koyamadığı için yok satar. Yani bir müşterisi olmayan ürünü sorduğunda “maalesef elimizde kalmadı ama yakında gelecek” demek zorunda kalır. Kaçan satıştan dolayı da size kızmaya başlar ve alternatiflerinizle (rakiplerinizle) flörte geçer.
·         Firma büyüyeceğini ve satışların artabileceğini kestiremediği için depo amacıyla önce ufak bir yer ayırır. Bir süre sonra o depoya sığmakta zorluk çekilir. Ürünler üst üste, yan yana tıka basa istiflenir. Zamanla depoya gelen ürünler özensizce istiflenmeye başlanır. Dolaşma alanları dardır. Elleçleme ve kolileme alanı daracıktır. Depo içinde malları kolayca taşıma ve istifleme için taşıyıcılar ve merdivenler eksiktir. Depocular binbir güçlükle üretimden gelen malları istifler ve yine binbir güçlükle bayilere gönderilecek malları hazırlarlar. Dolayısıyla sevkiyatlar gecikir.
·         Her departmana kalifiye eleman almaya çalışan firma sahipleri depoya dünyanın en vasıfsız insanlarını layık görürler. İki elleriyle gömlek düğmelerini ilikleyemeyen, düzen ve disiplinden bihaber, işinin öneminin (satışa katkısının) farkında olmayan, ürünlere gözü gibi bakmayan, defter hesabı kayıt tutmaktan bile aciz depo ekibi ile elbette jilet gibi bir depo sahibi olunamadığı gibi sevkiyatlar da zamanında yapılamamaktadır. Ayrıca yapılan sevkiyatlarda da sık sık hata görülür. Ya müşteriye eksik veya fazla mal gönderilir, ya da müşterinin istemediği mallar. Bayilerden sevkiyatlar konusunda şikayetler akmaya ve satış departmanını bunaltmaya başlar.
·         Depocular satışın ve firmanın satış hedefinden o kadar bihaberdir ki; kendilerine gelen siparişleri bir günde kolileyip sevk edebilecekken 2-3 güne yayarlar. Bir ürün için 40 kolilik siparişi haftalarca bekletebilirler. Bu durumda da siparişler biriktikçe birikir. Siparişlerinin geç gelmesinden bıkan bayiler de firmayla ticaretini azaltır ve nihayetinde bitirir.
·         Firmanın deposu ve ehil olmayan depocularının kafası o kadar karışıktır ki, sipariş verilen ürünler depoda olmasına rağmen depocular “depoda yok, hemen üretilmeli” diye rapor verebilirler veya depoda olmamasına rağmen “depomuzda var, üretmenize gerek yok” diyebilirler. Dolayısıyla şirketin kaynakları depoda var olan malların tekrar üretimine ayrılır ve gerçekten üretilmesi gereken ürünlerin üretimi ötelenir.
·         Bazı depocular “ilk giren ilk çıkar” (first in first out, FiFo) kuralından habersizdir. İstifleme sırasında en sona koydukları mallar yıllarca deponun içinde kalabilir. Özellikle son kullanım tarihi olan ürünler için Fifo’nun bilincinde olan depocuların istihdam edilmesi şarttır. Birçok bayi kendisine gönderilen bayat ürünlerden şikâyetçidir ve tekrarlanması halinde tedarikçi firmayı terk ederler.
·         Depolarda adresleme de çok önemlidir. Koridorlarda ve raf önlerinde depolanan ürünlere dair bilgi olmalıdır. Depoda ilk defa çalışacak birisi deponun girişindeki adresleme şemasına bakarak neyin nerede olduğunu kolayca görebilmeli ve eliyle koymuş gibi bulabilmelidir. Tabi bu adresleme şemasına uygun istifleme de önemlidir. Çok sık eleman sirkülasyonunun olduğu depolarda hızlı sevkiyat için adresleme ve şeması şarttır. Etkili bir adresleme sayesinde siparişlerin hazırlanması hızlanabileceği gibi, stok sayımı da kolayca yapılabilecektir.
·         Ürünlerin temizliği için deponun da temiz olması şarttır. Maalesef günümüzde birçok depo toz ve nem içindedir. Birçok gıda deposunda böcekler ve fareler cirit atmaktadır. Depodan sorumlu olanlar maalesef depolarının temizliğinden de sorumlu olduklarını görmezden gelirler. Bu yüzden satıcılar bayilerine depolarını göstermekten korkarlar. (Neyse ki o fareler depoculardan daha düzenli iş çıkardıkları için ortalıklarda pek görülmezlerJ)
·         Üretimden (veya dışarıdan) gelen malları teslim alan depocularla, depoya istifleyen ve bayilere mal sevkiyatı yapan depocular aynı kişiler olunca deponun namusu (stok tutarlılığı) da tehlikeye girer. Çünkü temel olarak bir depoda 3 işlem (mal kabul, mal istifleme, mal sevkiyat) vardır ve bu 3 işlem de birbirinden zorludur. Bu 3 işlemi de aynı kişiler yaparsa hatalar kaçınılmazdır. (Stoklardaki şaşmanın bir sebebi yanlış kayıt tutulması ise diğeri de hırsızlıktır. Patronlar genelde depoya akrabalarından birini koyarak, kuşkularından arınmaya çalışır ama genelde deponun ırzına geçenler de bu akrabalar olur.) 
·         Depocular mal sevkiyatı yaptıktan, yani kolileri sevkiyat aracına yükledikten sonra satıcıları bilgilendirmeyi akıllarına getirmezler. Dolayısıyla satıcılar da bayilerini bilgilendiremezler. Bu bilgi eksikliği bayiyi sabırsızlandırır ve bayi ile satıcı arasında gerilim yaşanmasına neden olur. Ne zaman geleceğini bilemediği ürünler için bayi raflarında düzenleme yapamaz. Ansızın gün ortasında gelen ürünü mağaza içinde koyacak yer bulamaz.
·         Birçok firma depo varlığını bir ERP (kurumsal kaynak planlama) veya stok yönetim programıyla takip etmez. Depodaki ürünlerin varlığı defterlerde veya en iyi ihtimalle Excel’de tutulur. Depoya mal kabulü de, depodan mal çıkışı da, depo varlığı da tek adam tarafından kayda alındığı için, genelde o kişi stok tutarlılığı sapmalarını kafasına göre düzeltir. Sonuç olarak depo sayımlarında eldeki mal ile kayıtlardaki malın örtüşmediği görülür.
·         Depo sayımı da ayrı bir uzmanlık alanıdır. Depo depoculara saydırılmaz. Depoyu mutlaka muhasebe elemanları saymalı, depocular onlara eşlik etmelidir. Depo sayımında el terminali kullanılmalıdır. Sayım bölüm bölüm yapılmalıdır. Her bölümün kayıt tutarlılığı sıcağı sıcağına denetlenmelidir. Depo sayımı iyi yapılmaz ve mal giriş/çıkışları iyi kontrol edilmezse hırsızlığa da geçit verilmiş olur.
·         Mal kabulü ve sevkiyata hazırlığı sağlıklı yapmak ve hızlandırmak için el terminali kullanılmalıdır. Ürünlerin üzerindeki barkodları okumaya ve saymaya yarayan el terminali sayesinde depoya hatalı giriş çıkış azalacaktır.  Bu el terminalleri ERP (veya stok yönetim) programına bağlı olduğu için de satıcılar stok durumunu istedikleri zaman doğru olarak ekrandan görebileceklerdir. Ama el terminali kullanma inisiyatifi depoculara kalırsa el terminali kullanmayacaklardır. Onlar malları parmak hesabıyla saymayı tercih ederler. Kullanımı biraz teferruatlı olan el terminalini kullanmayı zorunlu hale getirmelisiniz. El terminali bayilere hatalı, eksik veya fazla mal göndermeyi minimuma indirmektedir.
·         Bayiler kendilerine gelen 20-30 kadar koliyi boşaltır ve şansı varsa irsaliyeyi bulur. Bu kadar koli için tek bir irsaliye düzenlendiği için teslim alma kontrolünde çok zorlanırlar. Kontrolü sağlıklı yapamadığı için de satıcılara haksız itirazlarda bulunur. Bayilere gönderilen ürünlerin irsaliyeleri (veya faturaları) mutlaka koli başına düzenlenmeli ve her evrak mutlaka ilgili kolinin içine konmalıdır. Bu yapılamıyorsa bile koli üstlerine içindeki ürünlerin listesi yapıştırılmalıdır. Ayrıca faturanın üzerine malın kaç koli ile sevk edildiği de not edilmelidir. Böylece kolileri teslim alan bayi her koliyi tek tek daha iyi kontrol eder.

Yukarıdaki örneklerden de anlaşılacağı gibi depo yönetiminin sağlıklı olması satış başarısında olmazsa olmazdır. Firmalar öncelikle depolarının başına mühendislik fakültesinden mezun bir yönetici atamalıdırlar. (Yüksek zekaya ve yönetim becerisine sahip olmayan bir depo yöneticisi satış departmanının baş düşmanıdır)  Depoya mal kabulü, mal istiflenmesi ve mal sevkiyatı ayrı ekiplere verilmelidir. Ayrıca mal kabulünün ve mal sevkiyatının ayrı kapılardan olması daha doğru olur. Böylece depoya giriş çıkış kayıtları daha sağlıklı yapılabilir ve stoklar şaşmaz. Depoda mutlaka otomasyon sistemi (ERP, el terminalleri, barkod, PFID etiket ve okuma gibi teknolojiler) kullanılmalıdır. Deponun giriş ve çıkışlarına mutlaka kamera konmalıdır ki depocular takip edildiklerini bilerek işlerine daha fazla odaklansınlar. Özellikle elleçleme alanında kamera olmalıdır. Bir müşteri kolisinden istediği mallar çıkmadığını iddia ettiğinde elleçleme alanındaki kamera kayıtlarından kolinin içine hangi ürünlerin konduğu denetlenebilir. Proforma fatura, irsaliye ve/veya irsaliyeli fatura gibi evraksal işlemler de depodaki sevkiyatçılara bırakılmalıdır. En güzeli malı hazırlayan depocuların irsaliyeli faturayı da düzenleyip sevkiyat yapmalarıdır. Üzerinde faturası olan koliler sevkiyat için araca yüklenirken bir denetim görevlisinin (bu fabrika çıkışındaki güvenlik elemanı da olabilir) faturayı, koli sayısını ve koli üzerindeki çeki listesini kontrol etmesinde fayda vardır. Bu denetim sayesinde hatalar ve suiistimaller en aza iner. Bitmiş mamul deposundaki çalışanlar satışın hizmetinde olduklarını idrak etmeli ve siparişlerin gecikmeksizin ve hatasız sevkiyatı için daima seferber olmalıdırlar.

Gözlem ve tahminlerime göre birçok firma deposunu iyi yönetemiyor, sürekli hatalar ve kaçıklar veriyor. Satıcılarınızın binbir güçlükle kazandığı bayilerinizi kötü depo yönetiminiz yüzünden kaybetme riskiniz var. Satışlarınızı ve müşteri memnuniyetinizi artırmak istiyorsanız deponuza da el atmanızı şiddetle öneririm.


Not: Firmalar nakliye için genelde ambarlarla çalışmayı yeğlerler. Ambarla ürün göndermek en erken 3 gün sürdüğü gibi bazı bölgelerde 2 haftayı alabilmektedir. Üstelik ambarla taşınan ürünler, ambalajları ve kolileri zarar görebilmektir. Ambarla taşımanın sebebi ekonomik olmasıdır. Ayrıca nakliye bedeli bayiye yüklendiği için de bayi ambarla taşımayı “ekonomikman” tercih etmektedir. Firmalar, ambar yerine, daha hızlı ve kaliteli taşıma yapan “kargo şirketleriyle” anlaşmalı ve nakliye bedelini üstlenmelidir. Bugünkü rekabet ortamında yaratılabilecek farklılıklardan biri de; ürün fiyatını kapıya teslim olarak belirlemekten geçmektedir. Hızlı ve hasarsız sevkiyat için de kargo şirketleri tercih edilmelidir.