Çalışanları
firma hedeflerine kilitlemek için yaygın olarak kullanılan yöntemlerden biri de
prim sistemidir. Günümüzde pek çok firma çalışanlarına prim vermektedir.
Prim; işin kapsamına göre asıl ücrete ek olarak yapılan ödemedir. İşveren
tarafından iş yapanı isteklendirip verimini artırmak veya sonuca daha kolay ve
çabuk ulaşmak amacıyla verilen paradır. Prim bir gerçekleşmeye orantılı/bağlı
olarak verilir. Bu yüzden miktarı genelde değişkendir. Bazı primler komisyon
adı altında olabilmektir.
Birçok firma
prim sistemi uygulamak konusunda kararsızdır. Veya nasıl bir prim sistemi
uygulaması gerektiğini bilememektedir.
Prim sistemi
uygulanmayan firmalarda patronların ya prim vermenin faydasına inanmadığını ya
da cimriliğinden uygulamadığını görüyoruz. Bazı patronlar ise şirket içinde primli
çalışmayanların primli çalışanları, primli çalışanların da birbirini kıskanacağını
düşündüğü için (yani prim sistemini fitne aracı olarak gördüğü için) prim
sistemine sıcak bakmaz.
Bazı firmalar
da kurdukları prim sistemini kaldırmışlardır. Çünkü;
·
Patron, verdikleri primle çalışanlarını zengin
ettiklerini düşünmüştür.
·
Çalışanlar prim kurallarından ve/veya oranlarından sürekli
şikâyet etmişler ve patronu bezdirmişlerdir.
·
Prim sistemi doğru yönetilememiş ve doğru takip
edilememiştir. Bu yüzden adaletsizlikler olmuş, çalışanlar kazan kaldırmıştır.
·
Prim vermeye rağmen satışlar ve karlar istenen
düzeye çıkmamıştır.
·
Hak edilen primler geç dağıtıldığı veya hiç
dağıtılmadığı için huzursuzluklar çıkmış, istifalar artmıştır.
·
Bazı çalışanlar prim almak için hilelere başvurmuş,
haksızlıklar olmuştur.
Oysaki düzgün
kurgulanan prim sistemi satışları da karlılığı artırmaya çok yardımcı
olabilir. Primli çalışan personelin daha verimli olduğu ve daha motive
çalıştığı gözlenmiştir.
Bana gelen sık
sorulardan biri de “ ideal prim sistemi nasıl olmalı ” oluyor. Danışmanlık
yaptığım firmalarda sıkça uyguladığım prim sistemini sizle paylaşarak bu soruya
etraflıca cevap vermeye çalışacağım. (Uzmanlık alanım pazarlama olduğu için şirketlerin
sadece satış alanında çalışanlara yönelik prim sistemi kurguladığımı bilmenizi
isterim. Zaten diğer departmanların primli çalışmasını doğru bulmuyorum. Satış
dışındaki departmanların performans değerlendirmeleri sonucunda başarılı olmaları
durumunda ikramiye veya jestiyon ile ödüllendirilmeleri daha doğru olur.)
Çalışanlar
açısından bir ödüllendirme yöntemi olarak görülen prim uygulaması, şirket
açısından hedeflere ulaşmak için uygulanan araçlardan biri olarak görülmelidir.
Öncelikle
satışçılarınız istiyor veya rakibiniz uyguluyor diye prim sistemi oluşturmaya
kalkmamanızı öneririm. Çuvallarsınız.
Prim
uygulamasına gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını belirlemelisiniz.
Büyüyen bir
pazarınız varsa, üretiminiz talebe yetişemiyorsa, rekabet sizi rahatsız
etmiyorsa, kar marjlarınız tatmin ediciyse, her sene sektörünüzün üzerinde
büyüyorsanız prim sistemine değil ikramiye ve jestiyon gibi ödüllendirme
uygulamalarına ihtiyacınız var demektir.
Rakipleriniz
sürekli müşterilerinizi elinizden alıyorsa, kar marjlarınız düşmeye başladıysa,
üretim kapasitenizin çok altında satışlarınız varsa, agresif hedefleriniz varsa
prim sistemine geçmenizi öneririm.
Sektörünüz %15
büyürken siz de her sene %15 büyüyorsanız ve bu sene de %15 büyümeyi
hedeflediyseniz, prim sistemi kurmanıza gerek yoktur. Sektörünüz %15 büyürken
siz her sene en az %20 büyümeyi hedefleyip, pazar payınızı artırmak
istiyorsanız prim sistemi uygulayabilirsiniz.
Prim uygulamanız mutlaka
hedeflerinize endeksli olmalıdır.
Hedefiniz X
bölgesinde 2012 yılında %33 büyüyerek 4 milyon TL ciroya ve 1 milyon TL brüt
kara ulaşmak ise, o bölgeye bakan satışçınıza bu hedefe ulaştığı zaman
alabileceği bir prim sistemi uygulamalısınız.
Şirketlerin
hedefleri ve kıyaslamaları yıllık bazdayken, çalışanların gelire bakışı
aylıktır. Dolayısıyla çalışanlar aylık gelirine bakar, patronlar da yıllık
hedefleri başarıp başaramadığına. Her iki tarafı da tatmin edecek yöntem hem
aylık hem de yıllık verilen primdir.
Bu prim
uygulamasını yukarıdaki örnek ile anlatmaya devam edelim. 2011 yılında X
bölgesinde 3 milyon TL ciro ve 500 bin TL brüt karlılık elde eden satışçınıza
2012 yılı için 4 milyon TL ciro ve 1 milyon TL brüt kar hedefi verdiniz
diyelim. Önerdiğim prim sistemi şu; 2012 yılı hedefini başarması için bu
satışçınıza her ay sonunda yaptığı satışlar üzerinden % 0,1 prim verin, aynı
zamanda % 0,2 primi de hesabına kaydedin. Bu satışçı 300 bin TL satış yaptığı
ayın sonunda 300 TL prim alacak ve 600 TL primi de kumbarasına yazdıracaktır. Diyelim
ki bu satışçı 2012 yılında 3.9 milyon TL ciro ve 800 bin TL brüt kar üretti. O
zaman bütün bir yıl boyunca ay sonlarında aldığı aylık primlerin toplamı 3.900
TL olacaktır. Öte yandan yıl boyunca kumbarasında
biriken 7.800 TL tutarındaki yıllık primi ciro ve karlılık hedefini tutturamadığı için alamayacaktır.
Bu prim
sisteminde satışçı hem her ay yaptığı satışlar üzerinden aldığı primle motive
olurken, hesabında biriken yıllık primi de alabilmek için daha verimli
çalışacaktır.
Bu prim
sisteminde yapılacak hata çalışanın yıllık ciro hedefini tutturup yıllık
karlılık hedefini tutturamamasına rağmen yıllık primin verilmesidir. Yine
örneğimize geri dönersek 4 milyon TL ciro hedefini yakalayan ama 1 milyon TL
karlılık hedefinin %40’ını tutturan satışçıya prim verilmemelidir. Çünkü
genelde satışçılar yıllık hedefini tutturmak (kotasını doldurmak) adına karsız
satışlar yapabilmektedirler. Yıllık primi karlılığa endekslemezseniz zararlı
çıkarsınız. Bu yüzden yıllık primin karlılık hedefine bağlı olarak verileceğini
mutlaka belirtilmelidir. Yani yıllık kar hedefine ulaşmak, yıllık ciro hedefine
ulaşmaktan daha önemli olmalıdır. Bu yüzden satışçı yıllık kar hedefini
tutturduysa (yıllık ciro primini tutturmasa bile) yıllık primini verebilirsiniz.
Dikkat
edilmesi gereken bir husus da prime endeksli olan hedeflerin zorlayıcı olduğu
kadar ulaşılabilir de olmasıdır. Yani koyduğunuz ciro ve karlılık hedefleri
kolay yakalanamaz olmalı ama zor ulaşılır da olmamalıdır. Böylece
satışçılarınız kötü geçen aylardan sonra bile hedeflerine ulaşabilecekleri
inancını kaybetmezler.
Peki prim sistemine geçtiğinizde
maaşlar ne olacak?
Yine
yukarıdaki örnekten yola çıkacak olursak; 2011 yılında 3 milyon TL ciro yapan
ve 2500 TL net maaş alan satışçınıza prim sistemi uygulamasaydınız %20 zam
verip, maaşını 3000 TL’ye çıkartmayı planladığınızı varsayalım. (2011 yılında enflasyonun da %10 olduğunu varsayalım) Bu durumda
satışçınıza 2012 yılında 2011 yılına göre 6000 TL ekstra para kazandırmış
olursunuz. Eğer prim sistemine geçecekseniz maaşına zam yapmamanız gerekir.
Yani 2012 yılındaki net maaşı yine 2500 TL olmalıdır. Prim sistemi sayesinde
satışçı performansıyla kendi maaşının zammını kendisi belirlemiş olacaktır.
Zaten yukarıdaki hedefleri ve prim sistemini uygulamaya karar verirseniz
satışçınız 6.000 TL’nin iki katını kazanabilir. Bir başka deyişle %20 değil,
%40’a varan zam alabilir. Satışçı gelirinin performansına bağlı olduğunu
bildiği için daha konsantre ve verimli çalışacaktır. Satışçınız 2011’deki
cirosunu 2012 yılında tekrarlasa dahi sadece 3000 TL ekstra kazancı olur ki,
bu da %10 zamma tekabül eder ve çok adildir. Prim sisteminizi win-win esasına
dayalı kurgularsanız satış ekibinize daha kolay kabul ettirebilirsiniz.
Prim yüzdesini nasıl
belirlemeliyiz?
Bunun tek
cevabı var; Satışçılarınıza ekstra ne kadar kazanmak istiyorsanız prim
yüzdeleriniz de o kadar olmalıdır. Prim yüzdelerini her sene
değiştirebilirsiniz. (Dikkat edin sene içinde demiyorum. Oyun başladıktan sonra
kural değiştirmemeye dikkat edin).
Prim
sisteminiz mutlaka kurallara bağlı olmalıdır. Kayıtsız şartsız prim verilemez.
Prim hak edişi hedefe ve kurallara bağlı olmalıdır. Prim vermedeki amaç
başarılı çalışanları ödüllendirmekse başarının tanımı yapılmalı ve kriterleri
belirlenmelidir. Satışçılarınız hangi bölgede, kimlere, hangi ürün veya
markayı, hangi karlılıkla sattığında ne kadar prim alacağını bilmeli ve
hesaplayabilmelidir.
Sabit bir prim
yüzdeniz olmak zorunda değildir. Geliştirmek istediğiniz satışlara göre farklı
prim yüzdeleri belirleyebilirsiniz.
Prim yüzdeleri
konusunda tavsiyelerim şunlar;
·
Her satışçıya aynı prim yüzdelerini uygulamak
zorunda değilsiniz. Kıdemli satışçılarınıza daha fazla prim yüzdesi
verebilirsiniz.
·
Bölgeye özel prim yüzdesi belirleyebilirsiniz.
Satışlarınızın az olduğu veya rakibinizin elinde bulunan bir bölgeye yapılacak
satışlara daha fazla yüzde verebilirsiniz.
·
Her ürüne aynı prim yüzdelerini uygulamak zorunda
değilsiniz. Ar-Ge’den yeni çıkan bir ürünün veya ürün gamınıza yeni eklediğiniz
bir markanın pazarda tutunmasını sağlamak için farklı prim yüzdesi
belirleyebilirsiniz.
·
Yüksek karlılığa daha fazla prim verebilirsiniz.
Hedeflenen brüt karlılıktan daha fazla brüt kar üreten satışçılara daha fazla prim
verebilirsiniz. Brüt kar hesaplamasını sağlıklı yapamıyorsanız veya brüt karınızı paylaşmak istemiyorsanız iskonto üzerinden ilerleyebilirsiniz. Geçen senenin ortalama iskontosunun altında iskonto uygulayan satıcınıza daha fazla prim, üstünde uygulayan satıcınıza daha az prim verebilirsiniz. Yalnız iskonto hesabı yapabilmeniz için faturanızda iskontolu net satış fiyatının yanı sıra liste (iskontosuz) satış fiyatı da olmalıdır. Böylece her satıştaki iskonto tutarınızı ve oranınızı görebilirsiniz.
Prim
sisteminizde yüzde farklılaşması olacaksa tek yapmanız gereken tüm farklı prim
yüzdelerini kurala bağlamanız ve tutarlılıkla uygulamanızdır.
Elbette sadece
gerçekleşen satışlara prim vermek zorunda değilsiniz. İsterseniz tahsilat
başarısını artırmak için tahsilatlara da prim verebilirsiniz. Böylece
satıcılarınız sadece satmakla değil, tahsilat yapmakla da şevkle uğraşırlar. Örneğin
satıcılarınız yaptıkları satışlardan ay sonunda %0,5 prim, yaptıkları
tahsilatlardan %0,5 prim alırken, yıl sonunda hedefler tuttuğu zaman almak
üzere %0,5 primi de kumbarasına atın.
Satıcılarınıza
prim verdiğiniz gibi, o primlerden kesintiler de yapabilirsiniz. Örneğin:
·
Satışlarındaki iskonto oranı belli bir yüzdenin
üzerinde olanlardan her 1 puan için primlerinden belli bir miktar
kesebilirsiniz.
·
Tahsilatlarındaki ortalama vade belli bir gün
sayısından fazla olanlardan gün başına primlerinden belli bir miktar kesinti
yapabilirsiniz.
·
Araç ve telefon kullanımında aşırıya kaçanlardan,
trafik cezası yiyenlerden, disiplin uyarısı alanlardan belli bir miktar prim kesintisi
yapabilirsiniz.
Prim sistemine
geçtikten sonra sizi zorlayacak konulardan biri de komisyon yüzdelerin
çalışanlar lehine sürekli iyileştirilmesi talebi olacaktır. Örneğin; prim oranlarının
daha yüksek olması veya ay sonunda ödenen primin oranının daha çok olması veya yılsonu
priminin karlılık hedefine endekslenmemesi veya karlılık hedefinin yılın son
çeyreğinde tekrar revize edilmesi gibi. Bu gibi tavizler prim sisteminizden
elde edeceğiniz verimi düşürecek, satışçılarınızı da tembelleştirecektir.
Prim vermenin
mantığı çalışanların firma hedeflerine katkıda bulunmaları ve firma
karlılığından çalışanları nemalandırmaktır. Ama günümüzde prim sistemi olan birçok
firma karlı olmamasına rağmen çalışanlarına prim vermektedir. Prim sistemi
gelir getirici bir uygulama değil, masraf merkezi olmuştur. Çünkü ya prim
sistemi başta iyi kurgulanmamıştır, ya da daha sonra deforme edilmiştir.
Prim sistemini kim takip ve
deklare edecek?
Prim sistemini
tabiiki her satıştan haberi olan ve satış analizleri yapan satış müdürü takip
ve deklare etmeli. Yapılacak iş çok basit. Her satışın niteliği belirlendikten
sonra hak ettiği prim yüzdesinin uygulanmasıdır. Bunu aşağıdaki gibi basit bir
tablo ile takip etmek mümkündür.
Her ay sonunda tüm satışlara ve satışçılara dair bu satış ve prim hak ediş tablosu primli çalışan herkese deklare edilmelidir. Böylece hangi satışların ve satışçıların ne kadarlık prim aldıklarını şeffaf bir şekilde görülecek ve prim sisteminiz daha iyi anlaşılacaktır. Ayrıca satışçılar hem prim sistemine güven duyacaktır, hem de daha fazla satış yapmak için motive olacaklardır. Bu da satış ekibiniz arasında tatlı bir rekabet yaratacaktır.
Size ciro ve karlılık artışı getirecek prim sisteminizi hazırladıktan sonra mutlaka önceki yıl uygulasaydınız ne kadar prim verirdi diye test edin. Bu test sonucuna göre prim oranlarınıza ve çarpanlarınıza karar verin.
Başarılar diliyorum.