Patronların Sıkça Sorması Gereken Sorular

 

Pek çok patron şirketinin performansını ölçmez. Tahsilatlar ödemeleri karşılıyorsa, malı mülkü artıyorsa, karısına çocuklarına istediklerini alabiliyorsa ona göre şirketinin performansı iyidir. Daha derinlemesine ve detaylamasına şirketinin performansını ölçmesine gerek yoktur.

 

Ama gün gelir rekabet işleri zorlaştırır, gün gelir çalışanlar şirkete sahip çıkmaz, gün gelir nakit akışı bozulur, gün gelir soyulduğunuzu anlarsınız, gün gelir kandırıldığınızı fark edersiniz. O gün geldiğinde ne olduğunu anlamak için veriye ihtiyacınız olacak ama o veriyi asla sağlıklı bir şekilde elde edemeyecek ve çözüm bulamadan batışınızı izleyeceksiniz.

 

O gün gelmesin istiyorsanız şirketinizin performans verilerine daha detaylı bakmalısınız.

 

Nasıl mı?

 

Aşağıdaki soruları çalışanlarınıza soracaksınız, onlar da size hazırladıkları raporlarla cevap verecek.

 

1)      Bu ayki satışlarımız geçen yılın aynı ayına göre ne durumda? Önde miyiz? Geride miyiz?

2)      Bu ayki satışlarımız hedefimize göre ne durumda? Önde miyiz? Geride miyiz?

3)      Şu ana kadar yaptığımız bu yılki satışlar geçen yılın satışlarına ve bu yılın satış hedeflerine göre hangi oranda? Önde miyiz? Geride miyiz?

4)      Geçen yılı geçmek ve bu yılın hedeflerini tutturmak için yılın geri kalan zamanında ne kadarlık satış yapmalıyız? Bu yıl büyüyecek miyiz, küçülecek miyiz? Yapılan satışları yapılacak satışlara projekte edin, görelim.

5)      Önceki yıllarda ne kadar büyümüştük? Her yıl ne kadar büyüdük görmek istiyorum.

6)      Hiç indirim yapmasaydık, yani liste fiyatımızdan satsaydık ciromuz ne olurdu? Brüt ciromuzu soruyorum çocuklar.

7)      Brüt ciromuzdan gerçekleşen ciromuzu çıkarın ve bana müşterilere yaptığımız iskontoyu /indirimi hem tutar, hem de yüzde olarak söyleyin.

8)      İadelerin her ay raporlanmasını istiyorum. İade sebebini de belirtin.

9)      Bu yıl bugüne kadar sattığımız malın maliyeti nedir? Satışlardan satılan malın maliyetini çıkarıp bana brüt karımızı ve karlılığımızı bulun. Geçen senelerin brüt karlılığıyla kıyaslayın bakayım. Daha çok mu, daha az mı brüt karlılığımız var?

10)   Birim satış fiyatımız ve birim brüt karlılığımız yıldan yıla ve aydan aya nasıl değişiyor? Görmek istiyorum.

11)   Yurt içine ve yurt dışına ne kadar sattık? Ay ay ve yıl yıl raporlayın ki kıyaslayabileyim.

12)   Toptan ne kadar sattık, perakende ne kadar sattık?

13)   Satış kanallarına ne kadar sattık? Ağırlıkları ne oldu? Ne iskonto uyguladık? Ne kadar brüt kar çıkardık? Satış kanallarının verimlilik kıyaslaması nedir?

14)   Hangi ürün grubundan ne kadar sattık? Satışımızın içindeki yüzdeleri ne? Ürün gruplarımızı en çok satandan en az satana sıralayın. Yanlarına geçen seneki satışlarını ve bu yılki hedeflerini de yazın. Ayrıca satış adetlerini/miktarlarını da istiyorum.

o   Ürün grupları bazında uyguladığımız iskontoyu da bilmek istiyorum.

o   Ürün grupları bazında brüt karlılığımızı da bilmek istiyorum.

o   Ürün grupları bazında yurt içine ne kadar, yurt dışına ne kadar sattık?

o   Ürün grupları bazında hangi illerimize ne kadar sattık?

o   Ürün grupları bazında hangi satıcımız ne kadar sattı?

15)   Satıcılarımızın satışlarını ay ay ve yıl yıl tabloda görmek istiyorum.

o   Satıcılarımızın portföyünde olan müşterilerden satıcının buldukları müşteriler ne kadar ciro yapmış? Satıcıya firmamız tarafından verilen müşteriler ne kadar ciro yapmış?

o   Satıcılarımızın her biri ne kadar iskonto vermiş öğrenmek istiyorum.

o   Satıcılarımızın her biri ne kadar brüt kar üretmiş öğrenmek istiyorum.

o   Satıcılarımızın verdiği teklifleri her ay raporlamanızı istiyorum. Adeti ne değeri ne? Tekliflerin akıbeti ne? Hangilerini aldık, hangilerini alamadık, neden alamadık?

o   Satıcılarımız kaç müşteri teması yaşadı? Bunların kaçı yüz yüze, kaçı telefonla, kaçı tele-konferansla, kaçı maille, kaçı Whatsapp ile gerçekleşti?

16)   Satıcılarımızın her birine ne kadar prim verdik? Verdiğimiz bu prim satıcının bölge, portföy, ciro, iskonto, brüt kar performansına uygun mu?

17)   Satıcılarımızın satış faaliyetlerinin masrafları ne kadar? Ay ay raporlayın ve satışlarıyla kıyaslayın.

18)   Müşterilerimizi ciro sıralamasına koyarak listeleyin. Cironun yanında iskonto tutarlarını ve oranlarını da görmek istiyorum. Bakiyeleri de olsun.

o   Bu yıl kaç müşteriye satış yaptık, kaçı bu yıl kazanılmış yeni müşteri idi?

o   Geçtiğimiz yıllarda kazandığımız müşterilerin cirosu ne? Bu yıl kazandığımız yeni müşterilerin cirosu ne?

o   Bu yıl fatura kesmediğimiz eski müşterilerimiz kaç tane ve bunlara geçtiğimiz yıllarda ne kadar satış yapmıştık?

19)   Müşterilerin siparişlerini ay ay görmek istiyorum. Şu anda henüz teslim etmediğimiz siparişlerin değeri ne kadar?

20)   Bu yıl müşterilerimizden ne kadar tahsilat yaptık? Tahsilatlarımızın ortalama yaşı gün cinsinden nedir? Müşterilerimizi en geç ödeme yapandan, en erken ödeme yapana göre sıralayın da görelim.

21)   Müşterilerimizden ne kadar alacağımız var? Bu bakiyenin ortalama yaşı nedir? Her müşterimizin normal bakiyesini ve gecikmiş bakiyesini ayrı görmek istiyorum. En büyük bakiyeden en küçük bakiyeye doğru müşterileri sıralayın. Bakiye raporunu her hafta görmek istiyorum.

22)   Bu seneki ham madde, yarı mamül ve ticari mal alımlarımızı ay ay görmek istiyorum.

23)   Ham maddeleri, yarı mamülleri ve ticari malları geçen sene kaça alıyorduk? Bu sene kaça alıyoruz? Bana kıyaslama raporu getirin.

24)   Depomuzda ne kadar ham madde, yarı mamül ve ticari mal var? Hem adet hem de alış değeri cinsinden bana her ay sonunda raporlayacaksınız. Stoklarımıza çok para bağlamak istemiyorum. Stokları minimum seviyede tutmalıyız. Aydan aya artış olursa özellikle belirtin.

25)   Depomuzdaki ham madde, yarı mamül ve ticari mallar FİFİ yöntemiyle tüketiliyor değil mi? Depomuzda bayat mal kalsın istemem. Bunu hemen araştırın ve bana raporlayın. Depomuzdaki her ürün en fazla 2 ay depomuzda yatmalı, sonrasında imalata veya satışa gitmeli. 2 aydan daha fazla yatan malları bana raporlayın.

26)   Bitmiş mamül depomuzda hangi ürün grubundan ne kadar adet ürün var? Hem adet hem de satış değeri cinsinden bana her ay sonunda raporlayacaksınız. Ürettiğimiz ürünler en geç 15 gün içinde satılmış olmalı. 15 günden daha fazladır depoda yatan ürünleri bana hemen raporlayın.

27)   Satışlarımızı toplam çalışan sayımıza bölün bakalım, çalışan başına ciromuz ne, görelim?

28)   Brüt karımızı toplam çalışan sayımıza bölün bakalım, çalışan başına brüt karımız ne, görelim?

29)   İK giderlerimizi ayrı görmek istiyorum. İK giderlerinin içine robot çalıştırsaydım yapmayacağım tüm giderleri koymalısınız.

30)   Verdiğimiz toplam maaşı çalışan sayımıza bölün bakalım, ortalama maaşımız neymiş, görelim?

31)   Çalışanlarımızı geliştirmek için neler yapıyoruz? Ne kadar bütçe harcıyoruz, ne kadar harcama yapıyoruz? Kişibaşı gelişim harcamamız geçmişte neydi, şimdi ne? Yıl yıl ay ay raporlanmasını istiyorum.

32)   Çalışanlarımızın katma değerini objektif bir biçimde görmek istiyorum. Performans değerlendirme sistemi geliştirin ve uygulayın. Her 3 ayda bir bana raporlamanızı istiyorum. Herkesin aldığı puanın sebebini sorarım, kim neden o puanı almış bana açıklayabilmeniz lazım.

33)   Çalışanlarımızın devamsızlıklarını, mesai kayıplarını ve fazla mesailerini günlük, haftalık ve aylık olarak raporlamanızı istiyorum. Ücretli ve ücretsiz izinler ayrıca belirtilsin.

34)   Çalışanlarımıza verdiğimiz uyarı, ihtar ve benzeri disiplin cezalarının raporlanmasını istiyorum.

35)   İnsan kaynaklarımızın turnover (devir/değişim) oranını raporlayın ve takibe alın. İşten çıkma sebeplerini raporlamanızı istiyorum. Turnover’ımızı kontrol altına almalıyız.

36)   Çalışan sayımız az mı çok mu? Bir bölüm için üç çalışan yeterliyse, dört kişi çalıştırmaya gerek yok. İş yükü analiziyle birlikte norm kadro çalışması yapın lütfen. Norm kadroya uyulup uyulmadığını her ay görmek istiyorum.

37)   Doğalgaz, elektrik, su giderlerimiz ne kadar? Geçen seneyle kıyaslayın bakalım. Geçen seneki satışların yüzde kaçıydı bu giderler? Bu yıl yüzde kaçı? Görmek istiyorum. Anomali varsa, sebebini araştırın ve raporunuzda belirtin.

38)   Giderlerimizi sınıflandırarak raporlayın lütfen.

o   ArGe giderlerini ayrı görmek istiyorum.

o   Üretim giderlerini ayrı görmek istiyorum.

o   Satış-Pazarlama giderlerini de ayrı görmek istiyorum.

o   Lojistik giderlerini ayrı görmek istiyorum.

o   Genel yönetim giderlerini de ayrı görmek istiyorum.

o   Finansman giderlerini ayrı görmek istiyorum.

o   Yatırım giderlerini ayrı görmek istiyorum.

o   Vergi giderlerini ayrı görmek istiyorum.

o   Ortaklara çıkılan paraları ayrı görmek istiyorum.

39)   Bu seneki giderleri geçen senekilerle de kıyaslamak istiyorum, geçen senekileri de sınıflayarak yazın lütfen.

40)   Geçen seneki üretim gideriyle ne kadar adet üretmiştik? Bu seneki üretim gideriyle kaç adet ürettik? Kıyaslayın lütfen.

41)   Günlük haftalık, aylık, çeyreklik üretim adetlerimizi istiyorum. Neden artmış, neden azalmış raporlayın lütfen.

42)   Kalite sorunlarımızı raporlayın lütfen. Hata oranlarımız nedir? Neden kaynaklanıyor? Nasıl çözeceksiniz? Bilmek istiyorum.

43)   Firelerimizi raporların lütfen. Fire sebeplerini ve varsa standart sapma nedenleri açıklayın lütfen. Fireden dolayı kaybımız nedir?

44)   İş kazalarımızın haftalık olarak raporlayın ve takip edin. İSÇG önlemleri ile iş kazalarının azalmasını sağlayın. Bunu raporlarda görmek istiyorum.

45)   Dış ticaret masraflarını ayrıca görmek istiyorum. İthalatımızın masrafları (nakliye, gümrük, harçlar…vb) ne kadardır? İhracatımızın masrafları ne kadardır?

46)   Tanıtıma ne kadar para harcadık? Reklam, halkla ilişkiler, sponsorluk, dijital pazarlama, web sitesi, etkinlik gibi faaliyetlere ne kadar yatırım yaptık? Geçen senenin tanıtım yatırımıyla kıyaslayın. Getirisi ne olmuş görmek istiyorum. 

47)   Faaliyet dışı gelirlerimizi ve faaliyet dışı giderlerimizi ayrı görmek istiyorum. Ana işimizden kaynaklanmayan gelir ve giderleri ayrıştıralım.

48)   Bilançomuzu görmek istiyorum. Aktiflerimiz ne kadar, pasiflerimiz ne kadar, özsermayemiz ne kadar bilmek istiyorum? Her ay bilanço istiyorum ki özsermayemiz nasıl değişiyor görebileyim.

49)   Gelir-Gider (kar-zarar) tablosunu her ay görmek istiyorum. Brüt ciromuz, iskontomuz, iadelerimiz, net satışlarımız, satılan malın maliyeti, brüt karımız, operasyonel giderlerimiz, faaliyet dışı gelir ve giderlerimiz bu tabloda görebileceğiz. Bu rapor hatasız olmalı.

50)   FAVÖK’ümüzü her ay görmek istiyorum.

51)   Nakit akış tablomuzu görmek istiyorum. Nerden ne aldık, nereye ne ödedik, nerden ne alacağız, nereye ne ödeyeceğiz?

52)   Kestiğimiz firma çeklerinin miktarlarını ve vade tarihlerini raporlayın lütfen.

53)   Kasamızda veya bankada bulunan müşteri çeklerinin de miktarlarını ve vade tarihlerini raporlayın lütfen.

54)   Ödemekte olduğumuz kredi borçlarımız nelerdir? Kredi ne kadardı, ne kadarını ödedik, ne kadarı kaldı?

55)   Yeni yıl için gelir ve gider bütçesi hazırlayın. Geçmiş yıllara bakın, yeni yılın potansiyeline bakın, rekabetin nasıl şekilleneceğine bakın ve ayrıntılı gelir ve gider hedefleri belirleyin. Ay ay belirlensin bu hedefler. Yeni yılda her ay belirlediğiniz gelir ve gider bütçelerine uyup uymadığınızı kontrol edeceğim.

 

Yukarıdaki soruların cevaplarını çalışanlarınızdan alamıyorsanız onlara boşuna maaş veriyorsunuz demektir. Yok eğer yukarıdaki soruların pek çoğundan habersiz olduğunuz için çalışanlarınıza sormadıysanız siz hala patron olamamış, esnaf kalmışsınız demektir. (Bu yazıyı okuduğunuza göre bundan sonra sorarsınız.)

 

Elbette yukarıdaki soruların cevaplarını verebilmeniz için uygun bir kayıt sisteminiz olmalı. Ya Excel’e ya da ERP programınıza şirketinizdeki tüm para ve mal giriş çıkışlarını doğru bazlarda kaydederseniz yukarıdaki soruların cevaplarını çalışanlarınız size kolayca verebilir.

 

Not: Yukarıdaki raporların para cinsi TL değil, Dolar veya Euro olmalıdır. Türkiye’de enflasyon olduğu için TL hazırlanmış raporlar gerçeği görmenizi engeller.

 

Yukarıdaki soruların raporlarını her yıl alırsanız şirketinizde nelerin iyi gittiğini nelerin kötü gittiğini kolayca görebilir ve işler kötüye gitmeden müdahale edebilirsiniz.

 

Ayrıca “insan bildikleriyle düşünür”, bir konu hakkında yeterince bilgiliyse isabetli karar verir, şirketiniz hakkında ne kadar kaliteli ve detaylı bilgiye sahip olursanız o kadar doğru kararlar alırsınız.

 

Çalışanlarınızdan yaptıkları işler hakkında rapor isteyin. Bu raporları hazırlamak onların en temel görevidir. Yaptığı işe dair istatistik tutamayan, rapor hazırlayamayan çalışanlarınızı dönüştüremeyecekseniz, bırakın başka bir esnafın yanında işe girsinler, belli ki patronla çalışmayı hak etmiyorlar. Siz patronla çalışmayı bilen insanları işe alın. Ama siz patron olamadıysanız, o başka. 

 

 

İşin Sırrı

  

Şirketler niçin var?

 

Vizyon, misyon gibi ulvi gerekçeleri bir kenara koyacak olursak, her şirket sahibine para kazandırmak için kurulur. Şirketler ortaklarının şahsi servetlerini artırmak için vardırlar. Bu yüzden her şirket kar etmelidir. (Kar etmeyen şirket kimse tarafından makbul değildir. Ne ortaklarına faydası olur, ne çalışanlarına, ne tedarikçilerine, ne müşterilerine ne de devletine. Kar edemeyen şirket vergi de üretemez, iyi maaş da veremez, iyi çalışma koşulları da sunamaz, borçlarını zamanında ödeyemez, ürününü geliştiremez…)

 

Şirketimiz sayesinde her geçen yıl; daha refah içinde yaşamalı, bankadaki paramız artmalı, arsa/villa, yat/kat, araba/uçak alabilmeli veya var olanları daha üstünüyle/büyüğüyle değiştirebilmeli, yeni yatırımlar yapabilmeliyiz.

 

(Elbette karlı şirketler sadece sahiplerini ihya etmez. Çalışanlarını da ihya eder. Onlara daha iyi maaş ve çalışma koşulları sunar. Tedarikçilerine kazandırır. Müşterilerine iyi ürün ve hizmet sunar. Daha önemlisi müşteri memnuniyetine daha fazla önem verir. Daha çok kayıtlı (!) ve karlı olduğu için devletine daha çok vergi verir. Topluma fayda sağlayan kurumsal sosyal sorumluluk projelerine daha çok bütçe ayırır.)  

 

Eğer bir şirket sahiplerini de sosyal paydaşlarını da ihya edemiyorsa; ya şirketin içinde bulunduğu sektör küçülüyor demektir ya da  şirket iyi yönetilmiyor demektir.

 

Karlılıktan daha iyisi sürdürülebilir karlılıktır.

 

İyi yönetilen her şirket kar eder. Ama kar eden her şirket iyi yönetiliyor demek değildir.

 

Karlısınız diye şirketinizi yönetme biçiminizin mükemmel olduğunu düşünmeyin. Tam tersi, karlıyken yönetiminizi iyileştirmek için daha fazla düşünün ve değişin.

 

Pek çok firma konjonktür uygun olduğu, fırsatlar ayağına geldiği, rakipleri az veya beceriksiz olduğu için karlıdır. Kısacası şansına karlıdır. Ama şansın sürekliliği, istikrarlılığı, sürdürülebilirliği yoktur. En fazla 3 yıl, 5 yıl sürer. Devranın değişebileceğini hesaba katıp, işinizi en iyi şekilde nasıl yönetebileceğinizi, şansız (rekabetin arttığı) zamanlarda da nasıl karlı bir şirket olabileceğinizi düşünmeli ve o zor geleceğe şimdiden hazırlanmalısınız.

 

Keramet kimde?

 

Türkiye gibi gelişmekte olan ülkelerde talep öylesine canlıdır ki, hasbelkader sermaye edinmiş kişilerin kurdukları işletmeler hızla büyür. Talebin ve konjonktürün işletmesini büyüttüğünü göremeyen patronlar kerameti kendilerinde gördükleri için kurumsallaşmaya, iş süreçlerini iyileştirmeye, yeniden yapılanmaya, insan kaynaklarını güçlendirmeye kafa yormayı, zaman ayırmayı, emek vermeyi, yatırım yapmayı gereksiz bulurlar. Halbuki keramet kendilerinde olsa dahi bunu yapmalıdırlar, çünkü kendileri olmadığında şirket de hızla yok olacaktır.

 

Şirketinizin büyümesindeki başrol sizde (patronda) olacağına, şirketinizin ruhunda (yönetim anlayışında) olması daha iyidir. Böylece şirketinizin sürdürülebilir karlılığı (başarısı) size veya bir kişiye bağlı olmaz, kollektif olur. Böylece şirketiniz sizin yokluğunuzda da iyi idare edilir. Siz de yeni girişimler yapabilir, holdingleşebilirsiniz. Kurumsallaşmayı oturtabildiğinizde şirketleriniz sizden sonraki nesillerce de kolayca yönetilebilir.

 

İşin sırrı; sürekli iyileştirmede, yeniden yapılanmada, kurumsallaşmadadır.

 

Oldum demek bittim demektir.

 

Şu anda sektörünüzde lider olabilirsiniz. Ama unutmayın sizin yerinize göz dikenler, firmalarını daha güçlü kılmak için sürekli araştırıyorlar ve sürekli işlerini geliştiriyorlar. Yakında ensenize yapışacaklar ve sonra size fark atacaklar.

 

Şirketinizi ve kendinizi mükemmel görmekten vaz geçin. Daha iyisini isteyin ve araştırın. Şirketinizi nasıl daha güçlü hale getirebileceğinizi öğrenmek için kurumsal şirketlerin, global şirketlerin yapılarını öğrenmeye çalışın. Onların organizasyon şemalarını edinmeye çalışın. Onların iş akış süreçlerini öğrenmeye çalışın. İş dergileri ve işletme kitapları okuyun. Daha kurumsal firmalarda çalışmış profesyonelleri işe alın ve şirketinize yeni yöntemler getirmelerine açık olun.

 

 

 

Organizasyon Şeması Nasıl Olmalı?

Firmalar her yönetici istihdamından veya departman kuruluşundan sonra organizasyon şemasını değiştirmek zorunda kalır. Üstelik bunu büyük sancılarla yaparlar. Yeni istihdam edilenlere pozisyonlar veya departmanlar açılır. Bunların nereye, hangi yöneticiye veya departmana bağlanacağı üzerine tartışmalar çıkar. Kimseyi küstürmemek için ilkesizce ve mantıksızca şemaya eklemeler yapılır. Sonuç olarak ortaya garabet bir organizasyon şeması çıkar. Yeni şemadan ne eskiler ne de yeniler memnundur. Üstelik bu yeni organizasyon şeması da önceki gibi içselleştirilemez, dolayısıyla da kağıt üzerinde kalmaktan ileri gidemez.

Oysaki sürdürülebilir büyüme stratejisinin ve kurumsallaşmanın temel taşı organizasyon şemasıdır ve bir kere belirlendikten sonra o şemadaki pozisyonlara göre istihdam gerçekleşmelidir. Dolayısıyla ileride açacağınız departman ve bölümler ile ileride istihdam edeceğiniz pozisyonlara da mevcut organizasyon şemanızda yer vermeniz gerekir. 

Geleceği taşıyacak iyi bir organizasyon şeması ortaya çıkarabilmek için öncelikle şirketin 5 yıllık büyüme hedefi ve vizyonu ortaya konmalıdır. Yani stratejik planı olmalıdır. Sonra şirketin şimdiki ve gelecekte ihtiyaç duyacağı temel fonksiyonları belirlenmelidir. Temel fonksiyonlara karar verirken şirketin bugünü değil 5 yıl sonraki hali düşünülmelidir. Fonksiyonlardan departmanlar ve pozisyonlar kendiliğinden ortaya çıkacaktır.

5 yıl sonra şirketinizde yer alacak pozisyonları, birimleri, bölümleri ve departmanları içeren bir organizasyon şemanız olmalıdır. Bu şemayı birilerini işe aldıktan sonra değil, her yeni yıla girerken revize etmeniz gereken stratejik planı oluştururken yenilemelisiniz. Böylece insanlara bağlı değil, sisteme bağlı bir firma olursunuz.

Henüz istihdamı yapılmamış pozisyonlar ile henüz açılmamış bölüm ve departmanların organizasyon şemanızda bulunması kafa karışıklığı yaratmaz. Tam tersine zihinler berraklaşır. Bunu ileride daha ayrıntılı ele alacağım. Önce bir şirkette bulunması gereken temel departmanlardan bahsedelim. Genelde şirketlerin temel departmanları aşağıdaki gibidir:

·         İdari İşler: Şirketin yönetim ve üretim alanlarının çalışmaya müsait olmasını, yemek, servis, bakım, güvenlik, bilgi-işlem gibi iç hizmet ihtiyaçlarının giderilmesini sağlar. Bazen insan kaynaklarının istihdamını ve hizmetlerini de üstlenir. (Şirketler büyüdükçe İK doğrudan genel müdüre bağlı ayrı bir departman haline getirilmelidir.)

·         Mali İşler: Muhasebe ve finans işlerini yürüten birimdir. Gelen ve çıkan evrakların kaydını yapar. Alacakların tahsilatını ve borçların ödemesini yapar. Resmi dairelerle ve bankalarla ilişkileri yürütür. Denetim fonksiyonu da vardır. Şirkette bulunan demirbaş, sarf malzemesi, hammadde, yarı mamul, bitmiş mamul ve diğer varlıkların sayımını ve raporlamasını yapar.

·         Satınalma: Üretilecek olan ürün için gerekli hammadde ve aksesuarları satın almaktan sorumludur. İşletmenin döngüsü için gerekli olan sarf malzemelerinin de alımını yapar. Ürün gamına eklenecek ticari malların da alımını yapar.

·         Üretim:  Ürün veya hizmetin üretilmesi için çalışan, verimliliği gözeten birimdir.  Dışarıya yaptırılan fason üretimlerin kalitesini de takip eder. Arge ve Ürge genelde bu departmana bağlı birimlerdir.

·         Satış: Yurtiçi ve yurtdışı müşterilere hizmet üreten, bayilik teşkilatını yöneten, saha ziyaretleriyle satışları ve bayi sayısını artırmaya çalışan departmandır.

Yukarıda belirtilen temel departmanlar bazı firmalarda “koşullar” gereği birleştirilebilir veya alt-üst edilebilir. Ya da bu temel fonksiyonların altındaki bir birimi temel fonksiyon haline getirebilirler. Veya patronların iş yükünü azaltacak departmanlar açabilirler. Örneğin son yıllarda orta ölçekli firmalarda dahi Pazarlama, Lojistik, İnsan Kaynakları, Bilişim Teknolojileri ve İç Denetim gibi birimler haklı olarak temel fonksiyon haline gelmiştir. Ayrıca Arge/Ürge, Kalite Kontrol, Yönetim Sistemleri, Marka Yönetimi, Reklam ve Halkla İlişkiler, Kurumsal İletişim ve benzeri konular da pozisyondan birime/bölüme hatta departmana dönüştürülmüştür. Her firma işinin gerektirdiği temel fonksiyonlara göre departmanlarını, birimlerini ve pozisyonlarını belirlemelidir.

Burada pazarlama departmanına dair ek bir alan açmak istiyorum. Bilinçsiz firmalar satış departmanlarına “Pazarlama Departmanı” veya “Satış ve Pazarlama Departmanı” dediği için maalesef gerçek işlevini yerine getirebilecek bir Pazarlama Departmanı kuramamaktadırlar. Pazarlama departmanı stratejik bir departmandır. Planlama ve ölçme özellikleri ön planda olan bir departmandır. Patronlardan yük alan bir departmandır.

Pazarlama: Ürünün markalaşabilmesi ve talep görmesi için ürün gamını belirleyen, fiyatlamayı yapan, firma bütçesini hazırlayan, şirketin/ürünlerin performansını ölçen, pazar/tüketici araştırmaları yapan, ArGe ve ÜrGe yönetimi yapan, satış kanallarını belirleyen/yapılandıran, tanıtım ve iletişim faaliyetlerini örgütleyen birimdir. Şirketin “sürdürülebilir büyüme planını” hazırlayacak departmandır pazarlama. (İnternette “Pazarlama Karması” diye araştırma yaparsanız ne demek istediğimi daha iyi anlarsınız.)

Fark edeceğiniz gibi pazarlamanın görevlerini genelde patronlar yapmaktadır. Çünkü saydığım görevlerin hepsi stratejik hareketlerdir ve kurumsallaşamamış firmaların patronları bu görevlerin sorumluluğunu başkalarına bırakmak istemezler. Kurumsallaşmayı başarmış firmalarda ise patronlar stratejik kararların pazarlama departmanı tarafından verilmesini ister. Pazarlama departmanının her yıl yenileyerek sunduğu stratejik planı tarafsız bir gözle inceleyen patronların şirketlerine daha doğru yön verebildiği bir gerçektir.

Satış departmanınızdan pazarlamanın alanına giren görevleri yapmasını bekleyemezsiniz. Onlar ellerine verilen ürünü, fiyatı, kampanyayı, mesajı iletmekle yükümlüdürler. Ve bu görev onları yeterince meşgul edecektir zaten. Ayrıca pazarlama görevlerini yerine getirebilmek için iyi bir işletme eğitimi ve pazarlama zekası şarttır. (Bkz: http://muratsaylan.blogspot.com.tr/2013/01/sats-m-pazarlama-m.html)

Şirketinizde henüz pazarlama departmanı olmayabilir, ama bunu yine de bu departmanı organizasyon şemanıza ekleyin. Böylece ileride pazarlama departmanı kurma hedefiniz olduğunu ortaya koyarsınız. Hem böylece satış departmanınız da kendisine “pazarlama” departmanı deme yanlışına düşmez. Ya da henüz şirketinizde İnsan Kaynakları yöneticisi barındırma ihtiyacı ortaya çıkmamış olabilir. Siz yine de bu pozisyonu bir departmana bağlayın veya bu pozisyon için bir birim veya departman oluşturun. İleride İnsan Kaynakları için nasıl bir tasarrufta bulunacağınız şimdiden ortaya çıksın. İK Yöneticisi istihdam edeceğiniz zaman adayı şirkette nasıl konumlandıracağınızı bilerek iş görüşmesi yaparsınız, bu her iki taraf için de daha doğru bir iş görüşmesi olur.

Organizasyon şemasına geri dönecek olursak.  Organizasyon şeması bir firmanın temel fonksiyonlarını belirten, nasıl yapılandığını gösteren, departmanların ve sorumluların birbiriyle ilişkisini gösteren tablodur.  Firmanın iş akışına ve birbirleriyle işbirliği ilişkilerine göre departmanlar ve alt birimler bu şemada yer almalıdır. En tepedeki yöneticiden başlayarak bir kuruluşta kimin kime bağlı olarak çalıştığını, işletmedeki hiyerarşiyi göstermelidir. Çalışanlar organizasyon şemasına bakarak kime karşı sorumlu olduklarını ve hangi konuda kimlerle işbirliği yapabileceklerini kolayca anlayabilmelidirler. Organizasyon şeması bir anlamda görev tanımlarını da ifade edecektir.

Bu açıklama sonrasında size önerebileceğim en basit ve en işler organizasyon şeması aşağıdaki gibidir. 

İyi bir organizasyon şeması sayesinde çalışanlar firmalarını, diğer çalışanları ve sorumluluklarını daha kolay anlayacaklardır. Ayrıca organizasyon şemasına bakarak kendi kariyer planlarını yapabileceklerdir. İşe yeni başlayanlar ise firmada nereye konumlandıklarını, hangi görevi ifa edeceklerini ve firmalarını daha kolay anlayacaklardır. 

Firmanıza gelen bir misafir (müşteri, tedarikçi, danışman, denetimci vb.) organizasyon şemanıza bakarak firmanızı çok kolay bir şekilde anlayabilecektir. 

Organizasyon yapısının, doğru bir şekilde dizayn edilmesi, şirketin amaçlarını gerçekleştirmesinde çok ama çok önemli bir rol oynar.

Yönetim kalitenizi ispat etmeniz gereken durumlarda (örneğin ISO 9001 belgesi almayı veya Turquality programından yararlanmayı planlıyorsanız) size en önce sorulacak şey şirketinizde herkesin görebileceği bir yerde asılı duran organizasyon şemanızın olup olmadığı olacaktır.

Daha önce de belirttiğim gibi; iyi bir organizasyon şeması şirketin bugünkü yapısını değil gelecekteki yapısını göstermelidir. Yani firmanızda “henüz” mevcut olmayan pozisyonları, birimleri ve departmanları da içermelidir.

İdeal organizasyon şemanızda 35 idari personele ihtiyaç varken şu anda 15 idari personeliniz varsa elbette size dereyi görmeden paçanızı sıvamayı yani kadrolarınızı bir an önce genişletmenizi önermiyorum. 35 personele hangi yılda veya hangi ciroya ulaştığınızda çıkacağınızı önceden belirlemenizi, bu hedef doğrultusunda açacağınız departmanları ve pozisyonları organizasyon şemanızla birlikte deklare etmenizi öneriyorum. Böylece tüm çalışanlar hangi pozisyonların ve departmanların ne zaman açılacağını görürler. İşte bu vizyondur. Yani firmanızın idari yapısını ileride nasıl görmek istediğinize dair hedefinizdir.  

Bunu yaparsanız her istihdamla birlikte organizasyon şemanızı değiştirmeye gerek kalmayacağı gibi ihtiyacınıza uygun kişileri istihdam edersiniz. Hangi pozisyonların doldurulacağını ve hangi birim ile departmanların açılacağını gören çalışanlar da iş ve kariyer planlamalarını daha doğru yapacaklardır. Üstelik ne istediğini bilen bir yönetim altında çalıştıklarını düşünecek ve firmalarına olan güven ve sadakatleri artacaktır.

Boş pozisyonların görevlerini elbette ki mevcut kadrolarınız yürütecektir. Böylece birden fazla (farklı) görevler üstlenen çalışanlarınız hangi işin asıl görevi olduğunu, hangi işin de vekaleten ona verildiğini anlayacaktır. Bu da onun şirketine olan inancını artıracaktır. (Öneri; Bir çalışana boş bir pozisyonun sorumluluğunu verecekseniz aynı departmandaki boş pozisyonu verin ki birden fazla sorumlu olduğu yöneticisi olmasın.)

Organizasyon şeması olmayan veya organizasyon şeması doğru/mantıklı olmayan firmalarda yöneticiler, çalışanlar ve birimler birbiriyle alakası olmayan konulardan sorumlu olurlar. Bu da verimliliği azaltır.

Sağlam bir organizasyon şeması patronlara da huzur verir. Büyüdükçe şirketinin idari yapısının nasıl genişleyeceğini önceden görmek onun kararlarını daha isabetli vermesini sağlayacaktır. İşe alımlarda daha doğru tercihler yapmasını ve çalışanlarına gerçekçi vaatler vermesini sağlayacaktır. Ayrıca üst düzey yöneticiler arasındaki sorumluluk alanları çakışması ortadan kalkacağı için şirket içi sürtüşmeler de azalacaktır.

Organizasyon şeması yöneticileriniz arasında kurduğunuz dengeye göre değil, şirketin sürdürülebilir büyüme hedeflerine göre belirlenmelidir. İyi bir organizasyon şeması kurumsallaşmanızı da kolaylaştıracaktır.

Tüm bu sebeplerden dolayı organizasyon şeması herkesin görebileceği yerde asılı durmalıdır. Kurumsallaşmanın önemli bir göstergesi olan organizasyon şeması uzun yıllar ufak değişikliklerle (ince ayarlarla) kullanılmalıdır. Bir yeniden yapılanma çalışması olmadığı sürece radikal bir şekilde değiştirilmemelidir. Sık sık ve kısa sürede değiştirilen organizasyon şeması üst yönetimin öngörüsüzlüğünü, sistemsizliğini ve vizyonsuzluğunu gösterir.

Organizasyon şeması yeniden yapılanma, verimlilik, yalın yönetim gibi hamlelerin dayanağıdır. Kurumsal markalaşma için itici güçtür.  (Bir firma, markalarının gücünü ve değerini artırmanın yanı sıra kurumunu da markalaştırmaya çalışmalıdır.) Kurum içi iletişimi de verimlileştirir.

Peki, bir firma için son derece önemli olan organizasyon şemasını kim hazırlamalıdır? Firmada “sürdürülebilir büyüme planını” kim hazırlıyorsa o hazırlamalıdır. Yani organizasyon şeması hazırlamak pazarlamanın görevi olmalıdır.

Daha önceki yazılarımda da belirttiğim gibi pazarlama departmanı bir strateji belirleme karargahıdır. Bu karargah sadece ürünlere ve markalara dair stratejileri değil, işe dair stratejileri de hazırlayıp üst yönetimin (yöneticilerin, icra kurulunun ve veya yönetim kurulunun, hissedarların) görüşüne sunmalıdır. Elbette varsa şirketin kurumsal iletişim ve insan kaynakları yöneticilerinin de görüşlerini alarak üst yönetime organizasyon şemasını sunmalıdır.

Web sitem: www.muratsaylan.com

Twitter Hesabım: https://twitter.com/RekabetGucunuz