Zaman Hırsızları

 

İş hayatında pek çok zaman hırsızı vardır. Bu zaman hırsızları işlerinize başlamanın, işlerinizi yapmanın ve tamamlamanın önünde büyük engeldirler. Zamanınızı etkin yönetebilmek için zaman hırsızlarını tanımanız ve onlara karşı önlemler almanız gerekir.

 

Not: iş hayatında, özel hayatta ve öğrencilik hayatına etkin zaman yönetimi için hazırladığım makaleyi de (https://muratsaylan.blogspot.com/2024/06/zaman-yonetimi.html) okumanızı öneririm. Bu makale o makalenin devamı niteliğindedir.

 

Bir çalışan için "zaman hırsızları”, üretkenliği azaltan, odaklanmayı bozan ve zamanın boşa harcanmasına neden olan her türlü aktivite, kesinti veya alışkanlıktır. Bunlar hem içsel (çalışanın kendi davranışları) hem de dışsal (çalışma ortamı, başkaları) kaynaklı olabilir.

 

Bu zaman hırsızları aşağıdaki gibidir.

1.       İletişimsizlik

2.       Plansızlık

3.       Ertelemek

4.       Tamamlamamak

5.       Fazla Mesai

6.       İşkoliklik

7.       Odaklanma Eksikliği

8.       Unutkanlık

9.       Hayır Diyememek

10.   Kararsızlık

11.   Karar Yorgunluğu

12.   Belirsiz Beklentiler

13.   Oryantasyon Eksikliği

14.   Mükemmeliyetçilik

15.   Karmaşık Süreçler

16.   Düzensizlik

17.   Karmaşık İşler

18.   İşgüzarlık

19.   Acelecilik

20.   Delege Etmemek

21.   Gereksiz Toplantılar

22.   Aşırı Bildirimler

23.   Kesintiler

24.   Gürültülü Ortam

25.   Molasız Çalışmak

26.   Formsuzluk

27.   Krizler

28.   Bürokrasi

29.   Teknik Sorunlar

30.   Tembellik

31.   Dedikodu

32.   Başkalarının Plansızlığı

 

Şimdi bu zaman hırssızlarını tek tek ele alalım.

 

1.       İletişimsizlik

İletişimsizlik veya yetersiz iletişim, iş yerinde ve kişisel yaşamda en sık karşılaşılan ve farkında olunmayan zaman hırsızlarından biridir. Bilgi akışının sağlıklı olmaması, zincirleme reaksiyonlarla önemli zaman kayıplarına neden olur.

 

İletişim, zaman yönetiminde bir "araç" değildir; bizzat zaman yönetiminin bir parçasıdır. Etkili iletişim, zaman yönetiminin temel taşlarından biridir. Etkili iletişim, bilginin doğru, eksiksiz ve zamanında akmasını sağlayarak, yanlış anlamaları, hataları ve gereksiz gecikmeleri önler. Bu da işlerin daha akıcı, verimli ve planlı ilerlemesine olanak tanır. Zamanı iyi yönetmek isteyen bir çalışan veya ekip için, iletişim becerilerini geliştirmek ve açık, şeffaf bir iletişim kültürü oluşturmak hayati öneme sahiptir.

 

İletişimsizliğin yol açtığı zaman kayıpları şunlardır:

·         Yanlış Anlaşılmalar ve Hatalar: Bir talimatın, beklentinin veya bilginin yanlış anlaşılması, görevin başından itibaren yanlış yolda ilerlemesine veya hatalı yapılmasına yol açar. Bu hataları fark edip düzeltmek, başlangıçta net iletişim kurmaya harcanacak zamandan çok daha fazlasını alır.

·         Tekrar Çalışma (Rework): Görevler eksik veya hatalı bilgi nedeniyle yanlış yapıldığında, işin baştan yapılması veya büyük ölçüde düzeltilmesi gerekir. Bu, hem görevi ilk yapanın hem de düzeltenin zamanını boşa harcar.

·         Gecikmeler: İhtiyaç duyulan bilginin zamanında gelmemesi veya kimden/nasıl bilgi alınacağının belirsiz olması, iş süreçlerinin durmasına veya yavaşlamasına neden olur. Bir kişinin işi, diğerinin eksik veya gecikmiş iletişimine bağlıysa tüm proje etkilenebilir.

·         Kararsızlık ve Bekleme Süreleri: Net bilgi olmadan karar almak zordur. Çalışanlar gerekli bilgiyi beklerken zaman kaybedebilirler. Kimin ne yapacağı, bir sonraki adımın ne olduğu gibi belirsizlikler de bekleme sürelerine yol açar.

·         Gereksiz Toplantılar ve E-posta Trafiği: Yetersiz iletişim, bilgiyi yaymak veya yanlış anlaşılmaları düzeltmek için ek toplantılar düzenlenmesine veya bitmek bilmeyen e-posta zincirlerinin oluşmasına neden olabilir. Bu da aslında işe ayrılması gereken zamandan çalar.

·         Güven Kaybı ve İlişki Sorunları: Sürekli yanlış anlama ve gecikme, ekip üyeleri arasındaki güveni zedeleyebilir. İlişki sorunlarını çözmek veya bozulan iletişimi tamir etmek de zaman ve enerji gerektirir.

·         Motivasyon Düşüklüğü: Ne yapacağını tam olarak bilmeyen veya sürekli iletişim sorunlarıyla uğraşan çalışanların motivasyonu düşebilir. Bu da genel verimliliği ve etkili zaman kullanımını olumsuz etkiler.

·         Kaynakların Yanlış Kullanımı: Doğru bilgi akışı olmadığında, yanlış araçlar kullanılabilir, yanlış kişilere başvurulabilir veya gereksiz adımlar atılabilir. Bu da hem zaman hem de diğer kaynakların israfına yol açar.

 

İletişimsizlik veya yetersiz iletişim büyük bir zaman hırsızı olduğuna göre iletişiminize önem verin. Net ve özlü iletişim kurun. Önemli konularda sözlü iletişime ek olarak mutlaka yazılı iletişim de kurun. Bilirsiniz, söz uçar yazı kalır. Anlamadıysanız “anlamadım” deyin ve tekrar açıklatın. Leb denince leblebi aklınıza gelmesin. Niyet okuma veya tahmin yerine direk sorarak öğrenin. Birbirine bağımlı görevlerde çalışma arkadaşlarınızı zamanında ve yeterli düzeyde bilgilendirin. Üstünüze de astınıza da danışmaktan korkmayın, çekinmeyin. İstişare yapmak (yani konular üzerinde fikir alışverişi yapmak) hataları ve zaman kayıplarını azaltır.

 

2.       Plansızlık

Plansızlık, zaman yönetiminin en sinsi düşmanlarından biridir. Plan yapmamak, zamanı rastgele ve reaktif bir şekilde kullanmaya yol açar, bu da kaçınılmaz olarak büyük zaman kayıplarına neden olur. Plansızlık, bir geminin pusulasız denize açılması gibidir; rüzgarın veya akıntıların onu nereye götüreceği belirsizdir ve genellikle istenmeyen yerlere varılır veya hiç varılamaz.

 

Ne yapacağını tam olarak bilmeyen bir kişi, gün içinde sürekli "Şimdi ne yapsam?", "Hangisi daha önemli?", "Buna mı başlasam, yoksa diğerine mi?" gibi sorularla vakit kaybeder. Bu düşünme süreci ve kararsızlık hali, işe başlama hızını düşürür ve zihinsel enerji tüketir.

 

Bir plan olmadığında, dikkat dağıtıcı unsurlara (e-postalar, sosyal medya, meslektaşların sohbetleri) kapılmak çok daha kolay hale gelir. Kişi neye odaklanacağını bilmediği için, en kolay veya en cazip olana yönelir, bu da zamanın verimsiz kullanılmasına yol açar.

 

Plansızlık, görevlerin önem ve aciliyetine göre sıralanmasını engeller. Kişi genellikle gözüne ilk çarpan veya en kolay olan işi yapar, oysa o sırada çok daha önemli veya acil bir görev bekliyor olabilir. Bu durum, önemli işlerin son ana kalmasına ve stresle yapılmasına neden olur.

 

Plansız hareket etmek, adımları veya süreçleri netleştirmemek anlamına gelir. Bu da aynı işi birden fazla kez yapmaya veya başlangıçta düşünülmeyen hatalar yapmaya yol açar. Hataları düzeltmek veya eksik bilgileri tamamlamak ekstra zaman gerektirir.

 

Planlama olmadan, bir görev için ne kadar zaman veya hangi kaynakların gerekeceği öngörülemez. Bu da yetersiz hazırlığa, işin ortasında kaynak aramaya veya gereğinden fazla zaman harcamaya neden olabilir.

 

Plansızlık, işlerin tamamlanması için gereken sürenin doğru tahmin edilememesi anlamına gelir. Bu da son teslim tarihlerinin kaçırılmasına ve bunun getirdiği ek baskı, stres ve olumsuz sonuçlara (işin yeniden planlanması, müşteri memnuniyetsizliği vb.) yol açar.

 

Sürekli olarak ne yapacağını bilmemek, işlerin yetişip yetişmeyeceği konusundaki belirsizlik ve son dakika koşturmacası, çalışanda yüksek düzeyde stres ve tükenmişlik hissi yaratır. Bu zihinsel durum da verimliliği ve etkili zaman kullanımını daha da baltalar.

 

Zaman yönetiminin temeli planlamadır desek yeridir. Neler yapmanız gerektiğiniz belirledikten sonra bunları hangi sırayla ve sürede yapacağınızı yazmak ve yazdıklarınıza göre eyleme geçmektir planlama (yapacaklarını yaz, yazdıklarını yap).

 

Önce yapılacaklar listenizi hazırlayın. Yapmanız gereken tüm görevleri (e-postalar, toplantılar, raporlar, kişisel gelişim işleri vb.) bir araya getirin. Bunu bir “to-do” listesi, takvim uygulaması veya not defteri kullanarak yapabilirsiniz. Listenizi düzenli olarak (tercihen gün sonunda veya ertesi günün başında / hafta başında) güncelleyin.

 

Bir önceki makalemde (Zaman Yönetimi) önerdiğim önceliklendirme metotlarını (yapılacakları puanlamak veya Eisenhower matrisine yerleştirmek) kullanarak işleri sıralayın (ve bazılarını eleyin veya devredin).  Listedeki her göreve tahmini yapım süresi atayın. Hatta hangi işi ne zaman (gün ve saat) ele alacağınızı belirleyin. Eğer bir görev çok büyük ve göz korkutucu görünüyorsa, onu daha küçük, yönetilebilir adımlara bölün ve her adım için ayrı zaman blokları ayırın.

 

Unutmayın; kötü önceliklendirme zaman kaybına neden olur. Önemsiz işleri önce yapmak ya da acil olmayanlara öncelik vermek zamanın yanlış kullanılması anlamına gelir.

 

Günümüzde birçok dijital araç ve uygulama, zaman yönetimini kolaylaştırmak için kullanılmaktadır. Örneğin, takvim uygulamaları, görev yönetim araçları ve zaman izleme yazılımları, bireylerin zamanlarını daha verimli kullanmalarına yardımcı olabilir.

 

Planlar katı olmak zorunda değildir. Gün içinde beklenmedik durumlar ortaya çıkabilir. Planınızı gerektiğinde ayarlamaya hazır olun. Planınız sadece işten ibaret olmamalıdır. Düzenli kısa molalar ve öğle arası, zihinsel tazeliğinizi korumanıza ve uzun vadede daha üretken olmanıza yardımcı olur. Gün sonunda veya hafta bitiminde planınızın ne kadar işe yaradığını, nelerin eksik kaldığını gözden geçirin. Bu, gelecek planlamalarınız için size geri bildirim sağlar.

 

Etkili planlama, ilk başta zaman alıcı gibi görünebilir, ancak uzun vadede size fazlasıyla zaman kazandırır. Ne yapacağınızı bilmek, odaklanmanızı artırır, stresi azaltır, hataları minimize eder ve en önemlisi, gerçekten önemli olan işlere zaman ayırmanızı sağlar. Bu da sadece işleri zamanında yetiştirmekle kalmaz, aynı zamanda iş kalitesini artırır ve kişisel tatmin sağlar.

 

Not: En kötü plan bile plansızlıktan iyidir.

 

3.       Ertelemek

Erteleme, yapılması gereken bir görevi, genellikle daha kolay veya keyifli başka bir aktivite uğruna, bile bile ve gereksiz yere geciktirme eylemidir. Bu, etkili zaman yönetiminin önündeki en yaygın ve zararlı engellerden biridir ve çeşitli yollarla zaman kaybına yol açar. Erteleme, kısa vadede bir "rahatlama" sağlasa da, uzun vadede çok daha fazla zaman, enerji ve stres maliyeti getirir.

 

Erteleme alışkanlığınızdan kurtulmak için işlere dair gerçekçi son teslim tarihleri belirleyin ve bunları yazın. Mümkünse, bir arkadaşınıza, meslektaşınıza veya yöneticinize bu tarihleri söyleyerek kendinize karşı bir sorumluluk oluşturun.

 

Bazen başlayamadığımız için erteleriz. Kendinize sadece 5 veya 10 dakika boyunca görev üzerinde çalışmayı taahhüt edin ve başlayın. Genellikle başladığınızda, devam etmek istediğinizi fark edersiniz.

 

Büyük ve göz korkutucu görevleri daha küçük, yönetilebilir parçalara ayırın. Ardından sadece ilk ve en küçük adımı atmaya odaklanın. Örneğin, rapor yazmak yerine "rapor taslağının başlıklarını belirle" gibi bir başlangıç yapın. Başlamak, devam etmek için gereken momentumu sağlar.

 

Sabah enerjiniz en yüksekken, günün en zor veya en itici görevini ilk iş olarak yapın. Bunu aradan çıkardığınızda günün geri kalanı daha kolay ve motivasyonunuz yüksek olur.

 

Her şeyin kusursuz olması gerektiği düşüncesi ertelemeye yol açabilir. "Yeterince iyi" kavramının da olduğunu kabul etmeyi öğrenin ve ilerlemeye odaklanın, mükemmelliğe değil. İlk taslak her zaman mükemmel olmak zorunda değildir.

Erteleme genellikle sıkıntı, kaygı veya korku gibi olumsuz duygulardan kaçınma girişimidir. Bu duyguların farkına varın ve bunları "işarete" çevirmeye çalışın; yani o duygunun, göreve başlama zamanının geldiğini gösteren bir işaret olduğunu düşünün.

 

Ertelemek gayet insani bir eylemdir. Hemen herke bir şeyleri erteler. Her şeyin azı karar, fazlası zarar misali ertelemelerinizi azaltmanız yeterlidir, yok etmenize gerek yoktur. Ertelediğinizde kendinizi hırpalamayın. Bunun yaygın bir alışkanlık olduğunu kabul edin, kendinizi affedin ve yeniden denemeye odaklanın. Suçluluk, erteleme döngüsünü besleyebilir.

 

Erteleme alışkanlığından kurtulmak pratik ve sabır gerektiren bir süreçtir. Kendinize karşı dürüst olmak, küçük adımlarla başlamak ve sizi motive edecek stratejiler geliştirmek en önemli adımlardır.

 

4.       Tamamlamamak

İşleri tamamlamamak veya yarıda bırakmak, bir işi tamamlamadan diğerine geçmek, sürekli yarım kalmış görevlere dönmek zorunda kalmak, zaman yönetiminin en yıkıcı alışkanlıklarından biridir. Başlangıçta "biraz sonra dönerim" veya "şimdi acelesi yok" gibi düşüncelerle masum görünebilir, ancak aslında zamanı çeşitli şekillerde israf eder.

 

İşleri tamamlamamak veya yarıda bırakmanın yol açtığı zaman kayıpları şunlardır:

·         Yeniden Başlama Maliyeti: Yarıda bırakılan bir işe geri döndüğünüzde, işin kapsamını, nerede kaldığınızı, hangi bilgilerin gerektiğini hatırlamanız gerekir. Bu "kontekst değiştirme" ve "yeniden ısınma" süreci zaman alır. Eğer o işe ilk başladığınızdaki "akış" durumunu kaybederseniz, aynı verimliliğe ulaşmak daha uzun sürer. Örneğin; Bir rapor yazmaya başladınız, 30 dakika harcadınız ve yarıda bıraktınız. İki gün sonra rapora geri döndüğünüzde, önceki notlarınızı gözden geçirmek, kullandığınız veri kaynaklarını hatırlamak ve raporun gidişatını yeniden zihninizde canlandırmak için 10-15 dakika ekstra zaman harcarsınız. Oysa devam etseydiniz bu süre kaybolmayacaktı.

·         Odaklanma Kaybı: Bir işi bitirmeden diğerine atlamak, zihnin sürekli farklı konular arasında mekik dokumasına neden olur. Her geçişte odaklanma gücü zayıflar ve derinlemesine düşünme yeteneği azalır. Bu da genel olarak daha yavaş ve daha yüzeysel çalışmaya yol açar. Örneğin; Bir sunum taslağı hazırlamaya başladınız ama tamamlamadan bir e-postayı yanıtlamaya geçtiniz ve yanıtınız sırasında aklınıza tamamlamadığını bir KPI tablosu geldi ve ona yöneldiniz. KPI tablosu üzerinde çalışırken yarım bıraktığınız sunum ve e-postanız aklınıza geldi. Hiçbirini tam bitirmeden sürekli aralarında geçiş yapmak, her birine odaklanmanız gereken süreyi böler. Odaklanmanız zayıflar, konsantrasyonunuz düşer.

·         Zihinsel Yük ve Stres: Yarıda kalmış işler zihnin arka planında sürekli aktif kalır. Ne zaman onlara geri döneceğinizi, ne zaman biteceklerini düşünmek, bilinçaltında bir stres ve kaygı kaynağıdır. Bu zihinsel "arka plan gürültüsü", diğer işlere odaklanmayı zorlaştırır ve zihinsel enerjiyi tüketir.

·         Son Teslim Tarihlerini Kaçırma Riski: Yarıda bırakılan işlerin sayısı arttıkça, hangisinin ne zaman tamamlanması gerektiğini takip etmek zorlaşır. Bu durum, bazı görevlerin gözden kaçırılmasına veya son teslim tarihine çok az zaman kala aceleyle yapılmaya çalışılmasına neden olur. Aceleci yapılan işlerde hata oranı artar, bu da daha fazla zaman kaybına yol açar.

·         Bloke Edilen Çalışma Arkadaşları: Eğer sizin yarıda bıraktığınız bir iş, başka bir ekip üyesinin veya bir sonraki adımın başlaması için gerekiyorsa, sizin tamamlamamanız zincirleme bir gecikmeye yol açar. Bu, sadece sizin değil, başkalarının da zamanını kaybetmesine neden olur. Örneğin; siz stok kontrolünü (fiili ve kaydi stokların uyuşumunu) yapmazsanız, muhasebeniz şirket bilançosunu ortaklara sunamaz.

·         Motivasyon Kaybı: Başlanmış ama bitirilmemiş görevler, zamanla motivasyon kırıcı olabilir. Bir işi tamamlamanın verdiği tatmin duygusu yaşanmadığı için, o işe tekrar başlama isteği azalır ve erteleme eğilimi artar. Örneğin; Bir eğitim videosu izlemeye başladınız, ilk 15 dakikasını izlediniz ve bıraktınız. Geri döndüğünüzde, ne öğrendiğinizi hatırlamak ve kaldığınız yerden devam etmek zor gelir. Bitirmenin verdiği o "başardım" hissi olmadığı için, tekrar başlamak gözünüzde büyür.

 

İşleri tamamlamamak veya yarıda bırakmak, tek bir zaman kaybına yol açmak yerine, bir dizi problem yaratarak zamanı çok yönlü olarak çalar. Yeniden başlama maliyeti, odaklanma kaybı, artan stres ve başkalarını bloke etme gibi etkileriyle, etkili zaman yönetiminin önündeki en büyük engellerden biridir. Bu nedenle, mümkün olduğunca, bir işe başladığınızda (özellikle kısa süren veya orta ölçekli işlere), onu tamamlamaya odaklanmak, zamanı daha verimli kullanmanın anahtarlarından biridir.

 

5.       Fazla Mesai

Bazı beyaz yakalı çalışanlar ya işlerini yetiştiremediği için, ya aşırı görev üstlendiği için, ya işkolik olduğu için, ya ekstra gelire ihtiyaç duyduğu için, ya da patronunun gözüne girmek için sürekli fazla mesai yapar. Yani mesai bitiminde çalışma arkadaşları işten çıkarken o ofiste kalıp çalışmaya devam eder. Fazla mesaiye kalanlar zaman yönetimini iyi yapamayanlardır. Verimli çalışmayı beceremeyen, önceliklendirme yapmayı bilmeyen, kendisinden beklenenleri yanlış anlamış kişilerdir. 

 

Sürekli fazla mesai yapmak çalışanı fiziksel olarak da, psikolojik olarak da yorar. Bu onun verimsizleşmesine, hatalarının artmasına, işten soğumasına, firmasına bağlılığının azalmasına yol açar. Fazla mesaileri özel hayatından da çalacağı için yorgunluk, stres, motivasyonsuzluk, tükenmişlik sendromları daha da artacaktır. Sürekli fazla mesai yapan çalışandan ne kendisine, ne firmasına ne de ailesine hayır gelir.

 

Bir iş yerinde birileri sürekli fazla mesai yapıyorsa bu sadece çalışanların zaman yönetimi problemi değil, işverenin de süreçleri doğru planlamadığını bir göstergesidir. Sürekli fazla mesai, kısa vadeli bir çözüm gibi görünse de, uzun vadede hem çalışan hem de şirket için maliyetli ve sürdürülemez bir durumdur. Çalışanın bu durumu yönetmek için kişisel becerilerini geliştirmesi önemli olsa da, yöneticinin de iş yükünü, süreçleri ve beklentileri gözden geçirmesi ve çalışana destek olması gerekir.

 

Eğer kurumsallaşmamış bir şirkette çalışıyorsanız, iş süreçleri ve görev tanımları belirsizse, birden fazla pozisyonun üstlenebileceği işleri üstlenmişseniz, hayır demeyi ve delege etmeyi bilmiyorsanız, üstüne üstlük plansız da çalışıyorsanız yandınız. Zaman size yetmez, işkolik de olsanız, fazla mesai de yapsanız işleriniz birikir, görevini layıkıyla yapamayan kişi konumuna düşersiniz. Patronun gözünden düşmeniz yetmezmiş gibi özel hayatınıza da zaman ayıramadığınız için özel hayatınızdan da SOS sinyalleri gelmeye başlar. Hayat size zindan olur.

 

6.       İşkoliklik

Fazla mesaicilerin bir kısmı işkoliktir. İşkoliklik, basitçe çok çalışmaktan daha karmaşık bir durumdur. Bir tür bağımlılık veya kompülsif (zorlantılı) davranış olarak tanımlanır. Kişinin işe karşı duyduğu aşırı ve kontrol edilemeyen bir ihtiyaçla karakterize edilir. İşkolikler, işe olan bağlılıkları normal sınırları aştığında, işlerini tamamlasalar bile sürekli çalışma veya iş düşünme ihtiyacı hissederler. Bu durum, genellikle diğer yaşam alanlarını (aile, sağlık, sosyal yaşam, hobiler) ihmal etmelerine neden olur. İşkoliklik, kişinin sağlığına (fiziksel ve zihinsel), ilişkilerine ve genel yaşam kalitesine zarar verir.

 

İşkolikliği sadece "çok çalışkan" olmaktan ayıran temel farklar şunlardır: İşkolikliğin pek çok nedeni ve güdüsü vardır. İşkolikler genellikle istemeden değil, bir zorunluluk hissiyle çalışırlar. Çalışmadıklarında suçluluk, kaygı veya huzursuzluk duyarlar. Çalışma sürelerini veya işe harcadıkları enerjiyi kontrol etmekte zorlanırlar. "Dur" diyemezler. İşkoliğin motivasyonu genellikle keyiften, başarı arzusundan veya amaca hizmet etmekten ziyade, kaygıdan kaçınma, kendini kanıtlama veya kontrol hissini sürdürme gibi daha karmaşık psikolojik nedenlere dayanır.

 

İşkoliklik bir zaman hırsızıdır. İşkoliklik, zamanı etkili bir şekilde yönetememenin bir tezahürüdür ve zamanı çeşitli açılardan çalar. (1) Kişinin ailesine, arkadaşlarına, sağlığına (egzersiz, uyku), hobilerine, dinlenmesine ve kişisel gelişimine ayırması gereken zamanı tamamen veya büyük ölçüde işe kaydırır. Bu, yaşam dengesini bozar ve uzun vadede mutsuzluğa yol açar. (2) Sürekli ve aşırı çalışmak, belirli bir noktadan sonra verimliliği düşürür. Yorgunluk, dikkat dağınıklığı, tükenmişlik ve stres, kişinin odaklanmasını, yaratıcı düşünmesini ve etkili çözümler üretmesini engeller. Bu da aynı işi daha uzun sürede yapmasına veya daha fazla hata yapmasına neden olur. Yani işkoliklik, daha çok çalışarak daha az veya daha düşük kaliteli iş çıkarmakla sonuçlanabilir. (3) İşkolikler genellikle "her şeyi hemen yapma" dürtüsüyle hareket ederler. Bu, stratejik planlama, görevleri doğru önceliklendirme ve zamanı verimli tahsis etme gibi zaman yönetiminin temel unsurlarını ihmal etmelerine yol açar. Sürekli "yangın söndürme" modunda oldukları için, önemli ama acil olmayan işlere (planlama, geliştirme, ilişkiler) zaman ayıramazlar. (4) Sürekli iş düşünmek, iş dışı zamanlarda bile zihnin meşgul olması, zihinsel enerji rezervlerini tüketir. Bu da karar verme yeteneğini, odaklanmayı ve genel bilişsel performansı olumsuz etkiler.

 

Etkili zaman yönetimi, çalışma saatlerini artırmak değil, belirlenen süre içinde maksimum verimi elde etmek ve yaşamın diğer alanları için de bilinçli zaman ayırmaktır. İşkoliklik ise bunun tam tersidir; verimsiz ve dengesiz bir zaman kullanımı örüntüsüdür.

 

7.       Odaklanma Eksikliği

İşlere veya üzerinizde çalıştığınız işe odaklanamamak, konsantrasyon kaybı yaşamak, dikkat dağınıklığı yaşamak özellikle Z ve milenyum kuşağının önemli bir sorunudur. Kolayca dikkatin dağılması, tek bir işe uzun süre yoğunlaşamama önemli zaman kayıpları yaşatır.

 

Bir göreve odaklanamadığınızda, düşünceleriniz başka yerlere kayar veya dış uyaranlardan (telefon bildirimleri, e-postalar, çalışma arkadaşları vb.) kolayca etkilenirsiniz. Her bölünme, göreve geri dönmek için ek zaman ve zihinsel enerji gerektirir.

 

Odaklanma eksikliği, aynı anda birden fazla iş yapma eğilimini artırır. Ancak beynimiz aslında "gerçek" multitasking yapamaz; sadece görevler arasında çok hızlı geçiş yapar. Her geçişte yeniden adapte olma süresi oluşur. Bu, her görevi tek tek ve odaklanarak yapmaktan çok daha yavaştır. Aynı anda birden fazla işe odaklanmaya çalışmak, verimliliği düşürür ve odak dağınıklığına neden olur. Sonuçta hiçbir işi tam anlamıyla bitiremezsin.

 

Odaklanmadan yapılan işlerde hata yapma olasılığı artar. Yapılan hataları düzeltmek veya eksik bırakılan kısımları tamamlamak, işi baştan doğru yapmak için harcanacak sürenin kat kat fazlasına mal olur.

 

Odaklanamayan beyin, bilgiler arasında bağlantı kurmakta zorlanır ve bu da basit kararları bile vermeyi güçleştirir. Kararsızlık, işin ilerlemesini durdurur ve zaman kaybettirir.

 

Odaklanma olmadığında işler daha yavaş ilerler. Bitmesi gereken bir iş, dikkat dağınıklığı nedeniyle planlanandan çok daha uzun sürede tamamlanır veya hiç tamamlanmaz.

 

Neye odaklandığınızı unuttuğunuzda, daha önce yaptığınız araştırmaları, okuduğunuz metinleri veya aldığınız kararları tekrar gözden geçirmek zorunda kalabilirsiniz. Bu da gereksiz zaman ve çaba harcamaktır.

 

Odaklanma eksikliği, bir göreve başlamayı da zorlaştırabilir. Zihin dağınık olduğu için nereden başlayacağını bilemez ve bu da ertelemeye yol açar. Erteleme, işlerin birikmesine ve aciliyetlerinin artmasına neden olarak zaman yönetimi baskısını artırır.

 

Odaklanmak, konsantre olmak, bir görevi daha hızlı ve daha az hatayla tamamlamanızı sağlar. Bu, aynı sürede daha fazla iş yapabilmeniz anlamına gelir. Dikkatli ve odaklı çalışmak, işin kalitesini artırır. Daha az hata, daha az yeniden çalışma ve daha tatmin edici sonuçlar elde edersiniz. Derin konsantrasyon, "akış durumu" olarak bilinen duruma girmenizi sağlayabilir. Bu durumda zaman algısı kaybolur, iş keyifli hale gelir ve maksimum verimlilikle çalışırsınız. Konsantre olmak, bir göreve başlayıp onu bitirme olasılığınızı artırır. Yarım kalmış iş yığınları yerine tamamlanmış görevler görmek, hem motivasyonu artırır hem de zaman yönetimini kolaylaştırır. Konsantrasyon becerisi yüksek olan kişiler, bir görevin ne kadar süreceğini daha doğru tahmin edebilirler. Bu da daha gerçekçi ve uygulanabilir zaman planları yapmalarını sağlar. Odaklı çalışmak, işleri zamanında bitirmenizi sağlar ve son dakika telaşını azaltır. Bu da genel stres seviyenizi düşürür. Konsantrasyon, zamanın ne kadar değerli olduğunu ve her anın nasıl daha etkili kullanılabileceğini anlamayı kolaylaştırır.

 

Aynı anda birden çok iş yapmaya çalışmak yerine, tek bir göreve odaklanın ve tamamlamaya çalışın. Her sabah 9:00-10:30 arasını "Odaklanma Zamanı - Rahatsız Etmeyin" olarak işaretleyin. Bu blokta en zor veya en çok konsantrasyon gerektiren işlerinizi yapın ve bu süre zarfında e-posta veya mesajlara bakmaktan kaçının.

 

Yeter miktarda kahve içmek odaklanmanıza destek olabilir. Kahve, ölçülü ve bilinçli tüketildiğinde, özellikle hafif yorgunluk hissettiğiniz anlarda odaklanma için faydalı bir araç olabilir. (Ancak tek başına bir çözüm değildir ve aşırıya kaçmak veya uyku düzenini bozmak tam tersi etki yaratabilir.) Kahve odaklanmanıza kısa vadeli bir yardımcı olabilir, ancak odaklanmayı kalıcı olarak artırmak için uyku, beslenme, egzersiz gibi temel yaşam alışkanlıklarınızı düzenlemek, çalışma ortamınızı optimize etmek ve etkili zaman yönetimi teknikleri kullanmak çok daha önemlidir ve sürdürülebilir çözümler sunar.

 

Özetle, konsantrasyon, zaman yönetiminin temel taşıdır. Odaklanma yeteneği, zamanı bir kaynak olarak en verimli şekilde kullanmanızı sağlar. Odaklanma eksikliği ise zamanı boşa harcamanın, işleri uzatmanın ve genel verimliliği düşürmenin en yaygın nedenlerinden biridir.

 

8.       Unutkanlık

Unutkanlık, günlük hayatımızda sık karşılaştığımız ve gerçekten de zaman kaybına neden olabilen bir durumdur. Hem zihinsel enerjimizi tüketir hem de somut işlerin gecikmesine veya tekrar yapılmasına yol açar.

 

Bir şeyi unuttuğunuzda, onu tekrar hatırlamaya çalışmak, tekrar aramak (neredeydi, kime söyleyecektim vb.) veya emin olamadığınız için tekrar kontrol etmek zaman alır. Örneğin, bir e-postayı gönderip göndermediğinizi unutup tekrar taslaklara bakmak gibi.

 

Yapılması gereken önemli bir işi unuttuğunuzda, son teslim tarihini kaçırabilir veya o işi yetiştirmek için daha sonra acele etmek zorunda kalabilirsiniz. Bu da stres yaratır ve genellikle işin kalitesini düşürür.

 

Bir toplantıyı veya randevuyu unutmak, hem sizin hem de bekleyen diğer kişilerin zamanının boşa gitmesine neden olur. Yeni bir zaman ayarlamak, durumu açıklamak da ek bir çaba gerektirir.

 

Anahtarlarınızı, telefonunuzu, cüzdanınızı veya önemli bir belgeyi nereye koyduğunuzu unutmak, onları arayarak önemli bir zaman harcamanıza yol açar.

 

Bir iş yaparken ne yapacağınızı veya nerede kaldığınızı aniden unutmak, odaklanmanızı bozar ve işinize geri dönmek için ekstra zaman ve çaba harcamanız gerekebilir.

 

Bir bilgiyi (şifre, önemli bir isim, bir prosedür adımı) unuttuğunuzda, bu bilgiyi tekrar bulmak, sormak veya yeniden öğrenmek zorunda kalırsınız.

 

Verilen talimatları veya önemli detayları unutmak, işinizde hatalar yapmanıza ve bu hataları düzeltmek için ek zaman harcamanıza neden olabilir.

 

Unutkanlığı tamamen ortadan kaldırmak zor olsa da, azaltmak ve etkilerini yönetmek mümkündür. İşte bazı etkili yöntemler:

·         Not Alın: En basit ve en etkili yollardan biridir. Yapılacaklar listeleri, önemli bilgiler, fikirler veya hatırlamanız gereken her şeyi yazın. Bunu bir deftere, telefonunuzdaki bir not uygulamasına veya bilgisayarınızdaki bir araca yapabilirsiniz. Hafızanıza güvenmeyin. “Ben unutmam” demeyin. Not alın. Alt kadrolarınıza verdiğiniz işleri mutlaka bir yere yazın. (Terminsiz iş vermeyin) Sonra da bu yazdıklarınıza sık sık bakarak işlerin tamamlanıp tamamlanmadığını denetleyin. Eğer unutkansanız, astlarınız bundan faydalanabilir.

·         Takvim ve Ajanda Kullanın: Randevularınızı, toplantılarınızı, son teslim tarihlerini ve önemli etkinlikleri bir takvime kaydedin. Hem bilgisayarınızdaki hem de akıllı telefonunuzdaki dijital takvimlerin hatırlatma özelliklerini kullanmak çok faydalıdır.

·         Hatırlatıcı Ayarlayın: Telefonunuzdaki veya bilgisayarınızdaki hatırlatma özelliklerini kullanarak belirli bir zamanda yapmanız gereken şeyler için uyarılar kurun.

·         Rutinler Oluşturun: Sık kullandığınız eşyalar (anahtar, cüzdan, telefon) için sabit yerler belirleyin ve her zaman o yerlere koyma alışkanlığı edinin. Bu, arama süresini büyük ölçüde azaltır.

·         Odaklanın ve Dikkatli Olun: Bilgi alırken (bir şey dinlerken, okurken veya öğrenirken) bilinçli olarak dikkat etmeye çalışın. Dağınıklığı azaltın ve tek bir şeye odaklanmaya özen gösterin.

·         Önemli Bilgileri Tekrar Edin: Birinden bir talimat veya önemli bir bilgi aldığınızda, anladığınızı göstermek ve pekiştirmek için kısaca tekrar edin ("Yani şunu şunu yapacağım, doğru mu?").

·         Görevleri Parçalara Bölün: Büyük veya karmaşık görevleri daha küçük, yönetilebilir adımlara ayırın. Bu, her adımı tamamladığınızda ilerleme hissi verir ve ne yapmanız gerektiğini hatırlamanızı kolaylaştırır.

·         Ortamınızı Düzenleyin: Hem fiziksel (çalışma masası, ev) hem de dijital (bilgisayar dosyaları, e-postalar) ortamınızı düzenli tutmak, aradığınızı daha kolay bulmanızı sağlar ve unutkanlığın etkilerini azaltır.

·         Yeterli Uyuyun: Uyku, beynin bilgileri işlemesi ve depolaması için kritik öneme sahiptir. Yetersiz uyku, unutkanlığı doğrudan artırır.

·         Sağlıklı Beslenin ve Egzersiz Yapın: Beyin sağlığını destekleyen besinler tüketmek (omega-3 yağ asitleri gibi) ve düzenli fiziksel aktivite yapmak hafızayı güçlendirmeye yardımcı olur.

·         Stresi Yönetin: Kronik stres hafıza üzerinde olumsuz etki yapabilir. Meditasyon, yoga, hobiler veya sevdiğiniz aktivitelerle stresi yönetmeye çalışın.

·         Zihninizi Aktif Tutun: Yeni şeyler öğrenmek, kitap okumak, bulmaca çözmek, zeka oyunları oynamak beyninizi aktif tutar ve bilişsel fonksiyonları destekler.

 

Eğer unutkanlık günlük yaşamınızı ciddi şekilde etkiliyorsa, aniden başladıysa veya başka belirtilerle birlikte görülüyorsa, altta yatan tıbbi bir durum olabileceği ihtimaline karşı bir doktora danışmak önemlidir. Ancak çoğu durumda, yukarıdaki pratik yöntemlerle unutkanlığın etkilerini azaltmak ve zaman kaybını önlemek mümkündür.

 

9.       Hayır Diyememek

Hayır diyememek, genellikle başkalarını memnun etme arzusu, çatışmadan kaçınma veya kabul görme ihtiyacından kaynaklanan yaygın bir sorundur. Ancak bu durum, kişinin kendi zamanı, enerjisi ve öncelikleri üzerinde ciddi olumsuz etkilere yol açar.

 

Başkalarının taleplerine sürekli "Evet" demek, kişinin kendi iş yükünün üzerine ek yük bindirir. Bu, yönetilmesi gereken görevlerin sayısını ve kapsamını artırır. Başkalarının işlerine zaman ayırdıkça, kişinin kendi asıl görevleri, hedefleri ve kişisel ihtiyaçları (dinlenme, hobiler, aile) geri planda kalır. Çok fazla işi aynı anda yapmaya çalışmak, her bir işe ayrılan sürenin azalmasına ve dolayısıyla kalitenin düşmesine neden olabilir. Yetiştirilemeyen işler, kaçırılan son teslim tarihleri veya kaliteden ödün verme baskısı sürekli stres ve kaygı kaynağıdır.

 

Hayır diyemeyenler, zamanlarının büyük bir kısmını, kendi belirledikleri önceliklere göre değil, başkalarının aciliyetlerine veya taleplerine göre harcarlar. Zaman çizelgeleri (iş planları) sürekli olarak dış etkenler tarafından bozulur.

 

Hayır diyememek, başkalarına yardım etmekten veya talepleri kabul etmekten dolayı pişmanlık duyma, içerleme veya yardım ettiği kişilere karşı içten içe kırgınlık hissetme gibi duygusal yüklere neden olur. "Evet" dedikleri halde içten içe pişmanlık duymak veya kabul etmek istemedikleri işleri yapmak, zihinsel olarak yorucudur. Zamanın ve enerjinin nereye harcanacağı konusunda kontrolün kaybedilmesi, kişinin kendi hayatının dümeninde değilmiş gibi hissetmesine yol açar.

 

Hayır demeyi bilmeyenler kendilerini kullandırtırlar. Sürekli evet demek, başkalarının kişinin sınırlarını zorlamasına veya kişiyi kolayca "kullanılabilir" olarak görmesine neden olur.

 

Hayır demeyi bilin ve hayır demekten çekinmeyin. Eğer yeni bir talep, kendi halihazırdaki önemli görevlerinizin yetişmesine mani olacaksa hayır deyin. Hayır diyemeyecekseniz bile acil yapamayacağınızı, ileri bir tarihte yapabileceğinizi söyleyin. Eğer talep edilen iş sizin yetkinliğinizde değilse veya doğrudan sorumluluğunuz değilse (ve devredilebilecek biri varsa) bunu açık açık söyleyin. “Bu benim yapabileceğim bir iş değil, bu X kişisinin sorumluluk alanına giriyor, ona verin bu işi” deyin. Eğer kişi, talep ettiği işi kendisi yapabilecekken sırf kolayına geldiği için size soruyorsa “kendin yapmalısın” deyin.

 

Kendi önceliklerinize veya kapasitenize uymayan taleplere nazikçe "Hayır" demeyi veya alternatif çözümler sunmayı öğrenin. Bu, kendi zamanınızı korumanızı sağlar.

 

Not: Görev tanımınızın dışında olan, dolayısıyla kabul etmemeniz gereken bir iş, eğer yapmanız durumunda vasfınızı artıracak bir bilgi/beceri (know-how) edinmenize yarayacaksa, mesleki/kişisel gelişiminize katkı sağlayacaksa, terfi veya zam almanıza yol açabilecekse “hayır” demeden önce biraz düşünmenizi öneririm. Örneğin yeni ERP programının alınması ve şirketinize adapte edilmesi projesinde yer alma teklifini geri çevirmememiniz öneririm. Aynı şekilde kalite belgesi alma, şirket birleşmesi/alımı, yeniden yapılanma, stratejik planlama projelerinde yer alma taleplerini geri çevirmeyin. Bu gibi durumlarda evet demeniz yükselmenizi sağlayacaktır. 

 

10.   Kararsızlık

Çoğu zaman çoğu işte karar vermekte zorlanırız ve gecikiriz. Kararsızlık gerçekten de zamanımızın en büyük hırsızlarından biridir. Hem zihinsel enerjimizi tüketir hem de somut eyleme geçişimizi engelleyerek işlerimizin yavaşlamasına veya durmasına neden olur.

 

Bir karar vermeye çalışırken seçenekler arasında sürekli gidip gelmek, en ince ayrıntısına kadar her ihtimali değerlendirmek ve olası tüm senaryoları kafada canlandırmak çok fazla zaman ve enerji harcar. Bu "analiz felci" durumu, karar alınana kadar ilerlemeyi durdurur.

 

Not: Beynimiz, temel olarak bir enerji tasarrufu mekanizması gibi çalışır. Karar verme süreçleri, özellikle karmaşık olanlar, oldukça fazla bilişsel enerji gerektirir. Bu nedenle, mümkün olduğunda, beynimiz en az bilişsel enerji harcayacak yolu tercih etme eğilimindedir. Bu eğilim, alışkanlıklarımızın oluşmasında, kısa yolları kullanmamızda ve bazen de "analiz felci" yaşamamızda (çok fazla enerji gerektiğinde karar vermeyi erteleme) kendini gösterir. Rutin kararları otomatik pilotta almak, enerji tasarrufu sağlar ve daha önemli kararlar için bilişsel kaynağı serbest bırakır.

 

Karar veremediğimiz için ilgili göreve veya işe başlamayı erteleriz. Bu, teslim tarihlerini kaçırmamıza, son dakikaya sıkışmamıza ve genellikle daha düşük kaliteli iş çıkarmamıza neden olur.

 

Bazı kararlar için belirli bir "zaman penceresi" vardır. Kararsızlık nedeniyle bu pencere kapandığında, potansiyel bir fırsatı (iş, yatırım, kişisel gelişim vb.) kaçırmış oluruz. Kaçırılan fırsatın telafisi genellikle zaman alır veya mümkün olmaz.

 

Kararsızlık, geleceğe yönelik bir belirsizlik hissi yaratır. Bu belirsizlik endişe ve strese yol açar. Zihinsel olarak meşgul olduğunuz bu stres, diğer işlere odaklanmanızı zorlaştırır ve genel üretkenliğinizi düşürür.

 

Bir karar vermeyip konuyu rafa kaldırdığınızda, daha sonra aynı konuyu tekrar açıp seçenekleri yeniden değerlendirmek zorunda kalırsınız. Bu, ilk başta harcadığınız zamana ek olarak tekrar tekrar zaman kaybetmenize yol açar.

 

Kararsızlık bir iş üzerinde takılı kalmanıza neden olduğunda, o işten uzaklaşıp başka şeylerle ilgilenir, sonra tekrar kararsızlık yaşadığınız konuya dönersiniz. Bu sık bağlam değiştirme, odaklanma süresini azaltır ve verimliliği düşürür.

 

Başkalarını ilgilendiren konularda kararsız olmak, onların da beklemesine veya kendi işlerini yapamamasına neden olabilir. Bu, iş birliğini yavaşlatır ve ilişkilerde gerginlik yaratabilir.

 

Karar almanız gerektiğinde neler yapmanız gerektiğini ele alalım. Öncelikle karar verme nedeninizi sorgulayın. Bu karar sizin için neden önemli? Ne elde etmeye çalışıyorsunuz? Hangi faktörler sizin için en önemli (maliyet, zaman, kalite, risk vb.)? Kriterlerinizi netleştirmek, seçenekleri değerlendirmeyi kolaylaştırır.

 

Hızlı karar almak, "aceleci" olmak anlamına gelmez. Daha ziyade, süreci optimize etmek ve gereksiz takılmalardan kaçınmaktır.

 

Kararın önem derecesini belirleyin. Her kararın aynı ağırlıkta olmadığını kabul edin.

·         Küçük kararlar (dönüşü kolay, etkisi düşük) için çok az zaman harcayın. Hızlıca bir seçenek seçin ve ilerleyin. ("Ne yiyeceğim?" veya "Bu e-postayı şimdi mi yoksa 15 dakika sonra mı göndereyim?")

·         Orta kararlar (dönüşü biraz daha zor, etkisi orta) için biraz düşünün, temel bilgileri toplayın ama aşırıya kaçmayın. Makul bir süre belirleyip karar verin.

·         Büyük kararlar (dönüşü zor veya imkansız, etkisi yüksek) için daha fazla düşünme ve araştırma gerektirir, ancak yine de bir zaman sınırı koyun. Kendinize "Bu karar için en fazla X dakika/saat harcayacağım" deyin. Süre dolduğunda, mevcut bilgilerle en iyi kararı verin veya en azından bir sonraki adımı (örneğin ek bilgi toplama) belirleyin. Yeterli bilgiyi toplayın, fazlasını değil.  "Mükemmel" bilgiyi beklemeyin. Karar vermek için yeterli olan, ancak sizi boğmayacak kadar bilgi toplayın. Bilgi toplama aşamasına da bir zaman sınırı koyun.

 

En kötü karar bile kararsızlıktan iyidir derler. Kısmen doğrudur. Ama önemli kararlar için yeterince bilgilenmeniz gerekir. İnsan bildikleriyle düşünür. Kararlarının kalitesi (isabetliliği) düşünce kalitesi ile doğru orantılıdır.

 

Çok fazla seçenek varken karar vermek zorlaşır. Seçenekleri listeleyin ve sınırlandırın. Başlangıçta seçenekleri 2-3 ana alternatife indirmeye çalışın. Vermeniz muhtemel olan kararların artılarını ve eksilerini yazın (kısa ve öz olsun). Temel seçenekler için ana avantajları ve dezavantajları kısaca listeleyin. Aşırı detaylandırmadan, önemli noktalara odaklanın.

 

Senaryolar oluşturun. Verebileceğiniz "en kötü" kararın sonuçları ne kadar kötü olabilir? Genellikle korktuğumuz kadar kötü olmadığını görürüz. Sonuçlar yönetilebilir veya geri döndürülebilir ise, karar verme cesaretiniz artar.

 

Özellikle küçük kararlarda sezgilerinize güvenin. Tüm verileri topladıktan sonra bile bazen iç sesiniz bir yöne ağır basabilir. Özellikle daha önce benzer durumlar yaşadıysanız, sezgileriniz deneyimlerinize dayanır ve faydalı olabilir.

 

"Yeterince iyi" olanı kabul edin. Nadiren tek bir "mükemmel" karar vardır. Genellikle birkaç tane "iyi" veya "yeterince iyi" seçenek bulunur. "En iyi"yi bulmak yerine "yeterince iyi" olanı seçmek, karar alma sürecini hızlandırır. Unutmayın, alınan bir karar, alınmayan bir karardan genellikle daha iyidir, çünkü sizi harekete geçirir. İş dünyasında aldığınız kararlardan 10’da 6’sı isabetli olsa, bu oran başarılı olmanız için yeterlidir. Her kararınızda isabetli olamayacağınız gerçeğini kabullenin.

 

Kararı verdikten sonra hemen harekete geçin. Bu, kararın doğruluğuna olan inancınızı artırır ve momentum yaratır. Kararsızlık, hareketsizliğe yol açar ve bu da zaman kaybıdır. Daha hızlı karar almayı öğrenmek, hayatınızda daha fazla akışkanlık ve üretkenlik sağlar. Başlangıçta zor gelse de, küçük adımlarla ve bilinçli pratikle bu beceriyi geliştirebilirsiniz.

 

11.   Karar Yorgunluğu

Karar yorgunluğu gün boyunca çok sayıda karar verdikten sonra zihinsel enerjinin tükenmesi sonucu, kişinin daha sonraki kararlarının kalitesinin düşmesi veya hiç karar verememe eğilimine girmesi durumudur. Basitçe ifade etmek gerekirse, beynimizdeki karar verme yeteneği bir kas gibi çalışır. Ne kadar çok kullanırsak, o kadar yorulur ve performansında düşüş yaşanır. Sabah taze zihinle daha iyi ve rasyonel kararlar alabilirken, gün sonuna doğru, verdiğimiz yüzlerce küçük (ne yiyeceğim, ne giyeceğim, bu e-postayı şimdi mi yanıtlayayım) ve büyük (bir proje hakkında kritik bir karar, önemli bir satın alma) kararın birikimiyle zihinsel kaynaklarımız azalır.

 

Karar yorgunluğu zaman kaybına yol açabilir. Bazı basit konularda karar vermeyi iptal ederek, otomatik davranış sergileyerek karar verme sayınızı düşürebilirsiniz. Günlük rutinler oluşturmak (örneğin her sabah aynı kahvaltıyı yapmak, her Pazartesi toplantı planlamak), yemek planlaması yapmak, kıyafetler için bir "üniforma" belirlemek gibi. Örneğin; Steve Jobs, Mark Zuckerberg, Barack Obama, Albert Einstein gibi kariyerinde başarılı insanlar her gün ne giyeceği gibi nispeten önemsiz bir karar için enerji harcamak yerine, bu kararı ortadan kaldırarak beyinlerini daha stratejik ve yaratıcı düşüncelere ayırmayı tercih etmişlerdir. Kıyafet seçimi gibi günlük kararların getirdiği "karar yorgunluğunu" azaltmak ve zihinsel enerjilerini daha önemli konulara saklamak amacıyla, gardıroplarını sadeleştiren ve neredeyse hep aynı tip/renk kıyafetleri giyen bu ünlü ve başarılı insanlar zamandan da tasarruf yapmış olmaktadırlar.

 

Karar yorgunluğu, modern yaşamın getirdiği kaçınılmaz bir durumdur ancak bunun farkında olmak ve bilinçli stratejilerle yönetmek, hem daha iyi kararlar almamıza hem de genel yaşam kalitemizi artırmamıza yardımcı olabilir.

 

12.   Belirsiz Beklentiler

Bir işin ne zaman, nasıl, ne kadar kaliteli, hangi kapsamda ve kim tarafından yapılacağının net olmaması, birçok aşamada zamanın boşa harcanmasına yol açar. Bir görevin ne olduğu, nasıl yapılacağı veya ne zaman teslim edileceği konusundaki belirsizlik, sık sık “açıklığa kavuşturma”  gerektirir, bu da zaman kaybıdır.

 

Bir göreve başlarken ne yapmanız gerektiği, hedefin tam olarak ne olduğu veya nereden başlamanız gerektiği net değilse, zihin doğal olarak tereddüt eder. Bu belirsizlik, işe başlamayı zorlaştırabilir ve ertelemeye yol açabilir. İşe başlama süresi uzar.

 

Beklentiler net olmadığında, kendinizce varsayımlarda bulunarak veya yanlış bir anlayışla işe başlayabilirsiniz. Bu durumda, işin ilerleyen aşamalarında veya sonunda, yaptığınız işin aslında istenen şey olmadığını fark edersiniz.

Belirsizlik, sürekli olarak soru sorma ihtiyacı doğurur. Bu soruları sormak, cevapları beklemek ve gelen cevapları anlamaya çalışmak zaman alır. Hem sizin iş akışınızı böler hem de soru sorduğunuz kişinin zamanından çalar.

 

Beklentilerin belirsizliği, her adımı atarken "Acaba doğru mu yapıyorum?" endişesini beraberinde getirir. Bu durum, basit konularda bile aşırı düşünmeye, karar vermede zorlanmaya ve "analiz felci"ne yol açabilir.

 

Beklentilerin net olmaması, projenin veya görevin kapsamının süreç içinde sürekli değişmesine veya genişlemesine neden olabilir. Ayrıca, bitmiş işin "yeterince iyi" olup olmadığına dair net kriterler olmadığında, sürekli olarak geri bildirim alıp işi revize etme döngüsüne girebilirsiniz.

 

Hangi kaynağa (insan, para, teknoloji) ne kadar ihtiyaç duyulduğu net değilse, gereğinden fazla kaynak ayırabilir (israf) veya yetersiz kaynakla işe başlayıp sonradan eksikleri tamamlamak zorunda kalabilir (gecikme) ve bu da zaman kaybı yaratır.

 

Beklentilerin ve kapsamın belirsizliği, işin ne kadar süreceğini doğru tahmin etmeyi zorlaştırır. Bu da genellikle gerçekçi olmayan son teslim tarihleri belirlenmesine veya işlerin öngörülen süreden çok daha uzun sürmesine neden olur.

 

Belirsiz beklentiler, iş bittiğinde taraflardan birinin veya birkaçının sonucun beklediği gibi olmadığını görmesiyle sonuçlanabilir. Bu durum, hayal kırıklığına, çatışmalara ve ilişkilerin gerilmesine yol açar. Bu sorunları çözmek de zaman alır.

 

Belirsiz beklentiler, işin her aşamasında (başlangıç, ilerleme, bitiş) potansiyel zaman kayıpları yaratır. Net bir yönlendirme ve hedef olmaksızın çalışmak, yanlış yollara sapma, sürekli durup sorgulama, gereksiz çaba harcama ve işi tamamlamada zorlanma gibi etkilere yol açar. Zaman yönetimi açısından, beklentilerin başlangıçta olabildiğince netleştirilmesi, sürecin her adımında oluşabilecek büyük zaman kayıplarını önlemenin en etkili yollarından biridir.

 

Not: Belirsiz roller ve sorumluluklar da zaman kaybına yol açar. Kimin ne işten sorumlu olduğu belli değilse işler ya yapılmaz ya da iki kişi aynı işi yapar. Her iki durum da zaman kaybı yaşanır.

 

13.   Oryantasyon Eksikliği

Oryantasyon yeni bir işe/göreve başlayan kişinin o ortama, kurallara, işleyişe, kültüre ve diğer kişilere alışmasını sağlamak amacıyla verilen bilgi, eğitim ve destek sürecidir. Amacı, kişinin yeni durumuna hızlı ve etkili bir şekilde adapte olmasını kolaylaştırmaktır.

 

İş yeni başlamış biriyseniz veya yeni bir göreve atandıysanız oryantasyonunuzu hızla tamamlamanız gerekir. Aynı şekilde yeni istihdam edilen bir kişi veya yeni göreve atanan bir kişi hızla oryantasyona tabi tutulmalıdır.

 

İşi doğru yapmayı bilmeyen kişi, deneme-yanılma yoluyla zaman kaybeder. Eğitim eksikliği, işin süresini uzatır. İşe yeni başlayan veya yeni bir göreve atanan kişiye verilen oryantasyon süreci, hem çalışanın başarısı hem de şirketin verimliliği açısından kritik öneme sahiptir. İyi bir oryantasyon, zaman kayıplarını önler ve adaptasyon sürecini hızlandırır.

 

Yetersiz veya hiç oryantasyon verilmemesi, hem yeni çalışan hem de şirket için ciddi zaman ve kaynak kayıplarına yol açar.

·         Kişi, kiminle konuşacağını, nerede bulacağını, nasıl yapacağını bilemediği için sürekli bilgi aramakla zaman kaybeder. Doğru süreci veya yöntemi bilmediği için hatalar yapar ve bu hataları düzeltmek zaman alır. Görevin önceliklerini, beklentilerini veya doğru yaklaşımı anlamadığı için işe yanlış yerden başlayabilir, baştan yapmak zorunda kalabilir. Desteklenmediğini, kaybolduğunu hisseden çalışanlarda stres, motivasyon düşüklüğü ve hatta işe karşı isteksizlik oluşabilir. Bu da verimliliği düşürür. Şirket kültürüne, ekibe ve işleyişe adapte olması çok daha uzun sürer.

·         Yeni çalışanın temel konular hakkında sürekli aynı soruları sorması, ekip üyelerinin ve yöneticinin zamanını alır. Yeni çalışanın bilgisizlikten veya eksik bilgilendirmeden yaptığı hataları düzeltmek için ekip üyeleri/yönetici fazladan mesai harcar. Kişiye güvenli bir şekilde iş devredilemediği için yöneticinin sürekli kontrol etmesi ve mikro yönetime yönelmesi gerekebilir. Ekip üyeleri, yeni kişinin adaptasyonuna yardımcı olmaya çalışırken kendi işlerine yeterince odaklanamayabilirler.

·         Yeni çalışanın tam verimliliğe ulaşması çok daha uzun sürer, bu da projelerin gecikmesine veya genel iş çıktısının düşmesine neden olur. Süreçlerin doğru bilinmemesi veya eksik bilgi, ürün ve hizmet kalitesini olumsuz etkileyebilir. Yetersiz oryantasyon nedeniyle çalışanların hızla işten ayrılma (turnover) oranı artabilir. Yeni bir çalışanı işe almak ve eğitmek çok maliyetli bir süreçtir.

 

Özetle, etkili bir oryantasyon süreci, yeni çalışanın hızla bağımsız, üretken ve motive bir ekip üyesi olmasını sağlar. Bu da hem bireysel hem de kurumsal düzeyde önemli zaman ve kaynak tasarrufu demektir. Oryantasyon, bir "gider" olarak değil, gelecekteki verimliliğin ve çalışan bağlılığının temelini oluşturan bir "yatırım" olarak görülmelidir.

 

14.   Mükemmeliyetçilik

Mükemmeliyetçilik, özellikle sağlıksız veya aşırı boyutta olduğunda, zaman kaybına yol açmanın en yaygın nedenlerinden biridir ve zaman yönetimi açısından genellikle zararlıdır. Bir işi "yeterince iyi" olduğunda bitirmemek, aşırı detaylarda kaybolmak zaman kaybına yol açar.

 

Bir işe başlamadan önce her detayın kusursuz olmasını istemek, gereğinden fazla araştırma yapmaya, planlamaya veya hazırlık yapmaya neden olabilir. Bu, işin kendisine başlamayı geciktirir ve ilk adımı atmak bile çok uzun sürebilir.

 

Yapılan işin hiçbir zaman "yeterince iyi" olmadığı düşüncesi, sürekli olarak geri dönüp düzeltme, iyileştirme ve parlatma döngüsüne girmeye yol açar. İşin temel amacı veya gereksinimi için fazlasıyla yeterli olan bir noktada durmak yerine, verimliliği artırmayan küçük detaylarla saatler harcanabilir.

 

İşin kusursuz olmayacağı korkusu, başlamayı ertelemeye veya başladıktan sonra bitirmeyi imkansız hale getirmeye neden olabilir. Mükemmeliyetçi, bitmiş ama "kusurlu" bir iş teslim etmek yerine, hiç teslim etmemeyi veya süresiz ertelemeyi tercih edebilir.

 

Mükemmeliyetçilik yüzünden büyük resmi kaçırarak, işin genel amacına veya etkisine çok az katkısı olan küçük detaylara aşırı zaman ve enerji harcamak, toplamda büyük bir zaman kaybına yol açar. "Detaylarda boğulmak" deyimi burada devreye girer. Stratejik düşünmeyi engeller, zamanı tüketir.

 

Her seçeneğin veya kararın "en mükemmel" olması gerektiğini düşünmek, basit konularda bile karar vermeyi zorlaştırır ve uzatır. Bu da işlerin ilerlemesini durdurur.

 

Hata yapmaktan aşırı derecede kaçınma isteği, kişiyi yavaşlatır, her adımı tekrar tekrar kontrol etmeye zorlar ve bu da iş akışını kesintiye uğratır.

 

Elbette, yüksek standartlara sahip olmak ve kaliteli iş çıkarmaya çalışmak farklıdır. Sağlıklı bir şekilde kaliteye odaklanmak, belirlenen sınırlar (zaman, kaynak vb.) dahilinde en iyi sonucu elde etmeyi hedefler ve işi zamanında tamamlama bilincine sahiptir. Aşırı mükemmeliyetçilik ise bu sınırları görmezden gelerek, çoğu zaman gereksiz bir "kusursuzluk" peşinde koşar ve bu da kaçınılmaz olarak zamanın israfına yol açar.

 

Dolayısıyla, zaman yönetimini etkin bir şekilde yapabilmek için, özellikle iş hayatında veya projelerde "yeterince iyi" kavramını benimsemek ve mükemmeliyetçiliğin zamanı nasıl çaldığının farkında olmak çok önemlidir.

 

15.   Karmaşık Süreçler

Bir sürecin karmaşıklığı arttıkça, genellikle daha fazla adım, daha fazla paydaş, daha fazla bağımlılık ve daha fazla belirsizlik içerir. Bu faktörler, zamanın verimli kullanılmasını engeller. Yalınlık zaman kazandırır.

 

Karmaşık süreçler genellikle gereğinden fazla adım içerir. Her bir adım, tamamlanması için zaman, enerji ve genellikle bir miktar çaba gerektirir. Gereksiz veya tekrarlayan adımlar, süreyi uzatır ve verimliliği düşürür. Çok fazla onay veya kontrol noktası da bürokrasiyi artırır ve süreci yavaşlatır. Örneğin: Basit bir satın alma süreci için 7 farklı departmandan onay almak zorunda olmak zaman ve emek kaybından başka şey değildir. Bu yüzden iş yerinizdeki süreçleri ve onay mekanizmalarını olabildiğince yalınlaştırın ve ERP programından olabildiğince faydalanın.

 

Karmaşık süreçlerde hata yapma olasılığı daha yüksektir çünkü takip edilmesi gereken çok fazla adım, çok fazla bilgi ve çok fazla el değiştirme vardır. Hataların düzeltilmesi veya sürecin başa dönmesi, önemli ölçüde zaman kaybına yol açar. Sürecin karmaşıklığı nedeniyle, bir hatanın nerede yapıldığını bulmak bile uzun sürebilir.

 

Farklı sistemlerin birbiriyle entegre olmadığı karmaşık süreçlerde, bilgiler bir sistemden diğerine manuel olarak aktarılmak zorunda kalabilir. Bu, sadece zaman alıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda hata riskini de artırır. Örneğin: Bir satış siparişinin bir CRM sistemine girildikten sonra, faturalama için ayrı bir muhasebe sistemine manuel olarak tekrar girilmesi.

 

İş akış sürecinin farklı kişiler veya departmanlar arasında sürekli gidip gelmesi, bekleme sürelerine, iletişim zorluklarına, yanlış anlaşılmalara ve farklı önceliklendirmelere yol açar. Her el değiştirme potansiyel bir gecikme noktasıdır. Bir kişinin işi bittikten sonra diğerinin başlaması için beklemesi zaman kaybettirir. Örneğin; Müşteri talebinin satıştan mühendisliğe, oradan finansa, sonra hukuka ve tekrar satışa dönmesi satışın kaçırılmasına neden olabilir.

 

Karmaşık süreçler genellikle net bir şekilde tanımlanmamış veya belgelenmemiş olabilir. Çalışanlar, ne yapmaları gerektiği, süreci nasıl takip edecekleri, kiminle iletişime geçecekleri konusunda belirsizlik yaşarlar. Bu durum, soru sormak, araştırmak, tahmin yürütmek ve hata yapmak için ek zaman harcamalarına neden olur.

 

Sürecin bir adımının tamamlanması için başka bir adımın (veya birkaç adımın) bitmesi gerekiyorsa, bu bir bağımlılık yaratır. Bağımlılıklar, süreçte "dar boğazlar" oluşmasına neden olabilir. Eğer bir adım gecikirse, ona bağımlı olan tüm sonraki adımlar da gecikir ve süreç durur. Örneğin çanta üretim atölyesinde tüm siparişler üretilmiş olabilir ama logolar henüz gelmediyse çantalar tamamlanamaz, dağ gibi yığınlar oluşur, para hammaddeye bağlanmıştır ama sevkiyat olmadığı için müşteri para ödememiştir. Logoların gelmemesi yüzünden şirket zaman ve para kaybetmektedir.

 

Karmaşık süreçlerin anlaşılması, analiz edilmesi ve iyileştirilmesi de zorlaşır. Sürecin hangi kısımlarında zaman kaybedildiğini tespit etmek güçleşir, bu da düzeltici önlemlerin alınmasını geciktirir.

 

Tekrarlayan görevleri otomatikleştirecek yolları arayın gerekiyorsa ERP programınıza ek modüller yazdırın. İş akışınızı kolaylaştıracak teknolojik araçları ve yazılımları (proje yönetimi araçları, not alma uygulamaları vb.) etkin kullanın.

 

Kısacası, karmaşık süreçler; verimsiz akışlar, gereksiz beklemeler, iletişim kopuklukları ve hata potansiyeli yaratarak zamanı çarçur eder. Süreçlerin basitleştirilmesi, zaman yönetimini iyileştirmenin kritik bir yoludur.

 

Bireysel olarak karmaşık süreçleri yalınlaştıracak yöntemler geliştirin. Yeni beceriler öğrenerek işleri daha hızlı veya daha iyi yapmanın yollarını keşfedin. Klavye kısayolları, şablonlar gibi verimlilik artırıcı küçük ipuçlarını öğrenin.

 

16.   Düzensizlik

Düzensizlik ve dağınıklık, hem fiziksel hem de dijital ortamlarda, zaman kaybının en yaygın ve sinsi nedenlerinden biridir. Zaman yönetimi açısından oldukça zararlıdır.  

 

Düzensiz ve dağınızsanız sürekli bir şeyler kaybedersiniz. En belirgin zaman kaybı nedeni budur. İhtiyacınız olan bir belgeyi, notu, dosyayı, e-postayı veya aracı bulmak için sürekli arama yapmak zorunda kalmak, her seferinde saniyeler, dakikalar hatta saatler kaybettirir. Bu kayıp, gün içinde birikerek önemli bir süreye ulaşır.

 

Fiziksel veya dijital dağınıklık, beyin için görsel ve bilişsel bir yüktür. Etraftaki veya ekrandaki düzensiz öğeler dikkati dağıtır, odaklanmayı zorlaştırır ve zihinsel enerjiyi emer. Bu, bir göreve konsantre olmayı güçleştirir ve işin daha yavaş ilerlemesine neden olur. Örneğin; Masanızdaki yığılı kağıtlar, boş kahve fincanları veya bilgisayarınızdaki karmaşık masaüstü, üzerinde çalıştığınız rapora tam olarak odaklanmanızı engeller.

 

Notların, yapılacaklar listelerinin veya önemli bilgilerin kaybolması veya gözden kaçması, unutkanlığa ve kritik görevleri atlamaya yol açabilir. Bu da sonradan hataları düzeltmek veya eksikleri tamamlamak için ekstra zaman ve çaba gerektirir. Örneğin; Önemli bir toplantı notunun kaybolması nedeniyle alınan kararları unutmak ve bu kararları tekrar netleştirmek için toplantı katılımcılarıyla yeniden iletişime geçmek.

 

Dağınık bir ortam veya kaotik bir yapılacaklar listesi, bir işe nereden başlayacağını bilememeye neden olabilir. Bu durum, göz korkutucu hale gelerek ertelemeye yol açar.

 

Düzensizlik, etkili zaman yönetiminin önündeki en büyük engellerden biridir. Planlama, önceliklendirme ve zaman dilimlerini belirleme gibi temel zaman yönetimi prensipleri, düzensiz bir ortamda uygulanamaz hale gelir. Zamanı nereye harcadığınızı takip etmek zorlaşır ve sürekli olarak "yangın söndürme" modunda çalışırsınız.

 

Düzensizlikten kurtulmak için aşağıdakileri yapın:

·         Sık kullandığınız her fiziksel veya dijital öğe için sabit bir konum belirleyin. Örneğin: "Önemli Belgeler" adında fiziksel bir dosya kutusu veya bilgisayarınızda "Güncel Projeler" adında ana bir klasör oluşturun ve ilgili her şeyi oraya kaydedin. Masanızda sadece güncel olarak çalıştığınız belgeler ve birkaç temel araç bulunsun.

·         Bir şeyi (e-posta, belge, araç) kullandığınızda veya elinize aldığınızda, onu hemen işleyin, arşivleyin, ilgili yere koyun veya çöp kutusuna atın. Yığılmasına izin vermeyin. Örneğin: Gelen kutunuza düşen bir e-postayı okudunuz ve işlem yaptınız mı? Hemen arşivleyin veya silin. Kullandığınız bir kalemi işiniz bittiğinde hemen kalemliğe geri koyun, masanın üzerinde bırakmayın.

·         Büyük bir karmaşa oluşmasını beklemeden, periyodik olarak küçük düzenleme ve temizlik seansları planlayın. Her günün sonunda 5-10 dakika veya her haftanın sonunda 15-20 dakika "toplama" süresi ayırın. Örneğin; Gün sonu rutininize, masadaki kağıtları toplama, dijital masaüstünü temizleme, indirmeler klasörünü düzenleme gibi adımlar ekleyin. Haftada bir, klasörlerinizi, çekmecelerinizi veya dijital dosyalarınızı gözden geçirip gereksizleri temizleyin.

·         Hem fiziksel hem de dijital ortamlar için mantıklı ve kolay takip edilebilir bir adlandırma ve sınıflandırma sistemi kurun. Projelerinize, tarihlere veya konu başlıklarına göre klasörler oluşturun ve dosyaları bu sistematiğe göre kaydedin. Bilgisayarınızda "2024 Projeler", "Yönetim", "Müşteriler" gibi ana klasörler oluşturun. Her projenin içinde "Belgeler", "Sunumlar", "Veriler" gibi alt klasörler bulundurun. Belgelerinizi adlandırırken "ProjeAdı_BelgeTipi_Tarih" (örn: "TeklifSunumu_ABCŞirketi_20240327") gibi tutarlı bir format kullanın.

 

Düzenli olmak, başlangıçta ek bir çaba gibi görünse de, uzun vadede kaybedilen arama, karar verme ve yeniden çalışma sürelerinin önüne geçerek size büyük bir zaman tasarrufu sağlar ve genel verimliliğinizi artırır.

 

17.   Karmaşık İşler

Karmaşık işler; birden fazla değişkeni olan, potansiyel riskleri yüksek olan genelde önem derecesi yüksek ve stratejik işlerdir. Şirkete yeni bir ERP programının alınması veya bir yazılım projesinde farklı modüllerin bağımsız ekiplerce geliştirilmesi ve bunların sorunsuz bir şekilde bir araya getirilmesi karmaşık işlere örnektir. Karmaşık işlere nereden başlayacağınızı ve üzerinde nasıl çalışacağınızı bilmezseniz size çok zaman kaybettirir.

 

Karmaşık işler, derinlemesine düşünme, analiz yapma, farklı açılardan bakma ve çok sayıda faktörü göz önünde bulundurarak kararlar alma gerektirir. Karmaşık işlerde, her adımın veya bağlantının tam olarak anlaşılmaması veya öngörülemeyen etkileşimler nedeniyle hata yapma olasılığı artar. Karmaşık bir sistemde yapılan bir hatayı bulmak ve düzeltmek, basit işlerdeki hatalara göre çok daha fazla zaman ve kaynak gerektirir.

 

Karmaşık işler genellikle yeni beceriler, bilgiler veya araçlar öğrenmeyi gerektirir. Bu öğrenme süreci zaman alır ve işin başlangıcında veya ilerleyen aşamalarında verimliliği düşürebilir.

 

Karmaşık işlerin ne kadar süreceğini veya ne kadar çaba gerektireceğini doğru bir şekilde tahmin etmek zordur. Bu, zaman planlamasını güçleştirir ve genellikle başlangıçta belirlenen sürelerin aşılmasına neden olur.

 

Karmaşık işler, derin konsantrasyon ve kesintisiz çalışma süreleri gerektirir. Sık sık bölünme veya dikkat dağıtıcılar, bu tür işlerde verimliliği büyük ölçüde düşürür ve göreve yeniden odaklanmak için ek zaman harcanmasına neden olur.

 

Kısacası, karmaşık çalışma, doğası gereği daha fazla düşünme, koordinasyon, deneme-yanılma ve belirsizlik içerdiği için, basit veya rutin işlere kıyasla çok daha fazla zamanın harcanmasına yol açar. Bu, zaman yönetimini planlama, tahminde bulunma ve uygulama açısından daha zorlu hale getirir.

 

Karmaşık işlere başlamadan önce işin tüm boyutlarını anlamaya çalışın. Sonra parçalara bölüp adım adım çözmeye çalışın. Asla uzun aralar vermeyin, bu hem unutkanlığa hem de konsantrasyon kaybına yol açar. Karmaşık işleri ilgililere ve takım arkadaşlarınıza yalınlaştırarak anlatın.

 

18.   İşgüzarlık

Gerektiğinden fazla ve genellikle istenmeyen bir şekilde başkalarının işlerine karışma veya yardım etme çabası işgüzarlıktır. Başkalarının işine burnunu sokanlar genellikle kendi işlerini aksatan çalışanlar arasından çıkar. Üstüne vazife olmayan işlerle uğraşan çalışanlar, enerjilerini ve zamanlarını kendi sorumluluk alanları veya hedefleri dışında kalan konulara harcadıkları için ciddi bir zaman kaybı yaşarlar. Üstelik başkasının sorumluluğundaki bir işi yapmaya çalışmak, o işin asıl sahibinin yapmasından çok daha fazla zaman alabilir. Doğru bilgiye, yetkiye veya beceriye sahip olmadıklarından, işi doğru yapamayabilir, süreci uzatabilirler.

·         Sizden beklenmeyen işlerle uğraşırsanız asıl işlerinize yetişemezsiniz. Yetiştirseniz bile muhtemelen kalitesiz iş çıkarırsınız. Yapılacaklar listeniz allak bullak olur.

·         Başkalarının işine karışmak genellikle yanlış anlaşılmalara, gerginliğe veya doğrudan çatışmalara yol açabilir. Kaş yapayım derken göz çıkarabilirsiniz. Üstelik yaptığınız hatayı düzeltmek için fazladan zaman da harcamanız gerekebilir.

·         Başkalarının işlerine odaklanılan zaman, kişinin kendi becerilerini geliştirebileceği, öğrenebileceği, dinlenebileceği veya hobilerine vakit ayırabileceği zamandan çalınır. Bu durum, kişisel veya profesyonel gelişim fırsatlarının kaçırılmasına neden olur.

 

Yetki alanı dışına sürekli müdahale eden kişiler (veya müdahaleler) hem senin zamanını çalar hem de işleri aksatır.

 

19.   Acelecilik

Pek çok insan işlerini son ana bırakır. Yumurta kapıya dayanınca çalışmaya başlar. Bu da onların acele etmesine neden olur. Bazı insanlar da yaptıkları her işi bir an önce bitirmek amacıyla acele eder. Acele işe şeytan karışır misali, aceleciler işlerini genelde yalap şalap yapar. Dolayısıyla yapıldığı düşünülen işlere tekrar bakılması, düzeltilmesi, ekstra zaman ayrılması gerekir.

 

Acele etmek genellikle işleri hızlıca bitirme, son teslim tarihlerine yetişme veya bir an önce görevden kurtulma dürtüsüyle ilişkilidir. Aceleci davranmak, detayları gözden kaçırmaya, dikkatsizlik yapmaya ve hatalı çalışmaya neden olur. Hataları düzeltmek, başlangıçta acele ederek "kazandığınız" zamandan çok daha fazlasını kaybetmenize yol açar.

 

İşler aceleye geldiğinde genellikle kaliteden ödün verilir. Tamamlanmış gibi görünen iş aslında yetersiz veya eksiktir, bu da gelecekte tekrar uğraşmayı gerektirebilir. Sürekli bir acele ve baskı altında olmak, yüksek stres seviyelerine, anksiyeteye ve uzun vadede tükenmişliğe (burnout) yol açar. Bu da genel verimliliği düşürür.

 

Acele eden kişi genellikle reaktiftir. Plan yapmak yerine, karşısına çıkan her işi hemen yapmaya çalışır. Bu da önemli ama acil olmayan işleri ihmal etmesine ve sürekli acil krizlerle uğraşmasına neden olur. Sürekli acele kararlar vermek zorunda kalmak zihinsel olarak yorucudur ve daha sonraki önemli kararların kalitesini düşürebilir. Görünüşte zaman kazandırsa da, kontrolsüz acelecilik genellikle verimsizlik, düşük kalite ve daha fazla zaman kaybına yol açar. Zaman yönetimi açısından sağlıklı acelecilik, iyi planlanmış bir sürecin son adımlarında belirli bir hızda hareket etmektir, panikleyerek koşturmak değildir.

 

Sabırlı olun. Sabırlı olmak yavaş hareket etmek değildir. Sabırlı olmak, zamanı doğru kullanmak için beklemeyi, acele etmeden, telaşa kapılmadan ilerlemeyi ifade eder. Bu, pasif bir bekleyiş değil, bilinçli bir tempo ve süreç yönetimidir. Zaman yönetimi açısından sabırlı olmak; görevlere yeterli zamanı ayırmak, detaylara dikkat etmeyi, düşünerek hareket etmeyi ve dolayısıyla daha az hata yapmayı sağlar. Bu da daha az revizyon ve düzeltme anlamına gelir, uzun vadede zaman kazandırır. Sabırlı bir yaklaşıma sahip olmak, görevleri planlamak, önceliklendirmek ve her adım için gerekli süreyi tahmin etmek için zaman ayırmayı kolaylaştırır. Bu da daha düzenli ve öngörülebilir bir iş akışı sağlar. Aceleciliğin getirdiği kaostan uzaklaşmak, daha sakin ve kontrollü hissetmeyi sağlar. Bu da stresi azaltır ve daha net düşünmeye yardımcı olur. Büyük veya karmaşık projeler, adım adım ilerlemeyi ve sabrı gerektirir. Sabırlı olmak, göz korkutucu görevleri küçük parçalara ayırıp sistematik bir şekilde ilerlemeyi mümkün kılar. Sabırlı olmak, önemli kararları aceleye getirmemek, durumu tüm yönleriyle değerlendirmek ve daha bilinçli seçimler yapmak için zaman tanır. Ancak, sabrın da aşırıya kaçma riski vardır. Pasif sabır (yapılması gerekeni erteleyerek "beklemek"), harekete geçmemek veya mükemmeliyetçilik nedeniyle işleri bitirememek zaman kaybına yol açabilir. Zaman yönetimi açısından sabır, "doğru zamanı beklemek" değil, "doğru zamanda, doğru tempoda ilerlemek" anlamına gelmelidir.

 

Hiçbir işinizi son ana bırakmayın. Örneğin raporlarınızı, sunumlarınızı termin tarihinden bir gün önce bitirmeye veya %90’ını tamamlamaya çalışın. Böylece sunumunuzu ve raporunuzu gözden geçirme, hatalarını ve eksiklerini bulma şansınız artar. Ayrıca sunumunuza ve raporunuza daha fazla hakim olursunuz. Böyle yapmazsanız sunumunuz ve raporunuz, içindeki eksik ve hatalar nedeniyle sizi utandırabilir.

 

Son ana bırakılan işler hep aceleyle yapılır. Siz acele ettikçe araya başka işler girer ve dikkatiniz daha da dağılır. Aksilikler de cabasıdır. Stresiniz artar.

 

Acele etmek genellikle dışsal zorunluluklara (zaman, termin/deadline) verilen bir tepki olabileceği gibi, içsel psikolojik durumların (stres, anksiyete, alışkanlık) bir yansıması da olabilir. Her durumda, sürekli aceleciliğin stres seviyesini artırabileceği ve yaşam kalitesini olumsuz etkileyebileceği unutulmamalıdır.

 

Etkili zaman yönetimi, ne sürekli acele etmek ne de gereksiz yere yavaş olmaktır. Önemli olan, her görev için doğru tempoyu belirlemektir. İyi bir zaman yöneticisi, görevin niteliğini, önemini ve aciliyetini değerlendirerek ne zaman hızlanacağını, ne zaman yavaşlayıp düşüneceğini bilir. Bu, "aceleci sabır" veya "planlı hız" gibi kavramlarla ifade edilebilir; yani, süreç bilinçli bir şekilde yönetilir, zamanın ne zaman hızlı akması gerektiği (odaklanmış çalışma ile) ve ne zaman yavaşlayıp derinleşmek gerektiği (planlama ve düşünme ile) ayırt edilir.

 

20.   Delege Etmemek

Delege etmeyen bir çalışan, tüm işleri kendi yapmaya çalışır. Bu, özellikle düşük öncelikli ya da başkalarının da yapabileceği görevler için gereksiz zaman harcamasına neden olur. Böylece daha stratejik veya kritik işlere yeterince vakit ayıramaz.

 

Bir kişinin kapasitesi sınırlıdır. Delege etmeyerek, iş yükünü optimal şekilde dağıtamayan çalışan hem kendi verimliliğini düşürür hem de ekibin potansiyelinden yeterince yararlanamaz. Bu da zamanın etkin kullanılmamasına yol açar.

 

Her işi üstlenmek, zihinsel yorgunluğa ve tükenmişliğe neden olabilir. Bu durum konsantrasyonu, karar alma sürecini ve üretkenliği azaltır. Zamanı doğru planlamak için zihinsel netlik gerekir, ancak yorgunluk bunu engeller.

 

Uzman olmayan bir kişinin kolaylıkla yapacağı tekdüze işlerin (rutin işler), zamanı daha değerli olan nitelikli bir kişi tarafından yapılması, zaman tuzaklarından birisidir. Rutin işleri alt kadrolarınıza devredin. Rutin işleri yapmak değil, devretmek marifettir.

 

Delege etmeyi bilmeyen (beceremeyen) çalışanlar genellikle operasyonel işlerde boğulur. Bu da onların uzun vadeli, yaratıcı veya stratejik görevleri ihmal etmesine neden olur. Sonuç olarak zamanlarını daha az değerli işlerde harcamış olurlar.

 

Delege edilmeyen işler zamanında yetişmediği için son dakikada yapılmaya çalışılır. Bu da stres, hatalar ve zaman baskısına yol açar. Oysa zamanında ve uygun kişilere devredilen görevler, süreci daha kontrollü ve verimli kılar.

 

Delege etmeyen çalışan, ekip arkadaşlarının gelişim fırsatlarını da engeller. Bu, ekip içinde iş paylaşımı dengesini bozar ve görevlerin merkezileşmesine neden olur. Zaman yönetimi sadece bireysel değil, ekip bazında da önemlidir.

 

Delege etmemek, zaman yönetiminde aşırı yüklenme, öncelik kaybı, verim düşüklüğü ve stratejik vizyon eksikliği gibi sorunlara yol açar. Etkili zaman yönetimi için, kimin neyi en iyi yapabileceğini bilmek ve güvenle görevleri paylaşmak kritik önemdedir.

 

Delegasyon, bir çalışanın veya yöneticinin, belirli bir görevi, yetkiyi ve sorumluluğu, genellikle bir astına veya ekip üyesine devretmesidir. Bu, sadece bir işi bir başkasına "atmak" değildir; aynı zamanda o kişinin o işi tamamlaması için gereken yetkiyi ve kaynakları sağlamayı ve sonuçtan sorumlu olmayı da içerir.

 

Delegasyon sayesinde, sizin yapmanız gerekmeyen veya daha düşük değerli işler başkaları tarafından yapılır. Bu size, sadece sizin yapabileceğiniz, daha stratejik, yüksek değerli, planlama ve kontrol gerektiren görevlere odaklanmak için zaman kazandırır.

 

Delegasyonun iki boyutu vardır. Birincisi yapılması gereken önemli bir işi parçalara bölüp ekibinize paylaştırmak, ikincisi sizin dar zamanınızı tüketecek kolay işleri uygun bir çalışana devretmek.

• Birincisinde işi doğru kişilere aktarmanız ve tüm detaylarıyla işi ve onlardan beklentilerinizi anlatmanızdır. Bu delegasyonu doğru yaparsanız iş zaman kaybına uğratmadan ve rework gerektirmeden tamamlanacaktır.
• İkincisinde, astlarınızın veya boştaki çalışan arkadaşınızın yapabileceği işleri sizin yapmanızdır. Neden bu ıvır zıvır işleri siz yapıyorsunuz? Çünkü ya delege etmeyi bilmiyorsunuz ya da astlarınıza güvenmiyorsunuz. Her ikisi de yanlıştır.

 

Hangi işleri delege edebilirsiniz? Tekrarlayan rutin işler, başkalarının daha uzman olduğu görevler, bir çalışan için öğrenme ve gelişim fırsatı sunan görevler, sizin çok fazla zamanınızı alan ancak stratejik olmayan işler ve benzerlerini delege edebilirsiniz. Ama temel stratejik kararlar, gizli veya hassas bilgiler içeren işler, performans değerlendirmeleri, sizin üst düzey yetkinliğiniz gerektiren veya bizzat sizin yapmanız gereken görevler gibi görevleri delege etmemeniz gerekir.

 

21.   Gereksiz Toplantılar

Gerekli toplantılar, net bir amacı olan, ajandası belirli, doğru kişilerin katıldığı ve somut çıktılar üreten toplantılardır. Gereksiz toplantılar ise genellikle belirsiz amaçlı, ajandası olmayan, fazla katılımcılı ve başka yollarla halledilebilecek konular için yapılan, zaman çalan ve verimsiz buluşmalardır. Zaten e-posta, belge, rapor veya hızlı bir sohbetle paylaşılabilecek bilgileri aktarmak için yapılan toplantılar gereksizdir ve zaman kaybıdır. Zaman yönetimini iyileştirmek için toplantı kültürü gözden geçirilmeli ve her toplantı daveti yukarıdaki sorular ışığında değerlendirilmelidir.

 

Amacı belirsiz, gündemi olmayan veya kişinin katılımının şart olmadığı toplantılar gereksizdir. Yapılmamalıdır. Yapılsa da katılmamalı veya bir astınızı göndermelisinizdir.

 

En bariz neden toplantının kendisi için harcanan süredir. Yarım saatlik gereksiz bir toplantı, katılan herkesin yarım saatini boşa harcar. Eğer toplantıda 8 kişi varsa, bu 4 saatlik (8 kişi x 0.5 saat) bir zaman kaybı demektir.

Toplantıya gitmeden önce yapılan hazırlıklar (bilgi toplama, sunum hazırlama, notları gözden geçirme vb.) eğer toplantı gereksizse boşa giden ek bir zamandır.

 

Gereksiz veya verimsiz bir toplantının ardından alınan notları düzenleme, eylem maddelerini netleştirme veya toplantı sırasında kaçırılan işleri yakalama çabası da zaman kaybına yol açar.

 

Gündemi net olmayan, amacı belirsiz veya iyi yönetilmeyen toplantılar, alakasız konulara sapabilir, uzayabilir ve hiçbir somut sonuca ulaşılamadan dağılabilir. Bu da hem toplantı süresini boşa harcar hem de katılımcıları demotive eder.

 

Toplantıya katılması gerekmeyen kişilerin davet edilmesi, o kişilerin zamanının doğrudan çalınmasıdır. Bu kişiler toplantıda pasif kalır veya katkı sağlayamazlar, ancak yine de orada bulunmak zorundadırlar.

 

22.   Aşırı Bildirimler

E-posta, SMS, WhatsApp gibi araçlardan ve sosyal medya hesaplarından gelen aşırı bildirimler modern iş hayatının en büyük zaman hırsızlarından biridir. Sürekli gelen bildirimler, odaklanma yeteneğini ciddi şekilde baltalar ve zamanın verimsiz kullanılmasına yol açar.

 

Bir göreve derinlemesine odaklanmışken gelen bir bildirim, düşünce zincirinizi kırar. Bildirimi kontrol etmek (kimden geldi, ne yazıyor), zihinsel enerjinizin o anda yaptığınız işten uzaklaşmasına neden olur. Bir bildirimle kesildikten sonra, asıl görevinize geri dönmek zaman ve çaba gerektirir. Beynin o görevin detaylarına yeniden adapte olması, kaldığı yerden devam etmesi için bir "geçiş süresi"ne ihtiyacı vardır. Bu bağlam değiştirme maliyeti, özellikle karmaşık işlerde çok yüksek olabilir ve her kesinti süreyi uzatır.

 

Bir bildirimi kontrol etmek, genellikle sadece o bildirimle kalmaz. Gelen kutusuna bakarken başka e-postaları da kontrol etme, WhatsApp'a girince diğer mesajlara bakma veya oradan başka bir uygulamaya geçme gibi zincirleme reaksiyonlara yol açabilir. Bu durum, "tavşan deliği" etkisi olarak bilinir ve sizi asıl yapmanız gereken işten çok uzaklara götürebilir.

 

Her bildirim, beynimizde anlık bir "bakılması gereken" sinyali oluşturur. Bu durum, gerçekten acil olmayan mesajları bile acilmiş gibi algılamamıza ve hemen tepki verme isteği duymamıza neden olur. Oysa çoğu bildirim anında müdahale gerektirmez.

 

Sürekli bildirim akışı, beyni sürekli tetikte tutar. Bu durum uzun vadede zihinsel yorgunluğa, strese ve tükenmişliğe yol açabilir, bu da genel olarak verimliliği düşürür.

 

Aşırı bildirimlere karşı alabileceğiniz önlemler:

·         Bildirimleri Kapatın veya Kısıtlayın: Telefonunuzdaki veya bilgisayarınızdaki uygulamaların gereksiz bildirimlerini kapatın. Özellikle sosyal medya, haber uygulamaları, oyunlar gibi işle doğrudan ilgili olmayanların bildirimlerini tamamen kapatın. Örnek: Telefonunuzun Ayarlar > Bildirimler menüsüne girerek hangi uygulamanın bildirim gönderebileceğini seçin. Birçok uygulama (örn. WhatsApp) içinde de bildirim ayarlarını özelleştirebilirsiniz (örn. belirli grupların bildirimini kapatma).

·         "Rahatsız Etme" veya "Odak Modu" Özelliklerini Kullanın: Derin odaklanma gerektiren işler yaparken veya belirli saatlerde cihazlarınızdaki Rahatsız Etme modunu veya platformların sunduğu Odak Modlarını aktifleştirin. Bu modlar, belirlediğiniz kişiler veya uygulamalar dışındaki tüm bildirimleri susturur. Örnek: Önemli bir rapor yazarken 1 saat boyunca telefonunuzu "Rahatsız Etme" moduna alın. Belirli bir proje üzerinde çalışırken sadece o proje ile ilgili uygulamaların bildirimlerine izin veren bir "Odak Modu" kurun.

·         E-posta Filtrelerini ve Kurallarını Ayarlayın: Gelen e-postalarınızı otomatik olarak farklı klasörlere veya sekmelere yönlendirmek için e-posta sağlayıcınızın sunduğu filtre ve kural özelliklerini kullanın. Acil/Önemli, Okunacak, Arşiv, Tanıtımlar gibi kategoriler oluşturun. Örnek: Belirli bir müşteriden veya yöneticinizden gelen e-postaların doğrudan "Acil/Önemli" klasörüne gitmesini sağlayın ve sadece o klasör için anlık bildirim ayarlayın (eğer gerekiyorsa). Haber bültenleri veya tanıtım e-postaları otomatik olarak "Okunacak" klasörüne gitsin ve bu klasörü sadece belirli aralıklarla kontrol edin.

·         Mesajlaşma Uygulamalarında Grupları Sessize Alın: WhatsApp gibi mesajlaşma araçlarında, sürekli konuşmaların döndüğü ancak sizin doğrudan müdahaleniz gerekmeyen veya bilgilendirme amaçlı olan grupları sessize alın. Örnek: Şirket genelindeki "Sosyal Etkinlikler" grubunu veya belirli bir projenin sadece bilgilendirme yapılan grubunu sessize alın. Önemli bir mesaj olduğunda ilgili kişilerin size doğrudan ulaşmasını bekleyin. Aynı şekilde özel hayatınızdaki grupları da sessize alın.

·         Bildirimleri Zamanlayın (Toplu Kontrol): E-posta ve mesajlaşma uygulamalarını sürekli açık tutup her bildirime anında tepki vermek yerine, günde belirli zaman dilimlerinde (örneğin sabah, öğle, akşam) kontrol etmeyi alışkanlık haline getirin. Örnek: E-postalarınızı günde sadece 3 kez kontrol etmeye karar verin: sabah 9:00, öğlen 13:00 ve akşam 17:00. Bu saatler dışında gelen bildirimlere anında bakmama disiplinini geliştirin.

 

Yukarıdaki filtrasyonlar, dijital araçların kontrolünü elinize almanızı sağlar. Amacı, sizi bilgiden tamamen izole etmek değil, bilginin size ne zaman ve ne şekilde ulaşacağını yönetmektir. Bu sayede, kesintileri minimuma indirerek derin odaklanma sürelerinizi artırabilir, önceliklerinize göre çalışabilir ve zamanınızı çok daha verimli kullanabilirsiniz.

 

23.   Kesintiler

Verimlilik açısından bir işe atadığınız süre boyunca molalar hariç kesintisiz çalışmak çok kıymetlidir. Ama maalesef kesintisiz hayat ve çalışma neredeyse imkansızdır. Gelen bir telefon, geçen birisinin merhabası, meslektaşlarınızın ani soruları, sohbetleri veya iş dışı müdahaleler daima olacaktır. Ofis ortamlarında veya uzaktan çalışırken dijital iletişim araçları üzerinden yaşanan bu kesintiler, verimliliği ciddi şekilde düşürür. Elbette bunları ve etkilerini azaltmak elinizdedir. İşte yapabilecekleriniz:

·         Kapınızı kapatın ve kapınızın üzerine “Rahatsız Etmeyin” yazın. Hangi saatte müsait olacağınızı yazın. Kapıya “buraya not bırakabilirsiniz” yazılı kağıt yapıştırın. Sekreteriniz veya yardımcınız varsa bu görevi ona verin.

·         Telefonunuzu “uçak moduna” alın. Veya sessize alın.

·         Çevrenize, şu anda sohbete müsait olmadığınızı gösterecek işaretler verin. Örneğin: Kulaklık takmak (müzik dinlemeseniz bile) birçok işyerinde "şu an meşgulüm" sinyali olarak algılanır. Gerekirse gürültü önleyici kulaklıklar kullanın.

·         İş ortasında arayanlara veya gelenlere kibarca ama net bir şekilde, şu an müsait olmadığınızı belirtin ve “çok acil değilse ben sana 1 saat sonra dönsem olur mu?” diye sorun. Gerekiyorsa üzerinde çalıştığınız işin önemini ve terminini açıklayın.

·         Bir kesinti kaçınılmaz olduğunda, konudan sapmamaya ve sohbeti hızla asıl konuya döndürmeye çalışın. Sohbet uzamaya başladığında, "Harika bir konu, bunu daha sonra konuşalım mı? Şu an dönmem gereken bir iş var" diyerek nazikçe sonlandırın.

·         Ekip içinde, odaklanmış çalışma zamanına saygı gösteren bir kültür oluşturmaya çalışın. Bu konuda açıkça konuşun ve ekip normları belirleyin.

 

Kesintileri yönetmek, zaman yönetiminin kritik bir parçasıdır. Bu, daha az sosyalleşmek anlamına gelmez; daha çok, çalışma zamanınızı bilinçli bir şekilde korumak ve iletişimi daha stratejik hale getirmek anlamına gelir.

 

24.   Gürültülü Ortam

Konsantre olmayı zorlaştıran çevresel faktörler. Dikkat dağıtıcıları azaltın.

İşyerindeki gürültülü ortam ve çeşitli dikkat dağıtıcılar, zaman hırsızlarının en yaygın ve en sinsi biçimlerinden biridir. Doğrudan işin akışını bozarak ve zihinsel enerjiyi tüketerek zaman kaybına yol açarlar. Bunlar sadece sesten ibaret değildir; genellikle çevresel faktörlerin birleşiminden oluşurlar:

·         Sesli Gürültüler: Yan masadaki konuşmalar (işle ilgili veya dışı sohbetler), Telefon konuşmaları (hem sizin hem de başkalarının), Ani yüksek sesler (kapı çarpması, ekipman sesleri, kahkaha vb.), Dış gürültü (trafik, inşaat), Sürekli arka plan sesleri (havalandırma sistemi, bilgisayar fanları), Yüksek sesle dinlenen müzik (bazıları için dikkat dağıtıcıdır) …vb

·         Görsel Dikkat Dağıtıcılar: Sürekli hareket halindeki insanlar (geçenler, bir yere gidenler), Yakınlarda yapılan toplantılar veya grup konuşmaları, Düzensiz ve dağınık çalışma alanları (görsel kirlilik), Ekranınızda beliren pop-up'lar veya bildirimler (dijital olsa da çevreseldir), Pencereden dışarıdaki hareketlilik …vb

·         Aktivite ve Hareket: Yakınlarda gerçekleşen ve sizinle ilgili olmayan aktiviteler (bir şeylerin taşınması, kurulum yapılması vb.), Birinin aniden masanızın yanına gelmesi veya çalışma alanınıza girmesi

 

Bu çevresel faktörler, zamanı çeşitli yollarla çalarlar:

·         Kesinti ve Odak Kaybı: Herhangi bir dikkat dağıtıcı (ses, görüntü veya hareket), o anda üzerinde çalıştığınız işten dikkatinizi koparır. Bu, bir anlık bir bakış da olsa, uzun süreli bir sohbete dönüşse de bir kesintidir.

·         Bağlam Değiştirme Maliyeti: En büyük zaman hırsızı budur. Kesintiden sonra, tekrar üzerinde çalıştığınız işe dönmeniz, nerede kaldığınızı hatırlamanız ve tekrar derinlemesine odaklanmanız zaman ve zihinsel çaba gerektirir. Bu "yeniden başlama" süresi, kesintinin kendisinden çok daha uzun olabilir. Özellikle karmaşık, analitik veya yaratıcı işler yaparken bu maliyet çok yüksektir. Her kesinti, bu bağlam değiştirme süresi nedeniyle verimliliği düşürür. Örnek: Derinlemesine analiz yaptığınız bir Excel tablosu üzerinde çalışırken, yan masadaki bir sohbet dikkatinizi dağıttığında, o sohbet 1 dakika bile sürse, sizin tekrar analizin detaylarına dönüp tam konsantrasyonu yakalamanız 10-15 dakikanızı alabilir.

·         Konsantrasyonun Azalması ve Yavaşlama: Sürekli bir arka plan gürültüsü veya görsel hareketlilik, tam olarak odaklanmanızı engeller. Tam bir kesinti olmasa bile, beyin bu dağıtıcıları filtrelemeye çalışır. Bu durum, işin daha yavaş ilerlemesine ve daha fazla zihinsel efor sarf edilmesine neden olur.

·         Hata Yapma Olasılığının Artması: Dikkat dağınıkken veya yeterince konsantre olamazken hata yapma olasılığı artar. Yapılan hataları bulmak ve düzeltmek ise zaman kaybına yol açar.

·         Zihinsel Yorgunluk ve Tükenmişlik: Beynin sürekli olarak dikkat dağıtıcıları filtrelemeye çalışması veya kesintilere tepki vermesi, zihinsel olarak çok yorucudur. Gün sonunda veya hatta gün ortasında bile zihinsel olarak tükenmiş hissetmenize neden olabilir. Bu yorgunluk, kalan zamanınızda daha düşük verimlilikle çalışmanıza yol açar.

·         Erteleme ve Başlangıç Zorluğu: Odaklanmanın bu kadar zor olduğu bir ortamda, karmaşık veya zorlayıcı işlere başlamak daha da göz korkutucu hale gelir. Bu durum, işleri ertelemeye ve daha kolay, daha az konsantrasyon gerektiren işlere yönelmeye neden olabilir.

·         İletişim Verimsizliği: Gürültülü ortamlarda iletişim kurmak (telefonla konuşmak, yüz yüze konuşmak) daha zor olabilir. Yanlış anlaşılmalar veya bilgiyi tekrar etme ihtiyacı doğabilir, bu da zaman kaybıdır.

 

Özetle, gürültülü ve dikkat dağıtıcı bir iş ortamı, sadece doğrudan kesintilerle değil, aynı zamanda sürekli zihinsel çaba gerektirerek, bağlam değiştirme maliyetlerini artırarak ve genel konsantrasyonu düşürerek zamanı ciddi şekilde çalmaktadır. Verimli bir zaman yönetimi için, bu tür çevresel dikkat dağıtıcıları minimize etmek veya onlardan izole olmak kritik öneme sahiptir.

 

Bunlardan korunmak ve işimizi etkilemelerini azaltmak için hem çevremizdeki insanları hem de kendi davranışlarımızı yönetmeye yönelik stratejiler geliştirmeliyiz.

 

·         Gürültü ve dikkat dağınıklığına sebep olan insanları uyarmak. Ses ve görüntü kirliliğine dair iş yerinde bilinçlendirme sağlamak. Bu tüm ekibin dikkat dağıtıcılar konusunda farkındalık geliştirmesini ve birbirlerinin odaklanma zamanlarına saygı göstermesini teşvik eder.

·         Sesleri duymamak için kulaklık takmak. Masanızı duvara çevirerek çalışmak. İnsanlara sırtınızı dönerek çalışmak.

·         İzole bir çalışma ortamı yaratmak. Örneğin odamızın kapısınız kapamak.  Eğer ofiste varsa, paravanlar veya alçak paneller kullanmaya çalışın. Ya da işyerinin en sessiz bölgesine (örneğin toplantı odasına) bilgisayarınızla birlikte gitmek ve orada çalışmak. Olması işyerinizin dışındaki bir mekana (dikkatinizin daha az dağılacağı ve daha az gürültülü bir yere), örneğin evinize (home Office) gidip, uzaktan çalışmak.

·         Pencere kenarında oturuyorsanız ve dışarısı çok dikkat dağıtıcıysa, perdeleri çekmek veya yerinizi değiştirmek.

·         Dikkatinizin dağılmasını tamamen engelleyemezsiniz, ancak dağıtıcıya tepki verme şeklinizi yönetebilirsiniz. Beyninizi, dış uyaranlara anında atlamamak için eğitin. Örnek: Bir ses duyduğunuzda veya görsel bir dikkat dağıtıcıya maruz kaldığınızda, hemen tepki vermek yerine bir an durun. "Bu dikkat dağıtıcı geldi. Şimdi işime geri dönüyorum" diyerek kendinizi yeniden görevinize yönlendirin. Bu bir kas gibidir, pratikle güçlenir.

·         İşyerleri genelde sakin ortamlardır. Gürültü ve dikkat dağıtıcılar ara sıra gelir. Onlar geldiğinde yüksek konsantrasyon gereken işlerinizi bırakıp düşük konsantrasyon gerektiren işlerinizi yapın. Ortam sakinleşince yüksek konsantrasyon gereken işlerinize dönebilirsiniz.

 

Bu stratejilerin tamamı olmasa bile birkaçını uygulamak, işyerindeki gürültülü ortamın ve dikkat dağıtıcıların zamanınızı çalmasını önemli ölçüde azaltabilir. Önemli olan, kendinize en uygun olanları bulmak ve bunları bir alışkanlık haline getirmektir.

 

25.   Molasız Çalışma

Molasız çalışmak veya non-stop çalışmak zaman yönetimi için kesinlikle önerilmez ve hatta uzun vadede ciddi zaman kaybına yol açar. Bu bir yanılsamadır; sürekli çalışarak daha fazla iş yapacağınızı düşünebilirsiniz, ancak aslında tam tersi etkiler yaratır.  

 

Beyin, belirli bir süre sonra yorulur ve dikkatini sürekli aynı seviyede tutamaz. Molasız çalışmak, dikkatinizin dağılmasına, odaklanma yeteneğinizin düşmesine ve yaptığınız işe tam olarak konsantre olamamanıza neden olur.

 

Yorgun zihinle çalışmak, dikkatsizliğe yol açar. Bu da basit veya karmaşık hatalar yapma riskini artırır. Yapılan hataları sonradan düzeltmek ise kaçınılmaz olarak zaman kaybıdır.

 

Yaratıcı düşünce ve karmaşık problemleri çözme yeteneği genellikle zihnin biraz serbest kalmasına, farklı düşünceler arasında bağlantı kurmasına bağlıdır. Sürekli aynı işe odaklanmak, bu yetenekleri köreltir. Molalar, zihnin farklı bağlantılar kurması için fırsat yaratır.

 

Sürekli oturmak, gözleri yormak, aynı pozisyonda kalmak fiziksel rahatsızlıklara yol açar. Zihinsel olarak da sürekli uyanık kalma çabası büyük bir enerji tüketir. Bu yorgunluk, işin hızını düşürür ve verimliliği azaltır.

 

Ara vermeden sürekli çalışmak, vücudun stres hormonlarını salgılamasına neden olur. Uzun vadede bu durum kronik strese ve fiziksel/zihinsel tükenmişliğe yol açabilir. Tükenmişlik, işe karşı isteksizlik, performans düşüşü ve uzun süreli motivasyon kaybı demektir, bu da en büyük zaman hırsızlarından biridir.

 

Molasız ve yorgun çalışmak, işin kalitesini düşürür. Detaylar gözden kaçar, düşünülmemiş kararlar alınabilir. Düşük kaliteli bir işi sonradan düzeltmek çok daha fazla zaman alır.

 

Beyin, bilgiyi işlemek ve kalıcı hale getirmek için zamana ve hatta kısa "bekleme" aralıklarına ihtiyaç duyar. Sürekli yeni bilgi bombardımanı, öğrenme sürecini zorlaştırır.

 

 

Mola vermeyerek zaman kazanacağınızı düşünürsünüz ama genellikle tam tersi olur. Yorgunluk, hata yapma ve konsantrasyon kaybı nedeniyle aynı işi bitirmeniz daha uzun sürer. Molasız çalışmak, etkili zaman yönetiminin temel prensiplerine aykırıdır. Zaman yönetimi, sadece ne kadar süre çalıştığınızla değil, o süreyi ne kadar verimli ve kaliteli kullandığınızla ilgilidir. Molalar, bu verimliliği ve kaliteyi sürdürmek için kritik öneme sahiptir. Molalar, zihinsel tazeliği korur, tükenmişliği önler ve uzun vadede odaklanmanızı artırır. Molalar, zaman kaybı değil, zamanı kazanmanızı sağlayan birer yatırımdır.

 

26.   Formsuzluk

Fiziksel formsuzluk, işteki verimi ciddi şekilde düşürür ve zaman yönetimi açısından önemli zaman kaybına yol açar. Beden sağlığı ve zihin sağlığı birbiriyle doğrudan bağlantılıdır ve fiziksel durumunuz, bilişsel fonksiyonlarınızı ve enerji seviyenizi etkileyerek zamanınızı ne kadar verimli kullanabildiğinizi belirler.

 

Fiziksel olarak formda olmayan kişilerde genellikle enerji düşüklüğü ve kronik yorgunluk görülür. Bu durum:

·         İşleri daha yavaş yapmalarına.

·         Görevlere başlamada zorlanmalarına (erteleme).

·         Gün içinde daha sık ve daha uzun molalara ihtiyaç duymalarına.

·         Öğleden sonra veya gün sonunda verimliliğin önemli ölçüde düşmesine neden olur.

 

Fiziksel rahatsızlıklar, yorgunluk veya düşük kan şekeri gibi durumlar, zihinsel netliği ve odaklanma yeteneğini azaltır. Bu durum:

·         Dikkatin kolayca dağılmasına.

·         Bir görev üzerinde uzun süre odaklanamama.

·         Kesintilerden sonra göreve geri dönmenin daha zor hale gelmesine (yüksek bağlam değiştirme maliyeti).

·         Önemli bilgilere odaklanamama nedeniyle hataların artmasına neden olur.

Fiziksel formsuzluk, stres seviyesini artırabilir ve duygusal dalgalanmalara yol açabilir. Bu durum:

·         Küçük sorunların bile gözünüzde büyümesine ve karar verme süreçlerinin uzamasına.

·         Meslektaşlarla ilişkilerde gerginlikler yaşanmasına ve bu tür problemlerin çözümü için zaman harcanmasına.

·         Stresle başa çıkma mekanizması olarak ertelemeye başvurulmasına neden olabilir.

 

Düzensiz yaşam tarzı, uzun süre aynı pozisyonda kalma gibi durumlar sırt, boyun ağrısı, göz yorgunluğu gibi fiziksel rahatsızlıklara yol açar. Bu durum:

·         Sık sık pozisyon değiştirme, esneme veya kısa süreli ayağa kalkma ihtiyacı duyulmasına, bu da iş akışını keser.

·         Ağrının kendisinin bir dikkat dağıtıcı olması.

·         Uzun süre verimli bir şekilde oturarak çalışamama.

 

Fiziksel olarak zayıf bir bağışıklık sistemi, hastalıklara daha yatkın olmaya yol açar. Bu durum:

·         İşten daha sık izin alma.

·         Hastalık sırasında işte olsanız bile düşük verimlilikle çalışma.

·         İşten döndükten sonra biriken işleri yakalamak için ekstra zaman ve çaba harcama.

 

Fiziksel formsuzluk, hımbıllık, aşağıdaki alanlarda zayıflığa neden olabilir.

·         Yeni bilgileri öğrenmede veya mevcut bilgileri hatırlamada zorluk.

·         Analitik düşünme ve problem çözme yeteneklerinde düşüş.

·         Karmaşık görevleri yerine getirmede daha yavaş olma.

 

Zaman yönetimi sadece planlama araçları veya teknikleri kullanmakla ilgili değildir; aynı zamanda o planları uygulayacak fiziksel ve zihinsel kapasiteye sahip olmakla ilgilidir. Fiziksel formsuzluk, bu kapasiteyi doğrudan baltalar. Enerji düşüklüğü, konsantrasyon eksikliği, artan hata yapma riski ve sık sık yaşanan sağlık sorunları, zamanı etkin kullanmanın önündeki en büyük engellerdendir.

 

Bu nedenle, fiziksel sağlığa yatırım yapmak (düzenli egzersiz, dengeli beslenme, yeterli uyku), zaman yönetimi becerilerinizi dolaylı yoldan değil, doğrudan destekleyen temel bir faaliyettir. Yetersiz uyku, hem zihinsel hem fiziksel performansı düşürür, bu da işleri yavaşlatır ve hatalara neden olur. Sık aralıklarla ve yüksek miktarda alınan alkol de formsuzluğun temel nedenlerindendir.

 

Sağlıklı bir beden, daha zinde bir zihin, daha yüksek enerji seviyesi, daha iyi odaklanma ve daha az hastalık anlamına gelir; bunların hepsi de işte daha verimli olmanızı ve zamanınızı daha iyi yönetmenizi sağlar. Fiziksel sağlığınıza ayırdığınız zaman, işte kaybettiğiniz zamanı fazlasıyla telafi eder.

 

27.   Krizler

İş hayatındaki irili ufaklı krizler, zaman yönetiminin en büyük düşmanlarından biridir. Doğaları gereği plan dışı ve acil hissettiren bu durumlar, önceden belirlediğiniz öncelikleri ve planları altüst eder. Özellikle ufak krizler, bireysel olarak büyük görünmeseler de, sıklıkları ve birikimli etkileri nedeniyle ciddi zaman kaybına yol açarlar.

 

Krizler, ister büyük ister küçük olsun, gününüzü, haftanızı veya projenizi planladığınız şekilde ilerlemesini engeller. Acil bir durum çıktığında, yapmakta olduğunuz işi bırakıp o krize yönelmek zorunda kalırsınız. Normalde önemli ama acil olmayan işleriniz varken, bir kriz ortaya çıktığında tüm dikkat ve enerjiniz o acil duruma kayar. Bu, planlanmış önceliklendirme sisteminizi alt üst eder.

 

Bir krizi çözmek için zamanınızı, enerjinizi ve belki de diğer kaynaklarınızı (para, personel vb.) o alana yönlendirmeniz gerekir. Bu kaynaklar, planlanmış verimli çalışmanızdan çalınır. Krizle uğraşmak için mevcut işinizi bırakmanız ve krize odaklanmanız gerekir. Kriz çözüldüğünde veya ara verildiğinde, önceki işinize geri dönmek için tekrar zaman ve zihinsel enerji harcarsınız (bağlam değiştirme maliyeti).

 

Krizler stresli durumlardır. Stres altında çalışmak, düşünme yeteneğini, karar alma sürecini ve genel verimliliği olumsuz etkileyebilir.

 

Sürekli krizlerle uğraşmak, sizi proaktif çalışmaktan alıkoyar ve reaktif bir moda sokar. Sadece acil olanlara tepki verir hale gelirsiniz, bu da stratejik veya önemli ama acil olmayan işlerin sürekli ertelenmesine neden olur.

 

Büyük krizler nadirdir ve genellikle ciddiyetleri nedeniyle kurumsal süreçleri veya ekip çalışmasını tetikler. Ancak ufak krizler (acil görünen küçük bir hata, bir müşterinin anlık ama çok da kritik olmayan talebi, bir meslektaşın "hemen şimdi" cevabını istediği soru vb.) daha sık ortaya çıkar ve genellikle daha sinsi zaman hırsızlarıdır:

·         Sıklık: Küçük krizler daha sık meydana gelir. Bireysel olarak az zaman alsalar da, gün içinde veya hafta boyunca birikimleri çok daha fazladır.

·         Gözden Kaçma Kolaylığı: Küçük oldukları için etkileri hafife alınabilir, ancak sürekli olarak çalışma akışını bozar ve bağlam değiştirme maliyeti yaratırlar.

·         "Hızlıca Halletme" Tuzağı: "Şimdi hemen halledeyim bitsin" düşüncesiyle, üzerinde çalıştığınız önemli işi bırakıp bu ufak krize yönelirsiniz. Ancak bu "hızlıca halletme", odaklanma sürenizi böler ve aslında toplamda daha fazla zaman kaybetmenize neden olur.

 

Ufak krizleri tamamen yok etmek imkansızdır, ancak onların zamanınızı çalmasını ve iş akışınızı bozmasını önemli ölçüde azaltabilirsiniz. Amaç, reaktif "yangın söndürme" modundan çıkıp daha proaktif ve yönetilebilir bir moda geçmektir.

 

Size gelen "acil" görünümlü her talebi veya durumu anında kabul etmeyin. Durumu analiz edin: Gerçekten şu anda ve benim tarafımdan çözülmesi gereken bir şey mi? Acil olmaması durumunda ne olur? Önem derecesi nedir? Örnek: Meslektaşınız panikle yanınıza gelip "Bu rapordaki şu küçük hatayı hemen şimdi düzeltmemiz gerekiyor, patron görürse sinirlenir." dedi. Raporun son teslim tarihi ne zaman? Eğer son teslim tarihi yarın ise ve hata çok kritik değilse, "Anladım, teşekkür ederim. Şu an üzerinde çalıştığım çok acil bir iş var. Bunu [şu saatte] veya [şu işi bitirdikten sonra] yapabilirim. Bu sizin için uygun mu?" diyerek yanıt verebilirsiniz.

 

Aynı türden ufak krizler (örn: sürekli aynı soru sorulması, aynı küçük teknik sorunun tekrar etmesi) sık yaşanıyorsa, bu durumun altında yatan nedeni bulup onu çözmeye odaklanın. Örnek: Ekip üyeleri sürekli olarak belirli bir dijital dosyanın nerede olduğunu soruyor. Bu bir "ufak kriz" gibi görünebilir (hemen bulmaları gerekiyor, size soruyorlar, siz de işinizi bırakıp cevaplıyorsunuz). Kök neden: Dosya yapısı karışık veya erişim bilgisi net değil. Çözüm: Dosya yapısını basitleştirin, herkesin erişebileceği net bir kılavuz oluşturun veya düzenli olarak dosya konumunu hatırlatan bir duyuru yapın. Bu, gelecekteki aynı türden "krizleri" ortadan kaldırır.

 

Sık karşılaşılan ufak problemler veya talepler için standart yanıtlar, şablonlar veya talimatlar oluşturun. (Web sitelerindeki Sık Sorulan Sorular bölümleri gibi.) Veya bu tür konuları ele alması için başka birini (belki daha uygun bir pozisyondaki veya müsaitlikteki birini) yetkilendirin. Örnek: Müşterilerden sıkça gelen "Şu ürünün fiyatı nedir?" gibi sorular için bir fiyat listesi belgesi oluşturun ve müşterilere bunu doğrudan göndermeyi öğrenin veya müşteri hizmetleri departmanını bu konuda yetkilendirin. Her seferinde fiyat listesini arayıp bulmak veya kendiniz hesaplamak yerine zaman kazanırsınız.

 

Yıllar önce bir müşterimi bayilik sistemine ek olarak, ürünlerini açacağı kendi mağazalar üzerinden de satmaya ikna etmiştim. Müşterim de haftada 1 gün yerine 2 gün gelmemi ve mağazalaşmayı yönetmemi istemişti. 2-3 mağazaya ulaştıktan sonra mağaza çalışanlarının bana sık sık aynı soruları sorduklarını, bu soruları cevaplamazsam küçük krizler yaşadıklarını ve zamanımı çok çaldıklarını gördüm. Bunun üzerine “mağaza işletme rehberi” hazırladım ve mağazalara gönderdim. Bu rehberin giriş yazısının sonlarında bir yerde “bu rehberde cevabı olan soruları sorarsanız mağazanın aylık priminden soru başına 10 Euro kesinti olur. Bu rehberde cevabı olmayan sorular sorarsanız 10 Euro mağaza primine ekleme olur” yazmıştım. Böylece mağaza çalışanlarının soruları azaldı, ama esaslı sorular sormaya başladılar, bu esaslı soruların cevaplarını rehbere yazdık. Böylece rehber sürekli gelişti. Bu mağaza işletme rehberi ilk çıktığında 30 sayfa civarındaydı, 5 yıl sonra 18 mağazaya ulaştığımızda ise 80 sayfaya ulaşmıştı. Yani ben 18 mağazaya ulaşmayı ve yönetmeyi sadece 2 günlük danışmanlıkla becerebilmiştim. Zaman hırsızı olan ufak krizlerle nasıl başa çıkılacağını yazan yönergeleriniz olursa siz de rahat edersiniz.

 

Ufak krizler, çalışma disiplinini en çok bozan etmenlerdendir. Onları yönetmek, zaman yönetiminde büyük fark yaratır. Bu, "meşgulüm" numarası yapmak veya yardımı reddetmek değil, zamanınızı ve enerjinizi daha bilinçli kullanarak hem kendi verimliliğinizi artırmak hem de genel iş akışının daha düzenli olmasını sağlamaktır.

 

28.   Bürokrasi

Bürokrasi, genellikle organizasyonel yapının, kuralların, prosedürlerin ve onay süreçlerinin katılığı ve karmaşıklığı ile ilişkilidir. Amacı düzen sağlamak olsa da, aşırı veya verimsiz bürokrasi zamanın akışını yavaşlatır ve engeller. Bazı şirketler kurumsallaşacağız derken aşırı bürokrasi yaratırlar ve hantallaşırlar. Gereksiz onay süreçleri, yavaş iş akışları, kullanılan araçların verimsizliği ağdalı bürokrasiye neden olur.

 

En yaygın bürokrasi kaynaklı zaman kaybıdır. Basit bir karar, talep veya işlem için birden fazla kişiden veya departmandan onay alınması gerekmesi, süreci ciddi şekilde uzatır. Her onay adımı bir bekleme süresi ve potansiyel bir tıkanıklık noktasıdır.

 

Bir işi yapmak için izlenmesi gereken adımların veya kuralların gereğinden fazla karmaşık, esnek olmayan veya güncelliğini yitirmiş olması zaman kaybına neden olur. Çalışanlar, işin kendisini yapmaktan çok, prosedürleri takip etmeye veya anlamaya zaman harcarlar.

 

Bürokrasi, genellikle her şeyin yazılı hale getirilmesini ve belgelenmesini gerektirir. Gereksiz veya tekrarlayan raporlar hazırlamak, form doldurmak, tutanak tutmak gibi idari görevler, çalışanların asıl, katma değer yaratan işlerinden zaman çalar.

 

Kararların hiyerarşik yapının üst kademelerine iletilmesi ve onay mekanizmalarından geçmesi gerektiğinde, karar verme süreci ciddi şekilde yavaşlar. Her adımı onaylatmak zorunda olmak ya da sürekli onay aramak zaman kaybına neden olur, özellikle de karar alma süreçleri uzuyorsa. Bu durum, fırsatların kaçırılmasına veya işlerin ilerlemesinin durmasına neden olabilir.

 

Katı bürokratik yapılar, değişen koşullara veya beklenmedik durumlara hızlı bir şekilde adapte olmayı zorlaştırır. Yeni bir yöntem denemek, mevcut bir süreci değiştirmek veya yaratıcı bir çözüm bulmak, bürokratik engellere takılabilir. Bu durum, daha çevik ve verimli çalışma yöntemlerinin benimsenmesini engeller.

 

 

Bürokratik yapılar, farklı departmanlar veya hiyerarşik seviyeler arasında iletişim engelleri yaratabilir. Bilginin akışı yavaşlar, yanlış anlaşılmalar olabilir veya doğru bilgiye ulaşmak için zaman harcanması gerekebilir.

 

Karmaşık bürokratik süreçlerde, bir işin veya kararın tam olarak kimin sorumluluğunda olduğu net olmayabilir. Bu durum, sorumluluğu birbirine atma veya işi hiç kimsenin üstlenmemesi gibi durumlara yol açarak zaman kaybı yaratır.

 

Kötü, hantal bürokrasiye örnekler:

·         Küçük bir ofis malzemesi satın almak için yöneticinin, finans departmanının ve satınalma departmanının onayını beklemek. Bir pazarlama materyalinin yayınlanması için hukukun, iletişimin ve ilgili ürün yöneticilerinin ayrı ayrı onaylarının alınması.

·         Basit bir seyahat masrafı geri ödemesi için doldurulması gereken 5 sayfalık bir formun olması ve her bölüm için farklı ekler istenmesi. Yeni bir çalışanın sisteme erişiminin, adım adım izlenmesi gereken ve çok sayıda farklı kişiyle iletişime geçilmesini gerektiren karmaşık bir dizi prosedüre bağlı olması.

·         Zaten sözlü veya dijital olarak kolayca takip edilebilecek bir durum için ayrıntılı bir yazılı rapor hazırlamak zorunda kalmak. Her küçük karar veya güncelleme için resmi bir not veya e-posta zinciri başlatma zorunluluğu.

·         Acil bir durum karşısında hızlı bir karar alınması gerekirken, ilgili yöneticilerin onaylarının beklenmesi nedeniyle müdahalenin gecikmesi.

·         Daha verimli olduğu bilinen yeni bir yazılım aracının kullanılmasının, mevcut bürokratik satın alma ve onay süreçleri nedeniyle aylarca sürmesi.

·         Bir departmanın diğer bir departmandan bilgi almasının, resmi bir talep süreci gerektirmesi yerine doğrudan iletişimle kolayca halledilebilecekken gecikmesi.

·         Bir müşteri şikayetinin çözümü için hangi departmanın (Satış, Müşteri Hizmetleri, Teknik Destek) tam olarak yetkili ve sorumlu olduğunun net olmaması ve bu durumun çözümü için iç yazışmalar ve toplantılar yapılması.

 

Aşırı bürokrasi, çalışanların motivasyonunu düşürebilir, işe karşı isteksizlik yaratabilir ve bu da genel verimliliği ve dolayısıyla zaman yönetimini olumsuz etkileyebilir.

 

Özetle, bürokrasi, iş süreçlerine gereksiz adımlar, bekleme süreleri, idari yükler ve iletişim engelleri ekleyerek zamanı çalar. Gerekli bir düzeyde düzen ve kontrol sağlansa da, aşırı bürokrasi zaman yönetimini baltalar, verimliliği düşürür ve çalışanların enerjisini katma değer yaratan işlerden uzaklaştırır.

 

29.   Teknik Sorunlar

Teknolojinin iş süreçlerinin merkezinde yer aldığı günümüzde, teknik aksaklıklar domino etkisi yaratarak verimliliği ciddi şekilde düşürür ve zamanı çalar. Elektrik kesintileri, bilgisayar arızaları, internet sorunları, sistem çökmeleri, hacker saldırıları, yazılım hataları ve benzerleri teknik sorunlara örneklerdir.

 

Teknik sorunlar her zaman tamamen bir arıza şeklinde olmayabilir. Bilgisayarın yavaşlaması, programların donması, dosyaların geç açılması gibi performans sorunları da her gün küçük dilimler halinde zaman çalar. Bu bekleme süreleri gün içinde birikerek önemli bir kayıp oluşturur.

 

Teknik sorunları tamamen ortadan kaldıramayız, ancak onların etkisini azaltmak ve zaman kaybını minimize etmek için hem proaktif önlemler alabilir hem de reaktif stratejiler geliştirebiliriz.

·         En iyi donanım ve yazılımlarla çalışın. Bunları zamanla up-grade edin ve güncelleyin.

·         ET ve ERP uzmanı istihdam edin.

·         Gerek IT gerekse mekanik sistemler konusunda uzman bakım/onarımcılarla sözleşmeli çalışın. Teknik sorun ortaya çıktığında hemen desteklerini alabilin.

·         Yaşadığınız teknik sorunları (bilgisayar yavaşlığı, hata mesajları vb.) hemen IT departmanına veya ilgili destek ekibine bildirin. Küçük bir sorun gibi görünen şey, daha büyük bir arızanın belirtisi olabilir. Erken müdahale, daha büyük ve uzun süreli kesintileri önleyebilir.

·         Bir sorun bildirdiğinizde, sorunu net ve anlaşılır bir şekilde açıklayın (Ne oldu? Ne zaman oldu? Hata mesajı tam olarak neydi? Ne denediniz?). IT'nin ne zaman geri döneceğine dair bir beklenti oluşturun.

·         Bilgisayarınızı yeniden başlatmak, programları kapatıp açmak, internet bağlantısını kontrol etmek gibi basit ilk yardım adımlarını öğrenin. Bu adımlar, sık karşılaşılan küçük sorunları IT'ye danışmadan hızla çözmenizi sağlayabilir.

·         Üzerinde çalıştığınız önemli dosyaları sık sık kaydedin. Mümkünse, otomatik kaydetme veya bulut tabanlı senkronizasyon özelliklerini kullanın. Belirli aralıklarla yedekleme yaptığınızdan emin olun.

·         Bir belge üzerinde çalışırken her 5-10 dakikada bir Ctrl+S (Kaydet) tuşuna basın. Bulut tabanlı depolama (OneDrive, Google Drive, Dropbox) kullanıyorsanız, dosyalarınızın otomatik senkronize edildiğinden emin olun.

·         Teknik sorunun çözülmesini beklerken yapabileceğiniz, teknik araçlara bağımlı olmayan veya az bağımlı olan işleri yapın. İnternet kesintisi gibi durumlarda yapabileceğiniz, internet bağlantısı gerektirmeyen işleri belirleyin ve bu tür işler için gereken dosyaları/materyalleri offline olarak erişilebilir tutun.

·         Bilgisayarınızın işletim sistemi ve kullandığınız yazılımların güncellemelerini düzenli olarak yapın. Antivirüs yazılımınızın güncel olduğundan emin olun.

 

Teknik sorunlar kaçınılmazdır, ancak onlara hazırlıklı olmak ve etkili bir şekilde yönetmek, zaman kaybını önemli ölçüde azaltır. Proaktif bakım, erken bildirim, alternatif planlar ve etkin iletişim, bu "zaman hırsızlarına" karşı en iyi savunma stratejileridir.

 

30.   Tembellik

Tembel çalışanlar, işlerini yapmaktan kaçınan, gereken çabayı göstermeyen veya işleri sürekli erteleyen kişilerdir. Bu durum, sadece bireysel performanslarını değil, tüm ekibi ve organizasyonu etkileyen ciddi zaman kayıplarına yol açar. Tembellerin tipik özellikleri şunlardır:

·         Erteleme: Görevleri sürekli olarak son ana bırakırlar veya hiç başlamazlar. Kolay veya keyifli olmayan işlerden kaçınma eğilimindedirler.

·         Minimum Çaba Gösterme: İşleri sadece "yeterince iyi" olacak kadar yaparlar, daha fazlası için çaba göstermezler. İşin kalitesini düşürürler.

·         Yavaş Çalışma: Basit görevleri bile gereğinden uzun sürede tamamlarlar. Odaklanma eksikliği veya bilinçli olarak süreci uzatma görülebilir.

·         Sorumluluktan Kaçınma: Ek sorumluluk almaktan çekinirler, inisiyatif kullanmazlar ve sadece kendilerine verilen minimumu yaparlar.

·         Dikkat Dağınıklığına Yatkınlık: Kolayca dikkatleri dağılır, sosyal medya, kişisel işler veya önemsiz konuşmalarla zaman harcarlar.

·         Mazeret Üretme: İşlerin neden zamanında veya doğru yapılmadığına dair sürekli bahaneler bulurlar. Suçu dış etkenlere veya başkalarına atma eğilimindedirler.

·         Planlama Eksikliği: Görevleri planlamak, önceliklendirmek veya zamanlarını yapılandırmak konusunda isteksizdirler veya beceriksizdirler.

·         İletişim Kopukluğu: İşin durumu hakkında bilgi vermekte isteksiz olabilirler, ilerleme hakkında net iletişim kurmazlar.

·         Düşük Motivasyon ve İlgi: İşe karşı genel bir ilgisizlik veya kayıtsızlık sergileyebilirler.

 

Yukarıdaki özelliklerin bazıları veya hepsinde çok azı sizde de olabilir. Bu tembel birisi olduğunuz anlamına gelmez. Tembellik sorumluluklarımızdan kaçma eylemidir. Her insanın bazı zamanlarda belli ölçülerde tembellik hakkının olduğunu düşünüyorum. Yalnız tembellik uyuşturucu gibidir. Biraz tembellik yapayım derken, bir bakmışsınız sürekli tembellik yapıyorsunuzdur. Bilinçli insanlar içlerindeki tembelin hayatlarını ele geçirmesiyle mücadele eder.

 

Aranızda “ben tembel değilim, üşengecim” diyenleriniz olabilir. Üşengeçlik, belirli bir görevi başlatmaya veya yapmaya karşı o an duyulan isteksizlik, atalet veya erteleme eğilimi olarak tanımlanabilir. "Yapılması gerektiğini biliyorum ama şimdi başlamak istemiyorum", "Gözümde büyüyor", "Şu an enerjim yok" gibi hislerle ilişkilidir. Tembellik daha genel, kalıcı ve yargılayıcı bir terimdir; çaba göstermeye karşı genel bir isteksizliği ifade eder. Üşengeçlik ise daha özel, geçici ve durumsal olabilir; belirli bir anda veya göreve karşı başlama isteksizliğini veya ataleti ifade eder. Üşengeçlik, sıklıkla tembelliğin bir parçası, bir belirtisi veya belirli durumlarda görülen bir yansımasıdır. Aralarında kesin bir çizgi olmasa da, üşengeçlik genellikle bir his veya geçici bir durum iken, tembellik daha çok bir eğilim veya hal olarak algılanır. Her ikisi de eyleme geçmeyi zorlaştırır ve zaman kaybına veya işlerin aksamasına yol açabilir. Bir başka deyişle üşengeçlik geliyorum diyen tembelliğin ayak sesleridir.

 

Tembellik, üstesinden gelinebilecek bir durumdur ancak bu, kişinin kendisiyle yüzleşmesini ve bilinçli adımlar atmasını gerektirir. Tembellik genellikle altında yatan bir nedeni olduğu için, kurtulma süreci de bu nedeni anlamakla başlar.

 

Üzerinizdeki tembellikten kurtulmak için aşağıdaki adımları atabilirsiniz.

·         Tembelliğin Nedenini Anlayın: Neden erteliyorsunuz veya çaba göstermiyorsunuz? Görev sıkıcı mı? Çok mu zor? Başarısız olmaktan mı korkuyorsunuz? Yorgun veya tükenmiş misiniz? Kendinizi dürüstçe değerlendirin. Tembellik, genellikle motivasyon eksikliği, görevden bunalma, başarısızlık korkusu veya disiplin eksikliği gibi çeşitli nedenlerden kaynaklanabilir.

·         Büyük Görevleri Bölün: Gözünüzde büyüyen büyük görevleri daha küçük, yönetilebilir adımlara ayırın. Sonra da her bir adım için çalışma zamanları (zaman blokları) belirleyin. Belirlediğiniz zamanlarda mutlaka üzerinde çalışın. Adım adım o zor görevinizi tamamladığınızı göreceksiniz.

·         Hedef Belirleyin ve Plan Yapın: Yapılacak işleri netleştirin, gerçekçi hedefler belirleyin ve bunları tamamlamak için bir plan (günlük/haftalık program) oluşturun. Plan, ne yapacağınızı bilmenizi ve kaybolmamanızı sağlar. Önceliklendirme yapmayı alışkanlık haline getirin.

·         Dikkat Dağınıklığını Azaltın: Çalışma ortamınızı düzenleyin, telefon bildirimlerini kapatın, gereksiz sekmeleri kapatın. Odaklanmanızı sağlayacak bir ortam yaratın.

·         "Sadece Başla" Kuralı: Bazen tek yapmanız gereken başlamaktır. İlk adımı atmak her zaman en zorudur. Küçük bir adımla başlamak, momentum kazanmanıza yardımcı olur.Kendinize sadece 5 veya 10 dakika o görev üzerinde çalışmayı taahhüt edin. Genellikle başladıktan sonra devam etmek daha kolay olur.

·         Ödül Sistemi Kurun: Belirli adımları veya görevleri tamamladığınızda kendinizi ödüllendirin. Bu, motivasyonunuzu artırabilir.

·         Sorumluluk Edinin: Bir arkadaşınızla, meslektaşınızla veya yöneticinizle hedeflerinizi paylaşın ve düzenli olarak birbirinizi takip edin. Bu, size dış bir motivasyon kaynağı sağlar.

·         Molalar Verin: Sürekli çalışmak yerine düzenli kısa molalar vermek, zihninizi taze tutar ve tükenmişliği önler.

·         Kendinize Karşı Nazik Olun: Her zaman %100 verimli olamazsınız. Önemli olan düşüşlerden sonra tekrar toparlanmaktır. Aşırı özeleştiri yapmak yerine, durumu kabul edip yeniden başlamaya odaklanın.

·         Motivasyon Kaynaklarınızı Bulun: Yaptığınız işin neden önemli olduğunu, uzun vadeli hedeflerinize nasıl hizmet ettiğini hatırlayın. İşinizde anlam bulmaya çalışın.

·         Sağlığınıza Dikkat Edin: Yetersiz uyku, sağlıksız beslenme ve egzersiz eksikliği enerji seviyenizi düşürerek tembelliği artırabilir. Düzenli uyuyun, dengeli beslenin ve aktif kalın.

·         Profesyonel Yardım Alın: Eğer tembellik depresyon, anksiyete veya ADHD gibi altta yatan psikolojik sorunlardan kaynaklanıyorsa, bir terapist veya koçtan yardım almak faydalı olabilir.

 

Unutmayın, tembellik kaderiniz değildir. Üzerinde durursanız tembellikten kurtulur, hem iş, hem de özel hayatınızda verimli olursunuz. 

 

31.   Dedikodu

Dedikodu, iş dışı veya işle dolaylı ilgili olan, genellikle spekülatif, olumsuz veya özel hayatla ilgili bilgilerin kişiler arasında gayri resmi olarak yayılmasıdır. Bu aktivite, hem doğrudan hem de dolaylı yollarla zamanı çalar. İşle ilgili olmayan, gereksiz ve uzun sosyal etkileşimler işe de zarar verir, zamanınızı da çarçur eder.

 

En belirgin zaman kaybı, dedikodu yaparken veya dinlerken harcanan süredir. Kahve molalarında, koridor sohbetlerinde, mola odasında veya dijital iletişim araçlarında dedikodu için ayrılan her dakika, işten çalınan doğrudan zamandır. Bu kısa anlar birikerek gün içinde önemli bir süreye ulaşabilir.

 

Dedikoduya dahil olmak veya dedikodu duymak, zihninizi meşgul eder. Duyduklarınızı düşünmek, analiz etmek, bunlara duygusal tepkiler vermek (merak, öfke, endişe) için zihinsel enerji harcarsınız. Bu durum, üzerinde çalıştığınız asıl işe odaklanmanızı zorlaştırır ve bağlam değiştirme maliyetini artırır. Dedikodu, sürekli bir arka plan gürültüsü gibi zihinsel alanı kaplar.

 

Dedikodu, işyerinde güvensizlik, kaygı ve düşük morale neden olabilir. Bu negatif atmosfer:

·         Çalışanların daha az motive olmasına.

·         İşe daha az bağlı hissetmelerine.

·         İşbirliğinden kaçınmalarına.

·         Genel olarak daha yavaş çalışmalarına yol açar.

 

Dedikodu genellikle yanlış anlamalara, gerginliklere ve kişilerarası çatışmalara yol açar. Bu sorunların çözülmesi zaman alır. Örneğin; dedikodu nedeniyle iki meslektaş arasında çıkan bir tartışmanın, yöneticinin araya girerek saatlerce süren konuşmalarla çözülmeye çalışılması.

·         Taraflar arasında konuşmak ve durumu netleştirmek.

·         Yöneticilerin veya İK'nın araya girmesi.

·         İş ilişkilerinin bozulması nedeniyle işbirliğinin zorlaşması.

 

Dedikodu, resmi olmayan ve genellikle yanlış bilgi akışına dayanır. Önemli kararlar veya bilgiler hakkında yayılan dedikodular, çalışanların doğruyu anlamasını engeller, kafa karışıklığına yol açar ve bu da hatalı kararlar alınmasına veya yanlış yönlendirmelere neden olabilir. Hataları düzeltmek ise zaman kaybıdır. Örnek: Bir projenin gidişatı hakkında yayılan yanlış bir dedikodunun, bazı ekip üyelerinin işlerini yanlış önceliklendirmesine veya gereksiz işler yapmasına neden olması.

 

Dedikodunun yaygın olduğu bir ortamda insanlar birbirine daha az güvenir hale gelir. Bu durum, bilgi paylaşımını kısıtlayabilir, insanlar daha kapalı olabilir veya sürekli olarak kendilerini savunma ihtiyacı duyabilirler. Bu tür savunma mekanizmaları ve güvensizlik ortamı, işlerin daha yavaş ilerlemesine ve ekstra adımlar (örn: bir bilgiyi teyit etmek için birden fazla kişiye sorma) gerektirmesine neden olabilir. Örnek: Bir çalışanın, söylediği bir şeyin dedikoduya dönüşeceği endişesiyle önemli bir bilgiyi paylaşmaktan kaçınması ve bu bilginin işin ilerlemesi için gerekli olması.

Nadiren de olsa, dedikodunun etkileri toplantı ortamlarına da yansıyabilir. Gizli gündemler, pasif-agresif yorumlar veya güven eksikliğinden kaynaklanan isteksiz katılım, toplantıların amacından sapmasına ve zaman kaybına neden olabilir.

 

Dedikodu, sadece iş ahlakı açısından sorunlu olmakla kalmaz, aynı zamanda bir işyerindeki verimliliği ve zaman yönetimini doğrudan baltalayan ciddi bir zaman hırsızıdır. Doğrudan konuşma süresinin yanı sıra, yarattığı olumsuz atmosfer, konsantrasyon kaybı, çatışmalar ve güven eksikliği nedeniyle çok daha büyük dolaylı zaman kayıplarına yol açar. Etkili bir zaman yönetimi ve yüksek verimlilik için dedikodunun minimumda tutulduğu, açık ve güvene dayalı bir iş ortamı teşvik edilmelidir.

 

32.   Başkalarının Plansızlığı

Şirketlerde iş süreçleri genellikle birbirine bağlıdır. Eğer bir kişi veya departman kendi işini zamanında veya doğru şekilde planlamaz ve tamamlamazsa, bu durum doğrudan veya dolaylı olarak size zaman kaybettirir.

 

İşinizi etkileyen taraflarla, özellikle de işinize girdi veren taraflarla sürekli temasta olmanız, beklentilerinizi net ve gerçekçi bir şekilde belirtmeniz önemlidir. Bunu yapmazsanız işinizi yapmak için onları beklemek zorunda kalırsınız. Bu da sizin zaman kaybetmenize ve dar zamanda acele iş çıkarmanıza neden olur.

 

Başkalarının plansızlığı, iş akışımızda bekleme süreleri, son dakika müdahaleleri, hatalı girdiler ve iletişim zorlukları yaratarak doğrudan zamanımızı çalar. Bu durum sadece bireysel verimliliği düşürmekle kalmaz, aynı zamanda ekip içi işbirliğini zorlaştırır ve genel proje ilerlemesini yavaşlatır. Başkalarının plansızlığının etkisini azaltmak için kendi planlamamızı güçlendirmeli, sınırlarımızı belirlemeli ve işbirliği yapılan kişilerden net beklentiler talep etmeliyiz.

 

…………………………….

 

Zaman hırsızlarıyla başa çıkmak, bunların farkına varmakla başlar. Yukarıda ele aldığım 32 zaman hırsızı, zaman yönetiminin önündeki en büyük engellerdir ve onları tanıyıp etkili bir şekilde yönetmek, daha üretken, daha az stresli ve daha tatmin edici bir iş hayatı için hayati önem taşır. Bir süre (örneğin bir hafta) zamanınızı nasıl harcadığınızı takip etmek (zaman günlüğü tutmak), hangi aktivitelerin sizi en çok oyaladığını ortaya çıkarabilir. Daha sonra, bu hırsızlarla mücadele etmek için bilinçli stratejiler geliştirebilirsiniz. Hatta bu konuda yöneticinize danışmaktan da çekinmeyin. Zaman yönetimi performansınız hakkında yöneticinizden geri bildirim isteyin ve zaman yönetimi konusundaki zayıf noktalarınızı birlikte belirleyin. Yöneticinizin size kazandırması gereken becerilerden biri de zaman yönetimidir çünkü.

 

Not: Sevmediğin işte çalışmaya devam etmek de zaman hırsızıdır. Sevebileceğin bir işte keyifle ve istekle çalışmak varken, sevebileceğin işte uzmanlaşmak varken, sevmediğiniz bir işte çalışmanız zamanınızı kötü kullanmaktır. İçsel motivasyon eksikliği, işi süründürür. Bu da zamanın verimli kullanılmasını engeller. Zihin yoğun bir duygusal yük altındaysa odaklanmak ve zaman yönetmek zorlaşır. Kazandığınız parayı veya çalıştığınız şirketin itibarını boş verin. Bir an önce sevdiğiniz veya sevebileceğiniz işe girin. Gününüzün üçte birinden fazlasını sevmediğiniz işte geçirmeyin.

 

Son Not: Bu makale yapay zekadan (AI) yardım alınarak hazırlanmıştır.