Zaman Yönetimi

 

Zaman yönetimi iş dünyasının temel eğitimlerinden biridir. Her kademeden çalışanın zamanını iyi yönetmesi hem çalışanın kariyeri açısından önemlidir hem de verimliliği açısından önemlidir.

 

Zamanını iyi planlayan, işlerini zamanında yetiştiren, kendisine verilen işleri/görevleri kaliteden ödün vermeden hızlı tamamlayan çalışanlar daima daha değerlidir. Çünkü şirkete katkıları daha çoktur.

 

Bana göre zaman yönetimi sadece iş hayatımızda dikkat etmemiz gereken bir beceri değildir, özel hayatımızda da zamanımızı iyi yönetmemiz gerekir. Zaman yönetimi öğrenciler için de önemlidir.

 

İtiraf edelim ki; hepimizin iş, özel ve veya okul hayatlarımızda “zamanı iyi değerlendiremediğimize”, “zamanı verimli kullanamadığımıza” dair şikayetlerimiz vardır. Bizden beklenenleri geciktirmek, yapmamız gerekenleri ertelemek, yapılacaklar listemizin sürekli kabarması, dünden kalan işlerimizin olması, işleri yapmaya sıklıkla son anda koyulmak, zaman kalmadığı için acele etmek, acele ettiğimiz için hatalarımızın artması, yetiştiremediğimiz işler için yöneticilerimizden eksi puan almak, sürekli işe veya bir yerlere geç gitmek, eve iş getirmek, işteyken özel işlerimizi halletmek, hayata yetişememekten dolayı strese girmek gibi problemlerle hemen hemen hepimiz farklı düzeylerde karşılaşmışızdır.  

 

Özellikle öğrencilik ve özel hayatımızda; yapmak istediklerimizi sürekli ertelemek, yapılabilecek çok şey varken tembellik yapmak, harekete geçmek için odaklanamamak, sorumluluklarımızdan kaçmak müthiş bir duygusal yük ve pişmanlık oluşturur. Endişelerimiz artar, stresimiz coşar.

 

Zamanı iyi kullanmak gerçekten hepimizin temel ihtiyacı. Bu yazıyı okuduğunuza göre sizin de zamanı iyi değerlendirememek, işleri, ödevleri, söz verdiklerimizi yetiştirememek gibi problemlerle boğuştuğunuzu farz edebiliriz. (Belki de zamanı iyi değerlendiriyor olabilirsiniz ama daha iyi nasıl değerlendirebileceğinizi araştırıyor da olabilirsiniz.)

 

Zamanı nasıl yetirebiliriz? İşleri nasıl yetiştirebiliriz. İşteki zamanımızı nasıl geçireceğiz veya iş dışındaki vaktimizi nasıl harcayacağız? Ailemizle ilgilenmek (eşimiz ve çocuklarımızla kaliteli zaman geçirmek) için nasıl vakit yaratacağız? Derslere nasıl yetişebiliriz? Eğlenceden (arkadaşlardan, oyundan, müzikten, gezmekten) geri kalmadan ödevleri nasıl bitireceğiz, dersleri nasıl çalışacağız? Sorumluluklarımızı nasıl zamanında yerine getirebiliriz? Zamanı nasıl daha iyi kullanabiliriz? Aynı şekilde haftamızı, ayımızı, yıllımızı ve en nihayetinde kalan ömrümüzü nasıl yaşayacağız? Bu yazıda iş odaklı klasik zaman yönetimi öğretisinin ötesine geçerek bunlara cevaplar arayacağız. Zaman yönetimini iş ve özel hayatımızı kapsayacak şekilde ele alacağız. Geniş kapsamlı ve uzun bir yazı olacak. (Umarım vaktiniz vardır 😊)

 

Not: Öğrencilere yönelik zaman yönetimi makalemi okumak için (https://ufukturu.blogspot.com/2023/10/ogrenciler-icin-zaman-yonetimi.html) linkine tıklayın.

 

Vakit nakittir. Geçen zaman geriye sarılamaz. Zaman yerine yenisi konulamayan, biriktirilemeyen bir kaynaktır. O zaman vaktimizi boşa harcamayalım. Her dakikamızı, her günümüzü dolu dolu, verimli, faydalı, kazançlı geçirelim. Ama nasıl?

 

Sıradan vatandaş için zaman geçip giden saatler, günler, yıllar ve ömürdür. Bazı çalışanlar için zaman mesaidir. Bazı profesyoneller için zaman ücrettir (bedeldir). Bazı kişiler için (bitse de gitsek cinsinden) tüketilmesi gereken kaynaktır. Bazı insanlar için zaman yetersizdir.

 

Pek çok şeyin üst sınırı yokken, maalesef zamanın sınırı vardır. Bir gün 24 saattir. Bir hafta 7 gündür. Bir ay 30 gündür. Bir yıl 365 gündür. Bir ömür de maalesef 75-85 yıldır. Üstelik bu ömrün yaklaşık %30’u, yani 24 yılı uykuda geçer. Geriye kalan 56 yılda hayatımızı yaşarız. Bu kısıtlı zaman günümüz insanı için ortalama olarak aşağıdaki gibi geçmektedir.

 

	Günde		80 yılda (29.220 günde)
Günlük Faaliyetler	Kaç Dakika?	Kaç Saat?	Kaç Saat?	Kaç Gün?	Kaç Hafta?	Kaç Ay?	Kaç Yıl?	Ömrümüzün Kaçta Kaçı?
Uyumak	430	7,2	209.410	8.725	1.246	287	23,9	29,9%
Çalışmak	220	3,7	107.140	4.464	638	147	12,2	15,3%
TV/Video İzlemek	145	2,4	70.615	2.942	420	97	8,1	10,1%
İnternet ve Sosyal Medya Kullanmak	90	1,5	43.830	1.826	261	60	5,0	6,3%
Yolculuk/Ulaşım (yolda, taşıtta, trafikte)	90	1,5	43.830	1.826	261	60	5,0	6,3%
Eğitim/Öğrenim	70	1,2	34.090	1.420	203	47	3,9	4,9%
Yemek Yemek	70	1,2	34.090	1.420	203	47	3,9	4,9%
Kişisel Bakım (banyo, giyinme, makyaj vb)	60	1,0	29.220	1.218	174	40	3,3	4,2%
Ev İşleri	60	1,0	29.220	1.218	174	40	3,3	4,2%
Aileyle Sosyalleşmek	50	0,8	24.350	1.015	145	33	2,8	3,5%
Alışveriş Yapmak	20	0,3	9.740	406	58	13	1,1	1,4%
Arkadaşlarla ve Akrabalarla Buluşmalar	25	0,4	12.175	507	72	17	1,4	1,7%
Telefon Görüşmeleri	20	0,3	9.740	406	58	13	1,1	1,4%
Yürüyüş ve Spor Yapmak	15	0,3	7.305	304	43	10	0,8	1,0%
Oyun Oynamak	12	0,2	5.844	244	35	8	0,7	0,8%
Toplantılar	10	0,2	4.870	203	29	7	0,6	0,7%
Kültürel Aktivite (hobi, kitap, sanat..vb)	6	0,1	2.922	122	17	4	0,3	0,4%
Beklemek	4	0,1	1.948	81	12	3	0,2	0,3%
Kayıp Eşyaları Aramak	2	0,0	974	41	6	1	0,1	0,1%
Dans Etmek	1	0,0	487	20	3	1	0,1	0,1%
Diğer	40	0,7	19.480	812	116	27	2,2	2,8%
	1440	24	701.280	29.220	4.174	960	80	100,0%

 

Elbette günlük faaliyetlere ayrılan zaman insandan insana değişmektedir. Örneğin ev kadınlarının profesyonel hayatta çalışmaya ayırdığı zaman biraz daha azken, TV izlemeye ve sosyal medyaya ayırdıkları zaman daha fazla olabilir. Veya bazıları kültürel aktivitelere veya spora veya uykuya daha fazla süre ayırıyor olabilir.

 

Çoğu insan zamanının bol olduğunu düşünür ve onu çarçur eder. Ne de olsa zamana para ödememektedir. Kendiliğinden bize zaman verilmektedir. Oysaki zamanımız sınırlıdır, kısıtlıdır. Bol gibi görünen zaman hızla akıp gider. Bir bakmışsınız işler bitmemiş, dersler öğrenilememiş, yapılması gerekenler yapılamamış, yaşanması gerekenler yaşanamamıştır. Yaş 50’yi geçince zamanınızın pek çoğunu har vurup harman savurduğunuzu daha net görebilirsiniz.

 

Pişman olmamak için zamanın değerini gençken kavramanızda, onu çok iyi değerlendirip, dolu dolu yaşamanızda fayda var. (Zararın neresinden dönerseniz kardır misali 50’nizde bile zaman yönetimini öğrenmeniz, geri kalan hayatınızı iki kat daha verimli ve kaliteli geçirmenizi sağlayacaktır.)

 

Bu makalede verdiğim zaman yönetimi önerilerine uyarsanız, eskiden 2-3 güne sığdırdığınız işleri 1 günde yapabildiğinizi göreceksiniz.

 

Bazı insanlar zamanlarını iyi değerlendirmeyi kendiliğinden (hatta içgüdüsel diyebileceğimiz şekilde) iyi kullanırlar. Rast gele boşa vakit geçirmezler, yapacaklarını akıllarında öncelik sırasına koymuşlardır, işe ve özel hayatlarına dair her şeyi geciktirmeden, ertelemeden yaparlar. (Tembellik yapacakları zamanı bile planlamışlardır.) Bu planlı, dakik insanlar zamanlarını yoğun geçirmekten olağanüstü mutludurlar.

 

Bazılarımız ise zamanın değerini hiç bilmez. Adeta zaman denizinin dalgaları onları nereye götürürse oraya giderler. Sıkça boş sahillere vururlar, azca hedeflerindeki limanlara ulaşırlar. Sonra da etrafına bakıp, “bu insan bu kadar işi nasıl bitirebiliyor, öteki insan hayatına nasıl bu kadar çok şey sığdırabiliyor” sorularıyla hayrete düşer, gıpta ederler. Bu insanlar zamanlarını nasıl çarçur ettiklerinin farkında dahi değildir. Sık sık zaman darlığı çekerler, sık sık acele ederler, sık sık geç kalırlar, sık sık “yapamadım” derler. Tabi bu “zamansızlıkları” onları endişeye ve strese sürükler.

 

Zamanınızı nasıl geçirdiğinizi, nelere harcadığınızı bir süreliğine takip etmenizde fayda var. Günlük veya haftalık olarak zaman harcamalarınızı izlemek ve analiz etmek için kullanılabileceğiniz telefon uygulamaları var. Olmadı günlük de tutabilirsiniz. Böylece zamanınızı nasıl harcadığınızı görebilir, içgüdüsel olarak zaman yönetiminiz var mı yok mu görebilirsiniz.

 

Zaman yönetimi iş hayatımız için de özel hayatımız için de eğitim hayatımız için de bu kadar çok önemliyken nedense liselerde veya üniversitelerde ders olarak işlenmez. Sadece iş dünyasında bir yönetim becerisi olarak düşünülür ve sadece beyaz yakalılara verilen bir eğitimdir.  “İşteki zamanını çarçur etme de, iş dışındaki zamanını nasıl kullanırsan kullan” der gibidir bu eğitimler.

 

Ebeveynlerimiz de zaman yönetiminin öneminin farkında değildir. İsteseler de öğretemeyebilirler.  Çünkü çocukluğunu, gençliğini ve olgunluğunu 1900’lü yıllarda yaşamış olanlara 24 saat yetiyor ve artıyordu. 2000’li yıllarda çocukluğunu, gençliğini ve olgunluğunu yaşayanlara ise 24 saat maalesef yetmiyor. Çünkü hayat geçen yüzyıla göre daha dolu ve daha hızlı. Bugünün insanı zamanının kıymetini daha fazla bilmeli. Çünkü hayat bizlere daha bilgili, daha becerili, daha verimli, daha görgülü olmayı dikte ediyor.

 

Hele hele ebeveynlerimizin ebeveynleri, yani atalarımız. Onların hem işe dair hem de özel hayata dair uğraşları bizimki kadar hiç değildi, dolayısıyla boş vakitleri daha fazlaydı. İşlerine ayıracakları zamanları kendileri ayarlayabiliyor, yalın çalışıyor, tüm işlerini zamanında acele etmeden bitirebiliyorlardı. Hep bir uğraşları vardı ama acele etmelerine gerek yoktu. Çünkü zamanları yetiyordu. Özel hayatları da bizimki gibi (bugünkü gibi) karmaşık, sofistike ve kalabalık değildi. Kahvehaneye veya komşuya giderek saatlerce sosyalleşebiliyorlardı. Tatile hiç ihtiyaç duymuyorlardı. 1-2 saati öğlen olmak üzere günde 10-12 saat uyuyabiliyorlardı. Yanlış anlaşılmasın atalarımızın hayatları daha kolaydı demiyorum, tam aksine bizim hayatlarımız daha kolay. Ama bizim hayatlarımız zorunlu faaliyetler açısından daha yoğun ve karmaşık.

 

Bizlerin (günümüz insanının) ihtiyaçları, görevleri, sorumlulukları, beklentileri ve arzuları atalarımızınkinden çok daha fazla. Böyle olunca da uyumaya ve boş vakit geçirmeye onlardan daha az zaman kalıyor. Televizyon izleme sürelerimiz bile azalmaya başladı. Çünkü yapacak çok şeyimiz var. Modern zamanlar bize daha çok iş ve sorumluluk yüklemiş durumunda.

 

Madem öyle öncelikle işte çalışanlar, yani profesyoneller açısından zaman yönetimini ele alacağım. Sonra özel hayatımızda zamanımızı nasıl yönetebileceğimize değineceğim. Öğrencilere de zaman yönetimi tüyoları vereceğim.

 

İŞ HAYATIMIZDAKİ ZAMAN YÖNETİMİ

 

Çalışmak, para kazanmak hayatımızın belki de en önemli odağı. Bazılarımız maaşlı çalışanlarız, bazılarımız işveren, bazılarımız da tek tabanca (yani kendi hesabına) çalışanlarız (örneğin yazar, danışman, pilates hocası…vb).

 

İşimizde başarılı olduğumuz ölçüde düzenli gelire ve gelir artışlarına sahip olabiliyoruz. Böylece kendimizi, ailemizi geçindirip hayatta kalabiliyor, dünyanın nimetlerinden faydalanabiliyor, çevremizle aşık atabiliyor, keyifli zaman geçirebiliyoruz. 

 

İşte başarılı olabilmek için temel yetilerimizden biri de zamanımızı iyi yönetmek. İş hayatında zaman yönetiminin birinci maddesi size verilen sorumlulukları ve sizden beklenenleri iyi bilmektir.

 

Eğer işteki sorumluluk, görev ve yetkilerinizi iyi anlar ve zamanında yerine getirirseniz temel seviyede zamanınızı iyi yönetiyorsunuz demektir. Çünkü verilen görevleri belirlenen (makul) süre içinde tamamlamak zaman yönetimin temelidir. İşyerinde yöneticilerinizin sizden ne beklediğini tam manasıyla öğrenin. Hangi görevleri üstlenmenizi istiyorlar, sizi nelerden sorumlu tutacaklar, yetkileriniz ne? Öncelikle sizden beklenen işlerle uğraşın. İşinizi doğru anlayın ve “işleri doğru yapmaya” çalışın. İşlerinizi yetiştirdiğiniz sürece siz makul bir çalışan olursunuz. Üstünüze vazife olmayan işlere kendi inisiyatifinizle dalmayın. Sorumluluk alanınızın dışında olan bir işe el atmak istiyorsanız yöneticinizden izin (görevlendirme) alın. Mevcut işlerinizi yetiştiremiyorsanız başka işlere talip olmayın.

 

Özellikle beyaz yakalı çalışanlardan bazıları işyerinde neyle ilgilenmeleri gerektiği konusunda kafa karışıklığı yaşar ve kendisinden beklenenlerin dışına çıkıp, yöneticilerinden olumsuz puan alırlar ve en nihayetinde işten çıkarılırlar. İşyerinde öncelikle üzerimize düşen görevlerle ilgilenmeliyiz.

 

Üzerinize düşen görevler bellidir. İş tanımınızdan yola çıkarak ve oryantasyonda size verilen rolü kavrayarak nelerle ilgilenmeniz gerektiğini tüm boyutlarıyla anlamış olmalısınız. Ana görevlerinizi asla atlamayın, düzenli şekilde yapın. Elbette size ara görevler de verilecektir. Onları da layıkıyla yapmanız beklenir.

 

İlgilenmeniz gereken işleri aksatmadan ve yeterli seviyede yaparsanız işinizde kalıcı, hatta vazgeçilmez olursunuz. Ana ve ara görevlerinizi aksatıp, bir de üzerinize vazife olmayan işlerle ilgilenirseniz muhtemelen yakın zamanda kovulursunuz.

 

Hedef belirleme, zaman yönetiminin önemli bir parçasıdır. Kısa, orta ve uzun vadeli hedefler belirlemek, bireylerin zamanlarını daha etkili bir şekilde planlamalarına yardımcı olabilir. Koyacağınız hedeflere örnekler:

·         Performans değerlendirme karnemde belirtilen zayıf yönlerimi bu yıl güçlendireceğim. Böylece terfi almaya yaklaşabilirim.

·         Excel kullanımımı bu yıl daha da ileriye götüreceğim. En az 20 formülü öğrenmiş ve kullanıyor olacağım. Pivot tablolar hazırlamayı da temel seviyede öğreneceğim.

·         Yöneticimin hazırladığı raporu hazırlamaya talip olacağım. Böylece rapor hazırlama becerim ve terfi alma şansım artacak.

·         Yeni yılda her ay bir şubemizi ziyaret edeceğim ve hep telefondan konuştuğum depo sorumlularıyla tanışacağım. Ayrıca onlara yüz yüze depo yönetimi eğitimi vereceğim. Böylece depoların fiili stoklarıyla kaydi stokları arasında farklar hiç olmayacak.

·         Yöneticimin benden talep ettiği raporu bu hafta bitirip, erkenden teslim edeceğim.

·         Benden satışları artırmam bekleniyor. Mevcut müşterilerden gelen aylık geliri, yeni bir çapraz satış stratejisi uygulayarak, önümüzdeki mali çeyreğin sonuna kadar %15 oranında artıracağım.

·         Önümüzdeki 6 ay içinde bir online eğitim platformu üzerinden “Cloud Computing” kursu alacağım.

·         Şirketin ana hedef kitlesine yönelik, önümüzdeki 6 aylık dönemde, aylık sosyal medya etkileşim oranını (beğeni, yorum, paylaşım toplamı / takipçi sayısı) mevcut %3'ten %5'e çıkarmak için yeni bir içerik takvimi ve etkileşim stratejisi geliştireceğim ve uygulayacağım.

 

Hedeflerinizin olması zamanınızı daha iyi yönetmeniz için başlangıç teşkil edecektir. Yalnız hedefleriniz SMART olmalıdır: Belirli, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili, Zaman Kısıtlı. Sadece performansla sınırlı kalmamalı, aynı zamanda gelişim, iş birliği ve inisiyatif gibi alanları da kapsamalıdır. İş yerinizdeki rolünüzle, ekibin hedefleriyle ve şirketin genel stratejisiyle uyumlu olmalıdır.

 

İyi belirlenmiş hedefler, motivasyonunuzu artırır, performansınızı yükseltir ve kariyerinizde ilerlemenize yardımcı olurken, şirketin de hedeflerine ulaşmasına katkı sağlar. Hedefleriniz belliyse nelerle ilgilenmeniz gerektiğini de kolayca çözersiniz.

 

İşletmelerde her gün binlerce faaliyet olur. Bu faaliyetlerin bazıları sizin sorumluluğunuzda ilerler. Yapmanız gerekenlere ve size verilen görevlere dair hatasız ve zamanında iş çıkarabilmek için “yapılacaklar listesi” hazırlamalısınız. Yapmanız gerekenleri listelemezseniz, bazılarını unutabilirsiniz. Bu listenizi hep güncel tutmalısınız. Yani biten işleri kaldırıp, yeni işleri eklemelisiniz. Başlanan ve devam eden işleri de farklı renge çevirerek görebilirsiniz. (Bu önerim Kanban Sistemine benzer bir çalışmadır) Yapılacaklar listeniz anlık revize edilebileceği gibi, günlük veya haftalık da revize edilebilir. Ama daha fazla geciktirilmemesini öneririm.

 

Not: Kanban, kökeni Toyota üretim sistemine dayanan ve daha sonra yazılım geliştirme, stok yönetimi ve diğer bilgi işi alanlarına uyarlanan bir iş akışı yönetim sistemidir. Temel amacı, iş akışını görselleştirmek, işin akışını yönetmek ve sürekli iyileştirmeyi sağlamaktır. Kanban panosu (genellikle "Yapılacaklar", "Yapılıyor", "Tamamlandı" gibi sütunlardan oluşur ve görevler kartlarla temsil edilir), devam eden tüm işleri ve bunların hangi aşamada olduğunu net bir şekilde gösterir. Japonca bir kelime olan Kanban “gösterge kartı” manasına gelir.

 

Yapılacaklar listenize her şeyi doldurmanıza gerek yoktur. (5 dakikadan kısa sürecek işleri yapılacaklar listenize almayın. Bu işleri derhal yapın veya yapılmasını sağlayın. E-postalar, kısa talepler veya küçük görevler gibi hemen halledilebilecek işler için “hemen yap” kuralı belirleyin. Bu işler elinize yapışmaz, üşenmeyin, yapın gitsin.) Orta ve üst derecede önemli işlerinizi yazmanız da yeterli olacaktır.

 

Not: Zamanını iyi kullanan pek çok insan ajanda kullanır. Ajandasına yapacakları işleri yazarlar, notlarını alırlar, hatırlatmalar yazarlar. Bazıları da dijital ajandalar kullanırlar. Telefonlarındaki notluklar bu işe yarar. Bilgisayarlarında ajanda oluşturmuşlardır.

 

Listenize aldığınız işleri verimli şekilde yapmanız gerekir. Yani, gereksiz yere fazla zaman harcamadan, odaklanarak ve doğru yöntemleri kullanarak işleri tamamlamanız gerekir. "Meşgul olmak" ile "Üretken olmak" arasındaki fark verimlilikten geçer.

 

İşte verimli olmak, basitçe daha fazla iş yapmak anlamına gelmez. İş yerinde verimli olmak, belirlenen hedeflere veya çıktılara, mümkün olan en az zaman, enerji ve kaynak harcayarak ulaşmak demektir. Bu, sadece çok çalışmak değil, aynı zamanda akıllıca çalışmak, doğru işlere odaklanmak ve zamanı etkin kullanmak anlamına gelir. Verimli bir çalışan, meşgul görünmek yerine, somut sonuçlar üreten ve hem kendi işini hem de ekibin/şirketin genel başarısını ilerleten kişidir.

 

Verimli olmak, bir varış noktası değil, sürekli bir süreçtir. Hangi stratejilerin sizin için en iyi çalıştığını deneme yanılma yoluyla bulmak ve bu alışkanlıkları kalıcı hale getirmek zaman alabilir. Ancak bu çaba, hem iş hayatınızda hem de kişisel yaşamınızda size önemli faydalar sağlayacaktır. Bu makalenin tamamını okuduğunuzda verimli olmaya dair daha fazla bilgi edinecek ve yöntem öğreneceksiniz. Çünkü verimlilik ile etkin zaman yönetimi iç içe ilerler.

 

Verimli olmak için önceliklendirme de önemlidir. Sadece sizden istenenleri ve beklenenleri yapmakla kalmayıp, işleri önem ve aciliyet sırasına göre doğru şekilde sıralayarak yapmanız önemlidir. Bu, en kritik işlere gereken önceliği vermek ve daha az önemli işler için kaynakları doğru ayarlamak anlamına gelir. Önceliklendirme için yapmanız gereken yapılacaklar listenizdeki işleri doğru sıraya sokmaktır.

 

Önceliklendirme için çok bilinen Eisenhower Matrisi’nden önce kendi yöntemimden bahsedeceğim. Öncelik Puanlaması adını verdiğim bu yöntem için Excel’de “yapılacak işler” listesi yapmanız gerekiyor.  Sonra da listedeki her işi 3 farklı açıdan 100 üzerinden puanlandırmanız gerekecek.  

1.       Puanlama: Önemli işlere (yani tamamladığınızda şirketinize katkı sağlayacak veya yapmazsanız şirkete para kaybettirecek işlere) yüksek puan verin, önemi az olan (harcı alem) işlere düşük puan verin. Bir görevin ne kadar önemli olduğu, kişisel veya profesyonel hedeflerinize, değerlerinize veya uzun vadeli sonuçlara ne kadar katkıda bulunduğu ile ilgilidir. Önemli görevler genellikle daha fazla planlama ve odaklanma gerektirir.

2.       Puanlama: Sizden erken istenen (acil) işlere yüksek puan verin, bitirmeniz için zaman verilen işlere daha az puan verin. Bir görevin ne kadar acil olduğu, ne kadar çabuk yapılması gerektiği veya bir son teslim tarihinin ne kadar yakın olduğu ile ilgilidir. Acil görevler genellikle hemen tepki verilmesini gerektiren baskılarla ilişkilidir.

3.       Puanlama: Hızlı şekilde yapabileceğiniz işlere yüksek puan verin, yapımı zaman alacak işlere daha az puan verin. (Her bir görevin ne kadar süreceğini tahmin edin. Başlangıçta zor olabilir ama pratikle gelişir.)

 

Verdiğiniz puanları toplayın ve en yüksek puanı alan işten başlayarak işleri sıralayın. Elbette önceliklendirme sonrasında her bir iş için tahmini bitirme süresi belirleyin. Ardından molalarınızı da dikkate alarak listedeki bu işlere ne zaman başlayacağınızı da (gün ve saat olarak) yazın. Bazı işler çok zaman alacaksa süreyi alt sürelere (zaman bloklarına) bölün ve farklı günlere dağıtın. Böylece zor ve uzun işleri adım adım ilerleyerek tamamlamış olursunuz.

 

Bir işe doğru süreyi vermek önemlidir. Kısa sürecek veya kısa sürmesi gereken bir işe uzun süre verirseniz onu gerçekten uzun sürede yaparsınız. (Buna Parkinson Yasası denir: "İş, kendisine ayrılan sürenin tamamını kullanacak şekilde genişler.") Veya uzun sürecek bir işe kısa süre tanımlarsanız, panikler, acele eder, hata yapar ve dolayısıyla süresi içinde bitiremezsiniz. (Buna da Hofstadter Yasası denir: "Bir iş her zaman tahmin edilenden daha uzun sürer, Hofstadter Yasasını hesaba katsanız bile.") Bir işe doğru süreyi vermek zaman yönetimi açısından önemlidir. Yapılacaklar listenizdeki işlerin her birine ne az, ne de çok süre vermelisiniz, hak ettiği süreyi vermelisiniz. Yapılacaklar listenizi yapa yapa zamanla yapılacak işlere daha doğru süre vereceksiniz.

 

Yapılacak işlere gün ve saat atarken de bilgisayarınızdaki ve telefonunuzdaki senkronize takvimden muhakkak yararlanın. Bu takvim programları genelde alarmlı ve uyarılı oluyor. Sizi yaklaşan işlere ve bitmekte olan sürelere dair otomatik uyaracaktır.

 

Sıralamayı, süre vermeyi ve hangi gün ve saatte ele alacağınızı belirlediğinize göre işleri yapmaya koyulun. Biten işleri kırmızıya çevirin. Bu listenizi her gün güncelleyin (yani eklemeler ve düzeltmeler yapın), ardından tekrar puanlayın ve takvimlendirin. Muhtemelen 10 dakikanızı alacak bu Öncelik Puanlaması sayesinde işleri sizden beklenen sıralamada ve sürede bitirmiş olacaksınız.

 

Çok satan iş kitaplarının yazarı ve büyük konferansların konuşmacısı Brian Tracy (kişisel gelişim uzmanı); “yapılacaklar listenizi karşınıza alın ve bu görevlerin hangisi tamamlandığında en büyük etkiyi yaratır? diye düşünün, sonra en büyük etkiyi yapacak olandan (ki genellikle bunlar en zor işlerdir) en az etkiyi yaratacak olana doğru sıralayın ve en zordan başlayarak işleri teker teker tamamlayın” der. Brian Tracy’ye göre “sonuçların yaklaşık %80'i, nedenlerin %20'sinden kaynaklanır” diye bilinen Pareto Kuralında olduğu gibi, sıralamanın tepesindeki %20’lik dilimde bulunan görevleri tamamladığınızda iş başarınızın %80’ini elde edeceksinizdir. 

 

Yapılacaklar listenizdeki işleri önceliklendirmek için Eisenhower Matrisi’ni de kullanabilirsiniz. Adını, "Acil olan nadiren önemlidir, önemli olansa nadiren acildir" sözüyle tanınan ABD eski Başkanı Dwight Eisenhower'dan alan ama yönetim danışmanı Stephen Covey tarafından “Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı” kitabında teorileştirilen bu matrise göre;

1.       Önemli ve Acil olan işler hemen yapılmalıdır. Örnek: Yarınki sunumun son düzeltmelerini yapmak, acil bir müşteri şikayetini ele almak.

2.       Önemli ama Acil olmayan işler planlanmış bir gelecekte yapılmalıdır. Örnek: Yeni bir beceri öğrenmek için kursa kaydolmak, gelecek ayki proje için planlama toplantısı yapmak, sağlık kontrolüne gitmek.

3.       Acil ama Önemli olmayan işler delege edilmelidir (yani astlarınıza veya boştaki bir çalışma arkadaşınıza devredilmelidir). Örnek: Önemsiz bir bilgilendirme toplantısı, başkasına ait olması gereken ama size yönlendirilmiş bir e-posta yanıtlamak.

4.       Acil ve Önemli olmayan işler yapılmamalıdır. Örnek: Saatlerce anlamsız internet sitelerinde gezinmek, önemsiz e-postaları defalarca okumak.

 

Eisenhower Matrisi, zamanınızı daha bilinçli ve stratejik bir şekilde yönetmenize yardımcı olan basit ama güçlü bir araçtır. Aciliyete kapılmak yerine, gerçekten önemli olan şeylere odaklanmanızı sağlar.

 

Önceliklendirme için MoSCoW Yönteminden de faydalanabilirsiniz. MoSCoW Yöntemi, özellikle yazılım geliştirme, ürün yönetimi ve proje yönetimi alanlarında kullanılan popüler bir önceliklendirme tekniğidir. Yöntemin adı, İngilizcedeki “must”, “should”, “could” ve “won’t” kelimelerinin ilk harflerinden türetilmiştir. Temel mantığı, yapılacak işleri dört kategoriye ayırarak hangi görevlerin öncelikli olduğunu netleştirmektir. İşleri; (a) yapılmazsa olmaz, (b) yapılsa çok iyi olur, (c) yapılsa fena olmaz, (d) yapılmasa da olur kategorilerine ayırarak önceliklendirmeyi hedefler.

a)       Must Have (Yapılmazsa Olmaz). Mutlaka yapılması gereken görev ve işlerdir. Projenin veya günün hedefleri için kritik olan görevlerdir. Yapılmazlarsa işler tıkanabilir, müşteriler şikayet edebilir, patron kızabilir, şirket para kaybedebilir. Bunlar tamamlanmazsa işin başarısı tehlikeye girer veya süreçler çalışmaz hale gelir. Örnek: Deadline’a yetişmesi gereken rapor. Örnek: E-ticaret sitesinde ödeme işleminin çalışması.

b)      Should Have (Yapılsa Çok İyi Olur) Önemli ama kritik olmayan görevlerdir. İşin kalitesini artırır, ürüne değer katar, ancak zorunlu değildir. Olmasa da olur. Eksikliği sistemi tıkamaz. Bu yüzden ertelenebilir veya zaman kalırsa yapılır. Örnek: Raporun görsel düzenlemeleri. Örnek: E-ticaret sitesinde siparişin SMS ile bildirilmesi.

c)       Could Have (Yapılsa Fena Olmaz) Ekstra değer katan ama zorunlu olmayan işlerdir. İşin başarı veya başarısızlığına etkileri yoktur. Örnek: Raporun yanında bir infografik hazırlamak. Örnek: E-ticaret sitesinde farklı temaların seçilebilmesi.

d)      Won’t Have (Yapılmasa Da Olur) Şu an için yapılması beklenmeyen, sonraki döneme bırakılacak görevlerdir. Bu görevler tamamen göz ardı edilmez; gelecekteki bir zamanda yapılmak üzere planlanır. Örnek: Raporun İngilizce versiyonunu hazırlamak. Örnek: Yapay zeka destekli ürün tavsiye motoru (bunun yerine şimdilik manuel tavsiyeler sunulacak).

 

Önceliklendirme için Triyaj Sisteminden de faydalanabilirsiniz. "Triyaj" (Triage), Fransızca'da "ayırmak, sınıflandırmak" anlamına gelen bir kelimedir. Bu sistem, genellikle acil durumlarda (savaş, doğal afet, kaza vb.) veya yoğun hastane koşullarında, sınırlı kaynakları (tıbbi personel, malzeme, zaman) en etkili şekilde kullanarak en fazla sayıda kişinin hayatını kurtarmak veya durumunu stabilize etmek amacıyla hastaları önceliklerine göre sınıflandırma yöntemidir. Triyaj listesi her an güncellenir, her gün sıfırlanır. Triyajın özü, kaynakları en yüksek etkiyi yaratacak şekilde tahsis etmektir. Temel prensibi, hastaları durumlarının ciddiyetine ve müdahale edildiğinde hayatta kalma olasılıklarına göre üç ana kategoriye ayırmaktır:

·         Acil ve Kritik (Kırmızı Bölge): Hemen müdahale edilmezse kısa sürede hayatını kaybedecek olanlar. (Örneğin; Ağır kanama, solunum durması, ciddi travma) Hemen müdahale edilir.

·         Acil Ama Kritik Olmayan (Sarı Bölge): Hayati tehlikesi olan ancak hemen müdahale edilmeden belirli bir süre bekleyebilecek durumda olanlar. (Örneğin; Kırıklar, orta dereceli yanıklar) Bekleyebilir, Sonraki Öncelik.

·         Acil Olmayan (Yeşil Bölge): Küçük yaralanmaları olan ve kendi başlarının çaresine bakabilecek veya çok daha sonra müdahale edilebilecek durumda olanlar. (Örneğin; Küçük kesikler, morluklar) Bekleyebilir veya Kendileri İlgilenebilir.

·         Umutsuz (Kara Bölge): Mevcut kaynaklarla kurtarılması mümkün olmayan veya müdahalenin çok az fark yaratacağı durumlar. (Bu en zorlu kategoridir ve nadiren kullanılır, amaç kaynakları kurtarılabilecek kişilere yönlendirmektir).

 

Zaman yönetiminde triyaj sistemi, temel olarak aynı prensibi uygular: Sınırlı kaynağımız olan zamanımızı ve enerjimizi, yapılması gereken görevlerin önceliğine ve etkisine göre en verimli şekilde tahsis etmek. Görevleri "hastalar" gibi düşünürüz ve onları "acil ve önemli" durumlarına göre sınıflandırırız. Bu yönüyle Eisenhower Matrisine benzer.

·         Kırmızı Bölgeye Alınan İşler: Hemen dikkat gerektiren ve önemli sonuçları olan görevler. (Krizler, son dakika projeleri, acil müşteri sorunları.) Bu işleri HEMEN YAPIN. Bunlar, tıbbi triyajdaki kritik hastalara benzer; derhal müdahale gerektirirler.

·         Sarı Bölgeye Alınan İşler: Uzun vadeli hedefleriniz, planlama, ilişki kurma ve kişisel gelişim için önemli olan, ancak acil bir son teslim tarihi olmayan görevler. (Planlama, strateji geliştirme, beceri öğrenme, düzenli egzersiz, önemli ilişkileri besleme.) Bu işleri PLANLAYIN veya PROGRAMLAYIN. Bunlar, durumu stabil olan ama önemli müdahale gerektiren hastalara benzer; hemen değil ama mutlaka planlı bir şekilde ilgilenilmelidir. Bu çeyrek genellikle en çok ihmal edilen ama uzun vadede en çok fark yaratan alandır.

·         Yeşil Bölgeye Alınan İşler: Hemen dikkat gerektiren ancak hedeflerinize katkısı az olan veya başkası tarafından yapılabilecek görevler. (Bazı e-postalar, gereksiz toplantılar, başkasının acil ama sizin için önemsiz olan talepleri, bazı telefon aramaları.) Bu işleri DEVREDİN veya MİNİMİZE EDİN. Bunlar, kendi başının çaresine bakabilecek veya daha az kalifiye birinin ilgilenebileceği "yeşil bölge" hastalarına benzer; sizin zamanınızı harcamamalıdır.

·         Kara Bölgeye Alınan İşler: Zaman kaybı olan ve hiçbir değeri olmayan aktiviteler. (Gereksiz sosyal medya kaydırmaları, önemsiz dedikodular, bazı kesintiler, zaman öldüren alışkanlıklar.) Bu işleri SİLİN veya ORTADAN KALDIRIN. Bunlar, kaynak harcamaya değmeyen durumlara benzer; zamanınız bu tür aktivitelere ayrılmamalıdır.

 

Önceliklendirmeye dair epey yöntem öğrendik. Bunlara süre ve zaman atamayı da öğrendik. Zor işleri dilimleyerek adım adım yapmayı da belirttik. Yapılacaklar listenizi her gün yenilemenizi de konuştuk. Şimdi diğer detaylara geçelim.

 

Öncelikle dakik olun. İşe geç gelmeyin, toplantılara geç girmeyin, zaman ve süre belirlediğiniz işlere zamanında başlayın ve belirlediğiniz süreyi aşmayın. Dakik olmak için telefonunuzdaki alarm ve uyarı programlarından faydalanın. Her gün aynı saatte alarm ile uyanın. Evden çıkış saatiniz için de alarm kurun. Hatta gece yatma saatiniz için bile alarm kurun. Bahsettiğim bu alarmlar hafta içi günleri için sabit olsun.

 

Önemli ve zor işleri sabah saatlerinde yapmaya çalışın. Pek çok araştırma, günün ilk saatlerinin (uyandıktan sonraki 2-3 saat, genellikle sabah 9-12 arası) çoğu insan için analitik ve odaklanma gerektiren işler açısından en verimli zaman dilimi olduğunu gösterir. Vücudumuzun doğal biyolojik saati (sirkadiyen ritim), gün boyunca uyanıklık, enerji ve bilişsel fonksiyon seviyelerini etkiler. Çoğu insanda, uyandıktan kısa bir süre sonra kortizol seviyeleri (uyanıklık ve stres hormonu) yükselir. Bu, zihinsel olarak daha uyanık ve dikkatli olmamızı sağlar. Gece boyunca yeterli uyku alan bir beyin, günün başlangıcında dinlenmiş ve bilgiyi işlemeye daha hazır haldedir. Bilişsel yorgunluk seviyeleri düşüktür. Sabah saatlerinde vücut ısısı yükselmeye başlar ve bu da bilişsel performansı artırabilir. Sabah saatleri, genellikle e-posta trafiğinin, toplantıların ve iş arkadaşları tarafından rahatsız edilme olasılığının daha düşük olduğu zamanlardır. Bu da "derin çalışma" veya odaklanmış görevler için daha uygun bir ortam yaratır.

 

Not: İnsanların en verimli olduğu saatler kişiden kişiye büyük farklılıklar gösterse de, genel eğilimler ve bilimsel araştırmalar bazı ortak örüntüler sunar. Verimlilik sadece uyanık olmakla ilgili değil, aynı zamanda odaklanma, problem çözme ve yaratıcı düşünme gibi belirli bilişsel işlevlerin en yüksek düzeyde çalışmasıyla ilgilidir. Örneğin yaratıcılık gerektiren mesleklerle uğraşanların en verimli saatleri genellikle akşam ve gece saatleri olabilmektedir. Kendi en verimli saatlerinizi bulmak için, gün boyunca enerji, odaklanma ve zihinsel keskinlik seviyelerinizi gözlemlemek en etkili yoldur. Bu gözlemlere dayanarak, en önemli ve zorlayıcı görevlerinizi enerji seviyenizin en yüksek olduğu zamana planlamak üretkenliğinizi önemli ölçüde artırabilir.

 

Planladığınız işlere başlama disiplininiz çok önemlidir. Başlarsanız gerisini getirirsiniz. Zaten ele aldığınız işin %20’sini yaptıysanız, bitirmeye %80 yaklaşmışsınız demektir. (Pareto kuralı burada da geçerlidir.)

 

İşlere dair potansiyel sorunları ve kötü sonuçları ön görmek, bunları engelleyecek şekilde önlemler almak zaman yönetimi açısından önemlidir. Çünkü geliyorum diyen bu sorunlar geldiğinde zamanınızı epey çalacaktır. 

 

Hiçbir iş tıkırında gitmez. Her zaman işlere eklemeler olur, öncelikler değişir, zaman hırsızları devreye girer, acil işler oluşur, krizler çıkar. Beklenmedik durumlar veya yeni görevler ortaya çıktığında programınızı (yapılacaklar listesini) revize edebilmek, yani yeni duruma uyum sağlayacak esnekliği göstermek gerekir. Ekstra zaman gerektirecek bu gibi durumlara her zaman hazırlıklı olmalısınız. Bunun için de zaman planınızda daima boş zamanlar olmalı, bu boş zamanları yedek zaman olarak kullanabilmelisiniz. Aksi taktirde fazla mesai yapmak zorunda kalırsınız.

 

İş hayatında pek çok zaman hırsızı vardır. Bu zaman hırsızları işlerinize başlamanın, işlerinizi yapmanın ve tamamlamanın önünde büyük engeldirler. Zamanınızı etkin yönetebilmek için zaman hırsızlarını tanımanız ve onlara karşı önlemler almanız gerekir. Zaman hırsızlarının belli başlıları aşağıdakilerdir.

1.       İletişimsizlik: Bilginin eksik, geç veya yanlış aktarılmasına, yanlış anlaşılmalara, sürekli netleştirme ihtiyacına ve işlerin tekrar yapılmasına yol açarak zaman kaybettirir. E-posta veya mesajlaşma gibi araçlarda yanıt bekleme süreleri, iş akışını yavaşlatır ve bağımlılık yaratır.

2.       Plansızlık: Ne zaman ne yapılacağının net olmamasına, önceliklendirme hatalarına, son dakika telaşına ve sürekli "yangın söndürme" modunda çalışmaya sebep olarak zaman çalar.

3.       Kötü Hedefleme: Net olmayan veya gerçekçi olmayan hedefler, yön kaybına ve motivasyon düşüşüne yol açar, zamanı boşa harcar.

4.       Ertelemek: Görevlerin birikmesine, son dakika stresine, işleri yetiştirmek için kaliteden ödün verilmesine ve potansiyel hatalara yol açarak zaman kaybettirir.

5.       Tamamlamamak: Başlanmış ancak bitirilmemiş işlerin sürekli zihinsel yük oluşturmasına, geri dönüp yeniden başlama ihtiyacına ve bağlam değiştirme maliyetine yol açarak zaman çalar.

6.       Fazla Mesai: Genellikle plansızlık veya verimsizliğin sonucu olup, yorgunluğa, tükenmişliğe ve harcanan her saat başına düşen verimliliğin azalmasına yol açarak aslında zaman kazandırmaz, aksine çalar.

7.       İşkoliklik: Özel hayata ve dinlenmeye yeterince zaman ayırmamayı, tükenmişliğe, sağlık sorunlarına ve uzun vadede yaratıcılığın ve karar verme yeteneğinin azalmasına yol açarak toplam verimlilikten çalar.

8.       Detaylarda Boğulmak: İşlerin gereğinden fazla detayına inmek, zaman kaybına yol açabilir. Önemli olan, büyük resmi görüp, detaylarda kaybolmamaktır.

9.       Odaklanma Eksikliği: Bir göreve tam olarak konsantre olamamak, sürekli dikkat dağınıklığına, sık sık görevler arası geçişe (bağlam değiştirme) ve işlerin daha yavaş ve hatalı ilerlemesine neden olarak zaman kaybettirir.

10.   Çoklu İş Yapma: Birden fazla işi aynı anda yapmaya çalışmak, dikkat dağılmasına, hatalara ve her görevin daha uzun sürmesine yol açar. Araştırmalara göre, multitasking verimliliği %40'a kadar düşürebilir.

11.   Dijital Bağımlılık: Sosyal medya, dijital sohbet (chat), dijital oyunlar ve internet üzerinde gereğinden fazla zaman harcamak, işlerin aksamasına ve verimliliğin düşmesine neden olur.

12.   Unutkanlık: Hem beynin işleyişiyle ilgili doğal süreçler hem de yaşam tarzı, psikolojik ve tıbbi faktörler nedeniyle unutkanlıklarımız olur. Unutkanlık, günlük hayatımızda sık karşılaştığımız ve gerçekten de zaman kaybına neden olabilen bir durumdur. Hem zihinsel enerjimizi tüketir hem de somut işlerin gecikmesine veya tekrar yapılmasına yol açar.

13.   Aşırı İş Yükü: Aynı anda çok fazla görevi üstlenmek, bitmemiş işlerin birikmesine, motivasyon kaybına ve önceliklerin karışmasına neden olur. Bu, özellikle proje yönetiminde "bekleme sürelerini" artırır.

14.   Hayır Diyememek: Başkalarının taleplerine sürekli "evet" diyerek kendi iş yükünü gereksiz yere artırmaya, kendi önceliklerini ihmal etmeye ve başkalarının işini yaparken zaman kaybetmeye yol açar.

15.   Beklenmedik İşler: Beklenmedik görevlerin (örneğin, acil olmayan ama aniden ortaya çıkan talepler) planı bozması, reaktif bir modda çalışmaya zorlar ve proaktif zamanı çalar. (Krizler'e benzer, ancak bu daha az acil olanları kapsar.)

16.   İhmal Edilmiş İşler: Önemsiz görünen ama biriken küçük görevler, sonunda büyük bir yük oluşturur ve zamanı toplu olarak harcar.

17.   Kararsızlık: Çoğu zaman çoğu işte karar vermekte zorlanırız ve gecikiriz. Kararsızlık gerçekten de zamanımızın en büyük hırsızlarından biridir. Hem zihinsel enerjimizi tüketir hem de somut eyleme geçişimizi engelleyerek işlerimizin yavaşlamasına veya durmasına neden olur.

18.   Öncelik Çatışması: Farklı hedefler veya talepler arasında çatışma yaşanması, karar verme sürecini uzatır, stres yaratır ve eyleme geçmeyi geciktirir. Bu, genellikle ekip çalışmalarında görülür ve net bir önceliklendirme eksikliğinden kaynaklanır.

19.   Karar Yorgunluğu: Gün içinde veya ardışık olarak çok fazla karar vermek zihni yorar, karar kalitesini düşürür, karar alma süreçlerinin uzamasına veya yanlış kararlar nedeniyle zaman kaybına yol açar.

20.   Belirsiz Beklentiler: Bir işten ne beklendiğinin (kapsam, kalite, teslim tarihi vb.) net olmaması, yanlış anlama, sürekli soru sorma, hatalı iş yapma ve yeniden çalışma gerekliliğine yol açarak zaman çalar.

21.   Oryantasyon Eksikliği: İşe yeni giren veya bir göreve yeni atanan kişiye iş, işletme kuralları, iş kültürü ve beklentiler yeterince iyi anlatılmazsa kişi işe adapte olamaz ve hem kendisi zaman kaybı yaşar, hem de etrafındakilere zaman kaybı yaşatır.

22.   Teknolojik Beceriksizlik: Teknolojik araçları ve yazılımları etkin kullanmamak, işleri manuel yapmaya çalışmak zaman kaybına neden olabilir.

23.   Mükemmeliyetçilik: Aşırıya kaçan ve gereksiz detaylara odaklanan mükemmeliyetçilik, işleri bitirememe, sürekli revizyon yapma ve "yeterince iyi" noktada duramama nedeniyle zaman kaybettirir.

24.   Karmaşık Süreçler: Gereğinden fazla adım, onay ve kural içeren, anlaşılması ve takip edilmesi zor iş akışları, bürokrasiyi artırır, bekleme sürelerine ve işlerin yavaş ilerlemesine yol açarak zaman çalar.

25.   Düzensizlik: Fiziksel veya dijital çalışma alanındaki karmaşa, istenen belge, dosya veya bilgiyi bulmak için harcanan arama süresine, zihinsel dağınıklığa ve unutkanlığa yol açarak zaman kaybettirir.

26.   Karmaşık İşler: Doğası gereği çok değişkenli, yeni veya derinlemesine araştırma gerektiren işler, daha fazla düşünme, planlama, öğrenme süreci ve hata yapma potansiyeli nedeniyle zaman alıcıdır.

27.   İşgüzarlık: Görev tanımı dışında kalan, gerekli olmayan veya istenmeyen işlerle meşgul olmak, kendi asıl işini ihmal etmeye ve katma değeri olmayan şeylere zaman harcamaya yol açarak zaman çalar.

28.   Acelecilik: Bir işi yeterince düşünmeden, planlamadan veya dikkatli olmadan hızlıca yapmaya çalışmak, hata yapma olasılığını artırır, işin kalitesini düşürür ve sonradan düzeltme veya yeniden yapma için ek zaman gerektirir.

29.   Delege Etmemek: Astlarınızın kolayca yapabileceği işleri onlara vermeyip bizzat yapmaya devam etmeniz kısıtlı ve değerli zamanınızı ıvır zıvır işlere ayırarak çarçur etmenize neden olur.  

30.   Gereksiz Toplantılar: Net bir amacı, ajandası veya ilgili katılımcıları olmayan toplantılar, katılan herkesin doğrudan zamanını boşa harcar, iş akışını kesintiye uğratır ve somut sonuç üretmez.

31.   Aşırı Bildirimler: E-posta, mesajlaşma uygulamaları vb. araçlardan gelen sürekli bildirimler, dikkati dağıtır, çalışma akışını kesintiye uğratır, bağlam değiştirme maliyetini artırır ve zihinsel yorgunluğa yol açarak zaman çalar.

32.   Kesintiler: Meslektaşların ani soruları, telefon aramaları veya çevresel faktörler gibi dış kaynaklı müdahaleler, derin odaklanmayı bozar, bağlam değiştirme maliyetini artırır ve işlerin yavaş ilerlemesine neden olarak zaman kaybettirir.

33.   Gürültülü Ortam: Yüksek ses, sürekli hareket veya görsel karmaşa gibi çevresel dikkat dağıtıcılar, odaklanmayı zorlaştırır, zihinsel yorgunluğa ve işlerin daha yavaş ve hatalı ilerlemesine yol açarak zaman kaybettirir.

34.   Molasız Çalışmak: Zihni ve bedeni dinlendirmeden sürekli çalışmak, yorgunluğa, dikkat dağınıklığına, hata yapma olasılığının artmasına ve uzun vadede tükenmişliğe yol açarak verimliliği düşürür ve toplamda daha çok zaman harcanmasına neden olur.

35.   Formsuzluk: Yetersiz uyku, kötü beslenme veya egzersiz eksikliği gibi fiziksel sağlık sorunları, düşük enerji seviyesi, konsantrasyon güçlüğü, sık hastalanma ve genel bilişsel fonksiyonlarda düşüşe neden olarak işteki verimliliği ve zaman kullanımını olumsuz etkiler.

36.   Yanlış Enerji Kullanımı: En verimli saatleri (örneğin, sabahlar) düşük değerli işlere harcamak, önemli görevler için enerji kalmamasına neden olur.

37.   Krizler: Beklenmedik ve acil olarak ortaya çıkan sorunlar, mevcut planları bozar, öncelikleri alt üst eder, reaktif bir "yangın söndürme" moduna sokar ve stres yaratarak zaman çalar.

38.   Bürokrasi: Gereğinden fazla kural, prosedür ve onay adımı içeren katı sistemler, işlerin yavaş ilerlemesine, bekleme sürelerine ve verimsizliğe yol açarak zaman kaybettirir.

39.   Teknik Sorunlar: Bilgisayar, internet veya yazılım arızaları gibi teknolojik aksaklıklar, doğrudan çalışamama süresine, veri kaybına, sorun giderme çabalarına ve iş akışının kesintiye uğramasına neden olarak ciddi zaman çalar.

40.   Tembellik: İşe karşı isteksizlik, üşengeçlik veya yetersiz çaba gösterme, işlerin yavaş ilerlemesine, düşük verimliliğe ve bitiş sürelerinin uzamasına sebep olarak zaman çalar.

41.   Dedikodu: İş dışı konular hakkında konuşmak veya dinlemek, doğrudan zaman kaybetmenin yanı sıra, zihinsel dağınıklığa, güven kaybına ve işyerinde olumsuz bir atmosfer yaratarak dolaylı yoldan verimliliği düşürür.

42.   Başkalarının Plansızlığı: Başkalarının kendi işlerini zamanında veya doğru planlayamaması, sizin beklemenize, son dakika talepleriyle karşılaşmanıza, hatalı girdileri düzeltmek için zaman harcamanıza ve iş akışınızın bozulmasına sebep olarak zaman çalar.

 

Bu zaman hırsızlarının farkına varırsanız, onlarla mücadele edebilirsiniz. (Yukarıda kısaca değindiğim zaman hırsızlarından başka bir makalede (https://muratsaylan.blogspot.com/2024/07/zaman-hrszlar.html) daha detaylıca bahsettim. O makalemde bu zaman hırsızlarıyla nasıl başa çıkabileceğinizi örnekleriyle anlattım. Onu da okumanızı tavsiye ederim.)

 

Zaman hırsızlarıyla mücadele edemememizin, onlara yenilmemizin sebebi sadece irademiz değil, beynimizdeki “ilkel” yapının “modern” yapıya baskın gelmesidir. Evrimsel süreçte canlıların beyninde, yaklaşık 250 milyon yıl önce Limbik Sistem oluşmuştur. Biz insanların beyninde de Limbik Sistem vardır ama yaklaşık 2,5 milyon yıl önce atalarımızın beyinlerinin ön tarafında Prefrontal Cortex oluşmaya başlamıştır.

·         Limbik Sistem: Beynin daha eski ve ilkel bir parçasıdır. Duygusal tepkiler, hayatta kalma içgüdüleri, anında ödül arayışı ve tehdit algılama gibi işlevlerden sorumludur (Amigdala ve Nucleus Accumbens gibi yapılar içerir). Limbik sistemin karar alma süreçleri genellikle hızlı, otomatik ve duygusal dürtülerle yönlenir. Bu tür tepkiler, derin bir analiz veya mantıksal işlem gerektirmediği için bilişsel olarak daha az enerji gerektirir. Anlık hazları tercih etme veya acıdan kaçınma eğilimi buradan gelir.

·         Prefrontal Korteks (PFC): Beynin en ön kısmında yer alan ve en son evrimleşen bölgesidir. Planlama, problem çözme, soyut düşünme, sonuçları değerlendirme, dürtü kontrolü, uzun vadeli hedeflere odaklanma ve karmaşık karar alma gibi daha üst düzey bilişsel işlevlerden sorumludur. PFC'nin karar alma süreçleri daha yavaş, bilinçli, analitik ve mantıksaldır. Bu tür işlemler, limbik sisteme kıyasla çok daha fazla bilişsel enerji gerektirir. 

 

Limbik sistem ve Prefrontal Korteks arasındaki çatışma tam da anlık dürtüler (enerji olarak daha ucuz) ile uzun vadeli, mantıksal hedefler (enerji olarak daha pahalı) arasında bir seçim yapılması gerektiğinde yaşanır. Anlık bir dürtüye (örneğin; sosyal medyada gezinme, abur cubur yeme, erteleme) kapıldığınızda, bu genellikle limbik sistemin hızlı ve düşük enerjili yolunu seçtiğiniz anlamına gelir. Bu karar, o an için kolay ve çekici gelebilir (en az enerji harcama prensibi işler), ancak uzun vadeli hedeflerinizle (ders çalışma, sağlıklı beslenme, işi bitirme) çelişir. Limbik sistemin dürtüsüne karşı koyup daha mantıklı veya uzun vadeli fayda sağlayan bir karar vermek istediğinizde, PFC'nizi aktive etmeniz gerekir. PFC, limbik sistemin dürtüsünü baskılar, farklı seçenekleri değerlendirir, sonuçları tartar ve bilinçli bir seçim yapar. Bu süreç bilişsel efor gerektirir ve bu da enerji tüketimi demektir. Sağlıklı beslenme kararı almak, zor bir göreve başlamak veya ani bir harcamadan kaçınmak gibi eylemler PFC'nin kontrolünü gösterir.

 

Beynin enerji tasarrufu eğilimi ve PFC'nin enerji ihtiyacı, "karar yorgunluğu" fenomeniyle de ilişkilidir. Gün boyunca sürekli olarak PFC'yi kullanarak bilinçli ve zor kararlar aldıkça, bilişsel kaynaklarımız tükenir. PFC yorulduğunda, kendini düzenleme ve dürtü kontrol yeteneği zayıflar. Bu durumda, beynimiz tekrar en az enerji gerektiren yola döner ve limbik sistemin etkisine daha açık hale geliriz. İşte bu yüzden, gün sonunda yorgunken daha kolay abur cubur yer, daha fevri kararlar alır veya önemli işleri erteleriz.

 

Beynimiz kararlar alırken genellikle en az bilişsel enerji harcayacak yolu (sıklıkla limbik sistem tarafından yönlendirilen dürtüsel veya alışkanlığa dayalı yollar) önceliklendirme eğilimindedir. Ancak, Prefrontal Korteks bu dürtülere karşı koyarak daha mantıksal, planlı ve uzun vadeli fayda sağlayan, fakat daha fazla enerji gerektiren kararlar almamızı sağlar. Bu iki sistem arasındaki etkileşim ve denge, karar verme süreçlerimizin temelini oluşturur ve aralarındaki potansiyel çatışma, irade gücü ve disiplin gibi kavramlarla da yakından ilişkilidir. Zamanımızı etkin yönetmeye çalışmak bu yüzden kolay değildir.

 

Üşengeçliklerimizin, tembelliklerimizin ne kadar üstesinden gelebilirsek, o kadar PFC’mize destek çıkarız ve limbik sisteme baskın geliriz. Yani irademizi elimize alırız.

 

Nerede kalmıştık? Zaman hırsızları, bizlere işimizde zaman kaybettirir demiştik.

 

İşlere kendimizi veremediğimizde, yaptığımız işe kendimizi kaptıramadığımızda yavaşlarız. İş daha uzun sürer. Ama işe odaklandığımızda, kendimizi kaptırdığımızda zaman da iş de akar gider. Bu durumu psikolog Mihaly Csikszentmihalyi “akış durumu” olarak tanımlamıştır. Akış durumu (Flow State), kişinin bir aktiviteye tam olarak daldığı, kendini tamamen o işe adadığı ve bu sırada yüksek derecede odaklanma, enerji ve keyif hissettiği zihinsel bir haldir. Zaman yönetiminde akışa geçmek, bir görevi veya ders çalışmayı yaparken şu durumları deneyimlemeyi içerir:

·         Derin Odaklanma: Çevredeki dikkat dağıtıcıları (telefon, e-posta, çevresel gürültü) fark etmemek veya bunlardan etkilenmemek. Tamamen mevcut göreve konsantre olmak.

·         Zaman Algısının Değişmesi: Zamanın normalden daha hızlı (veya bazen daha yavaş) aktığını hissetmek. Saate baktığınızda, düşündüğünüzden daha fazla zamanın geçtiğini görmek.

·         Kendini Kaybetme: Yapılan işe o kadar dalmak ki, benlik bilincinin (kendi hakkında düşünme, yargılama) azalması.

·         İşin İçsel Ödüllendirici Olması: İşi yapmanın kendisinin keyif vermesi, dışsal bir motivasyona (ödül, ceza) çok fazla ihtiyaç duymamak.

·         Kontrol Hissi: Yapılan iş üzerinde tam bir hakimiyet ve kontrol hissetmek.

·         Net Hedefler ve Anında Geri Bildirim: Ne yapılması gerektiğinin açık olması ve ilerleme kaydedildiğine dair geri bildirimin hissedilmesi.

·         Beceri ve Zorluk Dengesi: Görevin ne çok kolay (sıkıcı) ne de çok zor (bunaltıcı) olması. Kişinin becerilerine uygun, meydan okuyucu ama başarılabilir olması.

 

Zaman yönetiminde akışa geçmek, birim zamana düşen üretkenliği maksimize etmenin en etkili yollarından biridir. Akıştayken erteleme olmaz, kararsızlık azalır ve işler çok daha hızlı ve kaliteli bir şekilde ilerler. Bu, zamanı sadece yönetmek değil, onu en etkili şekilde "yaşamak" gibidir. Akışa geçmek, zamanı pasif bir şekilde geçirmek yerine aktif ve bilinçli olarak kullanmanın zirvesidir. Bu duruma girmek, sadece daha üretken olmanızı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda yapılan işten alınan keyfi ve tatmini de artırır.

 

Şirketinizdeki ERP programını, bilgisayarınızdaki MS Office programlarını, telefonunuzdaki iş programlarını, dijital iletişim platformlarını (e-posta, Whatsapp, Zoom, Teams…vb) etkin kullanmayı öğrenin. Bunları etkin kullanırsanız size çok zaman kazandırırlar.

 

Hemen herkes “yardımcım olsa” işleri yetiştirebilirim diye düşünür. Aslında, günümüzde her çalışanın bir yardımcısı vardır. Adı da AI’dır. Destek almak ve zaman kazanmak için Yapay Zeka’dan bolca yararlanabilirsiniz. Yapay zekayı, sizin yerinize geçecek bir teknoloji olarak değil, iş yükünüzü hafifletecek, size zaman kazandıracak ve potansiyelinizi ortaya çıkarmanıza yardımcı olacak bir 'akıllı asistan' gibi düşünün. Yapay zekayı nasıl kullanabileceğinizi çözerseniz çok güçlü desteğini alabilirsiniz.

 

Yapay zekadan iş süreçlerimizde faydalanmak, zaman yönetimi açısından bizlere önemli kazanımlar sağlar. İşte başlıca faydaları:

·         Bilgi İşleme ve Analizinin Hızlandırılması: Büyük veri setlerini saniyeler içinde analiz etme, özetleme ve önemli bilgileri çıkarma yeteneği sayesinde, araştırma ve karar alma süreçleri ciddi şekilde hızlanır. Manuel olarak saatler sürebilecek işler, AI ile dakikalar içinde tamamlanabilir.

·         İletişimin İyileştirilmesi ve Hızlandırılması: E-posta taslakları oluşturma, toplantı notlarını özetleme, dilleri çevirme gibi görevlerde yapay zeka kullanımı, yazışmalara ve iletişime ayrılan zamanı azaltır. Sanal asistanlar aracılığıyla rutin soruların cevaplanması da zaman kazandırır.

·         Planlama ve Organizasyonun Verimlileştirilmesi: AI destekli takvim ve görev yönetim araçları, toplantı çatışmalarını belirleme, görevleri önceliklendirme ve hatırlatmalar gönderme gibi işlevlerle kişisel ve ekip zaman yönetimini optimize eder.

·         İçerik Üretiminin Hızlandırılması: Pazarlama metinleri, blog yazıları, kod parçacıkları gibi içeriklerin ilk taslaklarını oluşturmada yapay zeka kullanımı, sıfırdan başlamanın getirdiği zaman kaybını ortadan kaldırır.

·         Daha Az Hata ve Yeniden İşleme: Yapay zeka, insan hatası potansiyelini azaltarak (örneğin veri girişinde veya kod yazımında), sonradan düzeltmelere harcanacak zamanı en aza indirir.

·         Önceliklendirme ve Odaklanma İmkanı: AI, önemsiz veya rutin görevleri üstlenerek, çalışanların en önemli, acil veya katma değeri yüksek işlere odaklanmasını sağlar. Bu, genel verimliliği artırır.

·         Tahminleme ve Proaktif Yaklaşım: Satış tahminleri, müşteri eğilimleri veya olası operasyonel sorunlar gibi konularda yapay zeka tabanlı tahminler, geleceğe yönelik planlama yapmayı ve olası zaman kayıplarını önceden engellemeyi mümkün kılar.

 

Yapay zeka zaman yönetimi açısından bir asistan görevi görerek, tekrarlayan iş yükünü azaltır, bilgiye erişimi ve işlemeyi hızlandırır, planlamayı kolaylaştırır ve en önemlisi, insanların daha değerli ve yaratıcı işlere odaklanması için onlara "zaman" kazandırır. Bu da genel iş verimliliğini ve çalışan memnuniyetini artırır. İşte yapay zekadan yararlanmayı hemen (gecikmeksizin) öğrenin. (Ben ChatGPT, Gemini ve Copilot’u aktif olarak kullanıyorum ve çok zaman kazanıyorum.)

 

Zaman yönetimi sadece çalışanlar için değil, patronlar için de çok önemlidir. Pek çok patron doğal olarak zamanını verimli kullanmaktadır. Hatta zamanlarını doğru ve verimli kullanabildikleri için patron olabilmişlerdir desek yeridir. Ama yine de bazı patronlar veya patronlar bazen kötü zaman kullanımı yaparlar ve zaman hırsızlarına zamanlarını çaldırırlar.

 

Öncelikle patronluk hayatının 20.yılını aşmış patronlara şunu söylemek isterim “çok çalışan patron ahmaktır”. İşinizi kuralı 20 yıl olduysa artık işlerin çoğunu yöneticileriniz ve çalışanlarınız halletmelidir. Siz sadece stratejik kararlarla, önemli toplantılarla, raporlarla ve KPI takipleriyle meşgul olmalısınız. 20 yılda şirketinizi kurumsallaştıramadıysanız, güvenebileceğiniz bir kadro kuramadıysanız maalesef ilk günkü gibi çok çalışmaya mahkum olursunuz.

 

Bir patron için zaman yönetimi, sadece kendi işlerini planlamakla kalmayıp, ekibin zamanını ve genel iş akışını da yönetmeyi içerir. Patronlara önerilerim:

·         Önceliklendirme yeteneğinizi geliştirin. Stratejik olana odaklanın: Sadece acil olanlara değil, işin büyümesini ve uzun vadeli başarısını etkileyecek stratejik görevlere zaman ayırın. Eisenhower Matrisi (Acil/Önemli) gibi araçları kullanarak görevleri sınıflandırın. "Yapılması Gereken" ile "Yapılması En Değerli Olan" arasındaki farkı bilin. Yapılacaklar listenizdeki her şeyi sizin yapmanız gerekmez. En yüksek getiriyi sağlayacak işlere odaklanın.

·         Etkili delegasyon yapın. Yöneticileriniz ve çalışanlarınıza güvenin ve onlara görevleri tamamlamaları için gerekli yetkiyi verin. Mikro yönetimi bırakın.

·         Net talimatlar ve beklentiler belirleyin. Ne istediğinizi, neden istediğinizi ve ne zamana kadar bitmesi gerektiğini açıkça ifade edin. Gerekli kaynakları sağlayın.

·         Takip edin, kontrol etmeyin. İlerleme hakkında bilgi alın, ancak sürekli tepelerinde durmayın. Onların öğrenmesine ve bağımsızlaşmasına izin verin. Yetki devretmek, zaman kazanmanın en etkili yollarından biridir.

·         Toplantı yönetimini iyileştirin. Toplantı başlamadan önce gündemi ve toplantıdan beklenen sonucu (karar alınacak mı, bilgilendirme mi yapılacak?) tüm katılımcılarla paylaşın. Yönetim kurulu, icra kurulu, satış, üretim, mali durum gibi konularda rutin toplantılarınız olsun, bu toplantıların ötelenmesine asla izin vermeyin.  Talep edilen ekstra toplantıların gerekliliğini sorgulayın. Ekstra toplantı yapmak yerine, e-posta, kısa bir görüşme veya bir raporun yeterli olup olmadığını değerlendirin. Ekstra toplantılar için süreyi kısaltın. 30 dakikalık veya daha kısa toplantıları tercih edin. Başlangıç ve bitiş saatlerine riayet edin. Sadece katkıda bulunacak veya bilgiye ihtiyacı olan kişileri davet edin. Toplantı sonunda kimin ne yapacağı netleşsin ve kayıt altına alınsın.

·         Net ve öz iletişim kurun. Özellikle yazılı iletişimde (e-posta, mesajlaşma), konuyu net ve öz bir şekilde ifade edin. Hızlı sorular için mesajlaşma, detaylı bilgi için e-posta, tartışma ve karar alma için toplantı gibi doğru iletişim aracını seçin. Ekibin size nasıl ve ne zaman bilgi akışı sağlayacağını belirleyin (örneğin, haftalık durum raporları).

·         Konsantre çalışmaya önem verin. "Odaklanma Süreleri" belirleyin. Dikkatinizi dağıtmamanız gereken zaman dilimleri belirleyin ve bu sürelerde ulaşılabilirliğinizi sınırlayın (kapıyı kapatmak, bildirimleri kapatmak).  Çalışanların size soru sorması için belirli zamanlar ayırın, böylece sürekli bölünmezsiniz.

·         Çalışanları kendi çözümlerini bulmaya teşvik edin. Direkt size gelmek yerine önce kendi araştırmalarını yapmalarını veya meslektaşlarına danışmalarını isteyin.

·         Geleceğe yönelik planlama yapın. Haftalık veya aylık olarak, önemli hedeflere ulaşmak için ne yapmanız gerektiğini planlayın. Hangi günde hangi saatte neler yapacağınızı belirleyin. Saatlerinize iş rezervasyonları yapın. Zaman bloklarınız olsun. Sadece toplantıları değil, odaklanma gerektiren işler, stratejik düşünme zamanı ve hatta molalar için de takviminizde bloklar oluşturun. Toplantılar veya görevler arasına beklenmedik durumlar için boşluklar bırakın.

·         "Hayır" demeyi öğrenin. Önceliklerinize uymayan veya değer katmayacak taleplere karşı kibarca ama kararlı bir şekilde "hayır" demeyi veya alternatifler önermeyi öğrenin. Her şeye "evet" demek, kendi verimliliğinizi ve odaklanmanızı düşürür.

·         Ziyaretçi sayınızı azaltın. Patronların ziyaretçisi çok olur. Bu ziyaretçilerin yarısı dostlar tarafından yapılır. Maalesef dostlar “ziyaretin kısasının makbul olduğunu” bilmez. Onlarla sosyalleşmek iyidir ama işe ayıracağınız zamanı çalmış olurlar. Deponuzdan stoklarınız çalınınca isyan ediyor ve önlem alıyorsanız, zamanınız çalınınca da isyan edin ve önleminizi alın.

·         Teknoloji ve araçlardan yararlanın. Şirketinizdeki ERP ve CRM gibi programlardan raporlar almayı öğrenin. MS Office programındaki dosyaları ve takvimi verimli kullanın. E-Posta, Whatsapp, Teams, Zoom, Trello gibi iş araçlarını verimli kullanın. Akıllı telefonunuz iş hayatınızı çok kolaylaştırabilir. Araştırın ve kullanın. Yapay Zekadan faydalanın. Şirketinizde CRM, ERP gibi sistemlerin verimli kullanımını sağlayın. Bilgiye kolay ve hızlı erişim sağlayarak zaman kazandıran sistemlerin doğru kullanıldığından emin olun.

·         Kendi enerjinizi iyi yönetin. İyi uyku, iyi beslenme, düzenli egzersiz enerjinizi her daim yüksek tutacaktır. Kısa molalar veya yürüyüşler, zihninizi tazeleyerek daha sonraki işlere daha iyi odaklanmanızı sağlar. Önemli işleri enerjinizin yüksek olduğu zamanlarda yapın. En çok dikkat ve odaklanma gerektiren işleri günün en üretken olduğunuz saatlerine yerleştirin. (Bazı patronlar kendilerine zaman yaratmak için az uyuyorlar. Bu hiç sağlıklı değildir. Önemli olan 7-8 saat uykuya zaman ayırdıktan sonra kalan zamanda tüm işlere yetişebilmektir.)

·         Ekibinizin gelişimine yatırım yapın. Çalışanlarınızın becerilerini ve özgüvenlerini artırmak, uzun vadede size gelen soru ve düzeltme ihtiyacını azaltır. Bu, proaktif bir zaman yönetimi stratejisidir.

·         Zamanınızı nereye harcadığınızı takip edin. Belirli bir süre boyunca zamanınızı nasıl harcadığınızı kaydedin. Bu, hangi faaliyetlerin en çok zamanınızı aldığını ve hangi alanlarda iyileştirme yapabileceğinizi görmenizi sağlar.

 

Günümüzün başarılı patronlarından Elon Mask zaman yönetiminde Time Blocking ve Time Boxing yöntemlerinden çokça faydalandığını söyler. Time Blocking ve Time Boxing, zaman yönetimi ve üretkenliği artırmak için kullanılan iki farklı ama birbiriyle ilişkili tekniktir. İsimleri benzediği için sıklıkla karıştırılırlar, ancak temel odak noktaları ve uygulama şekilleri farklıdır.

 

Zaman Bloklama (Time Blocking) gününüzü veya haftanızı belirli zaman dilimlerine ayırarak, her bir zaman dilimini (bloğunu) belirli bir görev türüne veya etkinliğe tahsis etme tekniğidir. Örneğin Pazartesi gününü aşağıdaki gibi zaman bloklarına ayırabilirsiniz.

·         9:00 - 10:30: E-posta Yönetimi

·         10:30 - 12:00: Proje X Üzerinde Çalışma

·         13:00 - 14:00: Toplantı

·         14:00 - 16:00: Derin Çalışma (Focus Time)

·         16:00 - 18:00: Raporları Okuma

 

Hafta içi her gününüzü saat saat bu şekilde görevler için dilimleyebilirsiniz. Böylece haftanızı ve gününüzü yapılandırmak, önemli görevlere yeterli zaman ayırdığınızdan emin olmak, dikkat dağıtıcıları azaltmak (çünkü belirli bir blokta belirli bir işe odaklanırsınız), bağlam değiştirme maliyetini düşürmek ve genel olarak haftanızı ve gününüzü daha öngörülebilir hale getirmeniz mümkündür.

 

Zaman Kutulama (Time Boxing) belirli bir göreve önceden belirlenmiş sabit bir süre ayırma ve bu süre dolduğunda görevi bırakma (tamamlanmış olsa da olmasa da) tekniğidir. Örneğin, "Bu rapora 45 dakika harcayacağım", "E-postaları kontrol etmek ve yanıtlamak için 30 dakikam var" veya "Bu problemi çözmek için 1 saat çalışacağım" gibi hedefler belirlemek Time Boxing'dir. Süre dolduğunda, ya bir sonraki göreve geçilir ya da duruma göre ek bir "zaman kutusu" daha atanır.

 

Zaman kutulamadaki amaç; Görevlerin gereğinden fazla zaman almasını engellemek (Parkinson Yasası'na karşı koymak - "bir iş kendisine ayrılan sürenin tamamını kullanır"), mükemmeliyetçiliği sınırlamak, zamanı kısıtlı görevler üzerinde ilerleme kaydetmek, belirli bir süre içinde en iyi sonucu elde etmeye odaklanmak ve daha az önemli işlere ayrılan zamanı bilinçli olarak sınırlandırmaktır.

 

Bu iki teknik birbirini tamamlayabilir ve genellikle birlikte kullanılır. Örneğin:

·         Önce Time Blocking yaparak gününüzün genel yapısını oluşturursunuz: "9:00 - 12:00 arası Yaratıcı Çalışma Bloğu".

·         Ardından, bu bloğun içindeki belirli görevler için Time Boxing kullanırsınız: "Bu Yaratıcı Çalışma bloğunda, ilk 45 dakikayı beyin fırtınasına, sonraki 1 saate ilk taslağı yazmaya ve kalan süreyi düzenlemeye ayıracağım." veya "Bu Yaratıcı Çalışma bloğunda, Pomodoro Tekniği'ni (bir Time Boxing şekli) kullanarak 25 dakikalık çalışma aralıkları belirleyeceğim."

 

Zamanını verimli kullanan patronlar şirketlerini daha kolay ve hızlı büyütür. Unutmayın; balık baştan kokar. Siz zaman yönetiminize ne kadar özen gösterirseniz çalışanlarınız da o kadar özen gösterir.

 

Not: Zaman kaybı yaşadığımız veya iyi değerlendiremediğimiz bir zaman dilimi de işe gidiş gelişlerimizdir. İşe gidip gelirken trafikte geçen süreyi müzik dinleyerek veya haber dinleyerek veya işinize/keyfinize yarayacak podcast’ler dinleyerek geçirebilirsiniz. Eğer aracı siz kullanmıyorsanız (örneğin servisteyseniz veya toplu taşımadaysanız veya özel şoförünüz varsa), sosyal medya kullanarak veya piyasaları takip ederek veya Youtube videosu izleyerek de zamanınızı değerlendirebilirsiniz. Pek çok insanın araç içinde sadece etrafına bakındıklarını görüyorum (evet katılıyorum, bu da bir boş zaman değerlendirme, beyin dinlendirme metodudur), oysaki yapabilecekleri pek çok şey var. Trafikte İngilizcesini geliştiren veya sesli kitaplar dinleyerek pek çok kitabı bitiren veya tasarruf yatırımlarını yöneten kişiler tanıyorum. Neden siz de onlardan biri olmayasınız?

 

ÖZEL HAYATIMIZDAKİ ZAMAN YÖNETİMİ

 

Zaman yönetimi bana göre iki açıdan ele alınmalıdır. Birincisi iş hayatımızdaki (çalışmaya yönelik) zaman yönetimimiz, ikincisi özel hayatımızdaki (sosyal yaşama yönelik) zaman yönetimimiz. Zamanı iyi yönetmek demek bence hem iş hem de özel hayatımızdaki zamanımızı değerli/verimli geçirmek demektir.

 

Eve iş getirenler gördüğüm gibi, özel hayatını işyerine taşıyanlar da gördüm maalesef. Yani onlara ne iş hayatındaki zamanları, ne de özel hayatındaki zamanları yetmemektedir. Bu tip insanlar genelde size bahsettiğim zaman hırsızlarına yenilenler, yani zamanını etkin yönetemeyenler oluyor. Onlar özel hayatlarında da zamanlarını yönetemiyorlar.

 

Özel hayatına yeterince kaliteli zaman ayıramayanlar veya ayırdıkları zamanı iyi değerlendiremeyenler, uzun vadede hem kişisel mutluluklarında hem de profesyonel yaşamlarında sorunlar yaşarlar.

 

Kendimizle, işimizle, çevremizle ve genel olarak hayatla barışık olabilmemiz için hem iş hem de özel hayatımıza dair zaman dilimlerimizi çok değerli/verimli geçirmemiz gerekir. Bunu yapabilmek için de öncelikle zamanın farkına varmamız, zamanın kıymetini bilmemiz gerekir. Elbette görevlerimizin, sorumluluklarımızın, ihtiyaçlarımızın, beklentilerimizin, arzularımızın da farkına varmalıyız.

 

Özel hayatta zamanı "iyi değerlendirmek", iş hayatındaki gibi sürekli bir "üretkenlik" veya "yapılacaklar listesi tamamlama" peşinde koşmak anlamına gelmez. Daha çok, kişisel ihtiyaçlarımızı karşılayan, bizi yenileyen, ilişkilerimizi besleyen, öğrenmemizi ve büyümemizi sağlayan, bize keyif veren ve anlam katan aktivitelere zaman ayırmak demektir.

 

Öncelikle zaman kaynağını tekrar ele alalım; Gün 24 saat. Bunun ortalama 7 saatini uyuyarak geçiriyoruz. Geriye 17 saat kalıyor. Bu 17 saatin hafta içi günlerde 9 saatini işe ayırıyoruz. İşteki molalar ve işe geliş gidişlerle birlikte bu süre 12 saat oluyor. Geriye özel hayatımız için 5 saat kalıyor. Neyse ki hafta sonu özel hayatımıza iki tane 17 saat ekleyebiliyoruz. (Sanırım 5-10 sene sonra hafta sonu tatiline Cuma günü de eklenecek, yani özel hayatımıza daha fazla vakit kalacak).

 

Not: Uykuyu, yani bilincimizde olmadığımız süreleri, özel hayattan saymıyorum. Elbette iyi ve yeterli uyku bedenin ve zihnin onarımı için en temel ihtiyaçtır. Uyku kalitesine ve süresine öncelik vermenizi şiddetle öneririm.

 

Haftalık olarak 59 saatimizi (hafta içinde 25 saatimizi, hafta sonunda 34 saatimizi) özel hayatımıza ayırabiliyoruz. Bu 59 saatte nelerle ilgilenmeliyiz?

·         Kişisel bakımımızla ilgilenmeliyiz (yıkanmak, dişleri fırçalamak, giyinmek, makyaj…vb)

·         Eşimizle/sevgilimizle, çocuklarımızla ilgilenmeliyiz (yemek, muhabbet, oyun, yardım, aktivite…vb).

·         Ev işleriyle ve ihtiyaçlarıyla ilgilenmeliyiz (temizlik, alışveriş…vb).

·         Anne-baba, kardeş ve diğer akrabalarımızla ilgilenmeliyiz (telefon, ziyaret..vb).

·         Arkadaşlarımızla ilgilenmeliyiz (telefon, aktivite…vb).

·         Komşularımızla ilgilenmeliyiz (bir araya gelme, aktivite…vb)

·         Hobilerimizle ilgilenmeliyiz (televizyon/film/dizi/haber seyretme, sosyal medya kullanma, müzik dinleme, kitap okuma, yazı yazma, resim yapma, spor yapma, trekking, yüzme, gezi…vb)

·         Finansal konularla ilgilenmeliyiz (ödemeler, tasarruf yatırımları…vb)

·         Kişisel gelişim konularıyla ilgilenmeliyiz (yabancı dil, araştırma, iletişim..vb)

·         Keyfimizi artırmayla ilgilenmeliyiz (tatil, gezi, konser, tiyatro, sinema…vb)

 

Yukarıda sayılanlardan kaçınabilecekleriniz var mı? Olmadığını düşünüyorum. Hepsinin hakkını vererek yapmamız gerekir. Hakkını vererek yapmadıklarımız bir sorun yumağı olarak üzerimize gelir, huzurumuzu kaçırır, mutsuz olmamıza yol açar. Hakkını vermek için zaman ayırmamız gerekir. Özel hayatımız için kalan kısıtlı zamanda bunları yapabilir miyiz?

 

Özel hayatına yeterince zaman ayıramayan ve ayırdığı zamanda da kaliteli uğraşlarda bulunamayan kişiler; hem kişisel yaşamlarında hem de iş hayatlarında ciddi sorunlar yaşarlar. Bu durum, zaman yönetiminin sadece iş saatlerini değil, bir bütün olarak yaşamı yönetmekle ilgili olduğunun önemli bir göstergesidir.

 

Günü 8’er saatlik 3 dilime bölecek olsaydık; birinci 8’saati uykuya, ikinci 8 saati iş hayatımıza, üçüncü 8 saati de özel hayatımıza ayırdığımızı görürdük. Hemen hemen tüm insanların yaklaşık 8 saati özel hayatlarına ayrılmıştır. Ve insanların bazıları bu 8 saate o kadar çok şey sığdırır ki, uyku ve işten arta kalan zamanda bunları nasıl yapabildiğine çok şaşırırız. Aslında bu büyük bir gizem değildir. Özel hayattaki zamanlarını iyi yönetiyorlardır o kadar.  

 

Özel hayatınızda sizin için gerçekten neyin önemli olduğunu belirleyin. Aile, arkadaşlar, hobiler, spor, kişisel gelişim, dinlenme, seyahat mi? Bu değerleri netleştirmek, zamanınızı nereye harcayacağınız konusunda bilinçli kararlar vermenizi sağlar.

 

Özel hayatta yapılacakların sınırı neredeyse yok gibidir. Doğru planlama yaparak pek çok şeyi yapabilirsiniz. Ama her şeye yetişmemiz de mümkün değildir. Maymun iştahlı da olmamalıyız. Özel hayatımıza çok şey tıkıştırmamalıyız. Bu yüzden bazı şeyleri yapmaktan vazgeçmemiz veya azaltmamız gerekebilir. Bu size zaman da kazandıracaktır.

 

Örneğin mahalle, lise, üniversite arkadaşlarınızla ve komşularınızla buluşma sıklığınız azaltmanızı öneririm. Haftada bir buluşuyorsanız, iki haftada bir buluşun. İki haftada bir buluşuyorsanız ayda bir buluşun. Ayda bir buluşuyorsanız iki ayda bir buluşun. Daha geç aralıklarla da buluşmayın, çünkü bu da sağlıklı değil. Arkadaşlarınızla ve komşularınızla zaman geçirmeniz size daima iyi gelecektir. Buluşmalarınız kaliteli ve periyodik olsun. Bunu onlarla da konuşun. Muhtemelen onların da zaman yönetme problemleri vardır ve akıllarına yatacaktır.

 

Başka ne tür yalınlaştırmalar yapabilirsiniz? Özel hayatımızda bilinçsizce dijital tüketim yapmak zaman kaybıdır.

·         Televizyon izlemeyi azaltın. Anlamlı bir amacı veya keyif verici bir yanı olmadan saatlerce televizyon izlemek veya dizilerin esiri olmak veya platformlardaki dizilerin tüm bölümlerini izleme maratonu yapmak tam bir zaman kaybıdır. Her şeyin azı karar, çoğu zarardır.

·         Özellikle günümüzün en büyük zaman hırsızı olan sosyal medya kullanımını azaltın ve disipline edin. Sosyal medyada amaçsızca ve aşırı uzun süre gezinmeyin. Shortsların (kısa videoların) esiri olmayın. Cep telefonunuzda sosyal medyayı ne kadar kullandığınızı gösteren rapor var. Bu rapora bakacak olursanız günde 3-4 saat sosyal medya kullandığınızı görebilirsiniz. Bu süreyi 1-2 saate indirmenizi öneririm. Bunu yapabilmek için öncelikle Facebook, Instagram, TikTok, Twitter ve benzeri uygulamalardan bazılarını bırakın, örneğin ikiye indirin. Ardından sosyal medya kullanmak için zaman dilimi belirleyin. Aklınıza geldikçe veya uygulama dürttükçe kullanmak yerine, örneğin sabah kahvaltısından sonra yarım saat, öğle yemeğinden sonra 15 dakika ve yatmadan önce bir saat sosyal medyada gezinin. Bu zaman dilimleri dışında hiç kullanmayın. Göreceksiniz bu size yeterli olacak ve hiçbir şey kaçırmayacaksınız. Kaçırdığınızı düşündüklerinizin o kadar da değerli şeyler olmadığını fark edeceksiniz. Bahsettiğim sosyal medya uygulamalarını tamamen bırakan insanlar tanıyorum ve bu kararı vermiş olmaktan gayet memnunlar. Not: Ben WhatsApp ve Youtube programlarını sosyal medya olarak görmüyorum. Biri haberleşme, diğeri bilgilenme platformu bence. Dolayısıyla bunlardan vazgeçmenizi önermiyorum. Ama elbette bunları da iradeli ve planlı kullanmak gerekir.

·         İnternette saatlerce dolaşmayın. İnternette alakasız ve değersiz içeriklerde kaybolmayın (tavşan deliğine düşmeyin). Magazin haberlerinin peşine takılmayın. Youtubekolik olmayın.

·         Akşam yemeklerinde telefonları bir kenara bırakmak, yatmadan bir saat önce ekranlardan uzaklaşmak veya hafta sonu belirli saatlerde "dijital sessizlik" ilan etmek gibi basit adımlar büyük fark yaratabilir.

 

Gerçek dünyadaki sorumlulukları veya daha zenginleştirici aktiviteleri ertelemek için saatlerce oyun oynamak da özel hayatımızdan çalar. Video oyunları, iskambil oyunları, masa oyunları, kumar, …vb bağımlılık yapıcı oyunlara karşı uyanık olun. Siz onları oynayın, onlar sizi oynamasın. Üstelik bunlar sosyal ilişkileri zayıflatabilir, fiziksel sağlığı olumsuz etkileyebilir ve daha önemli kişisel gelişim veya dinlenme fırsatlarını kaçırmanıza neden olabilir.

 

Bakıyorum aileler alışveriş merkezlerinde ve caddelerinde çok zaman geçiriyor. İnsanlar ihtiyaçları için değil, psikolojik rahatlama yaşamak için alışveriş yapıyor. Bir ihtiyacınız olmadan sadece zaman geçirmek ve ruhunuzu avutmak için fiziksel veya online mağazalarda dolaşmanız zaman ve para kaybınıza neden olur, size gerçek bir değer katmaz ve daha iyi değerlendirebileceğiniz zamanı alır. Ayrıca alışverişlerinizi mümkün olduğunca online yapın. Bu size inanılmaz zaman kazandıracaktır. Abonelik faturalarınızı artık gidip ödemediğinizi biliyorum, ama tek tek internetten ödeme yapıyorsanız bu da zaman kaybıdır. Otomatik ödemeye alın, ödemelerle hiç uğraşmayın.

 

Fayda/sonuç getirmeyecek araştırmalara dalmak. Bir araştırmayı tamamlamadan veya bir konu hakkında yeterince bilgi sahibi olmadan diğer bir konuya atlamak. Bunlar da özel hayatımızın zaman hırsızlarıdır.

 

Kontrolünüzde olmayan şeyler hakkında sürekli endişelenmek veya geçmiş olaylar hakkında tekrar tekrar düşünmek zihinsel enerjiyi tüketir, çözüm üretmez, stresi artırır ve sizi şu an yapmanız gereken veya size iyi gelecek şeylerden alıkoyar.

 

Her daveti kabul etmek zorunda değilsiniz. Enerjinizi ve zamanınızı gerçekten değer verdiğiniz kişilerle ve aktivitelerle geçirmek için "hayır" demeyi öğrenin.

 

Dedikodu yapmak da zaman hırsızlarından biridir. Dedikodu tatlıdır ama oyalayıcıdır. Üstelik başa dert açıcıdır. Dedikodu yapmayı bırakmak neredeyse imkansızdır ama azaltılabilir. Dedikodu peşinde koşmayı bırakın, zaman size kalsın.

 

İnternet forumlarında, sosyal medyada veya gerçek hayatta size hiçbir faydası olmayan, sadece enerji tüketen tartışmalara girmek özel hayatınızdan çalar. Negatif enerji yaratır, öğrenme veya gelişme sağlamaz, ilişkileri zedeleyebilir ve zihinsel olarak sizi yorar.

 

Tartışma ve didişmelerinizi de azaltın. Eşinizle, kardeşlerinizle, ebeveynlerinizle, kayınlarınızla girişeceğiniz tartışmalar zihninizi çok yorar, moralinizi çok bozar. Bu tip tatsızlıklar özel hayatınızı zehir eder ve zamanınızı yönetmenizi engeller.

 

En büyük zaman hırsızlarından biri de çapkınlıktır. Eşiniz veya sevgiliniz varsa, çapkınlıktan vaz geçin. Çok zamanınızı çalar. Başınıza çok iş açar. Sizi önemli işlerinizi yapmaktan alıkoyar. Kariyerinizde ilerlemenizi engeller. (Zamanını iyi değerlendiremeyen insanların pek çoğunda muhakkak gizli saklı gönül ilişkisi vardır. Gözlemlerim maalesef böyle.) Elbette yürümeyen, mutlu etmeyen ilişkilere devam etmeyin. Ayrılmak, boşanmak dünyanın sonu değildir. Sizi mutlu edecek partner bulmak sizin hayatınızdaki en doğal hakkınızdır. Ama evliyken bunu yapmayın.

 

Bakıyorum insanlar (özellikle de erkekler) haftada bir iki maç izliyor (yani 90 ila 180 dakikasını futbol izlemeye ayırıyor) ama izlediği sürenin 3-4 katını futbol yorumu izlemeye, futbol haberleri okumaya veya futbol konuşmaya ayırıyor. Yani 59 saatlik özel hayat süresinin neredeyse 10 saatini futbola adıyor. Futbol afyonları olmuş, özel hayatlarını çalmış, farkında değiller. Futbola haftada 2-3 saatten fazlasını ayırıyorsanız yazık size. 

 

Özel hayatınızda başka ne tür yalınlaştırmalar yapabilirsiniz? Sizi kısa vadeli al-satlara yönlendirecek tasarruf yatırımlarından vaz geçebilirsiniz. Bunlar zaman ve dikkat hırsızlarıdır. Tanıdığım bazı insanlar işteyken veya evdeyken sürekli borsa, kripto para, altın, döviz..vb finansal endekslere bakıp duruyor. Çünkü paralarını bu yatırım araçlarına yatırmışlar ve kısa vadeli alım ve satımlarla para kazanmaya odaklanmışlar. İniş çıkışları sürekli takip etmek zorundalar ve sürekli tedirginler. Alıp satarak elde edilen karın verdiği hazla hem iş hem de özel hayatlarından zaman çaldıklarının farkına varamıyorlar. Üstelik gani gani para da kazanamıyorlar. Çoğunlukla el elde elbaştalar. Eğer böyleyseniz siz de zamanınızı iyi yönetemezsiniz. Bu tür yatırımları uzun vadeli yapmanızı, bu yatırımlarla sadece öğlen yemeği sonrasında ilgilenmenizi öneririm. Piyasaların nabzını akşam yemeği sonrasında yapacağınız internet araştırmaları ve izleyeceğiniz Youtube videoları ile tutmanızı öneririm.

 

Sanırım şu ana kadar özel hayatımızda epey bir yalınlaşmaya gittik ve zaman kazandık. Şimdi kazandığımız zamanlarla faydalı şeyler yapma zamanı.

 

Öncelik aileniz olmalıdır. Eşiniz ve çocuklarınızla yeterli sürede ve kaliteli bir şekilde vakit geçirmezseniz özel hayatınız hiç tıkırında gitmez. Elbette tüm özel zamanlarınızı onlara ayırın demiyorum, ama onların beklentilerini de karşılayacak şekilde onlarla ilgilenmelisiniz. Ayrıca zaman ayırmak istediğiniz diğer şeyler hakkında onları bilgilendirmeniz de doğru olacaktır. Siz de insansınız, tüm özel zamanınızı eşinize ve çocuklarınıza ayıramazsınız, başka şeylerle de meşgul olmalısınız.

 

Not: Eve iş getirmeyin. İş saatleri dışında (acil durumlar hariç) işle ilgili e-posta, mesaj ve aramaları kontrol etmeyi bırakın.

 

Sizi besleyen, motive eden ve "akış" (flow) durumuna sokan hobiler edinin. Bu aktiviteler, zihninizi dinlendirir ve yaratıcılığınızı artırır. Bunlar için bilinçli olarak zaman ayırın. Disiplinli olarak yaptığınız bir hobi edinmek özel hayatınızdaki zamanınızı iyi değerlendirmenize ve yönetmenize sebep verecektir. Size keyif veren hobilerle uğraşın (boyama, müzik aleti çalma, olta balıkçılığı, bahçıvanlık, fotoğrafçılık, el işleri vb.). Birden fazla hobi yerine veya kısa sürede vazgeçilen hobi yerine kalıcı tek bir güçlü hobi size çok iyi gelebilir. Bazı aileler düzenli olarak çadır kamping yapmaktadır, bazı çiftler düzenli olarak folklor ile ilgilenmektedir, bazı kişiler düzenli olarak dağ yürüyüşlerine çıkmaktadır, bazı insanlar düzenli olarak maket araba/uçak işi ile uğraşmaktadır. Öyle ki, bu kişilerin bu hobileri ile ilgili kulüpleri bile vardır. Bu tür hobileri olan kişilerin televizyon izleme ve sosyal medya kullanma alışkanlıklarının azaldığını görüyorum. Özel hayatlarını verimli geçirdiklerini düşündükleri için de mutlu ve fit olduklarını gözlemliyorum. Siz de sizi mutlu edecek uzun vadeli hobiler edinmelisiniz. 

 

Küçük veya büyük yaratıcı projeler üzerinde (yazı yazmak, resim yapmak, beste yapmak) çalışabilirsiniz. Aktivite gruplarına (trekking, gezi, folklor, dans …vb) üye olup düzenli aktiviteler yapabilirsiniz.

 

İlgi alanlarınıza yönelik kitaplar, makaleler okumak hem bilgi birikiminizi artırır hem de zihni farklı yönlerde çalıştırır. İşle ilgili olmayan veya tamamen farklı bir alanda yeni bir şey öğrenmek (bir dil, bir enstrüman, yemek pişirme, kodlama vb.) zihni canlı tutar ve özgüveni artırır.

 

Düzenli fiziksel aktivite (yürüyüş, koşu, yoga, spor salonu) hem fiziksel sağlığı korur hem de stresi azaltır ve enerji seviyesini artırır. Parkta yürüyüş yapmak, ormana gitmek, denize karşı oturmak zihinsel dinginlik sağlar.

 

Elbette dinlenmeye de zaman ayırmanız gerekir. Dinlenme ve uyku, zaman kaybı değil, yatırım olarak görülmelidir. Yeterli ve kaliteli uyku, enerjinizi artırır ve gün içinde daha odaklı olmanızı sağlar. Sadece "bir şey yapmamak", düşünmek, dinlenmek için zaman ayırın. Zihnin serbest kalması yaratıcılığı artırır. Örnek: Akşam yemeğinden sonra telefonu bir kenara bırakıp sessizce oturmak, uzanmak veya balkonda vakit geçirmek.

 

Özel hayatınızda ilgilenmemiz gereken şeyleri yalınlaştırdıktan sonra Excel’de (veya Word) yazmanızı öneririm. Sonra da yazdıklarınızı öncelik sıralamasına koymanızı, bu listedeki yapılacaklara süre ve tarih/saat atamanızı da öneririm. Bu listenizde bugüne, yarına, bu haftaya, bu aya, bu yıla ve hatta önümüzdeki yıllara dahi “yapılacaklar” eklenmelidir. Gerçekçi süreler ve zamanlamalar koyduktan sonra da bu süre ve zamana uyarak listenizdekileri tamamlamanız gerekir. (Yapacaklarını planla, planladıklarını yap). Bu listenize doğal olarak her gün yeni “yapılacaklar” girecek ve yapılmış olanlar çıkacak. Her sabah veya akşam güncellediğiniz böyle bir listeniz varsa göreceksiniz özel hayatınıza dair yapmak istediğiniz pek çok şeye zaman ayırabilecek hem sizin hem de sevdiklerinizin mutlu olacağı bir özel hayata sahip olacaksınız. Özel hayatınıza dair zaman yönetiminizde başarılı olursanız muhtemelen iş hayatınızdaki zaman yönetiminizde de başarılı olacaksınız.

…………………………………………………………………………………………………

 

Hiç kimse zaman yönetiminde mükemmel olamaz ve her daim zamanını iyi yönetemez. Buna gerek de yoktur. Ama hayatımızın belli döneminde (ya da belli dönemlerinde) zaman yönetiminde en iyi performansımızı göstermemiz gerekir. Nasıl zaman zaman saatlerimizi kuruyorsak ve ayarlıyorsak, zaman yönetimine dair zaman zaman düşünerek, araştırarak farkındalığımızı artırabilir ve zaman yönetimimizi iyileştirebiliriz. Kötüleştiğinde tekrar zaman yönetimi üzerine bu tip makaleleri okuyarak veya eğitim alarak veya zaman yönetimi videoları izleyerek iyileştirmelere başlayabiliriz.

 

Zaman yönetimini saplantı yapmayın. Bu makalede yazanların hepsine daima riayet etmeyin. Bunu arabanın motorunu çalıştıran marş motoru gibi düşünün. Bir dönem zaman yönetiminin üzerine disiplinli olarak giderseniz, zamanınızı etkili yönetmeyi içselleştirebilirsiniz. Böylece kendiliğinden, çok fazla plan yapmadan ve çaba göstermeden zamanınızı etkin yönetirsiniz. Doğrusu da bu olur.

 

Uzun ve öğretici bir makale oldu. Bu makaleyi yılda bir defa okumanız zaman yönetiminize çeki düzen vermenize yardımcı olacaktır.

 

Makalemi özlü sözlerle bitirmek istiyorum. Kariyerinde başarılı olan insanların zaman yönetimine dair söyledikleriyle sizi baş başa bırakıyorum:

 

Akira Kurosawa: “Hedeflediğiniz amaca ulaşmaya yaramayan zaman, yitirilmiş olan zamandır.”

Alan Lakein: "Zamanı ziyan eden hayatı ziyan eder, zamana sahip çıkan hayata sahip çıkar."

Alan Lakein: "Zaman yönetimi, hayır deme sanatını öğrenmektir."

Albert Camus: “Beni ilgilendirmeyecek bir şeyle ilgilenecek kadar vaktim yok.”

Albert Einstein: “Zamanın tek nedeni, her şeyin bir anda olmamasıdır.”

Alice Morse Earle: “Zamanın geçmesini istemiyorsan, hiçbir şey yapma. Ama zamanın nasıl geçtiğini fark etmek istiyorsan, bir şeyler yap.”

Alice Walker: “Zaman yavaş hareket eder, ancak hızla geçer.”

Anonim: "Zaman, en adil şekilde dağıtılmış kaynaktır. Herkes günde 24 saat alır."

Anonim: “Günü tutmak mümkün değil, fakat kaybetmemek mümkündür.”

Anonim: “Herhangi bir zamanda yapılacak olan, hiçbir zaman yapılamaz.”

Anthony Robbins: “Zamana bir kere hakim oldunuz mu, insanların bir yıl içinde yapabileceklerini gözlerinde ne kadar büyüttüğünü, buna karşılık on yıl içinde yapabileceklerini nasıl da azımsadıklarını anlayacaksınız.”

Arthur Schopenhauer: "Sıradan insan zamanın geçişiyle ilgilenmez, yetenekli insan zaman tarafından yönlendirilir."

Arthur Schopenhauer: “Eğlendiğimizde değil, sıkıldığımızda zamanın farkına varırız.”

Benjamin Franklin: "Plan yapmamak, başarısız olmayı planlamaktır."

Benjamin Franklin: "Vakit nakittir."

Benjamin Franklin: “Hayatı seviyor musunuz? Öyleyse zamanı çarçur etmeyin; çünkü hayat ondan ibarettir.”

Brian Tracy: "Zamanını yönetmek hayatını yönetmektir."

Bruce Lee: "Zaman, hayatın ta kendisidir. Onu boşa harcamak, hayatı boşa harcamaktır."

Buddha: “Bir saniye, bir gram altından daha değerlidir.”

Catherine Pulsifer: “Zaman; her şeyi iyileştirir, değiştirir ve dönüştürür.”

Charles Buxton: “Hiçbir zaman hiçbir şeye vakit bulamayacaksınız; eğer zaman istiyorsanız, yaratmalısınız.”

Charles Darwin: "Hayatının bir saatini bile boşa harcamaya cesaret eden bir adam, hayatın değerini keşfetmemiştir"

Charles Waddell Chesnutt: “Yeterince zaman var, ama ayıracak zaman yok.”

Curt Goetz: “Zaman büyük bir öğretmendir; ne yazık ki bütün öğrencilerini öldürür.”

Daniel Kahneman: “Mutluluğu artırmanın en kolay yolu, zaman kullanımınızı kontrol etmektir.”

Denis Waitley: “Zamanı öldürdüğünüzde, başarı fırsatlarınızı da öldürmüş olursunuz.”

Dwight D. Eisenhower: "İki tür problemim var: acil olan ve önemli olan. Acil olanlar önemli değildir ve önemli olanlar asla acil değildir."

Edward Young: "Ertelenen işler zamanın hırsızlarıdır."

George Horace Lorimer: “Zor bir işi geciktirmek, onu imkansız bir işe dönüştürür.”

Gloria Steinem: “Zaman, biz ona nasıl baktığımıza bağlı olarak ya bir düşman ya da bir dost olur.”

Goethe: "Dünya, zamanı değerlendirmeyi bilenler için bir hazinedir."

Harvey Mackay: "Zamanı satın alamazsın ama onu nasıl kullanacağını seçebilirsin."

Harvey Mackay: “Zaman bedavadır, ama paha biçilemezdir. Ona sahip olamazsınız, ama kullanabilirsiniz. Onu tutamazsınız, ama harcayabilirsiniz. Bir kez kaybettiğinizde zamanı asla geri alamazsınız.”

Henri Bergson: “İnsan zamanın içinde değil, zaman insanın içinde yaşar.”

Henry Ford: “Pek çok insanın diğerlerinin boşa harcadığı zamanı kullanarak öne geçtiğini gördüm.”

Hipokrat: “Zaman, içinde fırsatın bulunduğu şeydir; fırsat da, içinde çok fazla zamanın bulunmadığı şeydir.”

Isaac Pitman: “İyi düzenlenmiş zaman, iyi düzenlenmiş bir zihnin en kesin işaretidir.”

J. R. R. Tolkien: “Tüm karar vermemiz gereken, bize verilen zaman ile ne yapacağımızdır.”

Jean de La Bruyère: “Zamanın kısalığından en çok şikayet edenler, onu en kötü kullananlardır.”

Jenkin Lloyd: “Konferans vermenin ciddi bir sorumluluğu vardır. 200 kişi önünde kötü bir konuşma yapan kimse kendi zamanından sadece yarım saat israf etmiş olur. Buna karşılık, dinleyicilerin zamanından boşa 100 saat (dört günden fazla) harcar ki, bu da hiçbir şekilde küçümsenecek bir suç değildir.”

Jim Loehr: "En iyi zaman yöneticileri, zamanlarını değil, enerjilerini yönetirler."

Jim Rohn: "Zaman paradan daha değerlidir. Daha fazla para kazanabilirsiniz, ancak daha fazla zaman kazanamazsınız"

Jim Rohn: “Zaman yönetimi, zenginlerin en iyi saklanan sırrıdır.”

John Steinbeck: “En fazla zamanı, zaman kazanmak isterken kaybediyoruz.”

Kim Garst: “Zamanınıza değer vermezseniz, diğerleri de vermeyecektir.”

Lao Tzu: “Zaman, insanın kendisi gibi gizemli bir yolculuktur.”

Leo Buscaglia: “Önem vermeyi tercih etmediğimiz sürece, zamanın kendi içinde bir anlamı yoktur.”

Lev Tolstoy: "Zaman, sabırlı olanları ödüllendirir."

Lev Tolstoy: “Hepimiz kaybettiğimiz ya da ulaşamadığımız her şey için zamanı suçlarız. Oysa unutma ki, zaman konuşacak olsa, hepimiz utanırız.”

Malcolm X: “Zamana verdiğimiz değer, başarı veya başarısızlığımızı belirler.”

Marianne Moore: “Zamanımı aldığınız zaman, kullanmak istediğim bir şeyi almışsınız demektir.”

Mark Twain: "Asla bugün yapabileceğin işi yarına bırakma."

Mason Cooley: “Öldürdüğüm zaman, beni öldürüyor.”

Michael Altshuler: “Kötü haber şu ki, zaman uçup gidiyor. İyi haber de şu; pilot sizsiniz.”

Morgan Housel: “Zamanınızı kontrol etmek, paranın ödediği en yüksek kar payıdır.”

Nelson Mandela: “Bütün başarımı, işlerimi zamanında yapmaya borçluyum.”

Oscar Wilde: “Hayatta bütün başarılarımı her zaman ve her işte bir çeyrek saat önce harekete geçmeme borçluyum.”

Peter Drucker: “Zaman en az bulunan kaynaktır; eğer o doğru yönetilmiyorsa, hiçbir şey doğru yönetilemiyor demektir.”

Ralph Waldo Emerson: "Zaman, kaybetmeyi göze alamayacağınız tek şeydir."

Robert Kiyosaki: “Zengin insan ile fakir insan arasındaki tek fark, zamanlarını nasıl kullandıklarıdır.”

Robin Sharma: "Zamanınızı nasıl harcadığınızı söyleyin, size kim olduğunuzu söyleyeyim."

Seneca: "Boşa harcanan zaman, kaybedilen bir hayattır."

Stephen Covey: "Önemli işlere öncelik vermek, aslında hayata öncelik vermektir."

Steve Jobs: "Zamanınız sınırlı, bu yüzden onu başkalarının hayatını yaşayarak boşa harcamayın"

Tagore: “Boş zaman yoktur, boşa geçen zaman vardır.”

Theodore Roosevelt: “Bilgeliğin onda dokuzu, zamanı akıllı kullanmaktır.”

Theophrastos: "Zaman, insanın sahip olduğu en değerli şeydir."

Thomas Edison: "Zamanı iyi kullanmasını bilen için her şey mümkündür."

Tony Robbins: "Önceliklerini bilmeyen biri, başkalarının önceliklerinin kölesi olur."

Warren Buffett: “Zamanınızın kontrolünü elinizde tutmalısınız ve bunu hayır demeden yapamazsınız. İnsanların hayattaki gündeminizi belirlemesine izin veremezsiniz.”

William Golding: “Sevdiklerinize zaman ayırın; yoksa zaman sizi sevdiklerinizden ayırır.”

William Penn: “Zaman en çok istediğimiz ama en kötü kullandığımız şeydir.”

 

Not: Bu makale yapay zekadan (AI) yardım alınarak hazırlanmıştır.