Kritik Performans İstatistikleri

Modern yönetim tekniklerinin önemli araçlarından biri de KPI’dır (İngilizce okunuşuyla Ki-Pi-Ay). Key Performance Indicator’ün kısaltması olan KPI’ı genelde danışmanlar birebir tercüme ederek Anahtar Performans Göstergesi der. Bence bu çeviri yanlıştır ve KPI’ın işlevini iyi anlatmamaktadır. Ben müşterilerime KPI’ı; Kritik Performans İstatistikleri olarak lanse etmeyi tercih ediyorum. Bu yazımın sonunda siz de KPI’a Kritik Performans İstatistikleri olarak çevirmenin daha doğru olduğu konusunda benimle hem fikir olacaksınız.  

 

Pek çok firmada patronlar ve yöneticiler veriye dayanmak yerine masaya dayanarak karar verir. Bunun sebebi veriye inanmamaları değil, işlerine dair doğru verileri tutup, onlardan işe yarayacak istatistiki raporlar çıkarmayı akıl etmemeleridir.

 

Yönetimin (patronların ve yöneticilerin) işlerine ve firmalarına dair stratejik kararları daha isabetli verebilmesi için önünde ayrıntılı, doğru ve anlaşılır istatistikler olmalıdır. Patronlar ve yöneticiler duygularına, duyduklarına ve önyargılarına göre değil; verilere, istatistiklere ve analizlere göre karar vermelidir. Objektif karar verebilmek için rakamlardan yola çıkmalıdırlar. Yönetimin bunu yapabilmesi için adına KPI (Kritik Performans İstatistikleri) denen raporları tespit etmeli, bu raporları departmanlardan periyodik aralıklarla talep etmeli, bu raporları inceleyerek yargıya ve karara varmalıdır.

 

Şirketin kritik başarı faktörlerinin seyrini ve kıyaslamasını veren bu KPI raporları ilgili yöneticiler tarafından ERP programından çekilmelidir. Eğer ERP programına veri girişleri zamanında, eksiksiz ve doğru olarak yapılırsa KPI raporları bir tuşla ve sağlıklı olarak alınabilir. KPI raporları önemlidir ama geç alınan veya hatalı alınan KPI raporlarından bir fayda gelmez. Bir tuşa basılarak alınamayan KPI raporlarına asla güvenmeyiniz.

 

Hele Excel’de hazırlana istatistik tablolarına ve analiz raporlarına hiç güvenmeyiniz. Çünkü bu raporları her departman farklı kaynaklardan ve farklı kriterlerle hazırlayacaktır, bir araya getirdiğinizde örtüşmeyeceklerdir.  Ayrıca insan hatasına ve suiistimaline açıktırlar. ERP programınızdan ise standart kriterlerde, hatasız ve müdahalesiz raporlar almanız mümkündür.

 

Bu yazıyı okuyan pek çok kişinin işine dair istatistikleri ve raporları Excel’de tuttuğunu ve hazırladığını biliyorum. Elbette bu ehveni şerdir, yani hiç yoktan iyidir. Madem performans istatistiklerinizi ve raporlarınızı Excel’de tutuyorsunuz, o zaman işi daha da ilerletin. İşinize dair kritik performans istatistiklerinizi hem çoğaltın hem de detaylandırın.

 

Takip etmenizde ve periyodik aralıklarla ele almanızda fayda gördüğüm KPI’lardan bahsetmek istiyorum. 

 

Ürünü üretmek için aldığınız hammadde ve malzemeleri aylık olarak takip etmelisiniz. Sattığınız malın maliyetinde önemli bir kalem teşkil eder bunlar. Bir örnek verecek olursak satın aldığınız bir gömlekteki hammadde ve malzemeler şunlardır: Kumaş, dikiş ipliği, düğme, yaka telası/kolası, dokuma etiket ve ambalaj. Gömlek üretecekseniz bu hammaddeleri ve malzemeleri alırsınız. Elbette bazen bu ürünleri büyük miktarlarda stoklarsınız ve bir kısmını mevcut siparişleriniz için hemen, bir kısmını da gelecekteki olası siparişlerde kullanırsınız. Dolayısıyla ön deponuzda (hammadde ve malzeme stokladığınız depoya ben ön depo demeyi tercih ediyorum) bu ürünler her daim olacaktır. Aya girerken ve çıkarken farklı miktarlarda olacaktır. Çünkü ay içinde tedarikçilerden hammadde ve malzeme almışsınızdır, ön depoya istiflemişsinizdir ve üretime ihtiyacı/talebi kadar vermişsinizdir. Ön deponuzdaki stok miktarı her gün değişmiştir. Dolaysıyla her ay başında ve sonunda stoğunuzdaki hammadde ve malzemenin miktarını ve değerini bilmeniz, takip etmeniz gerekir. Pek çok firma bu tür stoklarına hakim olmadığı için gereksiz yere hammadde ve malzeme alır, sermayesini bu tür stoğa yatırır. Daha kötüsü bu stokların takibi yapılmadığı için pek çok hammadde ve malzeme bayatlar veya suiistimale uğrar. ERP programınızda bir tuşa basarak bu tür stoklarınızın miktarını anında ve doğru görebilmeniz, nominal ve reel değerlerini tespit edebilmeniz gerekir. Pek çok firma ön deposunda ne kadar hammadde ve malzeme olduğunu ERP’sinden göremez veya görse bile miktarlarına güvenemez. Çünkü ön deposuna bakan kişiler tedarikçilerden gelen malları ve üretime çıktıkları malları ERP’ye doğru kaydetmediği için asla ERP’deki kayıtlarla ön depodaki malların miktarları birbirleriyle örtüşmez. Bu stoklarını nominal değeri alındıkları zamanki fiyatlar üzerinden değerini gösterir. Reel değeri ise ya stokta kaldığı günler boyunca finansman maliyeti hesaplanarak, ya da yerine yenisini koyma maliyeti hesaplanarak bulunur. Elbette bu stokların reel değerini hesaplamak daha doğrudur. Deneyimlerime göre firmaların yıllık karının %2 veya %3’ü bu hammadde ve malzeme deposunda heba olmaktadır. Bu stoklar iyi takip edilse ve kayda alınsa firma otomatikman karını 2-3 puan yükseltir. Nakit akışında problem yaşayan, krediyle çalışan firmalara hammadde ve malzeme depolarını küçültmelerini, bu ürünleri üretimden makul bir süre önce (Just in Time) satın almalarını öneririm. Böylece finansman maliyetinden ve atıl stoktan kurtulmuş olurlar. Tedarikçilerin yaptığı kampanyalardan elde edeceğiniz avantajları gözünüzde büyütmemek ve ağır borçların altına girmemek için hammadde ve malzeme stoğunuzu çok iyi takip etmeli ve masaya yatırmalısınız. Ayrıca ön deponuzu işletme maliyetlerinizi de ölçmelisiniz. Aşağıda başlıklarını verdiğim KPI tabloları ile ön deponuzu daha iyi yönetebilirsiniz.  

·         Aylık Hammadde Alımı (Miktar ve Nominal Değeri)

·         Ay sonunda Ön Depodaki Hammadde ve Malzeme Stokları (Miktar ve Reel Değeri)

·         Üretime Verilen Aylık Hammadde ve Malzemeler (Miktar ve Reel Değerleri)

·         Ön Depo İşletme Giderleri (ön deponun kira, personel, enerji ve diğer sarfiyat giderleri)

 

(Ürünlerde kullandığınız hammadde ve malzemeleri kimlerden aldığınızı ve alımlarınızın nominal değerlerini de takip edin. Doğru satın alma yapmak için tedarikçilerinizle aranızdaki ticareti çok iyi analiz etmelisiniz. Alımınız arttıkça aldığınız fiyat veya vade iyileşmelidir. Veya yaptığınız ödemelerin ortalama vadesi düştükçe alım fiyatınız düşmelidir. Eğer bunlar olmuyorsa dezavantajlı fiyat alıyorsunuz demektir. Ayrıca alternatif tedarikçilerden aldığınızı fiyatları da takip etmenizde fayda vardır.)

 

Üretim bölümü üretim emri için gereken kadar hammadde ve malzemeyi ön depodan çekip üretime başlamalıdır. Ön depo ile üretim arasındaki mal geçişi ERP kayıtlı ve belge imzalı olmalıdır. Bildiğiniz gibi üretimde demirbaşlar (makinalar ve ekipmanlar) işçiler tarafından enerji harcanarak kullanılır ve bitmiş mamullere (barkodu olan paketli ürünlere) çevrilir. Üretim sürecinde işçi giderleri, enerji (elektrik, doğalgaz…vb), sarf giderleri (su, yemek, temizlik…vb) gerçekleşir. Üretimdeki giderlerin çok iyi kayda alınması, ERP’ye girilmesi ve takip edilmesi gerekir. Pek çok işletme maalesef üretim süreçlerine ve maliyetlerine hiç hakim değildir. Burayı ölçemedikleri için de iyileştiremezler. Halbuki burada yapılacak iyileştirmeler verimliliği artırmanın yanı sıra firmanın maliyetlerini oldukça düşürebilir ve karlılığını da oldukça artırabilir. Üretimini ölçmeye başlayan firmaların karlılıklarını katladıklarını çok gördüm. Çünkü ölçünce neyi iyileştirebileceklerini daha iyi görmüş oluyorlar. Üretime dair siz de iyileştirme peşindeyseniz aşağıdaki tabloları tutmanızı öneririm.

·         Üretime Gelen Aylık Hammadde ve Malzemeler (Miktar ve Reel Değerleri)

·         Üretimin Bitmiş Mamul Deposuna Sevk Ettiği Ürünler ve Bunlarda Hangi Malzemeden Ne Kadar Kullandı (Miktar ve Reel Değerleri)

·         Ay Sonunda Üretimde Bulunan Kullanılmamış ve Yarı Mamullerdeki Hammadde ve Malzemeler (Miktar ve Reel Değerleri)

·         Üretimin Hammadde ve Malzeme Firesi (Miktar ve Reel Değeri)

·         Üretim için Harcanan Kira, Enerji ve Sarfiyat (Nominal Değerleri)

·         İşçilere Ödenen Aylık Brüt Maaş, Mesai ve Primler (Nominal Değerleri)

·         Üretim Adetleri (vardiyalık, günlük, haftalık ve aylık)

·         Üretim işçisi başına üretim adetiniz

·         Birim ürün başına üretim maliyetleriniz (SKU bazında, ürün grubu bazında, tüm ürünler bazında)

·         Üretim işçisi başına üretim maliyetiniz

 

Üretimden çıkan ürünler bitmiş mamuller deposuna konmalıdır (ben bu depoya son depo demeyi tercih ediyorum). Son depo genelde müşterilere sevkiyat için de kullanılacaktır (bazı firmalar sevkiyat için ayrı bir depo oluştururlar). Son depoda sadece bitmiş ürünler bulunmalıdır. Son depo üretimden çıkan ürünleri ERP kayıtlı ve imzalı belge karşılığı almalıdır. Müşterilere sevk ettiği ürünlerin de kaydını eksiksiz tutmalıdır. Elbette ayın başında ve sonunda bu depoda mutlaka stok bulunacaktır. Son depo en kritik depolardan biridir. Ne üretmeniz gerektiğini bu depoya bakarak karar vermeniz gerekebilir. Yok satmamak için kataloğunuzdaki her üründen belli bir miktarda bu depoda mutlaka bulundurmalısınız. Kritik eşiğe düşen stoklarınız için hemen uygun miktarda üretim emri oluşturup üretime vermelisiniz. Bu depoda FİFO (first in first out, ilk giren ilk çıkar) uygulamalısınız ki ürünler bayatlamasın, raf ömrünü sizde tamamlamasın. Bu deponuz adresleme yöntemiyle çok düzenli kurgulanmalıdır. Neyin nerede ne kadar olduğu ERP programından görülebilmelidir. ERP de görünenle son depoda olanlar örtüşmelidir. Stok sayımlarınızda  kaydi ve fiili rakamlar arasında uyuşmazlık %1 bile olmamalıdır. Bu depoyu yönetecek kişi mutlaka mühendislik fakültesinden mezun ama lojistik deneyimi olan kalifiye bir yönetici olmalıdır. Eğer bu depoya söylediğim önemi gösterirseniz satışlarınız daha iyi olacak, satıcılarınız müşterilerinize karşı mahcup olmayacak, doğru üretim adetleri yaparak aşırı stok barındırmak zorunda kalmayacaksınız. Bu da karlılığınıza yansıyacaktır. Son depoya dair tutmanız gereken KPI’lar şunlar olmalıdır:

·         Ay başında depodaki ürünlerin değeri (Reel Maliyet Değeri, Toptan Satış Liste Fiyatları Üzerinden Değeri, Perakende Satış Fiyatları Üzerinden Değeri)

·         Ay İçinde Üretimden Depoya Gelen Ürünler (Miktar)

·         Ay İçinde Müşterilere Sevk Edilen Ürünler (Miktar ve Satış Değerleri)

·         Ay İçinde Depodan Çeşitli Amaçla Alınan Ücretsiz Ürünler (Miktar ve Toptan Satış Liste Fiyatları Üzerinden Değeri)

·         Ay sonunda depodaki ürünlerin değeri (Maliyet Değeri, Toptan Satış Liste Fiyatları Üzerinden Değeri, Perakende Satış Fiyatları Üzerinden Değeri)

·         Son Depo İşletme Giderleri (üretimden ürün alan ve müşterilere ürün sevk eden deponun kira, personel, enerji ve diğer sarfiyat giderleri)

 

Ürünleri müşterilere ulaştırmak için sevkiyat yapmak zorundasınız. Bu sevkiyatlar bazen sizin sorumluluğunuzdadır, bazen de müşterinizin. Sizin sorumluluğunuzda olan sevkiyatların hangi yöntemlerle ve hangi maliyetlerle yapıldığını takip etmeniz gerekir.

·         Sevkiyat Analiz Raporu (kaç sevkiyat yapıldı, sevkiyat giderleri, sevkiyat yöntemlerinin ağırlıkları …vb)

 

Ürünlerinizi müşterilere tanıtacak ve satacak satış departmanınızda dair çok ayrıntılı istatistikler tutmalısınız. Böylece satışlarınızı (yani gelirlerinizi) çok iyi analiz edebilir ve çözümler üretebilirsiniz. Ayrıca satış ekibinize vermeniz gereken prim de bu KPI’lar üzerinden hesaplanmalıdır. Satış için yaptığınız giderleri, satışlarınızı, iadelerinizi, satışın alt kırılımlarını, satış karlılıklarınızı mutlaka takip etmelisiniz.

İskonto istatiğinizi tutmanız da önemlidir. Mutlaka her ürünün liste satış fiyatı olmalıdır. Patronlar mevcut cirolarının (müşteriye kestikleri faturaların) bu liste fiyatlarından olması durumunda ne olacağını bilmeleri gerekir. Böylece müşterilere ne kadarlık iskonto (kıyak) yapıldığını görebilirler. Bu iskonto takibi ekip ve satıcı bazında da görülebilmelidir. Bu sayede kimlerin karlı satış yaptığı daha kolay anlaşılır. Bu yapılırsa görülecektir ki; cirosu yüksek olan bazı satıcılar bunu çok iskonto vererek sağlamaktadır. Ciroları küçük olan satıcılardan bazılarının da az iskonto yaparak firmaya katkıları iyidir. Müşteri adaylarına sunduğunuz teklifleriniz mutlaka liste fiyatlarından olmalıdır. (Müşteriye yapılacak İskonto/İndirim; liste fiyatlarının toplamı hesaplandıktan sonra (fatura altı) yüzde olarak belirtilmelidir. Böylece hangi müşterilere ne kadarlık indirim yapıldığı ve satıcıların (ve de ekiplerin) iskonto yüzdesi belli olur. Net fiyat üzerinden teklif verirseniz, hangi müşteriye hangi satıcı ne kadar indirim yapmış anlayamazsınız. Az indirim yapan satıcı ile çok indirim yapan satıcıları birbiriyle yanlış kıyaslarsınız. Satıcıların performans değerlendirmesinde ve prim hesaplamalarında mutlaka iskonto oranları kullanılmalıdır. Bunu yapabilmek için de liste fiyatları deklare etmelisiniz ve fiyat teklifi formunu söylediğim gibi hazırlamalısınız.)

 

Müşterileri nasıl elde ettiğinizin de istatistiğini tutmalısınız. Yıla girerken aktif ve pasif müşterileriniz, yıl içinde kazandığınız müşterileriniz, yeni müşterileri kimin nasıl kazandırdığı, yıl sonunda aktif ve pasif müşterilerinize dair adetsel ve cirosal rakamları da takip etmelisiniz. Çünkü bazı müşterileri patronlar bulup firmaya kazandırırken, bazı müşteriler firmayı internetten veya etraftan örenir ve kendiliğinden ulaşır. Bazı müşterileri ise bizzat satış ekibi araştırarak, telefon açarak, ziyaret açarak firmaya kazandırır. Yeni müşterilerin nasıl ve kimler tarafından kazanıldığını görmeniz ve yönetmeniz önemlidir. Eski ve yeni müşterilerinizin ciro içindeki payını da sürekli takip etmeniz gerekir. Ayrıca hangi satıcınızda kaç adet pasif müşterileri (örneğin son 6 ayda sizden hiç ürün/hizmet almamışları pasif müşteri olarak tanımlayabilirsiniz) var ve hangi satıcınız kaç pasif müşteriyi aktif müşteriye döndürmüş, bunları da takip etmelisiniz.

Satışa dair tutmanızı önerdiğim KPI’lar şunlardır:

·         Satış Departmanı İşletme Giderleri (Kira, maaşlar, mesailer, primler, seyahat harcamaları, sarfiyat harcamaları, satış materyalleri giderleri …vb)

·         Net satış adetiniz, net satış cironuz ve birim fiyatınız

·         İadelerin adetleri ve değeri

·         Satılan Malların Malzeme ve Üretim Maliyeti (Reel Değer)

·         Net Satıştan Elde Ettiğiniz Brüt Kar

·         Satış Kanalları Bazında Cironuz, İskontonuz, Brüt Karlılığınız ve Net Karlılığınız

·         Müşteri Grupları Bazında Cironuz, İskontonuz, Brüt Karlılığınız ve Net Karlılığınız

·         Ürün Grupları Bazında Cironuz, İskontonuz, Brüt Karlılığınız ve Net Karlılığınız

·         Markalar Bazında Cironuz, İskontonuz, Brüt Karlılığınız ve Net Karlılığınız

·         Bölgeler Bazında Cironuz, İskontonuz, Brüt Karlılığınız ve Net Karlılığınız

·         Satıcılar Bazında Cironuz, İskontonuz, Brüt Karlılığınız ve Net Karlılığınız

·         Satıcı/ay başına cironuz

·         Müşteri Gruplarınız (satıcılar bazında yeni, eski, aktif ve pasif müşteriler ve ciroları, satıcılardaki müşterilerin nasıl kazanıldığı…vb)

 

Satışın en önemli parçalarından biri de müşterilerden yapılan tahsilatlardır. Ender sayıda firma önce ödeme sonra sevkiyat yaparken, pek çok firma sevkiyattan sonra vadeli tahsilat yapmaktadır. Pek çok müşteri borcuna sadık değildir. Ya ödemeyi geciktirir, ya anlaşılan vadeye uygun çek vermez ya da her ikisini birden yapar. Ayrıca pek çok firma da bin TL’nin altındaki alacalarının peşinden koşturmaz. Bu ufak alacakları topladığınızda yüzbinleri bulur, ki bu da çok önemli bir kar kaybı demektir. Bu durumda alacakların çok sıkı takip edilmesi gerekir. Eğer müşterilerden alacaklar sıkı takip edilmezse firma karlılığı 4-5 puan azalır. Yani esas karlılık alacak takibini sıkı tutmakta yatar.

·         Ay Başındaki Alacaklarınız

·         Ay Başındaki Alacaklarınızın Ortalama Vadesi

·         Ay Başındaki Gecikmiş Alacaklar

·         Ay İçindeki Tahsilatınız

·         Ay İçindeki Tahsilatlarınızın Ortalama Vadesi

·         Ay İçindeki Tahsilatlarınızın İçinde Bulunan Gecikmiş Alacak Tahsilatları

·         Ay Sonundaki Alacaklarınız

·         Ay Sonundaki Alacaklarınızın Ortalama Vadesi

·         Ay Sonundaki Gecikmiş Alacaklarınız

 

Eğer bir proje firmasıysanız, örneğin inşaat firması, mimarlık firması, kapı/pencere firması, etkinlik firması iseniz teklif verirken bir maliyet hesabı yaparsınız ve de projeyi sonlandırdığınızda bir maliyet hesabı yaparsınız. Genelde bu hesaplar birbirini tutmaz. Ama aşırı fark varsa zarara da yol açabilir. Her ay teslim ettiğiniz projelerin karlılık analizini yapın ve bu projelerin onaylanmış son teklifleri ile karşılaştırın. Sonra da olumlu olumsuzları masaya yatırarak satış ekibinin ders çıkarmasını sağlayın.

·         Teklif ve Teslim Bazında Proje Karlılık Karşılaştırması

 

Ürünlerinize talep yaratmak için pazarlama departmanı kurmalı ve bu departmana dair istatistikler tutmalısınız.

·         Pazarlama Departmanı İşletme Giderleri (Kira, maaşlar, mesailer, primler, seyahat harcamaları, sarfiyat harcamaları, satış materyalleri giderleri …vb)

·         Ürün araştırma ve geliştirme faaliyetleri ve giderleri

·         Tüketici araştırmaları ve giderleri

·         Pazar araştırma ve geliştirme faaliyetleri ve giderleri

·         Satış kanalları bazında ciro oranları ve gelişimleri

·         Ürünlere, markalara ve kuruma yönelik tanıtım ve reklam yatırımları

 

Bir ürünün reel maliyetini hesaplayabilmeniz için işletme/yönetim giderlerini de hesaba katmalısınız. Bu giderler beyaz yakalı çalışanlardan (idari personelden) kaynaklanan giderlerdir. Bu beyaz yakalılar aşağıda bahsi geçen departmanlarda çalışmaktadır. Bu departmanların giderlerinin içinde kiraları, maaşları, mesaileri, primleri, sarfiyatları, seyahatleri vb şeyler vardır. Bu departmalardan verim alabilmek için giderlerini ve getirilerini her zaman ölçmelisiniz. Bunu yapabilmeniz için tutmanız gereken KPI’lar şunlar olmalıdır.

·         Mali işler (muhasebe ve finans) departmanı giderleri

·         İdari işler (sekreterya, güvenlik, temizlik, mutfak/ikram, İK, IT ve benzeri birimlerin toplamı) departmanı giderleri

·         Satınalma departmanı giderleri

·         Üst yönetim giderleri

 

Satılan malın üretim maliyetine, satış ve pazarlama ile işletme/yönetim giderlerini de eklediğinizde tüm giderlerinizi bulmuş olacaksınız. Cironuzdan tüm giderlerinizi çıkardığınızda da faaliyet karınıza (FAVÖK) ulaşmış olacaksınız. Tüm giderlerinizin içinde yatırımlar, finansman maliyetleri ve faizler ile vergileriniz olmamalıdır. Bunların toplam tutarını FAVÖK’ünüzden çıkardığınızda da net karınıza ulaşırsınız.

·         Aylık faaliyet karı

·         Yatırım giderleri

·         Finansman ve faiz giderleri

·         Vergiler

·         Net kar

 

Faaliyet karınızı ve net karınızı muhasebenizin hazırlayacağı Gelir Tablosu ile de karşılaştırmalısınız. Gelir tablosu, işletmenin belirli bir dönemde elde ettiği tüm gelirler ile bu gelirlerin elde edilmesi için katlandığı giderleri ve bunların sonucunda oluşan kar veya zararı gösteren bir mali tablodur. Bu tabloda net satışlardan satışların maliyetini (SMM) çıkarmalısınız. Sonuç size brüt karınızı verecektir. Brüt kardan da faaliyet giderlerinizi (beyaz yaka giderleri olarak düşünebilirsiniz) çıkararak faaliyet karınızı bulmalısınız. Bazı aylarda faaliyet karı değil faaliyet zararınız olması gayet doğaldır. Üretim/hizmet amacınızın dışında oluşan gelir ve giderlerinizi tablonuza artı veya eksi olarak girmelisiniz. dışı gelirlerinizi artı, faaliyet dışı giderlerinizi eksi olarak girmelisiniz. Artı ve eksilerin farkı artı veriyorsa bu faaliyet karınıza eklenir, eksi veriyorsa bu faaliyet karınızdan düşülür. Çıkan rakam vergi öncesi karınız demektir. Vergi giderlerinizi de düşünce net karınıza ulaşırsınız. Gelir tablosu maliyeye ibraz edilen bir rapor olduğu için patronlar bürokratik görür ve incelemez. Halbuki muhasebesine her ayın sonunda hazırlatmalıdır ve önceki aylarla karşılaştırmalıdır.

 

Bir önemli KPI da Bilanço’dur. Devlet ve bankalar tarafından talep edilen ve itibar gören bir KPI’dır. Bilanço kısa vadeli aktif ve pasifleriniz ile uzun vadeli aktif ve pasiflerinizi gösterir. Bilanço sadece resmi makamların ve bankaların bakması gereken, bakacağı bir KPI değildir. Bizzat patronlar da bakmalıdır. Her ayın sonunda muhasebenizden bilanço istemelisiniz. Bilanço, şirketinizin ay sonundaki finansal durumunu gösteren anlamlı bir tablodur. Bilançonun kısa vadeli pasifler bölümünde yakın dönemde ödemeniz gereken borçlarınızı (tedarikçilere olan borçlarınız, bankalara olan borçlarınız, müşterilerinize olan borçlarınız, devlete/kamuya olan borçlarınız…vb) görürsünüz. Kısa vadeli aktifler bölümünde ise kasanızdaki veya bankanızdaki likitleri (nakit para, döviz, kıymetli maden, müşteri çek ve senetleri, hisse senedi vb), kısa dönemde satılabilir stoklarınızı, müşterilerden alacaklarınızı ve tedarikçilerden alacaklarınızı görürsünüz. Aktifleriniz pasiflerinizden ne kadar fazlaysa o kadar sağlıklı bir firmasınızdır. Uzun vadeli pasifler bölümünde yakın dönemde ödemeniz gerekmeyen borçlarınız (kıdem tazminatlarınız, davalı borçlarınız, teminat mektuplarınız…vb) yer alır. Uzun vadeli aktifler bölümünde firmanızdaki demirbaşlarınız, yazılımlarınız, satmayı düşünmediğiniz (kullandığınız) mülkler ve araçlar, marka değerleriniz, patent değerleriniz ve benzeri varlıklarınız bulunur. Buradaki aktifleriniz pasiflerinizden ne kadar fazlaysa o kadar zengin ve sağlam firmasınızdır. Bilançonuzun kısa ve uzun vadeli bölümlerindeki aktifler ile borçlar arasındaki fark öz sermayenizi oluşturur. Öz sermayeniz de size bir anlamda firmanızın değerini verir. Her ay firmanızın değerini bilmenizde çok büyük fayda vardır. Önceki ayların bilançoları ile karşılaştırma yaparak şirketinizin finansal yapısını nasıl güçlendirebileceğinizi daha isabetli kurgulayabilirsiniz.

 

Patronların takip etmesi gereken çok önemli bir KPI daha vardır: Bütçe. Bütçe yıla girmeden önce yapılan, yıllık gelir ve gider tahminlerini/hedeflerini içeren bir tablodur. Bu tablo ayrıntılı olarak aylık gelir ve aylık gider beklentilerini içermelidir. Gelir ve gider hedefleri önceki yılların gerçekleşmelerine bakılarak, sektörün büyümesine bakılarak, üretim girdilerindeki olasılıklara bakarak, büyüme ve pazar payı hedeflerine bakılarak, yatırım ve istihdam hedeflerine bakılarak, kar hedeflerine bakılarak, patronun gönlünde yatan aslana bakılarak belirlenmelidir. (Hedef belirlemeye dair daha çok ayrıntı için yazının sonundaki dip nota bakınız.) Elbette bütçenin hedef kısmı belirlendikten sonra her ay gerçekleşen gelir ve giderler ile karşılaştırılması gerekir. Bu yapılmazsa yıla girmeden önce bütçe hazırlamanın bir anlamı olmaz. Yıla girmeden önce departman yöneticileri kılı kırk yararak, üzerinde çok konuşarak, tartışarak ve düşünerek bütçe hazırlamalı ve patronlarına sunmalıdırlar. Patronlar da revize taleplerini dile getirerek nihai bütçe devreye sokulmalıdır. Tüm yöneticiler bütçedeki gelir ve gider hedeflerini tutturmaya odaklanmalıdır. Sonra da her ay bütçedeki hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı konusunda patronlara hesap vermelidirler. Eğer yılın başında belirlenen bütçeye uygun ilerleniyorsa patronlar izleyici ve motive edici olmalıdır, bütçeye uygun ilerlenmiyorsa patronlar sorgulayıcı ve düzeltici olmalıdırlar. Bütçeli çalışan firmalar daha sağlıklı ilerler ve kurumsallaşır. Bütçeli çalışmak geleneksel hale gelince şirket sürdürülebilir büyüme yakalamada daha istikrarlı olur. Patronlar günlük işlerin içinde kaybolmak yerine bütçe üzerinden denetim ve değerleme yaparak liderlik sergilemelidirler. 

 

Patronlar için önemli olan bir diğer KPI da Nakit Akış Tablosu’dur. Bu tablo sayesinde kısa, orta ve uzun vadede yapacakları tahsilatlar ile yapacakları ödemeleri görebilirler. Böylece hangi tahsilatlar ile hangi ödemeleri karşılayabileceklerini planlayabilirler. Bazı firmalar alacakları borçlarından kat be kat olmasına rağmen ödeme güçlüğüne girer, çünkü tahsilatlarınız zamanında yapamamış ve ödeme taahhütlerini yerine getirememişlerdir. Bu firmalar bankalardan kredi çekerek finansal krizlerini yatıştırırlar ama bu sefer de karlarının bir kısmını faize ödedikleri için karlılıkları düşer. Bankalara olan kerdi taksitlerinde bir gecikme yaşarlarsa bu sefer bankalar nezdinden kredibiliteleri düşer, hatta hacizlerle karşı karşıya kalabilirler. Tüm bu olumsuzlukları yaşamamak için her firma nakit akışını çok yakından takip etmeli, ödeme taahhütlerini yerine getirebilmek için tahsilatlarını yakından takip etmelidir. Aslında normal olan son 12 aylık cironuzun sadece %8’i kadar alacağınızın olmasıdır. Bundan daha fazla alacağınız varsa muhtemelen ödeme güçlüklerini yenmek için banka kredisi kullanıyorsunuzdur. Bankalara ödediğiniz faiz de neredeyse yıllık karınıza eşittir. Bir de ayağınızı yorganınıza göre uzatmadıysanız, zararına satış veya boyunuzu aşan yatırımlar yaptıysanız, banka kredilerinizin geri ödemelerini aksatıp tehlikeli bir finansal krize girmeniz muhtemeldir. Tüm bunları yaşamamak için nakit akış tablonuz olmalı ve bu KPI’ı çok yakından takip etmelisiniz.

 

Son 4 KPI’ı tekrar aşağıya yazıyorum.

·         Aylık Gelir Tablosu

·         Aylık Bilanço

·         Aylık Bütçe Değerlendirme Tablosu

·         Nakit Akış Tablosu

 

Aylık olarak çalışan başınıza cironuzu, brüt karınızı ve net karınızı da ölçmenizi öneririm. Bu size verimliliğinizi sık sık hatırlatacak ve önceki aylarla kıyaslama yapmanızı sağlayacaktır. Bu da doğru istihdam politikaları geliştirmenize neden olacaktır.

 

Evet, size 70 küsur KPI önerdim. Önerdiğim KPI’ların hiçbiri atlanacak, göz ardı edilecek istatistikler değildir. Bu istatistikleri doğru yorumlarsanız çok isabetli kararlar alarak şirketinizi daha karlı hale getirebilirsiniz.

 

Önerdiğim bu istatistikleri (KPI’ları) yöneticilerinizle tartışın, geliştirin, sadeleştirin ve nasıl kullanacağınıza karar verin. Gerekirse eleme yaparak daha az KPI ile yola çıkın ama her sene yeni KPI’lar ekleyerek size önerdiğim sayının bile üzerinde KPI ile şirketinizi yönetin. Modern ve global firmaların böyle yaptığından emin olabilirsiniz. Onlar yapıyorsa siz neden yapmayasınız?

 

Belirlediğiniz KPI’lar üzerinde 5-6 ay ısrarla durun ve takip edin. Bu KPI’ları gerekirse Excel ile takip edin. Daha sonra bu KPI’ları ERP’den alın. Böylesi daha sağlıklı, daha hızlı ve daha güvenli olacaktır.   

 

Zaten KPI raporlarınızı ERP’nizden bir tuşla alınabilmesi için KPI raporlarınızı önce Excel tablosunda hazırlamanız gerekir. Bunu hazırlamak için yönetim, departman sorumluları ve muhasebe bir araya gelmeli KPI kriterlerini tartışmalı, KPI raporlarına karar vermelidir. (KPI raporlarını numaralandırmayı da unutmayın. Numaralandırılmış KPI raporu daha kolay ERP’den çekilir.)  Daha sonra ERP’yi satın aldığınız firmayı çağırmanız ve Excel’deki KPI raporlarınızı göstermeniz ve bu raporları tek tuşla ERP programından almak istediğinizi söylemeniz gerekir. Bunu yapamayan ERP firması yeryüzünde yoktur. Eğer ERP firmanız talep ettiğiniz KPI raporlarını tek tuşla veremeyeceğini söylerlerse; ya gerçekten dandik bir ERP programıdır, ya işten kaytarmak istiyorlardır, ya da ekstra fazla ücret alabilmek için yol yapıyorlardır. Tahminimce ERP firması “tek tuşla bu KPI raporlarınızı almanızı sağlayabiliriz ama önce ERP’nizde düzenleme yapmalıyız ve sizler de girişlerinizi bu düzenlemeye göre yapmalısınız” diyeceklerdir. Söz konusu düzenlemeler de belirlediğiniz KPI’lardaki kriterlerdir.

 

Pek çok iş kitabında, makalesinde ve röportajında gördüğünüz/duyduğunuz ve muhtemelen hak verdiğiniz “ölçemediğinizi yönetemezsiniz” düsturunu biraz açacak olursak; KPI raporlarıyla performans takibi ve analizi yapmazsanız işinizdeki aksamanın nerede olduğunu fark edemezsiniz, neleri iyileştirmeniz gerektiğini bilemezsiniz, sağlıklı olmayan veriler üzerinden denetim yaparsınız ve yanlış yargıya varırsınız.

 

KPI raporlarının bazıları günlük, bazıları aylık, bazıları çeyrek dönemlik, bazıları yıllık olabilir. Bu periyotlardaki raporların ne olacağına ve hangi kriterleri içereceğine yönetim karar vermelidir.

 

KPI raporları basit olamaz. Basit KPI raporlarını ilkel firmalar talep eder, uygular ve sonucunda batar.

 

Başta satış departmanı olmak üzere tüm departmanlar doğru ve kemikleşmiş KPI’lar ile takip edilmelidir. Aksi düşünülemez. Bu raporlar olmadan ne patron departmanlarını doğru değerlendirebilir, ne departman yöneticisi ekibini doğru yönlendirebilir, ne de çalışanlar kendi performanslarını doğru değerlendirebilir.

 

Örneğin satış ekiplerinin performansı KPI’lar üzerinden takip edilmelidir. KPI’a endeksli performans analiz algoritması her satıcıya puan vermelidir. Satıcılara puanlarını her ay bitiminden sonra toplantı ile deklare etmelisiniz. Böylece çalışanlar satış performans değerlendirmelerinin rasyonel bir şekilde yapıldığını ve ne yaparlarsa performanslarının iyileşeceğini daha net görebilirler. Puanlar sayesinde yönetim de satıcıları daha objektif değerlendirebilir. (Satıcılar sadece satış verileri üzerinden puan kazanmamalı, görevlerini yerine getirme üzerinden de puan kazanmalıdır. Aylık görev performans puanlaması satış müdürü tarafından yapılmalıdır. Satış Müdürü aynı ilkokul karnesi hazırlar gibi sarıcıların karnesini hazırlamalı ve vermelidir. Böylece satıcılar müdürlerinin kendilerinden beklentisini daha iyi anlamış olur. Karnede; verilen görevleri yerine getirme, çalışma arkadaşlarına yardımcı olma, ERP kullanımı, kendisine zimmetli araçları kullanımı, ziyaret sayısı hedeflerine ulaşma, iş disiplinine uyma gibi kriterler olmalıdır. Aylık karne notlarının alınacak primleri etkileyeceği belirtilmelidir. Bunu bilen satıcılar yüksek puan almak için daha çok çaba sarf edeceklerdir.) Satıcılara yönelik kurulacak prim sistemi de KPI’lara endeksli olmalıdır. Bu yüzden basit değil ayrıntılı olmalıdır. Şirketin hedeflerine hizmet etmeli ve destek vermelidir. İyileştirilmesi gereken/düşünülen noktalara hitap etmelidir. Motive edici olmalıdır. Böyle komplike bir prim sistemi sürdürülebilir büyümeye hizmet edebilir. Komplike prim sistemleri de detaylı ve yeterli sayıda KPI varsa kurulabilir. 

 

Şirketinizde KPI hamlesini kim başlatacak? Elbette önce patronların bunu talep etmesi gerekir. Onlar KPI’larla çalışan yöneticileri desteklemelidir. KPI raporu okumaktan, analiz etmekten sıkılmamalıdırlar. Tüm yöneticiler kendi KPI’larını oluşturmalı ve ardından şirketin ana KPI’ları oluşturulmalıdır. Yine de ben size bir çalışanınızı KPI sisteminizin hazırlanması konusunda baş görevli ilan etmenizi öneririm. Bu kişi patrondan aldığı güç ve yetkiyle öncelikle departmanların doğru istatistikler tutmasını sağlamalı, ardından ERP programından bazı temel istatistiklerin alınmasını sağlamalıdır. Zamanla tüm gerekli KPI’ların önce Excel’den sonra ERP’den alınmasını sağlamalıdır.

 

Bilmem anlatabildim mi?

 

 

Not: Hedef Belirlemek

 

Her türlü hedefi yönetim belirlemelidir. Yönetim hem tümden gelme hem de tüme varım metoduyla hedef belirlemelidir.

·         Tümden gelme yönteminde yönetim önce; firmanın ciro, karlılık, iskonto, satıcıların toplam çalışma ay süresi, satıcı başına ortalama portföy büyüklüğü, satıcı başına ortalama ciro artışı hedeflerini, ürün grupları bazında hedefleri belirlemelidir. Yönetim hedeflere karar verirken enflasyon ve döviz artışlarını, kapanan yılda satıcıların toplam kaç ay çalıştığını, girilecek yılda satıcıların toplam kaç ay çalışması gerektiğini, yeni çıkacak ürünleri, geçen senelerin ürün gruplarındaki brüt karlılıkları ve daha pek çok kriteri hesaba katmalıdır. Ardından bu hedefleri satış müdürü ile görüşerek ve anlaşarak satıcılara pay etmelidir. Hedefler hem zorlayıcı hem de ulaşılabilir olmalıdır.

·         Tüme varma yönteminde satış müdürü her satıcıya tek tek ve ayrıntılı hedefler verir. Bu hedefler toplanarak satış (ciro) hedefini oluşturur. Ayrıntılı hedefler sayesinde firmanın karlılık hedefi, ortalama iskonto hedefi, ürün gruplarındaki hedefleri de ortaya çıkar.

·         Tümden gelme ve tüme varma yöntemleriyle belirlenen hedefler birbiriyle karşılaştırılarak, yönetim ve satış müdürü nihai hedefleri belirlemeli ve satış ekibine deklare etmelidir.

 

Hedef verirken veya performans kıyaslaması yaparken bakış açınızı “satıcı sayısı” olarak değil, satıcıların toplam çalıştığı ay sayısı olarak değiştirmeniz gerekir. Örneğin iki ardışık yılı da 8 satıcı ile kapamış olabilirsiniz. Ama bu iki yıldan da aynı performansı beklemeniz doğru olmaz. Çünkü söz konusu yıllardan birinde 8 satıcı toplam 48 ay çalışmış olabilir, diğeri ise toplam 84 ay çalışmış olabilir. Bu fark istihdam zamanlamasında ve kadro boşluklarından gelebilir. Bir başka deyişle bu yılı kaparken 5 satıcınız varsa ve onların toplam çalışma süresi 60 ay (5x12) değil de 40 ay ise ve bu satıcıların cirosu 10 ise; önümüzdeki yıl bu satıcıların hiç ayrılmayacağını, toplam 60 ay çalışacaklarını düşünerek hedef vermeniz gerekir. Aksi taktirde enflasyonu veya doları hesaba katarak vereceğiniz hedef düşük kalabilir.

 

 Web sitem: www.muratsaylan.com