Organizasyon Şeması Nasıl Olmalı?

Firmalar her yönetici istihdamından veya departman kuruluşundan sonra organizasyon şemasını değiştirmek zorunda kalır. Üstelik bunu büyük sancılarla yaparlar. Yeni istihdam edilenlere pozisyonlar veya departmanlar açılır. Bunların nereye, hangi yöneticiye veya departmana bağlanacağı üzerine tartışmalar çıkar. Kimseyi küstürmemek için ilkesizce ve mantıksızca şemaya eklemeler yapılır. Sonuç olarak ortaya garabet bir organizasyon şeması çıkar. Yeni şemadan ne eskiler ne de yeniler memnundur. Üstelik bu yeni organizasyon şeması da önceki gibi içselleştirilemez, dolayısıyla da kağıt üzerinde kalmaktan ileri gidemez.

Oysaki sürdürülebilir büyüme stratejisinin ve kurumsallaşmanın temel taşı organizasyon şemasıdır ve bir kere belirlendikten sonra o şemadaki pozisyonlara göre istihdam gerçekleşmelidir. Dolayısıyla ileride açacağınız departman ve bölümler ile ileride istihdam edeceğiniz pozisyonlara da mevcut organizasyon şemanızda yer vermeniz gerekir. 

Geleceği taşıyacak iyi bir organizasyon şeması ortaya çıkarabilmek için öncelikle şirketin 5 yıllık büyüme hedefi ve vizyonu ortaya konmalıdır. Yani stratejik planı olmalıdır. Sonra şirketin şimdiki ve gelecekte ihtiyaç duyacağı temel fonksiyonları belirlenmelidir. Temel fonksiyonlara karar verirken şirketin bugünü değil 5 yıl sonraki hali düşünülmelidir. Fonksiyonlardan departmanlar ve pozisyonlar kendiliğinden ortaya çıkacaktır.

5 yıl sonra şirketinizde yer alacak pozisyonları, birimleri, bölümleri ve departmanları içeren bir organizasyon şemanız olmalıdır. Bu şemayı birilerini işe aldıktan sonra değil, her yeni yıla girerken revize etmeniz gereken stratejik planı oluştururken yenilemelisiniz. Böylece insanlara bağlı değil, sisteme bağlı bir firma olursunuz.

Henüz istihdamı yapılmamış pozisyonlar ile henüz açılmamış bölüm ve departmanların organizasyon şemanızda bulunması kafa karışıklığı yaratmaz. Tam tersine zihinler berraklaşır. Bunu ileride daha ayrıntılı ele alacağım. Önce bir şirkette bulunması gereken temel departmanlardan bahsedelim. Genelde şirketlerin temel departmanları aşağıdaki gibidir:

·         İdari İşler: Şirketin yönetim ve üretim alanlarının çalışmaya müsait olmasını, yemek, servis, bakım, güvenlik, bilgi-işlem gibi iç hizmet ihtiyaçlarının giderilmesini sağlar. Bazen insan kaynaklarının istihdamını ve hizmetlerini de üstlenir. (Şirketler büyüdükçe İK doğrudan genel müdüre bağlı ayrı bir departman haline getirilmelidir.)

·         Mali İşler: Muhasebe ve finans işlerini yürüten birimdir. Gelen ve çıkan evrakların kaydını yapar. Alacakların tahsilatını ve borçların ödemesini yapar. Resmi dairelerle ve bankalarla ilişkileri yürütür. Denetim fonksiyonu da vardır. Şirkette bulunan demirbaş, sarf malzemesi, hammadde, yarı mamul, bitmiş mamul ve diğer varlıkların sayımını ve raporlamasını yapar.

·         Satınalma: Üretilecek olan ürün için gerekli hammadde ve aksesuarları satın almaktan sorumludur. İşletmenin döngüsü için gerekli olan sarf malzemelerinin de alımını yapar. Ürün gamına eklenecek ticari malların da alımını yapar.

·         Üretim:  Ürün veya hizmetin üretilmesi için çalışan, verimliliği gözeten birimdir.  Dışarıya yaptırılan fason üretimlerin kalitesini de takip eder. Arge ve Ürge genelde bu departmana bağlı birimlerdir.

·         Satış: Yurtiçi ve yurtdışı müşterilere hizmet üreten, bayilik teşkilatını yöneten, saha ziyaretleriyle satışları ve bayi sayısını artırmaya çalışan departmandır.

Yukarıda belirtilen temel departmanlar bazı firmalarda “koşullar” gereği birleştirilebilir veya alt-üst edilebilir. Ya da bu temel fonksiyonların altındaki bir birimi temel fonksiyon haline getirebilirler. Veya patronların iş yükünü azaltacak departmanlar açabilirler. Örneğin son yıllarda orta ölçekli firmalarda dahi Pazarlama, Lojistik, İnsan Kaynakları, Bilişim Teknolojileri ve İç Denetim gibi birimler haklı olarak temel fonksiyon haline gelmiştir. Ayrıca Arge/Ürge, Kalite Kontrol, Yönetim Sistemleri, Marka Yönetimi, Reklam ve Halkla İlişkiler, Kurumsal İletişim ve benzeri konular da pozisyondan birime/bölüme hatta departmana dönüştürülmüştür. Her firma işinin gerektirdiği temel fonksiyonlara göre departmanlarını, birimlerini ve pozisyonlarını belirlemelidir.

Burada pazarlama departmanına dair ek bir alan açmak istiyorum. Bilinçsiz firmalar satış departmanlarına “Pazarlama Departmanı” veya “Satış ve Pazarlama Departmanı” dediği için maalesef gerçek işlevini yerine getirebilecek bir Pazarlama Departmanı kuramamaktadırlar. Pazarlama departmanı stratejik bir departmandır. Planlama ve ölçme özellikleri ön planda olan bir departmandır. Patronlardan yük alan bir departmandır.

Pazarlama: Ürünün markalaşabilmesi ve talep görmesi için ürün gamını belirleyen, fiyatlamayı yapan, firma bütçesini hazırlayan, şirketin/ürünlerin performansını ölçen, pazar/tüketici araştırmaları yapan, ArGe ve ÜrGe yönetimi yapan, satış kanallarını belirleyen/yapılandıran, tanıtım ve iletişim faaliyetlerini örgütleyen birimdir. Şirketin “sürdürülebilir büyüme planını” hazırlayacak departmandır pazarlama. (İnternette “Pazarlama Karması” diye araştırma yaparsanız ne demek istediğimi daha iyi anlarsınız.)

Fark edeceğiniz gibi pazarlamanın görevlerini genelde patronlar yapmaktadır. Çünkü saydığım görevlerin hepsi stratejik hareketlerdir ve kurumsallaşamamış firmaların patronları bu görevlerin sorumluluğunu başkalarına bırakmak istemezler. Kurumsallaşmayı başarmış firmalarda ise patronlar stratejik kararların pazarlama departmanı tarafından verilmesini ister. Pazarlama departmanının her yıl yenileyerek sunduğu stratejik planı tarafsız bir gözle inceleyen patronların şirketlerine daha doğru yön verebildiği bir gerçektir.

Satış departmanınızdan pazarlamanın alanına giren görevleri yapmasını bekleyemezsiniz. Onlar ellerine verilen ürünü, fiyatı, kampanyayı, mesajı iletmekle yükümlüdürler. Ve bu görev onları yeterince meşgul edecektir zaten. Ayrıca pazarlama görevlerini yerine getirebilmek için iyi bir işletme eğitimi ve pazarlama zekası şarttır. (Bkz: http://muratsaylan.blogspot.com.tr/2013/01/sats-m-pazarlama-m.html)

Şirketinizde henüz pazarlama departmanı olmayabilir, ama bunu yine de bu departmanı organizasyon şemanıza ekleyin. Böylece ileride pazarlama departmanı kurma hedefiniz olduğunu ortaya koyarsınız. Hem böylece satış departmanınız da kendisine “pazarlama” departmanı deme yanlışına düşmez. Ya da henüz şirketinizde İnsan Kaynakları yöneticisi barındırma ihtiyacı ortaya çıkmamış olabilir. Siz yine de bu pozisyonu bir departmana bağlayın veya bu pozisyon için bir birim veya departman oluşturun. İleride İnsan Kaynakları için nasıl bir tasarrufta bulunacağınız şimdiden ortaya çıksın. İK Yöneticisi istihdam edeceğiniz zaman adayı şirkette nasıl konumlandıracağınızı bilerek iş görüşmesi yaparsınız, bu her iki taraf için de daha doğru bir iş görüşmesi olur.

Organizasyon şemasına geri dönecek olursak.  Organizasyon şeması bir firmanın temel fonksiyonlarını belirten, nasıl yapılandığını gösteren, departmanların ve sorumluların birbiriyle ilişkisini gösteren tablodur.  Firmanın iş akışına ve birbirleriyle işbirliği ilişkilerine göre departmanlar ve alt birimler bu şemada yer almalıdır. En tepedeki yöneticiden başlayarak bir kuruluşta kimin kime bağlı olarak çalıştığını, işletmedeki hiyerarşiyi göstermelidir. Çalışanlar organizasyon şemasına bakarak kime karşı sorumlu olduklarını ve hangi konuda kimlerle işbirliği yapabileceklerini kolayca anlayabilmelidirler. Organizasyon şeması bir anlamda görev tanımlarını da ifade edecektir.

Bu açıklama sonrasında size önerebileceğim en basit ve en işler organizasyon şeması aşağıdaki gibidir. 

İyi bir organizasyon şeması sayesinde çalışanlar firmalarını, diğer çalışanları ve sorumluluklarını daha kolay anlayacaklardır. Ayrıca organizasyon şemasına bakarak kendi kariyer planlarını yapabileceklerdir. İşe yeni başlayanlar ise firmada nereye konumlandıklarını, hangi görevi ifa edeceklerini ve firmalarını daha kolay anlayacaklardır. 

Firmanıza gelen bir misafir (müşteri, tedarikçi, danışman, denetimci vb.) organizasyon şemanıza bakarak firmanızı çok kolay bir şekilde anlayabilecektir. 

Organizasyon yapısının, doğru bir şekilde dizayn edilmesi, şirketin amaçlarını gerçekleştirmesinde çok ama çok önemli bir rol oynar.

Yönetim kalitenizi ispat etmeniz gereken durumlarda (örneğin ISO 9001 belgesi almayı veya Turquality programından yararlanmayı planlıyorsanız) size en önce sorulacak şey şirketinizde herkesin görebileceği bir yerde asılı duran organizasyon şemanızın olup olmadığı olacaktır.

Daha önce de belirttiğim gibi; iyi bir organizasyon şeması şirketin bugünkü yapısını değil gelecekteki yapısını göstermelidir. Yani firmanızda “henüz” mevcut olmayan pozisyonları, birimleri ve departmanları da içermelidir.

İdeal organizasyon şemanızda 35 idari personele ihtiyaç varken şu anda 15 idari personeliniz varsa elbette size dereyi görmeden paçanızı sıvamayı yani kadrolarınızı bir an önce genişletmenizi önermiyorum. 35 personele hangi yılda veya hangi ciroya ulaştığınızda çıkacağınızı önceden belirlemenizi, bu hedef doğrultusunda açacağınız departmanları ve pozisyonları organizasyon şemanızla birlikte deklare etmenizi öneriyorum. Böylece tüm çalışanlar hangi pozisyonların ve departmanların ne zaman açılacağını görürler. İşte bu vizyondur. Yani firmanızın idari yapısını ileride nasıl görmek istediğinize dair hedefinizdir.  

Bunu yaparsanız her istihdamla birlikte organizasyon şemanızı değiştirmeye gerek kalmayacağı gibi ihtiyacınıza uygun kişileri istihdam edersiniz. Hangi pozisyonların doldurulacağını ve hangi birim ile departmanların açılacağını gören çalışanlar da iş ve kariyer planlamalarını daha doğru yapacaklardır. Üstelik ne istediğini bilen bir yönetim altında çalıştıklarını düşünecek ve firmalarına olan güven ve sadakatleri artacaktır.

Boş pozisyonların görevlerini elbette ki mevcut kadrolarınız yürütecektir. Böylece birden fazla (farklı) görevler üstlenen çalışanlarınız hangi işin asıl görevi olduğunu, hangi işin de vekaleten ona verildiğini anlayacaktır. Bu da onun şirketine olan inancını artıracaktır. (Öneri; Bir çalışana boş bir pozisyonun sorumluluğunu verecekseniz aynı departmandaki boş pozisyonu verin ki birden fazla sorumlu olduğu yöneticisi olmasın.)

Organizasyon şeması olmayan veya organizasyon şeması doğru/mantıklı olmayan firmalarda yöneticiler, çalışanlar ve birimler birbiriyle alakası olmayan konulardan sorumlu olurlar. Bu da verimliliği azaltır.

Sağlam bir organizasyon şeması patronlara da huzur verir. Büyüdükçe şirketinin idari yapısının nasıl genişleyeceğini önceden görmek onun kararlarını daha isabetli vermesini sağlayacaktır. İşe alımlarda daha doğru tercihler yapmasını ve çalışanlarına gerçekçi vaatler vermesini sağlayacaktır. Ayrıca üst düzey yöneticiler arasındaki sorumluluk alanları çakışması ortadan kalkacağı için şirket içi sürtüşmeler de azalacaktır.

Organizasyon şeması yöneticileriniz arasında kurduğunuz dengeye göre değil, şirketin sürdürülebilir büyüme hedeflerine göre belirlenmelidir. İyi bir organizasyon şeması kurumsallaşmanızı da kolaylaştıracaktır.

Tüm bu sebeplerden dolayı organizasyon şeması herkesin görebileceği yerde asılı durmalıdır. Kurumsallaşmanın önemli bir göstergesi olan organizasyon şeması uzun yıllar ufak değişikliklerle (ince ayarlarla) kullanılmalıdır. Bir yeniden yapılanma çalışması olmadığı sürece radikal bir şekilde değiştirilmemelidir. Sık sık ve kısa sürede değiştirilen organizasyon şeması üst yönetimin öngörüsüzlüğünü, sistemsizliğini ve vizyonsuzluğunu gösterir.

Organizasyon şeması yeniden yapılanma, verimlilik, yalın yönetim gibi hamlelerin dayanağıdır. Kurumsal markalaşma için itici güçtür.  (Bir firma, markalarının gücünü ve değerini artırmanın yanı sıra kurumunu da markalaştırmaya çalışmalıdır.) Kurum içi iletişimi de verimlileştirir.

Peki, bir firma için son derece önemli olan organizasyon şemasını kim hazırlamalıdır? Firmada “sürdürülebilir büyüme planını” kim hazırlıyorsa o hazırlamalıdır. Yani organizasyon şeması hazırlamak pazarlamanın görevi olmalıdır.

Daha önceki yazılarımda da belirttiğim gibi pazarlama departmanı bir strateji belirleme karargahıdır. Bu karargah sadece ürünlere ve markalara dair stratejileri değil, işe dair stratejileri de hazırlayıp üst yönetimin (yöneticilerin, icra kurulunun ve veya yönetim kurulunun, hissedarların) görüşüne sunmalıdır. Elbette varsa şirketin kurumsal iletişim ve insan kaynakları yöneticilerinin de görüşlerini alarak üst yönetime organizasyon şemasını sunmalıdır.

Web sitem: www.muratsaylan.com

Twitter Hesabım: https://twitter.com/RekabetGucunuz