Nasıl Kurumsallaşacaksınız?

İş dünyasında ağzı olan “kurumsallaşma” diyor. İşler iyi gitmiyorsa herkes kurumsallaşamamaktan yakınıyor. Her düzeyden çalışan şirketinin kurumsallaşma düzeyini eleştiriyor ama nasıl kurumsallaşabilecekleri konusunda en ufak bir öneri bile getiremiyorlar. Bu kadar kurumsallaşma deyip, kurumsallaşmanın ne menem bir şey olduğunu merak edip araştırmamak da bize has bir durum olsa gerek. Ayrıca gözlemlerime göre; bu konuda en çok şikâyeti edenlerin, kurumsallaşmanın önündeki en büyük engel olduğunu veya kurumsallaşma adımlarına ayak uydurma konusunda en gerilerde kaldığını söyleyebilirim.  

Herkesin kurumsallaşmadan anladığı ve beklediği şey farklı. Öncelikle kısa bir tanımla başlayalım ve ardından kurumsallaşma adımlarının neler olabileceğini ele alalım.

Kurumsallaşma; bir işletmenin faaliyetlerinin bireylerin varlığına bağlı olmadan sürdürülebilmesi ve geliştirilebilmesi için gerekli yapının kurulmasıdır. Yani işten bir süreliğine veya tamamen patron da ayrılsa, genel müdür de ayrılsa, insan kaynakları müdürü de ayrılsa, satış müdürü de ayrılsa, satıcı da ayrılsa, makine operatörü de ayrılsa, depocu da ayrılsa, güvenlikçi de ayrılsa şirketteki çarkların işlemeye devam etmesidir kurumsallaşma. Bunu sağlayabilmek için kişilere bağımlı olmayan sistemler kurmanız ve ilkeler geliştirmeniz gerekir firmanızda.

Kurumsallaşma şirketlerin ömrünü uzatacak, sahiplerinin stresini azaltacak ve onlara boş zaman yaratacak yegâne yöntemdir.

Marka danışmanları kurumsallaşma konusuna girmezler ama kurumsallaşma düzeyi yüksek firmalarda marka yönetiminin daha kolay olduğunu bilirler. Yani kurumsallaşma markalaşmanızı, daha fazla katma değer üretmenizi, sürdürülebilir büyümenizi neredeyse garantiler. Bu yüzden ben de dilim döndüğünce, bilgim yettiğince müşterilerime kurumsallaşmaları konusunda yol yöntem öneririm.

İnternette kurumsallaşma üzerine araştırma yaparsanız pek çok şey okursunuz ama kurumsallaşmak isteyen firmalara yol haritası sunan bir makale bulamazsınız. Deneyimlerim, gözlemlerim ve araştırmalarım ışığında firmanızı nasıl kurumsallaştırabileceğinize dair size hap şeklinde bilgiler aktarmak istiyorum.

Kurumsallaşmak için atmanız gereken 20 adım:  

1) Kurumsallaşmak isteyen her şirketin öncelikle kısa, orta ve uzun vadeli hedefleri olmalıdır. Bu hedefler; hissedarlar, onların varisleri ve üst düzey yöneticiler tarafından bilinmeli ve özümsenmelidir. Hedefler 10 yıllık süreçte ciro, yaygınlık, iş geliştirme, yeni girişimler, bilinirlik, marka değeri, vizyon, misyon ve benzeri alanlarda olmalıdır. 10 yıl sonra firmanızın nasıl olacağını, hangi yeni alanlarda yeni iştiraklerinizin olacağını hayal ederek işe başlamalısınız. Sonra da bu 10 yıl sonrasının fotoğrafına ulaşmak için her yıl neler yapılabileceğinizi hayal etmelisiniz. Bu hayallerinizin üzerinde yeterince ve toplu olarak düşünürseniz, hayalleriniz hedefiniz olur. Böylece hissedarlar ve üst düzey yöneticilerin vizyonu, hedefleri ve beklentileri ortak hale gelir. Sürekli geliştirilen ve güncellenen uzun menzilli hedefleriniz yoksa kurumsallaşmanız hayal olur.

2) Hedefler tanımlandıktan sonra, bu hedeflere nasıl ulaşılacağına dair fikirler, projeler ve planlar geliştirilmeli, bunların üzerinde tartışarak strateji ortaya konmalıdır. Strateji; kısa, orta ve uzun vadede neler yapılması gerektiğini ve bu yapılanların hangi sonuçlara neden olacağını belirten yol haritasıdır. Elbette sonuçlar sizi hedeflerinize ulaştırmalıdır. İyi bir strateji hazırlayabilmeniz için ülke ve dünya ekonomisini yakından takip etmeli, ekonomik geleceği öngören raporları okumalı, sektörünüzün veya girebileceğiniz sektörlerin geleceğini araştırmalı, rakiplerinizin neler yaptığını öğrenmelisiniz. Stratejik düşünce için; 360 derece bakış açısı gerekir, günlük iş rutininden kafanızı kaldırıp dünyada ve sektörünüzde neler olup bittiğine bakmanız gerekir.

3) On yıllık hedeflerinizi ve bu hedeflere ulaşma stratejinizi belirlediğinize göre artık sürdürülebilir büyüme planınızı hazırlayabilirsiniz. (Buna stratejik planlama da denir.) Bu planda yapacaklarınız takvime bağlı şekilde yazılı olmalı ve taslak bütçe (gelir-gider tahminleri) içermelidir. Bu plan sizin rehberiniz olacaktır ve her yıl güncellenmeli/geliştirilmelidir.  

Hedefler, strateji ve sürdürülebilir büyüme planı bir pazarlama danışmanı eşliğinde hazırlanırsa daha zengin, daha zorlayıcı, daha ulaşılabilir, daha gerçekçi ve daha güzel olur.

4) Hedeflere ulaşmak için ortaya konan strateji ve sürdürülebilir büyüme planı ışığında gerekiyorsa şirket yeniden yapılandırılmalıdır. Yeniden yapılanma; yeni bir organizasyon şeması, yeni departmanlar, terfiler ve işten çıkarmalar, yeni yöneticiler, yeni iş akış süreçleri, yeni görev tanımları, sorumluluk ve yetki devirleri, işyeri içinde yer değişikliği, hatta lokasyon değişikliği bile gerektirebilir. Değişim herkesi korkutur ama farklı sonuçlar elde etmek istiyorsanız farklı şeyler yapmalısınızdır. Kurumsallaşmak için değişimden, yeniden yapılanmadan kaçınmamalısınız. Yeniden yapılanma yönetim danışmanlığı alınarak kurgulanmalıdır. Dışarıdan bir göz size ufuk açıcı ve geleceği taşıyacak bir yapılanma ve değişim kurgusu önerecektir.

·         Yeniden yapılanmanın en önemli ayaklarından biri de ihtiyacınız olan yeni departmanları kurgulamak ve açmaktır. Pek çok firmanın ihtiyacı olmasına rağmen İnsan Kaynakları, ArGe, Pazarlama, Yönetim Sistemleri (IT, ERP), İç Denetim gibi birimleri/departmanları henüz yoktur. Bu bölümlerin açılması yeniden yapılanmanın kapsamındadır. Belli bir büyüklüğe erişen bir şirket, modern bir işletmenin ihtiyacı olan departmanları açmadan kurumsallaşamaz. 

·         Not 1: Pazarlama ile satış birbirine karıştırılmamalıdır. Satış ile pazarlama birbirinden farklı görevler üstlenir. Pazarlama stratejik planlamaya dair kurgulamaları yapar, satış müşteri ilişkilerine odaklanır. Geleneksel işletmelerde (ve elbette KOBİ’lerde); ürün gamına (yeni ürünlere, öldürülecek ürünlere, ArGe’ye), fiyatlamaya (toptan ve perakende satış fiyatlarına, ıskontolara, vadelere), müşteri karmasına (toptancı bayiler, perakendeci bayiler, ihracat…vb), ürünlerin nasıl tanıtılacağına (kataloğa, fuarlara, reklama…vb) genellikle patronlar karar verir. Büyüyen firmalarda patronlar bu kararları delege etmelidir. Bu işleri delege edecekleri birim Pazarlama Departmanıdır. Çünkü pazarlama ürün gamını, fiyatları, satış kanallarını ve tanıtımı kurgular. Patronun bu görevleri yeni kurulacak pazarlama departmanına devretmesi (delegasyon) büyük bir değişimdir ve kurumsallaşmada önemli bir adımdır.

·         Not 2: Geleneksel firmalarda ve KOBİ’lerde genel müdür çoğunlukla patrondur. Büyüdüğü için kurumsallaşmak isteyen firmalarda patronlar genel müdür koltuğunu bir profesyonele devretmeyi de kabullenmelidir. Bu profesyonelin şirketle ortaklık bağı olmamalı, iyi bir eğitime ve tecrübeye sahip olmalıdır. Dışarıdan transfer edilebileceği gibi, şirket içinde başarılı olan bir yönetici de genel müdürlük makamına atanabilir.  Genel Müdür, yönetim kurulunun belirlediği; vizyon, misyon, strateji, sürdürülebilir büyüme planı, hedefler ve yıllık bütçe planı ışığında tüm departmanların koordineli bir şekilde çalışmasını sağlayan, kendisine bağlı yöneticilerin performansını denetleyen ve bu yöneticilerden en üst verimi almaya çalışan en tepe yöneticidir. Genel müdür yönetim kuruluna karşı sorumludur. Genel müdür yönetim kuruluna karşı hesap veren, bilgilendiren konumundadır. Tüm departman yöneticileri genel müdüre bağlı ve sorumlu çalışır. Bazı şirketlerde Genel Müdür yerine İcra Kurulu Başkanı unvanı kullanılır. Yabancılar bu pozisyondaki kişiye CEO (Chief Executive Officer) der. 

5) Organizasyon şeması kimin hangi departmanda, hangi hiyerarşide olduğunu gösteren tablodur. Tüm çalışanlarca görünür bir yerde olması gereken bu şema sayesinde işletmede temel düzen (diziliş) sağlanmış olur. Organizasyon şeması şirketin 10 yıl sonraki birimleri ve departmanları düşünülerek (göz önüne alınarak) hazırlanmalıdır. Böylece; İleride açılacak iş pozisyonları ve bölümleri şimdiden tüm çalışanlarca bilinmiş olur ve o işlerin vekaleten kimlere verildiği de görülmüş olur. Yıllar içindeki istihdam ihtiyacı patronlar tarafından görülürken, çalışanlar da kendi kariyer planlamalarını yapabilirler. Kurumsallaşmış büyük firmaların organizasyon şemalarını inceleyerek, size uygun organizasyon şemasını hazırlamalısınız.  Organizasyon şemasını hissedarlar, genel müdür, insan kaynakları ve yönetim danışmanı birlikte hazırlar.  

6) Organizasyon şemanızdan sonra iş akış süreçlerinizi hazırlamanız gerekir. İş akış süreçlerinin tanımlı olması kurumsallaşmanın önemli parçalarından biridir. Satın alma sürecinden üretim sürecine, satış sürecinden sevkiyat sürecine kadar her şeyin şirketinizde nasıl yapıldığını yazılı ve şemalı olarak hazırlamanız gerekir. Bu şemalar çalışanlara iş tanımları yapılırken çok eğitici ve öğretici olacaktır. Ayrıca verimliliğinizi gözden geçirmenize yarayacaktır. İş akış süreçlerini departman yöneticileri kendi ekiplerinin fikirlerini alarak hazırlar ve üst yönetimin de görüşlerini aldıktan sonra yayınlar.

7) İş akış süreçlerinden sonra şirketinizdeki pozisyonlardan beklentilerinizi yazılı hale getirmelisiniz. Bir pozisyona atanan çalışana verilecek bu doküman sayesinde çalışan; görev, yetki ve sorumluluklarını çok iyi kavrayacaktır.  Çalışanlar, pozisyonlarının gerekliliklerini böylece daha iyi özümseyeceklerdir. Görev, yetki ve sorumluluk dokümanını insan kaynakları hazırlar.

8) Çalışanlar görev, sorumluluk ve yetkilerini bilerek işe koyulurken, iç yönetmeliklerle de şirketin genel kurallarının neler olduğunu öğrenirler. İç yönetmelikler sayesinde her bir çalışan uyması gereken iş kurallarını daha iyi anlar. Bu kurallara uymaması durumunda işletmeye vereceği zararı ve alacağı uyarı/cezayı da öğrenmiş olur. İç yönetmelikler devletin koyduğu çalışma kurallarına uygun olarak işletmenin çalışma prensiplerini içerir. İç yönetmelikleri insan kaynakları departmanı hissedarlara ve departman müdürlerine danışarak hazırlar.    

9) İşe alınan her yeni çalışan bir veya iki günlük oryantasyon eğitimine tabi tutulmalıdır. Bu eğitimde; şirket tarihçesi, ürünler, üretim, iş süreçleri, müşteri grupları, marka değeri/konumlandırması, şirket departmanları, çalışanlar, organizasyon şeması, iç yönetmelikler ve kendisinden beklentiler anlatılmalıdır. Bu eğitim en az 1 gün sürmelidir. 

·         İş sorumluluğunu ve işletme kurallarını iyi bilerek işe başlayan bir çalışan daha verimli olacaktır. Oryantasyon eğitimini alan ve işi anlaması için kendisine verilen belgeleri «okudum ve anladım» diyerek imzalayan bir çalışan karşısında firma hukuki haklarını koruma altına almış demektir. Çünkü çalışanlarla yaşanan hukuki problemlerde iş mahkemeleri kararlarını verirken firmanın çalışana işletme kurallarını anlatıp anlatmadığına bakmaktadır.

·         Kurumsallaştığını ispat etmek isteyen firmalar ISO 9001 ve benzeri belgeleri almak için akreditasyon kuruluşlarına başvururlar. Bu akreditasyon firmaları da öncelikle firmanızın organizasyon şemalarına, iş akış süreçlerine, görev tanımlarına ve iç yönetmeliklerine bakacaktır. Eğer bunlar hazırsa, çalışanlara hem eğitimle anlatılıp, hem de yazılı olarak okutulmuşsa, istediğiniz belgeyi almanız kolaylaşacaktır.

·         Organizasyon şemanız, iş akış süreçleriniz, görev tanımlarınız ve iç yönetmelikleriniz her çalışanın ulaşabileceği bir yerde olmalıdır. Bu dokümanlarda güncellemeler olduğu zaman genel bir duyuru veya eğitimle çalışanlara bildirilmelidir.

10) KOBİ’den hallice olan büyük işletmeler kurumsallaşmak için öncelikle yönetim kurulu ve icra kurulu oluşturmalıdır. Bu kurullar şirketin yönetim, planlama ve denetim araçlarıdır. Bu kurullar düzenli olarak toplanırsa şirketteki sorunlar azalır, yöneticiler arasındaki işbirliği artar, patronların hayatı kolaylaşır.

·         Yönetim Kurulu bir şirketin en üst seviyede stratejik karar alma, yürütme ve temsil organıdır. Yönetim kurulu denetim, cezalandırma ve ödüllendirme mercidir. Sürekli ve etkin bir şekilde, şirketin hedeflerine ulaşma derecesini, faaliyetlerini gözden geçirir. Şirketin sürdürülebilirliğini sağlamak temel görevidir. Yönetim kurulu hissedarlar, danışmanlar ve genel müdürden oluşmalıdır. (Varisler gözlem amacıyla yönetim kurulunun bir bölümüne katılabilirler.) Yönetim kurulunda şirket dışından kişilerin bulunması, yönetim kuruluna çeki düzen verir, konuların daha iyi ele alınmasını sağlar, farklı çözümler üretilir, hissedar olan aile fertleri arasındaki ilişkilerin ön plana çıkmasını engeller. Yönetim kurulları gücünü bağımsız, bilgili, birbirlerine saygılı ama inisiyatif sahibi yönetim kurulu üyelerinden alır. Yönetim kurulu üyeleri ikili görüşmelerle karar almamalı, tüm kararları yönetim kurulu toplantılarında almalı ve tutanağa geçirmelidirler. Yönetim kurulu her ay bitiminden sonra bir araya gelerek biten ay üzerine değerlendirmede bulunmalıdır.

·         İcra Kurulu; departman başlarından ve genel müdürden oluşur. İcra kurulu her hafta bir araya gelip önceki haftayı değerlendirmeli ve yaşanacak haftaya dair yapılacakları konuşmalıdır. İcra Kurulu toplantılarında departman yöneticileri sunum yapmalıdırlar. İcra Kurulu toplantıları sayesinde iç iletişim gelişir, aksaklıklar azalır, departmanların birbirini anlaması sağlanır. İcra Kurulu toplantılarına yönetim kurulu üyeleri isterse katılabilirler.

11) Kurumsallaşmak isteyen her firmanın yıllık gelir ve gider hedefleri olmalıdır. Yeni bir yıla girmeden önce yeni yılın gelir ve gider tahminleri tüm alt kırılımlarına kadar yapılmalıdır. Yeni yılda hafta hafta, ay ay yapılacaklar maliyetleriyle birlikte önceden planlanmalıdır. Buna yıllık bütçe denir. Yıllık bütçeyi sağlıklı hazırlayabilmek için önceki yıllara ait gelir ve giderlere bakılmalı, departman başlarından da görüş alınmalıdır. Yıllık bütçeyi hazırlamak uzun bir süreçtir, kurumsallaşmış firmalar yılın son çeyreğinde (3 ay boyunca) yeni yılın bütçesini hazırlamaya çalışırlar. Bütçeler temel olarak şirket sahiplerinin yapmak istedikleri ciroyu ve karı gösterir. Yeni yılda ise her ayın bitiminden sonra bütçedeki hedeflerin gerçekleşmeler ile ne kadar uyumlu olduğu masaya yatırılmalıdır. Şirket performansını (gelir ve giderlerini) bütçe üzerinden değerlendirmek kurumsallaşmanın önemli ayaklarından biridir. Bütçe toplantılarına yönetim ve icra kurulu üyeleri de katılmalıdır. Şirketinizin performansını bu kişilerle paylaşmanız kurumsallaşmanın bir gereğidir.

12) Bütçeye ek olarak takip edilecek diğer temel performans göstergeleri (KPI) de belirlenmeli ve bunlar, ilgili birimlerce her hafta ve/veya her ay ele alınmalıdır. Yapılan işlerin sonuçlarını ölçmek son derece önemlidir. Ölçmek sağlıklı karşılaştırma yapmanızı sağlar. Unutmayın; ölçemediğinizi yönetemezsiniz. Ölçemediğinizi kontrol edemez ve geliştiremezsiniz.

KPI olabilecek belli başlı tablolar/raporlar şunlardır;

·         Ürün kategorileri ve markalar bazında verimlilik, imalat ve fire rakamları

·         Müşteri grupları, satıcılar ve bölgeler bazında ciro, satış, iskonto, karlılık rakamları

·         Koleksiyon/kategori bazında performans rakamları

·         Masraf merkezleri bazında insan kaynakları maliyetleri ve diğer gider kalemleri

·         Çalışan başına ciro rakamları

·         vb

13) Bir firmada bilgi akışı ve yönetişim için en önemli araç toplantılardır. Başarılı ve kurumsallaşmış firmaların ortak özelliği düzenli ve etkili yapılan toplantılardır. (Zaten sık sık ve uzun toplantılar yapabiliyorsanız ve yöneticileriniz toplantıdayken işleriniz tıkır tıkır işliyorsa firmanız çoktan kurumsallaşmış demektir. Ama toplantı sırasında aklınız işteyse, toplantı yapmayı gereksiz buluyorsanız, toplantıya geç gelip erken çıkıyorsanız, toplanmayı gereksiz buluyorsanız kurumsallaşamadığınızdan emin olabilirsiniz.) Kurumsallaşmak isteyen firmalar her birimde yapılacak toplantıları, bu toplantıların periyotlarını ve temel gündemlerini belirlemelidir.

Kişiler toplantıya zamanında ve hazırlıklı olarak katılmalıdır. Toplantılar süreli olmalı, süre içerisinde tüm konular görüşülebilmelidir. Toplantılarda herkesin görüş bildirmesi, fikirlerin baskılanmaması, konunun dağıtılmaması, ortamın gerilmemesi gerekir. Rutin toplantıların düzenli olarak yapılıp yapılmadığını üst yönetim kontrol etmelidir. Bir toplantı başlamadan önce o toplantıda not tutacak (ve toplantı tutanağını yayınlayacak) kişi toplantıya katılacaklara gündem maddelerini önceden göndermelidir. Toplantıların verimli geçmesi kadar, toplantıda ele alınanların ve alınan kararların toplantıya katılanlara toplantı sonrasında deklare edilmesi de son derece önemlidir. Toplantılarda mutlaka birisi not tutmalı ve bu notları tutanak haline getirip yayınlamalıdır.

Zaman zaman ucu açık (süre sınırı konmayan) toplantılara da ihtiyaç olacaktır. Beyin Fırtınası ve Ufuk Turu toplantıları bunlara örnektir.

Kurumsallaşmak istiyorsanız düzenli ve planlı toplantılar yapmamız şarttır. Ayaküstü değerlendirmelere, rast gele toplantılara son vermelisiniz. Gündemli ve hazırlıklı toplantılar yapmalısınız. Önceki toplantılarda alınan kararların takipçisi olmalısınız.

14) İş yaparken her şeyi kayıt altına almak son derece önemlidir. Her şeyi kayıt altına alabilmenin en önemli araçlarından biri; Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Programı’dır. Bu program hemen her işletmede vardır ama patronlar maalesef bu programın önemini bilmemektedir. Çoğu patron ve yönetici şirketindeki ERP programından kurumsallaşma yolunda nasıl faydalanacağından habersizdir.  (Bu programı genelde ve sadece muhasebe departmanı verimli kullanıyordur ama diğer departmanlar bu programı nasıl kullanacaklarını dahi bilmiyorlardır.) ERP programı sayesinde firmanızın performansını anlık olarak her yerden izleyebilirsiniz. ERP programınızla entegre üretim takip sistemleri oluşturursanız üretiminizi de anlık olarak her yerden takip edebilirsiniz. ERP programınıza sağlıklı kayıt girişi yaparsanız sağlıklı raporlar alırsınız. Bu raporlar sayesinde eski ve yeni dönemi karşılaştırarak ve/veya hedefler ile gerçekleşmeleri kıyaslayarak değerlendirme yapmak mümkün olur. Yüksek fiyatlar ödeyerek aldığınız ERP programınızı tam kapasite kullanıp kullanmadığınızı öğrenin. 

15) Rapor iş hayatının vazgeçilmezidir. Her düzeyden yönetici üst yöneticisine (ve patronlarına) işler ve projeler için rapor sunmalıdır. Raporlar şirketlerin hafızalarıdır. İşletmenizde raporlama standartlarınız olmalıdır. Kim ne zaman hangi raporu kimlere sunacağını bilmelidir. Ayrıca raporun yeterliliği de önemlidir. İyi raporlar alabilmek için çalışanlarınıza rapor hazırlama eğitimi vermeli, kullandığınız rapor formatlarını anlatmalısınız. Yöneticileriniz kendilerine bağlı ekiplerden düzenli raporlar istemeli ve bu raporları da mutlaka okuyarak yorumlamalıdır. Raporlar doğru kişilere ulaşmalı ve gerektiğinde çabuk ulaşabilmek için en uygun yerde arşivlenmelidir. Raporlamaya önem vermeyen şirketler kurumsallaşamaz.

16) Kurumsallaşmak isteyen her şirket bilgiye çok değer vermelidir. İnsanlar bildikleri ışığında kararlar alırlar, ne kadar bilgiliyseniz o kadar doğru karar verebilirsiniz. Bilgi sahibi olmak için araştırmaya, verileri incelemeye, eğitime, seminerlere ve okumaya zaman ayrılmalıdır. Şirket her düzeyden çalışanının bilgi kapasitesini artırmaya çalışmalıdır. (Yarıştığınız yabancı şirketler çalışanlarına yılda bilmem kaç saat eğitim vermeyi yıla girmeden önce planlamakta ve bütçelerine işlemektedirler.)

Şirketin toplam bilgi potansiyelini artırmak ve şirketi öğrenen organizasyona çevirmek için;

·         Çalışanlara yönelik kişisel gelişim ve mesleki beceri eğitimleri organize edilmelidir.

·         Şirket içinde mesleki dergilerin ve kitapların olması gerekir. Çalışanların bu kaynakları okuması ve takip etmesi özendirilmelidir.

·         Şirket sahipleri ve üst düzey yöneticiler konferanslara katılmalıdır. İş dünyasında neler olup bittiğini, modern yönetim tekniklerini iş adamlarının ve kariyerli yöneticilerin ağzından dinlemelidir.

·         İşle ilgili masabaşı ve saha araştırmaları yapılmalı ve bulgular ilgili çalışanlarla paylaşılmalı ve tartışılmalıdır. Araştırmalar sayesinde veriye, veriler sayesinde bilgiye, bilgiler sayesinde fikirlere, fikirler sayesinde projelere, projeler sayesinde büyümeye, karlılığa ve kurumsallaşmaya ulaşılır.

·         Şirketteki usta-çırak ilişkisi, tecrübeli-acemi ilişkisi mentörlük/koçluk gibi sistemlerle güçlendirilmelidir. Tecrübeli çalışanlarınız acemi çalışanlarınızı yetiştirmelidir, yöneticileriniz altlarındaki ekipleri geliştirmelidir.

·         Üst düzey yöneticiler tecrübelerini ve bilgilerini paylaştıkları sunumlar hazırlayıp çalışanlara sunmalıdır.

17) Birçok şirkette terfiler ve maaşlar adaletsiz uygulanır. Yağcılar yükselir, işe yüksek katkısı olanlardan bazıları görmezden gelinir, bazıları kollanır, bazıları azarlanır. Patronlar veya yöneticiler adam kayırır, işte çalışan aile fertleri adam kollar, işte çalışan akrabalar huzur bozar, torpilli yöneticiler altındaki ekibe mobing (işten ayrılması için yıldırma) uygular. Kurumsallaşmanın en önemli ayaklarından biri çalışanlara eşit mesafede olmak, adil bir performans değerlendirmesi yapmak ve hakkaniyetli kariyer trafiği kurgulamaktır. Kriterleri herkesçe bilinen performans değerlendirme sistemleri kurmalısınız. Böylece çalışanlar performanslarının adil bir şekilde değerlendirileceğine inanırlar. Çalışan sayış 40’ı geçen işletmelerde mutlaka İnsan Kaynakları (İK) departmanı kurulmalıdır. İK departmanı sadece doğru insanları işe almakla kalmayacak, işte çalışanların da işin gerektirdiği insan olmaları, sadık ve mutlu çalışmaları için projeler ve programlar yürütecektir.  Eğer çalışanlarınız kendilerine haksızlık yapılmadığını görürse iş yerinizde daha mutlu olurlar, daha verimli ve daha uzun süre çalışırlar.

18) İşe gömülen patronlar ve yöneticiler üretim ve satış problemlerinden başka bir şey göremez. Gündemleri hep üretim ve/veya satıştır. Modern ve kurumsallaşmış şirketlerin gündeminde olan aşağıdaki konulardan ya habersizdirler ya da bu konuların kendilerini ilgilendirmediğini düşünürler. Oysaki bu konuları tek tek gündemlerine alıp, yöneticileri ile enine boyuna üzerinde konuşmaları ve iş hayatlarına sokmaları gerekir.

·         Sektör, Rakipler, Aracılar, Tüketiciler ve Ekonominin Geleceği

·         Hedef, Stratejik Planlama, Sürdürülebilir Büyüme, Strateji

·         Kurumsallaşma, Yeniden Yapılanma, İK, Eğitim, İş Hukuku,

·         Verimlilik, Donanım Yenileme, Teknoloji Kullanımı, Endüstri 4.0,

·         Belgeleme, Toplam Kalite Yönetimi, İSÇG, Çevrecilik, Sağlıklılık

·         Katma Değer, ArGe, ÜrGe, İnovasyon, Tasarım, Trendler

·         Satış, Pazarlama, Marka Yönetimi, Perakendecilik, Reklam, Halkla İlişkiler

·         Muhasebe, Finans, Bütçe, ERP, KPI

·         Veliahtların eğitimi, işletmede çalışan aile fertlerinin kariyerleri, Aile Anayasası

19) İşletmeler doğru dürüst hesap tutmaz, maliyet muhasebesi, stok/envanter sayımı, fire analizi, israf takibi, kaynak kullanma verimliliği ve benzeri kayıp önleyici işlemleri yapmaz. Bu yüzden kayıpları çoktur. Halbuki bu kayıplar azalsa karlılık oldukça artacaktır. Denetime önem veren firmalar bu kayıplarını minimuma indirirler.  Kurumsallaşmış firmalarda doğrudan patrona bağlı İç Denetim birimi mevcuttur.  Bu birim şirketteki her departmanı ve her iş sürecini patron adına denetler ve raporlar.

20) Bir şirketin sahibinin işinin başında olması, asker gibi ön cephede savaşmasını gerektirmez, ancak iyi bir komutan gibi ordusunu yönetmesini gerektirir. Büyüyen veya kurumsallaşmayı hedefleyen şirketlerde patronlar günlük faaliyetlerden çekilmeli, stratejik konulara odaklanmalıdır. Rutin ve oyalayıcı işleri yardımcısına, yöneticilerine ve çalışanlara delege etmelidir. Sadece kendi aklını kullanmak yerine etrafındakilerin de aklını kullanmalıdır. Patronlar “çok bilen” değil, danışan olmalıdır. Şirketin gidişatını; doğru iç denetim ve iç kontrol yöntemleri ile takip etmelidir. Yöneticilerinden gelen fikirler ile şirketine yön vermeye çalışmalıdır.

·         Şirket sahipleri ve üst düzey yöneticiler iş dünyasına ve iş yönetimine dair her şeyi bilemeyebilir ve öğrenmeye zaman ayıramayabilir. Bilinmeyen veya çözüm üretilemeyen konularda bir uzmana danışmak en doğru karar olacaktır. Kurumsallaşmanın bir gereği de danışmanlık almaktır.

·         Patronlar, yönetim, verimlilik, finans, bütçe, hukuk, teknoloji, yatırım, satış-pazarlama, marka yönetimi-iletişimi, kriz yönetimi, itibar yönetimi ve benzeri alanlarda danışmanlık alarak kritik konularda kararlarının isabetliliğini artırmaya çalışmalıdırlar.    

Yukarıdaki 20 adımdan size en uygunuyla işe başlayın ardından diğer adımları atmaya başladığınızı göreceksiniz. Ama unutmayın; kurumsallaşma kendiliğinden olmaz. Kurumsallaşma kararı da stratejik bir karar olup, şirket sahipleri tarafından desteklenmeli ve ısrarla takip edilmelidir. Kurumsallaşma hamlesi bir plan dahilinde olmalıdır.

Kurumsallaşma kaynak ister. Bu kaynak bilgi, zaman, emek ve paradır. Bizim firmalarımızın kurumsallaşamamasının temel sebebi bu kaynakları ayırmamalarıdır. Kurumsallaşma konusunda önce araştırma yapmalısınız (bu yazı başlangıçtır), bu sizi bilgilendirecektir. Sonra kurumsallaşma adımları için takvim oluşturmalı ve bu zamanlamaya ayak uydurmalısınız. Bu adımları gerçekleştirecek kişileri belirlemeli ve konuyu delege etmelisiniz. En nihayetinde kurumsallaşmaya bütçe ayırmalısınız.

Merak ve endişe etmeyin, kurumsallaşmak için ahım şahım bütçeler ayırmanıza gerek yoktur. Karlılığınızdan bir miktarı kurumsallaşmaya ayırırsanız ileride daha çok kar etmeyi garantilersiniz.   Firma sahipleri azıcık fazladan kar etti mi, ya hızla yatırım yapar, ya şahsi varlıklarını artırır, ya da fiyat rekabeti yapmak için bir gösterge sayar bu fazladan karlılığı. Karlılığınız artınca fiyat indirimi yapmak yerine, firmanızın kurumsallaşmasını ve markanızın değerini artıracak yeni hamleler/yatırımlar yapmalısınız. Elde ettiğiniz fazladan karı fiyat rekabeti için veya gösteriş için çarçur edeceğinize firmanızı geliştirmekte kullanmalısınız. (Örneğin fuzuli gördüğünüz; ArGe, bilgi işlem, insan kaynakları, pazarlama gibi departmanları kurun. Karlılık oranınızı artırır artırmaz daha nitelikli yöneticiler istihdam edin, çalışanlarınıza daha iyi olanaklar sunun, çalışanlarınızın bilgi ve becerilerini artıracak eğitimler organize edin.) Karlılık artışınızla birlikte firma giderlerinizi artıracak yeni (ama faydalı) yatırımları yaparsanız yine memnun olmadığınız karlılık düzeyine geleceksiniz ama hiç olmazsa firmanız daha da güçlenecek ve yarınlara daha güvenle bakabileceksiniz.

Kurumsallaşma adımları sizin için acı bir reçete olabilir ama iyileşmenizi mutlaka sağlayacaktır.   

Kurumsallaşmak özellikle aile şirketlerine iyi gelir. Kardeş olmak ortaklıkta kardeşçe paylaşım yapılacağı anlamına gelmez, ortaklar arasında işleri, görevleri, yetkileri, gelirleri kardeşçe paylaşmayı ancak kurumsallaşma garantiler.

Kurumsallaşma hakkında bilinen yanlışlar ise şunlardır;

·         Kurumsallaşmak; sadece profesyonel yöneticiler istihdam edilmesi demek değildir. Şirketinizdeki üst kademelere kurumsal firmalarda çalışmış deneyimli yöneticileri transfer etmeniz kurumsallaşmanızı garantilemez. Kurumsallaşmış şirketlerde başarılı olan pek çok yönetici transfer oldukları kurumsal olmayan firmalarda başarısız olmuşlardır. İstihdam ettiğiniz yöneticiler kurumsallaşma düzeyinize katkı yapmıyorsa/yapamıyorsa yakında yollarınızı ayıracağınızdan emin olabilirsiniz.

·         Kurumsallaşmak “otomatik pilot”, “cruise control” veya “sürücüsüz araba” gibi kullanıcıyı devre dışı bırakan sistemler kurmak değildir. Tam tersine patronları daha verimli kılmak için onun iş hayatını kolaylaştıracak sistemler kurmaktır. Kurumsallaşma patrona farklı pencerelerden bakma olanağı sağlamak içindir. Kurumsallaşma patronun zihinsel dünyasını genişletmek ve iş fırsatlarını daha iyi görebilmesini sağlamak içindir. Kurumsallaşmak demek patronların tüm yetkilerini yöneticilere (özellikle de CEO’ya/Genel Müdür’e) bırakması, toplantılarda ve kararlarda daha az söz sahibi olması demek değildir. Tam tersine patronların şirket işleyişine dair daha çok fikir üretmesi ve yöneticilerinin performansına daha fazla odaklanmasıdır.

·         Kurumsallaşma; patronların iş yükünü profesyonellere devrederek işe az gelmelerini ve böylece sosyal hayata daha fazla zaman ayırmalarını sağlama aracı değildir.  Kurumsallaşamamış firmalarda genellikle patronlar sürekli çalışır, tatile bile gitmezler. Kurumsallaşma ise patronlara zaman kazandırır, varları yokları artık iş olmaz, gönül rahatlığıyla işi bırakıp elbette tatile gidebilirler. Ama patronlar şirketlerini kurumsallaştırdıktan sonra işten uzaklaşıp gezmeye ve eğlenmeye dalmamalıdırlar. Kurumsallaşma sayesinde kazandıkları zamanı kendilerini geliştirmek, ileride patron olacak çocuklarını yetiştirmek, firmasının ele alamadığı konulara (örneğin sosyal sorumluluk projelerine) eğilmek, yöneticilerine ilham vermek gibi faaliyetlerle değerlendirmelidir. 

·         Kurumsallaşmak; sadece kural koymak ve bu kuralları kâğıda geçirmek değildir. Ortak akılla ve şirket menfaatleri ışığında koyduğunuz kuralları tüm çalışanlarınız bilmeli, benimsemeli ve uygulamalıdır. Kurallara herkesin uyması kurumsallaşmanın olmazsa olmazıdır. 

·         Kurumsallaşmak; bürokrasiye boğulmak demek değildir. Yanlış kurumsallaşma hantallığa yol açar, yaratıcı gelişmeyi öldürür. Örneğin; devlet kurumları kurumsallaşmış müesseselerdir. Devlet dairelerinde bir memur emekliye ayrıldığında veya işten çıktığında işler aksamaz, ama aşırı bürokrasi, statükoculuk ve heyecansızlık yüzünden devlet işlerinde gelişme/ilerleme azdır. Kurumsallaşacağız derken sakın hantallaşmayın ve çalışanlarınızın enerjisini azaltmayın.

o   Devletin kurumsallaşması, kurumların atanan yöneticiler karşısında güçlü ve sağlam olmasıdır. Kurumsallaşma; bir ülkenin kurumlarının gerek kendi yöneticilerinin gerekse hükümetinin keyfi kararlarına göre ilkelerinden taviz vermemesi, iş yapma şekillerini baskılara göre değiştirmemesi, kurumların değişen siyasi dengelerden fazla etkilenmeden varlıklarını sürdürebilmeleri demektir. 

·         Kurumsallaşma; işler tıkır tıkır ilerlesin, kurum yaşasın diye çalışanları görmezden gelmek değildir. Kurumsallaşma çalışanlara güven ve mutluluk vermelidir. Kurumsallaşma çalışanları firmadan soğutmamalı, tam tersine firmaya olan bağlılıklarını artırmalıdır.

·         Kurumsallaşma; patronun kendi aile fertlerini işe almaması değildir. Akrabalarına hak ettikleri işi, terfiyi ve maaşı vermesidir. İşte çalışan aile fertlerine torpil yapmamasıdır. İşte çalışan aile fertlerinin diğer çalışanlara saygılı davranması ve eşit rekabet içinde olmasıdır.

·         Kurumsallaşma; şirket performansını ve sırlarını tüm çalışanlarla paylaşmak, danışmanların her söylediğini yapmak, sadece sonuçlar üzerinden şirketi yönetmek, patronun yetkilerini kısmak değildir. Kurumsallaşma açıklık ister, istişare ister, süreçleri iyileştirmek ister, yetki paylaşımı ister ama hepsini kararında ister. Kurumsallaşma aklı ve mantığı reddetmediği gibi, sezgileri ve riskleri de reddetmez. Kurumsallaşma şirket sahibini kısıtlamaz, tam tersine özgürleştirir. Kurumsallaşmaktan korkmayın.

Şirketlerin ömrü kurucularının ömrü ile sınırlı değildir. Şirketler de doğar, büyür ve doğru yönetilmezlerse yok olurlar. Süreklilik ancak kurumsal yönetime geçerek elde edilebilir. Kurumsallaşma, üzerine araştırma-inceleme-okuma yapılması gereken çok önemli bir konudur. Kurumsallaşma üzerine araştırma yapın, ne olup ne olmadığını kendiniz keşfedin.

Son söz; Kurumsallaşma bitmez, sürekli iyileştirmelerle güncellenir ve güçlendirilir.

Not: Yazımda bold olarak belirtilen kelimeleri Google’da araştırırsanız kurumsallaşma konusunda daha fazla bilgi sahibi olursunuz. 

Web sitem: www.muratsaylan.com

Twitter Hesabım: https://twitter.com/RekabetGucunuz