ERP. Neden, Nasıl, Niçin?

Günümüzde en küçük firmalar bile öncelikle alacak/verecek kaydından başlayarak, gelen/giden faturalar kaydı, stok kaydı, çek kaydı için dahi düzgün bir kayıt tutması gerekir. İnternetle haşır neşir her patron defter yerine bilgisayarda kayıt tutmanın daha kolay olduğunu bilir. Bilgisayarda kayıt tutmak için en elverişli, en ekonomik ve kullanımı en kolay iş yazılımı Excel’dir*. Büyüğünden küçüğüne bir çok işletmenin patronu ve yöneticisi az veya çok Excel kullanmayı bilir. Bakkal defteri yerine Microsoft’un Office programlarından biri olan Excel’i başarıyla kullanan bakkallar biliyorum. Excel’e biraz meraklı olanlar şirketinin pek çok kaydını Excel’de tutarak kapsamlı raporlar alabilmektedir. Hatta cirosu 5-6 milyonu devirmiş bazı firmaların Excel üzerinden oldukça başarılı şirket performansı takip ettiklerini gördüm. Kafayı yorarsanız işinize çok uygun Excel bazlı iş yazılımı geliştirmeniz mümkündür.

Belli bir büyüklüğe ulaştıktan sonra, Excel ile uğraşmak yerine firmalar, hazır iş yazılımları arayışına girerler ve öncelikle muhasebe departmanlarına bir program alırlar.  (Hoş bu alım da daha kolay fatura kesmek içindir) Ardından insan kaynaklarına dair kayıt tutmak ve bordrolama yapabilmek için bir program alırlar. Daha sonra hangi alanda ihtiyaç duyarlarsa teker teker diğer programları alırlar. Örneğin; stoklarını kayda almak ve takip etmek için bir program, satın almayı takip etmek için bir program, üretimi takip etmek için bir program, satış departmanının performansını takip etmek için bir program, mağazada kullanmak için bir program, nihai müşterilere kampanya önerebilmek için bir program daha alırlar.

Akıllı olan firmalar tüm bu programları aynı firmadan alarak programlar arasında bir bütüncüllük (entegrasyon) sağlamaya çalışırlar. Bazıları da geleceği öngörerek, daha işin başında bütüncül bir program, yani ERP (Enterprise Resource Planning, Kurumsal Kaynak Planlama) programı satın alırlar. Tabii bu yazdıklarım iyimser bir yaklaşım. Birçok firma muhasebesinde farklı bir program, üretiminde farklı bir program, deposunda farklı bir program, satışında farklı bir program kullanarak şirketini bir “program çöplüğüne” döndürmüştür. Bu programları birbiriyle entegre hale getirmek için de tonlarca para ve zaman harcamıştır. Patron, çalışanları veya arkadaşları tarafından kendisine hangi program önerildiyse onu satın almıştır. Herkes bildiği/kullandığı programı tavsiye ettiği için de firmada birbiriyle veri paylaşımı yapamayan programlar vardır.

Aslında aylık cirosu 200 bin TL’yi geçen her firma derhal ERP programı almalı ve varsa kullandığı tekil programları çöpe atmalıdır. Bir patron ERP programı almadan önce de 2 şey yapmalıdır. Birincisi; bu alanda uzman bir kişiden danışmanlık almalıdır. Bu danışmana “bizim işimize en uygun ERP programı nasıl olmalıdır ve hangi firmanın ERP programını satın alırsak işimize doğru adapte edebiliriz?” diye sorarak, en az 2 aylık bir ortak çalışma yürütmelidirler. Bu çalışma sırasında danışman firmanın işleyişini öğrenecek, ne tür raporlar üzerinden firmalarını yönetmeleri gerektiğini belirleyecek ve bu raporlar için tutulması gereken kayıtları tespit edecektir. İkincisi; bu danışmanla birlikte firmasına bir BT sorumlusu almalı ve tüm ERP alım ve uygulama sürecine dahil etmelidir. BT sorumlusu ERP programının nasıl kullanılacağını şirket içinde herkese anlatacak, sorulara cevaplar üretecek, sorunlar karşısında ERP firmasını daha doğru bilgilendirecektir. Bu 2 önerime uyan patronlar ERP programları sayesinde firmalarına daha başarılı yönetecek, az çalışanla daha çok ciro yapacak, hızla büyüyecek ve karlı çalışacaklardır. Bunu yapmayan firmalar ise ERP programlarından verim alamayacak, hantallaşacak, büyüyemeyecek ve zararına çalışacaklardır.

Yani, ERP programı almakla iş bitmiyor. ERP programını çok iyi kullanmak da önemli. Eğer iş süreçlerinizle satın aldığınız ERP programını güzel bir şekilde kaynaştırabilirseniz ve çalışanlarınız ERP programına doğru ve zamanında girişler yaparsa ERP programından iyi verim ve doğru raporlar alabilirsiniz. ERP programınız sayesinde departmanlar birbirlerini ilgilendiren konulardan otomatik haberdar olur. İş süreçleriniz hızlanır. Kontrol kolaylaşır. İşinize dair istatistikler tutabilirsiniz. Böylece şirketinizi daha sağlıklı yönetebilirsiniz. Satın alma müdürünüz, üretim müdürünüz, satış müdürünüz, pazarlama müdürünüz, genel müdürünüz masaya dayanarak değil veriye dayanarak konuşmaya başlar. Siz de onları kara kaşlarına kara gözlerine ve yağlı sözlerine bakarak değil performanslarına göre değerlendirebilirsiniz. Kısacası “ölçemediğinizi yönetemezsiniz”, ERP programı sayesinde ise ölçebilir, kıyaslayabilir ve denetleyebilirdiniz.

Birçok firma kapsamlı bir ERP programı almasına rağmen programın sahip olduğu tüm modülleri kullanmamakta, kullandıkları modülleri de verimli çalıştırmamaktadırlar. Örneğin depo elemanları gelen malları zamanında ve eksiksiz ERP sistemine kaydetmedikleri gibi, çıkan malları da zamanında ve eksiksiz kaydetmedikleri için ERP’de görünen stoklarla gerçekte depoda var olan stoklar birbiriyle örtüşmez. Dolayısıyla patron deposunda hangi malın var olup olmadığından hiçbir zaman emin olamaz. Ya da ERP programında ürün kartları ayrıntılı doldurulmadığı için deposunda alış veya satış fiyatlarından kaç liralık malı olduğunu göremez.

Bazı patronlar ise kullandıkları ERP programı sayesinde çok ayrıntılı raporlar alabileceğini bilmediği için şirketini sezgileriyle yönetmeye devam eder. Etrafındaki yöneticilerin ve çalışanların veriye dayanmayan varsayımlarını dinleyerek iş kararları alırlar.

Veriden bilgiye, bilgilerden fikre, fikirlerden kararlara ulaşılır. Yani insanlar bildikleriyle düşünür. Düşünce kaliteniz kararlarınızın isabetliliğini artırır. Düşünce kalitenizi doğrudan etkileyen de verilerinizin doğruluğudur. Doğru veri de ERP programınızdadır.

Sanırım buraya kadar ERP programının önemini anlatabildim. Şimdi gelelim sizin için en doğru ERP programını nasıl seçeceğinize.

ERP programı alacaksanız önünüzdeki seçenekleri 2 kümeye ayırabilirsiniz. Birinci kümede yabancı firmaların ERP yazılımları, ikinci kümede yerli firmaların ERP yazılımları olacaktır. Yabancı firmaların ERP yazılımları oldukça pahalıdır. 200 bin TL ile 2 milyon TL arasında teklifler alabilirsiniz. Yerli firmalarda ise 15 bin TL ile 65 bin TL arasında kapsamlı teklifler alabilirsiniz. (Burada en az 5-6 modülü olan ERP programı satın almaktan bahsediyorum.) Bana “yerli mi, yabancı mı” diye soracak olursanız kesinlikle yerli derim. Çünkü yabancı ERP programlarda var olup da yerlilerde olmayan bir modül veya özellik neredeyse yok. Yada yabancıdaki fazladan modülleri ve özellikleri zaten kullanmayacaksanız niye bu farklılıklara tonlarca para veresiniz? Ayrıca yerli programların adaptasyonu ve uygulamaya alınma süresi de çok kısa. Bayileri aracılığıyla verdikleri satış sonrası destekler de oldukça başarılı.

Yıllarca kullandıkları yerli ERP programının mürüvvetini gören ve zenginleşen bazı firmaların şımararak yabancı marka ERP alma gafletine düşüp “ne yaptık biz” diye yakındıklarını ve tekrar yerli ERP programlarına döndüklerini çok gördüm.

Yerli ERP programlarına güvenebilirsiniz. Çünkü; ister yerli olsun ister yabancı olsun her ERP programı, kullanan her müşteri/firma tarafından geliştirilir. Yani piyasada en az 2 yıldır var olan ve en az 100 firma tarafından kullanılan bir ERP programının yeterliliğinden şüphe etmenize gerek yoktur. Çünkü ERP programını ilk kullanan firmalardan elde edilen geri bildirimlerle zaten ERP programı oldukça gelişmiş demektir.

Tatmin edici referansları olan ERP programının yeterliliğinden şüphe etmemelisiniz. Sadece sizin işinize uygun olup olmadığına bakmalısınız. Çünkü hemen hemen her ERP programı bir şirket tarafından kendi ihtiyaçlarını gidermek için yazılmıştır. Geliştikçe de girişimci birileri tarafından bir ürün olarak dışarıya pazarlanmaya başlanmıştır. Dolayısıyla ilk yazıldığı şirketin ve sektörünün iş süreçlerine çok daha fazla uygundur. Zamanla başka sektörden firmalar satın ala ala yazılım tüm sektörlere hitap eder hale gelse de kök sektöründeki firmalara daha uygundur.

Örneğin bir mali müşavirlik firmasının geliştirdiği ve sonradan paketleyerek başka firmalara da sattığı ERP programının muhasebe ve finans modülleri harikadır. Bir triko firmasının içinden çıkan ERP programının satış ve mağazacılık modülü harikadır. Bir fabrikanın satın alma ve üretim süreçleri için geliştirilmiş, sonrasında da ERP programına dönüştürülmüş programı sanayi firmaları için çok başarılıdır. Bazı ERP programlarının satış ve CRM modülleri üretim şirketleri için çok uygun değilken, hizmet ve proje şirketleri için çok uygundur. Bazı ERP programlarında çok yetersiz İK modülü olmaktadır.

Dolayısıyla şirketinize bir ERP programı alırken sadece içeriğindeki modüllere ve fiyatına bakmamalısınız. Şirketinizin iş süreçlerini sizin istediğiniz şekilde işleyip işleyemeyeceğine bakmalısınız.  Şirketiniz için oluşturduğunuz performans takip raporlarını alıp alamayacağına bakmalısınız.

Benim müşterilerimde gördüğüm ve oldukça başarılı bulduğum yerli ERP programları şunlar; Mikro, Nebim, Dolphin, Netsis, Likya, Logo, Eta, Link, Workcube, UyumSoft. (Tabi bunlar benim deneyimlediğin yerli ERP programları, elbette başka başarılı yerli ERP programları da vardır. Onları da deneyimledikçe bu yazıdaki listeye ekleyeceğimden emin olabilirler) Bir ERP programı alacağınız zaman bu firmaların internet sitesine girin, inceleyin. Sonra da ulaşın. Büyük bir ihtimalle size en yakın bayilerini yönlendireceklerdir. Geldiklerinde onların sunumunu iyi dinleyin. Kendi çalışma sisteminize adapte edip edemeyeceğinizi öğrenmeye çalışın. Görüşebileceğiniz referanslar isteyin. Satın alacağınız programı kullanan diğer firmalardan görüş alın. En az 3 firma ile görüşürseniz konuya daha fazla adapte olur ve en doğru yazılımı alabilirsiniz. (Tavsiye; Sıkı pazarlık yapın. İlk teklifi kabul etmeyin. ERP programlarından indirim payı var. Benden söylemesi.)    

ERP satmaya gelen arkadaşlar genelde programlarının özelliklerinden bahsediyorlar ve sizin ne amaçla kullanmak istediğinizi bildiğinizi farz ediyorlar. Dolayısıyla size bilgisayar satmaya gelen birisinden farksız anlatım yapıyorlar. Aslında programı nasıl kullanabileceğinizi anlatabilseler daha kolay satabilirler ama buna vakitleri de yok, pazarlama zekaları da. Eğer size ERP satmaya gelen kişi, “Size teklif geçerim ama teklifimize cevap dönmeden önce izninizle ben firmanızdaki 5-6 kişiyle görüşeyim, iş süreçlerinizi inceleyeyim, daha sonra bizim programı nasıl kullanabileceğinizi ve nasıl faydalar elde edeceğinizi size 2-3 saatlik bir sunumla anlatayım. Sonrasında teklifimize onay verin veya vermeyin” diyorsa mutlaka kabul edin. Böylece alacağınız programı nasıl kullanacağınızı ve faydalarını daha iyi anlayabilirsiniz.

Alacağınızı ERP programına karar vermeden önce tedarikçilerin eğitim ve düzenli destek hizmet vaatlerini de karşılaştırın. Zira firmanızdaki kullanıcıların bilgisayarına ERP programı yüklemekle iş bitmiyor. ERP programını satanlar çalışanlarınıza kapsamlı bir eğitim vermelidir. ERP programına alıştıkça yazılımda size özel bazı düzenlemeler yapılmasını veya kayıt girişlerinde yaptığınız hataların düzeltilmesini talep edeceksiniz. Bu tür talepleriniz için ERP satıcısı size hızlı destek vermelidir. Tabii daha önce de belirttiğim gibi; ERP programı satın almadan önce size alım danışmanlığı yapacak bir uzman kiralamanız ve BT sorumlunuzu ERP programının başarıyla şirketinize adapte edilmesi için sorumlu tutmanız yararınızadır.

Aldığınız ERP programının mantığını iyi anlarsanız çok doğru veri girişi yapar, sağlıklı istatistikler alırsınız. Kayıt ve raporlama mantığını anlamadan yapacağınız girişler sonrasında ERP programınızı atıl hale getirebilirsiniz. Cari kart ve ürün kartı açarken, ürün ağacı oluştururken yapılan hatalar ve eksik doldurmalar benim en çok gözüme çarpan hatalar.

Diyelim, şirketinizin DNA’sına en uygun ERP programını aldınız. Şirketinizdeki kullanıcılar kendilerine öğretildiği gibi yazılımı kullanmaya başladılar. Çok güzel ama hala ERP programına verdiğiniz paranın karşılığını almış olmazsınız. ERP programına sağlıklı veriler girmek yetmiyor. Patron olarak her departmanınızın ve her biriminizin yöneticisinden şirket ERP’nizden alınmış raporlarla sunum yapmasını istemelisiniz.

Yeri gelmişken, şirketinizin performansını kasada para var/yok düzeyinde takip ediyorsanız zaten ERP programı almayın derim. Bakkal hesabına devam edin. Ama şirketinizin performansını birçok açıdan günlük, haftalık, aylık, çeyreklik ve yıllık bazlarda takip etmeyi önemsiyor ve kıyaslamalar yaparak yön vermeyi düşünüyorsanız ERP programı almalısınız.

ERP programını verimli kullanmak firmanızı “kurumsallaştırmada” ve “toplam kalite yönetimi”ni uygulamada önemli adımlarından biri olacaktır. 

ERP programına neleri işleyecek, neleri takip edeceksiniz?

·         Gelen fatura, giden fatura

·         Yapılan ödeme, gelen tahsilat

·         Çıkan ürün, gelen ürün

·         Gelen hammadde, kullanılan hammadde

·         Bitmiş mamul deposunda ne var ne yok

·         Hammadde deposunda ne var ne yok

·         Mağazalarınızda ne var ne yok

·         Ne kadar satışınız oldu

·         Hangi ürün kategorisinden ne kadar sattınız?

·         Hangi satış kanallarına ne kadar sattınız?

·         Hangi bölgeye ne kadar sattınız?

·         Hangi satıcınız nereye gitmiş/gidecek?

·         Hangi noktanızdan ne kadar sattınız?

·         Bekleyen siparişleriniz ne kadar?

·         Müşterilere ne kadar iskonto uyguladınız?

·         Tedarikçilerinizden ne kadar alım yaptınız?

·         Tedarikçilerinize verdiğiniz ve henüz gelmeyen siparişlerini ne kadar?

·         Üretim hızınız ne?

·         Her bir ürün için üretim maliyetleriniz ne?

·         Her bir ürün için genel giderleriniz ne?

·         Satılan malın maliyeti ne?

Eğer yukarıdaki bilgilere dilediğiniz zaman ulaşabilir ve geçmiş verilerinizle kıyaslayabilirseniz şirketinize daha sağlıklı yön verebilirsiniz. Tabi bu verileri ERP programınızdan çekebilmeniz için de ilgili çalışanlarınız ERP programına çok iyi veri girişi yapmalıdırlar.

Tabi rakamlara hakim olunca önünüzdeki ayları da planlamak kolay olacaktır. ERP programlarından verim alan firmalar girecekleri yıl için bütçe (gelir hedefleri ve gider hedefleri) belirleyebilmekte ve yılı bu belirledikleri bütçeye uygun yaşayabilmektedirler. Böylece karlılık hedeflerine daha kolay ulaşabilmektedirler. ERP programı firmanızın gelir kalemlerine ve gider kalemlerine dair geçmiş performansını ayrıntılı ve sağlıklı veremiyorsa, geleceğe dair ayrıntılı ve sağlıklı bütçe tahmini de yapamazsınız. Dolayısıyla önünüzdeki yılı nasıl yaşamanız gerektiğini şansa ve günlük modunuza bırakırsınız. Rüzgar nereden eserse ona göre karar verir ve şirketinizi karaya oturtursunuz.

ERP programı almak, alınan ERP programından yüksek verim almak gibi talepler öncelikle şirketin sahiplerinden, yani patronlardan gelmelidir. Eğer bir şirkette ERP programı verimli kullanıyorsa patronlar geçmiş verilerle yeni verileri kıyaslayarak çok daha sağlıklı kararlar alabilirler. Çalışanlarına doğru nasihatler ve hedefler verebilirler.  Firmalarını uzaktan (örneğin uzun bir dünya turu sırasında) takip edip yönlendirebilirler. Çalışanlarından daha fazla verim alıp, az kişiyle daha çok ciro yapabilirler. Çalışanları, yöneticileri ve danışmanları onları yanıltamaz. Başka işlere girişmeye zaman bulabilirler. Dolayısıyla patronlar ERP konusunda Fransız kalmamalı, detayına girmeli ve araştırmalıdırlar.

* ERP programı sunan firmaların en büyük rakibi Excel’dir.

Not: ERP programınızın üreticisi zaman zaman sürüm güncellemesi yapacak veya ek modüller geliştirecektir. Bunları almaktan çekinmeyin. Ama sizin kullandığınız ERP programını üreten bir firma farklı bir yazılım teknolojisine sahip yeni bir ERP programı çıkardıysa sakın ilk alan siz olmayın. Yeni iş yazılımı en az 2 yıl piyasada kendini kanıtladıktan sonra ona geçiş yapabilirsiniz.  4-5 yılda bir ERP programınızı masaya yatırın. Sizin ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığını gözden geçirin. Başka firmaların hangi ERP programlarını nasıl kullandıklarını öğrenin. Başarılı olduklarını gördüklerinizi çağırın ve programlarını anlatmalarını isteyin. Referanslarını alıp, referanslara yerinde ziyaret yapıp, ERP programını nasıl kullandıklarını gözlemleyin. Mevcut ERP programınızdan daha iyi olduğuna kanaat getirmeden de yeni ERP programı satın almayın.  

Web sitem: www.muratsaylan.com