Meşhur pazarlama karması 4P’nin P’lerinden biri
Place’dir. Bunu bizim akademisyenlerimiz “Dağıtım” veya “Bulunurluk” olarak
çevirirler. Bir markanın tüketicilerle nerelerde, nasıl buluşacağını
kurgulamak, ürünün farklı satış kanallarında nasıl ilerleyeceğin planlamak,
sevkiyat sürecini yönetmek, stok yönetimi yapmak “Place”in temel görevleridir.
“Place”de her şey üreticinin “depo”sundan başlar ve
tüketicinin eline geçesiye kadar devam eder. Arada sevkiyat, bayi depoları ve
mağaza rafları vardır. Bu yazımda tüm süreci değil, üreticinin deposundaki
süreci irdeleyecek ve bazı öneriler vereceğim.
Çünkü satıcıların ve satış departmanlarının önemli şikâyetlerinden
biri de stok yetersizliği ve siparişlerin zamanında gönderilmemesidir. Bu
problem öyle boyutlara ulaşır ki sadece bayiler değil, firmanın satıcıları da
huzursuzluk yaşamaya ve firmalarına olan inançlarını yitirmeye başlarlar. Bu da
satış kaybına yol açar.
Bazı işlerde stok yoktur veya stoklu çalışılmak istenmez.
Örneğin hazır mutfak, demir dökümlü ürünler üreten firmalar buna örnektir. Ama
birçok işte stoklu çalışmak gerekmektedir. Yani firma önce üretir ve depolar. Giyim
ürünleri ve gıda ürünleri üretenler, perakendeci firmalar buna örnektir. Satış
ekibi de öncelikle depoya istiflenen ürünleri satmaya çalışır. Piyasanın hangi
ürüne ne zaman sipariş vereceği belli olmadığı için firma her modelden (ürün
grubundan) belli miktarda ürünü hep deposunda hazır tutar. Böylece sipariş
gelir gelmez kolileleme ve sevkiyat yapılabilir. Aksi halde gelen siparişi
karşılamak için 1-2 haftalık üretim süresi gerekebilir ki, bu durumda bayiler
siparişlerini iptal edip başka bir tedarikçiden (rakip firmadan) alım
yapabilirler.
Satış işinin doğası gereği firmalar öncelikle stoklarındaki
ürünleri satmak ve paraya çevirmek isterler. Satıcılar bir sipariş aldıklarında
bu sipariş depoya bildirilir. Depocular da siparişin karşılığı olan malları depo
raflarından alıp koliler ve sevk eder. İşte bu işlemlerin kalitesi önemlidir.
Bu işlemlerde yaratılacak farklılık bile satışların artmasına neden olacaktır.
Depo yönetiminde yaşanan sorunlardan bazılarını dile
getirerek satışı nasıl baltaladıklarını anlatmak istiyorum.
·
Firma deposunu doğru saymadığı, depoya giren ve
çıkan ürünleri doğru kayıt altına almadığı için stok raporu ile depodaki
malların varlığı birbiriyle eşleşmez. Dolayısıyla satıcıların depoda var
zannettiği ürünlerin bir kısmı yoktur veya kayıtlardakinden daha azdır. Ya da
tam tersi olarak satıcıların depoda yok zannettiği ürünler aslında vardır. Bilgisayardaki
stok listesiyle depodaki malların örtüşmemesi yüzünden ya satış kaçar, ya da
müşteri.
·
Düzenli aralıklarla (örneğin her Pazartesi) stok
bilgisini bayilerle paylaşmak yararlıdır. Böylece bayiler hemen teslim
alabilecekleri siparişler oluştururlar. Ama stok raporunuz ile depodaki
malların varlığı örtüşmüyorsa bu tam bir rezalettir. Bayi siparişini geçer ama
siparişindeki ürünlerin tamamı veya bir kısmı depoda olmadığı için siparişinin
tamamlanması beklenir veya sadece depoda olanlar gönderilir. Bu durumda bayi
rafına yeterince ürün koyamadığı için yok satar. Yani bir müşterisi olmayan
ürünü sorduğunda “maalesef elimizde
kalmadı ama yakında gelecek” demek zorunda kalır. Kaçan satıştan dolayı da
size kızmaya başlar ve alternatiflerinizle (rakiplerinizle) flörte geçer.
·
Firma büyüyeceğini ve satışların artabileceğini
kestiremediği için depo amacıyla önce ufak bir yer ayırır. Bir süre sonra o
depoya sığmakta zorluk çekilir. Ürünler üst üste, yan yana tıka basa
istiflenir. Zamanla depoya gelen ürünler özensizce istiflenmeye başlanır. Dolaşma
alanları dardır. Elleçleme ve kolileme alanı daracıktır. Depo içinde malları
kolayca taşıma ve istifleme için taşıyıcılar ve merdivenler eksiktir. Depocular
binbir güçlükle üretimden gelen malları istifler ve yine binbir güçlükle
bayilere gönderilecek malları hazırlarlar. Dolayısıyla sevkiyatlar gecikir.
·
Her departmana kalifiye eleman almaya çalışan
firma sahipleri depoya dünyanın en vasıfsız insanlarını layık görürler. İki
elleriyle gömlek düğmelerini ilikleyemeyen, düzen ve disiplinden bihaber,
işinin öneminin (satışa katkısının) farkında olmayan, ürünlere gözü gibi bakmayan,
defter hesabı kayıt tutmaktan bile aciz depo ekibi ile elbette jilet gibi bir
depo sahibi olunamadığı gibi sevkiyatlar da zamanında yapılamamaktadır. Ayrıca
yapılan sevkiyatlarda da sık sık hata görülür. Ya müşteriye eksik veya fazla
mal gönderilir, ya da müşterinin istemediği mallar. Bayilerden sevkiyatlar
konusunda şikayetler akmaya ve satış departmanını bunaltmaya başlar.
·
Depocular satışın ve firmanın satış hedefinden o
kadar bihaberdir ki; kendilerine gelen siparişleri bir günde kolileyip sevk
edebilecekken 2-3 güne yayarlar. Bir ürün için 40 kolilik siparişi haftalarca
bekletebilirler. Bu durumda da siparişler biriktikçe birikir. Siparişlerinin
geç gelmesinden bıkan bayiler de firmayla ticaretini azaltır ve nihayetinde
bitirir.
·
Firmanın deposu ve ehil olmayan depocularının
kafası o kadar karışıktır ki, sipariş verilen ürünler depoda olmasına rağmen
depocular “depoda yok, hemen üretilmeli”
diye rapor verebilirler veya depoda olmamasına rağmen “depomuzda var, üretmenize gerek yok” diyebilirler. Dolayısıyla
şirketin kaynakları depoda var olan malların tekrar üretimine ayrılır ve
gerçekten üretilmesi gereken ürünlerin üretimi ötelenir.
·
Bazı depocular “ilk giren ilk çıkar” (first in first out, FiFo) kuralından
habersizdir. İstifleme sırasında en sona koydukları mallar yıllarca deponun
içinde kalabilir. Özellikle son kullanım tarihi olan ürünler için Fifo’nun bilincinde
olan depocuların istihdam edilmesi şarttır. Birçok bayi kendisine gönderilen
bayat ürünlerden şikâyetçidir ve tekrarlanması halinde tedarikçi firmayı terk
ederler.
·
Depolarda adresleme de çok önemlidir. Koridorlarda
ve raf önlerinde depolanan ürünlere dair bilgi olmalıdır. Depoda ilk defa
çalışacak birisi deponun girişindeki adresleme şemasına bakarak neyin nerede
olduğunu kolayca görebilmeli ve eliyle koymuş gibi bulabilmelidir. Tabi bu
adresleme şemasına uygun istifleme de önemlidir. Çok sık eleman sirkülasyonunun
olduğu depolarda hızlı sevkiyat için adresleme ve şeması şarttır. Etkili bir
adresleme sayesinde siparişlerin hazırlanması hızlanabileceği gibi, stok sayımı
da kolayca yapılabilecektir.
·
Ürünlerin temizliği için deponun da temiz olması
şarttır. Maalesef günümüzde birçok depo toz ve nem içindedir. Birçok gıda
deposunda böcekler ve fareler cirit atmaktadır. Depodan sorumlu olanlar
maalesef depolarının temizliğinden de sorumlu olduklarını görmezden gelirler.
Bu yüzden satıcılar bayilerine depolarını göstermekten korkarlar. (Neyse ki o
fareler depoculardan daha düzenli iş çıkardıkları için ortalıklarda pek
görülmezlerJ)
·
Üretimden (veya dışarıdan) gelen malları teslim alan
depocularla, depoya istifleyen ve bayilere mal sevkiyatı yapan depocular aynı
kişiler olunca deponun namusu (stok tutarlılığı) da tehlikeye girer. Çünkü
temel olarak bir depoda 3 işlem (mal kabul, mal istifleme, mal sevkiyat) vardır
ve bu 3 işlem de birbirinden zorludur. Bu 3 işlemi de aynı kişiler yaparsa
hatalar kaçınılmazdır. (Stoklardaki şaşmanın bir sebebi yanlış kayıt tutulması
ise diğeri de hırsızlıktır. Patronlar genelde depoya akrabalarından birini
koyarak, kuşkularından arınmaya çalışır ama genelde deponun ırzına geçenler de
bu akrabalar olur.)
·
Depocular mal sevkiyatı yaptıktan, yani kolileri
sevkiyat aracına yükledikten sonra satıcıları bilgilendirmeyi akıllarına
getirmezler. Dolayısıyla satıcılar da bayilerini bilgilendiremezler. Bu bilgi
eksikliği bayiyi sabırsızlandırır ve bayi ile satıcı arasında gerilim
yaşanmasına neden olur. Ne zaman geleceğini bilemediği ürünler için bayi
raflarında düzenleme yapamaz. Ansızın gün ortasında gelen ürünü mağaza içinde
koyacak yer bulamaz.
·
Birçok firma depo varlığını bir ERP (kurumsal
kaynak planlama) veya stok yönetim programıyla takip etmez. Depodaki ürünlerin
varlığı defterlerde veya en iyi ihtimalle Excel’de tutulur. Depoya mal kabulü
de, depodan mal çıkışı da, depo varlığı da tek adam tarafından kayda alındığı
için, genelde o kişi stok tutarlılığı sapmalarını kafasına göre düzeltir. Sonuç
olarak depo sayımlarında eldeki mal ile kayıtlardaki malın örtüşmediği görülür.
·
Depo sayımı da ayrı bir uzmanlık alanıdır. Depo
depoculara saydırılmaz. Depoyu mutlaka muhasebe elemanları saymalı, depocular
onlara eşlik etmelidir. Depo sayımında el terminali kullanılmalıdır. Sayım
bölüm bölüm yapılmalıdır. Her bölümün kayıt tutarlılığı sıcağı sıcağına
denetlenmelidir. Depo sayımı iyi yapılmaz ve mal giriş/çıkışları iyi kontrol
edilmezse hırsızlığa da geçit verilmiş olur.
·
Mal kabulü ve sevkiyata hazırlığı sağlıklı
yapmak ve hızlandırmak için el terminali kullanılmalıdır. Ürünlerin üzerindeki
barkodları okumaya ve saymaya yarayan el terminali sayesinde depoya hatalı
giriş çıkış azalacaktır. Bu el
terminalleri ERP (veya stok yönetim) programına bağlı olduğu için de satıcılar
stok durumunu istedikleri zaman doğru olarak ekrandan görebileceklerdir. Ama el
terminali kullanma inisiyatifi depoculara kalırsa el terminali
kullanmayacaklardır. Onlar malları parmak hesabıyla saymayı tercih ederler. Kullanımı
biraz teferruatlı olan el terminalini kullanmayı zorunlu hale getirmelisiniz. El
terminali bayilere hatalı, eksik veya fazla mal göndermeyi minimuma
indirmektedir.
·
Bayiler kendilerine gelen 20-30 kadar koliyi
boşaltır ve şansı varsa irsaliyeyi bulur. Bu kadar koli için tek bir irsaliye
düzenlendiği için teslim alma kontrolünde çok zorlanırlar. Kontrolü sağlıklı
yapamadığı için de satıcılara haksız itirazlarda bulunur. Bayilere gönderilen
ürünlerin irsaliyeleri (veya faturaları) mutlaka koli başına düzenlenmeli ve
her evrak mutlaka ilgili kolinin içine konmalıdır. Bu yapılamıyorsa bile koli
üstlerine içindeki ürünlerin listesi yapıştırılmalıdır. Ayrıca faturanın
üzerine malın kaç koli ile sevk edildiği de not edilmelidir. Böylece kolileri
teslim alan bayi her koliyi tek tek daha iyi kontrol eder.
Yukarıdaki örneklerden de anlaşılacağı gibi depo yönetiminin
sağlıklı olması satış başarısında olmazsa olmazdır. Firmalar öncelikle
depolarının başına mühendislik fakültesinden mezun bir yönetici atamalıdırlar. (Yüksek
zekaya ve yönetim becerisine sahip olmayan bir depo yöneticisi satış
departmanının baş düşmanıdır) Depoya mal
kabulü, mal istiflenmesi ve mal sevkiyatı ayrı ekiplere verilmelidir. Ayrıca mal
kabulünün ve mal sevkiyatının ayrı kapılardan olması daha doğru olur. Böylece
depoya giriş çıkış kayıtları daha sağlıklı yapılabilir ve stoklar şaşmaz.
Depoda mutlaka otomasyon sistemi (ERP, el terminalleri, barkod, PFID etiket ve
okuma gibi teknolojiler) kullanılmalıdır. Deponun giriş ve çıkışlarına mutlaka
kamera konmalıdır ki depocular takip edildiklerini bilerek işlerine daha fazla
odaklansınlar. Özellikle elleçleme alanında kamera olmalıdır. Bir müşteri
kolisinden istediği mallar çıkmadığını iddia ettiğinde elleçleme alanındaki
kamera kayıtlarından kolinin içine hangi ürünlerin konduğu denetlenebilir. Proforma
fatura, irsaliye ve/veya irsaliyeli fatura gibi evraksal işlemler de depodaki
sevkiyatçılara bırakılmalıdır. En güzeli malı hazırlayan depocuların irsaliyeli
faturayı da düzenleyip sevkiyat yapmalarıdır. Üzerinde faturası olan koliler
sevkiyat için araca yüklenirken bir denetim görevlisinin (bu fabrika
çıkışındaki güvenlik elemanı da olabilir) faturayı, koli sayısını ve koli
üzerindeki çeki listesini kontrol etmesinde fayda vardır. Bu denetim sayesinde
hatalar ve suiistimaller en aza iner. Bitmiş mamul deposundaki çalışanlar
satışın hizmetinde olduklarını idrak etmeli ve siparişlerin gecikmeksizin ve
hatasız sevkiyatı için daima seferber olmalıdırlar.
Gözlem ve tahminlerime göre birçok firma deposunu iyi
yönetemiyor, sürekli hatalar ve kaçıklar veriyor. Satıcılarınızın binbir
güçlükle kazandığı bayilerinizi kötü depo yönetiminiz yüzünden kaybetme
riskiniz var. Satışlarınızı ve müşteri memnuniyetinizi artırmak istiyorsanız
deponuza da el atmanızı şiddetle öneririm.
Not: Firmalar nakliye
için genelde ambarlarla çalışmayı yeğlerler. Ambarla ürün göndermek en erken 3
gün sürdüğü gibi bazı bölgelerde 2 haftayı alabilmektedir. Üstelik ambarla
taşınan ürünler, ambalajları ve kolileri zarar görebilmektir. Ambarla taşımanın
sebebi ekonomik olmasıdır. Ayrıca nakliye bedeli bayiye yüklendiği için de bayi
ambarla taşımayı “ekonomikman” tercih etmektedir. Firmalar, ambar yerine, daha
hızlı ve kaliteli taşıma yapan “kargo şirketleriyle” anlaşmalı ve nakliye
bedelini üstlenmelidir. Bugünkü rekabet ortamında yaratılabilecek
farklılıklardan biri de; ürün fiyatını kapıya teslim olarak belirlemekten
geçmektedir. Hızlı ve hasarsız sevkiyat için de kargo şirketleri tercih
edilmelidir.
ÖZETLE: DOĞRU
DEPO YÖNETİMİ NASIL YAPILIR?
·
Eğer
bilgisayardan (ERP’dan) alınan stok listesi ile depodaki stoklar birebir
örtüşüyorsa depo yönetimi doğru yapılıyor demektir. Yani bir üründen ERP
kayıtlarında kaç adet gösteriyorsa, depoda da o üründen o kadar adet varsa
depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.
o
Ama
ERP’deki kaydi stok ile depodaki fiili stok örtüşmüyorsa depocular işlerini
yanlış, eksik veya kötü yapıyor demektir.
·
Eğer
depodaki ürünler adresleme metodu ile doğru istiflenmişse, yani aynı barkodlu
ürünler aynı rafta yan yana ise depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.
o
Ama
depodaki ürünler rastgele yerlere konuyorsa, sevk edilecek herhangi bir ürünü
depoda bulmakta zorluk çekiyorsak, birazını bir köşede, birazını da diğer
köşede buluyorsak depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü yapıyor demektir.
·
Depocular
depolarına kimseyi sokmuyorsa, gelen malı depoya kendileri istifleyip, gidecek
malı depodan kendileri alıyorsa depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.
o
Ama
depoya kimin girip çıktığı belli olmuyorsa, herkes mal koyup mal alabiliyorsa
depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü yapıyor demektir.
·
Depocular
depoya gelen malları (siparişe ve irsaliyeye uygun mal gelmiş mi diye) doğru
kontrol edip, ERP’ye girişlerini kendisi
yapıyorsa, sonra da gelen malı deposuna kendisi istifliyorsa depocular işlerini
mükemmel yapıyor demektir.
o
Ama
depoya gelen malı “sonra kontrol ederim” deyip, “işim başından aşkın ERP’ye
girişleri başkası yapsın” diyerek sadece malı depoya taşımakla yetiniyorsa
depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü yapıyor demektir.
·
Müşterilere
sevk edilecek siparişleri depocular kendileri depoya girip hazırlıyor ve
irsaliyesini ERP’den kendileri kesiyorsa, ardından satıcılarımıza veya kargoya
teslim ediyorsa depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.
o
Ama
müşterilere sevk edilecek siparişleri satıcılar depoya girip kendileri veya
depocularla birlikte hazırlıyorsa, “irsaliyeyi daha sonra keseriz veya
muhasebe kessin” diyorsa, depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü
yapıyor demektir.
·
Depoya
gelmekte (yolda) olan malların içeriğini ve hacmini biliyorsa ve depoda yer
ayırıyorsa depocular işlerini mükemmel yapıyor demektir.
o
Ama
gelmekte olanlardan bihaberse ve hazırlık yapmıyorsa depocular işlerini yanlış,
eksik veya kötü yapıyor demektir.
·
Teknik
servise veya bir çalışana yöneticisinin talebi ile ürün verdiğinde bu ürünler
için depo açan ve akıbetini takip eden depocular işlerini mükemmel yapıyor
demektir.
o
Ama
teknik servise veya bir çalışana yöneticisinin bilgisi ve talebi olmadan ürün
verip akıbetini takip etmeyen depocular işlerini yanlış, eksik veya kötü
yapıyor demektir.
Depoculara
Nasihatler
1. Depona depoculardan başka kimseyi
sokma.
2. Deponun önünden ayrılacaksan deponu
kilitle. Kimseler giremesin ve çıkamasın.
3. Gelecek malları önceden öğren ve
deponda yer aç.
4. Gelen malı irsaliyesine bakarak
kontrol et.
5. Gelen malı ERP’deki stoklarına
aktardıktan sonra depona al.
6. Sevk edilecek malları bizzat kendin
hazırla ve irsaliyesini bizzat kendin kes.
7. Kimseye irsaliyesiz mal verme.
Kimseden irsaliyesiz mal alma.
8. Depona mal kabul ederken de, depondan
mal çıkarırken de el terminali ile iş yap ki, hata yapma olasılığın azalsın ve
işlerin kolaylaşsın.
9. Deponun içini sınıflandır ve her
sınıfa bir tür ürün koy. Buna adresleme denir. Böylece ürünlerin yerini çabuk
bulursun. Ayrıca azalan ürünleri daha kolay fark edersin.
10. Ara sıra rast gele bir ürün seç. Bak
bakalım kaydi miktar ile fiili miktar aynı mı?
11. Unutma depodaki mallar sana
zimmetlidir. Emanete sahip çıkmak için çok dikkatli ve disiplinli çalış.
12. Stokları sana emanet eden patron
kontrole/denetime geldiğinde veya stok sayım günü gelip çattığında kaydi stoğun
ile fiili stoğun aynı çıkarsa kendinle gurur duy.