Zaman Hırsızları

Bu makalemde neler bulacağınıza dair kısa bir video oluşturdum. Videoyu izledikten sonra okumayı tercih edebilirsiniz.

Zamanımızı çalan tuzaklar ve onlarla başa çıkmanın yolları

 

İş hayatında pek çok zaman hırsızı vardır. Bu hırsızlar işlerinize başlamanın, işlerinizi yapmanın ve tamamlamanın önünde büyük engeldir. Çoğu zaman sessizce çalışırlar; farkına bile varmadan günümüzden saatler, yılımızdan haftalar çalarlar. Bu yüzden onlara zaman tuzakları da diyebiliriz. Zamanınızı etkin yönetebilmek için bu hırsızları tanımanız ve onlara karşı önlem almanız gerekir.

 

Not: Bu makale, iş hayatında, özel hayatta ve öğrencilik hayatında etkin zaman yönetimi için hazırladığım Zaman Yönetimi makalemin devamı niteliğindedir. Onu da okumanızı öneririm.

 

Bir çalışan için zaman hırsızı; üretkenliği azaltan, odaklanmayı bozan ve zamanın boşa harcanmasına neden olan her türlü alışkanlık, kesinti veya durumdur. Bazıları içimizden gelir, yani kendi davranışlarımızdan kaynaklanır. Bazıları ise dışımızdan gelir: çalışma ortamından, şirketin işleyişinden, diğer insanlardan. İçimizden gelenler en çok zaman çalanlardır ama iyi haber şu ki, kontrolü tamamen bizim elimizdedir. Dışımızdan gelenleri tamamen engelleyemeyiz ama etkilerini ciddi ölçüde azaltabiliriz.

 

Zaman Yönetimi makalemde zaman hırsızlarını beş grupta toplamıştım. Bu makalede her grubu ve gruptaki hırsızları tek tek ele alacağım. Her birinin nasıl zaman çaldığını ve onunla nasıl başa çıkabileceğinizi anlatacağım:

·         Kendi alışkanlıklarımız: Ertelemek ve tembellik, işleri yarıda bırakmak, kararsızlık, mükemmeliyetçilik, acelecilik, unutkanlık ve düzensizlik, teknolojik beceriksizlik

·         Plan ve öncelik hataları: Plansızlık, öncelik karmaşası, hayır diyememek ve aşırı iş yükü, delege etmemek, işgüzarlık

·         Dikkat dağıtıcılar: Çoklu iş ve odaklanma eksikliği, dijital bağımlılık ve bildirimler, kesintiler ve gürültü, dedikodu

·         Kurumdan ve başkalarından kaynaklananlar: İletişimsizlik ve belirsiz beklentiler, gereksiz toplantılar, bürokrasi ve karmaşık süreçler, krizler ve beklenmedik işler, başkalarının plansızlığı, teknik sorunlar

·         Beden ve enerji: Fazla mesai, işkoliklik ve molasız çalışmak; formsuzluk ve yanlış enerji kullanımı

 

Uzun bir makale oldu ama her bölümü ayrı ayrı okuyabilirsiniz. En çok zorlandığınız hırsızdan başlamanızı öneririm.

 

KENDİ ALIŞKANLIKLARIMIZ

Bu gruptaki hırsızlar dışarıdan gelmez; biz onları her gün kendi elimizle besleriz. İyi haber şu ki, alışkanlık dediğimiz şey değiştirilebilir. Küçük adımlarla başlarsanız birkaç hafta içinde fark görürsünüz.

 

1. Ertelemek ve Tembellik

Erteleme, yapılması gereken bir işi, genellikle daha kolay veya keyifli başka bir şey uğruna, bile bile ve gereksiz yere geciktirmektir. Kısa vadede rahatlatır ama uzun vadede çok daha fazla zaman, enerji ve stres maliyeti getirir. Ertelenen işler birikir, bir süre sonra hepsi aynı anda acil hale gelir ve son dakikada, aceleyle, hatalı şekilde yapılır. "Nasılsa küçük iş" diye ertelenen işler de ihmal edilir, birikir ve bir gün büyük bir yük olarak karşımıza çıkar.

 

Erteleme çoğu zaman tembellikten değil, bir duygudan kaçmaktan kaynaklanır. İş sıkıcı, zor veya belirsiz gelir; başarısız olmaktan korkarız; nereden başlayacağımızı bilemeyiz. Bazen de gerçekten tembellik ederiz. Aranızda "Ben tembel değilim, üşengecim" diyenler olabilir. Üşengeçlik, belirli bir işe o an başlamaya karşı duyulan isteksizliktir: "Yapmam gerektiğini biliyorum ama şimdi başlamak istemiyorum." Tembellik ise daha genel ve kalıcı bir çaba göstermeme halidir. Bana göre üşengeçlik, geliyorum diyen tembelliğin ayak sesleridir.

 

Her insanın zaman zaman tembellik hakkı olduğunu düşünüyorum. Ertelemek de gayet insanidir; hemen herkes bir şeyleri erteler. Yalnız tembellik uyuşturucu gibidir. "Biraz tembellik yapayım" derken bir bakmışsınız sürekli tembellik ediyorsunuz. Her şeyin azı karar, çoğu zarar. Amacınız ertelemeyi tamamen yok etmek değil, azaltmak olsun.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

·         Nedenini bulun. Neden erteliyorsunuz? İş sıkıcı mı, çok mu zor, başarısız olmaktan mı korkuyorsunuz, yoksa yorgun musunuz? Nedeni bilirseniz çözümü de bulursunuz.

·         5 dakika kuralını uygulayın. Kendinize sadece 5 veya 10 dakika çalışma sözü verin ve başlayın. Başlamak bitirmenin yarısıdır. Genellikle başladıktan sonra devam etmek istediğinizi fark edersiniz.

·         Büyük işleri küçük parçalara bölün. "Raporu yazmak" göz korkutur; "raporun başlıklarını belirlemek" korkutmaz. Sadece ilk ve en küçük adıma odaklanın. Her adım için takviminizde bir zaman bloğu ayırın.

·         En zor işi sabah yapın. Enerjiniz en yüksekken günün en zor veya en itici işini ilk iş olarak aradan çıkarın. Günün geri kalanı daha hafif geçer.

·         Kendinize karşı sorumluluk oluşturun. Teslim tarihlerinizi yazın ve bir meslektaşınıza veya yöneticinize söyleyin. Başkasına verilen söz, kendinize verdiğiniz sözden daha bağlayıcıdır.

·         Kendinizi hırpalamayın. Ertelediğinizde kendinizi affedin ve yeniden başlayın. Suçluluk duygusu erteleme döngüsünü besler.

 

Not: Erteleme ve tembellik uzun süredir hayatınızı ciddi şekilde etkiliyorsa ve altında sürekli bir isteksizlik, mutsuzluk veya dikkat sorunu varsa bir uzmandan destek almaktan çekinmeyin. Bazen tembellik sandığımız şey yorgunluğun, depresyonun veya dikkat eksikliğinin bir belirtisi olabilir.

 

2. İşleri Yarıda Bırakmak

Bir işe başlayıp bitirmeden diğerine geçmek, sonra yarım kalan işlere tekrar tekrar dönmek masum görünür: "Biraz sonra dönerim." Ama yarım kalan her iş zaman çalar.

 

Yarıda bıraktığınız bir işe geri döndüğünüzde nerede kaldığınızı, hangi bilgileri kullandığınızı, işin nereye gittiğini yeniden hatırlamanız gerekir. Örneğin bir rapora 30 dakika ayırıp bıraktınız. İki gün sonra döndüğünüzde notlarınızı gözden geçirmek ve konuya yeniden ısınmak için 10-15 dakika ekstra harcarsınız. Devam etseydiniz bu süre kaybolmayacaktı. Üstelik yarım kalan işler zihninizin arka planında sürekli çalışır, sizi tedirgin eder ve diğer işlere odaklanmanızı zorlaştırır.

 

Yarım kalan iş sadece sizin zamanınızı çalmaz. Sizin işiniz başkasının işinin girdisiyse, siz bitirmedikçe o da başlayamaz. Örneğin siz stok sayımını (fiili ve kaydi stokların uyuşmasını) tamamlamazsanız muhasebeniz bilançoyu ortaklara sunamaz.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Başladığınızı bitirin. Kısa ve orta ölçekli işlere başladıysanız bitirmeden bırakmayın.

•      Anlamlı bir yerde durun. Büyük bir işi tek oturumda bitiremeyecekseniz bir bölümü tamamladığınızda durun. Bırakırken bir sonraki adımı tek cümleyle not edin: "Yarın satış verilerinin grafiğini çizerek devam et." Geri döndüğünüzde ısınma süreniz kısalır.

•      Açık iş sayısını sınırlayın. Üç işi yarım bırakmaktansa bir işi bitirip diğerine geçmek her zaman daha hızlıdır.

•      Bitirdiklerinizi görün. Biten işleri listenizden silin veya yeşile boyayın. Tamamlama duygusu, bir sonraki işe başlamak için motivasyon verir.

 

3. Kararsızlık

Çoğu zaman çoğu işte karar vermekte zorlanırız. Seçenekler arasında gidip gelmek, her ihtimali en ince ayrıntısına kadar düşünmek, kafamızda sayısız senaryo kurmak çok zaman ve enerji harcatır. Buna "analiz felci" denir. Karar verilemediği için işe başlanamaz, işe başlanamadığı için iş son ana kalır. Rafa kaldırılan her karar da daha sonra yeniden açılır, seçenekler yeniden tartılır. Aynı kararı defalarca vermeye çalışırız.

 

Kararsızlığın başkalarına da maliyeti vardır. Sizin kararınızı bekleyen ekip arkadaşlarınız işlerine devam edemez. Bazı kararların bir zaman penceresi vardır; o pencere kapanınca fırsat da kaçar.

 

Kararsızlığın yakın akrabası karar yorgunluğudur. Gün boyunca verdiğimiz yüzlerce küçük ve büyük karar zihnimizi yorar; gün sonuna doğru ya daha kötü kararlar veririz ya da hiç karar veremeyiz. (Bu konudaki bilimsel araştırmaların sonuçları tartışmalı olsa da çoğumuz bunu gündelik hayatta yaşarız.) Barack Obama, başkanlığı sırasında sadece gri veya lacivert takım elbise giydiğini, bunu da vermesi gereken karar sayısını azaltmak için yaptığını söylemişti. Mark Zuckerberg de hep aynı tişörtü giymesini benzer şekilde açıklamıştı.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Küçük kararlara az zaman ayırın. Dönüşü kolay ve etkisi düşük kararları ("Ne yiyeceğim?", "Bu e-postayı şimdi mi göndereyim?") hızlıca verin ve ilerleyin.

•      Orta kararlara süre koyun. Temel bilgileri toplayın, makul bir süre belirleyin ve o süre içinde karar verin.

•      Büyük kararlara da sınır koyun. Dönüşü zor ve etkisi yüksek kararlar daha fazla düşünme ve araştırma gerektirir. Ama onlara da bir sınır koyun: "Bu karar için en fazla bir hafta araştırma yapacağım." Mükemmel bilgiyi beklemeyin; yeterli bilgiyi toplayın.

•      Seçenekleri 2-3'e indirin. Çok fazla seçenek karar vermeyi zorlaştırır. Kalan seçeneklerin artılarını ve eksilerini kısaca yazın.

•      En kötü senaryoyu düşünün. Vereceğiniz kararın en kötü sonucu ne olabilir? Genellikle korktuğunuz kadar kötü olmadığını, sonuçların yönetilebilir veya geri döndürülebilir olduğunu görürsünüz.

•      "Yeterince iyi"yi kabul edin. Nadiren tek bir mükemmel seçenek vardır; genellikle birkaç iyi seçenek bulunur. İş dünyasında aldığınız kararların 10'da 6'sı isabetli olsa bu oran başarılı olmanız için yeterlidir.

•      Küçük kararları otomatiğe bağlayın. Rutinler oluşturun: her pazartesi aynı saatte haftalık planlama, her gün aynı saatlerde e-posta kontrolü gibi. Rutin, karar gerektirmez.

 

Yalnız kararsızlık nasıl zaman kaybettiriyorsa, aceleyle verilen kararlar da zaman kaybettirir; sonradan düzeltilmeleri gerekir. "En kötü karar bile kararsızlıktan iyidir" derler. Kısmen doğrudur. Ama önemli kararlar için yeterince bilgilenmeniz gerekir. İnsan bildikleriyle düşünür; kararlarınızın isabeti de düşüncenizin kalitesiyle doğru orantılıdır.

 

4. Mükemmeliyetçilik

Kaliteli iş çıkarmak istemek bir erdemdir. Mükemmeliyetçilik ise bu isteğin sınırını kaybetmesidir. Mükemmeliyetçi kişi işi "yeterince iyi" olduğunda bitirmez; sürekli geri dönüp düzeltir, parlatır, bir kez daha kontrol eder. İşin sonucuna hiçbir katkısı olmayan ayrıntılarda saatler harcar. Detaylarda boğulur, büyük resmi kaçırır. Bir sunumun yazı tipiyle ve renkleriyle bir saat uğraşıp içeriğine yeterince zaman ayıramamak tipik bir örnektir.

 

Mükemmeliyetçilik çoğu zaman ertelemeyle de el ele gider. Kusursuz yapamayacağından korkan kişi işe hiç başlamaz veya bitmiş işi teslim etmek yerine süresiz bekletir.

Yüksek standartlara sahip olmak ile mükemmeliyetçi olmak farklı şeylerdir. Sağlıklı bir kalite anlayışı, eldeki zaman ve kaynaklar içinde en iyi sonucu hedefler ve işi zamanında tamamlama bilincine sahiptir. Mükemmeliyetçilik ise bu sınırları görmezden gelir.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      "Bitti"nin tanımını yapın. İşe başlamadan önce "Bu iş ne zaman bitmiş sayılacak?" sorusunun cevabını yazın. O noktaya ulaştığınızda durun.

•      Zaman kutusu koyun. "Bu sunuma en fazla 2 saat ayıracağım" deyin. Süre dolunca teslim edin.

•      İlk taslağın kötü olmasına izin verin. İlk taslağın görevi var olmaktır, mükemmel olmak değil.

•      Son rötuşları sorgulayın. Sonucun büyük kısmı emeğin küçük bir kısmından gelir. Son %10'luk rötuşlar çoğu zaman harcanan emeğe değmez.

•      Erken geri bildirim alın. İşi erken bir aşamada birine gösterin. Kimsenin fark etmeyeceği ayrıntılar için saatler harcadığınızı görürsünüz.

 

5. Acelecilik

Pek çok insan işlerini son ana bırakır. Yumurta kapıya dayanınca çalışmaya başlar. Bu da onları acele etmeye zorlar. Bazı insanlar da her işi bir an önce bitirip kurtulmak için acele eder. Acele işe şeytan karışır misali, aceleciler işlerini genelde yalap şalap yapar. Detaylar gözden kaçar, hatalar artar. Yapıldığı sanılan işlere tekrar bakılması, düzeltilmesi gerekir. Acele ederek "kazandığınız" zamandan çok daha fazlasını düzeltmelere harcarsınız.

 

Acelecilik bir tür sabırsızlıktır. Sabırlı olmak ise yavaş olmak demek değildir. Sabır, her işe hak ettiği süreyi vermek, düşünerek ve doğru tempoda ilerlemektir. İyi bir zaman yöneticisi ne zaman hızlanacağını, ne zaman yavaşlayıp düşüneceğini bilir.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Hiçbir işi son ana bırakmayın. Raporlarınızı ve sunumlarınızı teslim tarihinden bir gün önce bitirmeye veya en azından %90'ını tamamlamaya çalışın. Böylece gözden geçirme, hataları ve eksikleri bulma şansınız olur; işinize daha çok hakim olursunuz. Aksi takdirde içindeki hatalar sizi utandırabilir.

•      İşlere yeterli süre verin. Kendinize kısa süre verirseniz kaçınılmaz olarak acele edersiniz.

•      Teslim etmeden önce kontrol edin. Önemli işleri kısa bir kontrol listesiyle gözden geçirin: Rakamlar doğru mu, ekler tam mı, alıcı doğru mu?

•      Önemli yazışmaları bekletin. Önemli kararları ve yazışmaları sinirli, yorgun veya aceleci anlarınızda göndermeyin. Bir süre bekletin, sonra tekrar okuyun.

 

6. Unutkanlık ve Düzensizlik

Bir e-postayı gönderip göndermediğinizi hatırlamamak, bir toplantıyı unutmak, anahtarınızı veya bir belgeyi nereye koyduğunuzu bilmemek, bir talimatın ayrıntılarını unutup işi yanlış yapmak... Unutkanlık hem sizin hem de başkalarının zamanını çalar. Unutulan bir toplantı için bekleyen herkesin zamanı boşa gider, yeni bir zaman bulmak da ayrıca uğraş gerektirir. Zaman Yönetimi makalemdeki tabloya göre ömrümüzün 40 günden fazlası sadece kayıp eşya aramakla geçiyor.

 

Unutkanlığın en büyük besleyicisi düzensizliktir. Dağınık bir masa, karmaşık bir bilgisayar masaüstü, adı "yeni_son_son2" olan dosyalar, okunmamış binlerce e-posta... Aradığınızı bulmak için her seferinde dakikalar kaybedersiniz. Dağınık ortam ayrıca dikkati dağıtır ve zihni yorar.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Hafızanıza güvenmeyin, not alın. "Ben unutmam" demeyin. Yapılacakları, fikirleri, talimatları bir deftere veya telefonunuzdaki not uygulamasına yazın. Söz uçar, yazı kalır. Astlarınıza verdiğiniz işleri de mutlaka tarihleriyle birlikte yazın (terminsiz iş vermeyin) ve düzenli olarak takip edin. Unutkan bir yönetici olduğunuzu fark eden astlarınız bundan faydalanabilir.

•      Takvim ve hatırlatıcı kullanın. Toplantıları, randevuları ve teslim tarihlerini hem bilgisayarınızdaki hem de telefonunuzdaki senkronize takvime girin ve hatırlatıcı kurun.

•      Talimatları tekrar edin. Birinden önemli bir talimat aldığınızda kısaca tekrarlayın: "Yani şunu, şu tarihe kadar yapacağım, doğru mu?"

•      Her şeyin bir yeri olsun. Anahtar, cüzdan, telefon gibi eşyalar için sabit yerler belirleyin. Bilgisayarınızda da "Müşteriler", "Projeler", "Yönetim" gibi ana klasörler ve bunların altında "Sunumlar", "Veriler" gibi alt klasörler oluşturun.

•      Dosyalarınızı tutarlı adlandırın. "ProjeAdı_BelgeTipi_Tarih" gibi bir format kullanın (örneğin "TeklifSunumu_ABCSirketi_20260327"). Aradığınızı saniyeler içinde bulursunuz.

•      Günün sonunda 5-10 dakika toplanın. Masanızı toplayın, masaüstünüzü ve indirilenler klasörünüzü temizleyin, işlem yaptığınız e-postaları arşivleyin. Haftada bir de klasörlerinizi gözden geçirip gereksizleri silin.

 

Not: Unutkanlık aniden başladıysa, günlük hayatınızı ciddi şekilde etkiliyorsa veya başka belirtilerle birlikte görülüyorsa bir doktora danışın. Uykusuzluk ve kronik stres de unutkanlığı doğrudan artırır.

 

7. Teknolojik Beceriksizlik

Günümüzde işlerin büyük kısmı bilgisayarda yapılıyor. Ama pek çok çalışan kullandığı programların yeteneklerinin küçük bir kısmını biliyor. Bir faturayı elle kaydetmek, verileri bir tablodan diğerine tek tek kopyalamak, bir raporu her ay sıfırdan hazırlamak, hesapları hesap makinesiyle yapıp tabloya yazmak... Bunlar hem çok zaman alır hem de hataya açıktır.

 

Özellikle Excel'i orta ve ileri seviyede bilmek çalışma hayatınızı çok kolaylaştırır. Formüller binlerce satırı saniyeler içinde hesaplar. Pivot tablolar saatler sürecek raporlamayı dakikalara indirir. Koşullu biçimlendirme önemli bilgileri görünür kılar. Makrolar tekrarlayan işleri tek tuşla yapar. Şirketinizin ERP ve CRM programlarından doğru raporu almayı bilmek de size her hafta saatler kazandırır.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Tekrarlayan işlerinizi sorgulayın. Her gün yaptığınız tekrarlayan işleri listeleyin ve "Bunu otomatikleştirmenin bir yolu var mı?" diye sorun.

•      Excel'i adım adım öğrenin. Her ay birkaç yeni formül veya özellik öğrenmeyi hedefleyin. DÜŞEYARA (veya ÇAPRAZARA), ETOPLA ve EĞER gibi temel formüllerle ve pivot tablolarla başlayın.

•      Klavye kısayollarını öğrenin. Sık kullandığınız programların kısayolları her gün birkaç dakika, her yıl birkaç gün kazandırır.

•      Şablonlar oluşturun. Sık hazırladığınız yazışmalar, teklifler ve raporlar için şablonlar hazırlayın.

•      Yapay zekayı kullanmayı öğrenin. Formül yazmaktan e-posta taslağına, uzun metinleri özetlemekten veri analizine kadar pek çok işte size zaman kazandırır. Yalnız ürettiklerini mutlaka kontrol edin.

•      Sormaktan çekinmeyin. Şirketinizdeki programların eğitimlerine katılın. Bilmediğiniz bir şey varsa bilen bir meslektaşınıza sorun.

 

PLAN VE ÖNCELİK HATALARI

Bu gruptaki hırsızlar, doğru işleri doğru sırada yapmamızı engeller. Çok çalışırız ama yanlış işlere çalışırız. Günün sonunda yorgun ama tatminsiz oluruz.

 

8. Plansızlık

Plansızlık zaman yönetiminin en sinsi düşmanlarından biridir. Pusulasız denize açılan bir gemi gibi, rüzgar nereye götürürse oraya gidersiniz. Ne yapacağını bilmeyen kişi gün içinde sürekli "Şimdi ne yapsam?", "Hangisi daha önemli?" sorularıyla vakit kaybeder. Gözüne ilk çarpan veya en kolay olan işi yapar, oysa o sırada çok daha önemli bir iş bekliyordur. Dikkat dağıtıcılara kapılmak kolaylaşır, önemli işler son ana kalır, son teslim tarihleri kaçar.

 

Plansızlığın bir kardeşi de kötü hedeflemedir. "Daha iyi çalışacağım" gibi belirsiz hedefler neye odaklanacağınızı söylemez. "Bir günde üç günlük işi bitireceğim" gibi gerçekçi olmayan hedefler ise hayal kırıklığı ve motivasyon kaybı yaratır.

 

Planlamanın önündeki engellerden biri de aşırı iyimserliktir. İsveçlilerin tidsoptimist (zaman iyimseri) dediği insanlar bir işin olduğundan kısa süreceğini düşünürler. "Bu işi yarım saatte bitiririm" dedikleri iş bir buçuk saat sürer. "5 dakikada çıkarım" dedikleri halde hazırlanmaları 20 dakika sürer. İyi niyetlidirler ama sürekli geç kalır, teslim tarihlerini kaçırırlar.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Yapılacaklar listesi hazırlayın. Yapmanız gereken tüm işleri bir listede toplayın. Listenizi her gün, tercihen gün sonunda veya ertesi günün başında güncelleyin. Yapacaklarını yaz, yazdıklarını yap.

•      Önceliklendirin. Zaman Yönetimi makalemde anlattığım Öncelik Puanlaması veya Eisenhower Matrisi ile işleri sıralayın; bazılarını eleyin, bazılarını devredin.

•      Süre ve zaman atayın. Her işe tahmini bir süre verin ve hangi gün, hangi saatte yapacağınızı takviminize yazın. Tahminlerinizi gerçekleşen sürelerle karşılaştırın; zamanla tidsoptimistlikten kurtulursunuz.

•      Hedeflerinizi SMART yapın. Belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zaman kısıtlı hedefler koyun.

•      Planınızda boşluk bırakın. Planlar katı olmak zorunda değildir. Günün %10-20'sini beklenmedik işler için boş bırakın.

•      Haftayı değerlendirin. Hafta sonunda planınızın ne kadar işe yaradığına, nelerin eksik kaldığına bakın. Bu size bir sonraki hafta için geri bildirim verir.

 

Not: En kötü plan bile plansızlıktan iyidir.

 

9. Öncelik Karmaşası

Bazen plan yaparız ama öncelikler karışır. Her şey acil ve önemli görünür. Farklı yöneticilerden, farklı departmanlardan ve müşterilerden gelen talepler birbiriyle çatışır. Hangisinden başlayacağımızı bilemeyiz; hepsine biraz dokunur, hiçbirini bitiremeyiz. Ekip çalışmalarında toplantıların önemli bir kısmı işin kendisine değil, neyin daha önemli olduğunu tartışmaya gider.

 

Öncelik karmaşasının en tehlikeli sonucu, acil olanın önemli olanı ezmesidir. Her gün yangın söndürmekten stratejik işlere, gelişime ve planlamaya hiç sıra gelmez.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Hedeflere bakın. İşlerinizi şirketin ve ekibinizin hedefleriyle karşılaştırın. Hedeflere en çok katkı yapan iş önceliklidir.

•      Çatışmayı açıkça söyleyin. İki yöneticiden çatışan talepler geliyorsa ikisini birden yapmaya çalışmayın. Durumu açıkça söyleyin ve önceliği onların belirlemesini isteyin: "Bu hafta hem X'i hem Y'yi yetiştiremem. Hangisi önce gelsin?"

•      Günün üç önemli işini seçin. Her sabah günün en önemli üç işini belirleyin. Diğer her şey bu üç işten sonra gelir.

•      Önemli ama acil olmayan işlere yer açın. Takviminizde planlama, gelişim ve strateji için düzenli bloklar ayırın. Ayırmazsanız o işlere asla sıra gelmez.

 

10. Hayır Diyememek ve Aşırı İş Yükü

Hayır diyememek genellikle başkalarını memnun etme isteğinden, çatışmadan kaçınmaktan veya kabul görme ihtiyacından kaynaklanır. Ama her talebe "evet" diyen kişi zamanını kendi önceliklerine göre değil, başkalarının önceliklerine göre harcar. Kendi işleri geri planda kalır, iş yükü kapasitesini aşar.

 

Aşırı iş yükü, kişinin kaldırabileceğinden fazla işi sürekli olarak üstlenmesidir. Başta meşguliyet hissi verse de bir süre sonra işler yüzeyselleşir, hatalar çoğalır, teslim tarihleri kaçar. Her şey acil göründüğü için önceliklendirme yapmak imkansızlaşır. Uzun vadede bu durum tükenmişliğe varır.

 

Hayır diyemeyenler bir süre sonra kullanılmaya da başlanır. Çevrelerindeki insanlar, kolaylarına geldiği için işlerini onlara yıkmaya alışır.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Bedelini sorun. Yeni bir talep geldiğinde kendinize sorun: "Buna evet dersem neye hayır demiş olurum?" Mevcut önemli işlerinizi riske atıyorsa kibarca hayır deyin.

•      Zamanlamayı konuşun. Hayır diyemiyorsanız başka bir zaman önerin: "Bu hafta yapamam ama önümüzdeki salı bakabilirim."

•      Doğru adrese yönlendirin. Talep sizin sorumluluğunuzda değilse açıkça söyleyin: "Bu iş X'in sorumluluk alanında, ona iletirseniz daha hızlı sonuç alırsınız." Kişi işi kendisi yapabilecekken kolayına geldiği için size soruyorsa "Bunu senin yapman daha doğru olur" demekten çekinmeyin.

•      İş yükünüzü yöneticinizle konuşun. İş yükünüz sürekli kapasitenizi aşıyorsa hangi işlerin öncelikli olduğunu, hangilerinin ertelenebileceğini veya devredilebileceğini birlikte belirleyin. Sessizce ezilmek kimseye fayda sağlamaz.

 

Not: Görev tanımınızın dışında olan bir iş, eğer size yeni bir bilgi ve beceri (know-how) kazandıracaksa, mesleki gelişiminize katkı sağlayacaksa, terfi veya zam almanıza yol açabilecekse "hayır" demeden önce iyi düşünün. Örneğin şirketinize yeni ERP programının alınması ve adapte edilmesi projesinde yer alma teklifini geri çevirmemenizi öneririm. Kalite belgesi alma, şirket birleşmesi veya satın alması, yeniden yapılanma ve stratejik planlama projelerinde yer alma teklifleri için de aynısı geçerli. Bu tür durumlarda "evet" demek yükselmenizi sağlar. Yalnız evet dediğinizde mevcut işlerinizden hangilerinin devredileceğini veya erteleneceğini de yöneticinizle konuşun.

 

11. Delege Etmemek

"Ben yaparsam daha hızlı olur", "Başkası yaparsa hata yapar", "Anlatmakla uğraşacağıma kendim yaparım"... Delege etmeyen yöneticilerin en sık kullandığı cümleler bunlardır. Sonuç: Astlarının kolayca yapabileceği rutin işlerde boğulur, sadece kendilerinin yapabileceği stratejik işlere zaman bulamazlar. Uzman olmayan birinin kolaylıkla yapacağı işin, zamanı çok daha değerli olan nitelikli biri tarafından yapılması büyük bir zaman tuzağıdır. Rutin işleri yapmak değil, devretmek marifettir.

 

Delege etmemek ekibe de zarar verir. Çalışanlar gelişme fırsatı bulamaz, işler tek kişide düğümlenir. O kişi izne çıktığında veya hastalandığında her şey durur.

 

Delegasyon, bir işi başkasına "atmak" değildir. İşi, işin gerektirdiği yetki ve kaynakla birlikte devretmek ve sonucunu takip etmektir.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Neyi devredeceğinizi belirleyin. Tekrarlayan rutin işleri, başkasının sizden daha iyi yapabileceği işleri ve bir çalışanınız için öğrenme fırsatı olabilecek işleri delege edin.

•      Neyi devretmeyeceğinizi de bilin. Stratejik kararları, gizli ve hassas bilgiler içeren işleri, performans değerlendirmelerini ve bizzat sizin yapmanız gereken işleri delege etmeyin.

•      Net anlatın. Delege ederken işi, beklentinizi, teslim tarihini ve istediğiniz kaliteyi açıkça anlatın. İlk seferde anlatmak zaman alır ama sonraki seferlerde size saatler kazandırır.

•      Takip edin ama tepelerinde durmayın. Verdiğiniz işleri yazın ve tarihleri geldiğinde takip edin. Ara ara bilgi alın ama her adıma karışmayın.

•      Sabırlı olun. İlk seferde işin sizin yapacağınız kadar iyi olmamasına tahammül edin. Çalışanınız öğrendikçe işi sizin kadar, hatta sizden daha iyi yapacaktır.

 

12. İşgüzarlık

İşgüzarlık, gerekmediği ve istenmediği halde başkalarının işlerine karışmak, sorumluluk alanınız dışındaki işlerle uğraşmaktır. Gözlemlerime göre başkalarının işine burnunu sokanlar genellikle kendi işlerini aksatan çalışanlar arasından çıkar. Başkasının sorumluluğundaki işi yapmak, o işin asıl sahibinin yapmasından çok daha uzun sürer, çünkü doğru bilgiye, yetkiye veya beceriye sahip değilsinizdir. Kaş yapayım derken göz çıkarabilirsiniz. Üstelik başkalarının işine karışmak yanlış anlaşılmalara, gerginliklere ve çatışmalara yol açar. Bunları çözmek de ayrıca zaman alır.

 

Bu, iş arkadaşlarınıza yardım etmeyin veya inisiyatif almayın demek değildir. Aradaki fark şudur: Kendi işlerini yetiştiren birinin, istendiğinde veya yöneticisinin onayıyla yeni bir işe el atması gelişimdir. Kendi işlerini yetiştiremeyen birinin izinsizce başka işlere dalması ise işgüzarlıktır.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Üç soru sorun. Bir işe el atmadan önce kendinize sorun: "Bu benim işim mi? Benden istendi mi? Kendi işlerim tamam mı?"

•      Söyleyin, üstlenmeyin. Başkasının işinde bir sorun görüyorsanız işi kendiniz yapmak yerine o kişiye veya yöneticisine söyleyin.

•      İlginizi resmileştirin. Sorumluluk alanınızın dışındaki bir işe ilgi duyuyorsanız bunu yöneticinizle konuşun ve görevlendirme isteyin.

 

DİKKAT DAĞITICILAR

Bu gruptaki hırsızların ortak silahı bölünmedir. Bir işe odaklanmışken dikkatiniz bir kez dağıldığında, o işe kaldığınız yerden devam edemezsiniz. Önce nerede kaldığınızı hatırlamanız, sonra yeniden konsantre olmanız gerekir. Kaliforniya Üniversitesi'nden Gloria Mark'ın araştırmaları, bölünen bir çalışanın asıl işine geri dönmesinin ortalama 20 dakikayı aşabildiğini gösteriyor. Amerikan Psikoloji Derneği'nin aktardığı araştırmalara göre de işler arasında sürekli geçiş yapmak verimli zamanımızın %40'a varan kısmını yiyebiliyor. Gün içinde onlarca kez bölünen biri, masada saatlerce oturup çok az iş çıkarabilir.

 

13. Çoklu İş ve Odaklanma Eksikliği

Aynı anda birden fazla işle uğraşmak (multitasking) daha çok iş yaptığımız hissini verir. Gerçekte ise beynimiz aynı anda iki işi tam kapasiteyle yapamaz; sadece işler arasında hızla gidip gelir. Her geçişte biraz zaman ve odak kaybederiz. Toplantıda e-posta yazmak, rapor hazırlarken mesajlara bakmak, telefonda konuşurken tablo doldurmak... Sonuçta her iş daha uzun sürer, hatalar artar.

 

Örneğin bir sunum taslağı hazırlamaya başladınız, bitirmeden bir e-postayı yanıtlamaya geçtiniz. Yanıtı yazarken aklınıza tamamlamadığınız bir KPI tablosu geldi, ona yöneldiniz. KPI tablosunda çalışırken bu kez yarım bıraktığınız sunum ve e-posta aklınıza geldi. Günün sonunda üç işe de dokundunuz ama hiçbirini bitiremediniz.

 

Odaklanma eksikliği ise tek bir işe uzun süre konsantre olamamaktır. Dikkat kolayca dağılır, zihin başka yerlere kayar. Odaklanamayan kişi işe başlamakta da zorlanır, çünkü zihni dağınıktır ve nereden başlayacağını bilemez.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Tek işe odaklanın. Bir işi bitirin, sonra diğerine geçin. Toplantıdaysanız toplantıya, rapordaysanız rapora odaklanın.

•      Odaklanma blokları oluşturun. Örneğin her sabah 09:00-10:30 arasını takviminizde "Odaklanma Zamanı" olarak işaretleyin. Bu blokta en zor işinizi yapın; e-posta ve mesajlara bakmayın.

•      Zaman kutusu kullanın. Pomodoro Tekniği gibi yöntemlerle 25-45 dakikalık kesintisiz çalışma aralıkları belirleyin, aralarda kısa molalar verin.

•      Benzer işleri gruplayın. E-postaları, telefon görüşmelerini ve onay işlerini gün içine dağıtmak yerine belirli saatlerde toplu halde yapın.

•      Akışa geçmeyi hedefleyin. Net bir hedef, sizi biraz zorlayan bir iş ve kesintisiz bir zaman dilimi akış durumuna girmenizi kolaylaştırır. Akıştayken zaman da iş de akar gider.

 

14. Dijital Bağımlılık ve Bildirimler

Sosyal medya, haber siteleri, video platformları ve mesajlaşma uygulamaları dikkatimizi çekmek için tasarlanmıştır. Sonsuz kaydırma, beğeniler ve bildirimler bizi ekran başında mümkün olduğunca uzun tutmaya çalışır. "Sadece 5 dakika bakacağım" diyerek girdiğiniz bir uygulamada yarım saatin nasıl geçtiğini anlamazsınız. Bu tür uygulamalar birer zaman kuyusudur; içine düşen zaman bir daha geri gelmez.

 

E-posta, WhatsApp ve diğer uygulamalardan gelen sürekli bildirimler de her seferinde "Buna hemen bakmalıyım" hissi yaratır. Oysa bildirimlerin çok azı gerçekten anında müdahale gerektirir. Üstelik bir bildirime bakmak nadiren tek bildirimle kalır. Gelen kutusuna giren kişi diğer e-postalara, oradan başka bir uygulamaya geçer ve "tavşan deliğine" düşer.

 

Akşam saatlerinde ekran başında kalmak uykuyu da bozar. Kalitesiz uyku da ertesi gün daha yavaş çalışmak ve daha çok hata yapmak demektir.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Gereksiz bildirimleri kapatın. Telefonunuzun Ayarlar > Bildirimler menüsüne girin ve iş için gerçekten gerekli olmayan tüm uygulamaların (sosyal medya, haber, oyun, alışveriş) bildirimlerini kapatın.

•      Odak modunu kullanın. Önemli bir iş yaparken telefonunuzu "Rahatsız Etmeyin" veya "Odak" moduna alın. Sadece belirlediğiniz kişilerin aramaları size ulaşsın.

•      E-postaları toplu kontrol edin. E-postalarınıza gün içinde belirli saatlerde bakın; örneğin 10:30, 13:30 ve 16:30'da. Bu saatler dışında e-posta programınızı kapalı tutun.

•      Filtreler kurun. Yöneticinizden veya önemli müşterilerinizden gelen e-postalar "Önemli" klasörüne, bültenler ve tanıtım e-postaları "Okunacak" klasörüne otomatik olarak gitsin.

•      Grupları sessize alın. Doğrudan müdahalenizin gerekmediği WhatsApp gruplarını (şirketin sosyal etkinlik grubu, bilgilendirme grupları, özel hayatınızdaki kalabalık gruplar) sessize alın. Önemli bir durum olursa size doğrudan ulaşılır.

•      Telefonu gözünüzün önünden kaldırın. Masanızın üzerinde duran telefon, bildirim gelmese bile dikkatinizi çeker. Odaklanmanız gereken zamanlarda telefonu çantanıza veya çekmeceye koyun. İradenizi zorlamaktansa ortamı değiştirmek çok daha etkilidir.

 

15. Kesintiler ve Gürültü

Kesintisiz çalışmak verimlilik açısından çok kıymetlidir. Ama kesintisiz bir iş hayatı neredeyse imkansızdır. Gelen bir telefon, geçerken merhaba diyen bir iş arkadaşı, "Bir dakikan var mı?" diye başlayan ama yarım saat süren sohbetler hep olacaktır. Açık ofislerdeki gürültü, yan masadaki telefon konuşmaları ve sürekli gelip giden insanlar da dikkati dağıtır. Tam bir kesinti olmasa bile beyin bu uyaranları filtrelemek için sürekli çaba harcar ve yorulur.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Müsait olmadığınızı gösterin. Odanız varsa kapınızı kapatın ve kapıya "Rahatsız etmeyin, 11:00'de müsaitim" yazın. Açık ofisteyseniz kulaklık takın; birçok iş yerinde bu "şu an meşgulüm" olarak algılanır. Gerekirse gürültü önleyici kulaklık kullanın.

•      Kibarca erteleyin. İş ortasında gelene veya arayana "Çok acil değilse sana bir saat sonra dönsem olur mu?" diye sorun. Çoğu zaman cevap "evet" olacaktır.

•      Sohbetleri toparlayın. Kaçınılmaz bir kesinti uzamaya başladığında "Harika bir konu, bunu öğle arasında konuşalım mı? Şu an bitirmem gereken bir iş var" diyerek nazikçe sonlandırın.

•      Sessiz bir yer bulun. Odaklanmanız gereken işler için boş bir toplantı odasına geçin. İmkanınız varsa bu tür işleri evden çalıştığınız günlere planlayın.

•      Ortama göre iş seçin. Ofis gürültülüyse o saatlerde e-posta, telefon ve rutin işler gibi az konsantrasyon gerektiren işleri yapın. Ortam sakinleşince yoğun konsantrasyon gerektiren işlere dönün.

•      Ekip kuralları koyun. Ekibinizle odaklanma zamanlarına saygı gösterme konusunda konuşun. Örneğin sabah 09:00-10:30 arası herkes için sessiz çalışma zamanı olabilir.

 

16. Dedikodu

Dedikodu, işle ilgisi olmayan veya işle dolaylı olarak ilgili, genellikle olumsuz ve spekülatif bilgilerin kulaktan kulağa yayılmasıdır. Kahve makinesinin başında, koridorda, yemekte veya mesajlaşma gruplarında dedikoduya ayrılan her dakika işten çalınan zamandır.

 

Ama dedikodunun asıl maliyeti dolaylıdır. Duyduklarınız aklınızı meşgul eder, odaklanmanızı bozar. Dedikodunun yaygın olduğu iş yerlerinde güven azalır, insanlar bilgi paylaşmaktan çekinir, küslükler ve çatışmalar çıkar. Bu çatışmaları çözmek için yöneticilerin ve İK'nın saatler harcadığı durumlar az değildir. Yanlış bilgiye dayalı dedikodular çalışanların işlerini yanlış önceliklendirmesine de yol açabilir.

 

Dedikodu tatlıdır ama oyalayıcıdır. Üstelik başa dert açar. Tamamen bırakmak neredeyse imkansızdır ama azaltılabilir.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Dinleyici olmayın. Dedikodu başladığında konuyu değiştirin veya bir bahaneyle uzaklaşın. Dinleyicisi olmayan dedikodu kısa sürede söner.

•      Basit bir kural koyun. Kimse hakkında, o kişi yanınızdayken söylemeyeceğiniz bir şeyi söylemeyin.

•      Kaynağına sorun. Merak ettiğiniz bir konuda kulaktan dolma bilgiyle yetinmeyin, doğrudan kaynağına sorun.

•      Yöneticiyseniz bilgi boşluğu bırakmayın. Bilgiyi zamanında ve açıkça paylaşın. Bilgi boşluğu olan yerde dedikodu çoğalır.

KURUMDAN VE BAŞKALARINDAN KAYNAKLANANLAR

Bu gruptaki hırsızlar büyük ölçüde bizim kontrolümüz dışındadır. Şirketin işleyişinden, iletişim kültüründen ve başka insanların alışkanlıklarından kaynaklanırlar. Onları tamamen engelleyemeyiz ama etkilerini azaltabiliriz. Yöneticiyseniz bu hırsızların çoğunu kökten çözmek de sizin elinizdedir. Bu yüzden bu gruptaki bazı bölümlere yöneticiler için ayrı öneriler ekledim.

 

17. İletişimsizlik ve Belirsiz Beklentiler

İletişimsizlik, iş hayatındaki en yaygın ve en az fark edilen zaman hırsızlarından biridir. Bir talimatın yanlış anlaşılması, bir bilginin eksik veya geç iletilmesi, işin yanlış yöne gitmesine ve baştan yapılmasına yol açar. Bu hataları düzeltmek, başlangıçta net iletişim kurmaya harcanacak zamandan çok daha fazlasını alır.

 

Belirsiz beklentiler de aynı sonucu doğurur. Bir işin ne zaman, nasıl, hangi kapsamda ve hangi kalitede yapılacağı net değilse çalışan ya varsayımlarla yola çıkar ve yanlış iş yapar ya da sürekli soru sorar ve beklemede kalır. İş bittiğinde "Ben bunu istememiştim" cevabıyla karşılaşmak, belirsiz beklentilerin en tanıdık sonucudur.

 

Yeni işe başlayan veya yeni bir göreve atanan kişilere yeterli oryantasyon verilmemesi de bu hırsızın bir parçasıdır. İşi, şirket kurallarını ve kimin ne yaptığını bilmeyen kişi deneme yanılma yoluyla çalışır. Hem kendisi zaman kaybeder hem de sürekli soru sorarak çevresindekilerin zamanını alır.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Anlamadıysanız "anlamadım" deyin. Tahmin etmeyin, niyet okumayın, sorun. Leb deyince leblebiyi anlamak her zaman mümkün değildir.

•      Beklentiyi netleştirin. Bir iş aldığınızda şu soruların cevabını bildiğinizden emin olun: Ne isteniyor? Neden isteniyor? Ne zamana kadar? Hangi kalitede? Kime teslim edilecek?

•      Önemli konuları yazıya dökün. Sözlü konuşulan önemli konuları kısa bir e-postayla teyit edin: "Konuştuğumuz gibi, raporu cuma saat 17:00'ye kadar göndereceğim." Söz uçar, yazı kalır.

•      İş arkadaşlarınızı zamanında bilgilendirin. Sizin işinize bağlı olan kişilere ilerleme ve gecikmeler hakkında zamanında bilgi verin.

•      Danışmaktan çekinmeyin. Üstünüze de astınıza da danışın. İstişare, yani konular üzerinde fikir alışverişi yapmak, hataları ve zaman kayıplarını azaltır.

•      Oryantasyonunuzu tamamlayın. Yeni başladıysanız ve size düzenli bir oryantasyon verilmiyorsa kendiniz isteyin. Kiminle çalışacağınızı, hangi süreçleri izleyeceğinizi, hangi bilgilerin nerede olduğunu ilk haftalarda öğrenin.

 

Yöneticiyseniz: Talimatlarınızı net verin ve beklentilerinizi yazılı hale getirin. Görev tanımlarını ve iş süreçlerini yazın. Yeni çalışanlara ilk günden itibaren planlı bir oryantasyon verin. Oryantasyon bir gider değil, yatırımdır. İyi oryantasyon alan çalışan kısa sürede bağımsız çalışmaya başlar ve size her konuda soru sormak için gelmez.

 

Not: Belirsiz roller ve sorumluluklar da zaman kaybına yol açar. Kimin hangi işten sorumlu olduğu belli değilse işler ya hiç yapılmaz ya da iki kişi aynı işi yapar. Her iki durumda da zaman kaybedilir.

 

18. Gereksiz Toplantılar

Gerekli bir toplantının net bir amacı, belirli bir gündemi, doğru katılımcıları ve somut çıktıları vardır. Gereksiz toplantılar ise amacı belirsiz, gündemi olmayan, kalabalık ve bir e-posta, kısa bir telefon görüşmesi veya bir raporla halledilebilecek konular için yapılan toplantılardır.

 

Toplantıların maliyeti göründüğünden büyüktür. Sekiz kişinin katıldığı yarım saatlik gereksiz bir toplantı toplam 4 saatlik iş gücü kaybı demektir. Buna toplantıya hazırlık, toplantıya gidip gelme ve toplantı sonrasında işe yeniden odaklanma sürelerini de eklemek gerekir. Gündemsiz toplantılar konudan sapar, uzar ve çoğu zaman karar alınmadan dağılır.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Davetleri sorgulayın. Bir toplantı daveti aldığınızda kendinize sorun: "Bu toplantının amacı ne? Benim katkım ne olacak? Bu konu bir e-postayla halledilebilir mi?" Katkınız gerekmiyorsa kibarca katılmayın ve toplantı notlarını istemekle yetinin. Uygunsa yerinize bir astınızı gönderin.

•      Gündem paylaşın. Kendi düzenlediğiniz toplantılarda gündemi ve beklenen sonucu önceden paylaşın. Karar mı alınacak, bilgi mi verilecek?

•      Katılımcıları sınırlayın. Sadece katkı sağlayacak veya bilgiye ihtiyacı olan kişileri davet edin.

•      Kısa tutun. 30 dakikalık veya daha kısa toplantıları tercih edin. Başlangıç ve bitiş saatlerine riayet edin.

•      Sonucu yazın. Toplantı sonunda kimin neyi ne zamana kadar yapacağını yazılı olarak netleştirin ve katılımcılara gönderin.

 

19. Bürokrasi ve Karmaşık Süreçler

Kurallar ve onay süreçleri düzen sağlamak için vardır. Ama aşırıya kaçtıklarında işlerin akışını yavaşlatırlar. Bazı şirketler kurumsallaşacağız derken bürokratikleşir ve hantallaşır. Küçük bir ofis malzemesi almak için üç ayrı departmandan onay beklemek, basit bir masraf iadesi için beş sayfalık form doldurmak, zaten dijital olarak izlenebilen bir iş için ayrıca yazılı rapor hazırlamak... Her onay adımı bir bekleme süresi, her el değiştirme bir tıkanma noktasıdır.

 

Karmaşık süreçler de benzer şekilde zaman çalar. Bir sipariş satış sistemine girildikten sonra muhasebe sistemine elle tekrar giriliyorsa, bir müşteri talebi satıştan mühendisliğe, oradan finansa, sonra hukuka ve tekrar satışa gidip geliyorsa hem zaman kaybedilir hem de hata yapma ihtimali artar. Süreçteki bir halka tıkanırsa arkasındaki her şey durur. Örneğin bir çanta üretim atölyesinde tüm çantalar üretilmiş olabilir ama logolar henüz gelmediyse çantalar tamamlanamaz. Dağ gibi yığınlar oluşur, para hammaddeye bağlanmıştır ama sevkiyat yapılamadığı için müşteri ödeme yapmaz. Logoların gecikmesi yüzünden şirket hem zaman hem para kaybeder.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Kendi süreçlerinizi yalınlaştırın. Tekrarlayan adımları, gereksiz kontrolleri ve kopyala-yapıştır işlerini ayıklayın.

•      Tıkanıklıkları önerilerle iletin. Süreçlerdeki tıkanıklıkları not edin ve somut önerilerle yöneticinize iletin: "Bu onay adımı her ay ortalama iki gün gecikme yaratıyor. Belirli bir tutarın altındaki alımlar için bu onayı kaldırmayı önerebilir miyim?"

•      Kritik girdileri önceden takip edin. Çanta örneğindeki gibi, işinizin tamamlanması bir tedarikçiye veya başka bir departmana bağlıysa son güne kadar beklemeyin. Girdiyi önceden isteyin ve takip edin.

•      Sistemlerden yararlanın. ERP programınızın otomatik raporlarını ve iş akışı modüllerini kullanın.

 

Yöneticiyseniz: Şirketinizdeki onay mekanizmalarını gözden geçirin ve her onay adımının neden var olduğunu sorgulayın. Belirli tutarların ve risklerin altındaki kararlarda yetkiyi aşağıya devredin. Birbiriyle konuşmayan sistemleri entegre edin; gerekiyorsa ERP programınıza ek modüller yazdırın. Süreçlerinizi yazılı hale getirin ki herkes kimin neyi ne zaman yapacağını bilsin. Kurumsallaşmak bürokratikleşmek değil, işleri herkesin bildiği kurallarla hızlandırmaktır.

 

20. Krizler ve Beklenmedik İşler

İş hayatında her zaman beklenmedik şeyler olur: acil bir müşteri talebi, ani bir toplantı, bir hata, bir arıza... Büyük krizler nadirdir. Ama küçük krizler neredeyse her gün yaşanır ve asıl zaman hırsızı onlardır. Tek tek küçük göründükleri için etkileri hafife alınır. "Şunu hemen halledeyim, bitsin" deriz ve elimizdeki önemli işi bırakırız. Gün sonunda bakarız ki bütün gün yangın söndürmüşüz, planladığımız işlerin hiçbirine dokunamamışız.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Planınızda yedek zaman bırakın. Günün %10-20'sini, yani 8 saatlik bir iş gününde yaklaşık bir saati bilerek boş bırakın. Beklenmedik işler bu boşluğa sığar, planınızın geri kalanı bozulmaz.

•      Her "acil"i sorgulayın. Size acil diye gelen her talebi hemen kabul etmeyin. Gerçekten şimdi mi yapılması gerekiyor? Benim mi yapmam gerekiyor? Yapılmazsa ne olur? Örneğin bir meslektaşınız panikle gelip "Rapordaki şu küçük hatayı hemen düzeltmemiz lazım" dedi. Rapor yarın teslim edilecekse ve hata kritik değilse "Anladım, teşekkür ederim. Şu an bitirmem gereken bir iş var, saat 15:00'te bakabilirim. Olur mu?" diyebilirsiniz.

•      Tekrarlayan krizlerin kök nedenini bulun. Aynı soru sürekli soruluyorsa veya aynı küçük sorun sürekli tekrarlıyorsa her seferinde yangın söndürmek yerine nedenini çözün. Örneğin ekip sürekli bir dosyanın nerede olduğunu soruyorsa sorun ekipte değil, dosya yapısındadır. Dosya yapısını basitleştirin ve herkesin erişebileceği bir kılavuz hazırlayın.

•      Rehberler ve şablonlar hazırlayın. Sık sorulan sorular ve sık yaşanan sorunlar için yazılı cevaplar, şablonlar ve talimatlar oluşturun; tıpkı web sitelerindeki "Sık Sorulan Sorular" bölümleri gibi. Ya da bu tür konularla ilgilenmesi için uygun birini yetkilendirin.

 

Bu son önerime dair kendi yaşadığım bir örneği paylaşmak istiyorum. Yıllar önce bir müşterimi, bayilik sistemine ek olarak ürünlerini kendi açacağı mağazalar üzerinden de satmaya ikna etmiştim. Müşterim de haftada bir gün yerine iki gün gelmemi ve mağazalaşmayı yönetmemi istemişti. 2-3 mağazaya ulaştıktan sonra mağaza çalışanlarının bana sık sık aynı soruları sorduklarını, bu soruları cevaplamazsam küçük krizler yaşadıklarını ve zamanımı çok çaldıklarını gördüm. Bunun üzerine bir "mağaza işletme rehberi" hazırlayıp mağazalara gönderdim. Rehberin giriş yazısının sonlarına şunu yazmıştım: "Bu rehberde cevabı olan soruları sorarsanız mağazanın aylık priminden soru başına 10 Euro kesinti olur. Bu rehberde cevabı olmayan sorular sorarsanız mağaza primine soru başına 10 Euro ekleme olur." Böylece mağaza çalışanlarının soruları azaldı ama esaslı sorular sormaya başladılar. Bu esaslı soruların cevaplarını da rehbere ekledik ve rehber sürekli gelişti. İlk çıktığında 30 sayfa civarında olan rehber, 5 yıl sonra 18 mağazaya ulaştığımızda 80 sayfaya ulaşmıştı. Yani 18 mağazaya ulaşmayı ve onları yönetmeyi haftada sadece 2 günlük danışmanlıkla becerebilmiştim. Küçük krizlerle nasıl başa çıkılacağını anlatan yönergeleriniz olursa siz de rahat edersiniz.

 

Küçük krizleri yönetmek, "meşgulüm" numarası yapmak veya yardımı reddetmek değildir. Zamanınızı ve enerjinizi bilinçli kullanarak hem kendi verimliliğinizi hem de ekibinizin düzenini korumaktır.

 

21. Başkalarının Plansızlığı

Şirketlerde işler birbirine bağlıdır. Bir kişi veya departman kendi işini zamanında ve doğru planlamazsa bunun bedelini siz ödersiniz. Size gelmesi gereken veri zamanında gelmez, beklersiniz. Sonra son dakikada gelir ve siz dar zamanda aceleyle iş çıkarmak zorunda kalırsınız. Ya da hatalı gelir ve düzeltmek size düşer. "Bunu yarına yetiştirebilir misin?" diye gelen son dakika taleplerinin çoğu, aslında birinin haftalar önce yapması gereken planlamayı yapmamasından kaynaklanır.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Erken ve net talep edin. İşinize girdi sağlayan kişilerle erken ve düzenli temas kurun. Neye, ne zaman ve hangi formatta ihtiyacınız olduğunu net ve yazılı olarak belirtin.

•      Önceden hatırlatın. Kritik tarihlerden birkaç gün önce hatırlatma yapın: "Perşembe günkü rapor için verilerinize çarşamba öğlene kadar ihtiyacım var. Bir sorun var mı?"

•      Planınıza pay koyun. Başkasına bağımlı olduğunuz işlerde kendi planınıza ekstra süre ekleyin.

•      Sürekli kurtarıcı olmayın. Sık tekrarlanan son dakika taleplerini kabul etmeyi alışkanlık haline getirmeyin. Her seferinde kurtarıcı olursanız karşı taraf planlama yapmayı hiç öğrenmez. Durumu nazikçe ama açıkça konuşun ve bir sonraki sefer için daha erken bilgi isteyin.

 

22. Teknik Sorunlar

Elektrik kesintileri, internet sorunları, bilgisayar arızaları, sistem çökmeleri, virüsler ve siber saldırılar, yazılım hataları... Teknolojiye bu kadar bağımlı çalıştığımız bir dönemde teknik sorunlar doğrudan çalışamamak demektir. Bazen de sorun tam bir arıza değildir. Yavaşlayan bir bilgisayar, donan bir program, geç açılan dosyalar her gün küçük dilimler halinde zaman çalar. Kaydedilmeden kaybolan bir dosya ise saatlerin emeğini bir anda silebilir.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Sık sık kaydedin ve yedekleyin. Çalışırken düzenli olarak Ctrl+S tuşlarına basın. Otomatik kaydetmeyi ve OneDrive, Google Drive, Dropbox gibi bulut depolama hizmetlerini kullanın.

•      Sorunları erken bildirin. Bilgisayar yavaşlığı, sık gelen hata mesajları gibi küçük sorunları hemen IT ekibinize bildirin. Küçük bir sorun büyük bir arızanın habercisi olabilir. Bildirirken sorunu net anlatın: Ne oldu, ne zaman oldu, hata mesajı neydi, ne denediniz?

•      Basit çözümleri öğrenin. Bilgisayarı yeniden başlatmak, programı kapatıp açmak, bağlantıyı kontrol etmek gibi basit adımlar küçük sorunların çoğunu çözer.

•      Güncel tutun. İşletim sisteminizi, programlarınızı ve antivirüs yazılımınızı düzenli olarak güncelleyin.

•      B planınız olsun. İnternet veya sistem çöktüğünde yapabileceğiniz, bağlantı gerektirmeyen işleri (okuma, planlama, taslak yazma) belirleyin. Bu işler için gereken dosyaları çevrimdışı erişilebilir tutun.

 

Yöneticiyseniz: Çalışanlarınıza işlerini hızlı yapabilecekleri donanım ve yazılımları sağlayın. Yavaş bir bilgisayar yüzünden kaybedilen saatlerin maliyeti, yeni bir bilgisayarın maliyetinden çok daha yüksektir. IT ve ERP konusunda şirket içinde veya dışında güvenilir bir destek kaynağınız olsun. Mekanik sistemler için de sözleşmeli bakım ve onarım firmalarıyla çalışın ki sorun çıktığında hemen destek alabilesiniz.

 

BEDEN VE ENERJİ

Zaman yönetimi sadece planlama ve tekniklerle ilgili değildir. O planları uygulayacak fiziksel ve zihinsel enerjiye de sahip olmanız gerekir. Yorgun bir zihin yavaş çalışır, çok hata yapar, kolay erteler ve dikkat dağıtıcılara kolay yenilir. Bu grup, en çok ihmal edilen ama en temel olan hırsızları kapsar.

 

23. Fazla Mesai, İşkoliklik ve Molasız Çalışmak

Bazı çalışanlar sürekli fazla mesai yapar. Mesai bitiminde herkes çıkarken onlar ofiste kalır. Bunun pek çok nedeni olabilir: işlerini yetiştirememek, kapasitelerinin üzerinde görev üstlenmek, ek gelire ihtiyaç duymak, patronun gözüne girmek istemek veya işkolik olmak. Ama nedeni ne olursa olsun, sürekli fazla mesai sürdürülebilir değildir. Yorgunluk arttıkça her saat başına yapılan iş azalır, hatalar çoğalır, iş ile özel hayat arasındaki denge bozulur.

 

İşkoliklik basitçe çok çalışmaktan farklıdır. İşkolik kişi işini bitirse bile çalışmaya devam etme ihtiyacı duyar, çalışmadığında suçluluk ve huzursuzluk hisseder. Ailesine, sağlığına ve dinlenmesine ayırması gereken zamanı işe kaydırır. Paradoks şudur: İşkolikler çok çalışır ama çoğu zaman daha verimli çalışmaz. Yorgunluk yaratıcılığı ve karar verme yeteneğini köreltir.

 

Molasız çalışmak da aynı yanılsamaya dayanır. Hiç ara vermeden çalışınca daha çok iş yapacağımızı sanırız. Oysa beyin belirli bir süre sonra yorulur, dikkat dağılır, hatalar artar. Molalar zaman kaybı değil, zamanı verimli kullanmanın bir parçasıdır.

 

Bir iş yerinde birileri sürekli fazla mesai yapıyorsa bu sadece o çalışanın zaman yönetimi sorunu değildir; iş yükünün, süreçlerin ve görev tanımlarının yanlış planlandığının da işaretidir. Kurumsallaşmamış bir şirkette çalışıyorsanız, görev tanımlarınız belirsizse, birkaç kişinin yapacağı işleri tek başınıza üstlenmişseniz, üstüne bir de hayır demeyi ve delege etmeyi bilmiyorsanız, ne kadar çok çalışırsanız çalışın işler birikir. Patronun gözünden düştüğünüz yetmezmiş gibi özel hayatınızdan da SOS sinyalleri gelmeye başlar.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Fazla mesaiyi istisna yapın, kural değil. Yoğun dönemlerde ara sıra geç kalmak normaldir. Her gün kalıyorsanız nedenini bulun: Plansızlık mı, önceliklendirme hatası mı, aşırı iş yükü mü?

•      İş yükünüzü yöneticinizle konuşun. Sürekli yetişemiyorsanız bunu açıkça söyleyin. Sorun sizde değil, iş yükünün dağılımında olabilir.

•      Mesainin bir bitiş saati olsun. Çıkış saatinize alarm kurun. Bitmeyen işleri ertesi günün listesine yazın ve çıkın.

•      Düzenli molalar verin. Her 60-90 dakikada bir 5-10 dakikalık kısa bir mola verin. Kalkın, yürüyün, pencereden dışarı bakın, su için. Öğle arasını masanızda yemek yiyerek geçirmeyin.

•      Molalar da ölçülü olsun. Molasız çalışmak nasıl zaman kaybettiriyorsa, sık sık verilen uzun sigara molaları ve bitmeyen kahve sohbetleri de zaman kaybettirir.

•      İşkolikliğin farkına varın. Tatildeyken bile e-postalarınıza bakmadan duramıyorsanız, iş dışında hiçbir şeyden keyif alamıyorsanız bir durup düşünün. Gerekirse bu konuda profesyonel destek alın.

 

Yöneticiyseniz: Sürekli fazla mesai yapan çalışanlarınızı övmek yerine nedenini sorun. İş yükünü, süreçleri ve beklentileri gözden geçirin. Sürekli fazla mesai kısa vadede bir çözüm gibi görünse de uzun vadede hem çalışana hem de şirkete pahalıya mal olur.

 

24. Formsuzluk ve Yanlış Enerji Kullanımı

Yetersiz uyku, kötü beslenme ve hareketsizlik enerjinizi düşürür. Formsuz bir çalışan işlere başlamakta zorlanır, daha yavaş çalışır, dikkati kolay dağılır ve sık hastalanır. Uzun süre aynı pozisyonda oturmaktan kaynaklanan bel ve boyun ağrıları ile göz yorgunluğu da iş akışını keser. Sık ve fazla alkol tüketimi ise ertesi günün verimini doğrudan düşürür.

 

Enerjiniz yerinde olsa bile onu yanlış kullanabilirsiniz. Herkesin gün içinde zihinsel olarak en keskin olduğu saatler vardır; çoğu insan için bu saatler sabahtır. Bu değerli saatleri e-postalara, dosyalamaya ve sosyal medyaya harcayıp en zor işleri enerjinin düştüğü öğleden sonraya bırakmak büyük bir zaman tuzağıdır. Zor işler yorgun zihinle daha uzun sürer, daha çok hata içerir ve gözümüzde daha da büyüyerek ertelenir.

 

Nasıl başa çıkabilirsiniz?

•      Uykunuza öncelik verin. 7-8 saat uyuyun, her gün aynı saatte yatıp kalkmaya çalışın. Uykudan çalınan zaman, ertesi gün fazlasıyla geri alınır.

•      Düzenli hareket edin. Haftada birkaç gün yürüyüş, spor veya egzersiz yapın. İş gününüzün içine de kısa yürüyüşler koyun.

•      Dengeli beslenin. Ağır öğle yemekleri öğleden sonrayı uykulu geçirmenize neden olur. Öğünlerinizi hafif tutun, gün içinde su için. Kahveyi ölçülü tüketin; akşama doğru içilen kahve uykunuzu bozabilir.

•      En verimli saatlerinizi bulun. Birkaç hafta boyunca gün içindeki enerji ve odak seviyenizi gözlemleyin. Sabahçı mısınız, akşamcı mı?

•      Zor işleri zirve saatlerinize koyun. En zor, en önemli ve en çok düşünme gerektiren işlerinizi enerjinizin en yüksek olduğu saatlere yerleştirin ve bu saatleri koruyun.

•      Rutin işleri düşük enerji saatlerine bırakın. E-posta yanıtlama, dosyalama ve rutin idari işler gibi az düşünme gerektiren işleri enerjinizin düştüğü saatlere kaydırın.

 

Fiziksel sağlığınıza ayırdığınız zaman, işte kaybedeceğiniz zamanı fazlasıyla telafi eder. Sağlıklı bir beden; daha zinde bir zihin, daha yüksek enerji, daha iyi odak ve daha az hastalık demektir.

 

Son Söz

Zaman hırsızlarıyla başa çıkmak onların farkına varmakla başlar. Bu makalede anlattığım hırsızların hepsi herkeste aynı ölçüde bulunmaz. Kiminizi erteleme, kiminizi kesintiler, kiminizi hayır diyememek zorluyordur. Önce sizin zamanınızı en çok hangilerinin çaldığını bulun.

 

Bunun en iyi yolu bir süre (örneğin bir hafta) zaman günlüğü tutmaktır. Gün içinde yarım saatlik dilimlerle ne yaptığınızı, sizi neyin böldüğünü, neyi ertelediğinizi yazın. Hafta sonunda günlüğünüze baktığınızda en büyük üç hırsızınızı rahatlıkla görürsünüz. Sonra bu makalede o hırsızlar için önerdiğim yöntemlerden size uyanları seçin ve birkaç hafta boyunca uygulayın. Hepsiyle aynı anda savaşmaya çalışmayın; birini yendikten sonra diğerine geçin.

 

Bu konuda yöneticinize danışmaktan da çekinmeyin. Zaman yönetimi performansınız hakkında geri bildirim isteyin ve zayıf noktalarınızı birlikte belirleyin. Çalışanlarına zaman yönetimi becerisi kazandırmak da iyi bir yöneticinin görevlerinden biridir.

 

Zaman yönetiminin genel çerçevesi, hedef belirleme ve önceliklendirme yöntemleri, özel hayatta zaman yönetimi ve patronlara önerilerim için Zaman Yönetimi makalemi; öğrencilere yönelik önerilerim için de Öğrenciler İçin Zaman Yönetimi makalemi okuyabilirsiniz.

 

Not 1: Sevmediğiniz bir işte çalışmaya devam etmek de bir zaman hırsızıdır. Sevebileceğiniz bir işte keyifle ve istekle çalışmak, o işte uzmanlaşmak varken, sevmediğiniz bir işte çalışmak zamanınızı kötü kullanmaktır. İçsel motivasyonun olmadığı yerde iş sürünür, odaklanmak zorlaşır. Elbette kimse faturalarını düşünmeden işini bırakamaz. Ama bu durumu kader olarak da görmeyin. Sevdiğiniz veya sevebileceğiniz işin ne olduğunu düşünün, o iş için gereken becerileri kazanmaya bugünden başlayın ve geçişinizi planlayın. Gününüzün üçte birini yıllarca sevmediğiniz bir işte geçirmeyin.

 

Not 2: Bu makale yapay zekadan (AI) yardım alarak revize edilmiştir.