Finansal huzurun temeli: ALACAK YÖNETİMİ

Bu makalemde neler bulacağınıza dair kısa bir video oluşturdum. Videoyu izledikten sonra okumayı tercih edebilirsiniz.

 

Küresel bir araştırmaya (QuickBooks) göre, KOBİ patronlarının %70’e yakını enerjilerini işlerini büyütmeye değil, nakit akışını dengelemeye ve ödeme krizlerini çözmeye harcadıkları için uykusuzluk çekiyormuş. Finansal teknolojiler alanında Xero ve Chaser firmalarının yaptırdığı araştırmalar da benzer şeyi gösteriyor; KOBİ yöneticileri haftalık mesailerinin neredeyse üçte birini yeni satışlar yapmak yerine, vadesi geçmiş alacakların peşinden koşmak ve yaklaşan ödemeleri için finansman aramakla kaybediyor.

 

Öte yandan U.S. Bank’ın çarpıcı bir araştırmasına göre iflas eden KOBİ'lerin %82’si işleri kötü olduğu için değil, sadece tahsilatlarını zamanında yapamayıp kendi ödemeleri için nakit bulamadıklarından dolayı kepenk kapatıyormuş.

 

Uluslararası alacak sigortası şirketi Atradius'un Türkiye Ödeme Alışkanlıkları Barometresi raporlarına göre de; Türkiye'deki işletmeler satışlarının çok büyük bir kısmında ödemelerini gecikmeli almakta ve şirketlerin en büyük endişesi "müşterinin ödeme aczine düşmesi" imiş.

 

Patronlar, zamanlarının ve enerjilerinin çok büyük bir kısmını uzayan tahsilat vadeleri yüzünden oluşan nakit açığını kapatmaya ayırıyor. Bu yüzden patronların en büyük mesaisi işi yönetmek değil, parayı yönetmek haline geliyor. Anlayacağınız patronların çoğu “para bulma” derdinde.

 

Para bulmanın çeşitli yöntemleri var. Birincisi alacaklarınızı tahsil etmek. Diğerleri; bankalardan kredi çekmek veya şirketin/patronun mülklerini satmak veya tanıdıklardan borç almak. Eminim patronlar, muhasebeciler, finansçılar ve satıcılar firmalarının alacaklarına yoğunlaşıyorlardır. Çünkü bu kadar alacak varken para bulmak için “başka yollara” başvurmak hem pahalıdır hem de can sıkıcıdır.

 

Peki para bulmak için çırpınmayan, iki yakalarını bir araya getirebilen, yani nakit akışları düzenli olan patronların bu finansal huzurlarının temelinde ne yatıyor? Elbette alacak yönetiminde başarılılar da ondan.

 

Alacak Yönetimi, bir işletmenin vadeli mal veya hizmet satışından doğan alacaklarının takip edilmesi, güvence altına alınması ve zamanında tahsil edilmesini sağlayan finansal ve operasyonel süreçlerin bütünüdür.

 

Alacak yönetimi; ticari işletmelerin gerçekleştirdiği satışlardan doğan alacakların zamanında ve planlı olarak tahsil edilebilmesi için alınan aksiyonların tümüdür.

 

Kısaca; "Müşteriye satılan malın veya verilen hizmetin parasının, şirketin kasasına en güvenli ve en hızlı şekilde girmesini sağlama işidir."

 

Etkili bir alacak yönetimi sadece vadesi gelen borçları istemek/almak değildir; satış yapılmadan önce başlar ve paranın kasaya girmesiyle sona erer.

 

Alacak yönetimi pek çok aksiyon ve tedbir almayı gerektiren yönetim alanıdır.  Ödemesine sadık müşterilerle çalışmak, piyasadan alacakları düşük tutmak, vadesinde tahsilat yapmak, gecikmiş bakiyeleri hızla tahsil etmek, tahsilat için müşteriye doğru yaklaşım sergilemek, şüpheli alacakları (yani davalı alacakları) tahsil edebilmek için güçlü belgelere/kanıtlara sahip olmak, alacakları çeşitli finansal araçlarla tahsil edebilmeyi garanti altına alabilmek, gecikmiş tahsilatlardan dolayı oluşan finansman yükünü sebep olan müşterilere yansıtabilmek, müşterilere kolay ödeme yapabilme araçları sunmak, alacakları tahsil edebilmek için finans departmanı ile satış departmanını uyumlu bir şekilde orkestra edebilmek, alacak yönetiminin esaslarından bazılarıdır.

 

Alacak yönetiminin inceliklerinden bihaber olan firmalar yeterince kar üretemez, hatta zarar bile edebilirler. İki örnekle size bunu anlatabilirim.

•       Zamanında tahsil edilemeyen her 10.000 TL'lik alacak, %7 net kâr marjıyla çalışan bir firma için 140.000 TL'lik satış kaybına eşdeğerdir.

•       Tahsilat kalitesi kötü olan bir firma, net kârlılığından yıllık %2-3 puan feragat etmektedir. 100 milyon TL cirosu olan bir firmada bu kayıp 2-3 milyon TL'yi bulmaktadır.

 

Ticaret dünyasında yaygın bir yanılgı var: Para kazanmak için satış yapmak yeterli görülüyor, başarı sayılıyor. Oysa gerçek başarı, satılan ürün ya da hizmetin bedelinin zamanında ve güvenli biçimde tahsil edilmesiyle tamamlanır. Bir satış, ancak para kasaya girdiğinde satıştır; aksi hâlde o işlem, işletmenin öz kaynaklarıyla finanse ettiği bir zarardan ibarettir.

 

Mal Nerede? Para Nerede?

Türkiye’de B2B alışveriş (yani ticaret) aynı perakende satışlarda olduğu gibi çoğunlukla (ve de maalesef) veresiye dönüyor. Yani satın alan taraf parayı “daha sonra” ödüyor. Elbette “daha sonra” ödeme konusu satan tarafın bir pazarlama taktiği (hatta rekabetten dolayı satış zorunluluğu). Maalesef firmalarımızın çoğu “şimdi al sonra öde” kampanyası sayesinde müşteriyi çekebiliyorlar. Bir anlamda veresiye (vadeli) satış yaparak müşteriyi finanse etmek pazarlama aracı haline gelmiş durumda. Elbette hesabını bilmeyenler için bu pazarlama aracının maliyeti büyük. 

 

Vadeli satış, bir mal veya hizmetin bedelinin hemen değil, belirlenen bir süre sonra ödenmesi şartıyla yapılan satış türüdür. Vadeler genelde 30, 60, 90 veya 120 gündür. Vadeli satışlarda ürünün fiyatı peşin fiyatına oranla daha yüksektir. Bazı vadeli satışlar parçalıdır. Örneğin alıcı ve satıcı taraf satış tutarının ödemelerinin %25’i peşin, %25’i 30 gün, %25’i 60 gün, %25’i 90 gün sonra olacak şekilde anlaşabilirler de.

 

İş dünyasında vadeler sektörden sektöre, anlaşmadan anlaşmaya değişebiliyor. Dolayısıyla firmaların gündemlerinde “bakiyeler veya gecikmiş bakiyeler” gibi konular ile bilançolarında “piyasadan alacaklar” diye bir aktif kalemi oluşuyor.

 

Her vadeli satış aslında müşteriye verilen bir kredidir. (Piyasadan alacaklar da piyasaya verilen kredidir bu anlamda.) Bu yüzden vadeli satışlara “kredili satış” da denir. Vadeli satış ileri tarihte (vadesinde) paraya döneceği için buna “açık hesaplı çalışma” da denir. Açık hesabın miktarı müşteriye tanınan kredidir. Bu açık hesaba “bakiye” de denir. 

 

Kimlerle vadeli çalışılmalıdır?

Alacak yönetimi doğru müşteriyi seçmekle başlar. Kötü bir müşteriye yapılan satış, hiç satış yapmamaktan daha zararlı olabilir; çünkü hem kaynak kullanırsınız hem de tahsil edemezsiniz. Bu yüzden doğru müşteriler bulmalısınız, yanlış müşterileri de terbiye edemiyorsanız terk etmelisiniz.

 

Doğru müşteri profilinin temel nitelikleri şunlardır:

•       Maddi durumu sağlamdır ve sürdürülebilir büyümesi olduğu fark edilirdir.

•       Ödemelerini zamanında ve sözleşilen biçimde yapar.

•       Borcuna ve sözüne sadıktır; vereceği taahhüdü tutar, tahsilat için sizi yalvartmaz.

•       Telefonlarınıza çıkar, gecikme olacaksa önceden haber verir, bir kere geciktirirse sonraki alışverişte erken ödemeye çalışır, geciktirince mahcup olur.

 

Ödeme vadesine uymayanlarla, telefon ve mesajlarınıza dönmeyenlerle, sürekli gecikmiş bakiye bırakanlarla, vade farkı faturası kabul etmeyenlerle vadeli çalışmayı bırakın. Mali yapısı bozuk olan, dolayısıyla borcuna sadık kalma ihtimali zayıf olan, geçmişte size veya başka firmalara borç takmış olan firmalara vadeli satış yapmayın. Ödeme taahhütlerine uymayan müşterinize borcunu kapamadan (ödeme yapmadan) yeni bir alım yapmasına izin vermeyin.

 

Ödemelerine sadık müşterilerinize daha fazla “kredi limiti” tanırken, ödemelerine sadık olmayan müşterilerinizin kredi limitlerini düşürün.

 

En iyisi eski, yeni tüm müşterilerinizi ödeme kalitelerine (kredibilitelerine) göre üç sınıfa ayırmaktır.

•       A Sınıfı Müşteriler: Düşük riskli müşteriler. Düzenli ödeme geçmişi olanlar. Mali yapısı güçlü, itibarı yüksek, banka sicili temiz, Findeks puanları iyi, ödemelerine sadık müşteriler. Bu müşterilerinizin alım kredi limitleri yüksek olabilir. Onlarla teminatsız da çalışabilirsiniz. Çek ve senetlerini kabul edin ve başkalarına güvenle cirolayın.

•       B Sınıfı Müşteriler: Orta riskli müşteriler. Zaman zaman ufak gecikmeler yapsa da borcuna sadık, gelişmekte olan firmalar. Bu müşterilerinizin alım kredi limitleri düşük olabilir.

•       C Sınıfı Müşteriler: Yüksek riskli müşteriler. Sürekli ödemelerini geciktiren müşteriler. (bir yandan yüksek iskonto isteyen, öte yandan ödeme gecikme faizi faturasını kabul etmeyen müşteriler) Karşılıksız çek geçmişi olan, borca batık veya yeni kurulmuş, geçmişi olmayan firmalar. Bu müşterilerle peşin alışveriş yapın, vadeli satış yapmayın (açık hesap çalışmayın), yani kredi limiti vermeyin. Az miktarda satış yapın, ödemeyi aldıktan sonra diğer satışı yapın. En az %50 avans alarak vadeli satış yapın. İskontolarını düşük tutun. Gecikmiş bakiyeleri için vade farkı faturasını kabul etme şartıyla satış yapın. DBS sistemi ile çalışın. Olmadı teminat, kefalet veya ipotek alın. Kendi çeklerini değil, güvenilir müşteri çeklerini kabul edin.

 

Bu ayrımı yaptıktan sonra hangi sınıfa kaç gün vade verebileceğinize, ne kadar iskonto uygulayabileceğinize karar verin ve kararınızı esnetmeden uygulayın. Örneğin A sınıfı müşterilerinize son 12 aydaki alımlarının %12’si kadar kredi limiti, 90/60 günlük vade hakkı ve %5’e kadar iskonto tanımlayabilirsiniz. Buna karşılık B sınıfı müşterilerinize son 12 aydaki alımlarının %8’i kadar kredi limiti, 60 /30 gün vade hakkı ve %10’a kadar iskonto tanımlayın. C sınıfı müşterilere kredi limiti tanımayın ve peşin satış yapın (veya aldığı malın ödemesini tamamlamadan yeni siparişini sevk etmeyin). Buna mukabil %10’a kadar iskonto verebilirsiniz. (Burada önerdiğim iskonto oranları elbette firmanın karlılığına ve ülkedeki enflasyona göre revize edilmelidir. Ben kolay anlaşılması açısından yuvarlak rakamlar verdim.)

 

Her firma kimlere, hangi şartlarda, ne kadar vadeyle, hangi limite kadar ve ne kadar iskonto yapacağının kurallarını belirlemelidir. Vadeli satış politikaları belirlenmezse satış departmanı müşterilere gelişigüzel vadeler, iskontolar, kredi limitleri ve avantajlar uygulayabilir. Bu da eninde sonunda nakit akışınızı bozar ve müşterilere daha fazla taviz (daha fazla kredi limiti, vade, iskonto) vermeyle sonuçlanır.

 

Hassas Denge: Vadeleri Denkleştirmek

Vadeli satışlar için vade politikanız tedarikçilerinizin vade politikasıyla benzer olmalıdır. En nihayetinde müşterilerinizden aldığınız ödemelerin bir kısmıyla tedarikçilerinize olan borçlarınız ödeyeceksiniz. Bu yüzden alacak yönetiminin tamamlayıcı boyutu, tedarikçilere yapılan ödemelerin zamanlamasıdır. Temel kural şudur: Bir firma, satışlarındaki tahsilat vadesi kadar tedarikçilerine vadeli ödeme yapmalıdır, ne daha fazla ne de daha az.

 

Elbette farklı müşterilere farklı vadelerde satış yapıyorsunuzdur. Burada önemli olan ortalama tahsilat sürenizdir. Bunu har ay ölçmenizde ve sağlıklı bir süreye (örneğin 30 güne) çekmenizde fayda vardır.

 

Kendi tahsilat vadenizden daha kısa vadede tedarikçiye ödeme yapıyorsanız ve kar marjlarınız yüksek değilse nakit akışınızda tökezlersiniz. Tersine, kendi tahsilat vadenizden çok daha uzun vadede tedarikçiye ödeme yapıyorsanız elde biriken fazla nakit iyi değerlendirilmediğinde bu da bir risk taşır.

 

Karlılığın sırrı yalnızca satın almada, verimlilikte veya marka değerinde yatmıyor. Tahsilat kalitenizi iyileştirerek de karlılığınızı artırabilirsiniz. Her yıl müşterilerden daha kısa vadede ödeme almak ve bu kazanımı tedarikçi vadesiyle dengelemek, net karlılığı yıllık bazda birkaç puan artırabilir.

 

Nakit Döngüsü ve Karlılık İlişkisi

Bir işletmenin sağlığını ölçen en kritik gösterge kâr rakamı değil, nakit döngüsüdür. Sipariş > Üretim/Temin > Teslimat > Faturalama > Tahsilat zincirinin her halkası ne kadar kısa ve sağlam tutulursa, şirketin finansal direnci de o ölçüde artar.

 

OTS (Ortalama Tahsilat Süresi) bu döngünün temel ölçütüdür. OTS'nin düşük tutulması, şirketin aynı sermayeyle daha fazla iş yapabilmesi anlamına gelir. Yüksek OTS ise şirketi farkında olmadan bankaya borçlandırır; çünkü tahsil edilemeyen alacak için dışarıdan kredi çekilir ve faiz ödenir.

 

Tahsilat kalitesi ölçülmeden iyileştirilemez. OTS’ye ek olarak; Tahsilat Oranınıza bakın. Vadesi gelen alacaklarınızın ne kadarını zamanında tahsil edebiliyorsunuz? Belli bir süredeki tahsilatlarınızın ne kadarı vadesinde oldu, ne kadarı gecikmiş bakiye tahsilatıydı? Bu oran sırasıyla %80 ve %20 olmalıdır. İkinci oran daha yüksekse tahsilat kaliteniz bozuk demektir. Ayrıca Gecikme Oranınıza bakın. Toplam alacaklar içinde vadesi geçmiş alacakların payı ne kadar?

 

 

Burada önemli bir ayrımı da vurgulamalıyım. OTS (Ortalama Tahsilat Süresi), şirketin genelini tek bir rakama sıkıştırır. "OTS'miz 48 gün" dersiniz ve bunun normal göründüğünü düşünürsünüz. Oysa bu 48 gün, içinde hem 5 günde ödeyen A sınıfı müşterilerinizi hem de 180 gündür ödemesini beklettiğiniz sorunlu müşteriyi barındırıyor olabilir. OTS ortalaması iyiyken, içerideki çürük elma gizleniyor olabilir. Bu sebeple ödemelerini 1-15 gündür geciktirenler, 16-30 gündür geciktirenler, 31-45 gündür geciktirenler, 46-60 gündür geciktirenler ve 60 ve daha fazla gündür geciktirenler diye ayrım yapıp, her bir grubun tutarlarına bakarak analiz yapmanızda fayda var.

 

OTS Hesaplaması

Firmanızın OTS’sini şöyle hesaplayabilirsiniz. Birinci adım; ticari alacaklarınızı son bir yıldaki vadeli satışlarınızın toplamına bölün. İkinci adım; çıkan rakamı 365 ile çarpın. Elde ettiğiniz sonuç Ortalama Tahsilat Sürenizi verecektir.

 

Örnek Hesaplama: Diyelim ki müşterilerinizden alacağınız 4 milyon TL. Son bir yılda da vadeli satışlarınızın toplamı 40 milyon TL. Bu veriden yola çıkarak 4/40 = 0,1 rakamına ulaşırız. Bunu da 365 ile çarpacak olursak OTS’nizi 36,5 gün olarak hesaplarız. Alacağınız 8 milyon olsaydı OTS’niz 73 gün çıkacaktı.

 

OTS sadece vadeli satışları baz alır. Tüm satışlarınızı hesaba katmak isteyebilirsiniz. (Buna DSO denir) Bu durumda ticari alacaklarınızı son bir yıldaki hem peşin hem vadeli satışlarınızın toplamına bölersiniz. Çıkan rakamı 365 ile çarparsınız. DSO sürenizi bulursunuz.

 

Peşin satışlarınız yüksekse DSO, OTS'den belirgin biçimde düşük çıkabilir ve bu sizi yanıltabilir. Bu yüzden ikisini birlikte kullanın; OTS vadeli satış disiplininizi, DSO ise genel tahsilat hızınızı gösterir.

 

DSO'nuz, müşterilerinize tanıdığınız ortalama vadenin en fazla %20 üzerinde olmalıdır. Ortalama vadeniz 30 günse DSO'nuzun 36 günü geçmemesi gerekir. Geçiyorsa tahsilat kaliteniz bozulmuş demektir.

 

Bence bir firmanın müşterilerinden alacakları son 12 ayda yaptığı tüm satışların toplamının %10’u civarında olmalıdır. Eğer bu oran %15 ve üzeriyse o firmanın tahsilat kalitesi de alacak yönetimi de kötü demektir.

 

Kredi Limiti

Kredi limitleri değişmez değildir. Müşterilerin ödeme performanslarını her 6 ayda bir değerlendirerek kredi limitlerini revize edebilirsiniz. Ödeme performansı iyi olanlara daha yüksek kredi limitleri tanıyabilir, kötü olanların kredi limitlerini kısabilirsiniz.

 

Kredi limitlerine uyulmasını da sağlamak da önemlidir. Bu konuda takipçi ve denetçi olmalısınız. Kredi limiti dolan müşteriye asla sevkiyat yapılmamalıdır. Bunu da ERP aracılığıyla otomatik hale getirebilirsiniz. Yani kredi limiti dolan müşteriye irsaliye ve fatura kesilemez, böylece sevkiyat da yapılamaz. Bunu öğrenen müşteri mutlaka yeter miktarda ödeme yapacaktır.

 

Bir müşteriden çek/senet alsanız dahi bu evrakların tutarını o müşteriye açtığınız kredi limitinden düşmemeniz gerekir. Eğer düşerseniz ve yeni vadeli satışlar yapmaya devam ederseniz kredi limitinden daha yüksek tutarlı riskler edinmiş olursunuz. Şöyle ki; 500 bin TL kredi limiti tanıdığınız müşteriniz bu limiti doldurduğu için sizden mal alamaz. Ama gelip size 45 günlük 500 bin TL’lik çek/senet vermeyi ve yeni alımlar yapmayı önerebilir. Bunu kabul ederseniz muhasebesel açıdan müşteriden alacağınız sıfıra düşer ama riskinin hala 500 bin TL’dir. Çünkü 45 gün sonra ne olacağını henüz bilemezsiniz. Bir de çeki aldıktan sonraki 45 günlük sürede o müşteri 400 bin TL’lik sizden alım yaptıysa durum şöyledir. Müşterinin size borcu 400 bin TL gözükse de riski 900 bin TL’dir. Bu müşteri iflas etse 900 bin TL batığınız olur. Aldığınız çeki/senedi kredi limitinden düşmeseydiniz 500 bin TL batığınız olurdu ve sizden 400 bin TL’lik yeni alımlar yapamazdı.

 

Müşterilere tanımladığınız kredi limitlerinin toplamını ve bu limitlerin ne kadarının dolduğunu, yani kredi limitleri kullanımının oranını da yakından takip etmelisiniz. Tüm müşterilerin bu limitleri sonuna kadar kullanması sizi müthiş zorlayabilir.

 

Doğru Fiyatlama

Vadeli satış yapıyorsanız öncelikle fiyatlarınız maksimum vade gün sayısına uygun olacak şekilde olmalıdır. Örneğin peşin fiyatına 8.500 TL’ye satacağınız bir ürünü en fazla 90 gün vadeli olarak satmak istiyorsanız, o zaman bu ürünün liste fiyatı 10.000 TL olmalıdır. (Elbette bankadan çekeceğiniz kredinin aylık maliyetlerine, ülkenin enflasyonuna, dövizin artışına göre vadeli fiyatlarınızı belirlemeniz gerekir. Ben burada örnek kolay anlaşılsın diye 10.000 TL diyorum.)

 

Bu fiyat 90 gün vadeli fiyatınızken, daha kısa vadede ödemek isteyene iskonto sunmalısınız. Mesela; 60 gün vadeli almak isteyene %5, 30 gün vadeli almak isteyen %10, peşin almak (teslimatta ödeme yapmak) isteyene %15 iskonto yapmalısınız. Böylece peşin fiyatınız yine 8.500 TL olacaktır.

 

Eğer liste fiyatınız 8.500 TL olabilir ve vadeli almak isteyenlere 30, 60, 90 günlük vadeli fiyatlarınızı (9.000 TL, 9.500 TL,10.000 TL) söyleyebilirsiniz. Ama bu durumda müşteriler hem vadeli hem de peşin fiyattan (8.500 TL) almak için ısrarcı olacaklardır. Ya da peşin fiyattan alıp, olabildiğince geç ödeme yaparak avantaj elde etmeye çalışacaklardır.

 

Liste fiyatlarınızı 90 gün vadeli olarak yayınlarsanız vadeli satışta müşteriye sağladığınız kredinin size olan finansman yükünü karşılayabilirsiniz. Ayrıca müşteriyi erken ödeme seçeneklerine zorlayabilirsiniz. Bu sistemi tutarlı uyguladığınızda müşterileriniz ödeme zamanlamasını kendi yönetir hâle gelir. (Vadeli almasına rağmen erken ödeme yaparsa iskonto faturası kesme seçeneği de sunabilirsiniz.)

 

Erken ve düzenli ödemeyi ödüllendiren bir iskonto sistemi kurmak, tahsilat kalitesini sistematik biçimde artıran en etkili araçlardan biridir.

 

Elbette teslimattan önce, yani siparişte ödeme yapmak isteyene daha fazla iskonto uygulayabilirsiniz. Veya 90 günden daha fazla vade ile almak isteyene de her ek 30 gün için fiyatı %5 artırarak fatura kesebilirsiniz. 90 gün vadeli alıp da daha erken ödeme yapmak isteyene (örneğin 45.günde) size fiyat farkı faturası (%7,5 indirime denk gelecek şekilde) kesmesini isteyebilirsiniz.

 

Sizden ilk defa alım yapacak müşterilere vadeli satış yapmamanızı öneririm. Onlar ilk alımlarını peşin fiyattan yapmalıdır ve önce ödeme alınmalı, sonra ürün/hizmet verilmelidir. Bu yeni müşterilerin araştırılması ve yeterince tanınması sonrasında güvenilir olduklarına kanat getirildikten sonra vadeli satış yapılmalıdır.

 

Mali İstihbarat

Vadeli satış yapılacak yeni müşteri hakkında “mali istihbarat” yapılmalıdır, yani finansal geçmişi, ödeme gücü ve piyasa itibarı araştırılmalıdır. Buna “müşteri risk analizi” denir. Bu analizin sonucunda müşteriye özel bir "kredi limiti" belirlenir.

 

Müşteri risk analizinin amacı; "Bu müşteriye vadeli (kredili) mal satarsam, paramı zamanında geri alabilir miyim?" sorusuna yanıt bulmaktır.

 

Mali istihbarat deyince akla gelen ilk araç Findeks raporudur. Findeks raporu, Türkiye'deki en önemli risk analiz aracıdır. Müşterinin rızası ile alınır. Şirketin bankalara olan kredi borçlarını, gecikmelerini ve en önemlisi karşılıksız çek / protestolu senet geçmişini gösterir.

 

Bankaların 1995 yılında oluşturduğu Kredi Kayıt Bürosu (KKB) 2014 yılından beri findeks.com sitesi üzerinden bireylerin ve şirketlerin kredibilite raporlarını yayınlamaktadırlar. Satıcı firmaların yeni bir ticari müşterinin risk durumunu analiz etmek için onun Findeks raporunu görmek istemesi reel sektörde oldukça yaygın ve doğru bir uygulamadır. Ancak finansal verilerin gizliliği kanunlarla (KVKK) korunduğu için, bir firma başka bir firmanın raporuna doğrudan ulaşamaz; karşı tarafın onayını almak zorundadır.

 

Müşterinin Findeks raporuna bakabilmek için; müşteri şahıs firması ise T.C. Kimlik Numarası, limited veya anonim şirket ise Vergi Kimlik Numarası (VKN) ve şirketin tam unvanı alınmalıdır. Müşteriden onay almak için de, "Sizinle yapacağımız ticari çalışma kapsamında Findeks üzerinden Risk/Çek Raporu onay talebi göndereceğiz, lütfen şirket yetkilinizin Findeks sistemine (veya SMS/E-posta ekranına) düşecek olan talebi onaylamasını rica ederiz" şeklinde ön bilgilendirme yapılmalıdır.

·         Findeks.com sitesi üzerinden firmanızı ticari üye yaptıktan sonra menüden "Raporlar" veya "Talep Yönetimi" sekmesine gelin. Almak istediğiniz rapor türünü (Örn: Ticari Risk Raporu veya Çek Raporu) seçin. Karşınıza çıkan ekrana, müşterinizden aldığınız Vergi Kimlik Numarasını (VKN) veya T.C. Kimlik Numarasını girerek sorgulama başlatın. Siz sorgulamayı başlattığınızda sistem müşteriye otomatik olarak bir Onay Talebi gönderir. Raporun ekranınıza düşmesi için müşterinin bu talebi onaylaması şarttır. Müşteri onay verdiği an, rapor sizin Findeks ekranınızdaki "Gelen Raporlar" veya "Rapor İzleme" bölümüne düşer. Bu raporu görüntülemek ücrete tabidir. Findeks hesabınızda tanımlı bir paket (kredi) varsa ondan düşer, yoksa kredi kartıyla tek seferlik ödeme yaparak raporu PDF olarak indirebilir veya ekranda inceleyebilirsiniz.

 

Eğer bu dijital onay süreçleriyle uğraşmak istemiyorsanız, müşterinizden kendi Findeks raporunu kendisinin indirip (PDF olarak) size e-posta ile göndermesini de talep edebilirsiniz. Ancak bu yolda raporun güncelliğini ve doğruluğunu (üzerinde oynama yapılıp yapılmadığını) teyit etmek adına raporun sağ üst köşesindeki "Karekod" veya "Rapor Doğrulama Kodu" aracılığıyla Findeks sitesinden raporun orijinal olup olmadığını mutlaka kontrol etmenizi öneririm.

 

Findeks raporundan edindiğiniz izlenim size hala güven vermiyorsa müşterinizden, halihazırda mal aldığı 2-3 tedarikçiyi referans olarak vermesini isteyebilirsiniz. Ardından bu firmaları arayarak "X firması ödemelerini düzenli yapar mı? Nasıl bir müşteridir?" gibi sorularla istihbarat yapabilirsiniz.

 

Müşteri adayı tanınmış bir firmaysa elbette yukarıdaki istihbaratları yapmayabilirsiniz. Ya da müşteri adayının alıngan olduğunu düşünüyorsanız kendisinden yukarıdaki bilgi ve belgeleri talep etmeyip, gizli bir istihbarat yürütebilirsiniz. Örneğin sık çalıştığınız bankadaki müşteri temsilcinizden istihbarat isteyebilirsiniz veya müşterinizi tanıyan etrafınızdaki firmaları araştırıp onlara sorabilirsiniz veya internet araştırması yaparak firma hakkında çıkan haberlerden mali durumunu öğrenmeye çalışabilirsiniz. Şirket ve ortakları hakkında Google'da, sosyal medyada veya şikayet sitelerinde (Şikayetvar vb.) yer alan haberlerden epey çıkarımlar yapabilirsiniz. (Bu internet araştırmasını yapay zekaya da yaptırtabilirsiniz. Yapay zeka müşterinin dijital dünyadaki ayak izlerini tarayarak anlamlı risk verileri üretir. Buna finans literatüründe "Alternatif Veri" denir. Yapay zeka algoritmaları, hedef şirketin ve ortaklarının Google, şikayet siteleri, LinkedIn ve hatta yerel haber sitelerindeki dijital ayak izlerini tarar. Şirket hakkında çıkan "maaşları ödeyemiyorlar", "tedarikçilerle mahkemelik oldular", "fabrika binasını devrediyorlar" gibi metin verilerini okur ve risk skoru belirleyebilir. Aslında her 2-3 ayda bir tüm müşterileriniz hakkında yapay zekaya bu istihbaratı yaptırmanızda fayda vardır. Hangi müşterinizin ne zaman zora gireceğini bilemezsiniz, ama yapay zeka sayesinde tüten dumanı fark edebilirsiniz.)

 

Aslında vadeli satış yapıyorsanız müşterilerinizden Vergi Levhası, Ticaret Sicil Gazetesi, İmza Sirküleri, Faaliyet Belgesi, Bilanço ve Gelir Tablosu bile isteyebilirsiniz. Çünkü vadeli satış yaparak onlara kredi açmaktasınız. Bankalar ticari müşterilerinden bu evrakları istiyorsa siz de isteyebilirsiniz. Ki büyük firmalar zaten alt satıcılarından (yani müşterilerinden) bu tip evrakları istediği için hemen her firma buna alışıktır. Siz “ayıp olur” diye, müşteri “hayırdır” der diye istemeye çekiniyor olabilirisiniz. Büyük montanlı satışlarda veya birden ortaya çıkan ve tanımadığınız yeni müşterilerde firmanın varlığını teyit etmek ve ödeme gücünü öğrenebilmek için bu evrakları istemeye hakkınız vardır. Çekinmeyin isteyin.

 

Tahsilat Satıştan Başlar

Ödeme gücü olan, doğru müşterileri bulsanız da, onlardan da vadesinde tahsilat yapamayabilirsiniz. Vadesinde tahsilat için satış görüşmeleri (veya tekliflerinizde veya sözleşmelerinizde) tahsilata dair net ibareler olmalıdır. Ayrıca sadece bu yazılı ibarelerle yetinmemeli satış görüşmeleri (ve pazarlıklar) sırasında müşteriye bu ibareler açıklanmalı, hatırlatmalı ve kabul ettirilmelidir.  

 

Bir satış görüşmesinde fiyat, iskonto, adet ve ürün kadar ödeme koşulları da, yani vade ve ödeme araçları da netleştirilmelidir. Satıcının sözleşme kalemlerine gösterdiği özen, ilerleyen günlerde yaşanacak tahsilat sorunlarının yüzde seksenini başlangıçta engeller.

 

Tekliflerde veya satış sözleşmelerinde mutlaka yer alması gereken üç unsur vardır:

•       Net Vade: 30 / 45 / 60 gün gibi yoruma yer bırakmayan açık bir süre.

•       Net Ödeme Yöntemi: DBS, havale, çek veya kredi kartı; hangi kanaldan ödeme alınacağı baştan bağlanmalıdır.

•       Net Gecikme Sonucu: Gecikme durumunda (vade farkı faturası, sevkiyat durdurma gibi) ne tür aksiyonlar alınacağı müşteriyle önceden mutabık kalınmalıdır.

 

Tahsilat kalitesindeki iyileşmenin en hızlı yolu, satıcıları bilinçlendirmektir. Satıcıların tahsilat konusunda bir basamak ilerlemesi, firmanın tahsilat kalitesinde iki basamak ilerlemesi anlamına gelir. Bunun nedeni basittir: Tahsilat öncelikle satışın görevidir.

 

Kaliteli tahsilatınız yoksa satış size kar değil zarar getirir.

En iyi tahsilat “para bu tarafa, mal bu tarafa” yöntemine dayanandır. Yani malı vermeden önce parayı almaktır. Tüketicilere yapılan satışta genellikle bu böyledir. Marketlerde ve mağazalarda önce ödeme yapar, sonra ürünü alıp çıkabiliriz.

 

Evet, bir zamanlar mahalle esnafı mahalleliye “veresiye” satış yaparmış. Elbette karlı satışlar yaparak finansal güce erişmiş olan mahalle esnafı bunu yapabilirmiş. Kaldı ki veresiye defteri kabarık olan esnaflar genelde yeterince kar da üretemez. Zaten süpermarketlerle rekabet etmek için yeterince karlı satış yapamayan esnaflar artık “veresiye” satış yapamıyor.

 

B2B satışlarda bazı sektörlerde alıcı verdiği siparişle birlikte ödemenin tamamını veya önemli bir kısmını yapar ve verdiği siparişin üretilmesi için aylarca bekler. Bakiyesini kapamadan da siparişini teslim alamaz. Ama bu “güzel” durum çok az sektör için geçerlidir. B2B’de çoğunlukla ödemeler (dolayısıyla tahsilatlar) vadelidir. Vade uzadıkça firmanın riskleri de finansal yükleri de artar.

 

Firmalar borcu yüzünden batmaz; nakit akışı yüzünden batar. Piyasadan alacakları, ödeyemediği çekin kat be kat üstünde olan bir işletme düşünün. Alacakları ödenmedi diye maaşları gecikmeye başlamış, pahalı kredilere yönelmek zorunda kalmış ve nihayetinde sadece bir çekini karşılayamadığı için bankalar üzerine çullanmış ve piyasadaki güvenilirliğini yitirmiş. Bu tablo, Türkiye'de her gün onlarca işletmenin yaşadığı gerçektir.

 

Vadeli satış yapan bazı firmalar satışların da artmasının etkisiyle tahsilata yeterince önem vermezler. Vade takiplerini sıkı sıkıya yapmazlar. Bakiye raporlarını yeterince incelemezler. Vadesini geciktiren müşterilere müsamaha gösterirler. Bu durum elbette tahsilat kalitesizliği getirir. Gecikmiş bakiyelerin son 12 aydaki satışlara oranı artar, ortalama vade süreleri yükselir.

 

Tahsilat kalitesizliğinin şirkete yansıması yalnızca nakit açığıyla sınırlı değildir. Nakit akışının bozulması bir domino etkisi başlatır:

1.    Adım: Nakit akışı bozulur → Tedarikçilere geç ödeme yapılır.

2.    Adım: Geç ödeme nedeniyle tedarikçiler iskonto kaldırır → Alım maliyetleri artar.

3.    Adım: Artan maliyetleri karşılamak için pahalı kredi çekilir → Finansman giderleri şişer.

4.    Adım: Maaşlar gecikmeli ödenir → Nitelikli çalışanlar şirketi terk eder.

5.    Adım: Ürün/hizmet kalitesi düşer → Satışlar azalır, müşteri kaybı başlar.

6.    Adım: Azalan satış + artan maliyet = zarar → Çek protestosu → İflas.

 

Bu kısır döngünün tetikleyicisi çoğu zaman “müşteri ödemiyor” bahanesiyle örtülür. Oysa gerçek neden, başından itibaren kurulmamış bir tahsilat disiplinidir.

 

Tahsilatı Kendi Kaderine Bırakmayın

Pek çok firma paraya sıkıştığı zaman tahsilata yükleniyor. Ama iş işten geçmiş oluyor. Yeterince tahsilat yapılamıyor. Dolayısıyla ödeme güçlüğü yaşanıyor, itibar kaybediliyor ve maliyeti yüksek krediler çekiliyor.

 

Evet güvenilir müşterilerle çalışıyor olabilirsiniz. Paraları olduğunda size ödeme yapacaklarına inanıyor olabilirsiniz. Ama bu inancınız suistimale açıktır ve mutlaka suistimal de edilir.

 

Nakit sıkışıklığına girmek istemiyorsanız alacak yönetimine ve tahsilat disiplinine dair yöntemleriniz ve kurallarınız olmalıdır.

 

Her pazartesi günü müşterilerinizden alacaklarınızı muhasebe departmanından aşağıdaki gibi bir liste (bakiye raporu) olarak istemeyi ve incelemeyi alışkanlık haline getirmeniz gerekir. Eğer böyle bir bakiye takip disiplininiz olursa tahsilat disiplini de edinirsiniz.

 

 

Not: Bu bakiye raporundaki sondan ikinci kolon (gecikmiş bakiye yaşı) alacak yaşlandırmasıdır. Yani ödeme (vade) gününden sonra kaç gün geçtiğini gösterir. Normal bakiye yaşı ise fatura gününden sonra kaç gün geçtiğini gösterir.

 

Bu bakiye raporu sayesinde öncelikle hangi müşterilerinizin ödemelerine sadık olduğunu hangilerinin olmadığını göreceksiniz. Onlara verdiğiniz vadeleri, kredi limitlerini ve iskontoları sorgulayacak, belki de değiştireceksiniz. Ardından gecikmiş bakiyeleri sorgulayacak, neden tahsilat yapılamadığını ve bunların tahsilatı için hangi adımların atıldığını öğreneceksiniz. Sizin mi, yoksa şirket avukatının mı devreye girmesi gerektiğinde karar vereceksiniz. Normal bakiyeleri için uyarılarınızı yapacaksınız.

 

Peki böyle bir bakiye raporu aldığınızda tahsilat için önceliğiniz neler olmalıdır?

•       Önce yüksek tutarlı, gecikmiş alacaklar ele alınmalıdır.

•       Sonra süresi en uzun olan alacaklara odaklanılmalıdır.

•       Küçük tutarlı ve kısa süreli gecikmiş alacakları en sona bırakın ama asla boşlamayın. Damlaya damlaya göl olur, unutmayın.

 

Örneğin; yukarıdaki tabloda 2.müşteriye dikkat edin: Son 12 ayda sadece 3 milyon TL’lik alım yapmış ve kendisine 240 bin TL limit tanımlanmış. Ancak şu anki toplam bakiyesi 270 bin TL (yani limitini aşmış) ve bunun 240 bin TL'si 24 gündür gecikmede! Bu müşteri, finans ve satış ekibinin acilen sevkiyatı durdurup masaya oturması gereken "yüksek alarm" seviyesindeki bir profildir.

 

Tahsilat, tam bir “bakarsan bağ olur, bakmazsan dağ olur” durumudur. Tahsilatı takip etmeniz hem muhasebe ve finans departmanını hem de satış departmanını tetikler. Onların da tahsilata önem vermesini sağlar.

 

Her hafta alacağınız bu bakiye raporlarını arşivleyin, böylece haftalık değişimleri görmüş olursunuz. Çünkü risk çoğu zaman tek haftada değil, kademeli bozulmada ortaya çıkar.

•       Geçen hafta toplam bakiye neydi?

•       Gecikmiş bakiye artıyor mu azalıyor mu?

•       OTS son 3 ayda bozuluyor mu?

•       Limit kullanımı sürekli yükseliyor mu?

 

Yaşlandırma analizini de içeren bu bakiye raporunu düzenli alan firmalar bunu aynı zamanda güçlü bir erken uyarı sistemi olarak kullanır. Bir müşterinin alacağı geçen hafta ikinci haftasındaydı, şimdi 3.haftaya kaydı. Henüz alarm sesi çıkmıyor ama bu kayış, o müşterinin nakit akışında bir bozulmanın habercisi olabilir. Elinizi çabuk tutup müşteriyi arar, neler döndüğünü anlarsınız. Belki tedarikçi baskısına girmiştir, belki büyük bir alacağını tahsil edememiştir. Durumu erken fark ettiğiniz için hem ilişkiyi kurtarabilirsiniz hem de ek risk almadan önce sevkiyatı durdurabilirsiniz.

 

Aksini düşünün: Yaşlandırma analiziniz yoksa, 3 ay sonra bir müşterinizin 500.000 TL'lik borcunun zaten 2 aydır gecikmede olduğunu, üstelik o sürede sizden 200.000 TL'lik daha mal çektiğini fark edersiniz. Bu noktada yapabileceğiniz fazla bir şey kalmamış demektir.

 

Finans departmanınız gecikmiş bakiyelerin yaşlandırmasını da içeren bu bakiye raporu ERP sisteminizden otomatik olarak alabiliyorsa ne âlâ. Alamıyorsa, muhasebe yazılımınızdan vadeye göre sıralı bir alacak listesi çekerek bunu Excel'de gruplandırabilirsiniz. Ucuz ama işe yarar. Önemli olan yapmak, düzenli yapmak ve sonuçlarını satış ekibiyle paylaşmaktır.

 

Şüpheli Alacaklar

Ödeme vadesini 180 ve daha fazla aşmış olan gecikmiş bakiyeler için şüpheli alacak karşılığı ayırmanız hem muhasebe kuralları hem de dürüst bir bilanço için zorunludur. Tahsili mümkün görünmeyen alacağı varlık gibi göstermek sizi kâğıt üzerinde zengin, kasada fakir gösterir. Ve bu aldatıcı tablo, işletme kararlarınızı yanlış temeller üzerine inşa etmenize yol açar.

 

Tahsili artık neredeyse imkânsız hale gelen şüpheli alacaklar, firmanın gerçek karlılığını gizleyen en sinsi kalemdir. Şüpheli Alacak Oranı bu gizli kanamayı görünür kılar.

·         Formül: (Dönem İçinde Silinen veya Karşılık Ayrılan Alacaklar / Dönem İçi Net Satışlar) × 100

·         Örnek: Yıl içinde 120 milyon TL satış yaptınız. Bunun 1,8 milyon TL'si tahsil edilemez hale geldi ve karşılık ayırdınız. (1.800.000 / 120.000.000) × 100 = %1,5

 

Bu oran sektörden sektöre değişse de genel kural şudur: %1'in altında olması beklenir. %2'yi aştığında alarm zilleri çalmalıdır. %3 ve üzeri ise ciddi bir müşteri seçim ve takip hatasına işaret eder.

 

Türkiye gerçeğinde bu oranı düzenli hesaplamayan çok firma var. Nedeni şu: Karşılık ayırmak, yani o alacağı defterde zarar olarak kabul etmek psikolojik olarak zor geliyor. "Belki öder" umuduyla yıllarca bilançoda varlık olarak taşınan alacaklar, şirketin kâğıt üzerindeki değerini şişiriyor ama kasasını boşaltıyor. Bu gerçeği kabul etmek acı verir ama geciktirmek daha da acıtır.

 

Ayrıca Vergi Usul Kanunu (VUK) kapsamında, icra veya dava safhasına gelmiş şüpheli ticari alacaklar için "Karşılık" ayrıldığında, bu tutarın o yılın kurumlar vergisi matrahından gider olarak düşülebilirsiniz. Böylece hem batık parayı taşımaktan kurtulur hem de tahsil edemediğini paranın vergisini ödememiş olursunuz.

 

Gecikmeden Harekete Geçin

Ödemelerini geciktiren müşterileri yakından takip edin. Tahsilatın yapılıp yapılmadığını günü gününe kontrol edin. Gecikme devam ediyorsa aksiyonlarınızı alın. Vade günü geçtikten sonra yapılması gerekenler:

 

Gecikme Süresi (Alacak Yaşı)	Yapılması Gerekenler
1. hafta	Her 2-3 günde bir telefon ve mail ile müşterinin muhasebe/finans departmanına hatırlatma
2. hafta	Satıcının devreye girmesi. Müşteride ödetme yetkisi/gücü olan ikinci kişiye ulaşma ve durumu izah edip, ödeme rica etme.
15. gün	Yeni sevkiyatların durdurulması. Bir hafta içinde ödeme olmazsa, sözleşme gereği gecikilen her gün için %0,1 vade farkı faturası kesileceğinin bildirilmesi.
30. gün	Noter kanalıyla ihtarname gönderilmesi
45. gün	Şirket avukatının araması ve ödeme yapılmazsa 15 gün içinde icra ve dava sürecinin başlatılacağını telefonla ve yazıyla bildirmesi.
60. gün	Vade farkı faturasının gönderilmesi. (varsa teminat mektubunun nakde çevrilmesi) İcra ve dava sürecinin başlatılması.

 

 

Elbette müşterinizle aranızdaki geçmişe ve bağa bağlı olarak aksiyonlarınızı daha erkene veya daha ileriye çekebilirsiniz.

 

Tahsilat Kimin İşi?

Türk iş dünyasında en yaygın hatalardan biri, tahsilatı muhasebe ya da finans departmanının işi olarak görmektir. Bu bakış açısı hem yanlış hem de tehlikelidir.

 

Gerçek şudur: Müşteri, ödeme konusunda finans departmanından gelen soğuk e-postalara değil, satış temsilcisiyle kurduğu kişisel ilişkiye yanıt verir. Dolayısıyla tahsilatın ilk halkası satışta başlar; sözleşme şartlarını belirleyen, vadeyi müzakere eden ve müşteriyle güven inşa eden satıcıdır.

 

Satıcının Eski Zihniyeti	Satıcının Yeni Zihniyeti
Tahsilat muhasebenin işidir.	Tahsilat, satış sürecinin ayrılmaz parçasıdır.
Müşteriden para istemek karizmamı bozar.	Vadeyi hatırlatmak profesyonelliğin gereğidir.
Satış kapandıktan sonra işim biter.	Satış, para kasaya girinceye kadar bitmez.

 

Daha önce de bahsettiğim gibi satıcıların tahsilat görevi satış görüşmeleri sırasında başlar. Pazarlıklarda, tekliflerde ve sözleşmelerde müşterilere aşağıdaki üç şeyi anlatılmalıdır:

•       Firmanın tahsilat politikası nedir?

•       Teklifte/Sözleşmede hangi ödeme koşulları yer almaktadır?

•       Gecikme durumunda hangi yaptırımlar devreye girecektir?

 

Her satıcı, sorumlu olduğu müşterilerle ilgili şu bilgilere haftalık erişim sahibi olmalıdır:

•       Müşterinin son 12 aydaki toplam cirosu ve toplam ödemesi

•       Müşterinin toplam açık bakiyesi (borcu)

•       Açık hesap oranı (bakiye / son 12 ay ciro)

•       Müşteri ile anlaşılan ödeme süresi vs. gerçekleşen ortalama ödeme süresi

•       Müşteri ile anlaşılan vade vs. gerçekleşen ortalama vade

•       Vadesi yaklaşan ve geçmiş ödemelerin listesi

 

Bu veriye sahip olan satıcı, müşterisiyle ödeme görüşmesine çok güçlü bir pozisyondan girer. Geçmiş ödeme gecikmelerini rakamsal olarak gösterebilir ve bu sefer daha kısa vadeli çek ya da daha erken ödeme talep edebilir.

 

Eğer müşteri normal bakiyesini vadesinde ödemediyse muhasebe/finans ilgili satıcıyı bilgilendirmelidir. Satıcı ertesi gün müşteriyi arayıp “dün sizden ödeme bekliyorduk ama maalesef olmamış. Bir sorun mu var? Birlikte çözebileceğimiz bir sorunsa yardımcı olabilirim” minvalinde bir yaklaşımla neler olduğunu anlamaya çalışmalıdır. Bu dostane dil müşteriyi rahatsız etmeyecek ve ödemelerde sizi önceliklendirmek için tetikleyecektir.

 

Tahsilat amacıyla yapılan telefon görüşmelerinde bazı kurallara uymak, hem sonucu hem de ilişkiyi doğrudan etkiler:

 

Yapılması Gerekenler (Yeşil Işık)	Kaçınılması Gerekenler (Kırmızı Işık)
Aramadan önce müşteri bilgisi ve borç detayını incele.	'Kaçıyor muyuz abi?' gibi boş güvenceye inanıp konuyu kapat.
Yumuşak ama kararlı bir ton kullan; taviz verme.	Müşteri bahanelerini araştırmadan doğru kabul et.
Mutabık kalınan ödeme planını yazılı hâle getir.	Sözlü taahhütlere güvenip ERP/CRM'e not düşme.
Spesifik bir ödeme tarihi al ve takipçisi ol.	Belirsiz 'yakında öderim' ifadelerini kabul et.

 

Aramasına rağmen tahsilatta bir gelişme yoksa satıcı müşteriyi ziyaret etmelidir.

 

Gecikmiş alacak görüşmelerinde iki farklı müşteri profiliyle karşılaşılır ve her biri farklı bir yaklaşım gerektirir:

 

Dara Düşen (Zor Durumdaki) Müşteri	Pişkin / Fırsatçı Müşteri
Durumunu uzun uzun anlatır.	Sürekli bahane üretir.
Empati ve anlayış bekler.	'Vericez abi, kaçmıyoruz ya' der.
Çaresizlikten ödeyemeyeceğini söyler.	Sizi sinirlendirmeyi hedefler.
YAKLAŞIM: Empatik ton. Parçalı ödeme planı sun.	YAKLAŞIM: Duyguları kontrol et. Sadece sözleşme ve hukuki sonuçlardan bahset.

 

 

Tahsilat görüşmelerinde kurallara boyun eğdirmek yerine müşteriyi kendi durumunu fark ettirmeye yönlendirmek çok daha etkilidir. Bu teknik 'savunma kalkanını indirme' olarak da adlandırılır.

 

Dikte Etmek (Yanlış Yaklaşım)	Soru Sormak (Doğru Yaklaşım)
'Ödemezseniz avukata vereceğiz ve masrafları siz ödeyeceksiniz.'	'Sözleşmede ödeme gecikmesi durumunda ne tür işlemler yapılacağını biliyordunuz, değil mi?'
'Bu çeki kabul etmiyoruz.'	'Hukuki yollara başvurulursa ödenecek miktarlara avukat ve harç masraflarının ekleneceğini biliyorsunuz, değil mi?'
'Yarın ödeme gelmezse sevkiyatı keseceğiz.'	'Bu durumu nasıl çözebiliriz, ne önerin var?'

 

Soru formatı, müşterinin savunmaya geçmesini engeller; gerçek sorunu (hatalı fatura, geçici nakit sıkışıklığı, tedarikçi baskısı) ortaya çıkarır ve yapılandırma fırsatı yaratır.

 

Gerektiğinde satıcı yöneticilerinden de aldığı izin ile müşteriye taksitli ödeme seçeneği sunabilmelidir. Borcunu tek seferde ödeyemeyen müşteri taksitler halinde ödeyebilir. Böyle bir durumda vade farkı yansıtabilirsiniz elbette. Yalnız, ödeme planını yazılı hale getirmeyi ve imzalatmayı unutmayın. Belgeli vaatler daha fazla yerine getirilir.

 

Satıcı eğer müşterinin ödeme niyeti olmadığını anlarsa veya bir iflas kokusu alıyorsa, müşteriye “dilerseniz mal mukabili ödeme yapabilirsiniz” deme inisiyatifi de olmalıdır. Böylece paranızı alamasanız da verdiğiniz malı veya müşterinin verebileceği diğer malları alabilirsiniz. Hatta böyle durumlarda (son çare olarak) müşteriden şirket araçlarını veya gayrimenkulünü size satmasını dahi isteyebilmelisiniz. Böylece mahsuplaşma yapabilirsiniz. Bunları siz almazsanız başka alacaklılar alacaktır. Onlar alırsa size verebileceği bir şeyleri kalmayabilir. 

 

Tahsilatta Muhasebe/Finans Bölümünün Rolü

Muhasebeciler ve finansçılar tahsilat sürecinin veri merkezidir. Müşterilerin alımlarını, tahsilatlarını, bakiyelerini bir çok detayda takip etmeli, sınıflandırmalı ve raporlamalıdır. Yukarıdaki “bakiye raporunu” çıkarmak, yönetime ve satış departmanına sunmak onların görevidir.

 

Başka neler onların görevidir?

•       Normal bakiyeleri olan müşteriler için tahsilat gününden 3 gün önce “….. tarihinde 146.500 TL’lik ödeme bekliyoruz sizden” minvalinde bir mail göndermelidir. Bu mail müşteriyi tetikleyecek ve size ödeme çıkarmak için çaba harcamasına neden olacaktır. Böyle bir mail göndermezseniz size olan borçlarını unutabilirler, başkalarına olan borçlarını ödeyip, sizi bekletebilirler. Bu hatırlatmanın vadesinde tahsilatları artırdığı istatistiklerle sabittir.

•       Ödeme günü müşterinin ödemeyi yapıp yapmadığı takip edilir. Saat 15:00’a kadar ödeme hala yapılmadıysa müşteri aranır ve “bugün sizden ödeme bekliyorduk, bir sorun yok değil mi, mesai saati bitiminden önce ödemeniz gelir mi?” minvalinde sorular sormalıdır. Bu tip arama unutulan havalelerin yapılmasını sağlar. Ayrıca sizin IBAN’ınız onlarda olmadığı veya kaybolduğu için de ödemeyi yapamamış olabilirler (!), değil mi?

•       Gecikmiş bakiyeler için müşterilere mail ve veya telefonla her 2-3 günde bir hatırlatma yapmak ve tarihli ödeme taahhüdü almaya çalışmak. Sizin kasanızda olması gereken para için müşterileri aramaktan çekinmeyin. Unutmayın, vadeye uymayarak sizi finansal olarak zora sokan taraf utanç duymuyorsa, hakkı olanı talep eden tarafın çekinmesi ticari bir hatadır.

•       Gecikmiş bakiye bir haftalık olduysa müşteri üzerinde baskıyı artırın. Ödeme yetkisi/gücü olan ikinci bir kişiyle daha görüşün veya maillerinize onu da ekleyin. Bu müşterinin yeni siparişleri varsa sevkiyatını (kredi limiti müsait olsa bile) durdurun. Bırakın onlar sizi arasın. 

•       Gecikmiş bakiyeler için 15.günde müşterilere “sözleşmemiz gereği gecikilen her gün için %0,1 günlük faiz işletilecektir.3 gün içinde ödeme yaparsanız vade farkı faturası kesmeyeceğiz” minvalinde bir yazı göndermek. Bu uyarınıza (ve jestinize rağmen hala ödeme gelmiyorsa gecikmiş bakiyenin kapandığı tarihte vade farkı faturası kesmek ve gecikme maliyetlerini kayıt altına almak.

•       Gecikmiş bakiyeler için 30.günde müşterilere noter kanalıyla ihtarname göndermek.

•       Noter ihtarnamesini takip eden 15 gün içerisinde ödeme hala yapılmadıysa şirket avukatının dava açılmadan önceki son aramasını yapmasını sağlamak. (Avukat görüşüyle dava, icra, karşılıksız çek protestosu veya teminatın nakde çevrilmesi başlar.) Bu aşamalı yaklaşımın amacı, müşteriyi son ana kadar kaybetmeden tahsilatı gerçekleştirmektir.

•       Kredi limiti aşımlarında yeni sevkiyatlar için onay merci olmak, otomatik uyarı üretmek ve ilgili satıcıyı bilgilendirmek.

•       Gelen tahsilatları üst yönetime raporlamak.

•       Müşterilere sunulan kredi limitlerinin, vadelerin ve iskontoların müşterilerin alım ve ödeme performansların uygun olup olmadığını raporlamak. Gerekli değişimleri üst yönetime önermek.

•       Tahsilat primlerini hesaplamak ve yönetime raporlamak.

 

Tahsilat kalitesi takibinin en verimli çalıştığı ortam, muhasebe ve ERP sistemlerine entegre otomatik bildirim ve raporlama altyapısıdır. Finans personeli tahsilat girişini yaparken ödemenin niteliğini (nakit, çek vadesi, gecikme günü, ödeme yöntemi) sistemde işaretlerse ERP, müşteri ve satıcı bazında otomatik tahsilat kalitesi analizi üretebilir.

 

Teknolojiden yararlanırken e-fatura sistemine de önem verilmelidir. E-fatura, faturanın müşteriye kesilmesiyle eş zamanlı olarak iletilmesini sağlar; bu da tahsilat döngüsünü kısaltır ve hatalı fatura kaynaklı gecikmeleri azaltır. Yanlış kesilen faturalar ödemelerin gecikmesindeki en büyük sebeplerden biridir. Doğru ve eksiksiz kesilmeyen faturalar karşılıklı faturalaşmaya, dolaysıyla zaman kaybetmeye neden olur. Zamanında müşteriye ulaştırılmayan faturalar da tahsilatı geciktirir.

 

Mali işler departmanı tahsilat politikasının hem uygulayıcısı hem de denetçisidir. Bu departmanın başarısı, satış ekibinin tahsilat performansını doğrudan besler.

 

Etkili tahsilatta muhasebe/finans bölümü ile satış departmanı birbirlerinin tamamlayıcısıdır. Tahsilatı yapabilmek için paslaşırlar. Gerekirse “iyi polis, kötü polis” oyunu oynarlar.

 

Bu kültürün kurulabilmesi için üç koşul gereklidir:

•       Finans departmanında tahsilat kalitesini ölçen ve raporlayan bir uzman bulunmalıdır.

•       Satış ve finans müdürleri haftalık ortak tahsilat toplantısı yapmalıdır.

•       Satıcıların primlerinin bir kısmı tahsilat performansına bağlanmalıdır. (Zamanında ödeme almak ve sözleşilen vadede tahsilat yapmak ödüllendirilmeli; gecikmeler ise prim kaybıyla cezalandırılmalıdır.)

 

Maalesef ağlamayana emzik, istemeyene para yok.

Türkiye’de firmaların bazıları maalesef ödeme taahhütlerine sadık değildir. Size 30-60-90 gün vadeli 3 eşit miktara sahip çek vermeyi taahhüt eden müşteriniz bir bakmışsınız size 110 gün vadeli tek bir çek göndermiştir. Müşteriyi küstürmemek için kabul edersiniz. İçinizden “bu seferlik oluversin” dersiniz. Ses çıkarmazsınız, itiraz etmezsiniz. Sizin sessizliğiniz müşteriyi daha da cesaretlendirir ve size karşı ödeme vadelerini hep açmaya çalışır. Halbuki itiraz etseniz, vade farkı faturası kesseniz veya tekrarlanması halinde keseceğinizi söyleseniz, ya da sonraki ilk ödemenin kısa vadeli (örneğin) 30 günlük çekle yapılarak telafi edilmesini isteseniz müşteriniz anlaşmaya uygun ödemeler yapmaya başlayacaktır.

 

Unutmayın firmalar kendilerini sıkıştıran firmalara anlaşmadaki şekilde ödeme yaparlar, kendilerini sıkıştırmayanlara geç veya anlaşılan vadeden daha uzun vadeli ödeme yaparlar.

 

Alacak yönetiminde sistemi işler kılan, kurallara uymayanlara yönelik net ve tutarlı uygulamalardır:

•       Yeni siparişlerin ve sevkiyatın durdurulması.

•       Geciken günler için vade farkı / fiyat farkı faturası kesilmesi. (Vade farkı bir haktır; uygulamasanız bile tehdidi çok işe yarar: 'Üç gün içinde ödeme yaparsanız vade farkı kesmeyiz.')

•       Kredi limitinin düşürülmesi veya kaldırılması.

•       30 gün üzeri gecikmede noter ihtarı.

•       Teminat mektuplarının ibrazı ve nakde çevrilmesi.

 

Havuç ve sopaların birlikte kullanılması, tahsilat yönetimini bir kez anlaşılan kurallar çerçevesinde otomatik olarak işleyen bir sisteme dönüştürür.

 

 

Tahsilat Araçları

Bankacılık sisteminin çok gelişmediği ve ticaretin çok kirlenmediği yıllarda (1950’ler, 60’lar, 70’ler) tahsilat elden yapılırdı. Satıcının tahsildarı müşteriye giderdi, para alırdı ve tahsilat makbuzu verirdi. Tahsildarda “tahsilat makbuzu” yoksa ödemeyi yapan taraf “tediye makbuzu” düzenler ve tahsildara verirdi. Elbette tahsildar ödeme almaya vadesinde (gününde) giderdi. Dolayısıyla şirketin muhasebecisi tahsildara her gün hangi firmaya gidip kaç lira nakit tahsil edeceğini söylerdi. Bazı tahsilatların teslimatı 1 hafta önce, bazılarınınki 30 gün önce, bazılarınınki ise 60 gün önce yapılmış olabilirdi. Vadeler daha uzun değildi. Piyasa da ödeme için özel günler vardı; Salı ve Cuma günleri. Bir de ay sonları. Genelde bu günlerde firmaların ellerine para geçerdi ve ödemelerini yapabilirlerdi.

 

Bankacılık sistemi geliştikten sonra çek ve senet gibi ödeme araçları devreye girdi. Çek ve senetle birlikte 90, 120, 150, hatta 180 günlük vadeler de devreye girdi. Havale teknolojisi de gelişince hesaplar arası transferle (havale veya EFT) ödemeler yapılır oldu. Maalesef vadesinde havale gibi satıcıyı mali açıdan zorlayan ve büyük riske sokan uygulamalar da başlamış oldu. Şirket kartları çıkınca kredi kartı da bir ödeme/tahsilat aracı haline geldi. Vadeli satıştaki alacağı bir miktar garanti altına almak için firmalar müşterilerinden; kefalet, DBS, teminat mektubu, tedarikçi finansmanı, kefalet sigortası, ipotek gibi evraklar istemeye başladı. Bunların yapılamadığı durumlarda firmalar “alacak sigortası” yaptırdı. Paraya erken kavuşma ihtiyacı içindeki firmalar için Faktoring şirketleri devreye girdi.

 

Şimdi bu tahsilat araçlarını tek tek inceleyelim. 

 

Çekle Tahsilat

Çek; bankaların, finansal güvenilirliğini (kredibilitesini) onayladığı firmalara sunduğu, genellikle 10 ila 25 yapraklı defterler halinde verilen resmi bir ödeme aracıdır. Çek defteri olan bir firma (keşideci), yaptığı alımların ödemesi için satıcıya çek düzenler.

 

Çekin üzerinde alıcı firmanın unvanı, tutar, ödeme günü (vade/keşide tarihi), çeki düzenleyen firmanın kaşesi ve yetkilisinin imzası bulunur. Ayrıca günümüzde güvenliği artırmak için çeklerde karekod bulunur. Çeki alan taraf bu karekodu okutarak çeki yazan firmanın geçmiş ödeme performansını anında görebilir. Çek teslim alınırken muhasebesel kayıtlar için bir 'tahsilat/alındı makbuzu' düzenlenmesi esastır.

 

Çeki alan firma (lehtar), dilerse vade gününde bankadan tahsilatını yapar, dilerse de kendi borçlarına karşılık başka firmalara verebilir. Buna 'cirolamak' denir. Çekin arkasına kaşe basıp imza atılarak çek, arkası dolana kadar birçok firma arasında el değiştirebilir. Bu sistem ticarette nakit akışını rahatlatır.

 

Çeki düzenleyen firma, finansal itibarının zedelenmemesi ve hukuki yaptırımlarla karşılaşmamak için vade gününde çekin karşılığını banka hesabında hazır bulundurmak zorundadır. Eğer hesapta yeterli bakiye yoksa, banka yasal olarak ödemekle yükümlü olduğu 'yaprak başı asgari garanti tutarını' çeki getiren kişiye öder; kalan tutar için ise çekin arkasına 'Karşılıksızdır' kaşesi vurur (çeki yazdırır). Çeki karşılıksız çıkan son hamili (çeki elinde bulunduran kişi), alacağını tahsil etmek için hem çeki ilk düzenleyen firmaya hem de çeki cirolayan diğer tüm firmalara (müteselsil sorumluluk gereği) aynı anda icra takibi ve dava açma hakkına sahiptir.

 

Peki ya bir çek vade gününde tahsilata verilmezse ve kasanın bir köşesinde unutulursa ne olur? Ticari hayatta zaman zaman karşılaşılan bu durumun hukuki sonuçları oldukça kritiktir. Kanuna göre bir çekin bankaya ibraz (sunulma) süresi sınırsız değildir. Çekin bankaya sunulma süresi, çekin üzerinde yazan 'düzenlenme yeri' ile banka şubesinin bulunduğu yere göre değişir. Eğer çekin düzenlendiği şehir ile bankanın bulunduğu şehir aynıysa yasal süre 10 gün, farklı şehirlerdeyse 1 aydır. Bu süreler, çekin üzerindeki vade (ödeme) tarihinin ertesi günü işlemeye başlar.

 

Eğer bir çek bu yasal süreler içinde bankaya sunulmazsa, hukuki anlamda güçlü ve ayrıcalıklı bir 'çek' (kambiyo senedi) olma vasfını yitirir. Bunun işletmeler için üç büyük dezavantajı vardır: Birincisi; hesapta para yoksa banka çekin arkasına 'Karşılıksızdır' işlemi yapamaz. İkincisi; bankanın yasal olarak ödemekle yükümlü olduğu yaprak başı garanti tutarı alınamaz. Üçüncüsü ve en önemlisi; ciro zinciri kopar. Yani çeki elinde tutan firma, süreyi kaçırdığı an çeki kendisine veren diğer aracı firmalara (cirantalara) başvurma hakkını kaybeder, onlardan hiçbir talepte bulunamaz.

 

Yine de süresi geçmiş bir çek tamamen 'çöp' olmuş sayılmaz. Artık hızlı işlem gören resmi bir çek olmasa da, eldeki evrak sıradan bir 'yazılı borç belgesi'ne dönüşür. Bu durumda alacaklı taraf, sadece çeki en başta düzenleyen asıl firmaya (keşideciye) karşı normal icra yollarına veya alacak davasına başvurabilir. Ancak bu süreç, standart bir çek icrasına göre çok daha uzun ve yorucu bir hukuki mücadele gerektirir. Bu nedenle çeklerin takibini yapmak ve vade gününde bankaya sunmak, tahsilat güvenliği açısından hayati önem taşır.

 

Senetle Tahsilat

Çek yapraklarının bankalar tarafından sınırlı sayıda verilmesi nedeniyle, ticarette ödeme aracı olarak sıklıkla Senet (Bono) kullanılır. Satıcı firmanın (alacaklının) kabul etmesi durumunda düzenlenen senetler, kırtasiyelerden bile kolayca temin edilebilen basılı evraklardır. Ancak tahsilatı garanti altına almak için senedin son derece dikkatli doldurulması gerekir. Tahsilatı yapacak firmanın dikkat etmesi gereken en önemli incelikler şunlardır:

·         Eksiksiz Bilgi: Alacaklı ve borçlu adları, düzenlenme tarihi (bu tarih yoksa senet geçersizdir) ve ödeme tarihi (vade) mutlaka yazılmalıdır.

·         Tahrifatı Önleme: Tutar kısmı hem rakamla hem de yazıyla doldurulmalı, sonradan sıfır veya rakam eklenmesini engellemek için tutarların başı ve sonu (#) gibi bitim işaretleriyle kapatılmalıdır.

·         Çift İmza Hayat Kurtarır (Altın Kural): Senedi düzenleyen bir limited veya anonim şirket ise, firma yetkilisinden mutlaka iki imza alınmalıdır. İmzalardan biri firma kaşesinin üzerine, diğeri ise kaşenin dışına (boşluğa) attırılmalıdır. Kaşenin üzerindeki imza şirketi bağlarken; açığa atılan imza, yetkili kişinin kendi şahsi mal varlığıyla senede kefil olması (Aval) anlamına gelir. Şirket iflas etse bile, bu ikinci imza sayesinde tahsilat kişinin şahsından yapılabilir.

 

Senetler de tıpkı çekler gibi arkası imzalanarak (cirolanarak) başka firmalara borç ödeme aracı olarak devredilebilir. (Ancak senedin arkasındaki ciro zincirinin tam olması ve borçlunun adresi, T.C. Kimlik / Vergi Numarası gibi bilgilerin tam yazılması icra aşamasında tebligatların hızlı ulaşması için hayati önem taşır.) Senedin vadesi geldiğinde, senedi elinde bulunduran firma borçluya banka hesap bilgilerini iletir, ödeme havale/EFT ile geldikten sonra senedin aslı (üzerine 'iptal' yazılarak veya yırtılarak) borçluya iade edilir. Bir diğer güvenli yol ise senedi vade gelmeden tahsilat için bankaya teslim etmektir; banka borçluya ihbarname yollar ve ödemeyi kendi gişesinden tahsil edip sizin hesabınıza aktarır.

 

Eğer senet vadesinde ödenmezse, noter aracılığıyla 'Protesto' işlemi yapılır. Senet doldurulurken yukarıdaki kurallara (özellikle zorunlu tarihler ve imzalara) harfiyen uyulmuşsa, alacaklı taraf doğrudan 'Kambiyo Senetlerine Mahsus' hızlı icra takibi başlatabilir. Ancak evrakta tek bir eksiklik varsa, evrak senet vasfını yitirir ve mahkeme süreci yıllar sürebilecek karmaşık bir alacak davasına dönüşür. Bu nedenle senedi alırken usulüne uygun düzenlendiğinden emin olmak, tahsilatın sigortasıdır."

 

POS ile Tahsilat

Şirket kredi kartları çıktığından beri firmalar birbirlerine ödemeyi Kredi Kartı – POS makinası ikilisiyle kolayca yapabilmektedir. Bu yöntemle ödeme yapmak için ya alıcı taraf satıcıya gider ve şirket kredi kartını satıcının POS cihazına okutur, ya da alıcı taraf şirket kartı bilgilerini telefonla (eskiden faksla) satıcı taraf ileterek Mail Order yöntemiyle ödemeyi gerçekleştirir.

 

Şirket kredi kartıyla yapılan ödemelerde bazen müşteri bazen banka taksit imkanı da sunabiliyor.

 

Elbette bu ödeme yönteminde aracı banka olduğu için komisyon alıyor ve bu komisyonun maliyeti de ürün fiyatına veya faturaya yansıtılmış oluyor. Ama alan için de satan için de finansal bir kolaylık sağladığı aşikâr. Hele satan için, teslimattan kısa bir süre sonra ödemeyi alabilmesi mali açıdan çok ferahlatıcı.

 

Günümüzde kredi kartıyla ödeme/tahsilat yöntemi daha da çeşitlendi; Sanal POS ve Linkle Ödeme seçenekleri de devreye girdi.

·         Sanal POS sayesinde satıcı firmalar, web sitelerine entegre ettikleri B2B (kurumsal) veya e-ticaret modülleri üzerinden 7 gün 24 saat kesintisiz satış ve tahsilat yapabilirler. Alıcı, alışverişi tamamlamak için ödeme sayfasına ulaştığında; bankaların veya fintek kuruluşlarının sağladığı güvenli Sanal POS altyapısı üzerinden kartıyla ödemesini gerçekleştirir. Mesai saati veya mekan sınırı olmayan bu sistem; hem alıcıya kolay alışveriş hem de satıcıya hızlı tahsilat imkanı sağlar. Üstelik satıcı, bu teknoloji sayesinde müşterilerine taksit seçenekleri de sunabilir.

·         Linkle Ödeme; fintek şirketleri (İyzico, PayTR vb.) ve bankalar tarafından sunulan, firmaların web sitesi veya POS cihazı olmadan tahsilat yapmasını sağlayan bir çözümdür. Satıcı, satışa ait tutar ve bilgileri içeren güvenli bir ödeme linki oluşturup müşterisine WhatsApp, SMS veya e-posta ile gönderir. Müşteri bu linke tıklayarak güvenli ortak ödeme sayfası üzerinden kredi kartıyla işlemini gerçekleştirir. Hizmet sağlayan fintek kuruluşu veya banka, kendi komisyonunu kestikten sonra kalan tutarı satıcıya öder.

 

Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS) ile Tahsilat

DBS; özellikle geniş bayi ağına sahip satıcı firmalar (Ana Firma) ile alıcılar (Bayi/Müşteri) arasındaki faturalı alışverişlerin tahsilat sürecini otomatize eden ve banka garantisi altına alan bir nakit yönetimi sistemidir.

 

Satıcı, alıcı ve banka arasında bir anlaşma yapılır. Banka, alıcının mali durumunu inceleyerek ona sadece bu satıcıya yapacağı ödemelerde kullanmak üzere bir "DBS Kredi Limiti" tanımlar.

 

Satıcı, alıcıya kestiği faturaların bilgilerini (tutar ve vade tarihi) elektronik ortamda bankaya iletir.

 

Faturanın ödeme vadesi geldiğinde banka, alıcının vadesiz hesabında para varsa bu parayı çeker. Eğer hesapta yeterli para yoksa, alıcıya daha önce tanımladığı "DBS Kredi Limitini" devreye sokar ve tutarı tamamlayarak satıcının hesabına otomatik olarak aktarır.

 

Eğer satıcı firma, tahsilatı vade gününden önce nakde çevirmek isterse, bankaya başvurarak İskontolu DBS kullanabilir. Bu durumda banka belli bir faiz/komisyon kesintisi yaparak ödemeyi satıcıya vadesinden önce yapar; vade günü geldiğinde ise tutarı alıcıdan tahsil eder.

 

Vadeli satış yaptığınızda tahsilatınızı (aynı iskontolu DBS’de olduğu gibi) vadesinden önce tahsil etmeniz de mümkündür. Faktoring firmaları ve bankalar bu olanakları firmalar sunmaktadır.

 

Faktoring ile Nakde Dönmek

Faktoring ile vadeli satışlarınızın vadesini beklemeden anında nakde kavuşabilirsiniz. Faktoring, vadeli mal ve hizmet satışlarından doğan faturaların veya fatura karşılığında alınmış vadeli çek ve senetlerin bir faktoring şirketine verilerek (alacak hakları devredilerek) karşılıklarının bir miktar kesintiyle alınmasıdır.

 

Tahsilat takibi, hesap mutabakatı ve borçlu analizi gibi operasyonel yükleri faktoring şirketi üstlenir. Faktoring, sadece bir "finansman" aracı değil, aynı zamanda çok güçlü bir "alacak yönetimi ve risk bertaraf" aracı olarak devreye girer.

 

Bu modelin temel işleyiş mekanizması şöyledir:

·         Devir (Temlik): Satıcı, vadeli alacağını temsil eden faturayı veya fatura karşılığında aldığı çek ve senetleri bir faktoring şirketine devreder.

·         Ön Ödeme: Faktoring şirketi, devraldığı fatura/çek/senet gibi evrakların büyük bir kısmını (genellikle %80 ile %90 aralığında) vadeyi beklemenize gerek kalmadan peşin olarak hesabınıza yatırır.

·         Tahsilat ve Kapama: Vadesi geldiğinde faktoring şirketi ödemeyi alıcıdan (borçludan) tahsil eder. Alıcı ödemeyi yaptıktan sonra, kesilen faiz ve komisyonlar düşülerek kalan bakiye (kapanış ödemesi) size aktarılır.

 

İhtiyacınıza göre seçebileceğiniz iki temel faktoring türü bulunur:

·         Rüculu Faktoring: Alıcının faturayı vadesinde ödememesi riskini sizin üstlendiğiniz modeldir. Faktoring şirketi ödemeyi alıcıdan tahsil edemezse, tutarı sizden geri talep eder.

·         Rücusuz Faktoring: Alıcının ödememe riskini ve tahsilat sorumluluğunu tamamen faktoring şirketinin üstlendiği modeldir. Alıcı iflas etse dahi faktoring şirketi bu riski sizden talep edemez, garanti sağlar. Elbette rücusuz faktoringin kesintisi (maliyeti) daha yüksektir.

 

Neden faktoring yapmalısınız?

·         Faktoringin bir maliyeti (komisyon ve faiz) vardır. Eğer ürününüzün kar marjı bu maliyeti rahatça karşılıyorsa, vadeli beklemek yerine parayı hemen alıp paranın dönüş hızını artırmak çok daha karlıdır.

·         Satışlarınız artıyor ama işletme sermayeniz (nakdiniz) büyümeye yetmiyorsa, satış yaptıkça faktoring ile nakit yaratıp daha çok üretim yapabilirsiniz. (Faktoring limiti, satışlarınızla birlikte büyür; banka kredisi limiti gibi sabit değildir).

·         İnşaat, tekstil, otomotiv yan sanayi gibi vadelerin 90-180 günleri bulduğu sektörlerde faaliyet gösteriyorsanız, tedarikçilerinize peşin ödeyip iskontolu mal almak, faktoring maliyetini fazlasıyla amorti edebilir.

·         Yeni bir müşteri portföyü ile çalışmaya başladığınızda müşterilerin ödeme ahlakını bilemezsiniz. Bu riski faktöring şirketine havale etmek stresinizi de riskinizi de azaltır.

·         Faktoring banka kredilerinden farklı olarak bir borçlanma yaratmaz, mevcut bilanço yapınızı iyileştirir. Faktoring bir banka kredisi değildir; alacağın (varlığın) satılmasıdır. Bankadan kredi çektiğinizde bilançonuzda borçlarınız artar. Faktoring yaptığınızda ise bilançonuzdaki "Ticari Alacaklar" kalemi azalır, "Nakit ve Nakit Benzerleri" kalemi artar. Bu durum firmanın likidite oranlarını iyileştirir ve bankalar nezdindeki kredibilitesini yükseltir.

 

Satıcı firmalar, faktoring maliyeti ile sağladıkları nakdin yaratacağı yeni fırsatları (peşin iskontosu alma fırsatı, yeni sipariş alabilme kapasitesi vb.) karşılaştırarak bu aracı mutlaka finansal silahları arasına eklemelidir.

 

Not: Çek ve senetleri komisyon karşılığı nakde çevirmeyi sadece faktoring şirketleri yapmamaktadır, bankalar da ticari müşterilerine bu hizmeti vermektedir. Bu işleme esnaf ve KOBİ’ler arasında “çek/senet kırdırma” denir. Faktoring literatüründeki adı çek/senet faktöringidir. Bankacılık literatüründeki adı çek/senet iskontosu veya iskonto kredisi veya İştiradır. Elbette bu çek ve senetlerin bir fatura karşılığında alındığı bankaya ispat/ibra edilmesi gerekir. Türkiye'de BDDK (Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu) kuralları gereği, yasal bir faktoring şirketi faturasız çeki bozamaz. Yani satıcı firma, faktoring şirketine çeki/senedi verirken mutlaka o çekin karşılığı olan ticari faturayı da ibraz etmek zorundadır. Sadece çek verilerek yapılan işlem yasal değildir (bu tefeciliğe girer). Faktoring, ticaretin finansmanıdır; bu yüzden "Fatura + Çek = Finansman" denklemi şarttır.

 

Satıcı bir firma, elindeki çeki nakde çevirmek istediğinde Banka ile Faktoring Şirketi arasında kalabilir. Faktoring şirketleri hızlı çalışır ve genellikle aynı gün nakit verirken, bankalar birkaç gün bekletebilir. Ayrıca bankalar çok sayıda küçük tutarlı veya farklı yörelerden gelmiş çekleri kabul etmekte isteksiz olabilirler. Bankaların tek avantajı daha az komisyonla çalışmalarıdır. Eğer bankada hazır, boşlukta bir iskonto kredi limitiniz varsa ve zaman sorununuz yoksa, maliyet avantajı için bankayı tercih edin. Eğer banka limitleriniz doluysa, acil (bugün) nakde ihtiyacınız varsa, bilançonuzda banka borcu gözüksün istemiyorsanız veya çeki kesen firmanın itibarı sizin firmanızın itibarından daha yüksekse (örneğin siz küçük bir KOBİ'siniz ama elinizde Koç Holding'in, Sabancı'nın, büyük bir market zincirinin çeki var), bu çeki faktoring şirketine verip anında nakde dönmek çok daha akılcı ve kolay bir yol olacaktır.

 

Buraya kadar tahsilat araçlarından bahsettik, şimdi de alacağınızı tahsil etmeyi garantilemek için kullanabileceğiniz araçlardan bahsetmek istiyorum.

 

Tedarikçi Finansmanı

Müşterilerinizin erken ödeme yapmasını istiyorsanız onları Tedarikçi Finansmanı kredisi almaya yönlendirebilirsiniz.

 

Türkiye'deki bankalar bu ürünü uzun yıllardır farklı isimler altında sunuyor; kimi banka buna "tedarik zinciri finansmanı", kimi "tersine faktoring" ya da "onaylı alacak finansmanı" diyor.

 

İşleyiş şu şekildedir:

Büyük ve güçlü bir alıcı firma (örneğin köklü bir market zinciri veya büyük bir sanayi kuruluşu) bankasıyla bir Tedarikçi Finansmanı anlaşması yapar. Bu anlaşmaya göre banka, alıcının onayladığı tedarikçi faturalarını vadesinden önce tedarikçiye öder. Tedarikçi (yani siz) faturanızın bedelini örneğin 90 gün beklemek yerine 2–3 gün içinde, küçük bir iskonto (finansman maliyeti) karşılığında tahsil edersiniz. Banka vade günü geldiğinde alacağını doğrudan alıcıdan tahsil eder. (Sen benim yerime öde, ben sana daha sonra vereceğim.)

 

Alıcı açısından bu model avantajlıdır çünkü kendi nakit döngüsünü bozmadan tedarikçilerine erken ödeme yapmış olur. Hatta bu sayede tedarikçiden daha iyi fiyat veya öncelikli teslimat avantajı koparabilir de.

 

Kefalet ile alacağınızı garantilemek

B2B ticarette satıcı firmaların en çok düştüğü yanılgılardan biri, sadece "şirket" ile ticaret yapmanın güvenli olduğunu düşünmektir. Oysa Limited veya Anonim şirketlerin borçlarından dolayı şirket sahipleri şahsen sorumlu tutulamaz. Şirket iflas eder veya içi boşaltılırsa, satıcının alacağı sıfırlanır. İşte bu "şirket kalkanını" delmek ve tahsilatın yönünü garanti altına almak için satıcılar alıcıdan Kefalet talep etmelidir.

 

B2B ticarette kefalet temel olarak ikiye ayrılır:

·         Şahsi Kefalet (Şirket Sahibini Bağlamak): En yaygın yöntemdir. Alıcı firmanın (Ltd. veya A.Ş.) borçlarına karşılık, şirket sahibinin veya ortaklarının şahsi mal varlıklarıyla (ev, araba, şahsi banka hesapları) borca kefil olmasıdır. Bu sayede şirket ödeme yapmasa bile, tahsilat doğrudan şirket sahibinin şahsından yapılabilir.

·         Kurumsal Kefalet (Grup Şirketini Bağlamak): Alıcı firmanın bir grup şirketine veya holdinge bağlı olduğu durumlarda istenir. Örneğin, sermayesi düşük olan "A Pazarlama Ltd. Şti."ye mal satarken, onun çok daha güçlü olan ana şirketi "B Holding A.Ş."nin bu borca kefil olması sağlanır. Böylece muhatap tek bir şirket değil, tüm grup olur.

 

Kefalet almak sözlü olmaz, hukuki şekil şartlarına tabidir. Satıcı firmalar kefaleti temel olarak iki farklı yöntemle alabilirler:

·         Yöntem A: Sözleşme Üzerinden Kefalet (Bayilik/Cari Hesap Sözleşmeleri): Satıcı ile alıcı arasında imzalanan "Bayilik" veya "Mal Alım" sözleşmelerinin sonuna bir "Müteselsil Kefil" (Zincirleme Kefil) maddesi eklenir. Alıcı firma yetkilisi sözleşmeyi önce "Şirket Kaşesi" üzerine imzalar, ardından şahsi kefaleti için kaşe dışına, kendi adının/soyadının altına şahsen imza atar.

o   Buradaki En Büyük Hukuki Tuzak (Dikkat!): Türk Borçlar Kanunu’na göre, bir sözleşmeye şahsi kefil alınacaksa, kefil olacak kişinin kefalet limitini (azami tutarı) ve kefalet tarihini sözleşmeye mutlaka "kendi el yazısıyla" yazması şarttır. Bilgisayardan yazılmış bir tutarın altını imzalamak kefaleti geçersiz kılar. Ayrıca yasa gereği kefil evliyse, eşinin yazılı rızası (Eş Rızası) da alınmalıdır.

·         Yöntem B: Senet Üzerinden Kefalet (Aval): Eş rızası ve el yazısı kurallarıyla uğraşmak istemeyen satıcılar için en pratik ve en keskin yöntemdir. Daha önce senetler bölümünde bahsettiğimiz "Çift İmza" kuralı tam olarak budur. Müşteriden açık hesap karşılığı bir teminat senedi alınır. Firma yetkilisi senede önce firma kaşesi üzerine imza atar (Borçlu şirket olur). Sonra kaşe dışına (açığa) ikinci bir imza atar. Ticaret hukukunda senet üzerindeki bu ikinci imzaya Aval denir. Aval, şahsi kefaletin en güçlü halidir; eş rızası veya el yazısıyla tutar yazma zorunluluğu gerektirmez. Satıcı, vadesinde ödenmeyen bu senedi doğrudan şirket sahibinin şahsi mal varlığına haciz göndermek için kullanabilir.

 

Özetle; Yüksek riskli B2B satışlarda alıcıdan sadece çek veya şirket senedi almak yeterli değildir. Tahsilatı yapan firma, "Aval" yoluyla veya sağlam bir sözleşmeyle şirket sahibini (şahsi kefalet) veya ana firmayı (kurumsal kefalet) sürece dahil ederek riskini minimuma indirmelidir.

 

Banka Teminat Mektubu ile alacağınızı garantilemek

Ticari hayatta tahsilat riskini sıfırlayan en klasik ve en sarsılmaz araçların başında teminat mektubu gelir. En net tanımıyla Teminat Mektubu; bir bankanın, müşterisi (alıcı) adına üçüncü bir tarafa (size/satıcıya) verdiği yazılı ve resmi bir garanti belgesidir.

 

Siz müşterinizden miktarı ve vadeyi bildirerek banka teminat mektubu talep edersiniz. Müşteriniz de bankasına başvurur ve bu evrakı alıp size verir.

 

Elbette bu evrak için banka müşterisinden teminat miktarının %2-3 oranında yıllık komisyon alır (bu komisyon alıcının bankadaki itibarına, bilançosuna ve ekonomik koşullara göre değişir).

 

Bu evrakla banka size hukuken şu sözü verir: "Benim müşterim sana olan borcunu vadesinde ödemezse, aranızdaki anlaşmazlık ne olursa olsun, sen bana geldiğin an mektupta yazan tutarı ilk yazılı talebinde, itirazsız ve kayıtsız şartsız sana ödeyeceğim." Eğer müşteri borcunu ödemezse, mektubun vadesi dolmadan önce elinizdeki faturayla/çekle bankaya başvurarak "tazmin talebinde" bulunursunuz. Banka, müşteriyle mahkemelik olup olmadığınıza bakmaz; evrakın doğası gereği parayı size anında öder, borcu kendi müşterisinden kendisi tahsil eder.

 

Müşterilerinden banka teminat mektubu istemek vadeli satış yapan her firmanın hakkıdır. Ayıp değildir, güvensizlik değildir. “Kaçmıyoruz ya kardeşim, biz yılların firmasıyız” gibi argümanlarla bu evrakı vermekten kaçınan müşterilerinize karşı ısrarcı olun. Bunu yapmadığı için, karşı tarafa güvendiği için alacaklarını (aldığı çekleri/senetleri) tahsil edemeyen pek çok firma ile karşılaştım. Bu evrakı almak için gerekiyorsa masrafın yarısını ödemeyi önerin. Yine kabul etmiyorsa vadeli satış yapmayın. Para bu tarafa mal bu tarafa deyin. Böyle durumlarda “para kaybetmektense müşteri kaybetmeyi” göze alın.

 

Özellikle; yeni çalışmaya başladığınız ve finansal geçmişini (ödeme ahlakını) henüz bilmediğiniz müşterilerinizden, sürekli mal çektiği için yüksek tutarlı "açık hesap" limiti tanımladığınız bayilerinizden, sıralı çekler (bağlantı çekleri) aldığınız bayilerinizden, çok uzun vadeli çek veya senet karşılığında yaptığınız yüksek montanlı satışlarda, müşterilerinizden mutlaka banka teminat mektubu isteyin.

 

Teminat mektupları belirli bir vadeye (süreli) sahip olabileceği gibi "süresiz" de olabilir. Mümkünse müşterinizden 'Kesin ve Süresiz' mektup talep edin. Eğer mektup süreliyse, mektubun bitiş tarihinin, sizin alacağınızın/çekinizin vadesinden çok daha ileride bir tarih olduğundan emin olun. Süresi bitmiş (vadesi dolmuş) bir teminat mektubu tahsilat yeteneğini kaybeder. Piyasada sahte evrak riskine karşı, mektubu teslim aldığınızda şubeyi arayarak veya bankaların online sistemleri (Kredi Kayıt Bürosu / Findeks) üzerinden evrakın gerçekliğini teyit ettirin.

 

Eğer müşteri mektup masraflarını öne sürerek teminat vermekten kaçıyorsa ve banka limitlerini doldurmak istemiyorsa, onu "Kefalet Sigortası / Senedi" alternatifine yönlendirebilirsiniz.

 

Kefalet Sigortası/Senedi ile alacağınızı garantilemek

Tahsilatı garanti altına almanın günümüzdeki en modern ve yenilikçi yollarından biri de Kefalet Sigortası'dır. En basit tabiriyle Kefalet Senedi; ticari hayatta yıllardır kullanılan "Banka Teminat Mektubunun" sigorta şirketleri tarafından verilen versiyonudur. Her iki evrakın hukuki geçerliliği ve sağladığı güvence tamamen aynıdır.

 

İşleyiş oldukça basittir: Geniş bayi ağına sahip veya müşterilerine yüksek montanlı vadeli (kredili) mal çıkışı yapan bir satıcı firma, alacağının riskini sıfırlamak ister. Normal şartlarda alıcıdan bir banka teminat mektubu, ipotek veya DBS limiti getirmesini talep eder. Ancak alıcı firma, bankalardaki kredi limitlerini doldurmak istemiyor veya banka prosedürleriyle uğraşmak istemiyorsa devreye sigorta şirketleri girer.

 

Alıcı (borçlu) firma, satıcıya vereceği teminat için bir sigorta şirketine başvurur. Sigorta şirketi alıcının mali yapısını inceler ve onaylarsa bir limit belirler. Sigorta şirketi, üzerinde "Alacaklı/Lehtar" olarak doğrudan 'satıcı firmanın' adının yazdığı bir Kefalet Senedi düzenler ve alıcı bu senedi satıcıya teslim eder. Satıcı firma, elindeki bu senet sayesinde alıcıya gönül rahatlığıyla vadeli mal gönderir.

 

Eğer alıcı firma faturanın vade günü geldiğinde ödemeyi yapmazsa (temerrüde düşerse), satıcı firma durumu sigorta şirketine bildirir. Sigorta şirketi, alıcının borcunu (Kefalet Senedindeki limitler dahilinde) hiçbir bahane üretmeksizin doğrudan satıcı firmaya öder. Satıcı parasını kurtarır, borcun hukuki takibi ve tahsilatı artık tamamen sigorta şirketi ile alıcı arasındadır.

 

Satıcı firma için bu sistem kusursuz bir zırhtır. Alıcının iflas etmesi, ödeme zorluğuna düşmesi veya kötü niyetli olması satıcıyı etkilemez; çünkü muhatap artık güçlü bir sigorta şirketidir. Satıcı firmalar bu yöntemi müşterilerine rahatlıkla önerebilirler. Çünkü Kefalet Senedi, bankalar üzerinden yürüyen bir sistem olmadığı için alıcının bankalardaki nakdi/gayrinakdi kredi limitlerini (riskini) etkilemez. Alıcı firma, bankadaki kredisini işini büyütmek veya nakit döngüsünü sağlamak için kullanırken, sigorta şirketinden aldığı kefalet senediyle de satıcıya karşı olan teminat yükümlülüğünü yerine getirmiş olur.

 

Teminat İpoteği ile alacağınızı garantilemek

B2B ticarette satış hacimleri büyüdüğünde; çek, senet veya şahsi kefaletler riskleri tam anlamıyla kapatmaya yetmeyebilir. Banka teminat mektubu vermek istemeyen veya limiti olmayan müşteriler için satıcı firmanın masaya süreceği en güçlü alternatif Gayrimenkul İpoteğidir.

 

Satıcı firma; alıcı firmanın kendisine ait (fabrika, depo, arsa) veya şirket sahibinin şahsına ait (ev, yazlık) bir gayrimenkulü ticari borçlarına karşılık teminat olarak göstermesini talep edebilir. Ticarette kullanılan bu ipotek türüne hukuken "Teminat İpoteği" denir. Çünkü cari hesap sürekli hareketlidir (mal alınır, ödeme yapılır, borç artar veya azalır). Tapuya konulan bu teminat ipoteği, aradaki borç ne kadar dalgalanırsa dalgalansın, satıcının o gayrimenkul üzerinden alabileceği maksimum rakamı garanti altına alır.

 

İpotek alma süreci sözlü veya adi bir sözleşmeyle yapılamaz, devletin resmi kurumlarında gerçekleştirilmesi gereken ciddi bir prosedürdür:

·         Değerleme ve Sorgulama (Taktiksel Adım): Alıcı size bir tapu sunduğunda hemen kabul edilmemelidir. Satıcı firma öncelikle o gayrimenkulün gerçek piyasa değerini araştırmalı ve tapu dairesinden "Takyidat (Kısıtlama) Belgesi" istemelidir. Evin üzerinde daha önceden bankaların veya vergi dairelerinin haczi/ipoteği varsa, o gayrimenkulü teminat olarak almak risklidir.

·         Karar Alınması: İpotek verilecek mülk şirkete aitse yönetim kurulu kararı gerekir. Şahsa ait bir ev ise ve "Aile Konutu" vasfındaysa (tıpkı kefalette olduğu gibi) mutlaka eşin yazılı rızası alınmalıdır.

·         Tapu Dairesinde Tescil: İki firmanın yetkilileri (veya vekilleri) Tapu Sicil Müdürlüğü'ne gider. Resmi senet düzenlenir ve tapu kütüğüne alacaklı satıcı firmanın lehine ipotek şerhi işlenir. (Bu işlem sırasında devlete ödenmesi gereken bir 'Tapu Harcı' doğar; ticari teamüllere göre bu masrafı borçlu taraf olan alıcı karşılar).

 

İpoteğin satıcı firmaya sağladığı fayda, diğer tüm teminat yöntemlerinden çok daha üstündür. Bunun üç temel sebebi vardır:

·         Öncelikli Alacaklı Olma (Rüçhan Hakkı): En büyük faydası budur. Müşteriniz iflas ederse veya piyasadaki diğer alacaklılar şirkete haciz yağdırırsa, herkes sıraya girer. Ancak siz ipotek sahibi olduğunuz için "İmtiyazlı/Öncelikli Alacaklı" (Rüçhanlı) sayılırsınız. Gayrimenkul satıldığında devlet bile kendi vergi borcundan önce parayı size (ipotek sahibine) öder.

·         Mülk Satılsa Bile Borç Düşmez: Alıcı firma, üzerinde sizin ipoteğiniz olan o arsayı/evi bir başkasına satsa bile sizin hakkınız kaybolmaz. Hukukta ipotek "eşyaya bağlı bir haktır". Yeni alıcı, o mülkü sizin ipoteğinizle (borcunuzla) birlikte satın almış olur. Borç ödenmezse, mülk kimin olursa olsun sattırıp paranızı alabilirsiniz.

·         Psikolojik Yaptırım Gücü: Çekinin veya senedinin yazılmasına göz yumabilen bir borçlu; fabrikasını, evini veya yazlığını icradan yarı fiyatına kaybetme korkusuyla karşı karşıya kaldığında, piyasada herkesten önce sizin tahsilatınızı (ipotek sahibini) kapatmaya çalışır.

 

İpotek muazzam bir güvencedir ancak banka teminat mektubu gibi "ertesi gün nakde çevrilebilen" bir araç değildir. Borç ödenmediğinde gayrimenkulün icra (İpoteğin Paraya Çevrilmesi) yoluyla satılıp paraya dönüşmesi aylar, bazen yıllar sürebilir. Bu nedenle ipotek, acil nakit döngüsünden ziyade, uzun vadeli ve büyük batak risklerine karşı bir sigorta olarak kullanılmalıdır.

 

Alacak Sigortası ile alacağınızı garantilemek

Ticari alacak sigortası, işletmelerin vadeli satışlarından doğan alacaklarını, borçlunun ödeme aczine düşmesi veya iflası gibi risklere karşı koruma altına alan bir sigorta türüdür.

 

Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ) için tasarlanmış olan Devlet Destekli Ticari Alacak Sigortası, işletmelerin herhangi bir banka teminatı, kredi kartı veya Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS) gibi unsurlara ihtiyaç duymadan alacaklarını güvence altına almalarını sağlar.

 

Bu sigortanın temel sağladığı avantajlar şunlardır:

·         Nakit Akışı Güvencesi: Satış sonrası tahsil edilemeyen alacaklar sigorta kapsamında tazmin edilerek işletmenin nakit akışı korunur.

·         Güvenli Büyüme: Risk minimize edildiği için işletmeler yeni pazarlara ve müşterilere daha güvenle açılabilir.

·         Finansal İstikrar: Beklenmedik ödememe durumlarında işletmenin özkaynaklarının korunmasına yardımcı olur.

 

Ticari alacak sigortası, işletmelerin en önemli varlıklarından biri olan "alacaklarını" teminat altına alarak sürdürülebilir büyümeyi destekleyen stratejik bir finansal koruma kalkanıdır.

 

Akreditif ile alacağınızı garantilemek

Akreditif, dış ticarette alıcı ile satıcı arasındaki ödemeyi banka garantisi altına alan bir ödeme ve teminat yöntemidir. Bu sistemde banka, akreditif şartlarında belirtilen belgelerin eksiksiz sunulması kaydıyla, belirlenen tutarı ve vadeyi ödemeyi taahhüt eder.

 

Süreci oldukça basittir. İthalatçı (alıcı), kendi bankasına (amir banka) akreditif açılması için gerekli şartları içeren bir talimat verir. Akreditif şartları olarak; malların yüklenmesi, hizmetin yerine getirilmesi veya gerekli diğer belgelerin neler olduğu bu talimatta açıkça belirtilir. İthalatçının bankası bu talimata dayanarak akreditifi açar ve ihracatçıya (satıcıya) bankalar aracılığıyla bildirir. Satıcı, akreditifte öngörülen belgelere uygun şekilde malları gönderdiğinde, ödemesi banka güvencesiyle garanti altına alınmış olur.

 

Dövizli Alacak Yönetimi ve Kur Riski

Geldik Türkiye gibi yüksek enflasyonlu ve kur oynaklığının eksik olmadığı bir pazarda iş yapmanın en kritik, en can yakıcı bölümüne. Eğer B2B ticaretinizde döviz üzerinden (Dolar, Euro vb.) vadeli satış yapıyorsanız, alacak yönetiminiz sadece "parayı vadesinde tahsil etmek" demek değildir; aynı zamanda "paranın değerini korumak", yani kur riskini yönetmektir.

 

Pek çok işletme, "Nasılsa döviz bazlı sattım, kur arttıkça benim param da değer kazanıyor, kafam rahat" yanılgısına düşer. Oysa piyasa gerçekleri bize bunun tam tersini fısıldar. Dövizli alacak yönetimi, doğru kurgulanmadığında şirketi kârlılık illüzyonuna sokup günün sonunda masada büyük zararlar bırakmanıza neden olabilir.

 

Peki, dövizli vadeli satışlarda tahsilat kalitesini korumak ve kur dalgalanmalarına kalkan oluşturmak için hangi kuralları uygulamalıyız?

 

1. Kur Sabitleme (Hedging) ve Vade Sınırı

Dövizli satış yaparken müşteriye tanınan vade, kur riskinin katlanarak büyümesi demektir. Kurun 30 gün sonra nerede olacağını tahmin edebilirsiniz belki ama 90 veya 120 gün sonrası tam bir kumardır.

·         Taktik: Döviz bazlı vadeli satışlarda vadeleri TL satışlara göre çok daha kısa tutun (Örn: Maksimum 30 veya 45 gün). Eğer müşteri uzun vade talep ediyorsa, faturanın kesildiği günkü kur üzerinden bir "kur sabitleme" anlaşması yapın ve kurun o vadedeki olası artış maliyetini (finansman yükünü) daha baştan liste fiyatının üzerine ekleyin.

 

2. Kur Farkı Faturası Hukuku (Olmazsa Olmaz Kural)

Dövizli açık hesap çalışmanın en büyük tuzağı, tahsilat gününde yaşanır. Faturayı kestiğiniz günkü kur ile müşterinin ödemeyi yaptığı (havalenin hesaba düştüğü) günkü kur arasında dağlar kadar fark olabilir.

·         Uygulama: Sözleşmelerinize mutlak surette şu maddeyi ekleyin: "Ödemeler, tahsilatın satıcı banka hesabına geçtiği günkü TCMB Döviz Satış Kuru üzerinden hesaplanır. Fatura tarihi ile tahsilat tarihi arasında oluşan kur farkları için satıcı tarafından Kur Farkı Faturası düzenlenir."

·         Takip Disiplini: Muhasebe departmanınız, dövizli alacak tahsil edildiği an aradaki kur farkını hesaplamalı ve gecikmeksizin müşteriye kur farkı faturasını kesmelidir. Bu faturayı kesmeyen, "Müşteriyle aramız bozulmasın" diye sineye çeken firmalar, yıl sonunda kur farkından dolayı gizli bir zarar dalgasıyla sarsılırlar.

 

3. Müşterinin "Döviz Likiditesi" İstihbaratı

Mali istihbarat bölümünde Findeks raporlarından ve risk analizlerinden bahsetmiştik. Dövizli çalışacağınız müşteride aramanız gereken ekstra bir kriter vardır: Bu firmanın döviz geliri (ihracatı) var mı?

·         Risk: Tamamen iç piyasaya TL ile mal satan, girdileri TL olan bir firmaya yüksek montanlı dövizli vadeli mal satıyorsanız, kur patladığı an o müşterinin ödeme aczine düşmesi neredeyse kesindir. Çünkü kur arttıkça onun borcu katlanacak ama geliri yerinde sayacaktır. Bu yüzden, döviz geliri olmayan (hedgeli olmayan) firmalarla dövizli açık hesap çalışırken kredi limitlerini çok daha cimri belirleyin veya DBS / Banka Teminat Mektubu gibi enstrümanları döviz cinsinden talep edin.

 

4. Dövizli Çek ve Senet Alırken İki Kere Düşünün

Piyasada sıklıkla döviz cinsinden yazılmış çek veya senetlerle karşılaşırsınız. "Üzerinde 50.000 USD yazıyor, ne güzel" demeyin. Türk Ticaret Kanunu ve Türk Parası Kıymetini Koruma Hakkında 32 Sayılı Karar kapsamında, iç piyasadaki bazı dövizli işlemlerin ve sözleşmelerin yasal sınırları (istisnalar hariç) çizilmiştir. Ayrıca dövizli bir çek karşılıksız çıktığında icra süreçleri, kurun hangi tarihten itibaren (keşide tarihi mi, fiili ödeme tarihi mi) esas alınacağı gibi çok çetrefilli hukuki tartışmalara gebedir. Döviz riskini sıfırlayacağım derken, hukuki bir labirentin içinde kaybolabilirsiniz.

 

Özetle dostlar; dövizli alacak yönetimi, yüksek enflasyonist ortamlarda şirketin can simididir ama kuralları esnettiğiniz an ayağınıza dolanan bir prangaya dönüşür. Dövizle satmak başarı değildir; kur farkını kuruşu kuruşuna tahsil edip parayı aynı döviz cinsinden (veya o günkü değer karşılığıyla) kasaya soktuğunuzda operasyon tamamlanmış olur.

 

Alacak Yönetiminde Hukuki Süreç ve İcra İflas Kanunu (İİK) Dinamikleri

Geldik sürecin en soğuk ama doğru yönetildiğinde en kestirme sonuç veren halkasına: Hukuk. Makalenin başında ne demiştik? Alacak yönetimi satış yapılmadan önce başlar, paranın kasaya girmesiyle biter. İşte o para kasaya kendi rızasıyla girmiyorsa, devletin cebri icra gücünü arkamıza almaktan başka çaremiz kalmaz.

 

Pek çok patron veya satıcı "avukata verirsek müşteriyi tamamen kaybederiz" korkusuyla hukuki süreci geciktirir. Oysa unutmayın; vadesi 30, 60 hatta 90 gün geçmiş bir alacak için hala yapıcı bir adım atmayan, telefonlara çıkmayan veya sürekli içi boş vaatlerle süreyi uzatan bir müşteri zaten "müşteri" vasfını yitirmiş, işletmenizin öz kaynaklarını sömüren bir finansman yüküne dönüşmüştür. Bu aşamadan sonra profesyonelliğin gereği, duyguları bir kenara bırakıp İcra İflas Kanunu’num (İİK) bize tanıdığı hakları masaya sürmektir.

 

Peki, noter ihtarnamesini çektik, tanınan 15 günlük süre de doldu ve hala tık yok. Bundan sonra hukuk departmanınız veya şirket avukatınız hangi enstrümanları kullanacak? Ticari alacaklarda karşımıza iki temel icra yolu çıkar:

 

1. Kambiyo Senetlerine Mahsus Haciz Yolu (Çek ve Senet İçin Hızlı Hat)

Eğer elinizde usulüne uygun düzenlenmiş bir çek veya senet (bono) varsa, şanslısınız. Hukuk sistemimiz bu evrakları ticari hayatın namusu olarak kabul eder ve alacaklıya çok güçlü, hızlı bir hat açar. Avukatınız icra müdürlüğüne giderek İİK Madde 167 uyarınca "Kambiyo Senetlerine Mahsus" takip başlatır.

·         Hız Avantajı: Borçluya icra dairesinden bir ödeme emri gider. Borçlunun bu borca veya imzaya itiraz etmek için sadece 5 günü, borcu ödemek için ise 10 günü vardır.

·         İtirazın Zorluğu: Borçlu "benim böyle bir borcum yoktu, mal kusurluydu" diyerek takibi kolayca durduramaz. İtirazını anca mahkemede, çok güçlü yazılı delillerle kanıtlamak zorundadır. 10 gün içinde ödeme yapılmaz veya mahkemeden takibi durdurma kararı getirilmezse, 11. gün müşterinin banka hesaplarına (89/1 ihbarnamesiyle), araçlarına ve gayrimenkullerine haciz koyabilirsiniz.

 

2. İlamsız İcra Takibi (Açık Hesap ve Fatura İçin Genel Hat)

Eldeki alacak bir çeke veya senede bağlı değilse, yani faturalı açık hesap çalışıyorsanız süreç "Genel Haciz Yoluyla İlamsız Takip" üzerinden yürür. Avukatınız faturayı, cari hesap ekstresini ve teslimat makbuzlarını icra dosyasına ekleyerek takibi başlatır.

·         Büyük Risk (Borca İtiraz Tuzağı): Bu yöntemin en zayıf karnı borçlunun kötü niyetine açık olmasıdır. İcra dairesinden ödeme emri müşteriye ulaştığında, müşterinin hiçbir gerekçe göstermeden, sadece tek bir cümleyle "Böyle bir borcum yoktur, takibe itiraz ediyorum" demesi takibi otomatik olarak durdurur. Borçlunun bu itirazı yapmak için 7 gün süresi vardır.

·         İtirazın İptali Davası: Takip durduğu an süreç mahkemeye taşınır. Avukatınızın "İtirazın İptali Davası" açması gerekir. İşte bu dava aşamasında, makalenin başında bahsettiğim "güçlü belgelere ve kanıtlara sahip olmak" ilkesi hayat kurtarır. Eğer elinizde müşterinin imzaladığı cari hesap mutabakatı, malı teslim aldığına dair imzalı/kaşeli irsaliye veya teslim fişi varsa mahkeme faturayı kesin delil sayar.

·         İcra İnkar Tazminatı (%20 Kırbacı): Mahkeme sizin haklı olduğunuza karar verirse, sadece alacağınızı tahsil etmekle kalmazsınız. Hakim, borcunu haksız ve kötü niyetli olarak geciktiren müşteriye, alacağın en az %20’si oranında "İcra İnkar Tazminatı" keser. Ayrıca tüm mahkeme masrafları ve avukatlık ücretleri de borçlunun üzerine kalır. Yani 7 gün içinde "borcum yok" diye pişkinlik yapan müşteri, davanın sonunda borcunu neredeyse 1.5 katı olarak ödemek zorunda kalır.

 

Hukuki Süreçte Altın Kurallar:

·         Mutabakatı Alışkanlık Haline Getirin: Her 3 ayda bir veya en geç 6 ayda bir müşterilerinizle karşılıklı ıslak imzalı veya KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden cari hesap mutabakatı yapın. Bu mutabakat, olası bir icra takibinde borçlunun "borcum yok" itirazını doğrudan boşa çıkaracak en güçlü kalkandır.

·         Teslimat Belgesiz Adım Atmayın: Faturayı kesmek yetmez, malın teslim edildiğini kanıtlamalısınız. İrsaliyelerin üzerindeki imzanın şirket yetkilisine veya depo sorumlusuna ait olduğundan emin olun. İmzalanmamış her irsaliye, hukuki süreçte başınızı ağrıtacak birer saatli bombadır.

o   Sahada en çok yaşanan tuzaklardan biri: "Biz malı teslim aldık ama defolu çıktı, o yüzden ödemiyoruz" bahanesidir. Satış sözleşmelerine mutlaka "Mal Teslim ve İtiraz Süresi" maddesi koyun. Bu maddede; Türk Ticaret Kanunu’na göre ayıplı mal ihbar süreleri (2 ve 8 günlük süreler) hatırlatılmalı; bu süre zarfında yazılı (noter/KEP) itirazda bulunmayan müşterinin malı eksiksiz ve kusursuz kabul etmiş sayılacağı, dolayısıyla ödemeyi geciktirmek için "kusurlu mal" bahanesine sığınamayacağı belirtilmelidir.

·         Zamanaşımı Sürelerini Unutmayın: Ticari defter ve belgelere dayanan alacaklarda genel zamanaşımı süresi 10 yıldır. Ancak çeklerde bankaya ibraz süresinden sonra cirantalara başvurma hakkı hızlıca kaybolurken, keşideciye (çeki yazana) karşı zamanaşımı süresi 3 yıldır. Senetlerde (bono) ise zamanaşımı süresi vadeden itibaren 3 yıldır. Paranın üzerine yatılmasına izin vermeyin, yasal süreleri kaçırmayın.

 

Özetle, İcra İflas Kanunu dinamikleri, alacak yönetiminin "sopa" kısmını oluşturur. Sahada bu sopanın varlığını ve kurallarını iyi bilen bir finans ekibi, müşteriye karşı her zaman daha güçlü bir pozisyondadır. Amacımız müşteriyi mahkemelerde süründürmek değil, hukukun bu keskin gücünü bir kaldıraç olarak kullanarak idari takip aşamasında (masada) tahsilatı koparmaktır.

 

Sinsi Bir İntihar Yöntemi: Faturasız (Kayıt Dışı) Vadeli Satış

Reel sektörde bazen basireti bağlanmış patronlardan ya da sadece ciro hedefine kilitlenmiş satıcılardan şu cümleyi duyarsınız: "Abi, adam çok güvenilir ama fatura istemiyor, kısa vadede ödeyecek, satalım gitsin.” İşte bu cümle, bir işletmenin finansal ve hukuki olarak kendi ipini çekmeye başladığı andır.

 

Piyasada rekabetin getirdiği baskıyla ya da "müşteri kaçmasın" korkusuyla faturasız vadeli satış yapmanın, alacak yönetimi disiplini açısından tek bir kelimeyle karşılığı vardır: Kumar. Üstelik kasanın her zaman kaybettiği bir kumar.

 

Faturasız mal veya hizmet satıp üstüne bir de vade verdiğinizde, alacak yönetimi mekanizmasının tüm dişlilerini kendi elinizle kırarsınız. Neden mi? Gelin sahada başınıza gelecekleri adım adım inceleyelim:

·         Alacak yönetiminin en arkadaki gücü devletin cebri icra gücüdür. Ancak faturasız bir ticarette, İcra İflas Kanunu (İİK) dinamiklerini unutun. Faturasız açık hesap çalıştığınız bir müşteri borcunu ödemediğinde ve siz genel haciz yoluyla takip başlattığınızda, karşı tarafın tek bir "Böyle bir borcum yoktur" cümlesiyle takip durur. Mahkemeye gittiğinizde hakim sizden faturayı, cari hesap mutabakatını ve en önemlisi imzalı irsaliyeyi ister. Ortada fatura yoksa, resmi defterlerinizde bu alacak görünmüyorsa, o paranın üzerine soğuk bir su içebilirsiniz. Hukuk, kayıt dışı bırakılmış bir hakkı korumaz. 

·         "Senedini aldım, çift imza attırdım" diye kendinizi avutmayın. Faturasız senedin arkasındaki ticari ilişkiyi ispatlayamadığınızda, karşı taraf "hatır senediydi" ya da "tefecilik borcuydu" iddiasıyla süreci yıllarca sürecek ceza davalarına boğabilir. 

·         Faturasız ticaret, bankacılık ve fintek sisteminin sunduğu tüm modern zırhları reddetmektir. Faktoring İmkânsızdır. DBS ve Alacak Sigortası hayal olur.

·         Müşterinin "pişkinlik" katsayısı artar. Ticaret psikolojisi der ki: Borçlu, karşısındaki alacaklının elindeki kozlar kadar ödemeye sadıktır. Faturasız vadeli mal sattığınız müşteri, sizin maliyeye (vergi cezalarına) yakalanma korkunuzu çok iyi bilir. Bunu size karşı bir şantaj malzemesi gibi kullanabilir. Tarih verir, uymaz.  Telefonlarınıza çıkmaz, çıktığında "Vericez abi kaçmıyoruz ya" der.  Bilir ki siz onu sıkıştırıp noterden ihtarname çekemezsiniz, avukatınızı üzerine salamazsınız. Sizi kendi sessizliğinize mahkûm eder. 

·         Tahsili mümkün görünmeyen alacağı bilançoda varlık gibi göstermek insanı kağıt üzerinde zengin, kasada fakir gösterir demiştik. Faturasız vadeli satışta ise durum daha da sinsidir: O alacak resmi bilançonuzda hiç görünmez. Şirketin "kara kaplı defterinde" duran o hayali alacaklar, gerçek nakit döngünüzü (OTS ve DSO) ölçmenizi engeller. Firmanın kârlılık illüzyonuna girmesine yol açar ama günün sonunda kasa bomboştur. 

 

Özetle dostlar; faturasız vadeli satış yapmak, vergi yükünden kaçayım derken sermayenin tamamını müşteriye hibe etmektir. Ticarette asıl olan kâr etmek değil, parayı kasaya güvenle sokmaktır. Fatura, o paranın kasanıza giden yoldaki yasal tapusudur. Tapusu olmayan mülke sahip çıkamazsınız.

…………………………………………………………..

 

Bu makale boyunca ele aldığımız tüm bulgular tek bir noktada buluşuyor: Tahsilat kalitesi, şirketin finansal sağlığını ve büyüme kapasitesini doğrudan belirleyen stratejik bir yönetim disiplinidir.

 

Tahsilat kalitesi kötü olan bir firma, yılsonunda yüzde beş net kâr ettiğini düşünürken aslında yüzde sekiz kâr etmeyi kaçırmıştır. 100 milyon TL cirosu olan bir işletmede bu fark 2-3 milyon TL'ye karşılık gelir. Bu para; yeni yatırım için, nitelikli personel için, piyasaya sunulacak daha iyi ürün için yeterlidir.

 

Şirketlerin tahsilat kalitesini iyileştirmek için yapması gerekenleri şu beş başlıkta özetleyebiliriz:

1.    Kültür dönüşümü: 'Tahsilat finans işidir' anlayışından 'Tahsilat satışın devamıdır' anlayışına geçin.

2.    Sistem kurulumu: Müşteri kredi limitleri, alacak yaşlandırma raporları ve tahsilat KPI'ları otomatik işleyen bir altyapıya kavuşturulmalıdır.

3.    Eğitim: Satıcılar tahsilat teknikleri, müşteri profilleri ve soru sorma tekniği konusunda düzenli olarak eğitilmelidir.

4.    Teşvik ve yaptırım dengesi: Erken ödeme iskonto sistemi ile gecikmede uygulanan vade farkı ve sevkiyat durdurma bir arada çalışmalıdır.

5.    Sürekli iyileştirme: Her yıl tahsilat kalitesi kriterleri genişletilmeli, yeni araçlar denenmeli ve sektör karşılaştırmaları yapılmalıdır.

 

 

Son söz

Alacak yönetimi, bir şirketin can damarı olan nakit akışının en kritik parçasıdır. Vadeli satış yapan firmalar için alacakların zamanında tahsil edilememesi veya vade süresinin uzun olması, işletme sermayesini eriterek firmayı darboğaza sokabilir. Alacakların zamanında tahsil edilmesi, şirketin kendi borçlarını (tedarikçi, maaş, vergi) dışarıdan kredi çekmeden, kendi özkaynaklarıyla ödemesini sağlar. Finansman maliyetlerini düşürür.

 

Profesyonel bir alacak yönetimi, müşteriyi kırmadan, kurumsal bir dille tahsilat yapmayı sağlar. Böylece hem para tahsil edilir hem de müşteri kaybedilmez. Müşteriler, tahsilat sürecini profesyonelce yürüten disiplinli tedarikçilere saygı duyar.

 

Özetle alacak yönetimi; işletmenin büyümesi, ayakta kalması ve finansal sağlığını koruması için satış yapmak kadar kritik bir süreçtir.

 

 

İyi tahsilatlar.

 

 

 

Not 1: Bu makalenin güncellenmesinde yapay zekadan yararlanılmıştır.

 

Not 2: Market Zincirlerine Satışta Kırmızı Çizgiler

Yerel ve ulusal market zincirlerine ürün temin eden firmalar için tahsilat kalitesi çok özel bir risk alanı oluşturmaktadır. Bu kanalda temel bir kural vardır: Marketlerde kredi kartına taksit olmadığından kredi kartı satışları en fazla 40 gün içinde nakde dönüşür. Bu nedenle en fazla 60 günlük vadeyle ödeme alan firmalarla çalışmalısınız.

 

İki uyarı işareti hayati önem taşır: Birincisi, iki aydan uzun vadeli ödeme yapan marketler büyük olasılıkla yanlış yatırımlar veya verimsiz çalışma nedeniyle nakit akışını bozmuş demektir. İkincisi ve çok daha tehlikelisi, her yıl ödeme vadelerini uzatan marketlerdir. Vadesi her geçen yıl artan bir marketin önünde sonunda batacağını ve sizi alacaklarınızla baş başa bırakacağını neredeyse kesin olarak öngörebilirsiniz.

 

Not 3: Bayi Kanalında Tahsilat Disiplini

Toptancılar ve alt bayiler aracılığıyla satış yapan firmaların tahsilat kalitesi, genellikle en zayıf halkayı oluşturur. Bunun temel nedeni, satıcıların müşteriyle güçlü bir kişisel ilişki kurması ve tahsilatta esnek davranmasıdır. Bu esneklik zamanla müşterinin kural tanımaz bir alışkanlık edinmesine yol açar.

 

Bayilerde sıkça karşılaşılan bir tuzak da şudur: Satıcı malı vermiş, müşteri “vericez abi, kaçmıyoruz ya” diyerek ödemeyi ertelemiş; erteleme üzerine erteleme binince müşteri 2-3 ay içinde ürünü satmış ama size olan ödemeyi yönetmek yerine başka harcamalar için kullanmıştır. Sistematik olmayan bir tahsilat politikası, farkında olmadan bayinizi de finansal disiplinsizliğe sürükler.

 

Doğru yaklaşım: Bayiye malı verdikten sonraki en geç bir hafta içinde ödemeyi çek, havale veya kredi kartıyla alın. Alacağınız çekler asla piyasanın genel kabul gördüğü vadelerden uzun olmamalıdır.

 

Not 4: Bağlantı Çeklerine Dikkat

Bağlantı çekleri, yıllık alım taahhüdünün karşılığı olarak verilen toplu ön ödemelerdir ve kaliteli bir tahsilat yöntemi olarak değerlendirilebilir. Ancak mali ve tahsilat disiplini olmayan firmalarda bağlantı çekleri bir tuzağa dönüşür. Şu kurala kesinlikle uyulmalıdır: Müşterinin herhangi bir ayda, o ay için kestiği bağlantı çekinden daha fazla sipariş vermesi durumunda fazlalık olan sipariş kesinlikle gönderilmemelidir. Aksi hâlde müşteri, 'Zaten sende çekim var, asıl sen bana borçlusun' diyerek hem ek siparişi hem de üst siparişi ödemeden geçiştirmeye çalışacaktır. Bu da satıcının aleyhine bir finansman yükü oluşturur. Düşünsenize bir müşterinizden yılın başında her bir her ayın son gününe yazılmış 100’er bin TL’lik 12 tane çek alıyorsunuz ve müşterinizin sizden her ay 100 bin TL’lik mal çekmesini bekliyorsunuz ama müşteriniz daha ilk çeyrekte 1,2 milyon TL’lik mal çekiyor. Bu durumda o müşterinize sunduğunuz vade 1 ay değil, 10,5 ay olur. Bu ticaret külliyen sizin zararınızadır.