Perakende zincirinizin performansını nasıl ölçeceksiniz?

Perakendecilik çok karmaşık bir iştir. Girdisi, çıktısı, tedarikçisi, transferi çoktur. İster bir mağaza olsun, isterse mağazalar zinciri olsun perakendecilikte performans ölçümü ve mali takip çok zor ve karmaşıktır.  

Hemen hemen tüm mağazalar zincirleri ERP programları kullanmalarına rağmen doğru performans ölçümleri yapamamaktadır. Öyle ki birçok mağazalar zinciri mali durumunu bilememektedir. Dolayısıyla karlı mı, karsız mı olduklarının farkında değillerdir. Ancak nakit akışları tıkandığında ve tedarikçilere ödemeleri yapamamaya başladıklarında zarar ettiklerini anlayabilmektedirler ki, bu da zaten en az 1-2 yıl öncesinden karsızlık çekmeye (batmaya) başladıklarının işaretidir.

Aslında temel problem bir perakende zincirinin performansının nasıl ölçüleceğini belirlemekle ilgilidir. Patronlar ve yöneticiler bir perakende zincirini hangi kriterlerle takip ederek performans ölçümü yapmaları gerektiğini bilememektedir.

Her açılan mağaza perakende firmasına ve sahibine güç ve güven katar. Bu yanılsama perakende sahiplerini iyi yolda olduklarını düşündürtür. Bunun için detaylı hesaplara girmeden, fizibilite dahi yapmadan mağazalar açmaya devam ederler. Veriye dayanarak değil, masaya dayanarak karar almaya başladıkları için de mağazalar zincirlerinin karlılıklarını ölçemezler. Dolayısıyla da ölçemediklerini doğru yönetemezler.

Bu yazımda bir perakende zincirinin hangi kriterler ile takip edilmesi ve performansının nasıl ölçülmesi gerektiğine değineceğim.

Bir mağazalar zincirinin 4 temel performans takip kriteri olmalıdır.

1.      Yatırım giderlerini takip.

2.      Mağaza performansını takip.

3.      Satılan malın performansını takip.

4.      İstatistiki takipler.

Yatırım Giderlerini Takip

Bir mağazanın yatırım giderleri 2 kalemden oluşur: Dekorasyon maliyetleri ve stok maliyetleri.

Mağazaların dekorasyon masrafları oldukça önemli giderlerden biridir. Bu gider mağaza büyüklüğüne ve mağaza konseptine göre farklılık göstermekle birlikte, günümüzde 100 bin TL’nin altında dekorasyon masrafı öngörmek hayalcilik olur.

Belli başlı dekorasyon maliyetleri; tasarım, uygulama yönetimi ve pafta çizimlerini kapsayan mimar ücreti, ısıtma-soğutma-havalandırma-yangın tesisatı ve cihazlarını kapsayan mekanik işler maliyeti, kablolama, sigorta, priz, anahtar ve aydınlatma ünitelerini kapsayan elektrik maliyeti, alçıpan, demir karkas, asma tavan, bölme işlerini kapsayan biçimlendirme maliyeti, duvar kağıdı, boya, parke, vitrin doğraması-camı, giriş kapısı işlerini kapsayan ambiyans oluşturma maliyeti, ürün teşhir rafları-stantları- askıları ve kasa bankosunu kapsayan mobilya üniteleri maliyeti, bilgisayar, mağazacılık yazılımı, barkod okuyucu, fatura yazıcıyı, yazar kasayı kapsayan kasa sistemleri maliyeti, ürün alarmı, yangın detektörleri, kamera ve hırsızlık alarmını kapsayan güvenlik sistemleri maliyeti, yangın tüpü, sandalye, fiyat basma makinesi, kırtasiye aletleri, su sebili, temizlik seti, süpürge gibi aksesuar maliyetleri, tabela, afiş çerçeveleri, yönlendirme/bilgilendirme panoları, dönkart ve benzeri materyalleri kapsayan görsel kimlik maliyeti, kira sözleşmesi damga vergisi, depozito, teminat mektubu, vergi dairesi işlemleri ve benzeri ödemeleri kapsayan bürokratik maliyetler. 

Mağazaların dekorasyon maliyetleri farklı bir alanda tutulmalıdır. Her mağaza açılışında karşılaştırılmalıdır. Örnek bir tabloyu aşağıda görebilirsiniz.

Yatırım giderlerinden diğeri de stok maliyetidir. Bir mağazalar zinciri hem ana deposunu hem de mağazalarını dolu tutmak zorundadır. Ana depoda ve mağazalarda bulunan satılmamış malların net alış fiyatlarından toplam ederi stok maliyetini verir. (Stok maliyeti malın kdv ve iskonto dahil gerçekleşen alım fiyatı üzerinden hesaplanmalıdır.) Stok maliyeti farklı bir gider (yatırım gideri) olarak ele alınmalıdır.

Bir mağazanın stok maliyeti her zaman olacaktır, çünkü mağazanızın raflarını ve ana deponuzu boş tutamazsınız. Mağaza sayısı arttığı sürece bu stok maliyeti artacaktır. Bir mağazalar zinciri her ayın başında stok maliyetini hesaplamalıdır. Mağazalar zincirinin tedarikçilerine olan borcu stok maliyetinin üzerine çıkmamalıdır. Tedarikçilere olan borç stok maliyetinin üzerine çıktıysa perakende zinciri zarar ediyor demektir.  Tedarikçilere olan borç stok maliyetinin altındaysa ve git gide azalıyorsa perakende zinciri kar ediyor demektir. Ama sürekli (2-3 ayda bir) yeni mağazalar açıyorsanız stok maliyetiniz azalmaz, artar. Çünkü yeni mağazaları doldurmak için tedarikçilerden mal almak ve mağazayı da sürekli dolu tutmak zorundasınızdır.

Yatırım giderleri (dekorasyon maliyeti ve stok maliyeti) en az 2-3 yıl firmanın sermayesiyle finanse edilmelidir, edilecektir. Mağazalardan elde edilen net karla bu yatırım giderlerinin amorti edilmesi 4-5 yılı bulacaktır. Eğer mağazalar zinciri hızla yeni şubeler açıyorsa yatırım giderlerini karşılama süresi daha da artar. Hızlı büyümeyi planlayan perakende zincirleri ekonomik sıkıntıya girmemek için güçlü sermayeyle perakendeciliğe başlamalıdır veya sermayesini artırmak zorundadır.  

Yatırım giderleri mağazaların performans analizlerinde kullanılmamalıdır. Çünkü bir mağaza sattığı malın geliri üzerinden ölçülmelidir ve kalıcı olan yatırım kalemleri (dekor ve raflardaki ürünlerin maliyeti) hesaba katılmamalıdır. Yatırım kalemlerinin geri dönüşü elde edilen net kar üzerinden uzun vadeye yayılarak amorti edilecektir. Eğer böyle yapmazsanız perakende zincirinizin zararda olduğunu düşünür ve hatalı kararlar alırsınız.  

Mağaza Performansını Takip

Bir mağazada ay içinde satılan malın geliri (mağaza cirosu), satılan malın maliyetini ve mağazayı işler kılmak için gereken tüm giderleri karşılayıp, kar bırakabilmelidir.  

Her mağazanın kirası, aidatı, personel maaşı, personel primi, elektriği, suyu, doğalgazı, ikram, sarf malzemesi ve benzeri mağaza işletme giderleri vardır. Bir ayda satılan malın brüt geliri, mağazanın bu aylık mağaza işletme giderlerini karşılayabiliyorsa mağaza başabaş noktasındadır demektir. Satılan malın brüt geliri mağaza işletme giderlerinden daha fazlaysa mağaza kar ediyor demektir. Ki, arzulanan da bu net kardır. 

Net Kar = Brüt Kar – Mağaza İşletme Giderleri

Brüt Kar = Mağaza Cirosu – Satılan Malın Maliyeti

Bir mağazanın karlılığı satılan malın maliyeti ve geliri göz önüne alınarak hesaplanmalıdır. Bunun için mağazalarınızın performansı aşağıdakine benzer bir tablo ile takip edilmelidir.

Yukarıdaki örnek tabloda 10 tane mağazaya sahip bir perakendecilik firmasının ayda toplam 512.275 TL ciro yaptığını, bu satıştan 195.726 TL brüt kar elde ettiğini, mağazaların işletme maliyetlerini çıkardıktan sonra da 16.390 TL net kar elde ettiğini görüyoruz.

Mağazaların bıraktığı net kar perakendecilik firmasının merkez ve genel giderlerini karşılamalıdır. Yani tabloda belirtilen  16.390 TL’lik net kar aşağıdaki kalemlere harcanacaktır.

1.    Mağazalara hizmet veren merkezin maliyetini (kira, aidat, abonmanlıklar, maaşlar…vb) karşılamalıdır.

2.    Mağazalar ile merkez arasındaki nakliye giderlerini karşılamalıdır. 

3.    Mağazalar zincirinin markalaşması ve müşteri çekmesi için yapılacak pazarlama faaliyetlerini karşılamalıdır.

4.    Aylık ve yıllık oluşan vergi ve resmi ödemeleri karşılamalıdır.

5.    Yatırım giderlerinin (stok ve dekorasyon maliyeti) bir kısmını karşılayabilmelidir.

6.    Mağazalar zincirinin hissedarlarına kar bırakabilmelidir. 

Mağazaların aylık ürettiği net kar yukarıdakileri karşılayabilmelidir.  Karşılayamıyorsa mağazacılık firmanız zarar ediyor demektir.

Satılan Malın Performansını Takip

Mağazada satılan ürünlere barkod verilir. Her ürün grubunun kendine özgü tek bir barkodu vardır. Bu barkod üzerinden stok kartı açılır. Sattığınız ürünlerin performansı bu stok kartına işleyeceğiniz bilgiler üzerinden takip edilir.

Mağazada satılan ürünün başarılı performans çizebilmesi için şunlara dikkat edilmelidir.

1.      Ürünün brüt kar marjı

2.      Ürünün teşhir (rafa çıkış ve satış) süresi

3.      Ürünün sergileme alanıyla orantılı ciro performansı

Stok kartına ürünün kdv ve iskonto dahil alış fiyatını işlemelisiniz. Böylece satılacak malım maliyetini sisteme (ERP programına) girmiş olursunuz.  Ayrıca stok kartına ürünün kdv dahil perakende satış fiyatını da işlemelisiniz. Bu her iki fiyat arasındaki marj brüt karınızı oluşturacaktır. Brüt karınızla; hem mağaza işletme giderlerinizi ödeyeceğinizi, hem mağazalar zincirinizin ortak giderlerine katkıda bulunacağınızı, hem yatırım giderlerinizin bir kısmını çıkaracağınızı, hem de şirket hissedarlarına kar vereceğinizi unutmayın. Bu sebeple brüt kar oranınızı iyi hesaplamalı ve ürününüze doğru perakende satış fiyatı vermelisiniz.

Birçok firma mağazasında sergilediği üründen ne kadar brüt kar elde etmesi gerektiğini iyi hesaplayamadığı için zarar etmektedir.  

Brüt kar oranınız neden düşük olabilir?

1.      Malı tedarik fiyatınız yüksektir.

2.      Malı satış fiyatınız düşüktür.

3.      Aşırı kampanya uygulamalarınızdan dolayı yüksek iskontolar ile malı satıyorsunuzdur.

Tabii bir ürünü mağazada sergilemeye başladıktan sonra en kısa sürede satıp eritmeniz de önemlidir. Bunun için koyabileceğiniz örnek hedef; “aldığınız ürün için tedarikçinize verdiğiniz çekin vade tarihinden 1 ay önce ürünü mağazalarınızda eritmiş olmak” olabilir. Böylece malı satarak elde ettiğiniz gelirle, tedarikçiye verdiğiniz çekin karşılığını bankanıza yatırabilirsiniz.

Mağazalarınızda satmayı düşündüğünüz bir ürün için tedarikçinize vereceğiniz sipariş adetini, o ürünü, mağazanızda, ne kadarlık sürede, kaç adet satacağınıza ve bu satıştan ne kadarlık brüt gelir elde edeceğinize göre belirlemelisiniz. Bir ürünü sezon başında indirimsiz fiyattan, sezon ortasında kampanyalı fiyattan, sezon sonunda da dampingli fiyattan satıp eritmeyi planlıyorsanız, bu dönemlerin her birinde kaç liralık brüt gelir elde edeceğinizi de önceden hesaplamalı ve bu hesabınıza uygun gerçekleşmelerin olup olmadığını denetlemelisiniz. 

Mağaza performansı ölçümünde metrekare cirosu da önemlidir. Bir mağazanın ortalama aylık cirosunun metrekaresine bölünmesiyle metrekare cirosu ortaya çıkar.  Mağazanızda satmaya karar verdiğiniz mal, sergilediğiniz alanda, mağazanızın ortalama metrekare cirosundan daha iyi performans göstermiyorsa o malı satmaktan vaz geçmelisiniz. Örneğin 200 metrekarelik mağazanızda 80 bin TL aylık ortalama ciro yapıyorsanız metrekare cironuz aylık 400 TL demektir. (Bu arada bir metrekarenin bir kısmında mal diğer kısmında müşteri dolaşım alanı olduğunu da hatırlatmalıyım.) İki metrekarelik bir alanda (müşteri dolaşma alanları da bırakarak) sergilediğiniz maldan aylık 800 TL cironun üzerine çıkamıyorsanız, o malı mağazanızda satmayı bırakmanız daha doğru olacaktır.

İstatistiki Takipler

Mağazacılık dinamik bir iş koludur. Günden güne taktik kararlar almanız, hızlı manevralar yapmanız gerekir. Sağlıklı kararlar alabilmeniz için aşağıdaki verileri sürekli olarak takip etmeli, dönemsel olarak karşılaştırmalısınız. Bu veriler hem sizi karar almaya itecek hem de aldığınız kararların doğruluğu konusunda fikir verecektir.  

1.      Mağazalarınızı metrekare bazındaki cirolarını takip etmelisiniz.

2.      Mağazalarınızda satılan ürünlerin ortalama satış fiyatını takip etmelisiniz.

3.      Sepet (fatura) gelirinizi takip etmelisiniz. Müşterileriniz bir seferde ortalama kaç adet ve ne kadarlık mal alıyor sizden?

4.      Müşteri sayınızı takip etmelisiniz. Mağazalarınızdan içeri giren ziyaretçi sayısını takip etmelisiniz. Kaçı alışveriş yaparak çıktı bilmelisiniz. Yeni gelen müşteri sayınızla, tekrar gelen müşteri sayınızı bilmelisiniz. (Mağazaları ayakta tutan tekrar gelen müşterilerdir.)

5.      Mağazalarınızda uygulanan kampanyalardan doğan iskonto yüzdelerinizi detayda ve bütünde sıkı takip etmelisiniz. Yıllık iskonto oranınızın %14 veya %15 olması size önemsiz gibi gelebilir. Ama bu 1 puanlık fark aslında 600 bin TL’ye tekabül eden bir kayıp anlamına da gelebilir. Bu da 2 yeni mağaza açma fırsatınızı elinizden alacak kadar değerli bir puandır.

6.      Mağazalarınızdaki ürün gruplarını cirolarına ve karlılıklarına göre takip etmelisiniz. Ciro ve karlılıkta optimum verimi sağlayan ürünlerin devamlılığı çok önemlidir. Birçok mağaza çok sattığı için az karlı ürünlere gereğinden fazla yer ayırmakta, dolayısıyla iflasa davetiye çıkarmaktadır.

7.      Mağazalarınızın aylık cirolarını önceki yılın aynı ayına ve verdiğiniz aylık hedefe göre kıyaslama yaparak takip etmelisiniz. Mağazalar hem kendilerine verilen aylık hedefleri bilmeli, hem de geçen yılın aylık gerçekleşmelerini bilmelidirler. Böylece tüm taraflar sağlıklı kıyaslamalar yapabilir.  

8.      Bütçe denetimi yapmalısınız. Yıla girmeden önce yatırım giderlerine, mal tedarikine, mağaza işletme giderlerine, kategori gelir beklentilerinize, brüt kar hedeflerinize göre bütçe planı oluşturmalısınız. Yılı da bu bütçeye uygun geçirmeye çalışmalısınız.

Yukarıda ayrıntılarıyla açıklamaya çalıştığım 4 temel performans takip kriteri mağazalar zincirinizi sağlıklı yönetmenize çok yardımcı olacaktır. Aynı zamanda firmanızdaki herkes aynı kriterler üzerinden değerleme yapacağı için aynı dili konuşacak ve daha hızlı kararlar alabileceksiniz.

Bu 4 temel performans takip kriteri size mağazalar zincirinizi hangi hızla yaygınlaştırmanız gerektiğinizi de söyleyecektir. Birçok firma mağaza yatırım giderlerini karşılama süresinden daha kısa sürede mağazalar açarak finansal sıkışıklığa doğru sürüklenmektedir. Bu konuya bir sonraki yazımda değineceğim.

Bol satışlar, iyi cirolar…

Web sitem: www.muratsaylan.com

Diğer blog’larım: http://sektorlernedurumda.blogspot.com    http://baksumarkalara.blogspot.com