Prim sistemi nasıl olmalı?

Çalışanları firma hedeflerine kilitlemek için yaygın olarak kullanılan yöntemlerden biri de prim sistemidir. Günümüzde pek çok firma çalışanlarına prim vermektedir.

Prim; işin kapsamına göre asıl ücrete ek olarak yapılan ödemedir. İşveren tarafından iş yapanı isteklendirip verimini artırmak veya sonuca daha kolay ve çabuk ulaşmak amacıyla verilen paradır. Prim bir gerçekleşmeye orantılı/bağlı olarak verilir. Bu yüzden miktarı genelde değişkendir. Bazı primler komisyon adı altında olabilmektir.

Birçok firma prim sistemi uygulamak konusunda kararsızdır. Veya nasıl bir prim sistemi uygulaması gerektiğini bilememektedir.

Prim sistemi uygulanmayan firmalarda patronların ya prim vermenin faydasına inanmadığını ya da cimriliğinden uygulamadığını görüyoruz. Bazı patronlar ise şirket içinde primli çalışmayanların primli çalışanları, primli çalışanların da birbirini kıskanacağını düşündüğü için (yani prim sistemini fitne aracı olarak gördüğü için) prim sistemine sıcak bakmaz.

Bazı firmalar da kurdukları prim sistemini kaldırmışlardır. Çünkü;

·        Patron, verdikleri primle çalışanlarını zengin ettiklerini düşünmüştür.

·        Çalışanlar prim kurallarından ve/veya oranlarından sürekli şikâyet etmişler ve patronu bezdirmişlerdir.

·        Prim sistemi doğru yönetilememiş ve doğru takip edilememiştir. Bu yüzden adaletsizlikler olmuş, çalışanlar kazan kaldırmıştır.

·        Prim vermeye rağmen satışlar ve karlar istenen düzeye çıkmamıştır.

·        Hak edilen primler geç dağıtıldığı veya hiç dağıtılmadığı için huzursuzluklar çıkmış, istifalar artmıştır.  

·        Bazı çalışanlar prim almak için hilelere başvurmuş, haksızlıklar olmuştur.

Oysaki düzgün kurgulanan prim sistemi satışları da karlılığı artırmaya çok yardımcı olabilir. Primli çalışan personelin daha verimli olduğu ve daha motive çalıştığı gözlenmiştir. 

Bana gelen sık sorulardan biri de “ ideal prim sistemi nasıl olmalı ” oluyor. Danışmanlık yaptığım firmalarda sıkça uyguladığım prim sistemini sizle paylaşarak bu soruya etraflıca cevap vermeye çalışacağım. (Uzmanlık alanım pazarlama olduğu için şirketlerin sadece satış alanında çalışanlara yönelik prim sistemi kurguladığımı bilmenizi isterim. Zaten diğer departmanların primli çalışmasını doğru bulmuyorum. Satış dışındaki departmanların performans değerlendirmeleri sonucunda başarılı olmaları durumunda ikramiye veya jestiyon ile ödüllendirilmeleri daha doğru olur.)

Çalışanlar açısından bir ödüllendirme yöntemi olarak görülen prim uygulaması, şirket açısından hedeflere ulaşmak için uygulanan araçlardan biri olarak görülmelidir.

Öncelikle satışçılarınız istiyor veya rakibiniz uyguluyor diye prim sistemi oluşturmaya kalkmamanızı öneririm. Çuvallarsınız.

Prim uygulamasına gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını belirlemelisiniz.

Büyüyen bir pazarınız varsa, üretiminiz talebe yetişemiyorsa, rekabet sizi rahatsız etmiyorsa, kar marjlarınız tatmin ediciyse, her sene sektörünüzün üzerinde büyüyorsanız prim sistemine değil ikramiye ve jestiyon gibi ödüllendirme uygulamalarına ihtiyacınız var demektir.

Rakipleriniz sürekli müşterilerinizi elinizden alıyorsa, kar marjlarınız düşmeye başladıysa, üretim kapasitenizin çok altında satışlarınız varsa, agresif hedefleriniz varsa prim sistemine geçmenizi öneririm.

Sektörünüz %15 büyürken siz de her sene %15 büyüyorsanız ve bu sene de %15 büyümeyi hedeflediyseniz, prim sistemi kurmanıza gerek yoktur. Sektörünüz %15 büyürken siz her sene en az %20 büyümeyi hedefleyip, pazar payınızı artırmak istiyorsanız prim sistemi uygulayabilirsiniz.

Prim uygulamanız mutlaka hedeflerinize endeksli olmalıdır.

Hedefiniz X bölgesinde 2012 yılında %33 büyüyerek 4 milyon TL ciroya ve 1 milyon TL brüt kara ulaşmak ise, o bölgeye bakan satışçınıza bu hedefe ulaştığı zaman alabileceği bir prim sistemi uygulamalısınız.  

Şirketlerin hedefleri ve kıyaslamaları yıllık bazdayken, çalışanların gelire bakışı aylıktır. Dolayısıyla çalışanlar aylık gelirine bakar, patronlar da yıllık hedefleri başarıp başaramadığına. Her iki tarafı da tatmin edecek yöntem hem aylık hem de yıllık verilen primdir.

Bu prim uygulamasını yukarıdaki örnek ile anlatmaya devam edelim. 2011 yılında X bölgesinde 3 milyon TL ciro ve 500 bin TL brüt karlılık elde eden satışçınıza 2012 yılı için 4 milyon TL ciro ve 1 milyon TL brüt kar hedefi verdiniz diyelim. Önerdiğim prim sistemi şu; 2012 yılı hedefini başarması için bu satışçınıza her ay sonunda yaptığı satışlar üzerinden % 0,1 prim verin, aynı zamanda % 0,2 primi de hesabına kaydedin. Bu satışçı 300 bin TL satış yaptığı ayın sonunda 300 TL prim alacak ve 600 TL primi de kumbarasına yazdıracaktır. Diyelim ki bu satışçı 2012 yılında 3.9 milyon TL ciro ve 800 bin TL brüt kar üretti. O zaman bütün bir yıl boyunca ay sonlarında aldığı aylık primlerin toplamı 3.900 TL olacaktır. Öte yandan yıl boyunca kumbarasında biriken 7.800 TL tutarındaki yıllık primi ciro ve karlılık hedefini tutturamadığı için alamayacaktır. 

Bu prim sisteminde satışçı hem her ay yaptığı satışlar üzerinden aldığı primle motive olurken, hesabında biriken yıllık primi de alabilmek için daha verimli çalışacaktır. 

Bu prim sisteminde yapılacak hata çalışanın yıllık ciro hedefini tutturup yıllık karlılık hedefini tutturamamasına rağmen yıllık primin verilmesidir. Yine örneğimize geri dönersek 4 milyon TL ciro hedefini yakalayan ama 1 milyon TL karlılık hedefinin %40’ını tutturan satışçıya prim verilmemelidir. Çünkü genelde satışçılar yıllık hedefini tutturmak (kotasını doldurmak) adına karsız satışlar yapabilmektedirler. Yıllık primi karlılığa endekslemezseniz zararlı çıkarsınız. Bu yüzden yıllık primin karlılık hedefine bağlı olarak verileceğini mutlaka belirtilmelidir. Yani yıllık kar hedefine ulaşmak, yıllık ciro hedefine ulaşmaktan daha önemli olmalıdır. Bu yüzden satışçı yıllık kar hedefini tutturduysa (yıllık ciro primini tutturmasa bile) yıllık primini verebilirsiniz.

Dikkat edilmesi gereken bir husus da prime endeksli olan hedeflerin zorlayıcı olduğu kadar ulaşılabilir de olmasıdır. Yani koyduğunuz ciro ve karlılık hedefleri kolay yakalanamaz olmalı ama zor ulaşılır da olmamalıdır. Böylece satışçılarınız kötü geçen aylardan sonra bile hedeflerine ulaşabilecekleri inancını kaybetmezler.

Peki prim sistemine geçtiğinizde maaşlar ne olacak?

Yine yukarıdaki örnekten yola çıkacak olursak; 2011 yılında 3 milyon TL ciro yapan ve 2500 TL net maaş alan satışçınıza prim sistemi uygulamasaydınız %20 zam verip, maaşını 3000 TL’ye çıkartmayı planladığınızı varsayalım. (2011 yılında enflasyonun da %10 olduğunu varsayalım) Bu durumda satışçınıza 2012 yılında 2011 yılına göre 6000 TL ekstra para kazandırmış olursunuz. Eğer prim sistemine geçecekseniz maaşına zam yapmamanız gerekir. Yani 2012 yılındaki net maaşı yine 2500 TL olmalıdır. Prim sistemi sayesinde satışçı performansıyla kendi maaşının zammını kendisi belirlemiş olacaktır. Zaten yukarıdaki hedefleri ve prim sistemini uygulamaya karar verirseniz satışçınız 6.000 TL’nin iki katını kazanabilir. Bir başka deyişle %20 değil, %40’a varan zam alabilir. Satışçı gelirinin performansına bağlı olduğunu bildiği için daha konsantre ve verimli çalışacaktır. Satışçınız 2011’deki cirosunu 2012 yılında tekrarlasa dahi sadece 3000 TL ekstra kazancı olur ki, bu da %10 zamma tekabül eder ve çok adildir. Prim sisteminizi win-win esasına dayalı kurgularsanız satış ekibinize daha kolay kabul ettirebilirsiniz.

Prim yüzdesini nasıl belirlemeliyiz?

Bunun tek cevabı var; Satışçılarınıza ekstra ne kadar kazanmak istiyorsanız prim yüzdeleriniz de o kadar olmalıdır. Prim yüzdelerini her sene değiştirebilirsiniz. (Dikkat edin sene içinde demiyorum. Oyun başladıktan sonra kural değiştirmemeye dikkat edin).

Prim sisteminiz mutlaka kurallara bağlı olmalıdır. Kayıtsız şartsız prim verilemez. Prim hak edişi hedefe ve kurallara bağlı olmalıdır. Prim vermedeki amaç başarılı çalışanları ödüllendirmekse başarının tanımı yapılmalı ve kriterleri belirlenmelidir. Satışçılarınız hangi bölgede, kimlere, hangi ürün veya markayı, hangi karlılıkla sattığında ne kadar prim alacağını bilmeli ve hesaplayabilmelidir.

Sabit bir prim yüzdeniz olmak zorunda değildir. Geliştirmek istediğiniz satışlara göre farklı prim yüzdeleri belirleyebilirsiniz.

Prim yüzdeleri konusunda tavsiyelerim şunlar;

·        Her satışçıya aynı prim yüzdelerini uygulamak zorunda değilsiniz. Kıdemli satışçılarınıza daha fazla prim yüzdesi verebilirsiniz.

·        Bölgeye özel prim yüzdesi belirleyebilirsiniz. Satışlarınızın az olduğu veya rakibinizin elinde bulunan bir bölgeye yapılacak satışlara daha fazla yüzde verebilirsiniz.

·        Her ürüne aynı prim yüzdelerini uygulamak zorunda değilsiniz. Ar-Ge’den yeni çıkan bir ürünün veya ürün gamınıza yeni eklediğiniz bir markanın pazarda tutunmasını sağlamak için farklı prim yüzdesi belirleyebilirsiniz. 

·        Yüksek karlılığa daha fazla prim verebilirsiniz. Hedeflenen brüt karlılıktan daha fazla brüt kar üreten satışçılara daha fazla prim verebilirsiniz. Brüt kar hesaplamasını sağlıklı yapamıyorsanız veya brüt karınızı paylaşmak istemiyorsanız iskonto üzerinden ilerleyebilirsiniz. Geçen senenin ortalama iskontosunun altında iskonto uygulayan satıcınıza daha fazla prim, üstünde uygulayan satıcınıza daha az prim verebilirsiniz. Yalnız iskonto hesabı yapabilmeniz için faturanızda iskontolu net satış fiyatının yanı sıra liste (iskontosuz) satış fiyatı da olmalıdır. Böylece her satıştaki iskonto tutarınızı ve oranınızı görebilirsiniz. 

Prim sisteminizde yüzde farklılaşması olacaksa tek yapmanız gereken tüm farklı prim yüzdelerini kurala bağlamanız ve tutarlılıkla uygulamanızdır.

Elbette sadece gerçekleşen satışlara prim vermek zorunda değilsiniz. İsterseniz tahsilat başarısını artırmak için tahsilatlara da prim verebilirsiniz. Böylece satıcılarınız sadece satmakla değil, tahsilat yapmakla da şevkle uğraşırlar. Örneğin satıcılarınız yaptıkları satışlardan ay sonunda %0,5 prim, yaptıkları tahsilatlardan %0,5 prim alırken, yıl sonunda hedefler tuttuğu zaman almak üzere %0,5 primi de kumbarasına atın.

Satıcılarınıza prim verdiğiniz gibi, o primlerden kesintiler de yapabilirsiniz. Örneğin:

·        Satışlarındaki iskonto oranı belli bir yüzdenin üzerinde olanlardan her 1 puan için primlerinden belli bir miktar kesebilirsiniz.

·        Tahsilatlarındaki ortalama vade belli bir gün sayısından fazla olanlardan gün başına primlerinden belli bir miktar kesinti yapabilirsiniz.

·        Araç ve telefon kullanımında aşırıya kaçanlardan, trafik cezası yiyenlerden, disiplin uyarısı alanlardan belli bir miktar prim kesintisi yapabilirsiniz.

Prim sistemine geçtikten sonra sizi zorlayacak konulardan biri de komisyon yüzdelerin çalışanlar lehine sürekli iyileştirilmesi talebi olacaktır. Örneğin; prim oranlarının daha yüksek olması veya ay sonunda ödenen primin oranının daha çok olması veya yılsonu priminin karlılık hedefine endekslenmemesi veya karlılık hedefinin yılın son çeyreğinde tekrar revize edilmesi gibi. Bu gibi tavizler prim sisteminizden elde edeceğiniz verimi düşürecek, satışçılarınızı da tembelleştirecektir.

Prim vermenin mantığı çalışanların firma hedeflerine katkıda bulunmaları ve firma karlılığından çalışanları nemalandırmaktır. Ama günümüzde prim sistemi olan birçok firma karlı olmamasına rağmen çalışanlarına prim vermektedir. Prim sistemi gelir getirici bir uygulama değil, masraf merkezi olmuştur. Çünkü ya prim sistemi başta iyi kurgulanmamıştır, ya da daha sonra deforme edilmiştir.

Prim sistemini kim takip ve deklare edecek?

Prim sistemini tabiiki her satıştan haberi olan ve satış analizleri yapan satış müdürü takip ve deklare etmeli. Yapılacak iş çok basit. Her satışın niteliği belirlendikten sonra hak ettiği prim yüzdesinin uygulanmasıdır. Bunu aşağıdaki gibi basit bir tablo ile takip etmek mümkündür.

  

Her ay sonunda tüm satışlara ve satışçılara dair bu satış ve prim hak ediş tablosu primli çalışan herkese deklare edilmelidir. Böylece hangi satışların ve satışçıların ne kadarlık prim aldıklarını şeffaf bir şekilde görülecek ve prim sisteminiz daha iyi anlaşılacaktır. Ayrıca satışçılar hem prim sistemine güven duyacaktır, hem de daha fazla satış yapmak için motive olacaklardır. Bu da satış ekibiniz arasında tatlı bir rekabet yaratacaktır. 

Size ciro ve karlılık artışı getirecek prim sisteminizi hazırladıktan sonra mutlaka önceki yıl uygulasaydınız ne kadar prim verirdi diye test edin. Bu test sonucuna göre prim oranlarınıza ve çarpanlarınıza karar verin. 

Başarılar diliyorum.

 

Web sitem: www.muratsaylan.com

Twitter Hesabım: https://twitter.com/RekabetGucunuz