Patronlar firmalarında işlerin nasıl gittiğine dair
yöneticilerinden ve çalışanlardan raporlar talep eder. Yöneticiler de sorumlu
oldukları bölümlerin performansına dair raporlar hazırlayıp hissedarlara, icra
kuruluna veya ekibine sunar. Raporlar işe dair değerlendirme yapmak için önemli
araçlardır. Raporlar bilgi, veri, fikir, istatistik, grafik, yorum, analiz ve
benzeri içeriklere sahiptir. Raporlar sayesinde kararlar alınır, faaliyetlere
yön verilir. Rapor kültürü gelişmiş firmalar daha kurumsaldır ve daha başarılıdırlar.
Firmalar için en önemli raporlar KPI’lardır. KPI, anahtar performans göstergesi anlamına gelen İngilizce
Key Performance Indicator
kelimelerinin baş harflerinde oluşmuştur. Ben KPI’ı Türkçeye Temel Performans Göstergesi olarak
çevirmeyi uygun görüyorum ve TPG
olarak kısaltıyorum.
Firmalar pek çok alanda TPG hazırlar. TPG’ler gidişatı
göstermekle birlikte geçmişe göre ve hedeflere göre kıyaslamalar yapabilmemizi
de sağlar. Bir anlamda karar almaya yarayan sayısal verilerin istatistiksel bir
şekilde düzenlenmesidir. Hemen hemen her firmada bulunan ERP programından
kolayca alınabilen sayısal veriler genelde Excel programında tablolara ve
grafiklere dönüştürülüp Power Point veya Word programlarında raporlaştırılır ve
ilgililere sunulur. Bazı firmalar TPG’leri direkt Excel dosyasından takip eder.
(Benim tercihim de bu yöndedir.)
Firmalarda hemen hemen her departmanın standart TPG’leri
vardır. Çalışanlar yöneticilerine TPG’ler sunar, yöneticiler de üst yönetime TPG’ler
sunar. Üst yönetim bu TPG’leri periyordik olarak inceler ve sonuçlara göre
kararlar alırlar. TPG’ler olmadan sağlıklı olarak ne basit kararlar alınabilir,
ne taktik kararlar, ne de stratejik kararlar.
TPG’ler sayesinde “ölçerek
yönetme” sağlanır. TPG’lerin sunduğu
sayısal veriler, insanların objektif karar vermelerini sağlar ve sübjektif
sezgilerini kalibre eder. Böylece toplantılarda masaya dayanarak değil, veriye
dayanarak değerlendirme yapılmış olur.
Satış alanındaki TPG’ler en önemli raporlardandır.
Satışların gidişatını görmek, önceki seneler ve aylarla karşılaştırmak, hedefle
kıyaslamak için öncelikle hangi tip TPG’lere ihtiyaç olduğu belirlenir,
ardından her TPG Excel dosyasında doğru kriterlerle tablolaştırılır. Sonra da bu
performans takip tablolarına aylık gerçekleşmeler girilir. Yöneticiler ve
hissedarlar bu tabloları inceleyerek yorumlar.
(TPG’leri doğru yorumlamak için yıla girmeden önce yıllık
hedef belirlenmelidir. Bu çalışma genelde Aralık ayında yapılır. Yıllık hedef
belirlerken son 2-3 yılın aylık gerçekleşmeleri ile yeni yıldan beklentiler baz
alınmalıdır. Yeni yılda ekonominin ve sektörünüzün nasıl olacağını araştırma
verileriyle öngörmelisiniz. Ayrıca yeni yılda satış ve pazarlama adına
yapacağınız yatırımları ve faaliyetleri de göz önüne alarak yıllık hedefi
belirlemelisiniz. Yıllık hedef tutar ve miktar bazında belirlenmelidir. Sonra
bu hedef aylara dağıtılmalıdır. Markalar, ürün grupları, ürünler, müşteri
grupları, satıcılar ve iller bazında aylık hedeflerinizin alt kırılımları da
olmalıdır.)
Satış için gerekli olan TPG’ler firmadan firmaya değişmekle
birlikte, genellikle firmalar aylık satışlarını ve tahsilatlarını takip etmekle
yetinirler. Detaylı TPG’leri düzenleyen firma sayısı azdır.
Satış departmanlarında düzenli olarak hazırlanması ve takip
edilmesi gerektiğini düşündüğüm ve önerdiğim TPG’ler şunlardır.
·
TPG 1:
Satıcılar bazında satışların 12 aylık bir tablo ile raporlanması. (Eğer her
bölgeye ayrı satıcı bakıyorsa bu TPG aynı zamanda bölgelerin de performans
takibi anlamına gelir.) Bu raporda ayrıca aşağıdaki bilgiler de yer almalıdır.
o
Önceki senenin aylık satış gerçekleşmeleri
(tutar ve miktar olarak)
o
Bu senenin aylık satış hedefleri (tutar ve miktar
olarak aylık kotalar)
o
Kota başarı oranı
o
Aylık iskonto tutarları ve oranları (Liste
fiyatlarından ne kadar indirim yapıldığı)
o
Ay ay yapılan tahsilatlar (toplam tahsilat
tutarı, normal tahsilat tutarı ve gecikmiş tahsilat tutarı)
o
Ay ay tahsilat yaşlandırması (tahsil edilen
tutarların ortalama vadesi)
o
Ay ay kalan bakiyeler (toplam bakiye tutarı,
normal bakiye tutarı ve gecikmiş bakiye tutarı)
o
Ay ay bakiye yaşlandırması (ortalama kaç gündür
tahsil edilemiyor)
o
Ay ay müşterilerden alınan iadeler
o
Ay ay müşterilerden alınan fiyat farkı
faturaları
·
TPG 2:
Marka ve ürün grupları bazında aylık satışlar (tutar, miktar ve pay olarak)
o
Satıcılar alt kırılımı ile
·
TPG 3:
Müşteri grupları bazında aylık satışlar (tutar, miktar ve pay olarak)
o
Satıcılar alt kırılımı
o
Ürünler alt kırılımı
·
TPG 4:
İller bazında ayık satışlar (tutar, miktar ve pay olarak)
·
TPG 5:
Satıcılar bazında müşteri hareketleri
o
Ziyaret edilen mevcut müşteri sayısı
o
Ziyaret edilen müşteri adayı sayısı
o
Kazanılan yeni müşteri sayısı
o
Sorumlu olunan müşteri sayısı (cari sayısı)
o
Fatura (satış) hareketi görülen müşteri sayısı
(aktif cari sayısı)
o
Fatura (satış) hareketi görülmeyen müşteri
sayısı (pasif cari sayısı)
o
Müşteri başına ciro ortalaması
Yukarıda sıraladığım TPG’ler bir satış departmanının
performansını değerlendirmek için temel kriterlerdir. Bu TPG’ler aylık olarak
hazırlanır ve ele alınırsa satışa dair sorunlar daha kolay görülür ve çözülür. Satıcılar
da satışın ne kadar çok boyutlu olduğunu ve detayların yönetimin açısından ne
kadar önemli olduğunu anlamış olurlar. Bu TPG’ler satıcıların satış mesleğine
daha profesyonel gözle bakmalarını da sağlayacaktır. Bu TPG’ler sayesinde satış
ekibine saatlerce dil dökmeden satışta nelere önem verdiğinizi anlatabilir,
onlardan ne beklediğinizi çok net ifade edebilirsiniz.
Satışa dair TPG’ler her ayın ilk haftasında güncellenmeli ve
aylık satış toplantısında ele alınmalıdır. Böylece satıcılar kendi
performanslarını ve arkadaşlarının performanslarını aylık olarak görüp nerede
başarılı nerede başarısız olduklarını daha kolay anlarlar ve yeni aya
kendilerinden ne beklendiğini bilerek girerler.
Satıcılar, kendi performanslarının bu TPG’ler ile takip
edildiğini görünce, kendilerine ait skorları (verileri, rakamları) iyileştirmek
için ekstra çaba sarf edeceklerdir. Eğer bu TPG’ler listelediğim detaylarda
takip edilmezse satıcılar detayları iyileştirmeye önem vermeyeceklerdir.
Satışa dair performansını detaylı ölçen ve bu ölçümleri
düzenli bir şekilde takip edip analiz eden şirketler başarıyı daha kolay
yakalar.
Not: Danışmanlığını yaptığım firmalarda ilk iş olarak satışa
dair TPG’leri talep etmek ve bunlar istediğim düzeyde ve formatta değilse, bu
makalede belirttiğim TPG’leri hazırlamak oluyor. Patronlar, satış müdürleri ve satıcılar yeni TPG’leri çok
işe yarar buluyorlar. Yeni TPG’ler sayesinde her satıcının performansı daha
adil ve net bir şekilde görülebiliyor. Hatta bir müşterimde satış şampiyonu olan
bir satıcının aslında verdiği iskontolar, yaptığı uzun vadeli tahsilatlar ve gecikmiş
bakiyelerinin büyüklüğü yüzünden dolayı şirkete zarar verdiğini görmüş olduk.
Öte yandan düşük ciro yapan bir satıcının ise az iskonto vererek, zamanında
kısa vadeli tahsilat yaparak ve gecikmiş bakiye bırakmayarak şirkete iyi kar
getirdiğini gördük.
