Pek çok patron şirketinin performansını ölçmez. Tahsilatlar
ödemeleri karşılıyorsa, malı mülkü artıyorsa, karısına çocuklarına
istediklerini alabiliyorsa ona göre şirketinin performansı iyidir. Daha
derinlemesine ve detaylamasına şirketinin performansını ölçmesine gerek yoktur.
Ama gün gelir rekabet işleri zorlaştırır, gün gelir
çalışanlar şirkete sahip çıkmaz, gün gelir nakit akışı bozulur, gün gelir
soyulduğunuzu anlarsınız, gün gelir kandırıldığınızı fark edersiniz. O gün
geldiğinde ne olduğunu anlamak için veriye ihtiyacınız olacak ama o veriyi asla
sağlıklı bir şekilde elde edemeyecek ve çözüm bulamadan batışınızı
izleyeceksiniz.
O gün gelmesin istiyorsanız şirketinizin performans
verilerine daha detaylı bakmalısınız.
Nasıl mı?
Aşağıdaki soruları çalışanlarınıza soracaksınız, onlar da
size hazırladıkları raporlarla cevap verecek.
1)
Bu ayki satışlarımız geçen yılın aynı ayına göre
ne durumda? Önde miyiz? Geride miyiz?
2)
Bu ayki satışlarımız hedefimize göre ne durumda?
Önde miyiz? Geride miyiz?
3)
Şu ana kadar yaptığımız bu yılki satışlar geçen
yılın satışlarına ve bu yılın satış hedeflerine göre hangi oranda? Önde miyiz?
Geride miyiz?
4)
Geçen yılı geçmek ve bu yılın hedeflerini
tutturmak için yılın geri kalan zamanında ne kadarlık satış yapmalıyız? Bu yıl
büyüyecek miyiz, küçülecek miyiz? Yapılan satışları yapılacak satışlara
projekte edin, görelim.
5)
Önceki yıllarda ne kadar büyümüştük? Her yıl ne
kadar büyüdük görmek istiyorum.
6)
Hiç indirim yapmasaydık, yani liste fiyatımızdan
satsaydık ciromuz ne olurdu? Brüt ciromuzu soruyorum çocuklar.
7)
Brüt ciromuzdan gerçekleşen ciromuzu çıkarın ve
bana müşterilere yaptığımız iskontoyu /indirimi hem tutar, hem de yüzde olarak
söyleyin.
8)
İadelerin her ay raporlanmasını istiyorum. İade
sebebini de belirtin.
9)
Bu yıl bugüne kadar sattığımız malın maliyeti
nedir? Satışlardan satılan malın maliyetini çıkarıp bana brüt karımızı ve
karlılığımızı bulun. Geçen senelerin brüt karlılığıyla kıyaslayın bakayım. Daha
çok mu, daha az mı brüt karlılığımız var?
10)
Birim satış fiyatımız ve birim brüt karlılığımız
yıldan yıla ve aydan aya nasıl değişiyor? Görmek istiyorum.
11)
Yurt içine ve yurt dışına ne kadar sattık? Ay ay
ve yıl yıl raporlayın ki kıyaslayabileyim.
12)
Toptan ne kadar sattık, perakende ne kadar
sattık?
13)
Satış kanallarına ne kadar sattık? Ağırlıkları
ne oldu? Ne iskonto uyguladık? Ne kadar brüt kar çıkardık? Satış kanallarının
verimlilik kıyaslaması nedir?
14)
Hangi ürün grubundan ne kadar sattık?
Satışımızın içindeki yüzdeleri ne? Ürün gruplarımızı en çok satandan en az
satana sıralayın. Yanlarına geçen seneki satışlarını ve bu yılki hedeflerini de
yazın. Ayrıca satış adetlerini/miktarlarını da istiyorum.
o
Ürün grupları bazında uyguladığımız iskontoyu da
bilmek istiyorum.
o
Ürün grupları bazında brüt karlılığımızı da
bilmek istiyorum.
o
Ürün grupları bazında yurt içine ne kadar, yurt
dışına ne kadar sattık?
o
Ürün grupları bazında hangi illerimize ne kadar
sattık?
o
Ürün grupları bazında hangi satıcımız ne kadar
sattı?
15)
Satıcılarımızın satışlarını ay ay ve yıl yıl
tabloda görmek istiyorum.
o
Satıcılarımızın portföyünde olan müşterilerden
satıcını buldukları ne kadar ciro yapmış? Ona verilen müşteriler ne kadar ciro
yapmış?
o
Satıcılarımızın her biri ne kadar iskonto vermiş
öğrenmek istiyorum.
o
Satıcılarımızın her biri ne kadar brüt kar
üretmiş öğrenmek istiyorum.
16)
Satıcılarımızın her birine ne kadar prim verdik?
Verdiğimiz bu prim satıcının bölge, portföy, ciro, iskonto, brüt kar
performansına uygun mu?
17)
Satıcılarımızın satış faaliyetlerinin masrafları
ne kadar? Ay ay raporlayın ve satışlarıyla kıyaslayın.
18)
Müşterilerimizi ciro sıralamasına koyarak
listeleyin. Cironun yanında iskonto tutarlarını ve oranlarını da görmek
istiyorum. Bakiyeleri de olsun.
o
Bu yıl kaç müşteriye satış yaptık, kaçı bu yıl
kazanılmış yeni müşteri idi?
o
Geçtiğimiz yıllarda kazandığımız müşterilerin
cirosu ne? Bu yıl kazandığımız yeni müşterilerin cirosu ne?
o
Bu yıl fatura kesmediğimiz eski müşterilerimiz
kaç tane ve bunlara geçtiğimiz yıllarda ne kadar satış yapmıştık?
19)
Müşterilerin siparişlerini ay ay görmek
istiyorum. Şu anda henüz teslim etmediğimiz siparişlerin değeri ne?
20)
Bu yıl müşterilerimizden ne kadar tahsilat
yaptık? Tahsilatlarımızın ortalama yaşı gün cinsinden nedir? Müşterilerimizi en
geç ödeme yapandan, en erken ödeme yapana göre sıralayın da görelim.
21)
Müşterilerimizden ne kadar alacağımız var? Bu
bakiyenin ortalama yaşı nedir? Her müşterimizin normal bakiyesini ve gecikmiş
bakiyesini ayrı görmek istiyorum. En büyük bakiyeden en küçük bakiyeye doğru
müşterileri sıralayın. Bakiye raporunu her hafta görmek istiyorum.
22)
Bu seneki ham madde, yarı mamül ve ticari mal
alımlarımızı ay ay görmek istiyorum.
23)
Ham maddeleri, yarı mamülleri ve ticari malları
geçen sene kaça alıyorduk? Bu sene kaça alıyoruz? Bana kıyaslama raporu
getirin.
24)
Depomuzda ne kadar ham madde, yarı mamül ve
ticari mal var? Hem adet hem de alış değeri cinsinden bana her ay sonunda
raporlayacaksınız. Stoklarımıza çok para bağlamak istemiyorum. Stokları minimum
seviyede tutmalıyız. Aydan aya artış olursa özellikle belirtin.
25)
Depomuzdaki ham madde, yarı mamül ve ticari
mallar FİFİ yöntemiyle tüketiliyor değil mi? Depomuzda bayat mal kalsın
istemem. Bunu hemen araştırın ve bana raporlayın. Depomuzdaki her ürün en fazla
2 ay depomuzda yatmalı, sonrasında imalata veya satışa gitmeli. 2 aydan daha
fazla yatan malları bana raporlayın.
26)
Bitmiş mamül depomuzda hangi ürün grubundan ne
kadar adet ürün var? Hem adet hem de satış değeri cinsinden bana her ay sonunda
raporlayacaksınız. Ürettiğimiz ürünler en geç 15 gün içinde satılmış olmalı. 15
günden daha fazladır depoda yatan ürünleri bana hemen raporlayın.
27)
Satışlarımızı toplam çalışan sayımıza bölün
bakalım, çalışan başına ciromuz ne, görelim?
28)
Brüt karımızı toplam çalışan sayımıza bölün
bakalım, çalışan başına brüt karımız ne, görelim?
29)
İK giderlerimizi ayrı görmek istiyorum. İK
giderlerinin içine robot çalıştırsaydım yapmayacağım tüm giderleri
koymalısınız.
30)
Verdiğimiz toplam maaşı çalışan sayımıza bölün
bakalım, ortalama maaşımız neymiş, görelim?
31)
Çalışanlarımızı geliştirmek için neler
yapıyoruz? Ne kadar bütçe harcıyoruz, ne kadar harcama yapıyoruz? Kişibaşı
gelişim harcamamız geçmişte neydi, şimdi ne? Yıl yıl ay ay raporlanmasını
istiyorum.
32)
Çalışanlarımızın katma değerini objektif bir
biçimde görmek istiyorum. Performans değerlendirme sistemi geliştirin ve
uygulayın. Her 3 ayda bir bana raporlamanızı istiyorum. Herkesin aldığı puanın
sebebini sorarım, kim neden o puanı almış bana açıklayabilmeniz lazım.
33)
Çalışanlarımızın devamsızlıklarını, mesai
kayıplarını ve fazla mesailerini günlük, haftalık ve aylık olarak raporlamanızı
istiyorum. Ücretli ve ücretsiz izinler ayrıca belirtilsin.
34)
İnsan kaynaklarımızın turnover (devir/değişim)
oranını raporlayın ve takibe alın. İşten çıkma sebeplerini raporlamanızı
istiyorum. Turnover’ımızı kontrol altına almalıyız.
35)
Çalışan sayımız az mı çok mu? Bir bölüm için üç
çalışan yeterliyse, dört kişi çalıştırmaya gerek yok. İş yükü analiziyle
birlikte norm kadro çalışması yapın lütfen. Norm kadroya uyulup uyulmadığını
her ay görmek istiyorum.
36)
Doğalgaz, elektrik, su giderlerimiz ne kadar?
Geçen seneyle kıyaslayın bakalım. Geçen seneki satışların yüzde kaçıydı bu
giderler? Bu yıl yüzde kaçı? Görmek istiyorum. Anomali varsa, sebebini
araştırın ve raporunuzda belirtin.
37)
Giderlerimizi sınıflandırarak raporlayın lütfen.
o
ArGe giderlerini ayrı görmek istiyorum.
o
Üretim giderlerini ayrı görmek istiyorum.
o
Satış-Pazarlama giderlerini de ayrı görmek
istiyorum.
o
Lojistik giderlerini ayrı görmek istiyorum.
o
Genel yönetim giderlerini de ayrı görmek
istiyorum.
o
Finansman giderlerini ayrı görmek istiyorum.
o
Yatırım giderlerini ayrı görmek istiyorum.
o
Vergi giderlerini ayrı görmek istiyorum.
o
Ortaklara çıkılan paraları ayrı görmek
istiyorum.
38)
Bu seneki giderleri geçen senekilerle de kıyaslamak
istiyorum, geçen senekileri de sınıflayarak yazın lütfen.
39)
Geçen seneki üretim gideriyle ne kadar adet
üretmiştik? Bu seneki üretim gideriyle kaç adet ürettik? Kıyaslayın lütfen.
40)
Günlük haftalık, aylık, çeyreklik üretim
adetlerimizi istiyorum. Neden artmış, neden azalmış raporlayın lütfen.
41)
Kalite sorunlarımızı raporlayın lütfen. Hata
oranlarımız nedir? Neden kaynaklanıyor? Nasıl çözeceksiniz? Bilmek istiyorum.
42)
Firelerimizi raporların lütfen. Fire sebeplerini
ve varsa standart sapma nedenleri açıklayın lütfen. Fireden dolayı kaybımız
nedir?
43)
İş kazalarımızın haftalık olarak raporlayın ve
takip edin. İSÇG önlemleri ile iş kazalarının azalmasını sağlayın. Bunu
raporlarda görmek istiyorum.
44)
Dış ticaret masraflarını ayrıca görmek
istiyorum. İthalatımızın masrafları (nakliye, gümrük, harçlar…vb) ne kadardır?
İhracatımızın masrafları ne kadardır?
45)
Tanıtıma ne kadar para harcadık? Reklam, halkla
ilişkiler, sponsorluk, dijital pazarlama, web sitesi, etkinlik gibi
faaliyetlere ne kadar yatırım yaptık? Geçen senenin tanıtım yatırımıyla
kıyaslayın. Getirisi ne olmuş görmek istiyorum.
46)
Faaliyet dışı gelirlerimizi ve faaliyet dışı
giderlerimizi ayrı görmek istiyorum. Ana işimizden kaynaklanmayan gelir ve
giderleri ayrıştıralım.
47)
Bilançomuzu görmek istiyorum. Aktiflerimiz ne
kadar, pasiflerimiz ne kadar, özsermayemiz ne kadar bilmek istiyorum? Her ay
bilanço istiyorum ki özsermayemiz nasıl değişiyor görebileyim.
48)
Gelir-Gider (kar-zarar) tablosunu her ay görmek
istiyorum. Brüt ciromuz, iskontomuz, iadelerimiz, net satışlarımız, satılan
malın maliyeti, brüt karımız, operasyonel giderlerimiz, faailet dışı gelir ve
giderlerimiz bu tabloda görebileceğiz. Bu rapor hatasız olmalı.
49)
FAVÖK’ümüzü her ay görmek istiyorum.
50)
Nakit akış tablomuzu görmek istiyorum. Nerden ne
aldık, nereye ne ödedik, nerden ne alacağız, nereye ne ödeyeceğiz?
51)
Kestiğimiz firma çeklerinin miktarlarını ve vade
tarihlerini raporlayın lütfen.
52)
Kasamızda veya bankada bulunan müşteri
çeklerinin de miktarlarını ve vade tarihlerini raporlayın lütfen.
53)
Ödemekte olduğumuz kredi borçlarımız nelerdir?
Kredi ne kadardı, ne kadarını ödedik, ne kadarı kaldı?
54)
Yeni yıl için gelir ve gider bütçesi hazırlayın.
Geçmiş yıllara bakın, yeni yılın potansiyeline bakın, rekabetin nasıl
şekilleneceğine bakın ve ayrıntılı gelir ve gider hedefleri belirleyin. Ay ay
belirlensin bu hedefler. Yeni yılda her ay belirlediğiniz gelir ve gider
bütçelerine uyup uymadığınızı kontrol edeceğim.
Yukarıdaki soruların cevaplarını çalışanlarınızdan
alamıyorsanız onlara boşuna maaş veriyorsunuz demektir. Yok eğer yukarıdaki
soruların pek çoğundan habersiz olduğunuz için çalışanlarınıza sormadıysanız
siz hala patron olamamış, esnaf kalmışsınız demektir. (Bu yazıyı okuduğunuza
göre bundan sonra sorarsınız.)
Elbette yukarıdaki soruların cevaplarını verebilmeniz için
uygun bir kayıt sisteminiz olmalı. Ya Excel’e ya da ERP programınıza
şirketinizdeki tüm para ve mal giriş çıkışlarını doğru bazlarda kaydederseniz
yukarıdaki soruların cevaplarını çalışanlarınız size kolayca verebilir.
Not: Yukarıdaki raporların para cinsi TL değil, Dolar
veya Euro olmalıdır. Türkiye’de enflasyon olduğu için TL hazırlanmış raporlar
gerçeği görmenizi engeller.
Yukarıdaki soruların raporlarını her yıl alırsanız
şirketinizde nelerin iyi gittiğini nelerin kötü gittiğini kolayca görebilir ve
işler kötüye gitmeden müdahale edebilirsiniz.
Ayrıca “insan bildikleriyle düşünür”, bir konu
hakkında yeterince bilgiliyse isabetli karar verir, şirketiniz hakkında ne
kadar kaliteli ve detaylı bilgiye sahip olursanız o kadar doğru kararlar
alırsınız.
Çalışanlarınızdan yaptıkları işler hakkında rapor isteyin.
Bu raporları hazırlamak onların en temel görevidir. Yaptığı işe dair istatistik
tutamayan, rapor hazırlayamayan çalışanlarınızı dönüştüremeyecekseniz, bırakın başka
bir esnafın yanında işe girsinler, belli ki patronla çalışmayı hak etmiyorlar.
Siz patronla çalışmayı bilen insanları işe alın. Ama siz patron olamadıysanız,
o başka.
