Firmalar
her yönetici istihdamından veya departman kuruluşundan sonra organizasyon
şemasını değiştirmek zorunda kalır. Üstelik bunu büyük sancılarla yaparlar. Yeni
istihdam edilenlere pozisyonlar veya departmanlar açılır. Bunların nereye,
hangi yöneticiye veya departmana bağlanacağı üzerine tartışmalar çıkar. Kimseyi
küstürmemek için ilkesizce ve mantıksızca şemaya eklemeler yapılır. Sonuç
olarak ortaya garabet bir organizasyon şeması çıkar. Yeni şemadan ne eskiler ne
de yeniler memnundur. Üstelik bu yeni organizasyon şeması da önceki gibi içselleştirilemez,
dolayısıyla da kağıt üzerinde kalmaktan ileri gidemez.
Oysaki
sürdürülebilir büyüme stratejisinin ve kurumsallaşmanın temel taşı organizasyon
şemasıdır ve bir kere belirlendikten sonra o şemadaki pozisyonlara göre
istihdam gerçekleşmelidir. Dolayısıyla ileride açacağınız departman ve bölümler
ile ileride istihdam edeceğiniz pozisyonlara da mevcut organizasyon şemanızda
yer vermeniz gerekir.
Geleceği
taşıyacak iyi bir organizasyon şeması ortaya çıkarabilmek için öncelikle
şirketin 5 yıllık büyüme hedefi ve vizyonu ortaya konmalıdır. Yani stratejik
planı olmalıdır. Sonra şirketin şimdiki ve gelecekte ihtiyaç duyacağı temel
fonksiyonları belirlenmelidir. Temel fonksiyonlara karar verirken şirketin
bugünü değil 5 yıl sonraki hali düşünülmelidir. Fonksiyonlardan departmanlar ve
pozisyonlar kendiliğinden ortaya çıkacaktır.
5
yıl sonra şirketinizde yer alacak pozisyonları, birimleri, bölümleri ve departmanları
içeren bir organizasyon şemanız olmalıdır. Bu şemayı birilerini işe aldıktan sonra
değil, her yeni yıla girerken revize etmeniz gereken stratejik planı oluştururken
yenilemelisiniz. Böylece insanlara bağlı değil, sisteme bağlı bir firma
olursunuz.
Henüz
istihdamı yapılmamış pozisyonlar ile henüz açılmamış bölüm ve departmanların
organizasyon şemanızda bulunması kafa karışıklığı yaratmaz. Tam tersine
zihinler berraklaşır. Bunu ileride daha ayrıntılı ele alacağım. Önce bir
şirkette bulunması gereken temel departmanlardan bahsedelim. Genelde
şirketlerin temel departmanları aşağıdaki gibidir:
·
İdari İşler: Şirketin yönetim ve üretim alanlarının çalışmaya müsait olmasını,
yemek, servis, bakım, güvenlik, bilgi-işlem gibi iç hizmet ihtiyaçlarının
giderilmesini sağlar. Bazen insan kaynaklarının istihdamını ve hizmetlerini de üstlenir.
(Şirketler büyüdükçe İK doğrudan genel müdüre bağlı ayrı bir departman haline
getirilmelidir.)
·
Mali İşler: Muhasebe ve finans işlerini yürüten birimdir. Gelen ve çıkan evrakların
kaydını yapar. Alacakların tahsilatını ve borçların ödemesini yapar. Resmi
dairelerle ve bankalarla ilişkileri yürütür. Denetim fonksiyonu da vardır. Şirkette
bulunan demirbaş, sarf malzemesi, hammadde, yarı mamul, bitmiş mamul ve diğer
varlıkların sayımını ve raporlamasını yapar.
·
Satınalma: Üretilecek olan ürün için gerekli hammadde ve aksesuarları satın
almaktan sorumludur. İşletmenin döngüsü için gerekli olan sarf malzemelerinin
de alımını yapar. Ürün gamına eklenecek ticari malların da alımını yapar.
·
Üretim: Ürün veya hizmetin
üretilmesi için çalışan, verimliliği gözeten birimdir. Dışarıya yaptırılan fason üretimlerin
kalitesini de takip eder. Arge ve Ürge genelde bu departmana bağlı birimlerdir.
·
Satış: Yurtiçi ve yurtdışı müşterilere hizmet üreten, bayilik teşkilatını
yöneten, saha ziyaretleriyle satışları ve bayi sayısını artırmaya çalışan
departmandır.
Yukarıda
belirtilen temel departmanlar bazı firmalarda “koşullar” gereği
birleştirilebilir veya alt-üst edilebilir. Ya da bu temel fonksiyonların
altındaki bir birimi temel fonksiyon haline getirebilirler. Veya patronların iş
yükünü azaltacak departmanlar açabilirler. Örneğin son yıllarda orta ölçekli
firmalarda dahi Pazarlama, Lojistik, İnsan Kaynakları, Bilişim Teknolojileri ve
İç Denetim gibi birimler haklı olarak temel fonksiyon haline gelmiştir. Ayrıca
Arge/Ürge, Kalite Kontrol, Yönetim Sistemleri, Marka Yönetimi, Reklam ve Halkla
İlişkiler, Kurumsal İletişim ve benzeri konular da pozisyondan birime/bölüme hatta
departmana dönüştürülmüştür. Her firma işinin gerektirdiği temel fonksiyonlara
göre departmanlarını, birimlerini ve pozisyonlarını belirlemelidir.
Burada
pazarlama departmanına dair ek bir alan açmak istiyorum. Bilinçsiz firmalar
satış departmanlarına “Pazarlama Departmanı” veya “Satış ve Pazarlama Departmanı”
dediği için maalesef gerçek işlevini yerine getirebilecek bir Pazarlama Departmanı
kuramamaktadırlar. Pazarlama departmanı stratejik bir departmandır. Planlama ve
ölçme özellikleri ön planda olan bir departmandır. Patronlardan yük alan bir
departmandır.
Pazarlama:
Ürünün
markalaşabilmesi ve talep görmesi için ürün gamını belirleyen, fiyatlamayı
yapan, firma bütçesini hazırlayan, şirketin/ürünlerin performansını ölçen,
pazar/tüketici araştırmaları yapan, ArGe ve ÜrGe yönetimi yapan, satış
kanallarını belirleyen/yapılandıran, tanıtım ve iletişim faaliyetlerini
örgütleyen birimdir. Şirketin “sürdürülebilir büyüme planını” hazırlayacak
departmandır pazarlama. (İnternette “Pazarlama Karması” diye araştırma
yaparsanız ne demek istediğimi daha iyi anlarsınız.)
Fark
edeceğiniz gibi pazarlamanın görevlerini genelde patronlar yapmaktadır. Çünkü saydığım
görevlerin hepsi stratejik hareketlerdir ve kurumsallaşamamış firmaların patronları
bu görevlerin sorumluluğunu başkalarına bırakmak istemezler. Kurumsallaşmayı
başarmış firmalarda ise patronlar stratejik kararların pazarlama departmanı
tarafından verilmesini ister. Pazarlama departmanının her yıl yenileyerek
sunduğu stratejik planı tarafsız bir gözle inceleyen patronların şirketlerine
daha doğru yön verebildiği bir gerçektir.
Satış
departmanınızdan pazarlamanın alanına giren görevleri yapmasını
bekleyemezsiniz. Onlar ellerine verilen ürünü, fiyatı, kampanyayı, mesajı
iletmekle yükümlüdürler. Ve bu görev onları yeterince meşgul edecektir zaten.
Ayrıca pazarlama görevlerini yerine getirebilmek için iyi bir işletme eğitimi
ve pazarlama zekası şarttır. (Bkz: http://muratsaylan.blogspot.com.tr/2013/01/sats-m-pazarlama-m.html)
Şirketinizde
henüz pazarlama departmanı olmayabilir, ama bunu yine de bu departmanı organizasyon
şemanıza ekleyin. Böylece ileride pazarlama departmanı kurma hedefiniz olduğunu
ortaya koyarsınız. Hem böylece satış departmanınız da kendisine “pazarlama”
departmanı deme yanlışına düşmez. Ya da henüz şirketinizde İnsan Kaynakları
yöneticisi barındırma ihtiyacı ortaya çıkmamış olabilir. Siz yine de bu
pozisyonu bir departmana bağlayın veya bu pozisyon için bir birim veya
departman oluşturun. İleride İnsan Kaynakları için nasıl bir tasarrufta
bulunacağınız şimdiden ortaya çıksın. İK Yöneticisi istihdam edeceğiniz zaman
adayı şirkette nasıl konumlandıracağınızı bilerek iş görüşmesi yaparsınız, bu
her iki taraf için de daha doğru bir iş görüşmesi olur.
Organizasyon
şemasına geri dönecek olursak. Organizasyon
şeması bir firmanın temel fonksiyonlarını belirten, nasıl yapılandığını
gösteren, departmanların ve sorumluların birbiriyle ilişkisini gösteren tablodur.
Firmanın iş akışına ve birbirleriyle
işbirliği ilişkilerine göre departmanlar ve alt birimler bu şemada yer
almalıdır. En tepedeki yöneticiden başlayarak bir kuruluşta kimin kime bağlı
olarak çalıştığını, işletmedeki hiyerarşiyi göstermelidir. Çalışanlar
organizasyon şemasına bakarak kime karşı sorumlu olduklarını ve hangi konuda
kimlerle işbirliği yapabileceklerini kolayca anlayabilmelidirler. Organizasyon
şeması bir anlamda görev tanımlarını da ifade edecektir.
Bu
açıklama sonrasında size önerebileceğim en basit ve en işler organizasyon
şeması aşağıdaki gibidir.
İyi
bir organizasyon şeması sayesinde çalışanlar firmalarını, diğer çalışanları ve
sorumluluklarını daha kolay anlayacaklardır. Ayrıca organizasyon şemasına
bakarak kendi kariyer planlarını yapabileceklerdir. İşe yeni başlayanlar ise
firmada nereye konumlandıklarını, hangi görevi ifa edeceklerini ve firmalarını
daha kolay anlayacaklardır.
Firmanıza
gelen bir misafir (müşteri, tedarikçi, danışman, denetimci vb.) organizasyon
şemanıza bakarak firmanızı çok kolay bir şekilde anlayabilecektir.
Organizasyon
yapısının, doğru bir şekilde dizayn edilmesi, şirketin amaçlarını
gerçekleştirmesinde çok ama çok önemli bir rol oynar.
Yönetim
kalitenizi ispat etmeniz gereken durumlarda (örneğin ISO 9001 belgesi almayı
veya Turquality programından yararlanmayı planlıyorsanız) size en önce
sorulacak şey şirketinizde herkesin görebileceği bir yerde asılı duran
organizasyon şemanızın olup olmadığı olacaktır.
Daha
önce de belirttiğim gibi; iyi bir organizasyon şeması şirketin bugünkü yapısını
değil gelecekteki yapısını göstermelidir. Yani firmanızda “henüz” mevcut
olmayan pozisyonları, birimleri ve departmanları da içermelidir.
İdeal
organizasyon şemanızda 35 idari personele ihtiyaç varken şu anda 15 idari
personeliniz varsa elbette size dereyi görmeden paçanızı sıvamayı yani
kadrolarınızı bir an önce genişletmenizi önermiyorum. 35 personele hangi yılda
veya hangi ciroya ulaştığınızda çıkacağınızı önceden belirlemenizi, bu hedef
doğrultusunda açacağınız departmanları ve pozisyonları organizasyon şemanızla birlikte
deklare etmenizi öneriyorum. Böylece tüm çalışanlar hangi pozisyonların ve
departmanların ne zaman açılacağını görürler. İşte bu vizyondur. Yani
firmanızın idari yapısını ileride nasıl görmek istediğinize dair hedefinizdir.
Bunu
yaparsanız her istihdamla birlikte organizasyon şemanızı değiştirmeye gerek
kalmayacağı gibi ihtiyacınıza uygun kişileri istihdam edersiniz. Hangi
pozisyonların doldurulacağını ve hangi birim ile departmanların açılacağını
gören çalışanlar da iş ve kariyer planlamalarını daha doğru yapacaklardır. Üstelik
ne istediğini bilen bir yönetim altında çalıştıklarını düşünecek ve firmalarına
olan güven ve sadakatleri artacaktır.
Boş
pozisyonların görevlerini elbette ki mevcut kadrolarınız yürütecektir. Böylece
birden fazla (farklı) görevler üstlenen çalışanlarınız hangi işin asıl görevi
olduğunu, hangi işin de vekaleten ona verildiğini anlayacaktır. Bu da onun
şirketine olan inancını artıracaktır. (Öneri; Bir çalışana boş bir pozisyonun
sorumluluğunu verecekseniz aynı departmandaki boş pozisyonu verin ki birden
fazla sorumlu olduğu yöneticisi olmasın.)
Organizasyon
şeması olmayan veya organizasyon şeması doğru/mantıklı olmayan firmalarda
yöneticiler, çalışanlar ve birimler birbiriyle alakası olmayan konulardan
sorumlu olurlar. Bu da verimliliği azaltır.
Sağlam
bir organizasyon şeması patronlara da huzur verir. Büyüdükçe şirketinin idari
yapısının nasıl genişleyeceğini önceden görmek onun kararlarını daha isabetli
vermesini sağlayacaktır. İşe alımlarda daha doğru tercihler yapmasını ve
çalışanlarına gerçekçi vaatler vermesini sağlayacaktır. Ayrıca üst düzey
yöneticiler arasındaki sorumluluk alanları çakışması ortadan kalkacağı için şirket
içi sürtüşmeler de azalacaktır.
Organizasyon
şeması yöneticileriniz arasında kurduğunuz dengeye göre değil, şirketin
sürdürülebilir büyüme hedeflerine göre belirlenmelidir. İyi bir organizasyon
şeması kurumsallaşmanızı da kolaylaştıracaktır.
Tüm
bu sebeplerden dolayı organizasyon şeması herkesin görebileceği yerde asılı
durmalıdır. Kurumsallaşmanın önemli bir göstergesi olan organizasyon şeması uzun
yıllar ufak değişikliklerle (ince ayarlarla) kullanılmalıdır. Bir yeniden
yapılanma çalışması olmadığı sürece radikal bir şekilde değiştirilmemelidir. Sık
sık ve kısa sürede değiştirilen organizasyon şeması üst yönetimin
öngörüsüzlüğünü, sistemsizliğini ve vizyonsuzluğunu gösterir.
Organizasyon
şeması yeniden yapılanma, verimlilik, yalın yönetim gibi hamlelerin
dayanağıdır. Kurumsal markalaşma için itici güçtür. (Bir firma, markalarının gücünü ve değerini
artırmanın yanı sıra kurumunu da markalaştırmaya çalışmalıdır.) Kurum içi iletişimi
de verimlileştirir.
Peki,
bir firma için son derece önemli olan organizasyon şemasını kim hazırlamalıdır?
Firmada “sürdürülebilir büyüme planını” kim hazırlıyorsa o hazırlamalıdır. Yani
organizasyon şeması hazırlamak pazarlamanın görevi olmalıdır.
Daha
önceki yazılarımda da belirttiğim gibi pazarlama departmanı bir strateji
belirleme karargahıdır. Bu karargah sadece ürünlere ve markalara dair
stratejileri değil, işe dair stratejileri de hazırlayıp üst yönetimin
(yöneticilerin, icra kurulunun ve veya yönetim kurulunun, hissedarların)
görüşüne sunmalıdır. Elbette varsa şirketin kurumsal iletişim ve insan
kaynakları yöneticilerinin de görüşlerini alarak üst yönetime organizasyon şemasını
sunmalıdır.
Twitter Hesabım: https://twitter.com/RekabetGucunuz