Firmalar borcu
yüzünden batmaz, nakit akışı yüzünden batar. Birçok firma kestiği çeki
zamanında ödeyemediği için protesto yer ve bankalar nezdindeki kredibilitesini
kaybeder. Hâlbuki piyasadan alacakları ödeyemediği çekin kat be kat üstündedir.
Alacaklarıyla borçlarını pek ala ödeyebilecekken kötü tahsilat performansı
yüzünden önce çalışanlarının maaşlarını geç ödemeye başlamıştır, sonra da
pahalı krediler almak zorunda kalmıştır, en sonunda da bir çekini gününde
ödeyemeyip güç duruma düşmüştür. Bir iki çeki dönen firmaya da başta bankalar
olmak üzere tüm alacaklıları çöker.
Firmalarda
tahsilat kalitesi en az sorgulanan performans alanıdır. Genelde firmalar “tahsilat olsun da isterse çamurdan olsun”
diye düşünür. Tahsilatın ne zaman yapıldığı, ödemenin hangi vadede olduğu pek
umurlarında olmaz.
Tahsilatını
düzenli yapamadığı için nakit akışını düzenleyemeyen firmalarda önce maaşlarını
düzenli alamayan çalışanlar istifa eder. Kalifiye elemanlarını bir bir
kaybetmeye başlayan firmada müşterilere sunulan ürün/hizmet kalitesinde düşme
başlar. Üstelik sürekli daha uzun vadeli çek teklif etmek zorunda kaldığı
tedarikçileri de o firmaya iskonto yapmayarak maliyetlerinin şişmesine neden
olur. Krediyle dönme çabaları da ek finansman maliyetleri yaratır. Sonunda
giderleri artan ve satışları azalan firma zarar üretmeye ve bir kısır döngüye
girer. Bu durum ödenemeyen çeklerle birlikte iflasa kadar devam eder. Oysaki
sıkı bir tahsilat politikası firmanın sadece nakit akışına düzen getirmez,
karlılığını da artırır.
Bu durumda
firmaların tahsilat kalitesine önem vermesi gerektiği gün gibi ortadadır.
Birçok firma tahsilatlarının kalitesiz olduğunun bile farkında değildir.
Sonuçta batağı veya takipte olan alacağı yoksa tahsilat kalitesizliğinden
dolayı oluşan gizli zararının farkına bile varmaz. Ta ki bir çekini ödeyemediği
zaman ayılır ama iş işten geçmiştir artık.
Özellikle
kurumlara satış yapan, yerel marketlere ürün veren, toptancı ve esnaf gibi alt
bayileri olan firmaların tahsilat kalitesi çok bozuktur. Tahsilat işine
gerektiği gibi önem vermedikleri için sık sık nakit akışı kaynaklı kriz
yaşarlar.
Eminim bu yazıyı
okuyanlar arasında tahsilatın da kalitelisi mi olurmuş diye düşünenler vardır.
Özellikle satış müdürlerini ve satıcıları tahsilat kalitesi konusunda
bilinçlendirebilirseniz işlerinizi biraz daha yoluna koyabilirsiniz.
En kaliteli
tahsilat mal/fatura göndermeden önce alınan para havalesidir. Yani “para bu
tarafa, mal bu tarafa” yöntemidir. Bundan daha kalitelisi önce parayı nakit
almak sonra ürünü üretip teslim etmektir, ki bu durum pek az firmaya nasip
olur. Bu iki kaliteli tahsilat tipinden sonra sırasıyla diğer kaliteli
tahsilatlar aşağıdaki gibidir.
·
Bağlantı çekleri almak ve her aya
özel kesilmiş çek tutarı kadar malı ilgili ay içinde göndermek.
·
Mal ve fatura tesliminde nakit,
havale, kredi kartı ödemesi veya çek/senet almak
·
Mal ve fatura tesliminden sonraki
bir hafta içerisinde nakit, havale, kredi kartı ödemesi veya çek/senet almak
·
Mal ve fatura teslim edilen ayın
sonunda nakit, havale, kredi kartı ödemesi veya çek/senet almak
·
Müşteri ile anlaştığınız vadeye göre
mal/fatura teslim tarihinden sonra vadesinde havale almak
Yukarıdaki ödeme
tiplerinde çek, senet ve vadesinde havale riskli tahsilat yöntemlerindendir.
Üçünün de vadesinde ödenmeme ihtimali vardır. Elinizde karşı tarafın 8 gün
içinde itiraz etmediği faturalarınız olduğu için dava açıp kazanma ihtimaliniz
vardır ama bu sefer de alıcıya ulaşmanız mümkün olmayabilir. Hatta iflas
ertelemeye gittiyse şüpheli alacağınızı tahsil etmek epey uzun zaman alabilir.
Çek, senet ve
vadesinde havale üzerine anlaştığınız müşterilerde risk yaşamamak için onlardan
teminat mektubu alabilirsiniz. Tabi bu durumda da bu müşterinizin size verdiği
ve henüz vadesi gelmemiş çeklerin, senetlerin, vadesinde havale taahhütlerinin
toplamı teminat miktarını aşmamalıdır. Bu müşteri battığında veya kaçtığında
nakde çeviremediğiniz çek, senet, vadesinde havale taahhütlerini bankadan
tahsil edebilirsiniz.
Bankaların
sunduğu DBS (doğrudan borçlandırma sistemi) ile tahsilatlarınızı garantiye de
alabilirsiniz. Tabi bu durumda müşterilerinizin de o bankayla anlaşması ve bankanın
şartlarını yerine getirmesi gerekir.
Kötü senaryoları
pek aklına getirmeyen veya getirmek istemeyen firmalar eşeğini sağlam kazığa
bağlamak yerine maceraya atılmayı ve risk taşımayı yeğlerler. Bu yüzden
ticaretleri sözleşmeye değil karşılıklı güvene dayanır. Kazık yemeyeceğine dair
iyimser inançları tahsilatta iyice gevşemelerine yol açar.
Genelde firmalar
önce bayilerinin/müşterilerinin talep ettiği (sipariş verdiği) ürünü gönderir
veya hizmeti üretir, ardından tahsilatı yapmaya çalışır. Aslında böyle bir
durumda bile tahsilat bir hafta içerisinde yapılmalıdır ama genelde müşteri “vericez abi, kaçmıyoruz ya” diyerek
ödemeyi geciktirir. Bu gecikme yüzünden siz de tedarikçilerinize ve
çalışanlarınıza “vericez abi, kaçmıyoruz
ya” formatında ezilerek, büzülerek cevaplar üretirsiniz. Zaten 4-5 aylık
vadeli çekler ile ödeme alan bir firmaysanız tahsilattaki gecikmeler gözünüzde
büyümez. Malı verdikten 2 ay sonra zar zor tahsilatı yaptığınızda alacağınız çek
2-3 ay vadeli olmalıyken, sanki fatura tarihinden sonra değil de “ödeme
gününden sonra vade başlar” demişsiniz gibi müşteriniz 4-5 aylık çek yazmıştır
veya elindeki 4-5 aylık müşteri çeklerini vermiştir. Sonuçta ürün verdiğiniz
müşteriniz büyük bir ihtimalle ürünü sizden aldıktan sonra 2-3 ay içinde
satmıştır ama size daha geç ödeme yaparak size ait parayı işletmektedir. (keşke
işletse, siz ve sizin gibi tahsilatını yakından takip etmeyen tedarikçiler
yüzünden bayiler genelde satıştan gelen bütün parayı kâr zannederek harcar ve
sonra da tedarikçilerine ödeme yapmakta zorlanırlar. Yani siz tahsilatta işi
sıkı tutmazsanız bayinizi bile zıvanadan çıkarabilirsiniz)
En doğrusu
bayilerinize/müşterilerinize ürünü gönderdikten 1 hafta sonra ödemeyi çekle
veya kredi kartıyla veya havale ile almanızdır (bunların kombinasyonu da
olabilir). Alacağınız çekler asla piyasanızın genel kabul görmüş vadelerinden
uzun olmamalıdır. Hele hele daha fazla iskonto karşılığında daha kısa vadeli
çek alma konusunda anlaşıp fatura kestiyseniz mutlaka ödeme sırasında aldığınız
çekin anlaşmanıza uygun vadede olduğundan emin olmalısınız. Aranızdaki tahsilat
anlaşmasını bir kere delebilen müşteri/bayi bundan sonra sürekli delecek
demektir.
Bazı uyanık
bayiler/müşteriler “çeke ne gerek var abi, çek defterimde yaprak bitti, gel ben
sana vade gününde havale yapayım” diyebilir ki bunlara asla olur vermeyin.
Çünkü ne olacağını bilemezsiniz, karşı taraf pılını pırtısını toplayıp
kaçabilir. Ayrıca müşterinizden alacağınız çeki bir tedarikçinize cirolayıp borcunuzu
ödeyebilecekken neden uzun süre bekleyesiniz ki? Kaldı ki, havale günü
geldiğinde müşteriniz büyük bir ihtimalle size müşteri çeki verecektir. Siz de
tahsilata ihtiyacınız olduğu ve yıldığınız için bu vadeli çekleri kabul
edersiniz.
Kaliteli tahsilat
fatura tarihinden kısa bir süre sonra anlaşılan vadede ödeme almaktır.
Araştırmalara göre tahsilatlarını gününde yapamayanlar ve ödemeleri sözleşilen
vadelere göre alamayanlar net karlılıklarından 2-3 puan feragat ediyorlar. Yani
tahsilat kalitesi kötü bir firma yılsonunda %5 net kar elde ettiyse aslında %8
kar etmeyi kaçırmış demektir. Başka bir örnekle; 100 milyon TL cirosu olan bir
firmanın 2-3 milyon TL’si tahsilat kalitesizliği yüzünden buharlaşmaktadır. Bu
veriyi kendi net karlılıklarınıza uygularsanız tahsilatınızı kötü yönetmenin
neye mal olduğunu anlarsınız.
Kaliteli tahsilat
yöntemi olarak lanse ettiğim “bağlantı çekleri” (alım taahhüdünün arşılığı
olarak verilen toplu ön ödeme) konusunda basiretsiz firmaları uyarmak
istiyorum. Müşteriniz her hangi bir ayda, o ay için kestiği bağlantı çekinden
daha fazla sipariş verirse, fazlalık olan siparişi asla göndermeyin. Çünkü bu
fazlalık olan siparişin ödemesini büyük bir ihtimalle alamazsınız. Çünkü
müşteri “ne ödemesi istiyorsun kardeşim,
sende bir sürü bağlantı çekim var, asıl sen bana borçlusun” diyecektir. Siz
de ona “ek siparişin için ek ödeme
yapmayacaksan, ek siparişini önümüzdeki ay göndereceğim” deyin. Eğer siz
bağlantı çeki veren müşterilere çek dağılımına orantılı olarak mal satmaz da,
bağlantı çeklerinin toplamı kadar olan malı erkenden müşteriye yığarsanız ona
büyük bir vade avantajı sağlamış olursunuz ki, bunu müşteriniz mutlaka olumsuz
şekilde değerlendirecektir.
Öte yandan
müşterilerinizden bağlantı çekleri alıp, daha üretmediğiniz ve sevk etmediğiniz
malların paralarını kötü değerlendirme olasılığınız da var. Ben bağlantı çeki
alıp da gelen çekleri doğru kullanabilen ve bağlantı çeki aldığı müşterilerine
doğru ve dengeli miktarda mal gönderebilen firmaya henüz rastlamadım. Mali ve
tahsilat disiplini olmayan firmalar için bağlantı çekleri bir tuzaktır
diyebilirim.
Bu durumda en iyi
tahsilat mal/fatura tesliminden sonra 1 hafta içerisinde havale ve kredi
kartıyla alınan ödemedir diyebilirim. Bunlar mümkün değilse makul vadeli
çektir. (Tabi birbirinden farklı bu ödemeleri önceden öğrenip müşterinize ona
göre iskonto uygulamış olmalısınız.)
Bir firma
satışlarındaki tahsilat vadesi kadar tedarikçilerine vadeli ödeme yapmalıdır.
Ne daha fazla ne de daha az. Kendi tahsilat vadesinden daha kısa sürede vadeyle
ürün alıyorsa ve çok karlı değilse mutlaka nakit akışında tökezler. Kendi
tahsilat vadesinden daha uzun vadede ürün alıyorsa bu sefer de elinde bulunan
parayı iyi değerlendirememe riski taşır ki, bu da batmaya neden olur.
Yerel veya ulusal
maket zincirlerine mal veren bir firma iseniz normal olarak en fazla iki ay
vadeli ödeme karşılığında satış yapmalısınız. Marketlerde kredi kartına taksit
olmadığı için kredi kartlı satışlarını en fazla 40 gün içinde nakde
çevirebilmektedirler. Hal böyleyken 2 aydan daha vadeli ödemeler (çek, senet
veya vadesinde havale) yapan marketlerden korkun. Çünkü onlar büyük bir
ihtimalle yanlış yatırımlar yaparak, verimli çalışmayarak veya hissedarlarının
hovardalığı yüzünden nakit akışlarını bozmuştur. Bu yüzden de uzun vadeli
ödemelere yönelmişlerdir. Hele hele vadeleri her yıl artan marketlerle
çalışıyorsanız o marketlerin batacağından emin olabilirsiniz.
Tedarikçilerinize
verdiğiniz ödemelerin vadesinden daha uzun vadede ödemeler almamaya bakın.
Hatta müşterilerinizden her geçen yıl daha kısa vadede ödemeler almaya çalışın.
Karlılığın sırrı sadece satınalmada, verimlilikte, marka olmada ve yüksek brüt
marjlarda yatmıyor. Tahsilat kalitenizi iyileştirirseniz karlılığınızı da
artırabilirsiniz.
Peki tahsilat kalitenizi nasıl iyileştireceksiniz?
·
Öncelikle tahsilat kalitesini, kalitelisinin
faydalarını ve kalitesizinin zararlarını satış departmanınıza ve satıcılarınıza
iyice anlatmalısınız. Kaliteli tahsilatın önemini çok iyi anlamlıdırlar. Sonuçta
tahsilat satışla başlar. Satıcılarınız hem yeni buldukları müşterilere, hem de
mevcut müşterilere tahsilat politikanızı iyi anlatmalı ve doğru tahsilat
maddeleri bulunan sözleşmeleri mutlaka müşterilere imzalatmalıdır. Satıcılar
tahsilatları yakından takip etmelidir. Zaten tahsilat öncelikle satışın
görevidir. Yani satıcılar sorumlu oldukları müşterilerden tahsilat da yapmalıdır.
Tabi satış yapmak için büründüğü rol, tahsilat yaparken satıcıyı zorlayabilir
ve bu yüzden tahsilat kalitesinde bozulma olabilir. Satıcıların tahsilat
konusunda müşterilere taviz vermemesi ve müşterileri sözleşilen tarih ve
vadelerde ödeme yapmaya ikna etmeleri için eğitmelisiniz. Satıcılarınızın
tahsilatta bir basamak ilerlemesi, sizin tahsilat kalitesinde iki basamak
ilerlemeniz anlamına gelecektir.
·
Tahsilat kalitesinde iyileşme
sağlamak için satıcılarınıza vereceğiniz primlerin bir kısmı tahsilat
kriterleri üzerinden olmalıdır. Zamanında ödeme almak, sözleşilen vadede
tahsilat yapmak ödüllendirilmeli, gecikmeler cezalandırılmalıdır.
·
Finans departmanınızda tahsilatla
ilgilenen, tahsilat kalitesini ölçen bir uzman olmalıdır. Firmanın
belirleyeceği tahsilat kriterleri bazında müşterilerin ve satıcıların tahsilat
politikanıza uyup uymadığını denetlemelidir. Tahsilatta standartların dışına
çıkan müşteri ve satıcıları ilgili yöneticilere raporlamalıdır. Ayrıca
satıcıların tahsilat primlerini de o hesaplamalıdır.
·
Her bir müşterinizin ortalama ödeme
süresini ve ortalama ödeme vadesini bilmelisiniz. Yani X müşteriniz size
genelde mal/fatura tesliminden 23 gün sonra ödeme yapıyor ve ortalama 127
günlük çek veriyor olabilir. Bu tespiti yaptıktan sonra bu müşteriden sorumlu
satıcıya X müşterisinden 15 gün içinde ödeme alma ve tahsil edilen çeklerde 90
günlük vadeye inme hedefi verebilirsiniz.
·
Her bir satıcınızın ortalama
tahsilat süresini ve ortalama tahsilat vadesini bilmelisiniz. Örneğin Ahmet
adındaki satıcınız sorumlu olduğu bölgedeki müşterilerden mal/fatura
tesliminden sonra 34. günde tahsilat yapıyor ve ortalama 115 günlük çek
topluyor olabilir. Bu satıcının tahsilat kalitesini öğrendiğinize göre şimdi ondan
daha hızlı (örneğin mal/fatura tesliminden sonraki 20 gün içerisinde) tahsilat
yapmasını ve topladığı çeklerin ortalama vadesini de 90 güne çekmesini
isteyebilirsiniz.
·
Satıcılarınıza sorumlu oldukları
müşterileriyle ilgili tahsilat raporları verin. Bu raporda;
o
Müşterinin son 12 aydaki cirosu
o
Müşterinin toplam ödemesi
o
Müşterinin toplam borcu (açık
hesabı)
o
Müşterinin açık hesap oranı (borcunun
son 12 aydaki cirosuna oranı. %8’den fazla olmamalıdır)
o
Müşteri ile anlaşılan ödeme süresi
o
Müşterinin ortalama ödeme süresi
o
Müşteri ile anlaşılan ortalama ödeme
vadesi
o
Müşterinin ortalama ödeme vadesi
o
Müşterinin borcu (açık hesap) için
yapacağı ödemenin vade tarihi
o
Eğer satıcınızın elinde yukarıdaki
veriler varsa müşterisinden ödeme alırken pazarlık gücü yükselir. Örneğin daha
önceki ödemelerinin vadesinin uzunluğunu belirterek bu sefer daha kısa vadeli
ödeme talep edebilir.
·
Erken ödeme yapan müşterilerinizi
ödüllendirin. Örneğin liste fiyatlarınız 90 gün vadeli fiyatlarınız olabilir.
Nakit ödeyene mutlaka en yüksek iskontoyu verin. 90 günlük ödeme yapana ise hiç
iskonto vermeyin. 90 günden fazla ödeme yapana gecikme faizi faturası kesin. 90
günlük ödeme taahhüdü verip de tahsilat günü 90 günden daha kısa vadeli çek
veren müşteriden sizin hesaplayıp belirteceğiniz miktarda fiyat farkı faturası
talep edin. Bu uygulamaları disiplinli bir şekilde uygularsanız (ticaret
ilkelerinizde belirterek tabi) müşterilerinizi tahsilat konusunda disipline
edebilirsiniz.
Evet, tahsilat kalitesini takip etmek
zordur. Çünkü çok parametresi vardır. Zamanında ödeme almak, vadesinde ödeme
almak, erken ödeme almak, geç ödeme almak, bağlantı çeki almak, avans havalesi
almak, kredi kartına tek çekim veya taksitli ödeme almak, çek almak, senet
almak, vadesinde havale almak ve daha pek çok ödeme kriteri olumlu veya olumsuz
olarak sınıflandırılmalı olumlular puan kazandırırken, olumsuzlar puan
kaybettirmelidir. Sonunda bu artı ve eksi puanlar toplanarak satıcıya prim
verilmeli ve bayinin tahsilat politikasına uygunluğu raporlanmalıdır.
(Aslında tahsilat kalitesine dair ERP
programları mutlaka tatmin edici modüller eklemelidir. Finans departmanındaki
ilgili çalışan ERP programına tahsilat girişini yaparken tahsilatın
niteliklerini işaretlerse ERP programı müşteri ve satıcı bazında oldukça kolay
tahsilat kalitesi analizi yapar. Tabi ERP firmasının tahsilatın mantığına ve
çeşitlerine çok iyi hakim olması ve ondan sonra bu modülü yazmaya başlaması
gerekir.)
Onlarca kriter üzerinden tahsilat kalitesi
takip edilebileceği gibi daha az kriterle de tahsilat kalitesi elbette takip
edilebilir. Tahsilatta iyileşme karlılıkta 2-3 puan oynama yapabiliyorsa
tahsilat kalitesi basit veya komplike metotlarla mutlaka takip edilmeli ve
ölçülmelidir. Her firma tahsilatlarında iyileştirme sağlamalıdır. Ayrıca her
sene tahsilat kalitesi yeni detaylar/kriterler eklenerek takip edilmeye ve iyileştirilmeye
çalışılmalıdır.
Tahsilat kalitesinin yönetim tarafından
“sağlam kriterler” bazında “yakından” takip edildiğinin satıcılar ve satış
yöneticileri tarafından bilinmesi tahsilatta önemli iyileşmeler sağlayacaktır.
Bu yüzden tahsilat kalitesini tüm detaylarıyla takip etmek “satış
yöneticilerinin” ve “mali işlerin” hedefleri arasında olmalıdır.
Son Söz: Ağlamayana ödeme
yapmazlar, tavır koymayana anlaşılan vadede çek vermezler.
İyi tahsilatlar.
Web sitem: www.muratsaylan.com
